Tema 15: Microsoft Excel 2024

Un libro de Excel es el archivo (extensión .xlsx) que contiene una o varias hojas de cálculo; cada hoja es una cuadrícula de columnas (identificadas con letras, de A a XFD) y filas (identificadas con números, hasta 1.048.576), cuya intersección es una celda, identificada por su referencia columna+fila (por ejemplo, B3).

Creación: Archivo > Nuevo permite partir de un libro en blanco o de una plantilla. Un libro nuevo se abre por defecto con una sola hoja (Hoja1), que se puede renombrar con doble clic sobre su pestaña o insertar/eliminar con el botón + de la barra de pestañas o el menú contextual (botón derecho sobre la pestaña).

Edición: el contenido de una celda puede ser texto, número, fecha/hora o una fórmula (siempre precedida del signo =). La barra de fórmulas, situada bajo la cinta de opciones, muestra el contenido REAL de la celda activa (la fórmula, no el resultado calculado) y permite editarlo directamente; también puede editarse haciendo doble clic sobre la celda o pulsando F2.

Impresión: Archivo > Imprimir muestra la Vista previa de impresión. El Área de impresión (pestaña Diseño de página > Área de impresión) delimita qué rango de celdas se imprime, evitando imprimir la hoja completa si solo interesa una parte; Saltos de página (misma pestaña) permite forzar dónde termina una página impresa. La orientación (Vertical/Horizontal) y los márgenes también se configuran desde Diseño de página.

Compartir: desde Archivo > Compartir (o el botón Compartir de la esquina superior derecha) un libro guardado en OneDrive o SharePoint puede compartirse con otras personas, indicando si pueden Editar o solo Ver. Coautoría: varias personas pueden trabajar sobre el mismo libro en la nube a la vez; Excel muestra con un color distinto la celda en la que está cada persona conectada.

Proteger el libro (su estructura): pestaña Revisar > Proteger libro impide que se agreguen, eliminen, oculten o muestren hojas, opcionalmente con contraseña.

Proteger una hoja (su contenido): pestaña Revisar > Proteger hoja impide modificar las celdas de esa hoja concreta, opcionalmente con contraseña. Por defecto TODAS las celdas quedan protegidas (bloqueadas); si se quiere permitir editar solo unas pocas celdas mientras el resto queda protegido, esas celdas deben desbloquearse ANTES de proteger la hoja, seleccionándolas y quitando la marca de Formato de celdas > pestaña Proteger > Bloqueada (casilla activada por defecto en toda celda nueva).

Contraseña para abrir el archivo: Archivo > Información > Proteger libro > Cifrar con contraseña exige una contraseña para poder abrir el libro; es distinta de la protección de hoja/libro anteriores, que solo restringen la edición una vez abierto.

Formato de celda: se abre con Inicio > grupo Celdas o con el menú contextual Formato de celdas (o Ctrl+1). Sus pestañas son Número (formato de visualización: general, número, moneda, fecha, porcentaje...), Alineación (horizontal/vertical, ajustar texto, orientación), Fuente, Bordes, Relleno y Proteger. El formato de número cambia solo la forma de MOSTRAR el valor: el dato almacenado internamente no varía (por ejemplo, mostrar 0,5 como 50% no cambia el valor 0,5 que sigue usando cualquier fórmula que lo referencie).

Formato condicional (Inicio > Formato condicional): aplica un formato (color de relleno, de fuente, iconos, barras de datos...) automáticamente según se cumpla una condición sobre el valor de la celda, y se actualiza solo si el valor cambia. Incluye reglas predefinidas (Resaltar reglas de celdas, Reglas superiores/inferiores) y la opción Nueva regla, que admite una fórmula personalizada.

Formato de hoja: incluye el color de la pestaña (menú contextual sobre la pestaña > Color de etiqueta), ocultar/mostrar filas o columnas (menú contextual sobre la cabecera > Ocultar/Mostrar), Inmovilizar paneles (pestaña Vista) para mantener visibles filas/columnas de cabecera al desplazarse, y el ancho de columna/alto de fila (arrastrando el borde de la cabecera o Formato > Ancho de columna/Alto de fila en Inicio).

Importación de datos externos: pestaña Datos > Obtener datos permite traer información de un archivo de texto/CSV, de otro libro de Excel, de una página web o de una base de datos, sin necesidad de copiar y pegar. Power Query (el mismo grupo de la pestaña Datos) permite además transformar los datos importados (quitar columnas, cambiar tipos, combinar tablas) antes de cargarlos en la hoja, y actualizar la conexión más tarde con Actualizar todo si el origen cambia.

Ordenar: pestaña Datos > Ordenar (o los botones A-Z / Z-A) reorganiza las filas de un rango según el valor de una o varias columnas, de forma ascendente o descendente; Ordenar personalizado permite añadir varios niveles de criterio (ordenar primero por una columna y, a igualdad, por otra).

Filtrar: pestaña Datos > Filtro añade flechas desplegables a la fila de cabecera; cada flecha permite mostrar solo las filas cuyo valor en esa columna cumpla la condición elegida (un valor concreto, un rango numérico, texto que contiene...), ocultando temporalmente el resto de filas sin borrarlas. El Filtro avanzado (mismo grupo) permite filtrar según criterios más complejos definidos en un rango de celdas aparte, y copiar el resultado a otra ubicación.

Todas las funciones de este grupo trabajan sobre el sistema de fechas de Excel, en el que cada fecha es internamente un número de serie (días transcurridos desde el 1 de enero de 1900) y cada hora es una fracción decimal de día.

=HOY() — devuelve la fecha actual (sin hora), tomada del reloj del sistema. No lleva argumentos.

=AHORA() — devuelve la fecha Y hora actual. No lleva argumentos.

=FECHA(año; mes; día) — construye una fecha a partir de sus tres componentes numéricos; por ejemplo =FECHA(2024;3;15) da el 15/03/2024.

=AÑO(número_de_serie) — extrae el año de una fecha dada.

=DIA(número_de_serie) — extrae el día del mes (1-31) de una fecha dada.

=DIA.SEM(número_de_serie; [tipo]) — devuelve el día de la semana como número; con el argumento tipo por defecto (1), el domingo es 1 y el sábado es 7. (En la nomenclatura oficial de Microsoft esta función aparece como DIASEM, sin punto; el temario de esta convocatoria la cita como DIA.SEM, y esa es la grafía que se usa en este tema para que coincida con el programa oficial.)

=HORA(número_de_serie) — extrae la hora (0-23) de un valor de hora/fecha-hora.

=MINUTO(número_de_serie) — extrae el minuto (0-59) de un valor de hora/fecha-hora.

=DIAS(fecha_final; fecha_inicial) — devuelve el número de días naturales entre dos fechas (fecha_final MENOS fecha_inicial); el orden de los argumentos es fecha final primero.

=DIA.LAB(fecha_inicial; días; [festivos]) — devuelve la fecha que resulta de sumar (o restar, si días es negativo) un número de días LABORABLES (excluye sábados y domingos automáticamente, y opcionalmente un rango de festivos) a una fecha inicial.

=DIAS.LAB(fecha_inicial; fecha_final; [festivos]) — devuelve el número de días LABORABLES completos entre dos fechas, excluyendo sábados, domingos y opcionalmente los festivos indicados.

=SUMA(número1; [número2]; ...) — suma todos los valores numéricos de los argumentos indicados, que pueden ser números sueltos, celdas o rangos (por ejemplo =SUMA(A1:A10) suma las diez celdas del rango); ignora las celdas de texto o vacías dentro del rango.

=SUMAR.SI(rango; criterio; [rango_suma]) — suma solo los valores que cumplen una condición. El primer argumento es el rango donde se evalúa el criterio; el criterio puede ser un número, una expresión de comparación entre comillas (">100") o texto; el tercer argumento (opcional) es el rango que se suma realmente si es distinto del rango evaluado — si se omite, se suma el propio rango del criterio. Por ejemplo, =SUMAR.SI(B2:B20;"Norte";C2:C20) suma los valores de C2:C20 en las filas donde B2:B20 sea igual a "Norte".

=CONTAR(valor1; [valor2]; ...) — cuenta cuántas celdas del rango contienen un valor NUMÉRICO; ignora texto y celdas vacías.

=CONTARA(valor1; [valor2]; ...) — cuenta cuántas celdas del rango NO están vacías, sin importar si contienen número, texto o fórmula (a diferencia de CONTAR, que solo cuenta números).

=CONTAR.BLANCO(rango) — cuenta cuántas celdas del rango están VACÍAS.

=CONTAR.SI(rango; criterio) — cuenta cuántas celdas del rango cumplen una condición (mismo tipo de criterio que SUMAR.SI): por ejemplo =CONTAR.SI(A1:A50;">=5") cuenta las celdas con valor igual o superior a 5.

=PROMEDIO(número1; [número2]; ...) — calcula la media aritmética de los valores numéricos indicados (la suma dividida entre la cantidad de valores).

=PROMEDIO.SI(rango; criterio; [rango_promedio]) — calcula la media solo de los valores que cumplen una condición, con la misma estructura de argumentos que SUMAR.SI.

=MEDIANA(número1; [número2]; ...) — devuelve el valor CENTRAL de un conjunto de números ordenados (o la media de los dos centrales si la cantidad es par); a diferencia de la media, no se ve afectada por valores extremos.

=MIN(número1; [número2]; ...) — devuelve el valor más pequeño del conjunto.

=MAX(número1; [número2]; ...) — devuelve el valor más grande del conjunto.

=BUSCARV(valor_buscado; matriz_tabla; indicador_columnas; [ordenado]) — busca un valor en la PRIMERA columna (izquierda) de una tabla y devuelve el valor de otra columna de la MISMA fila, indicada por su posición (indicador_columnas, contando desde 1 en la propia columna de búsqueda). El cuarto argumento, si es FALSO (o 0), exige una coincidencia EXACTA; si se omite o es VERDADERO, busca una coincidencia aproximada (requiere la columna de búsqueda ordenada ascendentemente). La V es de Vertical: solo busca hacia la derecha de la columna de búsqueda, nunca hacia la izquierda.

=BUSCARH(valor_buscado; matriz_tabla; indicador_filas; [ordenado]) — igual que BUSCARV pero buscando en la PRIMERA fila (arriba) de la tabla y devolviendo el valor de otra fila indicada por su posición; la H es de Horizontal.

=BUSCAR(valor_buscado; vector_de_comparación; [vector_resultado]) — forma simplificada de búsqueda en un único vector (fila o columna) ordenado ascendentemente; si no se indica vector_resultado, devuelve el valor del propio vector de comparación.

=COINCIDIR(valor_buscado; matriz_buscada; [tipo_de_coincidencia]) — a diferencia de BUSCARV, no devuelve el valor encontrado sino la POSICIÓN (número de orden) que ocupa dentro del rango buscado. Con tipo_de_coincidencia = 0 exige coincidencia exacta.

=INDICE(matriz; num_fila; [num_columna]) — devuelve el valor que ocupa una posición (fila, columna) concreta dentro de una matriz o rango; se combina muy a menudo con COINCIDIR (=INDICE(matriz; COINCIDIR(...))) para localizar un valor por posición en vez de por coincidencia exacta de la primera columna, superando la limitación de BUSCARV de solo buscar hacia la derecha.

=CONCATENAR(texto1; [texto2]; ...) — une dos o más cadenas de texto (o el contenido de celdas) en una sola cadena, sin ningún separador automático (hay que incluir explícitamente espacios o signos de puntuación como argumentos aparte, por ejemplo =CONCATENAR(A1;" ";B1)).

=IZQUIERDA(texto; [num_caracteres]) — devuelve el número de caracteres indicado empezando por la IZQUIERDA (el principio) del texto; si se omite el segundo argumento, devuelve un solo carácter.

=DERECHA(texto; [num_caracteres]) — igual que IZQUIERDA pero contando desde la DERECHA (el final) del texto.

=EXTRAE(texto; posición_inicial; num_caracteres) — devuelve un número determinado de caracteres a partir de una POSICIÓN concreta dentro del texto (a diferencia de IZQUIERDA/DERECHA, que siempre parten de un extremo); los tres argumentos son obligatorios.

=ESPACIOS(texto) — elimina los espacios en blanco SOBRANTES de un texto: los espacios al principio y al final, y reduce a uno solo los espacios múltiples entre palabras (no elimina los espacios simples necesarios entre palabras).

=HALLAR(texto_buscado; dentro_del_texto; [num_inicial]) — devuelve la POSICIÓN (número de carácter) en la que empieza la primera aparición de un texto dentro de otro; NO distingue mayúsculas de minúsculas y SÍ admite los caracteres comodín ? (un carácter cualquiera) y * (cualquier secuencia de caracteres) en el texto buscado. La función ENCONTRAR hace lo mismo pero al revés en ambos puntos: SÍ distingue mayúsculas de minúsculas y NO admite comodines.

=SI(prueba_lógica; valor_si_verdadero; valor_si_falso) — evalúa una condición y devuelve un resultado u otro según sea VERDADERA o FALSA; los tres argumentos son la estructura básica de cualquier decisión condicional en Excel.

=Y(valor_lógico1; [valor_lógico2]; ...) — devuelve VERDADERO únicamente si TODAS las condiciones indicadas son verdaderas; si una sola es falsa, el resultado es FALSO.

=O(valor_lógico1; [valor_lógico2]; ...) — devuelve VERDADERO si AL MENOS UNA de las condiciones indicadas es verdadera; solo devuelve FALSO si todas lo son.

=NO(valor_lógico) — invierte el valor lógico de su argumento: convierte VERDADERO en FALSO y FALSO en VERDADERO.

=SI.ERROR(valor; valor_si_error) — evalúa una fórmula (el primer argumento) y, si esta devuelve CUALQUIER tipo de error (#N/A, #¡DIV/0!, #¡VALOR!...), devuelve en su lugar el segundo argumento en vez de mostrar el error; si no hay error, devuelve el resultado normal de la fórmula.

VERDADERO y FALSO son los dos únicos valores lógicos (booleanos) que puede tomar una celda o el resultado de una comparación; se pueden escribir también como funciones sin argumentos, =VERDADERO() y =FALSO().