Tema 14: Microsoft Word 2024

Un documento de Word es el archivo (extensión .docx) que contiene el texto, con toda su edición y formato.

Creación: Archivo > Nuevo permite partir de un documento en blanco o de una plantilla (una carta, un currículum, un informe...) que ya trae estilos y estructura predefinidos. Archivo > Guardar como fija el nombre, la ubicación y el formato (.docx por defecto; también admite guardar como PDF u otros formatos desde el mismo cuadro).

Edición: el cursor parpadeante marca el punto de inserción; Insertar (tecla Insert) alterna entre el modo de inserción normal y el modo de sobrescritura, que reemplaza el carácter siguiente en vez de desplazarlo. Deshacer (Ctrl+Z) y Rehacer (Ctrl+Y) permiten retroceder o avanzar por el historial de cambios. Buscar y reemplazar (Ctrl+B para buscar, Ctrl+L para reemplazar) localiza y sustituye texto en todo el documento.

Impresión: Archivo > Imprimir muestra la Vista previa de impresión junto con las opciones de configuración: qué páginas imprimir (todas, la actual, un rango), cuántas copias, la orientación (Vertical/Horizontal) y el tamaño de papel. Diseño de página (o Formato en versiones anteriores) es la pestaña desde la que también se ajustan márgenes y orientación sin pasar por el diálogo de impresión.

Formato de texto (carácter): pestaña Inicio > grupo Fuente. Incluye tipo de letra, tamaño, Negrita (Ctrl+N), Cursiva (Ctrl+K), Subrayado (Ctrl+S), color de fuente y color de resaltado. El Copiar formato (icono de la brocha, o Ctrl+Mayús+C para copiar y Ctrl+Mayús+V para pegar) traslada el formato de un texto a otro sin repetir cada ajuste a mano.

Formato de párrafo: pestaña Inicio > grupo Párrafo. Incluye alineación (izquierda, centrada, derecha, justificada), interlineado y espaciado antes/después del párrafo, sangrías (aumentar o disminuir), y las listas con viñetas o numeradas. El diálogo completo de Párrafo (flecha de la esquina inferior derecha del grupo) reúne todas estas opciones en un solo sitio.

Formato de página: pestaña Diseño (o Diseño de página) controla los Márgenes, la Orientación, el Tamaño del papel, las Columnas (dividir el texto en varias columnas como un periódico) y los Saltos de página o de sección, que permiten que distintas partes del documento tengan una configuración de página diferente entre sí.

Estilos: pestaña Inicio > grupo Estilos ofrece conjuntos predefinidos (Título 1, Título 2, Normal...) que aplican a la vez tipo de letra, tamaño, color y espaciado, manteniendo un aspecto coherente en todo el documento; un cambio en la definición de un estilo se propaga automáticamente a todo el texto que lo tenga aplicado. Los estilos de título (Título 1, Título 2...) son además los que la tabla de contenido usa para generarse automáticamente.

Tablas: pestaña Insertar > Tabla permite crear una tabla indicando el número de filas y columnas (o arrastrando sobre la cuadrícula que se despliega). Una vez insertada, aparecen las pestañas contextuales Diseño de tabla (estilos de tabla, sombreado, bordes) y Presentación (insertar o eliminar filas/columnas, combinar o dividir celdas, alineación del texto dentro de la celda, ordenar el contenido).

Imágenes: pestaña Insertar > Imágenes permite insertar una imagen desde el propio equipo o desde un origen en línea. Una vez insertada, la pestaña contextual Formato de imagen ofrece opciones de Ajuste del texto (En línea con el texto, Cuadrado, Estrecho, Detrás del texto, Delante del texto...), que determinan cómo fluye el texto del párrafo alrededor de la imagen; también permite recortar, aplicar estilos y efectos, y ajustar brillo/contraste.

Hipervínculos: pestaña Insertar > Vínculo > Hipervínculo (o Ctrl+Alt+K) inserta un enlace sobre el texto u objeto seleccionado, que puede apuntar a una página web, a un archivo, a una dirección de correo electrónico o a otro punto del propio documento (un marcador o un título). El menú contextual (botón derecho) sobre un hipervínculo ya insertado permite Modificar hipervínculo o Quitar hipervínculo sin borrar el texto visible.

Tabla de contenido (índice general): pestaña Referencias > grupo Tabla de contenido > Tabla de contenido, con estilos automáticos predefinidos o la opción Tabla de contenido personalizada para elegir cuántos niveles de título incluir. Para que un título aparezca en la tabla de contenido, el párrafo correspondiente debe tener aplicado un estilo de título (Título 1, Título 2...) desde el grupo Estilos de la pestaña Inicio: la tabla de contenido NO detecta texto en negrita o con tamaño grande si no lleva el estilo de título aplicado. Tras añadir o quitar títulos, Actualizar tabla (clic derecho sobre la tabla, o F9) refresca los títulos y números de página sin tener que rehacerla.

Índice alfabético (de términos): distinto de la tabla de contenido, se construye marcando entradas concretas del texto (Referencias > Marcar entrada, o Alt+Mayús+X) y después generando el listado (Referencias > Insertar índice), que ordena alfabéticamente los términos marcados con su número de página.

Esquema: la Vista Esquema (pestaña Vista > Esquema) muestra el documento organizado por niveles según sus estilos de título, permitiendo contraer o expandir secciones enteras, y reorganizar el documento moviendo un título (con todo su contenido subordinado) arriba o abajo con los botones de la barra de Esquema, sin necesidad de cortar y pegar manualmente.

Combinar correspondencia (pestaña Correspondencia) genera un lote de documentos personalizados —uno por destinatario— a partir de un documento principal y un origen de datos (una lista de contactos, una hoja de Excel, una tabla de Access...).

Proceso: 1) Correspondencia > Iniciar combinación de correspondencia, donde se elige el tipo de documento a generar: Cartas, Mensajes de correo electrónico, Sobres, Etiquetas o Directorio (este último genera un único documento con un listado de todos los registros, en vez de un documento por destinatario). 2) Seleccionar destinatarios, para conectar el origen de datos (una lista existente, los contactos de Outlook, o escribir una lista nueva). 3) Insertar los campos combinados en el documento: Bloque de direcciones y Línea de saludo insertan combinaciones predefinidas de campos (nombre, dirección...), y Insertar campo combinado permite añadir un dato concreto del origen (por ejemplo, solo el nombre de pila) en cualquier punto del texto. 4) Vista previa de resultados muestra cómo quedaría cada documento con los datos reales de un destinatario concreto, antes de generar el lote completo. 5) Finalizar y combinar permite Editar documentos individuales (crea un documento nuevo con todas las cartas ya generadas), Imprimir documentos o Enviar mensajes de correo electrónico, según el tipo elegido en el paso 1.

Ortografía y gramática: Word subraya en rojo ondulado las palabras que no reconoce como correctas y en azul (o verde, según la versión) las posibles fallos gramaticales, en tiempo real mientras se escribe. Revisar > Ortografía y gramática (o la tecla F7) abre el panel de revisión completo del documento, que va deteniéndose en cada posible error y ofrece Sugerencias para sustituirlo, Omitir una vez (salta solo esa aparición) u Omitir todo (salta todas las apariciones de esa misma palabra en el documento).

Sinónimos: el menú contextual (botón derecho) sobre una palabra incluye Sinónimos, con alternativas rápidas sin abrir el panel completo; el Diccionario de sinónimos (pestaña Revisar) hace lo mismo con más detalle.

Control de cambios: pestaña Revisar > Control de cambios (o Ctrl+Mayús+E) activa el registro de cada inserción, eliminación o cambio de formato que se haga a partir de ese momento, marcándolos visualmente (por ejemplo, texto tachado para lo eliminado) y atribuyéndolos al autor. Con el control de cambios activo, los botones Aceptar y Rechazar (mismo grupo) permiten resolver cada cambio marcado uno a uno o todos a la vez, y el selector de vista (Para revisión) permite alternar entre ver el documento Final, el documento Original, o Todas las marcas superpuestas.

Comentarios: Revisar > Nuevo comentario (o Ctrl+Alt+M) ancla una nota al margen sobre un fragmento de texto seleccionado, sin alterar el texto del documento; a diferencia del control de cambios, un comentario es siempre una anotación aparte, nunca una modificación del contenido.