Tema 17: Depósito legal y depósito legal en línea

La presente ley tiene por objeto regular el depósito legal, que se configura como la institución jurídica que permite a la Administración General del Estado y a las Comunidades Autónomas recoger ejemplares de las publicaciones de todo tipo reproducidas en cualquier clase de soporte y destinadas por cualquier procedimiento a su distribución o comunicación pública, sea ésta gratuita u onerosa, con la finalidad de cumplir con el deber de preservar el patrimonio bibliográfico, sonoro, visual, audiovisual y digital de las culturas de España en cada momento histórico, y permitir el acceso al mismo con fines culturales, de investigación o información, y de reedición de obras, de conformidad con lo dispuesto en esta ley y en la legislación sobre propiedad intelectual.

Son objetivos del depósito legal:

1. Recopilar, almacenar y conservar, en los centros de conservación de la Administración General del Estado y de las Comunidades Autónomas, las publicaciones que constituyen el patrimonio bibliográfico, sonoro, visual, audiovisual y digital español, con objeto de preservarlo y legarlo a las generaciones futuras, velar por su difusión y permitir el acceso al mismo para garantizar el derecho de acceso a la cultura, a la información y a la investigación.

2. Recoger la información precisa para confeccionar las estadísticas oficiales sobre el patrimonio de referencia.

3. Describir el conjunto de la producción bibliográfica, sonora, visual, audiovisual y digital española, con el fin de difundirla, y posibilitar el intercambio de datos con otras agencias o instituciones bibliotecarias españolas y extranjeras.

4. Permitir el acceso y la consulta de las publicaciones almacenadas, bien en las instalaciones de los propios centros de conservación o bien a través de bases de datos en línea de acceso restringido, asegurando su correcta conservación y respetando en todo caso la legislación sobre propiedad intelectual; protección de datos; de la lectura, del libro y de las bibliotecas; accesibilidad; así como lo dispuesto en esta ley.

A los efectos de esta Ley se entiende por:

Documento: Toda información o contenidos, cualquiera que sea su soporte o formato, así como su naturaleza o la forma de expresión utilizada (gráfica, sonora, visual, audiovisual, multimedia, etc.).

Documento electrónico: Información o contenido de cualquier naturaleza en soporte electrónico, archivado con un formato determinado y susceptible de identificación y tratamiento diferenciado.

Dominio de Internet: Espacio en Internet de una empresa, organización, o de una persona física, asociado a un nombre o una dirección, que permite que su información o contenido, productos o servicios, sean accesibles.

Edición: Todos los ejemplares de un recurso bibliográfico, sonoro, visual, audiovisual y digital producidos sustancialmente desde el mismo original y editados por la misma agencia o grupos de agencias o por una persona.

Edición paralela: Conjunto de ejemplares de un documento que con el mismo contenido se publican en soportes distintos, tales como revista en papel y microficha, bases de datos en CD y en línea.

Editor: Persona natural o jurídica que, por cuenta propia, elige o concibe obras literarias, científicas y en general de cualquier temática, y realiza o encarga los procesos industriales para su transformación en libro o en otro recurso, cualquiera que sea su soporte, con la finalidad de su publicación y difusión o comunicación.

Ejemplar: Cada unidad completa dentro de una edición.

Impresión bajo demanda: Ejemplar o ejemplares de una edición realizados para responder a pedidos concretos.

Impresor: Persona natural o jurídica que, contando con las instalaciones y medios técnicos necesarios, se dedica, exclusiva o principalmente, a la realización e impresión de libros en papel o en cualquier otro soporte susceptible de lectura.

Libro: Obra científica, artística, literaria o de cualquier otra índole que constituye una publicación unitaria en uno o varios volúmenes y que puede aparecer impresa o en cualquier soporte susceptible de lectura. Se entienden incluidos en la definición de libro, a los efectos de esta Ley, los libros electrónicos y los libros que se publiquen o se difundan por Internet o en otro soporte que pueda aparecer en el futuro, los materiales complementarios de carácter impreso, visual, audiovisual o sonoro que sean editados conjuntamente con el libro y que participen del carácter unitario del mismo, así como cualquier otra manifestación editorial.

Mancheta: Lugar que, en las publicaciones periódicas, proporciona los datos principales de identificación de la publicación.

Productor: Persona física o jurídica que asume la iniciativa, la coordinación y el riesgo económico de la producción de obras y contenidos sonoros, visuales, audiovisuales o digitales.

Publicación electrónica: Información o contenido de cualquier naturaleza, en un soporte electrónico, archivado con un formato determinado y susceptible de identificación y tratamiento diferenciado, que sea objeto de difusión.

Publicación en línea: Información o contenido de cualquier naturaleza difundido en un soporte electrónico no tangible, archivado en un formato determinado y susceptible de identificación y tratamiento diferenciado, que sea objeto de difusión. Los sitios web se consideran publicaciones en línea.

Publicación periódica: Toda publicación de cualquier naturaleza que aparece, se distribuye o comunica de forma continuada con una periodicidad establecida.

Publicación seriada: Toda obra científica, literaria o de cualquier índole que aparece o se comunica de forma continuada, editada en una sucesión de números o partes separadas, que lleva normalmente una numeración y que no tiene una duración predeterminada.

Recurso: Una entidad, tangible o intangible, que recoge el contenido intelectual, artístico o de cualquier índole y que está concebida, producida o editada como una unidad.

Recurso continuado: Publicación que se edita a lo largo del tiempo, sin duración predeterminada. Incluye las publicaciones seriadas y los recursos integrables ininterrumpidos.

Recurso integrable: Publicación que se completa o modifica por medio de actualizaciones, que no permanecen separadas, sino que se integran en un todo. Pueden ser finitos o continuados. Las hojas sueltas actualizables y los sitios web actualizables constituyen recursos integrables.

Recurso multimedia: Recurso constituido por dos o más medios distintos o por formas distintas de un mismo medio y que está concebido para usarse como una unidad.

Reedición: Edición que se distingue de las anteriores por algunas modificaciones introducidas en el contenido o en la presentación.

Sitio web: Punto de acceso electrónico formado por una o varias páginas electrónicas agrupadas en un dominio de Internet.

Soporte tangible: Soporte físico de una obra o contenido tales como papel, disco, etcétera.

Soporte no tangible: Soporte virtual de una obra o contenido difundidos a través de redes electrónicas.

Versión: Forma de un documento que ha sido modificado sin cambiar su identidad.

1. Son objeto del depósito legal todo tipo de publicaciones, producidas o editadas en España, por cualquier procedimiento de producción, edición o difusión, y distribuidas o comunicadas en cualquier soporte o por cualquier medio, tangible o intangible.

2. En todo caso, y sin perjuicio de lo dispuesto en el párrafo anterior, se considerarán objeto de depósito legal las ediciones, reediciones, versiones, ediciones paralelas y actualizaciones de las publicaciones de signos, señales, escritos, sonidos o mensajes de cualquier naturaleza, incluidas las producciones sonoras, audiovisuales, y los recursos multimedia y electrónicos.

3. El depósito legal comprenderá los siguientes tipos de publicaciones y recursos, o la combinación de varios de ellos formando una unidad:

a) Libros y folletos en papel, cualquiera que sea su forma de impresión y estén o no destinados a la venta.

b) Hojas impresas con fines de difusión que no constituyan propaganda esencialmente comercial.

c) Recursos continuados tales como publicaciones seriadas, revistas, anuarios, memorias, diarios y recursos integrables, como las hojas sueltas actualizables.

d) Las publicaciones de impresión bajo demanda.

e) Partituras.

f) Láminas, cromos, naipes, marcapáginas, postales y tarjetas de felicitación.

g) Catálogos comerciales de librerías, editoriales y subastas.

h) Carteles anunciadores y publicitarios, así como la propaganda electoral.

i) Mapas, planos, atlas, cartas marinas, aeronáuticas y celestes.

j) Libros de texto de Educación Infantil, Primaria, Secundaria obligatoria, Bachillerato y de los de enseñanza de Formación Profesional.

k) Documentos sonoros.

l) Obras y documentos audiovisuales.

m) Publicaciones electrónicas en cualquier soporte tangible, que el estado de la técnica permita en cada momento.

n) Videojuegos, que incluirán todos los contenidos digitales, excluyendo los objetos tridimensionales.

ñ) Todo tipo de publicaciones en línea, tanto de acceso libre como restringido, junto con los metadatos que incluyan, y las publicaciones en ellos contenidas.

o) Copia nueva de los documentos íntegros, en versión original, de toda película cinematográfica, u otra obra audiovisual, realizada por un productor con domicilio, residencia o establecimiento permanente en el territorio español y un ejemplar del material publicitario correspondiente.

No serán objeto de depósito legal las siguientes publicaciones en soporte tangible:

a) Documentos de las Administraciones Públicas de carácter interno o que resulten susceptibles de integración en expedientes administrativos.

b) Documentos de instituciones y organizaciones, incluidas las empresariales, que versen únicamente sobre asuntos internos y estén dirigidas al personal de las mismas, tales como circulares, instrucciones o manuales de procedimiento.

c) Publicaciones destinadas a concursos de promoción o traslado de los cuerpos o escalas de las distintas administraciones públicas.

d) Sellos de correo.

e) Impresos de carácter social como invitaciones de boda y bautizo, esquelas de defunción, tarjetas de visita, carnés de identidad, títulos o diplomas.

f) Impresos de oficinas, formularios, incluidos los oficiales, cuestionarios y encuestas no cumplimentadas, excepto que complementen una obra cuyo contenido sea técnico o científico, por ejemplo, un volumen formado por una recopilación de formularios que acompaña a un libro sobre procedimiento administrativo.

g) Dosieres de prensa.

h) Publicaciones comerciales publicitarias.

i) Catálogos comerciales de todo tipo, con la excepción de los catálogos de editoriales, librerías y subastas.

j) Calendarios y agendas.

k) Objetos tridimensionales, aunque acompañen a un documento principal.

l) Manuales de instrucciones de objetos, electrodomésticos, maquinaria o análogos.

m) Todo producto de un sistema informático que contenga datos que afecten a la privacidad de personas físicas y jurídicas y cuantos estén incluidos en la normativa de protección de datos personales.

n) Programas audiovisuales emitidos por prestadores del servicio de comunicación audiovisual, salvo que sean objeto de distribución.

ñ) Pasatiempos, crucigramas, sudokus, sopas de letras y similares.

o) Estampas originales realizadas con cualquier técnica.

p) Fotografías editadas.

q) Publicaciones de impresión bajo demanda destinadas a distribución en un ámbito familiar.

1. Están obligados a constituir el depósito legal los editores que tengan su domicilio, residencia o establecimiento permanente en territorio español, cualquiera que sea el lugar de impresión.

2. Cuando el editor no resida o tenga sucursal en España o en los casos en que por razón del tipo de recurso así proceda, el depósito deberá ser cumplimentado por el productor, impresor, estampador o grabador, que tenga domicilio, residencia o establecimiento permanente en España.

Están obligados a solicitar el número de depósito legal los editores de una obra publicada en formato tangible, o el productor, en el caso de obras sonoras, visuales, audiovisuales y películas cinematográficas. En el primer caso, si el editor obligado no lo hubiera solicitado, deberá hacerlo, en su defecto, el productor, impresor, estampador o grabador, en este orden.

1. La responsabilidad del depósito legal de las publicaciones electrónicas a las que se refiere el artículo 4 recaerá en su editor o productor.

2. Sin perjuicio del apartado anterior, se exonera a los editores de publicaciones en línea de la gestión del depósito legal. En todo caso, estarán obligados a facilitar la recolección automática de dichas publicaciones cuando estén libremente accesibles en Internet o transferir las publicaciones de acceso restringido que les sean solicitadas por los centros de conservación, que serán quienes determinen qué publicaciones en línea y qué recursos se capturarán o depositarán.

En el caso de que los editores hubieran adoptado soluciones tecnológicas, para evitar accesos o utilizaciones no autorizadas de sus publicaciones, la entrega o transferencia de estas publicaciones se realizará de acuerdo a las condiciones adecuadas que permitan su conservación y acceso por parte de los centros de conservación, quienes garantizarán en todo caso la protección de los derechos de autor de acuerdo a los términos establecidos en la legislación vigente en materia de propiedad intelectual, así como la protección de datos de carácter personal.

1. Son centros depositarios las oficinas de depósito legal que determinen las Comunidades Autónomas en el ámbito de sus competencias.

2. Son centros de conservación: La Biblioteca Nacional de España, la Filmoteca Española y los que determinen las Comunidades Autónomas en el ámbito de sus competencias.

3. Una vez constituido el depósito legal, los interesados no podrán retirar las obras depositadas por el solo hecho de no desear su comunicación pública.

4. El archivo digital previo a la impresión de la publicación de todas las publicaciones descritas en el artículo 4.3, letras a) y c), será depositado por los editores en el servidor del centro de conservación de la Comunidad Autónoma que corresponda, así como en el servidor que la Biblioteca Nacional de España tenga dispuesto para tal efecto.

La Biblioteca Nacional de España podrá facilitar la consulta de las referidas publicaciones en soporte digital en los centros de conservación de las distintas Comunidades Autónomas utilizando medios seguros de acceso, respetando la legislación sobre protección de datos de carácter personal y propiedad intelectual.

1. La Biblioteca Nacional de España forma parte del Sistema Español de Bibliotecas de acuerdo con lo establecido en la Ley 10/2007, de 22 de junio, de la Lectura, del Libro y de las Bibliotecas.

2. Corresponde a la Biblioteca Nacional de España la elaboración de la Bibliografía española, así como facilitar la información necesaria para elaborar la estadística de las publicaciones objeto de depósito legal.

3. La Biblioteca Nacional de España ejercerá un papel de coordinación y asesoramiento entre los centros conservadores, así como de seguimiento del cumplimiento de la normativa sobre el depósito legal.

4. La Biblioteca Nacional de España es centro de conservación de, al menos:

a) Dos ejemplares de las primeras ediciones, reediciones de libros, folletos y recursos multimedia en los que al menos uno de los soportes sea en papel. En el caso de los libros, el editor depositará igualmente el archivo digital previo a la impresión en el formato utilizado por el editor, siempre y cuando exista dicho archivo. En el caso de las publicaciones de impresión bajo demanda se podrá establecer reglamentariamente la entrega de un número menor de ejemplares.

b) Un ejemplar de cada una de las encuadernaciones, en caso de existir diversas encuadernaciones de una misma edición.

c) Dos ejemplares de partituras, así como de mapas, planos, atlas o similares.

d) Un ejemplar de la prensa y las revistas, las memorias y los anuarios en papel y otro en archivo digital que contenga la versión previa a la impresión de la publicación en el formato utilizado por el editor, siempre y cuando exista dicho archivo. En caso de no aportarse el archivo digital previo a la impresión se deberán remitir dos ejemplares en papel.

e) Un ejemplar de los libros de texto de Educación Infantil, Primaria, Secundaria Obligatoria, Bachillerato y de los de enseñanza de Formación Profesional.

f) Un ejemplar de los facsímiles y libros de bibliófilo, entendiendo por tales los editados en número limitado para un público restringido, numerados correlativamente y de alta calidad formal.

g) Un ejemplar de los libros artísticos, entendiendo por tales los editados total o parcialmente mediante métodos artesanos para la reproducción de obras artísticas, los que incluyan estampas originales (ilustraciones ejecutadas en forma directa o manual), o aquellos en los que se hayan utilizado encuadernaciones de artesanía.

h) Un ejemplar de las grabaciones sonoras.

i) Un ejemplar de los documentos audiovisuales.

j) Un ejemplar de las publicaciones electrónicas. En el caso de los soportes de vídeo, si se realizara una edición para la venta y otra para el alquiler, se efectuará el depósito del ejemplar para la venta.

k) Un ejemplar de los videojuegos.

l) Un ejemplar de las postales de paisajes y ciudades.

m) Un ejemplar de carteles.

n) Un ejemplar de marcapáginas.

5. No se entregará ningún ejemplar de láminas, cromos, naipes, tarjetas de felicitación y tarjetas postales, salvo las de paisajes y ciudades; ni ejemplar alguno de las aplicaciones informáticas; ni de las publicaciones de guías sanitarias editadas por las propias sociedades con el objetivo de informar sobre los profesionales y servicios médicos que ofrecen; ni de los temarios de oposiciones editados por las propias academias que imparten la enseñanza.

1. La Filmoteca Española es centro de conservación de los materiales cinematográficos necesarios para el cumplimiento de los fines de preservación a largo plazo, y su difusión, como parte integrante del patrimonio cinematográfico y audiovisual.

2. La Filmoteca Española y las Filmotecas de las Comunidades Autónomas, o los centros que estas determinen y en los términos que establezca la normativa de su Comunidad Autónoma, recibirán a efectos del cumplimiento de la obligación de depósito legal, al menos:

a) En películas cinematográficas, rodadas en fotoquímico, los materiales de preservación y una copia nueva, con sonido y el etalonaje en formato de 35 mm. En el caso de que se haya producido en otro formato analógico diferente de 35 mm (fotoquímico o magnético), la copia nueva será en el formato en el que se haya estrenado.

b) En películas cinematográficas, rodadas en digital, destinadas a salas de cine, dos copias: un DCP no encriptado de la versión original y un DCDM o equivalentes de alta resolución y de buena calidad u otros formatos de preservación que se incluyan en una norma de estandarización.

c) En otras películas y series de televisión se entregará una copia del material que garantice la preservación, a largo plazo, de la versión original, íntegra y emitida o copia en otros formatos de preservación que se incluyan en una norma de estandarización.

3. La entrega de los materiales previstos en el presente artículo supondrá también el cumplimiento de la obligación establecida en el artículo 6.2 de la Ley 55/2007, de 28 de diciembre, del Cine, y su normativa de desarrollo.

1. Las oficinas de depósito legal de las Comunidades Autónomas, ante las cuales se hará efectiva la obligación de depósito legal de los ejemplares descritos en el artículo 4 serán las que faciliten dichos ejemplares a los centros de conservación mencionados en el artículo 9 de esta ley.

2. Los responsables de las oficinas de depósito legal de las Comunidades Autónomas ejercerán la función inspectora en su respectiva demarcación en los términos que establezca la normativa de su Comunidad Autónoma. La Biblioteca Nacional de España ejercerá el papel de coordinación, asesoramiento y seguimiento al que se refiere el apartado 3 del artículo 10 de la presente ley.

1. Los obligados al depósito legal de las publicaciones en soporte tangible deberán proceder a la constitución del mismo ante la oficina de depósito legal que determine la Comunidad Autónoma en la que tenga su sede social el editor a través del sistema que establece esta ley, y siempre antes de su distribución o venta. En caso de incumplimiento de la obligación de depósito legal, la obra no podrá ser distribuida.

2. Cada publicación solo podrá tener un número de depósito legal, sin perjuicio de lo previsto en los apartados 3 y 4 del artículo 14.

3. Las obras deberán ser depositadas en su integridad.

4. La prensa diaria y las publicaciones periódicas serán consideradas como suscripciones para garantizar la entrega inmediata de las mismas en las oficinas de depósito legal.

5. En caso de la presentación de algún ejemplar incompleto o defectuoso de una obra sometida a depósito, el obligado deberá depositar, previo requerimiento de la oficina de depósito legal competente y en el plazo que ésta le establezca, un nuevo ejemplar completo y sin defecto alguno.

1. Toda publicación electrónica en soporte tangible será depositada de modo que no sea necesaria la introducción de clave alguna para su lectura y con todos los manuales, así como, en su caso, el software que acompañe a la misma, a los solos efectos de investigación y conservación.

2. El sujeto depositante está obligado a facilitar la información necesaria para transferir los datos del soporte original al soporte de conservación.

3. Las publicaciones electrónicas en soporte tangible cuyo uso caduque en el tiempo deberán ser entregadas de modo que puedan ser consultadas sin límite de tiempo.

1. La persona obligada a realizar el depósito legal de una obra publicada en un soporte tangible solicitará el correspondiente número de depósito legal antes de que finalice la producción o impresión del documento.

2. El número de depósito legal estará compuesto de las siglas DL, o el que se determine como equivalente por las Comunidades Autónomas, la sigla que corresponda a cada Oficina, el número de constitución del depósito y el año de constitución del mismo, en cuatro cifras. Las diversas partes del número de depósito legal estarán separadas por un espacio, salvo el año que irá precedido de un guion. Al finalizar cada año se cerrará la numeración, que se iniciará de nuevo al comenzar el año.

3. Mantendrán siempre un único número de depósito legal:

a) Los recursos continuados, publicaciones periódicas, como diarios y revistas, publicaciones seriadas y recursos integrables. En caso de que la entidad editora o impresora cambie de domicilio, el número de depósito legal de las publicaciones recogidas en este punto deberá adecuarse a la nueva sede del editor. En cuanto a las ediciones locales de los diarios, cada una de ellas quedará identificada por un número de depósito legal propio.

b) Las obras en varios volúmenes.

Si una obra consta de más de un documento, cada uno de ellos, sea cual sea su soporte, deberá tener el mismo número de depósito legal.

4. Llevarán su propio número de depósito legal las ediciones paralelas en distintos soportes.

Si existe más de una edición de una misma obra, cada una de ellas llevará un número de depósito legal diferente, a excepción de las diferentes ediciones de los diarios, que se publicarán bajo el mismo número de depósito legal.

5. Toda publicación en formato tangible llevará el número de depósito legal en un lugar visible e identificable.

En el caso de las publicaciones en formato de libro, el número de depósito legal deberá figurar en la misma hoja de impresión que el ISBN, pudiendo consignarse en el reverso de la portada o la contraportada de la obra.

En el caso de las publicaciones seriadas con formato de periódico, el número de depósito deberá figurar en la mancheta.

En caso de incumplimiento de la obligación de constitución del depósito legal de las publicaciones en soporte tangible, la Oficina de Depósito Legal, de oficio o a instancia del órgano de la Comunidad Autónoma competente en materia de depósito legal, requerirá a la persona responsable para que proceda al mismo en el plazo máximo de un mes.

1. La potestad sancionadora regulada en esta ley se ejercerá de conformidad con lo dispuesto en la presente ley y en la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.

2. La potestad sancionadora corresponderá a los órganos competentes de las Comunidades Autónomas.

Serán responsables de infracciones administrativas en materia de depósito legal las personas que por acción u omisión incurran en los supuestos tipificados como infracciones en esta ley.

Constituyen infracciones leves:

a) La ausencia de constitución del depósito legal de una publicación objeto del mismo en los plazos y con el número de ejemplares que se requieren en esta ley.

b) La distribución de ejemplares de una publicación sujeta a depósito legal que carezca del número correspondiente o que no haya sido objeto de depósito.

Constituyen infracciones graves:

a) La manipulación fraudulenta o dolosa del número de depósito legal.

b) La reincidencia en la comisión de infracción leve.

c) La presentación de datos falsos por las personas obligadas a facilitarlos para la constitución del depósito legal.

d) La obstrucción a la función inspectora.

e) La negativa de los responsables de las publicaciones electrónicas en línea de acceso restringido o limitado a permitir el acceso a los centros depositarios o a quienes éstos designen, a los efectos de cumplir con su función de depósito legal.

1. Por la comisión de una infracción leve se impondrá la sanción de multa de entre 1.000 y 2.000 euros, de acuerdo con la normativa autonómica correspondiente.

2. Por la comisión de infracciones graves se impondrá la sanción de multa de entre 2.001 a 30.000 euros, de acuerdo con la normativa autonómica correspondiente.

3. Las cuantías de estas infracciones podrán ser actualizadas por el Gobierno de conformidad con la evolución del Índice de Precios al Consumo publicado oficialmente.

4. La imposición de sanciones no exime de la obligación de constituir el depósito legal.