Tema 18: Proceso técnico: registro y sellado

El proceso técnico es el conjunto de operaciones que se realizan desde que el documento entra en la biblioteca hasta que queda disponible para el usuario; su secuencia habitual es registro, sellado, catalogación, clasificación y tejuelado. El registro asigna a cada documento un número correlativo, único e irrepetible; si un documento se da de baja, su número de registro no se reutiliza. El sello identifica los fondos como propiedad de la biblioteca y tiene una función disuasoria frente al hurto. El tejuelo es la etiqueta que se pega en el lomo del documento y que porta la signatura topográfica. La signatura topográfica es el código que indica la localización física del documento en la biblioteca; se coloca después de la catalogación y la clasificación, porque necesita la signatura ya calculada. En el reparto habitual de tareas, el registro, el sellado y el tejuelado corresponden al personal auxiliar, mientras que la catalogación y la clasificación corresponden al personal técnico.

El proceso técnico, fase a fase

El proceso técnico (o preparación de los fondos) es el conjunto de técnicas que permiten la identificación, recuperación y control de los documentos en la biblioteca; sus operaciones se realizan sobre cada documento que ingresa, con el fin de ponerlo a disposición de los usuarios. Forman parte de él el registro, el sellado, la catalogación, la clasificación y la signatura; operaciones como la devolución de un documento prestado no pertenecen a la preparación de los fondos. Para que un libro forme parte del fondo, lo primero que debe hacerse es registrarlo y sellarlo.

Registro

El registro es el acto de control por el que un documento se incorpora formalmente a la colección: desde el momento en que se registra, forma parte de ella. Consiste en anotar de forma secuencial y cronológica, dejando constancia formal del ingreso, los datos fundamentales del material para que pueda ser identificado. Equivale a un inventario.

• El número se adjudica a cada ejemplar que entra: los distintos ejemplares de una misma obra reciben distinto número de registro (y la misma signatura).

• El número es correlativo, único e irrepetible: si el documento sale del fondo, su número no se reutiliza.

• El asiento de registro lleva información bibliográfica, administrativa y observaciones.

• En el libro, el número se anota habitualmente en la portada; en las diapositivas, en la funda.

• En las publicaciones periódicas el registro se asigna por título (cada título tiene un solo número de registro), y el control de los fascículos recibidos se lleva en el Kárdex, fichero especial para el control de publicaciones periódicas; hoy lo asume el módulo de control de publicaciones periódicas de los sistemas integrados de gestión bibliotecaria, aunque puede convivir con el fichero manual.

• El código de barras identifica exactamente un ejemplar.

• Según el Reglamento de las Bibliotecas Públicas del Estado (Real Decreto 582/1989, de 19 de mayo), las Bibliotecas Públicas del Estado llevan un registro para los fondos de la Administración del Estado y otro para los depositados por terceros.

Sellado

El sello es la marca que identifica el documento como propiedad de la biblioteca y deja constancia formal de ella; el ex-libris es su antecedente histórico. Se sellan todos los materiales que llegan a la biblioteca, respetando en lo posible el texto y las ilustraciones.

• Libros y publicaciones seriadas: en la portada y en varias páginas interiores.

• Páginas con ilustraciones, láminas o grabados: se sellan sin impedir su consulta.

• Mapas y planos: fuera de la imagen, en el recuadro en blanco que lo enmarca o al dorso; los dibujos y grabados, al dorso.

• Láminas de interés histórico: en el verso.

• Discos de vinilo: en la etiqueta (marbete) o en la funda.

Catalogación, clasificación e indización

• Catalogación: descripción sistemática del documento según un código normalizado, de modo que se identifique con exactitud y se recupere con precisión. Si la descripción describe una parte (por ejemplo un capítulo) se habla de catalogación analítica; si varias bibliotecas comparten los registros, de catalogación compartida (cooperativa).

• Descripción bibliográfica: conjunto de datos externos formales con los que se registra e identifica un documento de acuerdo con unas reglas. Cuando a esa identificación se añaden los datos de localización se obtiene un registro catalográfico (asiento bibliográfico).

• Puntos de acceso: nombres o términos por los que puede buscarse una obra en el catálogo.

• Clasificación: operación por la que se asigna a cada documento un código alfabético y/o numérico que indica su contenido principal.

• Indización: acción de describir o identificar un documento en relación con su contenido (UNE 50-121:1991). Según la UNE 50-103:1990 el resumen es la presentación abreviada y precisa de un documento, sin interpretación ni crítica y sin mención expresa del autor del resumen.

Signatura topográfica y tejuelo

La signatura (topográfica) es el signo formado por cifras, letras o ambas que se pone en el documento y en su asiento bibliográfico para indicar el lugar que ocupa en la biblioteca. Puede ser numérica, alfabética o alfanumérica, debe constar en el documento y en sus asientos bibliográficos, y es el dato básico de localización: es también la base de la ordenación de los fondos de libre acceso en una biblioteca pública. Con una ordenación por CDU, la signatura suele completarse con las tres primeras letras del encabezamiento y las tres del título (marcas de Cutter); su orden habitual es clasificación, autor, título. El tejuelo es la etiqueta del lomo que contiene la signatura.

Ordenación de los fondos y sistemas de acceso

La ordenación depende del tipo de biblioteca, tamaño, espacio, ritmo de crecimiento, frecuencia de uso, sistema de acceso y tipo de usuario; no la condiciona el presupuesto como criterio de ordenación.

La ordenación alfabética no es característica de los centros de interés. «Ordenación por selección» no es un método de ordenación.

Libre acceso (acceso directo): el usuario consulta los fondos directamente, sin intermediación del bibliotecario ni de un asiento bibliográfico. Ventaja: puede encontrar obras que no buscaba. Inconvenientes: exige ordenación sistemática y revisión constante, y no deja constancia de las consultas, de modo que impide estadísticas de uso. En el depósito cerrado es lo habitual la ordenación por número currens.

Catálogos

El catálogo es el conjunto ordenado de asientos bibliográficos, cada uno con puntos de acceso y signatura, que muestra al usuario el fondo existente y permite su recuperación. A diferencia de una bibliografía, el catálogo se refiere a una colección determinada e indica la ubicación; su función primera es la localización.

• Por su uso: públicos e internos.

• Colectivo: asientos de fondos de varias bibliotecas. Sistemático: ordenado jerárquicamente según un código de clasificación. Diccionario: registros en un solo orden alfabético por autores, títulos y materias. Topográfico: relaciona los fondos por su orden físico; se usa en el recuento.

• Catálogo de autoridades: encabezamientos o puntos de acceso aceptados de personas, entidades y obras, con sus variantes; da uniformidad a los encabezamientos.

• OPAC: catálogo público en línea, que en su versión social permite valorar documentos.

Recuento o inventario

El recuento comprueba que los documentos permanecen en la colección y están correctamente colocados: detecta colocaciones incorrectas, pérdidas y el estado de conservación; no consiste en seleccionar documentos obsoletos para destruirlos, ni su finalidad es ahorrar costes de mantenimiento. Se apoya en el catálogo y el índice topográficos. El Reglamento de las Bibliotecas Públicas del Estado (Real Decreto 582/1989, art. 7) obliga a realizar periódicamente un recuento de los fondos, total al menos una vez cada cinco años (anual para los manuscritos, incunables y demás fondos del art. 4.3), con acta firmada y visto bueno del director. Si con motivo del recuento resulta preciso, puede iniciarse expediente de expurgo (art. 8).

En la organización de esas bibliotecas, el área de proceso técnico abarca la selección y adquisición, el registro, la catalogación y la clasificación; el área de referencia abarca la ordenación de los fondos, el préstamo, la información bibliográfica y el servicio a los usuarios.

Los mapas, planos, grabados, carteles y dibujos se almacenan en planeros o archivadores metálicos inoxidables.