Tema 16: Selección y adquisición de fondos

La selección es el proceso mediante el cual se eligen los documentos útiles y adecuados para los usuarios reales o potenciales; primero se decide QUÉ incorporar (selección) y después CÓMO obtenerlo (adquisición). Las vías de adquisición son la compra, la donación, el canje, el depósito legal y la suscripción. La desiderata es la sugerencia o petición de compra realizada por el usuario, tras comprobar que la obra no está en el catálogo; la biblioteca no se compromete a adquirir todo lo solicitado. El expurgo (weeding) es la selección a la inversa: la retirada crítica y periódica de fondos de la colección. La Ley 10/2007 (art. 12.2) reconoce entre los principios de las bibliotecas la pluralidad, entendida como adquirir la mayor variedad posible de documentos que reflejen la diversidad de la sociedad. Solo el depósito legal está regulado exhaustivamente por ley (Ley 23/2011) entre las vías de adquisición.

La colección y su gestión

La colección es el conjunto de recursos que la biblioteca pone a disposición de sus usuarios para que accedan a la información: los documentos disponibles en la propia biblioteca, en cualquier soporte, más aquellos a los que facilita acceso mediante préstamo interbibliotecario o recursos electrónicos en línea. Debe ser coherente, equilibrada y adecuada a las necesidades de la comunidad a la que presta servicio, y se entiende como un bien de uso orientado al servicio más que como un bien inventariable y de conservación (salvo el patrimonio bibliográfico y la colección local).

La gestión de la colección abarca la planificación, formación, evaluación y mantenimiento de los fondos de todo tipo de materiales; sus procesos básicos son la selección y adquisición, el proceso técnico (registro, catalogación…), el mantenimiento y la difusión de los recursos. Las tareas de montaje de exposiciones no forman parte de esa cadena. Las normas de selección, adquisición y mantenimiento se recogen en un documento formal: la política (programa) de gestión de la colección, que el personal bibliotecario establece de acuerdo con los objetivos de la biblioteca y los intereses de su comunidad, y que debe revisarse periódicamente.

Toda política de colección debe prever cuatro acciones básicas: incorporación de nuevos materiales, incorporación de nuevos temas y títulos, acceso a recursos externos y supresión de los materiales no adecuados (expurgo).

Factores que condicionan la selección

La selección y adquisición dependen del presupuesto disponible, los fondos existentes, los objetivos estratégicos, los servicios prestados, los recursos en nuevos formatos, los recursos de otros centros del área, la producción editorial, las demandas de los usuarios y la evaluación del rendimiento de la colección. Los criterios deben ajustarse a la situación de cada centro y a su tipo de biblioteca. Cantidad no es sinónimo de calidad: una colección grande no es necesariamente buena, y resulta más significativo el porcentaje de nuevas adquisiciones que el volumen total.

La necesidad de la selección queda planteada en las cinco leyes de la Biblioteconomía de Ranganathan; la selección es el proceso por el que se decide qué documentos deben añadirse a la colección y es anterior a la adquisición.

Formación de la colección en la biblioteca pública

Según las Pautas sobre los servicios de las bibliotecas públicas (Ministerio de Educación, Cultura y Deporte, 2002) la colección debe constituirse y desarrollarse a partir del análisis del entorno (usuarios reales y potenciales, servicios, recursos y posibilidades de cooperación). Su formación se produce en tres etapas:

Una vez estabilizada la colección, el crecimiento cero debe ser uno de los objetivos prioritarios: se retiran documentos a un ritmo equivalente al de las adquisiciones. La biblioteca conserva indefinidamente la colección local; el resto se conserva mientras responda a criterios de calidad y actualidad.

Las Directrices IFLA/UNESCO para el desarrollo del servicio de bibliotecas públicas (2001) fijan las fases de desarrollo de los fondos y sus cifras de referencia:

• Como norma general, los fondos deben contener entre 1,5 y 2,5 libros por persona, y el punto de servicio más pequeño no debe bajar de 2.500 obras.

• Fase de establecimiento: una nueva biblioteca debe contar, en teoría, con un fondo mínimo de 1 libro por persona; prima la variedad sobre la cobertura exhaustiva.

• Fase de consolidación: busca alcanzar un crecimiento del tamaño, la variedad y la calidad del fondo; aparece la eliminación de libros y el ritmo de crecimiento disminuye. Un objetivo modesto a tres años es llegar a 2 libros por persona.

• Fase de estabilización: el fondo satisface las necesidades en calidad, variedad y cantidad; la calidad se mantiene cuando el índice de adquisición supera al de eliminación.

• Índices de adquisición: 0,25 libros por persona y año en poblaciones de menos de 25.000 habitantes; 0,225 entre 25.000 y 50.000; 0,20 por encima.

Vías de adquisición

• Compra: incluye la suscripción (pago periódico por acceso a publicaciones seriadas o recursos);

• Donación y legado: la donación procede de personas físicas o jurídicas; el legado procede de disposición testamentaria y a menudo consiste en una biblioteca o parte de ella. En una biblioteca pública las donaciones deben analizarse y pueden rechazarse: solo se aceptan si son de interés y pueden asimilarse conforme a la política de colección. Cuando constituyan una colección organizada que vincule a distintas administraciones se precisa resolución administrativa.

• Canje: intercambio de publicaciones en cualquier soporte con otras bibliotecas e instituciones culturales y de investigación; es el medio habitual para obtener publicaciones oficiales.

• Depósito legal: principal vía de ingreso en una biblioteca nacional; no es una vía propia de las bibliotecas públicas ni de las especializadas en general.

• Libros a examen: sistema en el que libreros o editores envían a la biblioteca libros sin coste para que los examine durante un tiempo; adquiere los que se ajustan a su colección y devuelve el resto. Es una fuente para la selección.

• Desiderata: petición de adquisición hecha por un usuario; es un instrumento de selección vinculado a las preferencias y necesidades de los usuarios.

• Adquisición cooperativa: adquisición conjunta y coordinada entre varias bibliotecas.

• Consorcios: cooperación para negociar mejores condiciones en los contratos de información electrónica. ICAC es el Intercambio Compensado de Artículos Científicos de REBIUN.

Recursos electrónicos

Los proveedores de libros electrónicos para bibliotecas universitarias se agrupan en editores, agregadores, distribuidores y plataformas de préstamo digital. Los agregadores son intermediarios que comercializan el acceso en línea a colecciones y bases de datos en plataformas propias. DRM significa gestión de derechos digitales y no es un modelo de adquisición.

Modelos de adquisición de libros electrónicos:

• Título a título (Pick & Choose): la biblioteca selecciona con sus propios criterios títulos sueltos dentro de una colección ofrecida por el editor.

• PDA (Patron Driven Acquisition, adquisición impulsada por el usuario): la biblioteca ofrece acceso a una colección y solo compra los títulos que superan un umbral de uso.

• EBS (Evidence Based Selection): se paga una cuota anticipada para acceder a toda una colección durante un periodo y, al final, se evalúa el uso para decidir qué títulos se adquieren de forma permanente.

• Pago por uso: adquisición del acceso por transacción en el momento del uso, en lugar de una suscripción prepagada.

• Acuerdos transformativos: contratos entre instituciones y editores que sustituyen el pago por suscripción por una remuneración por los servicios de publicación en acceso abierto, permitiendo consultar las revistas suscritas y publicar en abierto.

Expurgo (selección negativa)

El expurgo es la operación técnica de evaluación crítica de la colección para retirar ejemplares; se denomina también selección negativa y forma parte de la gestión de la colección. Un ejemplar expurgado puede destruirse, trasladarse a un almacén, donarse o venderse. No implica necesariamente la eliminación definitiva: una opción es la relegación interna a un depósito. Debe practicarse de forma sistemática, procurando mantener el equilibrio y la calidad de la colección, y conviene informar a los usuarios de la política seguida.

Los criterios básicos de las Pautas de 2002 son el deterioro de los materiales, la obsolescencia de la información y la falta de uso. La tasa de eliminación relaciona los documentos expurgados con el total del fondo.

El método CREW (en español IOUPI) es un procedimiento de expurgo. En las bibliotecas móviles, las Pautas de IFLA establecen que ningún ejemplar debe permanecer en el vehículo si no se ha utilizado durante 6 meses, y que toda la colección debería renovarse tras un periodo de dos años.

Evaluación de la colección

Indicadores de oferta de materiales en las Pautas de 2002: relación documentos/habitante, cuota de renovación, cuota de fluctuación de la colección, relación documentos disponibles/prestados, cuota de ausencia y rotación. Entre los indicadores de rendimiento están los préstamos por habitante, el porcentaje de usuarios, el personal por habitante y por usuario, el coste por habitante y el coste por usuario. El Conspectus (desarrollado por el Research Libraries Group) es un instrumento para describir y evaluar las colecciones en un entorno cooperativo.