Según la norma UNE 50113-2, el documento primario es el que presenta esencialmente información original (obras originales de primera mano: monografías, artículos de revista, actas de congreso, tesis doctorales, informes técnicos, patentes, normas). El documento secundario es el derivado de documentos primarios o que los describe, resultado del análisis documental, y remite a los primarios sin aportar información nueva (catálogos, bibliografías, índices, boletines de sumarios, bases de datos referenciales). El documento terciario se establece a partir de documentos secundarios (o de primarios y secundarios), como un repertorio de repertorios: bibliografías de bibliografías, directorios de bases de datos, guías de fuentes de información. La literatura gris es la que circula fuera de los canales comerciales de edición (informes, tesis no editadas, patentes, normas). Los documentos también se clasifican por soporte (textual, gráfico, sonoro, audiovisual, electrónico) y por difusión (publicados y no publicados). El Diccionario de la lengua española recoge la forma compleja «libro electrónico» con dos acepciones: «Dispositivo electrónico que permite almacenar, reproducir y leer libros» y «libro en formato adecuado para leerse en un dispositivo electrónico».
Concepto de documento
Un documento es toda información fijada sobre un soporte y susceptible de ser recuperada; en sentido amplio, toda fuente de información registrada sobre cualquier soporte. Un billete de autobús es un documento, porque es un soporte que incluye información; una conversación telefónica, por no quedar fijada en un soporte, no lo es.
El artículo 49 de la Ley 16/1985, del Patrimonio Histórico Español, define documento como toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluso los soportes informáticos, con exclusión de los ejemplares no originales de ediciones.
En el ámbito de la gestión de documentos (records management), el conjunto de normas UNE-ISO 30300 (fundamentos y vocabulario), 30301 (requisitos) y 30302 (guía de implantación) regula los sistemas de gestión para los documentos. La norma UNE-ISO 15489-1 (Gestión de documentos, conceptos y principios) se ocupa de los principios para la creación, captura y gestión de documentos en las organizaciones, no de la satisfacción del cliente.
Clasificación por el contenido informativo
El criterio de transformación del contenido (originalidad y grado de elaboración) distingue tres niveles:
| Nivel | Qué son | Ejemplos |
|---|---|---|
| Primarios | Contienen información nueva y original, de primera mano | Libros, series monográficas, artículos de revista, separatas, tesis doctorales, patentes, normas, actas de congresos, informes técnicos y científicos |
| Secundarios (derivados) | Contienen datos o información sobre documentos primarios; describen y remiten a ellos sin aportar información nueva | Referencias bibliográficas, abstracts y resúmenes, catálogos de biblioteca, bibliografías, bibliografías nacionales, boletines de sumarios, boletines de novedades, boletines de resúmenes, bases de datos referenciales (como TESEO), directorios |
| Terciarios | Se elaboran a partir de secundarios | Bibliografías de bibliografías, repertorios de repertorios |
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Las publicaciones primarias incluyen tanto publicaciones unitarias como publicaciones periódicas.
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El resumen de una tesis es un documento secundario, mientras que la tesis es un primario.
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El boletín de sumarios reproduce los índices de las revistas ingresadas en la biblioteca. El boletín de novedades informa de las nuevas adquisiciones y puede reproducir las cubiertas o portadas de los libros adquiridos.
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Una bibliografía es un documento secundario que informa sobre documentos primarios. Las bibliografías de bibliografías no forman parte de las fuentes secundarias, sino de las terciarias.
Obras de referencia
Las obras de referencia se consultan para obtener una información puntual, no para leerse de principio a fin.
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Información directa: dan directamente el dato o la respuesta. Son las enciclopedias, los diccionarios, los anuarios, los directorios y las guías.
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Información indirecta: remiten a otros documentos donde está la información. Son los repertorios bibliográficos, los catálogos y los índices de citas.
Una revista o un cartulario, en cambio, no son obras de referencia.
| Obra | Características |
|---|---|
| Diccionario | Explica, mediante un sinónimo o una expresión equivalente, el significado de las palabras, ordenadas alfabéticamente. Los «tesoros» y los «léxicos» son una clase especial de diccionarios |
| Anuario | Publicación seriada de carácter anual que recopila lo acontecido en el año anterior: hechos y acontecimientos o simplemente estadísticas. Es la fuente adecuada para consultar datos estadísticos recientes de una universidad |
| Anuarios y cronologías | Recogen listas de datos resumidos y ordenados cronológicamente |
| Directorio | Repertorio de direcciones o señas de empresas, instituciones o personas, con cargos, funciones y datos análogos, que permite localizar, identificar y obtener información sobre ellas |
| Guía | Orienta al usuario |
| Atlas | Permite identificar un lugar de la Tierra |
Una estadística es un documento de referencia. Por su accesibilidad, las fuentes de información bibliográficas pueden ser publicadas, inéditas y reservadas, y las fuentes que proporcionan información a partir de un documento se denominan fuentes de información documentales. Los documentos editados por orden y a expensas de cualquier autoridad pública son publicaciones oficiales. Los reglamentos son los documentos que regulan la organización de los servicios bibliotecarios. Las patentes se engloban entre las fuentes de información tecnológica. Para acceder a una norma UNE se consulta la base de datos AENORmás.
Literatura gris
La literatura gris es la información producida y difundida por cauces distintos de los habituales de edición y distribución comercial; es difícil de identificar, localizar y adquirir y está compuesta por categorías documentales distintas de las publicaciones convencionales. Se trata de información no comercializada y muy especializada. Son literatura gris, entre otros, los informes técnicos de investigación, las normas, las tesis doctorales y los preprints; no lo son las enciclopedias. Se considera, por su contenido, un documento primario.
Una obra no venal es la que no está en venta. En inglés, las actas de un congreso se denominan proceedings y los informes técnicos reports.
Clasificación por el soporte
| Tipo | Ejemplos |
|---|---|
| Textuales | Su información se transmite mediante texto: libros, folletos, publicaciones periódicas |
| No textuales | Planos, mapas, fotografías, grabaciones |
| Audiovisuales | El vídeo (cintas Betacam, entre otras) |
| Sonoros | Cilindros de cera (grabaciones fonográficas), discos perforados (Ariston, Ariosa, Herophon), discos de vinilo |
| Ópticos | DVD, CD |
| Electrónicos o digitales | Sitios web, bases de datos, libros electrónicos |
Un documento textual puede necesitar o no una herramienta para leerse, según el soporte. El lector de CD-ROM no es un soporte de información, sino un dispositivo. Los sitios web y las bases de datos son recursos integrables o actualizables.
Libro electrónico
El Diccionario de la lengua española de la RAE recoge dos acepciones de «libro electrónico»: un dispositivo electrónico que permite almacenar, reproducir y leer libros, y un libro en formato adecuado para leerse en ese dispositivo. EPUB es un estándar abierto de libro electrónico, de los formatos más populares; MOBI y AZW están vinculados a Amazon y su Kindle; PDF conserva la maquetación.
Hipertexto y XML
El término «hipertexto» se atribuye a Theodor (Ted) Nelson, que lo acuñó en los años sesenta. Los documentos XML constan de dos partes: el prólogo y el cuerpo.
Tipologías de documentos y términos del libro antiguo
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Libro: según las Reglas de Catalogación, la publicación unitaria con más de cuarenta y nueve páginas; el folleto consta de más de cuatro y de menos de cincuenta páginas.
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Incunable: todo libro impreso antes del año 1501.
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Edición príncipe: la primera edición impresa de una obra literaria.
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Edición clandestina: la hecha sin tener en cuenta lo legislado en materia de imprenta y edición.
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Facsímil: reproducción exacta de un documento, generalmente antiguo y de gran valor.
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Colección facticia: el volumen que resulta de encuadernar juntas obras publicadas independientemente.
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Palimpsesto: manuscrito, generalmente en pergamino, reutilizado tras borrar el texto anterior mediante raspado; conserva huellas del texto primitivo.
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Cartulario: códice o libro de copia de documentos de una institución.
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Porcones: alegaciones en derecho; argumentaciones de cada parte de un pleito para informar al juez.
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Hojas de respeto: hojas en blanco al principio y al final del libro.
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Cubierta: forro o envoltura que cubre los pliegos de un libro ya impresos, ordenados y cosidos o pegados, y que suele reproducir los datos de portada. La sobrecubierta es la «camisa» del libro.
Imagen, cartografía y sonido
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Daguerrotipo: primer procedimiento fotográfico comercial, presentado públicamente en 1839; produce una imagen positiva única sobre una placa de cobre plateada, original de cámara del que no pueden hacerse copias.
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Grabado: imagen obtenida por estampación de la plancha o matriz grabada a tal efecto. En la mezzotinta (manera negra), el instrumento característico es el graneador, con el que se granea la plancha para obtener un negro total del que luego se sacan los blancos.
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Los materiales cartográficos representan geográficamente la Tierra. Incluyen mapas, atlas, mapas celestes y cartas de navegación, entre otros.
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Los materiales fotográficos analógicos exigen mantener el ambiente de los depósitos libre de partículas sólidas en suspensión.
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Un diario, según la UNESCO, es la publicación periódica que aparece al menos cuatro veces por semana.