Tema 19: Certificados y copias auténticas (Decreto 1/2015)

1. El presente Decreto tiene por objeto la regulación de la expedición de certificados, copias compulsadas, copias selladas, y copias auténticas de documentos en el ámbito de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias, sus organismos autónomos y entidades de derecho público que de ella dependan.
2. El régimen de uso de los certificados y copias será el que exija la normativa sectorial en cada caso.

A los efectos del presente Decreto se entiende por: a) Certificación: acto administrativo de declaración formal por el que un órgano administrativo o personal funcionario constata los extremos, datos y contenidos de los documentos obrantes en un expediente administrativo o, en su caso, de los correspondientes datos inscritos en un registro público. b) Certificado: documento de constatación externa en el que se materializa el acto administrativo de certificación. c) Cotejo: acción de comparar una copia de un documento con otro, con el objeto de comprobar que son idénticos. d) Compulsa: actuación administrativa, consistente en el cotejo o la comprobación de que una copia se corresponde con su original, que lleva a poder afirmar que la misma es exacta, sin que en ningún caso acredite la autenticidad del documento original. e) Copia compulsada: reproducción de un documento público o privado sobre el que el empleado público ante el que se presenta hace constar, previo cotejo, su coincidencia exacta con el original del que es copia. f) Sellado simple: actuación administrativa consistente en la expedición, previo cotejo y a petición de los ciudadanos, de copia sellada de los documentos que presenten. g) Copia sellada: reproducción de un documento, ya sea original o copia que, previo cotejo, acredita su presentación en los registros de los órganos y entidades incluidos en el ámbito de aplicación de este Decreto. h) Copia auténtica: reproducción exacta de un documento que acredita su autenticidad no solo desde la perspectiva de la identidad de la copia con el original sino que, además, tiene efectos certificantes en cuanto garantiza la autenticidad de los datos contenidos en este último, y tiene su misma validez y eficacia.

Solo podrán ser objeto de certificación los extremos, datos y contenidos de los documentos obrantes en un expediente administrativo, así como los datos inscritos en un registro público, debiendo abstenerse el emisor de expresar criterios subjetivos de valoración o interpretación de los hechos sobre los que se certifique.

Serán competentes para emitir los actos de certificación: a) Las personas titulares de los servicios, secciones y negociados, respecto de los datos que obren en los expedientes que tramiten o tengan bajo su custodia. b) Las personas titulares de los servicios, secciones y negociados responsables de los registros públicos, respecto de los datos inscritos en los mismos. c) El personal funcionario responsable de las unidades administrativas de información al ciudadano, respecto de los servicios y procedimientos que se presten o se gestionen en dichas unidades. d) Las personas titulares de órganos administrativos y otro personal funcionario a los que expresamente se les atribuya esta función por el ordenamiento jurídico. e) Los órganos administrativos, en el caso de las actuaciones administrativas automatizadas de su competencia, de conformidad con lo establecido en su normativa reguladora.

1. La expedición de certificados se efectuará: a) De oficio, para la constancia en los procedimientos administrativos siempre que así lo requieran. b) A requerimiento de los órganos jurisdiccionales. c) A petición de otras instituciones o administraciones públicas. d) A instancia de quienes tengan la condición de persona interesada en el procedimiento al que afecte la certificación. e) A solicitud de cualquier persona en los términos y con las condiciones establecidas en la Ley de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno.
2. Los certificados solicitados por las personas interesadas se expedirán en el plazo de cinco días, salvo que en la normativa aplicable se establezca otro plazo. En los casos en que se justifique la urgencia, el plazo podrá ser reducido a cuarenta y ocho horas.

1. Será competente para el cotejo y compulsa de documentos: a) El personal que ejerza cualquier actuación jurídico administrativa de gestión, destinado en las oficinas de registro. b) El personal que ejerza cualquier actuación jurídico administrativa de gestión, destinado en el órgano en el que se tramite o vaya a tramitarse el procedimiento al que deban incorporarse los documentos objeto de compulsa. c) El personal que ejerza cualquier actuación jurídico administrativa de gestión del órgano que haya emitido los documentos cuya compulsa se solicita.
2. Será competente para el cotejo y sellado simple de documentos el personal que ejerza cualquier actuación jurídica administrativa de gestión, destinado en las oficinas de registro.

1. La copia compulsada tendrá la misma validez que el original, sin que en ningún caso acredite la autenticidad de este.
2. La copia sellada acredita la presentación de un documento en los registros de los órganos y entidades incluidos en el ámbito de aplicación de este Decreto.

Serán competentes para expedir copias auténticas: a) Las personas titulares de los servicios, secciones y negociados, respecto de los documentos producidos por los órganos o entidades incluidos en el ámbito de aplicación de este Decreto que obren en los expedientes que tramiten o tengan bajo su custodia. b) Las personas titulares de los servicios, secciones y negociados responsables de los registros públicos, respecto de los documentos acreditativos de los actos inscritos en los mismos. c) La persona titular del órgano o el organismo público que emitió el documento original.