Microsoft Excel 2021 es una aplicación de hoja de cálculo. Un archivo de Excel se denomina libro (workbook) y contiene una o más hojas de cálculo (worksheets). Cada hoja está compuesta por una cuadrícula de celdas organizadas en filas y columnas.

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Elementos principales de la interfaz

Barra de título

Situada en la parte superior de la ventana de la aplicación. Muestra el nombre del libro activo y el nombre de la aplicación (Microsoft Excel). En la barra de título se encuentran los botones de control de ventana: Minimizar, Maximizar/Restaurar y Cerrar, así como el menú de cuenta y las opciones de la cinta.

Barra de acceso rápido

Situada en la parte superior izquierda (encima o debajo de la cinta, configurable). Contiene comandos de uso frecuente siempre visibles independientemente de la pestaña activa. Por defecto incluye: Guardar (Ctrl+G), Deshacer (Ctrl+Z) y Rehacer (Ctrl+Y). Se puede personalizar de dos formas:

• Clic derecho sobre cualquier comando de la cinta > "Agregar a la barra de herramientas de acceso rápido"

• Clic derecho sobre la propia barra de acceso rápido > "Personalizar barra de herramientas de acceso rápido" > "Más comandos"

Cinta de opciones (Ribbon)

Barra horizontal con pestañas que organiza todos los comandos de Excel. Cada pestaña agrupa comandos relacionados en grupos. Se puede minimizar con Ctrl+F1 o haciendo doble clic en la pestaña activa.

La pestaña Archivo abre la vista Backstage, donde se gestionan archivos, cuentas y opciones globales del programa. No muestra la hoja de cálculo mientras está activa.

Grupos que NO pertenecen a la pestaña Inicio: "Tablas" es un grupo de la pestaña Insertar, no de Inicio. "Referencias" no existe como pestaña ni como grupo en la cinta de Excel 2021. "Formato" no existe como pestaña independiente en la cinta (los comandos de formato están distribuidos en Inicio y otras pestañas).

Las pestañas contextuales (por ejemplo, "Herramientas de tabla", "Herramientas de gráfico") aparecen automáticamente en la cinta cuando se selecciona un objeto que las requiere, y desaparecen al deseleccionarlo.

Personalizar la cinta de opciones

Desde Archivo > Opciones > Personalizar cinta de opciones se pueden agregar, eliminar o reorganizar pestañas y grupos. El botón Restablecer en esta ventana elimina todas las personalizaciones realizadas y devuelve la cinta a su configuración predeterminada de fábrica.

Cuadro de nombres (Name Box)

Situado en el extremo izquierdo de la barra de fórmulas. Muestra la referencia de la celda activa (ej. A1, B3, Z100) o el nombre del rango si la celda pertenece a uno. Usos:

• Navegar directamente a una celda: escribir la referencia y pulsar Intro

• Seleccionar un rango: escribir el rango (ej. A1:C10) y pulsar Intro

• Asignar nombre a un rango: seleccionar el rango, hacer clic en el cuadro de nombres, escribir el nombre y pulsar Intro

• Ver el nombre del objeto seleccionado (gráfico, imagen, etc.)

Barra de fórmulas (Formula Bar)

Barra horizontal a la derecha del cuadro de nombres. Muestra y permite editar el contenido real de la celda activa:

• Si la celda contiene un número o texto: muestra ese valor

• Si la celda contiene una fórmula: muestra la fórmula completa (ej. =SUMA(A1:A10)), no el resultado

• Si la celda contiene una fecha: muestra la fecha formateada

El contenido de la celda activa aparece en la barra de fórmulas, NO en la barra de estado.

Botones en la barra de fórmulas:

• X (Cancelar) - descarta los cambios (equivale a Esc)

• V (Aceptar) - confirma los cambios (equivale a Intro)

• fx (Insertar función) - abre el asistente de funciones

Se puede ampliar la barra de fórmulas haciendo clic en la flecha del extremo derecho o arrastrando su borde inferior.

Área de trabajo (cuadrícula de celdas)

La zona central donde se introducen y visualizan los datos. Está formada por columnas (identificadas por letras) y filas (identificadas por números).

Barra de estado

Situada en la parte inferior de la ventana, entre las etiquetas de hoja y los controles de zoom. Muestra información contextual y estadísticas de la selección actual. Se personaliza haciendo clic derecho sobre ella.

Elementos que puede mostrar la barra de estado:

Por defecto, la barra de estado muestra: Promedio, Recuento y Suma cuando hay celdas numéricas seleccionadas.

"Producto" no es una función disponible en la barra de estado. Las funciones estadísticas rápidas de la barra de estado son: Suma, Promedio, Recuento, Recuento numérico, Mín y Máx. Para calcular el producto de un rango hay que usar la función PRODUCTO() en una celda.

El contenido de la celda activa no aparece en la barra de estado; se muestra en la barra de fórmulas.

Etiquetas de hoja

Pestañas en la parte inferior izquierda que identifican cada hoja del libro (Hoja1, Hoja2, etc.). A su izquierda hay botones de navegación entre hojas cuando no caben todas en pantalla.

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Celdas, filas y columnas

Columnas

• Identificadas por letras en los encabezados superiores: A, B, C … Z, AA, AB … XFD

• Los encabezados de columna aparecen horizontalmente en la parte superior de la cuadrícula

• Excel 2021 admite hasta 16.384 columnas (de la A a la XFD)

• Dispuestas verticalmente en la cuadrícula (cada columna agrupa celdas de arriba a abajo)

• Seleccionar columna completa: clic en la letra del encabezado, o Ctrl + Barra espaciadora

• Seleccionar columnas no adyacentes: mantener pulsada la tecla Ctrl mientras se hace clic en cada encabezado de columna

• Ancho ajustable: arrastrar el borde del encabezado, o doble clic para autoajustar

Filas

• Identificadas por números en los encabezados de la izquierda: 1, 2, 3 …

• Excel 2021 admite hasta 1.048.576 filas

• Dispuestas horizontalmente en la cuadrícula

• Seleccionar fila completa: clic en el número del encabezado, o Mayús + Barra espaciadora

• Seleccionar filas no adyacentes: mantener pulsada la tecla Ctrl mientras se hace clic en cada número de fila

• Alto ajustable: arrastrar el borde del encabezado de fila, o doble clic para autoajustar

Mostrar u ocultar encabezados de fila y columna

Los encabezados de fila (números) y de columna (letras) pueden ocultarse o mostrarse desde la pestaña Vista > grupo Mostrar > casilla Encabezados. Si la casilla está desmarcada, los encabezados desaparecen y la cuadrícula aparece sin letras ni números. Para restaurarlos, volver a marcar la casilla.

Celda

• Intersección de una columna y una fila. Ejemplo: B3 = columna B, fila 3

• Capacidad máxima de una celda: 32.767 caracteres

• La celda activa (seleccionada) muestra un borde de color (verde o azul) y su referencia aparece en el cuadro de nombres

Celda activa

La celda donde se introducirán los datos al escribir. Se identifica por:

• Borde resaltado (normalmente verde)

• Su referencia en el Cuadro de nombres

• Su contenido en la Barra de fórmulas

La celda activa está seleccionada y lista para editar.

Rango

Conjunto de celdas al que se puede hacer referencia como una unidad:

• Rango contiguo: A1:C5 (dos puntos, todas las celdas del rectángulo). Ejemplo: A1:G1 es un rango que incluye todas las celdas desde A1 hasta G1.

• Rango no contiguo: A1;C5 o A1,C5 (punto y coma o coma según configuración regional; separa grupos de celdas no adyacentes)

• Fila completa: 3:3

• Columna completa: C:C

• Toda la hoja: Ctrl+E o clic en el botón de la esquina superior izquierda (intersección de encabezados)

Referencias de celda

Alternar entre tipos de referencia: seleccionar la referencia en la barra de fórmulas y pulsar F4 repetidamente.

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Hojas de cálculo

Un libro puede contener múltiples hojas. Por defecto, al crear un nuevo libro en Excel 2021 se crea 1 hoja (Hoja1). (Nota: versiones anteriores de Excel creaban 3 hojas por defecto; Excel 2021 crea solo 1.)

Operaciones con hojas

Trabajar con varias hojas simultáneamente

• Seleccionar hojas contiguas: clic en la primera, Mayús+clic en la última

• Seleccionar hojas no contiguas: Ctrl+clic en cada etiqueta

• Cuando hay varias hojas seleccionadas, lo que se escribe en una aparece en todas en la misma posición (grupo de trabajo)

• Para desagrupar: clic en una hoja no seleccionada, o clic derecho > Desagrupar hojas

Si se seleccionan varias hojas y se escribe en una celda, el valor se introduce en esa misma celda en todas las hojas seleccionadas simultáneamente.

Navegación entre hojas

• Clic en la etiqueta correspondiente

• Ctrl+AvPág → siguiente hoja; Ctrl+RePág → hoja anterior

• Clic derecho en los botones de navegación de etiquetas (izquierda de las etiquetas) para ver la lista de todas las hojas

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Tipos de datos en una celda

Una constante es un valor que no se calcula y que siempre permanece invariable (número, texto, fecha introducida directamente). No comienza con = y no cambia salvo edición manual.

Excel permite en sus celdas los siguientes tipos de contenido: texto, números, fórmulas, fechas y objetos (gráficos, imágenes, etc.).

Comportamientos automáticos al introducir datos

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Relleno automático y Relleno rápido

Controlador de relleno (Fill Handle)

Pequeño cuadrado verde en la esquina inferior derecha de la celda o rango seleccionado. Permite:

• Copiar el contenido de la celda arrastrando hacia abajo o los lados

• Rellenar series automáticamente: si la celda contiene un número, fecha, día de la semana, mes o texto con número, Excel continúa la serie al arrastrar

• Doble clic en el controlador: rellena automáticamente hasta la última fila con datos adyacentes

Ejemplos de series que Excel reconoce y extiende:

• Enero, Febrero, Marzo…

• Lunes, Martes, Miércoles…

• 1, 2, 3… (con dos celdas seleccionadas que marcan el paso)

• 2, 4, 6… (serie aritmética; con tres celdas seleccionadas con valores 5, 10, 15, arrastrando se obtiene 20, 25…)

• T1-2024, T2-2024, T3-2024…

• Producto1, Producto2, Producto3…

Al soltar el arrastre aparece el botón Opciones de autorrelleno (etiqueta inteligente) que permite elegir entre:

Para completar automáticamente los días de la semana de lunes a viernes (sin incluir el fin de semana), debe seleccionarse la opción "Rellenar días de la semana" en la etiqueta inteligente de relleno.

Relleno rápido (Flash Fill)

Funcionalidad introducida en Excel 2013, disponible en Excel 2021. Detecta patrones en los datos y rellena automáticamente una columna completa sin necesidad de fórmulas.

• Activación automática: Excel lo sugiere (en gris) cuando detecta el patrón al escribir en la columna adyacente

• Activación manual:

• Atajo de teclado: Ctrl+Mayús+E en Excel para Windows con teclado en español, porque ahí Ctrl+E ya está ocupado: selecciona toda la hoja de cálculo. En Excel para la web el atajo del Relleno rápido es Ctrl+E.

• Ficha Inicio > botón Rellenar > Relleno rápido

• Ficha Datos > Relleno rápido (grupo Herramientas de datos)

Casos de uso típicos:

• Separar nombre y apellido en columnas distintas

• Extraer partes de un texto (ej. dominio de un email)

• Cambiar formato (ej. de "JUAN GARCÍA" a "Juan García")

• Combinar datos de varias columnas

Relleno rápido trabaja con patrones de texto a partir de ejemplos, sin necesidad de fórmulas. No actualiza los datos si los originales cambian (es una operación de una sola vez). No es lo mismo que la Validación de datos (que crea desplegables de valores permitidos), ni está relacionado con la vinculación de celdas entre hojas.

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Vistas de la hoja de cálculo

Accesibles desde la pestaña Vista o desde los botones en la barra de estado (extremo derecho).

Vistas adicionales en la pestaña Vista:

• Nueva ventana: abre el mismo libro en una ventana adicional, permitiendo trabajar con dos vistas del mismo libro al mismo tiempo (es el comando para crear un duplicado exacto del libro activo para trabajar con ambos simultáneamente)

• Organizar todo: organiza múltiples ventanas abiertas

• Dividir: divide la hoja en hasta 4 paneles independientes con barras de desplazamiento propias

• Inmovilizar paneles: bloquea filas y/o columnas para que sigan visibles al desplazarse

Inmovilizar paneles (Freeze Panes)

Vista > Inmovilizar paneles:

• Inmovilizar fila superior: mantiene visible la primera fila al desplazarse hacia abajo

• Inmovilizar primera columna: mantiene visible la columna A al desplazarse hacia la derecha

• Inmovilizar paneles: inmoviliza todas las filas encima y todas las columnas a la izquierda de la celda seleccionada

• Movilizar paneles: desactiva la inmovilización

Zoom

• Control deslizante en la barra de estado (esquina inferior derecha): de 10% a 400%

• Vista > Zoom para opciones predefinidas

• Ctrl + rueda del ratón: aumenta o reduce el zoom

• Ajustar selección: hace zoom para que el rango seleccionado ocupe toda la pantalla

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Portapapeles de Office

• El portapapeles de Office admite hasta 24 elementos copiados simultáneamente

• A diferencia del portapapeles de Windows (que solo conserva 1 elemento), el de Office acumula los últimos 24 elementos copiados o cortados desde cualquier aplicación de Office

• Se activa desde: Inicio > grupo Portapapeles > clic en el iniciador del grupo (flecha pequeña)

• Permite pegar cualquiera de los 24 elementos guardados en cualquier orden

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Atajos de teclado esenciales de la interfaz

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Selección de celdas

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Modos de la barra de estado (indicador de modo)

La barra de estado muestra el modo actual de Excel en su extremo izquierdo:

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Fórmulas y funciones

Fórmula vs. función

• Una fórmula es una expresión personalizada escrita por el usuario que puede combinar referencias, constantes y operadores. Ejemplo: =A1+B1-C1 o =D5-D6

• Una función es un procedimiento predefinido de Excel con un nombre y argumentos que realiza un cálculo específico. Ejemplo: =SUMA(A1:A10), =PROMEDIO(B1:B5)

• Las funciones pueden formar parte de una fórmula: =SUMA(A1:A10)*2 es una fórmula que contiene una función

Cómo iniciar una fórmula o función

Para que Excel interprete el contenido de una celda como una fórmula (y no como texto), el primer carácter debe ser:

• = (signo igual): el operador estándar y correcto para comenzar una fórmula

• + (signo más) o - (signo menos): Excel añade automáticamente el = al final de la escritura

El primer paso para añadir una fórmula o función es escribir el signo = en la celda, o utilizar el comando Insertar función (botón fx o Mayús+F3).

Componentes de una fórmula

Una fórmula en Excel puede contener cuatro tipos de elementos:

Lo que NO es un componente de una fórmula: los hipervínculos que se insertan con Insertar > Vínculos, que son objetos de la celda. Otra cosa es la función HIPERVINCULO, que crea un acceso directo como resultado de una fórmula.

Estructura de una función

Una función tiene la forma: =NOMBRE_FUNCIÓN(argumento1; argumento2; …)

Los argumentos son los datos que se proporcionan a la función para que realice sus operaciones. Pueden ser números, texto, referencias de celda, rangos u otras funciones anidadas.

Operadores en Excel

Fórmulas matriciales

Una fórmula matricial (array formula) opera sobre un rango de valores en lugar de sobre una única celda y puede devolver múltiples resultados a la vez.

Características:

• Se introducen con Ctrl+Mayús+Intro en lugar de solo Intro

• Excel muestra la fórmula entre llaves {} en la barra de fórmulas para indicar que es matricial (ej. {=SUMA(A1:A3*2;B1:B3*3;C1:C3*-1)})

• Las llaves no se escriben manualmente; Excel las añade automáticamente al confirmar con Ctrl+Mayús+Intro

• No se puede editar solo una celda de un rango matricial; hay que seleccionar todo el rango para modificarla

Opciones de cálculo

Accesibles desde Fórmulas > Cálculo > Opciones para el cálculo, o desde Archivo > Opciones > Fórmulas:

Las opciones de cálculo son las opciones que permiten ajustar cómo y cuándo Excel recalcula las fórmulas dentro de una hoja de cálculo.

Insertar celdas, filas o columnas

Desde la pestaña Inicio > grupo Celdas > Insertar, o haciendo clic derecho sobre una celda, fila o columna y seleccionando "Insertar", se puede:

• Insertar celdas (desplazando las existentes a la derecha o hacia abajo)

• Insertar filas de hoja

• Insertar columnas de hoja

• Insertar hoja

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Herramientas de búsqueda y navegación

Buscar y reemplazar (Ctrl+B / Ctrl+L)

El cuadro de diálogo Buscar y reemplazar permite buscar contenido en la hoja o el libro. Los parámetros configurables son:

"Buscar en Celda" no existe como parámetro de búsqueda en Excel. Las únicas opciones de "Buscar en" son: Fórmulas, Valores, Notas y Comentarios.

Ir a / Ir a Especial (F5)

El comando Ir a (F5) permite navegar directamente a una celda o rango. El botón Especial abre Ir a Especial, que permite seleccionar celdas que cumplan un criterio específico:

"Hojas" no es una opción de Ir a Especial. Ir a Especial actúa sobre celdas, no sobre hojas.

Para seleccionar todas las celdas que contienen fórmulas: Inicio > Buscar y seleccionar > Fórmulas, o F5 > Especial > Fórmulas. Ambas vías son igualmente válidas.

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Hipervínculos

Un hipervínculo es un acceso directo que, al hacer clic, salta a otra ubicación. En Excel puede apuntar a:

• Otra celda o rango dentro del mismo libro

• Otra hoja del mismo libro

• Un archivo en el sistema o en red

• Una página en la intranet o en Internet

• Una dirección de correo electrónico

Insertar hipervínculo: Insertar > Vínculos > Insertar hipervínculo (Ctrl+Alt+K).

Los hipervínculos que se insertan desde la cinta son objetos independientes de la celda; no son un componente de una fórmula. La función HIPERVINCULO, en cambio, crea el acceso directo como resultado de una fórmula.

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Indicadores visuales en las celdas

Para ver la nota, sitúe el puntero sobre la celda con el triángulo rojo. Para insertar o editar notas: clic derecho > Nueva nota (o Insertar nota).

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Herramienta Análisis rápido

El botón Análisis rápido aparece automáticamente en la esquina inferior derecha de la selección cuando se selecciona un rango de celdas contiguas con datos. Ofrece acceso rápido a:

• Formato: barras de datos, escalas de color, conjuntos de iconos, mayor que, 10 mejores

• Gráficos: sugerencias de gráfico según los datos seleccionados

• Totales: suma, promedio, recuento, % total, total acumulado en filas o columnas

• Tablas: convertir a tabla de Excel o tabla dinámica

• Minigráficos: insertar sparklines de línea, columna o de pérdidas y ganancias

El análisis rápido no aparece si la selección está vacía, contiene una sola celda, o si se ha desactivado desde Archivo > Opciones > General.

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Comportamiento del texto en celdas

Desbordamiento visual

Cuando una celda contiene texto cuya longitud supera el ancho de la columna:

• Si la celda adyacente a la derecha está vacía, el texto se desborda visualmente hacia esa celda (el texto sigue perteneciendo a la celda original; la celda adyacente no contiene ningún dato)

• Si la celda adyacente tiene contenido, el texto de la primera celda queda truncado visualmente (cortado), aunque el contenido completo sigue almacenado en la celda

• El ancho real de la columna no cambia en ningún caso; es solo una representación visual

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Opciones de Excel — Avanzadas: Opciones de edición

Archivo > Opciones > Avanzadas > sección Opciones de edición contiene configuraciones relacionadas con el comportamiento al introducir y editar datos:

Opciones disponibles en esta sección (selección representativa):

• Después de presionar Intro, mover la selección (y elegir la dirección)

• Insertar un punto decimal automáticamente (con configuración de posición)

• Habilitar el controlador de relleno y arrastrar y colocar celdas

• Alertar antes de reemplazar celdas

• Permitir la edición directamente en las celdas

• Ampliar los formatos y las fórmulas del rango de datos

• Habilitar Autocompletar para valores de celda

• Usar IntelliSense para la función sugerida

• Usar separadores de sistema (y configurar separadores de decimales/miles)

• Acercar el puntero para Deshacer o Rehacer

• Mover la selección automáticamente después de la entrada con lápiz

"Usar nombres de tabla en las fórmulas" NO es una opción de Opciones de edición. Esa configuración pertenece a la sección Fórmulas de las Opciones de Excel (Archivo > Opciones > Fórmulas > sección "Trabajar con fórmulas").

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Salir de la vista Backstage (pestaña Archivo)

La vista Backstage se abre al hacer clic en la pestaña Archivo. Para volver a la hoja de cálculo:

• Pulsar Esc

• Hacer clic en la flecha de retroceso (←) en la esquina superior izquierda de la vista Backstage

Ambas vías son igualmente válidas para salir de la vista Backstage.

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Breve historia de las hojas de cálculo

VisiCalc (1979) fue la primera hoja de cálculo para ordenadores personales. Desarrollada por Dan Bricklin y Bob Frankston para el Apple II, es considerada la aplicación que impulsó la adopción masiva del ordenador personal en el ámbito empresarial. Le siguieron Lotus 1-2-3 (1983) y más adelante Microsoft Excel (1985 en Mac, 1987 en Windows).

Las referencias determinan qué celdas usa una fórmula y cómo se comportan al copiar, mover o cortar la fórmula. Excel distingue tres tipos de referencia (relativa, absoluta y mixta; la mixta, en dos variantes: columna fija o fila fija), con sintaxis y comportamiento distintos.

Tipos de referencia

El tipo predeterminado al escribir una referencia es el relativo (A1). Las referencias en Excel identifican la ubicación de una celda o rango de celdas en el libro. De forma predeterminada, todas las referencias son relativas.

Qué es una referencia de celda válida

Una referencia de celda combina siempre la letra de columna seguida del número de fila: A1, B3, C10, AA200. No es válida ninguna combinación que empiece por número (por ejemplo, 45A no es una referencia válida).

Cómo funciona el ajuste relativo

Cuando se copia una fórmula con referencias relativas, Excel recalcula la referencia en función del desplazamiento. Si en la celda D4 tienes =B4*C4 y copias esa celda a D5, la fórmula pasa a ser =B5*C5 (desplazamiento de una fila hacia abajo).

Cómo funciona la referencia absoluta

Al agregar $ delante de la columna y la fila ($B$4), la referencia no cambia al copiar la fórmula a cualquier otra celda. Se usa, por ejemplo, para multiplicar un rango de precios por un tipo de IVA almacenado en una celda fija.

El símbolo que convierte una referencia relativa en absoluta es el signo dólar ($). Se antepone a la letra de columna, al número de fila, o a ambos.

Cómo funcionan las referencias mixtas

• $A1 — la columna A está fija; la fila se ajusta al copiar hacia arriba o hacia abajo.

• A$1 — la fila 1 está fija; la columna se ajusta al copiar hacia la izquierda o la derecha.

Ejemplo: en una tabla de multiplicar con encabezados de fila en la columna A y encabezados de columna en la fila 1, la fórmula =$A2*B$1 en la celda B2 puede copiarse a toda la tabla sin cambios manuales.

Tecla F4 — ciclo de tipos de referencia

Al editar una fórmula en la barra de fórmulas, selecciona una referencia y pulsa F4 repetidamente para recorrer el ciclo:

A1 → $A$1 → A$1 → $A1 → A1 → …

Comportamiento al copiar, mover y cortar

Cuando se mueve una fórmula, Excel actualiza las referencias para que sigan apuntando a las mismas celdas originales, independientemente del tipo de referencia. Solo al copiar se aplican los ajustes relativos.

Ejemplo de mover: si en C5 tienes =$C4+C$3 y cortas (Ctrl+X) y pegas en H20, el contenido de H20 será =$C4+C$3 exactamente igual, sin modificar ningún componente.

Ejemplo de copiar con mixta: si en C5 tienes =$C4 (columna fija, fila relativa) y copias (Ctrl+C) y pegas en H20, la fila se ajusta según el desplazamiento (15 filas abajo), resultando =$C19.

Operadores de cálculo en fórmulas

Excel dispone de cuatro categorías de operadores para construir fórmulas.

Operadores aritméticos

Realizan operaciones matemáticas y devuelven un resultado numérico.

Operadores de comparación

Comparan dos valores y devuelven el valor lógico VERDADERO o FALSO.

Operador de concatenación de texto

Une o concatena una o más cadenas de texto para producir una sola cadena.

En la función CONCATENAR (o CONCAT), los argumentos se separan con punto y coma (;).

Operadores de referencia

Combinan rangos de celdas para los cálculos.

Nota: las referencias 3D no pueden usarse con el operador de intersección (espacio).

Ejemplos de operadores de referencia

=SUMA(A1:A10)          → suma el rango continuo A1 hasta A10

=SUMA(A1:A5;C1:C5)     → suma dos rangos no contiguos

=SUMA(A1:C3 B2:D4)     → suma solo las celdas en la intersección (B2:C3)

Precedencia de operadores

Cuando una fórmula tiene varios operadores, Excel los evalúa en este orden:

Para cambiar el orden de evaluación, se usan paréntesis: la parte entre paréntesis se evalúa primero.

Constantes en fórmulas

Una constante es un valor que no se calcula y que siempre permanece invariable: por ejemplo, el número 3,14, el texto "Total" o la fecha 01/01/2024. A diferencia de las referencias de celda, las constantes no cambian a menos que el usuario las modifique directamente en la fórmula.

Las constantes pueden ser:

• Numéricas: =A1*0,21 (0,21 es la constante del tipo de IVA)

• De texto: ="Importe: "&A1

• Lógicas: =SI(A1>0;VERDADERO;FALSO)

En los rangos con nombre también se pueden definir constantes: al crear un nombre cuya referencia sea un valor (p. ej., =0,21), ese nombre actúa como constante con nombre reutilizable en todo el libro.

Referencias entre hojas

Para referenciar una celda o rango de otra hoja del mismo libro se usa el signo de exclamación (!) como separador:

=Hoja2!B2

=Ventas2021!H20

='Datos 2024'!A1

='Resumen enero-marzo'!C5:C20

• Si el nombre de la hoja contiene espacios u otros caracteres especiales, se encierra entre comillas simples (').

• Si el nombre de la hoja es puramente numérico (p. ej., 2019), también debe ir entre comillas simples: ='2019'!H30.

• La referencia completa tiene el formato: NombreHoja!Referencia.

También es posible referenciar celdas de dos hojas distintas en una misma fórmula:

=Dato!B1+Resultados!B1              → suma B1 de la hoja Dato y B1 de la hoja Resultados

=Presupuesto_1!A2-Presupuesto_2!C3  → resta A2 de la primera hoja menos C3 de la segunda

Ambas hojas deben estar en el mismo libro que contiene la fórmula.

Referencias 3D (varias hojas consecutivas)

Las referencias 3D permiten aplicar una función al mismo rango en varias hojas contiguas con una sola fórmula. Se usan, por ejemplo, para consolidar datos de hojas que representan distintos periodos (meses, trimestres, años).

=SUMA(Hoja1:Hoja3!A1)

=PROMEDIO(Enero:Diciembre!B5)

=MAX(T1:T4!C2:C100)

Sintaxis: =Función(HojaInicio:HojaFin!Rango)

En sentido estricto, Microsoft llama referencia 3D a la que abarca el mismo rango de celdas en varias hojas (por ejemplo, Hoja2:Hoja13!B5). En muchos temarios y exámenes de oposición se llama también «referencia 3D» a cualquier referencia a una celda de otra hoja (Hoja2!A1).

Funciones que admiten referencias 3D

SUMA, PROMEDIO, PROMEDIOA, CONTAR, CONTARA, MAX, MAXA, MIN, MINA, PRODUCTO, DESVEST, DESVESTPA, VAR, VARA, entre otras.

Microsoft documenta la lista de funciones que SÍ admiten referencias 3D: SUMA, PROMEDIO, PROMEDIOA, CONTAR, CONTARA, MAX, MAXA, MIN, MINA, PRODUCTO, DESVEST, DESVESTA, DESVESTP, DESVESTPA, VAR, VARA, VARP y VARPA. No publica una lista de las que no la admiten.

Efecto de insertar, eliminar o mover hojas

Rangos con nombre

Un nombre es un identificador que se asigna a una celda, rango, constante o fórmula para reemplazar la referencia en las fórmulas, haciéndolas más legibles y fáciles de mantener.

Un rango con nombre en Excel es un rango de celdas al que se asigna un identificador para facilitar su uso en fórmulas. Por ejemplo, se puede llamar Ventas al rango A2:A50 y luego usar =SUMA(Ventas) en lugar de =SUMA(A2:A50).

Para nombrar un rango también se usa la notación de dos puntos: B3:C7 representa el rango desde B3 hasta C7, que puede recibir un nombre descriptivo.

Crear un nombre

Método 1 — Cuadro de nombres:

1. Selecciona la celda o rango.

2. Haz clic en el Cuadro de nombres (arriba a la izquierda, donde aparece la referencia de celda).

3. Escribe el nombre y pulsa Enter.

Método 2 — Fórmulas > Definir nombre:

1. Selecciona el rango.

2. Ve a Fórmulas > Definir nombre.

3. Introduce el nombre, elige el ámbito y confirma.

Método 3 — Crear a partir de la selección:

1. Selecciona el rango incluyendo las etiquetas de fila o columna.

2. Ve a Fórmulas > Crear a partir de la selección.

3. Indica dónde están las etiquetas (fila superior, columna izquierda, etc.) y confirma.

Administrador de nombres

Acceso: Fórmulas > Administrador de nombres (atajo: Ctrl+F3)

El Administrador de nombres se encuentra en la ficha (pestaña) Fórmulas de la cinta de opciones, en el grupo Nombres definidos. Permite crear, editar, eliminar y buscar todos los nombres definidos en el libro. Muestra el nombre, el valor actual, la referencia, el ámbito y un comentario opcional.

Ámbito (scope)

Desde el Administrador de nombres se puede asignar un ámbito de libro u hoja individual al definir o editar un nombre.

Si hay dos nombres iguales con distinto ámbito, el de la hoja tiene prioridad sobre el del libro dentro de esa hoja.

Reglas para nombres válidos

• El primer carácter debe ser una letra, un guion bajo (_) o una barra invertida (\).

• Los caracteres restantes pueden ser letras, números, puntos o guiones bajos.

• No se permiten espacios (usar guion bajo o punto como separador: Tipo_IVA, Precio.Base).

• Los nombres no distinguen mayúsculas de minúsculas (Ventas = VENTAS).

• Longitud máxima: 255 caracteres.

• No pueden coincidir con una referencia de celda válida (p. ej., no se puede llamar C3 a un nombre).

• No se pueden usar las letras «C», «c», «R» o «r» como nombre: Excel las usa como abreviatura para seleccionar una fila o una columna cuando se escriben en el cuadro Nombre o en Ir a.

Usar nombres en fórmulas

=SUMA(Ventas)              → equivale a =SUMA(A2:A50) si Ventas apunta a ese rango

=Ingresos-Gastos           → resta dos rangos con nombre

=BUSCARV(A2;TablaPrecios;2;0)   → nombre usado como argumento de función

Al escribir el nombre en la barra de fórmulas, Excel muestra un autocompletado. También se puede usar Fórmulas > Usar en fórmula para seleccionar el nombre de una lista.

Eliminar un nombre

Abre el Administrador de nombres, selecciona el nombre y haz clic en Eliminar. Si el nombre se usa en alguna fórmula, esa fórmula mostrará el error #¿NOMBRE?.

Referencias circulares

Una referencia circular ocurre cuando una fórmula hace referencia, directa o indirectamente, a la celda en la que está ubicada. Por ejemplo, si en la celda A1 se escribe =A1+1, Excel no puede calcular el resultado porque la celda depende de sí misma.

Tipos

• Directa: la fórmula referencia explícitamente su propia celda (=A1+1 en A1).

• Indirecta: A1 referencia B1 y B1 referencia A1.

Cómo detectarlas

• La primera vez que Excel encuentra una referencia circular, muestra un mensaje de advertencia.

• La barra de estado (esquina inferior izquierda) muestra el texto "Referencias circulares" junto con la dirección de la celda afectada.

• En la ficha Fórmulas > Auditoría de fórmulas > Comprobación de errores > Referencias circulares se puede ver la lista de todas las celdas con referencia circular del libro.

Cómo resolverlas

1. Identificar la celda que provoca el ciclo mediante las herramientas de auditoría.

2. Corregir la fórmula para que no se referencie a sí misma (cambiar la celda de destino o la lógica de cálculo).

3. Si la referencia circular es intencionada (cálculo iterativo), habilitarla en Archivo > Opciones > Fórmulas > Habilitar cálculo iterativo, especificando el número máximo de iteraciones y el cambio máximo.

Referencias estructuradas en tablas

Cuando los datos se formatean como tabla de Excel (Insertar > Tabla o Ctrl+T), Excel asigna automáticamente un nombre a la tabla (p. ej., Tabla1) y permite usar referencias estructuradas en lugar de referencias de celda convencionales.

Sintaxis básica

=SUMA(DeptVentas[Importe de ventas])

Equivale a =SUMA(C2:C7) si la columna "Importe de ventas" ocupa C2:C7, pero la referencia estructurada se actualiza automáticamente cuando se añaden o eliminan filas.

Especificadores especiales

Operadores en referencias estructuradas

Ejemplos de fórmulas con referencias estructuradas

=DeptVentas[[#Datos],[% Comisión]]        → datos de la columna % Comisión

=DeptVentas[[#Encabezados]:[#Totales]]    → desde encabezados hasta totales

=DeptVentas[@[Importe de comisión]]       → valor de la fila actual en esa columna

=SUMA(DeptVentas[Importe de ventas])      → suma toda la columna de datos

Referencia calificada vs. no calificada

• Dentro de la tabla: =[Ventas]*[% Comisión] (no calificada; Excel infiere la tabla)

• Fuera de la tabla: =DeptVentas[Ventas]*DeptVentas[% Comisión] (calificada con el nombre de la tabla)

Si el nombre de columna contiene caracteres especiales (coma, dos puntos, corchete, etc.), se doblan los corchetes: [[Total $ Cantidad]].

Resumen comparativo

Relleno rápido (Flash Fill)

Detecta automáticamente un patrón en los datos y completa la columna. Se activa con Ctrl+Mayús+E o Datos > Relleno rápido (en el escritorio en español, Ctrl+E selecciona toda la hoja). Ejemplo: si en A1 tienes "Juan García" y en B1 escribes "Juan", al pulsar Ctrl+Mayús+E Excel completa toda la columna B con el primer nombre.

Fórmulas matriciales

Cuando la barra de fórmulas muestra { } (llaves) alrededor de la fórmula, indica una fórmula matricial. En Excel 2021 las matrices dinámicas se calculan automáticamente; en versiones anteriores se introducían con Ctrl+Mayús+Enter.

Formatos de archivo de Excel

Excel admite una amplia variedad de formatos de archivo para guardar, exportar e intercambiar datos. Al guardar en un formato distinto al predeterminado, algunas características, fórmulas o formatos pueden perderse.

Formatos nativos de Excel

Formatos de texto e intercambio de datos

Formatos de publicación y web

Otros formatos compatibles

Nota: Varios formatos antiguos de terceros (Lotus 1-2-3 .wk1-.wk4, Microsoft Works .wks, Quattro Pro .wq1, .wb1 y .wb3, dBase II .dbf) ya no se pueden abrir ni guardar en versiones actuales de Excel. Los archivos dBase III y IV (.dbf) sí se pueden abrir, pero no se puede guardar un libro en formato dBase.

Formatos no importables en Excel: archivos de imagen (.jpg, .png, .gif, .bmp), vídeo (.mp4, .mov, .avi), audio (.mp3, .wav) y ejecutables (.exe) no pueden abrirse como hojas de cálculo. Un archivo .mov, por ejemplo, no es un formato válido para importar datos en Excel.

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Vista Backstage (pestaña Archivo)

La pestaña Archivo abre la vista Backstage, que gestiona el archivo en su conjunto (no el contenido de las celdas). Para volver a la hoja: tecla Esc o botón ← Atrás.

Opciones principales de la vista Backstage

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Guardar y abrir libros

Atajos de teclado para operaciones con archivos

Guardar vs Guardar como

Guardar como — procedimiento

1. Archivo > Guardar como (o F12).

2. Seleccionar la ubicación (OneDrive, equipo local, etc.).

3. En el cuadro de diálogo, elegir la carpeta de destino.

4. En Tipo, seleccionar el formato deseado en el menú desplegable.

5. Escribir o confirmar el nombre del archivo.

6. Pulsar Guardar.

Al guardar en formato de texto (.csv, .txt, etc.) se pierde todo el formato, las fórmulas y las hojas adicionales. Excel muestra una advertencia antes de continuar.

Cambiar el formato de archivo predeterminado

Por defecto Excel guarda en .xlsx. Para cambiar este comportamiento de forma global: Archivo > Opciones > Guardar y en el desplegable Guardar archivos en este formato seleccionar el formato deseado (por ejemplo, .xls para compatibilidad con versiones antiguas, o .ods para interoperabilidad con LibreOffice).

Convertir archivos legacy al formato actual

Para actualizar un .xls (Excel 97-2003) sin hacer "Guardar como": Archivo > Información > Convertir. Esto actualiza el archivo a .xlsx y desactiva el modo de compatibilidad.

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Modo de compatibilidad

Cuando se abre un archivo .xls (formato antiguo), Excel muestra [Modo de compatibilidad] en la barra de título. En este modo algunas funciones modernas están deshabilitadas para preservar la compatibilidad con versiones anteriores.

Para salir del modo de compatibilidad: Archivo > Información > Convertir (convierte el archivo a .xlsx) o guardar con Guardar como eligiendo el formato .xlsx.

Comprobador de compatibilidad

Antes de guardar un libro en formato .xls (Excel 97-2003), es recomendable ejecutar el Comprobador de compatibilidad para identificar qué características o funciones de la versión actual no son compatibles con versiones anteriores.

Acceso: Archivo > Información > Comprobar si hay problemas > Comprobar compatibilidad.

El comprobador genera un informe con dos categorías:

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Propiedades del libro

Las propiedades del libro (también llamadas metadatos) son información descriptiva sobre el archivo que facilita su búsqueda y organización.

Acceso: Archivo > Información y a la derecha aparece el panel Propiedades.

Para ver todas las propiedades: en el panel de Información, clic en Mostrar todas las propiedades.

Para editar el nombre de autor usado en nuevos documentos: Archivo > Opciones > General y modificar el campo Nombre de usuario.

Inspector de documentos

El Inspector de documentos busca y elimina datos ocultos e información personal del libro antes de compartirlo.

Acceso: Archivo > Información > Comprobar si hay problemas > Inspeccionar documento.

Puede detectar y eliminar:

• Comentarios y anotaciones

• Propiedades del documento e información personal (autor, empresa)

• Datos en filas, columnas y hojas ocultas

• Contenido invisible (objetos con visibilidad desactivada)

• Datos XML personalizados

Se recomienda trabajar sobre una copia del libro, ya que algunos datos eliminados por el Inspector no pueden restaurarse.

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Exportar a PDF

Excel permite exportar el libro (o parte de él) a PDF de forma nativa, sin software adicional.

Acceso principal: Archivo > Exportar > Crear documento PDF/XPS > clic en Crear PDF/XPS.

Acceso alternativo: Archivo > Guardar como y seleccionar el tipo PDF (*.pdf).

Opciones de qué exportar

Opciones de calidad (tamaño del archivo)

El PDF generado conserva el formato visual exacto del libro pero no es editable en Excel. Para volver a editar hay que recurrir al archivo .xlsx original.

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Hipervínculos en Excel

Un hipervínculo es un enlace en una celda que, al hacer clic, lleva al usuario a otra ubicación: una página web, un archivo, una celda del mismo libro o un cliente de correo electrónico.

Insertar un hipervínculo

Acceso: Insertar > Vínculos > Insertar vínculo (o atajo Ctrl+Alt+K).

El cuadro de diálogo Insertar hipervínculo presenta en su panel izquierdo la sección Vincular a:, con cuatro opciones válidas:

"Vincular a Fórmula" no existe como opción en el cuadro de diálogo de hipervínculos. Las cuatro opciones válidas son exclusivamente las indicadas en la tabla anterior.

Editar o eliminar un hipervínculo

• Editar: clic derecho sobre la celda > Editar hipervínculo (o Ctrl+Alt+K con la celda seleccionada).

• Eliminar: clic derecho sobre la celda > Quitar hipervínculo. Elimina el enlace pero conserva el texto de la celda.

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Gestión de hojas de cálculo

Cada libro puede contener múltiples hojas de cálculo (pestañas en la parte inferior). Las operaciones sobre hojas se acceden haciendo clic derecho sobre la pestaña de la hoja.

Operaciones sobre hojas

Restricciones en nombres de hojas

Los nombres de hojas tienen las siguientes limitaciones:

• No pueden estar en blanco.

• Longitud máxima: 31 caracteres.

• Caracteres no permitidos: / \ ? * : [ ]

• Ejemplo válido: 17-02-2026 | Ejemplo inválido: 17/02/2026

• No pueden empezar ni terminar con apóstrofo ('), aunque puede aparecer en el interior del nombre.

• El nombre Historial está reservado por Excel y no puede usarse.

Mover y copiar hojas

• Mover: arrastrar la pestaña al lugar deseado (incluso a otro libro abierto).

• Copiar: arrastrar con Ctrl pulsado, o usar clic derecho > Mover o copiar y activar la casilla Crear una copia.

• Es posible mover o copiar hojas entre libros distintos desde el cuadro de diálogo "Mover o copiar", seleccionando el libro de destino en el desplegable "Al libro".

Color de etiqueta de hoja

El color de la pestaña ayuda a organizar visualmente las hojas. Se asigna desde clic derecho sobre la pestaña > Color de etiqueta y se elige en el selector de colores. La pestaña de la hoja activa muestra el color atenuado; el color completo es visible en las pestañas inactivas.

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Proteger libro y hojas

Excel ofrece dos niveles de protección distintos e independientes:

Proteger hoja

Impide que otros usuarios modifiquen el contenido de una hoja concreta. Se puede permitir o restringir acciones específicas (seleccionar celdas, insertar filas, ordenar, usar filtros, etc.).

Acceso: Revisar > Proteger hoja (o clic derecho sobre la pestaña > Proteger hoja).

• Se puede definir una contraseña opcional para desproteger.

• La protección se aplica solo a la hoja activa.

• Para desproteger: Revisar > Desproteger hoja e introducir la contraseña si se estableció una.

Proteger libro

Impide que otros usuarios modifiquen la estructura del libro: agregar, eliminar, mover, ocultar u mostrar hojas, o cambiar el nombre de las hojas.

Acceso: Revisar > Proteger libro.

• No impide editar el contenido de las celdas (eso lo hace "Proteger hoja").

• Se puede definir una contraseña para desproteger la estructura.

Cifrar con contraseña

Para requerir una contraseña al abrir el archivo: Archivo > Información > Proteger libro > Cifrar con contraseña. Esta protección es independiente de la protección de hoja o de estructura del libro.

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Macros

Una macro es una secuencia de comandos almacenados en código VBA (Visual Basic for Applications) que automatiza tareas repetitivas. Las macros se ejecutan cuando el usuario las llama, ya sea desde un atajo de teclado, un botón o el cuadro de diálogo de macros.

Crear una macro con la grabadora

1. Activar la pestaña Programador si no está visible: Archivo > Opciones > Personalizar cinta de opciones > activar Programador.

2. Pulsar Programador > Grabar macro (o Alt+F8 para abrir el cuadro de macros).

3. Asignar un nombre (debe empezar por letra; usar guiones bajos en lugar de espacios).

4. Opcionalmente asignar un atajo de teclado (precaución: puede sobrescribir atajos de Excel existentes como Ctrl+Z).

5. Elegir la ubicación de almacenamiento:

• Este libro — la macro solo está disponible en el libro actual.

• Libro de macros personal — crea o actualiza el archivo oculto Personal.xlsb, disponible en todas las sesiones de Excel.

• Libro nuevo — almacena la macro en un libro nuevo.

6. Añadir una descripción opcional.

7. Realizar las acciones a grabar.

8. Pulsar Detener grabación en la pestaña Programador.

La grabadora registra todos los pasos, incluidos los errores. Se recomienda practicar la secuencia antes de grabar.

Atajos de teclado para macros

Seguridad de macros

Las macros no se pueden deshacer con Ctrl+Z. Para proteger el sistema:

• Los libros con macros deben guardarse en formato .xlsm (o .xlsb/.xltm). Un libro .xlsx no puede contener macros VBA activas.

• Excel dispone de niveles de seguridad de macros configurables en Archivo > Opciones > Centro de confianza > Configuración del Centro de confianza > Configuración de macros:

• Deshabilitar todas las macros sin notificación

• Deshabilitar todas las macros con notificación (predeterminado recomendado)

• Deshabilitar todas las macros excepto las firmadas digitalmente

• Habilitar todas las macros (no recomendado)

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Vínculos externos (referencias externas)

Un vínculo externo (también llamado referencia externa) es una fórmula en un libro que hace referencia a celdas, rangos con nombre o tablas de otro libro diferente. La sintaxis incluye el nombre del libro fuente entre corchetes (si el libro fuente está cerrado, delante va también su ruta y el conjunto ruta + libro + hoja va entre comillas simples, por ejemplo ='C:\Informes\[Libro1.xlsx]Hoja1'!$A$1):

=[Libro1.xlsx]Hoja1!$A$1

Tipos de vínculos externos

• Vínculos en fórmulas de celda: referencias directas a celdas de otro libro.

• Vínculos en nombres definidos: rangos con nombre que apuntan a otro libro.

• Vínculos en gráficos: series de datos procedentes de otro libro.

• Vínculos en tablas dinámicas: origen de datos en otro archivo.

Gestionar vínculos: cuadro de diálogo "Editar vínculos"

Acceso: Datos > Consultas y conexiones > Editar vínculos (solo disponible si el libro contiene vínculos externos).

Opciones del cuadro de diálogo:

Al romper un vínculo, todas las fórmulas que lo usan se reemplazan por su valor calculado en el momento de romperlo. Si el libro fuente no está disponible, se usa el último valor conocido.

Advertencia al abrir libros con vínculos

Al abrir un libro con vínculos externos a libros cerrados, Excel muestra una barra de seguridad con el botón Habilitar contenido o pregunta si se desean actualizar los vínculos. Esto permite controlar si los datos se actualizan desde los archivos fuente.

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Autorrecuperación y Autoguardado

Autorrecuperación

La Autorrecuperación guarda automáticamente una copia temporal del libro a intervalos regulares. Si Excel se cierra inesperadamente, al volver a abrirlo aparece el Panel de recuperación de documentos con los archivos que se pueden restaurar.

Configuración: Archivo > Opciones > Guardar

Los archivos de Autorrecuperación son temporales. Si el libro se cierra correctamente (con "Guardar" o "No guardar" deliberado), los archivos temporales se eliminan. Solo se conservan ante un cierre inesperado.

Recuperar un archivo no guardado: Archivo > Información > Administrar libro > Recuperar libros no guardados.

Autoguardar (AutoSave)

El Autoguardar es una función distinta de la Autorrecuperación, disponible para libros almacenados en OneDrive o SharePoint. Guarda los cambios de forma continua y casi instantánea, habilitando la coautoría en tiempo real. Se activa con el interruptor Autoguardar en la esquina superior izquierda de la ventana.

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Compartir libros y coautoría

Compartir desde OneDrive

Cuando un libro está guardado en OneDrive o SharePoint, se puede compartir directamente desde Excel:

1. Archivo > Compartir (o botón Compartir en la esquina superior derecha).

2. Escribir la dirección de correo del colaborador.

3. Elegir el nivel de acceso: Puede editar o Puede ver.

4. Opcionalmente añadir un mensaje y pulsar Enviar.

Los colaboradores reciben un enlace y pueden abrir el libro en Excel o en Excel para la Web.

Coautoría en tiempo real

La coautoría permite que varias personas editen el mismo libro simultáneamente. Requiere:

• El libro guardado en OneDrive o SharePoint.

• El Autoguardar activado.

Las celdas que otros usuarios están editando se resaltan con un color asociado a cada colaborador. Los cambios son visibles en tiempo real para todos los participantes.

Historial de versiones

Con Autoguardar activo, Excel guarda versiones automáticamente en la nube. Para consultar o restaurar una versión anterior: Archivo > Historial de versiones. Cada versión muestra fecha, hora y autor de los cambios.

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Cambiar entre libros abiertos

Hojas de cálculo y libros

Cálculos

Gráficos

Informes de tablas dinámicas y gráficos dinámicos

Clasificación y filtrado

Precisión numérica

Excel almacena y calcula con una precisión de 15 dígitos significativos. Si un número tiene más de 15 dígitos, los dígitos que superan el decimoquinto (del 16.º en adelante) se redondean hacia abajo a cero. Por ejemplo:

• El número 1234567890123456 se almacena como 1234567890123450 (el 16.º dígito pasa a 0)

• Esto afecta a cálculos financieros con cifras muy grandes

Portapapeles de Office

El portapapeles de Office es independiente del portapapeles del sistema operativo (que solo guarda 1 elemento). Al llenarse los 24 elementos, el más antiguo se elimina automáticamente al añadir uno nuevo.

Libro compartido (edición simultánea heredada)

Esta funcionalidad se activa mediante Revisar > Compartir libro (opción heredada, no confundir con la coautoría en tiempo real).

Coautoría en tiempo real

La coautoría moderna permite edicion simultanea sin los límites del libro compartido heredado. No tiene límite de usuarios documentado oficialmente, aunque el rendimiento depende de la conexión y la memoria disponible. Las tablas de Excel son compatibles con la coautoría moderna (a diferencia del modo heredado).

Resumen de los límites más importantes para el examen

Fuente oficial: Especificaciones y límites de Excel — Microsoft Support (España)

El cuadro de diálogo Formato de celdas es la herramienta central para aplicar formato en Excel. Se abre con Ctrl+1, con clic derecho sobre la celda > Formato de celdas, o desde la ficha Inicio > grupo Fuente/Alineación/Número > icono del iniciador de cuadro de diálogo (flecha diagonal en la esquina inferior derecha del grupo).

El cuadro tiene 6 pestañas: Número, Alineación, Fuente, Borde, Relleno, Proteger.

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Pestaña Número

Controla cómo se muestra el valor numérico de la celda. El formato no cambia el valor almacenado, solo su representación visual.

Categorías de formato de número

La categoría Decimal no existe en Excel. Las categorías disponibles son exactamente las siguientes 12: General, Número, Moneda, Contabilidad, Fecha, Hora, Porcentaje, Fracción, Científica, Texto, Especial y Personalizada.

Regla clave del Porcentaje: el formato Porcentaje no modifica el valor de la celda. Solo cambia la visualización. El valor interno de una celda que muestra 21 % es 0,21. Si la celda contiene el valor 5 y se aplica Porcentaje, mostrará 500 %.

Regla clave de la Fracción: el formato Fracción no permite decimales en la representación. Las fracciones se simplifican automáticamente (2/4 se muestra como 1/2).

Categoría inexistente: la categoría Decimal NO existe en Excel. El formato equivalente para mostrar decimales es la categoría Número.

Comportamiento automático de Excel con entradas de celda

Excel interpreta automáticamente ciertos patrones de entrada en celdas con formato General:

Importante sobre paréntesis: en Excel, escribir un número entre paréntesis (por ejemplo, (500)) lo interpreta como un número negativo. Esto es una convención contable estándar.

Importante sobre fechas automáticas: en una celda con formato General, si se escribe 20-2, Excel lo convierte automáticamente a la fecha 20-feb (20 de febrero del año en curso). Para evitar esta conversión, aplicar primero el formato Texto a la celda, o preceder la entrada con un apóstrofe.

Códigos de formato personalizado

Los códigos de formato personalizado permiten crear representaciones específicas:

Estructura de 4 secciones:

[positivos];[negativos];[ceros];[texto]

Ejemplo: #.##0,00;[Rojo]-#.##0,00;"-";@

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Pestaña Alineación

Alineación horizontal

Controla la posición del contenido a lo largo del ancho de la celda. Hay 8 opciones:

Tipos de alineación horizontal: General, Izquierda, Centrar, Derecha, Rellenar, Justificar, Centrar en la selección, Distribuida (8 opciones). Superior NO es una alineación horizontal; es vertical.

Alineación vertical

Controla la posición del contenido a lo largo del alto de la celda. Hay 5 opciones:

Tipos de alineación vertical: Superior, Centrar, Inferior, Justificar, Distribuida (5 opciones). Rellenar NO es una alineación vertical; es horizontal.

Alineación Distribuida: ajusta el texto al tamaño de la celda ocupando todo el alto y ancho de la celda. Es la definición habitual en los manuales de oposición, no la de Microsoft: la documentación oficial recoge que la opción existe (Distribuido, en horizontal y en vertical) pero no describe su comportamiento, y la única alineación vertical que documenta para repartir el texto a lo alto de la celda es Justificar («Justifica el contenido de la celda hacia arriba y hacia abajo dentro del ancho de la celda»).

Orientación del texto

El ángulo de inclinación del texto se puede ajustar entre −90° y 90°. También existe la opción Texto vertical (letras apiladas de arriba a abajo, sin rotación).

Ajuste de texto y otras opciones

Salto de línea manual dentro de una celda: para insertar un salto de línea dentro de la misma celda (sin pasar a la siguiente), se pulsa Alt+Intro. Esto crea una nueva línea dentro de la celda sin cambiar de celda ni ampliar el rango.

Opciones de combinar celdas (grupo Alineación de la ficha Inicio)

Advertencia: Al combinar celdas, Excel avisa de que se perderán todos los valores excepto el de la celda superior izquierda.

Diferencia entre Combinar y centrar vs. Combinar horizontalmente: "Combinar y centrar" combina celdas tanto en filas como en columnas en una sola gran celda; "Combinar horizontalmente" combina celda a celda dentro de cada fila del rango seleccionado, pero no une filas entre sí.

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Pestaña Fuente

Controla el aspecto tipográfico del contenido de la celda.

Tipos de subrayado

Tipo inexistente: "Doble especialidad" no existe como tipo de subrayado en Excel. Los únicos 5 tipos son: Ninguno, Simple, Doble, Simple contabilidad y Doble contabilidad.

Atajos de teclado de fuente

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Pestaña Borde

Permite aplicar líneas en los bordes de las celdas seleccionadas.

• Predefinidos: Sin borde, Contorno (borde exterior), Interior (bordes interiores de un rango)

• Bordes individuales: Superior, Inferior, Izquierdo, Derecho, Diagonal ascendente, Diagonal descendente

• Estilo de línea: Continua fina, continua gruesa, doble, discontinua, de puntos, etc.

• Color: Selector de color para el color de la línea del borde

El orden de aplicación importa: primero seleccionar el estilo y color de línea, y después hacer clic en el borde donde se quiere aplicar.

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Pestaña Relleno

Controla el color de fondo de la celda.

• Color de fondo: Paleta de colores o selector de color personalizado

• Sin color: Elimina el relleno (fondo transparente)

• Color de trama: Color secundario para el patrón/trama

• Estilo de trama: Patrones de relleno (rayas horizontales, verticales, diagonales, puntos, etc.)

• Efectos de relleno: Degradados (solo disponible desde el cuadro de diálogo, no desde la cinta)

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Pestaña Proteger

Controla si la celda se bloquea o se oculta cuando la hoja está protegida.

Importante: Las opciones de Proteger solo tienen efecto cuando se activa la protección de hoja (Revisar > Proteger hoja). Simplemente marcar "Bloqueada" sin proteger la hoja no tiene ningún efecto.

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Estilos de celda

Los estilos de celda son conjuntos predefinidos de formato (fuente, tamaño, color, borde, formato de número) que se aplican de una sola vez.

Ubicación: Ficha Inicio > grupo Estilos > botón Estilos de celda

Categorías de estilos predefinidos

Acciones disponibles:

• Nuevo estilo de celda… – crea un estilo personalizado basado en el formato de la celda activa

• Combinar estilos… – importa estilos de otro libro abierto

• Clic derecho sobre un estilo → Modificar, Duplicar, Eliminar

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Dar formato como tabla

Ruta: Ficha Inicio > grupo Estilos > Dar formato como tabla

Convierte un rango de celdas en una tabla de Excel estructurada (objeto Table). Esto activa automáticamente:

• Filtros automáticos en la fila de encabezado (flechas desplegables)

• Referencias estructuradas en fórmulas (p. ej., =SUMA(Tabla1[Ventas]) en lugar de =SUMA(B2:B100))

• Fila de totales (opcional, activable desde la ficha Diseño de tabla)

• Autoexpansión: al añadir datos junto a la tabla, esta se expande automáticamente

• Estilos visuales predefinidos con bandas de color alternadas

Estilos de tabla disponibles

Los estilos de tabla se organizan en tres grupos (Claro, Medio, Oscuro) y usan los colores del tema del documento. Los nombres siguen el patrón [Color], Estilo de tabla [intensidad] [número]. Los colores de tema disponibles son: Azul, Naranja, Gris, Amarillo, Azul claro, Verde y Blanco (para estilos claros) o Negro (para estilos oscuros). Por ejemplo: "Azul, Estilo de tabla medio 2", "Naranja, Estilo de tabla claro 3". El nombre exacto depende del tema activo del documento; si el tema cambia, los nombres de los estilos cambian con él.

Nota sobre identificación de estilos: Los estilos de tabla no tienen nombres fijos independientes del tema. Un estilo como "Naranja, Estilo de tabla medio 5" solo existe si el tema activo del documento tiene ese color de énfasis. Por eso, un estilo de tabla cuyo color no pertenece al tema activo no se puede seleccionar.

Requisitos para dar formato como tabla

• El rango debe contener al menos una fila de encabezado con etiquetas únicas (no puede haber dos columnas con el mismo nombre ni encabezados vacíos)

• Las filas en blanco no impiden que el rango sea una tabla: una tabla puede tenerlas (se localizan filtrando por (Espacios en blanco))

• Excel creará nombres de columna genéricos (Columna1, Columna2…) si los encabezados están vacíos

Comportamiento al aplicar

1. Excel detecta el rango contiguo automáticamente

2. Muestra el cuadro "Dar formato como tabla" para confirmar el rango y si tiene encabezados

3. Si se marca "La tabla tiene encabezados", la primera fila se convierte en encabezado de tabla (no es dato)

4. Si no se marca, Excel inserta una fila de encabezados genéricos encima de los datos

Diferencia entre tabla de Excel y rango con formato

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Atajos de teclado de formato

Los formatos personalizados permiten controlar exactamente cómo Excel muestra números, fechas, horas y texto, sin modificar el valor almacenado en la celda. Se definen en Ctrl+1 > Número > Personalizada (o clic derecho sobre la celda > Formato de celdas > pestaña Número > categoría Personalizada).

Principio clave: El formato solo cambia la apariencia visual. El valor real de la celda permanece inalterado y es ese valor el que se usa en fórmulas y cálculos.

Cómo crear, modificar y eliminar formatos personalizados

Crear un formato nuevo

1. Seleccionar la celda o rango.

2. Abrir Formato de celdas: Ctrl+1 o clic derecho > Formato de celdas.

3. Ir a la pestaña Número > categoría Personalizada.

4. En el campo Tipo, escribir el código de formato.

5. Pulsar Aceptar.

Modificar un formato existente

• Seleccionar la celda > Ctrl+1 > Personalizada > seleccionar el formato en la lista > editarlo en el campo Tipo > Aceptar.

• Los formatos integrados de Excel no se pueden editar directamente; si se modifican, se crea una copia nueva.

Eliminar un formato personalizado

• Ctrl+1 > Personalizada > seleccionar el formato en la lista > pulsar el botón Eliminar.

• Solo se pueden eliminar formatos creados por el usuario; los formatos predefinidos de Excel no se pueden borrar.

Nota sobre separadores (locale)

Excel utiliza el separador decimal y de miles del idioma del sistema operativo. En la configuración española:

Por eso, en Excel en español se escribe #.##0,00 (punto = miles, coma = decimal). En exámenes puede aparecer la notación anglosajona #,##0.00 (coma = miles, punto = decimal); ambas representan el mismo concepto pero con los separadores invertidos. La lógica del código es idéntica independientemente del locale.

Estructura de secciones

Un formato personalizado puede tener hasta 4 secciones separadas por punto y coma (;).

Esquema: [positivos] ; [negativos] ; [cero] ; [texto]

Para omitir una sección sin eliminarla, se deja vacía. Ejemplo: #.##0,00;;; muestra positivos con formato, no muestra nada para negativos, ceros ni texto.

Ejemplo con las cuatro secciones:

[Azul]#.##0,00;[Rojo]-#.##0,00;0,00;"ventas "@

• Positivos: azul, con miles y 2 decimales.

• Negativos: rojo, con signo menos.

• Ceros: sin color, sin decimales extra.

• Texto: prefijo "ventas " antes del texto de la celda.

Marcadores de posición de dígitos

Diferencias clave entre #, 0 y ?

• # — nunca rellena con ceros. #,## muestra 5 como 5 (no 5,00).

• 0 — siempre rellena hasta alcanzar las posiciones definidas. 0,00 muestra 5 como 5,00.

• ? — reserva espacio con un espacio en blanco para dígitos no significativos, lo que permite alinear la coma decimal verticalmente en columnas cuando las celdas tienen distinto número de decimales.

Separador de miles y escala

Colocar la coma (o punto en locale anglosajón) entre marcadores de dígito activa el separador de miles: #.##0.

Colocar una o más comas al final (después del último marcador) divide el valor por 1.000 por cada coma adicional:

Ejemplo con #.### (solo separador de miles, sin decimales)

El formato #.### activa el separador de miles y no define decimales, por lo que redondea al entero más cercano:

Códigos de porcentaje y notación científica

Códigos de fecha

En Excel en español se aceptan tanto las variantes en español (aa, aaaa) como las inglesas (yy, yyyy) para el año.

Ambigüedad de "m" entre mes y minutos

El código m o mm se interpreta como mes cuando aparece solo o junto a códigos de fecha (d, dd, aaaa). Se interpreta como minutos cuando aparece inmediatamente después de h o hh, o inmediatamente antes de s o ss.

Ejemplos de formatos de fecha

Códigos de hora

Horas transcurridas (tiempo acumulado)

Para mostrar un total de horas, minutos o segundos que supere 24 h / 60 min / 60 s, se usan corchetes:

Ejemplo: [h]:mm:ss mostraría 37:30:00 para un total de 37 horas y 30 minutos.

Códigos de color

Se escribe el nombre del color entre corchetes al inicio de la sección (antes que cualquier otro código). Excel acepta exactamente 8 nombres y su equivalente con número de color de la paleta:

Además, se puede usar [Color N] con N entre 1 y 56 para acceder a cualquier color de la paleta de 56 colores de Excel. Los 8 colores con nombre corresponden a los primeros 8 de esa paleta.

Ejemplo: [Verde]#.##0,00;[Rojo]-#.##0,00 → positivos en verde, negativos en rojo.

Códigos de condición

Permiten aplicar un formato diferente según si el valor cumple una condición. La condición se encierra entre corchetes y se coloca al inicio de la sección.

Esquema: [<condición>]formato

Operadores permitidos: =, <, >, <=, >=, <>

Limite: Un formato personalizado puede tener como máximo 2 condiciones explícitas. La tercera sección actúa como "el resto" (todos los casos que no cumplen ninguna de las dos condiciones anteriores).

Formato con condición para mostrar texto en lugar de cero

• Positivos: 2 decimales.

• Negativos: 2 decimales con signo.

• Ceros: muestra una semirraya (–) en lugar del número 0.

Este patrón es común en tablas financieras para distinguir visualmente celdas vacías o sin actividad.

Caracteres especiales

Caracteres que se pueden incluir directamente sin barra invertida ni comillas: $, +, -, /, (, ), :, !, ^, &, ', ~, {, }, =, <, > y el espacio.

Categoría "Especial" (formatos predefinidos)

Excel incluye formatos listos para usos específicos en la categoría Especial del cuadro de diálogo Formato de celdas. Son equivalentes a formatos personalizados que gestionan ceros a la izquierda y patrones fijos:

Estos formatos son especialmente útiles cuando los números tienen ceros significativos a la izquierda que Excel eliminaría si se almacenasen como número puro. La categoría Especial es la forma correcta de introducir códigos postales y números de la Seguridad Social en Excel.

Texto literal en formatos

Cualquier texto que deba aparecer en la celda junto al valor se puede incluir:

• Entre comillas dobles: 0,00 "unidades" → 12,50 unidades

• Con barra invertida (solo un carácter): 0\€ → 12€

• Directamente si es un símbolo permitido: $#.##0,00 → $1.234,00

El código @ en la cuarta sección inserta el texto que el usuario escribe en la celda:

;;;"Texto: "@

Si no se incluye @ en la sección de texto, cualquier texto escrito en la celda no se mostrará.

Resumen: orden dentro de una sección

El orden recomendado de los elementos dentro de cada sección es:

1. Color (opcional): [Rojo]

2. Condición (opcional): [>0]

3. Símbolo de moneda o texto inicial: "€"

4. Marcadores de dígito con separadores: #.##0,00

5. Texto final: " kg"

6. Carácter de relleno (opcional): *-

Ejemplos completos

Fuente: Revisar las instrucciones para personalizar un formato de número — Microsoft Support España

El formato condicional aplica estilos visuales a las celdas automáticamente según sus valores o condiciones. Se accede desde Inicio > grupo Estilos > Formato condicional. Permite resaltar tendencias, detectar duplicados, comparar rangos y visualizar datos sin modificar su contenido.

Tipos de regla

Reglas para resaltar celdas

Aplica color de relleno, fuente o borde cuando la celda cumple una condición concreta. Los subtipos disponibles son:

El formato por defecto es relleno rojo claro con texto rojo oscuro, pero puede cambiarse a cualquier combinación de colores o a un formato personalizado.

Reglas superiores e inferiores

Resalta los valores más altos o más bajos de un rango:

Barras de datos

Muestra una barra proporcional al valor dentro de la misma celda. Cuanto mayor el valor, más larga la barra.

Variantes de relleno:

• Relleno degradado: la barra va de un color sólido en el extremo izquierdo a un tono más claro hacia la derecha.

• Relleno sólido: la barra tiene un color uniforme de extremo a extremo.

Opciones de configuración avanzada (boton "Mas reglas..." o editar regla):

El tipo de valor mínimo y máximo permite fijar puntos de anclaje: por ejemplo, con "Número" se puede establecer que la barra sea nula por debajo de 0 y máxima a partir de 100, independientemente de los valores reales del rango.

Escalas de color

Aplica un degradado de color a todo el rango según el valor de cada celda. Corresponde al tipo "Aplicar formato a todas las celdas según sus valores".

Escala de 2 colores: define un color para el valor mínimo y otro para el máximo; los valores intermedios reciben una mezcla proporcional.

Escala de 3 colores: añade un punto medio (por defecto, percentil 50) con su propio color, lo que permite representar valores bajos, medios y altos con tres tonos distintos.

Para cada punto (mínimo, punto medio, máximo) se puede establecer el tipo de valor:

Excel incluye varios esquemas de colores predefinidos (verde-amarillo-rojo, azul-blanco-rojo, etc.) accesibles directamente desde el submenú.

Conjuntos de iconos

Muestra un icono dentro de la celda según el rango en que se encuentra su valor. Excel divide el rango automáticamente en intervalos iguales según el número de iconos del conjunto: 33 %/67 % para conjuntos de 3 iconos; 25 % para conjuntos de 4 iconos; 20 % para conjuntos de 5 iconos.

Los conjuntos están organizados en cuatro categorías:

Direccional (flechas)

• 3 flechas de color / 3 flechas grises

• 4 flechas de color / 4 flechas grises

• 5 flechas de color / 5 flechas grises

• 3 triángulos

Formas

• 3 semáforos sin marco (circulos verde, amarillo y rojo)

• 3 semáforos con marco (mismo concepto con borde cuadrado)

• 4 semáforos (verde, amarillo, naranja y rojo)

• 3 señales (rombos verde, amarillo y rojo)

• Rojo a negro (escala de circulos del rojo al negro)

Indicadores

• 3 símbolos con círculo (círculo verde con marca de verificación, amarillo con exclamación, rojo con aspa)

• 3 símbolos sin círculo (marca de verificación verde, signo de exclamación amarillo, aspa roja)

• 3 indicadores (bandera verde, bandera amarilla, bandera roja)

Calificaciones (valoración)

• 3 estrellas (estrella llena, media y vacía)

• 4 valoraciones (barras de señal de 0 a 4 niveles)

• 5 valoraciones (barras de señal de 0 a 5 niveles)

• 5 cuartos (circulo vacío, 1/4, 1/2, 3/4 y lleno)

• 5 casillas (cuadros rellenos progresivamente de 0 a 5)

Opciones de configuración de conjuntos de iconos:

Nueva regla

Abre el cuadro de diálogo completo para crear una regla desde cero. Ofrece seis tipos:

El tipo 2 ("celdas que contengan") permite condicionar el formato a: valor de celda (con operadores Igual a, Entre, Mayor que, etc.), texto específico, fechas que correspondan a un periodo, celdas en blanco, celdas sin blancos, errores y celdas sin errores.

Tipo "Líneas" NO existe en el formato condicional. No es un tipo de regla disponible.

Reglas basadas en fórmulas

El tipo 6 de "Nueva regla" permite escribir cualquier fórmula lógica. Requisitos:

• Debe comenzar con el signo =

• Debe devolver VERDADERO (1) o FALSO (0)

• Se usan referencias relativas para que la fórmula se adapte a cada celda del rango (la referencia se ajusta fila a fila o columna a columna)

• Para fijar una columna o fila de referencia, se usan referencias absolutas con el signo $ (por ejemplo, $B2 fija la columna B pero deja libre la fila)

• Si la fórmula devuelve un error, el formato no se aplica a esa celda

Ejemplos habituales:

Administrar reglas y prioridad

Inicio > Formato condicional > Administrar reglas muestra todas las reglas del rango seleccionado o de toda la hoja. Desde este panel se puede:

• Crear, editar o eliminar reglas

• Ver el rango al que se aplica cada regla (Se aplica a)

• Cambiar la prioridad con las flechas arriba/abajo: la regla que aparece más arriba en la lista tiene mayor prioridad y se evalúa primero

Comportamiento cuando varias reglas coinciden:

• Si los formatos no son contradictorios (por ejemplo, una regla añade negrita y otra cambia el color de relleno), se aplican los dos.

• Si los formatos son contradictorios (dos reglas cambian el color de fuente), gana la regla con mayor prioridad (la que está más arriba en la lista).

Detener si es verdad

La casilla Detener si es verdad (columna derecha del panel Administrar reglas) indica a Excel que, si esa regla se cumple, deje de evaluar las reglas de menor prioridad para esa celda.

• Útil para crear lógica excluyente: si la celda cumple la primera condición, no se comprueban las siguientes.

• No está disponible para reglas de tipo Barra de datos, Escala de color o Conjunto de iconos; esos tipos siempre evalúan todas las reglas.

Copiar y pegar formato condicional

Para copiar un formato condicional a otras celdas:

1. Selecciona la celda o rango que ya tiene el formato condicional.

2. En la pestaña Inicio, haz clic en Copiar formato (icono de brocha de pintura).

3. Arrastra sobre el rango de destino y suelta.

4. Pulsa Esc para desactivar la herramienta.

También se puede usar Ctrl + C sobre la celda origen, seleccionar el destino, y en Inicio > Pegar > Pegado especial elegir Formatos (atajo: Ctrl + Alt + V, seleccionar Formatos).

Al copiar reglas basadas en fórmulas con referencias relativas, las referencias se ajustan automáticamente al nuevo destino. Conviene verificar siempre que el ajuste sea el deseado.

Eliminar reglas

Inicio > Formato condicional > Borrar reglas ofrece varios alcances:

Borrar reglas no elimina el formato manual aplicado a las celdas, solo las reglas condicionales.

Herramienta Análisis rápido

Al seleccionar un rango de datos, aparece el botón Análisis rápido en la esquina inferior derecha de la selección (también con Ctrl + Q). La pestaña Formato ofrece accesos directos a los formatos condicionales más comunes:

Concepto "Se aplica a"

Cada regla tiene un campo Se aplica a que define el rango de celdas sobre el que actúa. Permite que una misma regla cubra rangos discontinuos separados por punto y coma (por ejemplo, $B$2:$B$10;$D$2:$D$10).

Prioridad visual frente al formato manual

El formato condicional tiene prioridad visual sobre el formato manual de la celda cuando ambos afectan al mismo atributo. Por ejemplo, si el formato manual establece relleno azul y una regla condicional activa establece relleno rojo, la celda se ve roja mientras la condición se cumpla.

Filtrar por color de formato condicional

Para filtrar filas según el color aplicado por el formato condicional, el rango debe tener el Filtro automático activado (Datos > Filtro o Ctrl + Mayus + L). A continuación, en el desplegable de la columna, se elige Filtrar por color.

Estructura de una función en Excel

Una función en Excel tiene tres partes fundamentales:

Regla clave: En la versión española de Excel, el separador de argumentos es el punto y coma (;), no la coma (,). Usar coma produce error. No existen funciones RESTA ni DIVIDIR: se usan los operadores - y /.

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Categorías de funciones en Excel

Excel organiza sus funciones en categorías accesibles desde la pestaña Fórmulas de la cinta de opciones:

Nota importante: La categoría Ingeniería incluye funciones para cálculos con la función de Bessel, conversiones entre diferentes sistemas de numeración (binario, octal, hexadecimal, decimal) y conversión entre unidades de medida (CONVERTIR). La categoría Estadísticas incluye funciones para contar, calcular media aritmética, desviación estándar, varianza, etc. Las funciones BDMAX y BDMIN pertenecen a la categoría Base de datos.

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Funciones matemáticas y trigonométricas

Referencia completa

Diferencia entre COMBINAT y PERMUTACIONES

Diferencia entre SUMAR.SI y SUMAR.SI.CONJUNTO

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Funciones de paridad

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SUBTOTALES: tabla completa de códigos

La función SUBTOTALES recibe un código numérico que determina qué cálculo realizar:

• Códigos 1-11: Incluyen las filas ocultadas manualmente, pero ignoran las ocultas por filtro automático.

• Códigos 101-111: Ignoran tanto las ocultas por filtro como las ocultadas manualmente.

Ejemplos:

=SUBTOTALES(9;A2:A10)    → suma solo filas visibles tras aplicar filtro

=SUBTOTALES(3;J2:J10)    → CONTARA de filas visibles (celdas ocupadas en J2:J10)

=SUBTOTALES(103;J2:J10)  → CONTARA ignorando también ocultos manuales

=SUBTOTALES(1;B2:B20)    → promedio de filas visibles (filtradas)

Si un rango contiene otras funciones SUBTOTALES anidadas, estas se ignoran para evitar doble conteo.

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CONVERTIR: unidades habituales

Las unidades se especifican como texto entre comillas dobles y son sensibles a mayúsculas/minúsculas.

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Funciones estadísticas

Funciones de suma, máximo y mínimo condicionales

Referencia completa de funciones estadísticas

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Tablas comparativas clave

CONTAR vs CONTARA vs CONTAR.BLANCO

CONTAR(A1:A3) con A1=5, A2="Texto", A3=VERDADERO → devuelve 1 (solo A1 es número).

REDONDEAR vs REDONDEAR.MAS vs REDONDEAR.MENOS vs TRUNCAR vs ENTERO

Diferencia clave entre TRUNCAR y ENTERO: con números negativos, TRUNCAR(-2,7;0) = -2, pero ENTERO(-2,7) = -3.

DESVEST.M vs DESVEST.P vs DESVESTA

MAX/MIN vs MAXA/MINA

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Análisis rápido — pestaña Totales

La herramienta Análisis rápido (aparece al seleccionar un rango con datos, esquina inferior derecha) incluye la pestaña Totales:

Disponibles en Totales (se insertan automáticamente):

• SUMA (por columnas o por filas)

• PROMEDIO

• CONTAR

• % del total

• SUMA acumulada

No disponibles en Totales (hay que escribir la fórmula manualmente):

• Máximo y Mínimo (MAX y MIN)

• MEDIANA, MODA.UNO

• SUMAR.SI, CONTAR.SI, PROMEDIO.SI

• SUBTOTALES, K.ESIMO.MAYOR, K.ESIMO.MENOR

• DESVEST, VAR

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Errores frecuentes y casos especiales

Comportamiento de SUMA con argumentos escritos directamente

Cuando los argumentos se escriben directamente en la función (no como referencias a celdas), SUMA convierte a número el texto que representa un número y los valores lógicos: VERDADERO equivale a 1 y FALSO a 0. Así, =SUMA("5";15;VERDADERO) devuelve 21 (5+15+1). En cambio, cuando esos mismos valores están en celdas referenciadas, el texto y los lógicos se ignoran.

Funciones de texto en Excel 2021

Las funciones de texto permiten manipular, extraer, combinar y transformar cadenas de caracteres. Son esenciales en el tratamiento de datos importados, limpieza de registros y generación de etiquetas dinámicas.

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1. Funciones de concatenación

CONCATENAR

=CONCATENAR(texto1; [texto2]; ...)

• Argumentos: hasta 255 cadenas de texto o referencias de celda.

• Devuelve: una sola cadena uniendo todos los argumentos en el orden indicado.

• No admite rangos: hay que indicar cada celda individualmente.

• Estado: considerada obsoleta en Excel 2021; se prefiere CONCAT o el operador &.

• Ejemplo: =CONCATENAR(A2;" ";B2) → "Juan García"

CONCAT

=CONCAT(texto1; [texto2]; ...)

• Argumentos: hasta 253 textos, referencias o rangos.

• Devuelve: una sola cadena sin separador automático.

• Admite rangos completos: =CONCAT(A1:A5) une las cinco celdas en orden.

• Sin delimitador: los textos se unen directamente, sin espacio ni coma entre ellos.

• Límite de resultado: 32.767 caracteres.

• Ejemplo: =CONCAT(B5;C5) → "Número:215" si B5="Número:" y C5=215.

UNIRCADENAS

=UNIRCADENAS(delimitador; ignorar_vacíos; texto1; [texto2]; ...)

• delimitador (obligatorio): cadena de texto que se inserta entre cada elemento (puede ser "" para ninguno).

• ignorar_vacíos (obligatorio): VERDADERO omite las celdas vacías; FALSO las incluye generando delimitadores consecutivos.

• texto1, texto2...: hasta 252 argumentos de texto o rangos.

• Devuelve: todos los textos unidos con el delimitador elegido.

• Ejemplo: =UNIRCADENAS(", ";VERDADERO;A1:A5) → "Madrid, Sevilla, Valencia" (omite celdas vacías).

• Ejemplo con espacios: =MAYUSC(UNIRCADENAS(" ";VERDADERO;C2;D2;E2)) → nombre completo en mayúsculas.

Operador &

=A1&" "&B1

• Comportamiento: equivale a CONCATENAR para dos o más valores; sintaxis más compacta.

• No requiere función: puede combinarse directamente con texto literal entre comillas.

• Ejemplo: =A1&" "&B1&" "&C1 → nombre + apellidos con espacios.

• Ejemplo con texto fijo: ="Destinatario: "&D2

Comparativa: CONCATENAR vs CONCAT vs UNIRCADENAS vs &

Recomendación: usar & para uniones simples, CONCAT para rangos sin separador y UNIRCADENAS cuando se necesite un delimitador o descartar celdas vacías.

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2. Funciones de extracción de subcadenas

IZQUIERDA

=IZQUIERDA(texto; [núm_de_caracteres])

• texto (obligatorio): cadena de la que se extraen los caracteres.

• núm_de_caracteres (opcional): cuántos caracteres se extraen desde el inicio. Si se omite, equivale a 1.

• Devuelve: los primeros núm_de_caracteres de la cadena.

• Error: #¡VALOR! si núm_de_caracteres es negativo.

• Ejemplo: =IZQUIERDA("Expediente";4) → "Expe"

• Ejemplo: =IZQUIERDA(A1;3) → los tres primeros caracteres del contenido de A1.

DERECHA

=DERECHA(texto; [núm_de_caracteres])

• texto (obligatorio): cadena de la que se extraen los caracteres.

• núm_de_caracteres (opcional): cuántos caracteres se extraen desde el final. Si se omite, equivale a 1.

• Devuelve: los últimos núm_de_caracteres de la cadena.

• Error: #¡VALOR! si núm_de_caracteres es negativo.

• Ejemplo: =DERECHA("Expediente";3) → "nte"

EXTRAE

=EXTRAE(texto; posición_inicial; núm_de_caracteres)

• texto (obligatorio): cadena de la que se extraen caracteres.

• posición_inicial (obligatorio): posición del primer carácter que se extrae (la posición 1 es el primer carácter). Debe ser mayor que 0.

• núm_de_caracteres (obligatorio): cuántos caracteres se devuelven a partir de posición_inicial.

• Devuelve: la subcadena indicada. Si posición_inicial + núm_de_caracteres supera la longitud real, devuelve todo el texto disponible sin error.

• Errores:

• #¡VALOR! si posición_inicial ≤ 0 o si núm_de_caracteres < 0.

• #¿NOMBRE? si el argumento texto se escribe sin comillas y no es una referencia válida: =EXTRAE(Vence;1;3) falla; =EXTRAE("Vence";1;3) devuelve "Ven".

• Nota: la fórmula =EXTRAE("Excel";2.3) es incorrecta: solo lleva dos argumentos (el 2.3 no separa nada, el separador es el punto y coma) y le falta el tercero, obligatorio; Excel no la admite y avisa de que faltan argumentos.

• Ejemplos:

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3. Funciones de longitud

LARGO

=LARGO(texto)

• texto (obligatorio): cualquier cadena de texto o referencia de celda.

• Devuelve: el número total de caracteres, incluyendo espacios, signos de puntuación y caracteres especiales como tildes y ñ.

• Los espacios cuentan: LARGO(" A ") = 3.

• Ejemplo: =LARGO("Trámite") → 7 (T-r-á-m-i-t-e).

• Uso típico: validar longitud de códigos, DNI, referencias.

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4. Funciones de cambio de mayúsculas/minúsculas

MAYUSC

=MAYUSC(texto)

• Devuelve: la cadena con todos los caracteres alfabéticos en MAYÚSCULAS.

• No afecta: números, espacios ni símbolos.

• Ejemplo: =MAYUSC("administración") → "ADMINISTRACIÓN"

MINUSC

=MINUSC(texto)

• Devuelve: la cadena con todos los caracteres alfabéticos en minúsculas.

• No afecta: números, espacios ni símbolos.

• Ejemplo: =MINUSC("JUAN") → "juan"

NOMPROPIO

=NOMPROPIO(texto)

• Devuelve: la primera letra de cada palabra en mayúscula y el resto en minúscula.

• Define "palabra" como cualquier secuencia separada por espacio, guion u otro carácter no alfanumérico.

• Útil para: normalizar nombres importados en bloque de mayúsculas.

• Ejemplo: =NOMPROPIO("JUAN GÓMEZ") → "Juan Gómez"

• Ejemplo en celda: =NOMPROPIO(A2) si A2 contiene "JUAN GARCÍA" → "Juan García"

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5. Funciones de limpieza de cadenas

ESPACIOS

=ESPACIOS(texto)

• Devuelve: la cadena sin espacios iniciales ni finales, y con los espacios internos múltiples reducidos a uno solo.

• No elimina caracteres no imprimibles (para eso, usar LIMPIAR).

• Ejemplo: =ESPACIOS(" Juan García ") → "Juan García"

• Caso de uso: datos importados con espacios sobrantes al inicio.

LIMPIAR

=LIMPIAR(texto)

• Devuelve: la cadena con todos los caracteres no imprimibles eliminados (los 32 primeros del código ASCII de 7 bits, valores 0 a 31).

• No elimina espacios normales; para eso usar ESPACIOS.

• Habitual: importaciones desde sistemas externos, archivos de texto, bases de datos legacy.

• Ejemplo: =LIMPIAR(A1) elimina tabulaciones, saltos de línea ocultos, etc.

• Uso combinado: =ESPACIOS(LIMPIAR(A1)) limpia caracteres no imprimibles y luego espacios sobrantes.

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6. Funciones de búsqueda dentro de cadenas

ENCONTRAR

=ENCONTRAR(texto_buscado; dentro_del_texto; [núm_inicial])

• texto_buscado (obligatorio): cadena que se quiere localizar.

• dentro_del_texto (obligatorio): cadena en la que se busca.

• núm_inicial (opcional): posición desde la que empieza la búsqueda (por defecto 1).

• Devuelve: la posición del primer carácter de la primera coincidencia encontrada (contando desde 1).

• Distingue mayúsculas de minúsculas: "e" y "E" son diferentes.

• No admite comodines.

• Error: #¡VALOR! si no hay coincidencia.

• Ejemplo: =ENCONTRAR("e";"Vence";1) → 2

• Segunda ocurrencia: =ENCONTRAR("a";A1;ENCONTRAR("a";A1)+1)

HALLAR

=HALLAR(texto_buscado; dentro_del_texto; [núm_inicial])

• texto_buscado (obligatorio): cadena o patrón con comodines.

• dentro_del_texto (obligatorio): cadena en la que se busca.

• núm_inicial (opcional): posición desde la que empieza la búsqueda (por defecto 1).

• Devuelve: la posición del primer carácter de la coincidencia.

• No distingue mayúsculas de minúsculas: "v" encuentra "V".

• Admite comodines:

• ? sustituye exactamente un carácter: HALLAR("c?sa";"La casa") → 4

• * sustituye cero o más caracteres: HALLAR("c*a";"La casa") → 4

• Error: #¡VALOR! si no hay coincidencia.

• Ejemplo: =HALLAR("v";"Vence";1) → 1 (no distingue mayúsculas)

Comparativa ENCONTRAR vs HALLAR

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7. Funciones de sustitución y reemplazo

SUSTITUIR

=SUSTITUIR(texto; texto_original; texto_nuevo; [número_de_ocurrencia])

• texto (obligatorio): cadena sobre la que se actúa.

• texto_original (obligatorio): cadena exacta que se quiere reemplazar.

• texto_nuevo (obligatorio): cadena que la sustituye.

• número_de_ocurrencia (opcional): qué aparición se sustituye (1.ª, 2.ª...). Si se omite, todas las apariciones.

• Opera por contenido: busca la cadena concreta sin importar su posición.

• Distingue mayúsculas.

• Ejemplo sin 4.º argumento: =SUSTITUIR("AA-BB-CC";"-";"/") → "AA/BB/CC"

• Ejemplo con 4.º argumento: =SUSTITUIR("AA-BB-CC";"-";"/";2) → "AA-BB/CC" (solo el segundo guion)

REEMPLAZAR

=REEMPLAZAR(texto_original; núm_inicial; núm_de_caracteres; texto_nuevo)

• texto_original (obligatorio): cadena de origen.

• núm_inicial (obligatorio): posición del primer carácter que se sustituye.

• núm_de_caracteres (obligatorio): cuántos caracteres se eliminan a partir de núm_inicial.

• texto_nuevo (obligatorio): cadena que se inserta en esa posición.

• Opera por posición: no importa qué diga el texto, sino dónde está.

• Siempre reemplaza una sola zona.

• Ideal cuando: la estructura de la cadena es fija (p. ej., cambiar el año en un código con formato constante).

• Ejemplo: =REEMPLAZAR("AB-2024";4;4;"2025") → "AB-2025"

Comparativa SUSTITUIR vs REEMPLAZAR

Ejemplos comparados:

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8. Funciones de conversión entre texto y número

TEXTO

=TEXTO(valor; formato)

• valor (obligatorio): número, fecha o referencia de celda con valor numérico.

• formato (obligatorio): cadena entre comillas con los códigos de formato del cuadro de formato de celdas.

• Devuelve: el valor como texto con el formato indicado. El resultado ya no es un número: no se puede operar matemáticamente con él.

• Códigos de formato habituales:

• Ejemplo: =TEXTO(1234,5;"#.##0,00") → "1.234,50"

VALOR

=VALOR(texto)

• texto (obligatorio): cadena de texto que representa un número (puede incluir separador decimal y de miles según la configuración regional).

• Devuelve: el valor numérico equivalente. Permite operar matemáticamente con números que llegaron como texto.

• Error: #¡VALOR! si la cadena contiene caracteres no numéricos distintos del separador decimal o de miles.

• Uso típico: datos importados donde los números están alineados a la izquierda (indicio de que son texto).

• Ejemplo: =VALOR("1.234,50") → 1234,5

DECIMAL

=DECIMAL(número; [decimales]; [no_separar_millares])

• número (obligatorio): valor numérico a formatear.

• decimales (opcional): número de dígitos a la derecha del separador decimal. Por defecto 2. Si es negativo, redondea a la izquierda del separador.

• no_separar_millares (opcional): VERDADERO suprime el separador de miles; FALSO (predeterminado) lo incluye.

• Devuelve: el número redondeado y formateado como texto (no como número).

• Diferencia con TEXTO: DECIMAL es específica para números con decimales y separador de miles; TEXTO es más general y acepta fechas y cualquier código de formato personalizado.

• Ejemplo: =DECIMAL(1234,567;2) → "1.234,57"

• Ejemplo sin separador de miles: =DECIMAL(1234,567;2;VERDADERO) → "1234,57"

• Ejemplo con decimales negativos: =DECIMAL(1234,567;-2) → "1.200" (redondea a centenas)

MONEDA

=MONEDA(número; [núm_de_decimales])

• número (obligatorio): valor numérico a formatear.

• núm_de_decimales (opcional): número de dígitos decimales. Por defecto 2. Si es negativo, redondea a la izquierda del separador decimal.

• Devuelve: el número como texto con el símbolo de moneda de la configuración regional del equipo (€ en España, $ en EE.UU.) y el formato estándar de moneda.

• El resultado es texto: no se puede operar matemáticamente con él directamente (usar VALOR si fuera necesario).

• Diferencia con formato de celda: el formato de celda mantiene el valor como número; MONEDA lo convierte en texto.

• Ejemplo: =MONEDA(1234,5) → "1.234,50 €" (o equivalente según región)

• Ejemplo con 0 decimales: =MONEDA(1234,5;0) → "1.235 €"

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9. Funciones de caracteres y códigos ASCII

CODIGO

=CODIGO(texto)

• texto (obligatorio): cualquier cadena de texto.

• Devuelve: el código numérico ANSI/ASCII del primer carácter de la cadena. El resto de caracteres se ignoran.

• Error: #¡VALOR! si se pasa texto vacío "".

• Ejemplo: =CODIGO("A") → 65

• Ejemplo: =CODIGO("a") → 97 (las minúsculas tienen código diferente)

• Relación: es la función inversa de CARACTER.

CARACTER

=CARACTER(número)

• número (obligatorio): código numérico entre 1 y 255 (conjunto de caracteres ANSI).

• Devuelve: el carácter correspondiente al código indicado.

• Relación: es la función inversa de CODIGO.

• Ejemplo: =CARACTER(65) → "A"

• Ejemplo: =CARACTER(97) → "a"

• Uso especial: CARACTER(10) genera un salto de línea dentro de una celda (requiere activar Ajustar texto):

• =A1&CARACTER(10)&B1 muestra A1 y B1 en dos líneas dentro de la misma celda.

Referencia de códigos ANSI frecuentes

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10. Funciones de repetición

REPETIR

=REPETIR(texto; núm_de_veces)

• texto (obligatorio): cadena o carácter que se repite.

• núm_de_veces (obligatorio): número entero de repeticiones. Si es 0, devuelve texto vacío "". Si es negativo, produce error.

• Devuelve: la cadena concatenada el número de veces indicado.

• Límite: el resultado no puede superar 32.767 caracteres.

• Ejemplo: =REPETIR("* ";3) → "* * * "

• Uso típico: generar barras de progreso visuales, rellenos de longitud fija o separadores decorativos.

• Ejemplo de barra: =REPETIR("|";A1) muestra tantas barras como el valor de A1.

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11. Funciones de comparación de texto

IGUAL

=IGUAL(texto1; texto2)

• Devuelve: VERDADERO si ambas cadenas son exactamente iguales, FALSO en caso contrario.

• Distingue mayúsculas de minúsculas: es la única función de comparación en Excel sensible a este aspecto.

• Los operadores = no distinguen mayúsculas: "A"="a" devuelve VERDADERO. Solo IGUAL las distingue.

• Ejemplos:

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12. Funciones de detección de tipo

ESTEXTO

=ESTEXTO(valor)

• Devuelve: VERDADERO si la celda o valor es de tipo texto.

• Ejemplo: =ESTEXTO("abc") → VERDADERO; =ESTEXTO(123) → FALSO

ESNOTEXTO

=ESNOTEXTO(valor)

• Devuelve: VERDADERO si la celda no contiene texto (número, fecha, error, vacía).

• Ejemplo: =ESNOTEXTO(123) → VERDADERO; =ESNOTEXTO("abc") → FALSO

• Útil para: validaciones de entrada de datos.

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13. Otras funciones de texto

FORMULATEXTO

=FORMULATEXTO(referencia)

• referencia (obligatorio): celda cuya fórmula se quiere ver.

• Devuelve: la fórmula de la celda referenciada como cadena de texto.

• Ejemplo: si A1 contiene =SUMA(B1:B10), entonces =FORMULATEXTO(A1) → "=SUMA(B1:B10)"

• Útil para: documentar hojas, auditorías de fórmulas.

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14. Errores frecuentes por función

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15. Resumen rápido de todas las funciones