- El Ayuntamiento de Córdoba aprobará la política de gestión documental aplicable a su sector público como conjunto de criterios y recomendaciones en materia de seguridad, conservación y normalización de la información, de los formatos y de las aplicaciones que deben ser tenidos en cuenta por los órganos y entidades del sector público local y que contemplará:
a) Las directrices y responsabilidades para la estructuración y el desarrollo de los procedimientos de gestión documental.
b) Los metadatos de los expedientes y documentos electrónicos para su tratamiento y gestión a nivel interno y para garantizar la interoperabilidad con otras administraciones públicas.
c) Los formatos de contenido permitidos y recomendados.
d) Cualquier otro contenido necesario para la gestión de los expedientes y documentos del sector público local. - El archivo electrónico será único para el Ayuntamiento de Córdoba, sus Organismos públicos y entidades de derecho público vinculados o dependientes. El archivo electrónico único será el conjunto de infraestructuras, sistemas y servicios que sustente la gestión, custodia y recuperación de los documentos y expedientes electrónicos así como de otras agrupaciones documentales o de información una vez finalizados los procedimientos o actuaciones correspondientes.
- El Ayuntamiento de Córdoba y sus organismos públicos y entidades de derecho público vinculados o dependientes, deberán conservar en soporte electrónico todos los documentos electrónicos que formen parte de un expediente administrativo y todos aquellos documentos con valor probatorio creados al margen de un procedimiento administrativo. En el Archivo electrónico único serán accesibles todos los documentos y expedientes electrónicos una vez finalizados los procedimientos y en los plazos determinados por la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos y garantizará la disponibilidad de los expedientes y documentos almacenados, así como su acceso, en las condiciones exigidas por el Esquema Nacional de Interoperabilidad y el Esquema Nacional de Seguridad.
- Para garantizar el cumplimiento de las obligaciones previstas en el Esquema Nacional de Interoperabilidad y el Esquema Nacional de Seguridad relativas a la conservación y recuperación de documentos, la seguridad e interoperabilidad, atendiendo a lo dispuesto en la Disposición Adicional Segunda, como prioritaria la adopción de las plataformas, aplicaciones y sistemas para la gestión de documentos y expedientes electrónicos y para el archivo definitivo de expedientes y documentos electrónicos, sistemas y soluciones tecnológicas que se pongan a disposición de la Corporación por la Secretaría General de Administración Digital o por otra Administración Pública y que permitan respetar el reparto de responsabilidades sobre la custodia o traspaso correspondiente, salvo que se motive en los términos de la citada Disposición lo contrario. Asimismo, el archivo electrónico único resultará compatible con la continuidad del archivo histórico, de acuerdo con la normativa estatal y autonómica.
📌 Lo esencial para el examen
- El Ayuntamiento aprobará la política de gestión documental: criterios y recomendaciones sobre seguridad, conservación y normalización.
- Contempla directrices y responsabilidades, los metadatos de expedientes y documentos, los formatos de contenido permitidos y recomendados y cualquier otro contenido necesario.
- El archivo electrónico será único para el Ayuntamiento, sus Organismos públicos y entidades de derecho público vinculados o dependientes.
- Se conservan en soporte electrónico los documentos de un expediente y los documentos con valor probatorio creados al margen de un procedimiento.
- Los plazos de accesibilidad los determina la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos, en las condiciones del Esquema Nacional de Interoperabilidad y el Esquema Nacional de Seguridad.
- Se prioriza adoptar las soluciones puestas a disposición por la Secretaría General de Administración Digital u otra Administración, atendiendo a la Disposición Adicional Segunda.
- El archivo electrónico único es compatible con la continuidad del archivo histórico.