UT9 · Tema 27 · Relaciones existentes entre las agrupaciones documentales

Tema 27. Relaciones existentes entre las agrupaciones documentales, los niveles de descripción y los instrumentos de descripción tradicionales

1. La descripción

Theodore Schellenberg en su obra Técnicas descriptivas de Archivos define descripción como la tarea específica de elaborar los instrumentos que facilitaran el acceso a los fondos en general y a los documentos en particular.

El DTA define la descripción como “fase del tratamiento archivístico destinada a la elaboración de los instrumentos de consulta, para facilitar el conocimiento de los fondos documentales y colecciones de archivos.

Para Antonia Heredia es “el análisis realizado por el archivero sobre los fondos y los documentos de archivo agrupados natural o artificialmente con el fin de sintetizar y condensar la información en ellos contenida para ofrecerla a los interesados”.

Para J.R. Cruz Mundet la descripción constituye la parte culminante del trabajo archivístico y su resultado viene a coincidir exactamente con la finalidad del mismo: ofrecer información, en tanto los documentos se conservan y los archivos existen porque tienen información.

Tradicionalmente, la finalidad principal de la descripción ha sido:

• Dar información sobre las unidades documentales.
• Y facilitar el control documental.

Para A. Heredia la descripción “es el puente que comunica el documento con los usuarios”, pero para ello debe cumplir una serie de características. Como apunta Schellenberg la descripción debe ser:

• Exacta, en tanto que los documentos no son algo impreciso, sino testimonios únicos y concretos.
• Suficiente para la unidad descriptiva que se está informando, sin ofrecer más de lo necesario, por exceso o por defecto.
• Oportuna en tanto que ha de reflejar una programación que debe estar marcada por un jerarquía de la información.

2. Relaciones existentes entre las agrupaciones documentales y los niveles de descripción

La descripción es necesaria para todos los archivos, tanto para los administrativos como los históricos. En todos los archivos es necesario desarrollar una planificación descriptiva. Y toda programación descriptiva debe atender a:

• El estado de conservación de los documentos, para evitar consultas innecesarias.
• Las demandas de los usuarios.
• Procurar la accesibilidad a los documentos de manera eficaz y rápida.
• Difundir los resultados obtenidos.

La aplicación de la programación descriptiva exige la distinción de niveles descriptivos. La descripción en los archivos, a diferencia de lo que ocurre en las bibliotecas, se realiza en niveles. La aplicación del principio de procedencia genera la distinción de una serie de niveles jerarquizados. Estos niveles están íntimamente relacionados con la organización de los archivos y las agrupaciones documentales derivadas de la misma. De ahí que se afirme que la descripción se encuentra estrechamente unida a la organización y a la identificación. Y comprende dos estadios:

• La inventariación, tras la clasificación del fondo.
• La catalogación, tras la ordenación de las series.

Cada fondo necesita la elaboración de un cuadro de clasificación y de un inventario que refleje la totalidad de su conjunto documental, completado con una guía. Pero no todas las series necesitan la elaboración de un catálogo, únicamente aquellas cuya valoración así lo determine por us interés, uso o demanda.

La aplicación del principio de procedencia genera una serie de niveles jerarquizados. Existe un paralelismo entre agrupaciones documentales, niveles del cuadro de clasificación y niveles de descripción.

De acuerdo con las reglas de descripción multinivel, las relaciones entre las distintas unidades de descripción podrán ser de dos tipos:

• Verticales: cuando una unidad de descripción depende de otra superior.
• Paralelas: cuando varias unidades son del mismo nivel de descripción y tienen algún vínculo entre ellas. Hay que distinguir entre
• Vinculadas jerárquicamente: cuando varias unidades de descripción son de un nivel de descripción similar y dependen de una unidad de descripción común.
• Vinculadas funcionalmente: cuando varias unidades de descripción de un mismo niveles no dependen de un ascendente común, pero su origen responde a funcione so actividades idénticas, por ejemplo: las series de intervención delegada o los expedientes de personal de los distintos departamentos.

Los niveles descriptivos están relacionados con las agrupaciones documentales que describen. Las características y función de los instrumentos de descripción están íntimamente relacionadas con estas, quedando así establecida la equivalencia entre niveles de descripción, agrupaciones documentales e instrumentos de descripción.

Los dos primeros niveles son obligatorios. Estos tres apartados obedecen a una estructura jerárquica, de mayor a menor profundidad.

Antonia Heredia señala la existencia de un IV nivel: los índices, que más que describir, identifican y localizan. Su carácter podemos definirlo como auxiliar, por la dependencia que guardan con los otros tres, y cuya única razón de ser es la recuperación de la información contenida en cualquiera de ellos. Los índices no guardan relación con las agrupaciones documentales, sino con los instrumentos que resultan de la descripción.

En general, la programación descriptiva de cualquier archivo histórico necesitará de la elaboración de un inventario por cada uno de los fondos documentales completado con una guía. En cambio, no todas las series necesitan de la elaboración de un catálogo, sino solo aquellas cuya identificación y valoración así lo determine por su interés, uso o demanda.

3. Los instrumentos de descripción

V Congreso Internacional, celebrado en Bruselas, en 1964, estuvo dedicado a la terminología de la descripción. Existe una gran disparidad de definiciones. Incluso el término instrumentos de descripción es objeto de debate.

• Antonia Heredia considera adecuado el término instrumentos de descripción, ya que es el que más clara y directamente hace referencia a los resultados de tarea descriptiva.
• Vicenta Cortés y Mª Carmen Pescador del Hoyo prefieren el de instrumentos de trabajo y diferencian dos tipos:
• Instrumentos de control, que sirven al archivero para facilitar el orden interior del archivo.
• Instrumentos de información, que empelan para informar a los usuarios.

Para los norteamericanos, instrumentos de descripción = catálogos; para los franceses, = inventario; lo que se corresponde con nuestro inventario, = catálogo sumario; y a nuestro catálogo, = catálogo analítico, respectivamente.

Pedro López define los instrumentos de descripción como “obras de referencia que identifican, resumen y localizan física e intelectualmente, en diferentes grados, los fondos, las series y las unidades documentales existentes en los archivos y que se corresponden con cada uno de los niveles o agrupaciones documentales fundamentales: documento, serie, fondo…”.

Antonia Heredia, en su Lenguaje y vocabulario archivísticos, define el instrumento de descripción como “aquel que ofrece la representación de los documentos de archivo y de las agrupaciones documentales mediante los elementos de descripción”.

3.1. Las guías

Origen: término empieza a usar en el primer tercio del siglo XX (congreso celebrado en Bruselas en 1910): Aunque las primeras guías se remontan a mediados del XIX en Francia entre 1853 y 1867. En España, la primera guía nacional e publica en 1916 por F. Rodríguez Marín., pero solo recoge los archivos históricos. A nivel supranacional, en 1934 con la Guide Internacional des Archives de Europe, pero no es hasta el V Congreso Internacional celebrado en Bruselas en 1964, cuando se establecen las primeras definiciones sobre lo que es una guía. En su origen, las guías se reducían a simples listas de fondos, con la indicación de las fechas extremas. CIA, 1983, François Hildesheimer estudio sobre las guías y sus directrices metodológicas relativas a la preparación de estas en los Archivos Nacionales.

3.2. Definición

• Para el Diccionario de Terminología Archivística, “instrumento de referencia que describe globalmente fondos documentales de uno o varios archivos, indicando las características fundamentales de los mismos: organismos que los originan, series que lo forman, fechas extremas que comprenden y volumen de la documentación. Además, recoge la información sobre el archivo, su historia y formación, horarios y servicios a los usuarios”.
• François Hildesheimer, las define como “instrumento de descripción que ofrece una panorámica general de los conjuntos documentales. Generalmente, está dividida por fondos o secciones, completadas por un análisis histórico de la institución y una relación de los instrumentos de descripción”.
• **Para V. Cortes: “**la guía es el instrumento primario de información, jerarquiza el valor de los documentos, sitúa los fondos estableciendo su sistemática dentro del conjunto de archivos o valora cada uno de los archivos dentro de una red más amplia. Es la primera aproximación a los fondos y colecciones”.

3.2.1. Características

• Misión específica de orientar, haciendo valoraciones globales y destacando lo más importante. No desciende a particularizaciones, sino que de una manera general señala las características, establece relaciones, aporta bibliografía, puntualiza la historia de los organismos productores y sus fondos.
• Todo archivo debe contar con un guía, pero su necesidad está más ligada a los archivos con documentación histórica que a los archivos administrativos.
• Puede tener por objeto: un archivo con un único fondo; un archivo con varios fondos, (AHP); un conjunto de archivos, ya sean de una provincia, comunidad autónoma, país o archivos similares (nobiliarios o eclesiásticos); o solamente un fondo dentro de un archivo (guía de consulado de cargadores a Indias).
• Su extensión va desde los trípticos hasta los voluminosos.

3.2.2. Tipologías

Muy variables:

• M. Vázquez y Antonia Heredia las clasifican en: generales, se ocupan de uno o más archivos; y especiales, que se centran en un tema determinado.
• Taillemite distingue entre: geográficas, que cubren una región; metódicas, referidas a un tema; y de depósito, las que son para un único archivo.
• François Hildesheimer establece tres categorías: de archivo, que describen una institución; acumulativas, para el conjunto de archivos de una región; y temáticas, dedicadas a una tipología concreta. A estas tres tipologías, Antonia Heredia añade una cuarta, la guía de un fondo, descrito con independencia del resto del archivo.
• Cruz Mundet establece:
• Censo-guía. Informa acerca de un gran número de archivos, como los de un país o una región, y proporciona una información amplia tanto en el ámbito geográfico como por la cantidad de aspectos que recoge, aunque lo hace de manera genérica. Ej. Censo – guía de Archivos de España e Iberoamérica elaborado por el Ministerio de Cultura.
• Guía de fuentes. Tiene por objeto recopilar datos de todos los fondos documentales que contengan información relativa a un tema o un área geográfica determinada.
• Guía orgánica. Se caracteriza por recoger información e varios archivos relacionados por su pertenencia a un organismo determinado (guía de las Naciones Unidas, guía de archivos estatales españoles).
• Guía de archivo. Centra su atención en un solo archivo, así posea uno o más fondos. La información que ofrece es más detallada en cuanto a la historia de las entidades productoras, la organización y contenido de las agrupaciones documentales (Ejs. Archivo de una Diputación provincial, Archivo General de Indias, etc.).

Extra. El proyecto de elaborar un instrumento que censara todos los archivos españoles nació en los años 60, impulsado desde la Inspección General de Archivos, dando como primer fruto una publicación impresa en 1972, y que se consolidó con el término de Censo Guía de Archivos Españoles. La labor fue continuada por el CIDA, que difundió la información primero a través de los Puntos de Información Cultural y por internet. Actualmente es una plataforma que permite exportar ficheros XML e incorporarlos a otros plataformas como el portal Europeo de Archivos. Sigue la normativa internacional de archivos en materia descriptiva (ISAD G, ISAAR e ISDIAH). También asume los estándares para la codificación y transferencia de descripciones archivísticas en formato electrónico: EAD, EAC, EAG2, posibilitando así el intercambio y procesamiento de información a través de ficheros XML. Posteriormente, su alcance se amplió a otros países de ámbito hispano con la idea de contribuir a la difusión y conservación de su patrimonio documental.

3.2.3. Elementos que componen la guía

Para Cruz Mundet, los elementos comunes a todos los tipos de guías son los que prescribe la norma ISAD (G) para la descripción a nivel de fondo, más información referente a los servicios y condiciones de acceso:

• Área de identificación: signaturas, título, fechas, nivel de descripción y volumen**.**
• Área de contexto: historia administrativa/bibliográfica.
• Área de condiciones de acceso y utilización: condiciones de acceso e instrumentos de descripción.
• Área de notas: información referente a direcciones y servicios.

Para Antonia Heredia, las guías suelen constar de los siguientes apartados**:**

• Capítulo introductorio. Presentación de los fondos y colecciones para facilitar su conocimiento.
• Datos prácticos y reglamentarios. Dirección del archivo, horario de apertura, condiciones de admisión e inscripción, recursos y servicios que presta, por ejemplo: laboratorio fotográfico, taller de restauración, servicios reprográficos, biblioteca auxiliar, etc.
• Datos históricos. Para contextualizar el archivo y sus documentos, aportando información sobre su creación, edificio naturaleza jurídica de los fondos e instituciones de dónde proceden.
• Bibliografía. Para Antonia Heredia es una de las partes más importantes. Tanto, que hasta se recomienda publicarlo por separado. Referida a la historia del archivo y el edificio, instrumentos de descripción, fondos, etc.
• Descripción de los fondos y colecciones. Núcleo fundamental de la guía. Es indispensable en ella un conocimiento claro y sintético de la documentación. En el caso de coincidir el fondo con el archivo hay que ofrecer en primer lugar el cuadro de clasificación del fondo. Peor cuando hay varios fondos y colecciones es precisa una sinopsis dele esquema integrado por todos estos fondos, indicando para cada uno la institución productora, sus fechas extremas, series que los forman con sus fechas y el número total de unidades de instalación.
• Apéndices. Contenido muy variable y en él suele ubicarse un índice alfabético general, que es solo un acceso a la misma, pero no el reflejo directo de los documentos. También pueden tener cabida en esta parte la guía ilustraciones del edificio y de algunos de los documentos conservados en el archivo.

Siguiendo la distinción que la autora hace entre guías generales y especiales, para estas últimas propone que los datos sobre el archivo se reduzcan y se preste más atención a la institución productora, insistiendo en las funciones y actividades que dan origen a las series. Tradicionalmente, las guías se han editado en formato libro, pero gracias al desarrollo de las TIC están disponibles on-line.

3.3. Los inventarios

Sus orígenes se remontan a la Edad Media, aunque su resurgimiento no se produjo hasta mediados del siglo XX. Para Antonia Heredia, el inventario es la obra maestra del archivero, ya que requiere de conocimientos institucionales e históricos para conocer las actividades que permiten identificar las series.

3.3.1. Definición

Hay autores que no lo distinguen del catálogo, como sucede con Eugenio Casanova.

• El Diccionario de Terminología Archivística, lo define como “instrumento de referencia que describe las series documentales de un fondo, siguiendo su organización y que, por motivos de localización, se encuentran fraccionados en unidades de instalación. El inventario debe recoger, imprescindiblemente, una introducción histórica explicativa de la evolución del organismo productor de los documentos y el cuadro de clasificación del fondo descrito”.
• Según **Antonia Heredia, “**el inventario es el instrumento que describe todas las series documentales de cada fondo o sección de archivo, guardando la relación con su origen, y remitiendo la localización al número de orden de las unidades de instalación en el depósito, sin descender a la particularización de las piezas o unidades archivísticas que lo integran”.
• Para Cruz Mundet, el inventario “describe las unidades que componen las series documentales, dispuesta según el orden que tienen en el cuadro de clasificación y reproduciendo su estructura”.

3.3.2. Características

• Su campo de acción será el fondo documental o una sección de archivo o de fondo completos.
• Su objeto son las series.
• Y su función es triple: de control para el archivero, y de orientación y de información para el investigador.

Complemento del inventario debe ser un índice general alfabético de personas, lugares y materias.

3.3.3. Tipologías

• Cruz Mundet clasifica los inventarios en dos tipos:
• Inventario somero. Describe las unidades de instalación. Es el tradicional, se reduce a los elementos mínimos de la mención de identidad, dispuestos en columnas. signatura – título – fechas – nivel de descripción – volumen. Es útil internamente, como instrumento de control, pero carente de interés para los usuarios.
• Inventario analítico. Describe las unidades archivísticas: los expedientes. Describe los fondos con mayor profundidad que el anterior, llegando a descender hasta los expedientes. Proporciona unos niveles de información satisfactorios para los usuarios. Se compone de: signatura – título – fechas – nivel de descripción – volumen – resumen de alcance y contenido.
• Antonia Heredia. No está de acuerdo con la tipología anterior. Argumenta que solo hay un inventario en el campo de los archivos cuya esencia es la descripción de las series documentales de un fondo completo a partir de su estructuración, frente a la descripción de las piezas documentales ordenadas que reclama el catálogo. Considera desafortunados los adjetivos somero y analítico, ya que ninguno de los dos son significativos. En su opinión, la profundidad o pormenorización no son valores gratuitos, sino que dependen del nivel de descripción y se ajustan a las características de las agrupaciones documentales que describen.

3.3.4. Elementos que lo componen

Elementos indispensables cuatro:

• Signaturas. En la primera columna figurará la signatura, por orden numérico, de las unidades de instalación que, en el caso de haber elegido una doble numeración para el fondo, dicha columna se desdoblará en dos: libros y legajos.
• Entrada descriptiva. En la que se indique, por este orden, la tipología de la serie y tradición documental, qu se aludirá expresamente solo en caso de no ser originales, el autor y destinatario, salvo en los casos que expresamente vengan implícitos en la tipología y la materia, si es posible. La entrada descriptiva podrá ser doble, una o múltiple en caso de que en un mismo legajo se contengan una o varias series documentales.
• Fechas extremas. Expresadas en años de cada unidad de instalación. En el caso de la existencia de lagunas cronológicas o a la falta de continuidad, debemos expresamente indicarlo.
• Dígitos del cuadro de clasificación. Ofrece la relación con el origen.

3.4. Los catálogos

Término tomado de las bibliotecas. En el Reglamento de los Archivos del Estado de 1901 se empela como denominador de todos los trabajos de archivo.

3.4.1. Definición

• Diccionario de Terminología Archivística, lo define como “instrumento de referencia en el que, con la finalidad de informar sobre una materia u objeto específico, se describe unidades documentales relacionadas por su autor en razón de una afinidad temática, cronológica, paleográfica o formar o por otro criterio subjetivo establecido de antemano”.
• J.R. Cruz Mundet señala que “tiene la finalidad de describir exhaustivamente, así en sus caracteres internos como externos, las piezas documentales y las unidades archivísticas, seleccionadas según criterios subjetivos”.
• **Para Antonia Heredia, “**es el instrumento que describe ordenadamente y de forma individualizada las piezas documentales o las unidades archivísticas de una serie o un conjunto documental que guardan ellas una relación o una tipología temática o institucional”.

3.4.2. Características

Cuando se cataloga se describen pormenorizadamente los documentos, de ahí que se le atribuya la cualidad de analítico, a diferencia del inventario que en esencia es somero. Si el inventario está soportado en el cuadro de clasificación del fondo, el catálogo lo está en la ordenación.

La elaboración de catálogos ha sido tradicionalmente la máxima aspiración en los archivos históricos, pero para J.R. Cruz Mundet es el menos recomendable de los instrumentos de descripción, desde el punto de vista práctico y de servicio, a tenor de la carencia de medios materiales y humanos.

3.4.3. Tipologías

Partiendo del tipo de ordenación, los documentos seleccionados, tendremos un catálogo cronológico o alfabético. El cronológico es el más frecuente, como consecuencia lógica de que la ordenación cronológica es la más usual. Existen, sin embargo, series que para una mejor utilización requieren una ordenación alfabética que habrá de respetarse a la hora de la catalogación.

3.4.4. Elementos que lo componen

Los elementos indispensables referidos a las unidades de descripción de un catálogo pueden agruparse en tres apartados:

• Datos internos: fechas, tipología documental, diplomática y jurídica, tradición documental, autor, destinatario, asunto o materia y lengua.
• Datos externos o físicos: soporte, formato, conservación, tipo de letra, elementos gráficos, etc.
• Datos de localización y signatura.

3.5. Otros instrumentos de descripción

3.5.1. Los censos

Para Antonia Heredia son los instrumentos indispensables para la administración de los archivos, con vistas a una planificación archivística. Su objeto son los archivos y su finalidad primordial es su control.

Contribuyen a la difusión de los datos básicos sobre los fondos documentales, ayudan a orientar a los ciudadanos en la búsqueda de fuentes documentales. Tiene un doble carácter funcional: son un instrumento de control, enfocado en la defensa del patrimonio Documental y, por otro, es un instrumento de difusión.

El Censo-Guía de Archivos Españoles nace en los años 60, impulsado en un primer momento por la Inspección General de Archivos. Fue en 1972 cuando se publica de forma impresa. Su elaboración alcanza carácter normativo con la Ley 16/1985, de 25 de junio, de Patrimonio Histórico Español, que en su artículo 51 determina que “**la Administración del Estado confeccionará el Censo de los bienes integrantes del Patrimonio documental”. Asimismo, el Real Decreto 1708/2011, de 25 de noviembre, por el que se establece el Sistema Español de Archivos, se regula el Sistema de Archivos de la AGE y sus OO.PP. y su régimen e acceso en su artículo 19.b, consagra su difusión por medios electrónicos: “**el impuso a través del Centro de Información Documental de Archivos (CIDA), del Censo Guía de Archivos, como guía electrónica y directorio de los archivos de España e Iberoamérica, que permite a los ciudadanos la localización inmediata de los centros de archivo así como los fondos y colecciones que custodian y los servicios que estos prestan”.

La ISDIAH, Norma Internacional para describir instituciones que custodian fondos de archivo, aprobada en 2008, ha contribuido a normalizar la descripción de instituciones que conservan fondos de archivo.

3.5.2. La Indización

Los sistemas de indización, llamados también lenguajes controlados o lenguajes normalizados, remiten a un conjunto de palabras y/o términos que tienen como misión sintetizar y representar el contenido de los documentos para su recuperación. Es el instrumento de descripción más sencillo y directo para los usuarios, ya que no necesitan conocer conceptos archivísticos para realizar la consulta y localizar los documentos. La indización comprende tres etapas.

• Examen de los documentos y determinación de su contenido
• Identificación y selección de los conceptos principales.
• Selección de los términos de indización, que exprese los conceptos de los documentos.

Los lenguajes de indización empleados son:

• Lenguajes codificados:
• Lenguajes libres.
• Lenguajes controlados.
• Lengua humana.

Los más empleados son:

• Lenguajes libres se constituyen a partir de la lectura de los documentos, cuyo contenido es reflejado mediante palabras claves o descriptores, construido a posteriori.
• Las palabras claves: se seleccionan las más significativas y llenas de información. Son extraídas a partir de la descripción: título, resumen, etc. Su ventaja estriba en que se actualiza a medida que se analiza la información, peor su inconveniente es la falta de normalización, lo que genera una alta tasa de ruido y de silencio.
• Los descriptores libres: se diferencian del anterior en dos aspectos. El proceso intelectual a través del cual el indicador va elaborando una lista formada por términos representativos de los conceptos. El indicador debe alcanzar cierto grado de homogeneidad, que no existe en las palabras claves, como por ejemplo que los términos sean nombres y vayan en singular.
• Lenguajes controlados se elaboran tras estudiar la temática de los fondos, construidos a priori. Son las listas de encabezamiento o los tesauros.
• Lista de encabezamientos de materias: son una relación de términos normalizados. Sintetiza el contenido de los documentos a través de los descriptores registrados en la lista cuya elaboración la lingüística juega un papel superior, ya que se empela como instrumento de control para evitar sinonimias, polisemia, etc.
• Tesauros: vocabulario finito, elaborado a priori, formado por términos controlados y normalizados que sirven para la indización y recuperación de los documentos, pertenecientes a un dominio particular del conocimiento. Estos términos representan conceptos unívocos y se organizan a través de relaciones, que son de:
• Equivalencia. Señala la sinonimia entre varios términos e indica el que ha sido tomado como descriptor. USE y Up.
• Jerarquía. Se representa mediante símbolos TG para término genérico y TE para término específico.
• De asociación. TR para término relacionado.

3.5.3. Los sistemas de información

Las TIC proveen de nuevas formas de buscar, recuperar y acceder a la información.

Como señala J. Requejo, se precisa de un “producto más dinámico, orientado hacia la difusión, más que la control del fondo documental, que no necesariamente cristaliza en un documento estático, sino que adquiere la forma de información intercambiable que puede ser reutilizada desde otras instancias”. Para que la disparidad de los sistemas y prácticas en el procesamiento de información no generan el efecto contrario, estas deben ser recogidas y ofrecidas por los Sistemas de Información con una estructura estable e interoperable. Partiendo de la ISAD-G e ISAAR (CPF),s urgieron dos normas: EAD (Encoded Archival Description) y EAC (Encoded Archival Context), estándares que van a permitir codificar y normalizar a través de los metadatos la estructura de los elementos descriptivos de las entidades.

• La EAD es una estructura de datos normalizada que reproduce en formato digital los instrumentos de descripción archivística. Permite el intercambio de registros compatible con la ISAD-G.
• EAC-CPF es una estructura de comunicación para la información contextual archivística de instituciones, familias y personas. Permite el intercambio de registros de autoridad conformes con ISAAR (CPF).

Un paso más es la llamada Web Semántica, impulsada por Tim Berners Lee en el año 2000 para que la información se reúna de forma que los buscadores puedan “comprender”, más allá de limitarse a colocar los documentos en una lista. En general, transforma el concepto tradicional de web, entendida como recursos, páginas web con URL, por una nueva forma de representar los datos en la Web. Pretende la estructuración de los contenidos de tal forma que se establezcan relaciones semánticas entre los contenidos, lo que posibilita la búsqueda y recuperación de la información con mayor facilidad y exactitud. Se articula en tres elementos clave:

• La semántica. Es el estudio del significado de los términos lingüísticos.
• Los metadatos.
• Las ontologías. Una ontología es una jerarquía de conceptos con atributos y relaciones que define una terminología consensuada para definir redes semánticas de unidades de información interrelacionadas.

Como apunta Julián Mollano, gracias a las posibilidades que brinda la tecnología semántica, las descripciones, además de poder ser consultadas, interpretadas o interconectadas, podrán servir para relacionarse con otros elementos y descripciones independientemente del sistema que los albergue, posibilitando su reaprovechamiento por otros sistemas. Europeana, Archive Hub o EAC-CPF Ontology emplean tecnología semántica.