UT10 · Tema 28 · La planificación: objeto. Concepto de descripción archivística multinivel

Tema 28. La planificación: objeto. Concepto de descripción archivística multinivel. Normas de descripción e intercambio de información archivística automatizada

1. La planificación descriptiva: objeto

La descripción archivística requiere de una planificación previa: identificar las actividades de una organización y los demás recursos relacionados con ella, lo que contribuirá a la eficacia de las tareas descriptivas abordadas por cualquier unidad archivística.

El objetivo principal de la planificación descriptiva es que cualquier descripción de una agrupación documental dada tenga la calidad necesaria para ser compartida y difundida a través de los medios que la tecnología nos ofrece actualmente.

¿Qué es lo que se consigue con una buena planificación de los proyectos descriptivos?

• Aplicación de los modelos conceptuales de descripción archivística.
• Identificación de fondos, colecciones, series, que se describirán a posteriori.
• Ordenación de la documentación a describir.
• Instalación apropiada de los documentos objeto de la descripción, etc.

2. Concepto de descripción archivística multinivel

La descripción multinivel se usa para describir un fondo y sus partes. Sin la descripción del primer nivel (fondo), que es la obligatoria, no se ha producido, ni siquiera con sus elementos mínimos, no se debe presentar la descripción de sus partes.

2.1. Reglas de la descripción multinivel

Siguiendo a Bonal Zazo, J. L. en su Manual de Descripción Multinivel, las reglas para la realización de una descripción multinivel son:

• 1. Descripción de lo general a lo particular. El objetivo es representar el contexto y la estructura jerárquica del fondo y las partes que lo integran. En el nivel de fondo proporcionar información sobre éste como un todo. En el nivel siguiente y en los sucesivos, proporcionar información de las partes que se están describiendo.
• 2. Información pertinente para el nivel de descripción. El objetivo es representar exactamente el contexto y contenido de la unidad de descripción. Proporcionar sólo aquella información adecuada al nivel que se está describiendo.
• 3. Vinculación de las descripciones. El objetivo es consignar la posición que ocupa la unidad de descripción dentro de la jerarquía. Vincular cada descripción con la unidad de descripción inmediatamente superior, si es posible, e identificar el nivel de descripción.
• 4. No repetición de la información. El objetivo es evitar la información redundante en las descripciones archivísticas jerárquicamente relacionadas. En el nivel superior que corresponda, dar la información común a las partes que lo componen. No repetir en el nivel inferior información ya proporcionada en un nivel superior.

2.3. Estructura de la información

Estructura de estas reglas basadas en la norma ISAD (G) 2 y en su aplicación. Las áreas en que se divide la información son exactamente las mismas: área de mención de la identidad, área de contexto, área de contenido y estructura, área de condiciones de acceso y utilización, área de materiales relacionados, área de notas, área de control de la descripción.

Cada una de estas áreas se divide en un número determinado de elementos y que son los mismos que prescribe la norma ISAD (G) 2. En algunos casos, se proponen subelementos o divisiones de un elemento para mejor ubicación de la información a reseñar.

2.3.2. Elementos obligatorios

Los elementos mínimos obligatorios de cada nivel de descripción son los que prescribe la norma ISAD (G) 2: código de referencia, título, nombre del productor, fecha o fechas, extensión de la unidad de descripción y nivel de descripción.

2.3.3. Definición de niveles

Los niveles que se usarán en la descripción de un fondo son: nivel 1, fondo, nivel 2, subfondo; nivel 3, sección; nivel 4, subsección; nivel 5, serie; nivel 6, subserie; nivel 7, unidad de localización; nivel 8, documento compuesto; y nivel 9, documento simple.

Se corresponden con los tradicionales usados en la archivística española, sin que la cuestión nominal sea de mayor trascendencia que la de igualar el primer nivel al prescrito por la norma ISAD (G) 2 (fondo) y usar el quinto nivel (serie) como pieza fundamental de la gestión archivística (descripción, valoración y transferencias). El resto de niveles intelectuales se usarán a criterio del responsable de la descripción en el archivo o según las normas o convenciones de cada sistema archivístico o de cada tipo de fondos.

El único nivel obligatorio en toda presentación de la descripción es el Fondo.

Según el Manual de Descripción Multinivel, existen dos categorías de niveles:

• Niveles intelectuales: son los niveles 1 a 6, desde el fondo hasta la subserie. Forman la estructura archivística que se organiza según el principio de procedencia. Su uso, en general, va ligado a la identificación del organismo productor, sus divisiones y funciones. Se localizan en los depósitos a través de todo el conjunto de niveles físicos que los componen.
• Niveles físicos: son los niveles 7 a 9, desde la unidad de localización hasta el documento simple. Se corresponden con unidades tangibles “físicamente”, que se pueden localizar en los depósitos de los archivos y que en su conjunto componen los niveles intelectuales.

De acuerdo con estas definiciones podemos hablar de dos tipos de descripción:

• La macrodescripción: aquella que se refiere a los niveles intelectuales. Puede hacerse en relación directa con los niveles físicos, pero no necesariamente. Comprende tanto las operaciones de identificación como de clasificación del fondo y sus partes.
• La microdescripción: aquella que se refiere necesariamente a los niveles físicos. Sería propiamente la organización de la documentación en sí. Según el sistema multinivel, toda microdescripción debe estar asociado a una macrodescripción o al menos a la descripción del fondo.

A) Nivel 1: fondo/grupo de fondos

Este es el único nivel obligatorio en toda descripción multinivel. Indistintamente puede considerarse como un fondo tradicional (Ej. Gobierno Civil),, un grupo de fondos más o menos heterogéneo (Ej. Juzgados de Paz) o una colección de documentos (Ej. Fotografías).

B) Niveles 2, 3 y 4: de subfondo a subsección

Divisiones del fondo. Usarán según el criterio del responsable de la descripción en el archivo o las normas o convenciones que rigen la descripción en el sistema archivístico o del tipo de fondo del que se trate.

C) Nivel 5: serie

Tras el fondo, es el nivel más importante en la descripción multinivel.

Es básico para la elaboración de los Calendarios de Conservación. Es el elemento clave en la identificación de funciones de un productor cualquiera, y sus fracciones son, por lo general, el núcleo de las transferencias entre los archivos de un sistema. Es, por tanto, el nivel fundamental de la gestión archivística y el eje de la descripción multinivel.

D) Nivel 6: subserie

División de la serie. Se usará según el criterio del responsable de la descripción en el archivo o las normas o convenciones que rigen la descripción en el sistema de archivos o el tipo de fondo del que se trate. En la presentación de la descripción no se podrá usar un nivel 6 (subserie) si no se ha usado un nivel 5 (serie).

E) Nivel 7: unidad de localización

Es el primero de los niveles físicos. Se define como una agrupación de unidades documentales dentro de una serie determinada que, por las razones que sea, no se puede o se quiere describir en los niveles inferiores (8 y 9). Vendría a ser el equivalente a la caja o legajo, pero también una unidad de instalación más pequeña que las anteriores.

Son unidades de localización las siguientes:

• Las fracciones de series de expedientes que se ordenan por números.
• Las fracciones de series que se describen por el rango cronológico.
• Las fracciones de series que comprenden expedientes ordenados alfabéticamente que se describen por el rango que abarcan el título del primero y el del último, dentro de la unidad de instalación.

F) Nivel 8: documento compuesto

Unidad de descripción formada por documentos agrupados juntos, bien sea por el uso que de ellos hace su productor, bien porque se refieran a un mismo asunto, reflejen la misma actividad o respondan a una tramitación idéntica. Un documento compuesto es normalmente la unidad básica dentro de las series documentales.

G) Nivel 9: documento simple

Este nivel se utilizará tanto para la descripción de cada uno de los documentos que forman un documento compuesto como para los documentos sueltos.

3. Normas de descripción e intercambio de información archivística automatizada

Los primeros intentos normalizadores de descripción fueron de carácter nacional y vinieron de EE.UU., Canadá y Reino Unido y en la mayoría de los casos estuvieron muy influenciados por el mundo de las bibliotecas.

EE.UU.: AACR Y APPM

AACR: Angloamerican Cataloguin Rules, 1967. Apartadop para descripción de manuscritos. 1978 segunda edición, AACR2, formando comisión integrada por representantes de Canadá, Estados Unidos Y reino Unido.

APPM: Archives, Personal papers and Manuscripts, un manual elaborado por Steven Hensen a partir del capítulo cuatro de las AACR2 que permitía describir cualquier tipo de documento de archivo, no solo manuscrito. 1989, nueva versión adaptada al formato USMARC AMC.

2001: proyecto CUSTARD entre Estados Unidos y Canadá. Norma que engloba estándares norteamericanos y canadienses y adaptados a ISAD (G) e ISAAR (CPF). El proyecto no prosperó, aunque derivó en la norma DACS (Describing archives: a contest standard) aprobado en 2005.

CANADÁ: RDDA

1990: Regles por la Description del Documents d´Archives (RDDA) basadas en las AACR2. En inglés, se denominan Rules for Archival Description (RAD).

REINO UNIDO: MAD

1986: SE PUBLICA Manual of Archival Description (MAD1), OBRA DE Cook y Procter. 1989 segunda versión, vigente hasta el 2000. En este año se publica la tercera versión. MAD2 ya incluí la descripción multinivel, la necesidad de estructurar las descripciones en áreas y sub-áreas, la macro y microdescripción.

AUSTRALIA: ACPM

La Australia Common Practice Manual (ACPM). Oficialmente abandonada por los archivos australianos, siendo continuada por us responsable original, Chris Hurley. Fue un proyecto nacional e normalización para Australia y Oceanía, en general.

3.1. Hacia una normalización internacional

La publicación de los manuales de descripción británico y estadounidense y el inicio de las actividades de normalización en Canadá, demostraron a la Comunidad Archivística Internacional (ICA) la viabilidad de la elaboración de unas directrices generales para la descripción de documentos.

Era necesario que se contase con un consenso internacional potenciado por una entidad de prestigio como el CIA, permitiendo, además, que cada país aportase su punto de vista**.** El primer paso para el desarrollo de la norma a nivel internacional para la descripción de archivos fue el análisis comparativo de tres estándares nacionales que se desarrollaron en los años 80: MAD, proyecto británico; RDDA, proyecto canadiense; y APPM, proyecto estadounidense.

RDDA y APPM se basan en la idea de que era posible adaptar las técnicas de catalogación de las bibliotecas. En cambio, MAD, pretendía la normalización de la descripción archivística sin el apoyo de las bibliotecas. Fue esta última opción la que se eligió por una comisión creada bajo los auspicios del Consejo Internacional de Archivos (CIA) y la UNESCO.

Entre 1988 y 1992 varias reuniones en el contexto del XX congreso del CIA, celebrado en Montreal (1992) y Ottawa (1988), cuyo objetivo final era fijar las bases de la metodología de trabajo a seguir para conseguir la redacción de unas normas internacionales de descripción.

En 1990, se crea una comisión obre Normas de Descripción con una Secretaría permanente en los Archivos Nacionales de Canadá. En la primera reunión plenaria de la comisión en Alemania, celebrada en 1990, se redactó el primer borrador de la Declaración de Principios relativo a la Archivística, que sería aprobada definitivamente en la 2ª Reunión de la Comisión en Madrid, en enero de 1992. Fue en esta última reunión donde se presentó el primer borrador de las normas internacionales de descripción archivística ISAD (G). Tanto el borrador como la declaración de principios aprobados en Madrid fueron difundidos para su estudio a través de publicaciones especializadas.

3.2. Norma Internacional de Descripción Archivística ISAD (G) 2ª edición, 2000

La norma “General International Standard Archival Description ISAD (G)”, constituye una guía general para la elaboración de descripciones archivísticas. En el texto de la norma se especifica que: “Debe utilizarse junto con las normas nacionales existentes o como base para el desarrollo de las normas nacionales”. Estas descripciones podrán aplicarse con independencia del tipo documental o soporte físico de los documentos de archivo. La primera versión de la norma ISAD (g) fue aprobada en 1994 en Estocolmo, estableciendo unos requisitos muy básicos y abriéndose un periodo de propuestas de revisión que se prolongó hasta 1998. En 1996 se abordó su revisión que sería aprobada en 2000 en el XIV CIA celebrado en Sevilla.

3.2.1. Estructura de la norma

La norma determina la representación de la información mediante 26 elementos agrupados en 7 áreas de información:

• Área de identificación: información esencial para identificar la unidad de descripción. Elementos:
• Código de referencia, título, fechas o fechas, nivel de descripción y volumen o soporte de la unidad de descripción (tamaño, cantidad o dimensiones).
• Área de contexto: información acerca del origen y custodia de la unidad de descripción. Elementos:
• Nombre o nombres del productor o productores, historia institucional, historia archivística y forma de ingreso.
• Área de contenido y estructura: información sobre el tema principal de los documentos y la organización de la unidad de descripción. Elementos:
• Alcance y contenido, valoración, selección y eliminación, nuevos ingresos y organización.
• Área de condiciones de acceso y uso: información acerca de la disponibilidad de la unidad de descripción. Elementos:
• Condiciones de acceso, condiciones de reproducción, lengua/escritura de los documentos, características físicas y requisitos técnicos, e instrumentos de descripción.
• Área de documentación asociada: información acerca de los materiales que tengan una relación importante con la unidad de descripción. Elementos:
• Existencia y localización de los documentos originales, existencia y localización de copias, unidades de descripción relacionadas y nota de publicaciones.
• Área de notas: información especializada y que no se puede acomodar en ninguna de las otras áreas. Elementos:
• Nota.
• Área de control de la descripción: información sobre cómo, cuándo, y por qué se ha preparado la descripción archivística. Elementos:
• Nota del archivero, reglas o normas y fecha o fechas de las descripciones.

[En total, 7 áreas y 26 elementos].

3.2.2. Niveles de descripción propuestos para la norma

1. Fondo 2) Subfondo 3) serie 4) subserie 5) unidad documental compuesta o expediente 6) unidad documental simple o documento.

3.2.3. Elementos esenciales de descripción

1. Código de referencia o signatura 2) Título 3) Productor 4) Fecha o fechas 5) Extensión de la unidad de descripción 6) Nivel de descripción (fondo, serie unidad documental).

3.3. Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de Archivos relativos a Instituciones, Personas y Familias – ISAAR (CPF) 2ª edición, 2004

Surgió en 1996 con el nombre completo International Archival Authority Record for Corporate Boedies, Persons, and Families (ISAAR CPF) o Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad relativos a Instituciones, Personas y Familias. Fue asumida por la Comunidad Archivística para describir “productores”,. Aunque en un principio se dejó aportados al resto de Agentes.

Esta norma sirve de guía para elaborar registros de autoridad de archivos que proporcionan descripciones de entidades (instituciones, personas y familias), asociadas a la producción y a la gestión de archivos.

El objetivo fundamental es ofrecer reglas generales para la normalización de las descripciones archivísticas, en relación con los productores de documentos de archivos para asegurar la comprensión de conceptos, en el contexto de gestión de los archivos.

La primera edición de 1996 contaba con una estructura tripartita de áreas de información: Área de Control de Autoridad, área de Información y Área de Notas.

La segunda edición contiene cuatro áreas de información: Área de Identificación, área de Descripción, Área de Relaciones y Área de Control. Esta última edición contiene, además, un capítulo que describe el modo en que los registros de autoridad de archivos se pueden vincular a los documentos de archivo y a otros recursos, incluyendo las descripciones archivísticas realizadas conforme a la norma ISAD (G).

3.3.1. Estructura de la norma

La norma se estructura en cuatro áreas de información que contienen un total de 25 elementos:

• Área de identificación: proporciona información que identifica unívocamente a la entidad que se está describiendo y que define un punto de acceso normalizado. Elementos**:**
• Tipo de entidad, formas autorizadas del nombre, formas paralelas del nombre, formas normalizadas del nombre según otras reglas e identificadores para instituciones.
• Área de descripción: proporciona información pertinente sobre la naturaleza, contexto y actividades de la entidad que se está describiendo. Elementos:
• Fechas de existencia, historia, lugares, estatuto jurídico, función, ocupaciones y actividades, atribuciones y fuentes legales, estructuras internas y genealogía, y contexto general.
• Área de relaciones: se consignan y describen las relaciones con otras instituciones y/o familias. Elementos:
• Nombres e Identificadores de las Instituciones, personas o familias relacionadas, naturaleza de la relación y descripción de la relación.
• Área de control: se identifica de forma unívoca el registro de autoridad y se incluye la información necesaria sobre cómo, cuándo y por qué agencia se creó y actualizó el registro de autoridad. Elementos:
• Identificador del registro de autoridad, identificadores de la institución, reglas y/o convenciones, estado de elaboración, nivel de detalle, fechas de creación, revisión o eliminación, lenguas y escrituras, fuentes y notas de mantenimiento.

3.2.2. Elementos esenciales del registro de autoridad

• Área de identificación: tipo de identidad
• Área de identificación: forma autorizada del nombre
• Área de descripción: fechas de existencia
• Área de control: identificador del registro de autoridad

La norma ISAAR contiene una serie de orientaciones sobre la forma en que se pueden establecer vínculos en el marco de un sistema de descripción archivística. Estos vínculos se establecen entre los registros de autoridad de archivos con cualquier otro recurso informativo de interés.

La información se puede establecer bajo las siguientes formas:

• Texto narrativo.
• Texto estructurado
• Enlaces con los recursos relacionados.

Dado que la ISAAR aborda solo una parte de los requisitos necesarios para el intercambio de información de autoridades de archivos, se ha contemplado la necesidad de establecer un formato de comunicación adecuado para todos los archivos que participen en dicho intercambio mediante Ecnoder Archival Context (EAC) o Contexto Archivístico Codificado, basado en la tecnología XML. Regula de una manera detallada la estructura y codificación de datos de las descripciones de instituciones, familias y personas, constituyendo un estándar para el intercambio/comunicación de descripciones conforme a la ISAAR (CPF).

3.4. Norma Internacional para la descripción de funciones – ISDF 1ª edición, 2007

Año 2007: se adopta una nueva norma internacional de descripción denominada ISDF (International Standard for Describing Functions), muy influenciada por el Sistema Australiano de Series (Peter Scott y Chris Hurley) un sistema que da mucha menos importancia a la descripción de los Agentes y niega la utilidad de utilizarlos como criterio de clasificación, ya que muchas veces, oscurece la procedencia real de los documentos. Este sistema rechaza la descripción multinivel y lo sustituye por un juego de relaciones entre documentos, productores y actividades.

Esta norma tiene como objetivo elaborar descripciones de las funciones de instituciones que aparecen vinculadas con la producción y conservación de documentos. Esta norma proporciona elementos necesarios para:

• Identificar los documentos generados por las instituciones de acuerdo con sus funciones, al objeto de facilitar su control y acceso.
• Elaborar catálogos de funciones para identificar las que duplican responsabilidades en la administración pública.
• Identificar la documentación asociada tanto en archivos históricos como administrativos.

3.4.1. Estructura de la norma

Se estructura en cuatro áreas de información y 23 elementos:

• Área de identificación. Información que identifica unívocamente la función y que define un punto de acceso normalizado. Elementos:
• Tipo, formas autorizadas del nombre, formas paralelas del nombre, otras formas del nombre y clasificación.
• Área de contexto. Información sobre la naturaleza y contexto de la función. Elementos:
• Fechas, descripción, historia y legislación.
• Área de relaciones. Información en la que se consignan y describen las relaciones con otras funciones. Elementos:
• Formas autorizadas del nombre identificado de la función relacionada, tipo, categoría de la relación, descripción de la relación y fecha de la relación.
• Área de control. Se identifica de forma unívoca la descripción de una función y se incluye información sobre cómo, cuándo y por qué la institución se creó y actualizó la descripción. Elementos:
• Identificador de la función, identificadores de instituciones, reglas y/o convenciones utilizadas, estado de elaboración, nivel de detalle, fechas de creación, revisión o eliminación, lenguas y escrituras, fuentes y notas de mantenimiento.

3.4.2. Elementos esenciales de la ISDF

Los elementos esenciales necesarios para realizar una descripción de función son tres:

• Área de identificación: tipo.
• Área de identificación: formas autorizadas del nombre.
• Área de control: identificador de la descripción de función.

En el contexto de un sistema de descripción archivística, la ISDF establece la posibilidad de crear vínculos de las posibles relaciones de las funciones con las descripciones de instituciones, documentos de archivo o de cualquier otro recurso de información que se pretenda relacionar. La ISDF proporciona tres elementos necesarios para efectuar dichas relaciones:

• Identificador y formas autorizadas del nombre/título de la entidad relacionada.
• Naturaleza de la relación.
• Fechas de la relación.

3.5. Norma Internacional para describir Instituciones que custodian Fondos de Archivo ISDIAH 1ª edición, 2008

En 2008, el ICA aprueba la ISDIAH para la descripción de las instituciones responsables de la custodia de los documentos de archivo y lo hace a instancias de un proyecto español: el Censo-Guía de Archivos del ministerio de Cultura, que es su principal valedor. La norma International Standard for Describing Instituions with Archival Holdings (ISDIAH) establece las reglas generales para la normalización de la descripción de instituciones que conservan fondos de archivo.

Esta norma proporciona directrices prácticas para identificar y contactar instituciones que tienen fondos de archivo, acceder a los mismos así como a los servicios que la institución ofrece,

Las descripciones realizadas según SIDIAH son útiles para describir instituciones como unidades dentro de un sistema de descripción archivística, así como para servir de punto de acceso normalizado a las mismas, documentar las relaciones entre las instituciones y los documentos de archivo que custodian.

La ISIAH ha sido elaborada para utilizarse conjuntamente con la norma ISAD (G), ISAAR (CPF) y la ISDF.

3.5.1. Estructura y uso de la norma

Los elementos de la descripción están organizados en 6 áreas de información y 31 elementos:

• Área de identificación: incluye la información que identifica unívocamente a la institución que se está describiendo y que define un punto de acceso normalizado. Elementos:
• Identificador, formas autorizadas del nombre, formas paralelas del nombre, otras formas del nombre, tipo de institución que conserva los fondos de archivo.
• Área de contacto: proporciona la información sobre cómo contactar con la institución que se está describiendo. Elementos:
• Localización y direcciones, teléfonos, fax y correo electrónico y personas de contacto.
• Área de descripción: incluye la información pertinente sobre la historia de la institución que se está describiendo, su estructura y política de ingresos, etc. Elementos:
• Historia de la institución que custodia los fondos de archivo, contexto cultural y geográfico, atribuciones y fuentes legales, estructura administrativa, gestión de documentos y política de ingresos, edificios, fondos y otras colecciones custodiadas e instrumentos de descripción, guías y publicaciones.
• Área de acceso: consigna los datos correspondientes sobre el acceso a la institución que se está describiendo: horario de apertura al público, acceso libre o restringido, etc.
• Elementos: horarios de apertura, condiciones y requisitos para el uso y el acceso y accesibilidad.
• Área de servicios: incluye la información necesaria relativa a los servicios técnicos que la institución ofrece. Elementos:
• Servicios de ayuda a la investigación, servicios de reproducción y espacios públicos.
• Área de control: identifica de forma unívoca la descripción de la institución y se incluye la información necesaria sobre cómo, cuándo y por qué agencia se creó y actualizó la descripción. Elementos:
• Identificador de la descripción, identificador de la institución, reglas y/o convenciones, estado de elaboración, nivel de detalle, fechas de creación, revisión o eliminación, lenguas y escrituras, fuentes y notas de mantenimiento.

3.5.2. Elementos esenciales de la ISDIAH

Al objeto de elaborar descripciones de las instituciones que conservan documentos de archivo, se consideran obligatorios:

• Identificador: 1.- Área de identificación elemento 1.1.
• Formas autorizadas del nombre: 1.- Área de identificación elemento 1.2.
• Vinculación de la descripción de la institución con los documentos de archivo y sus productores.

La norma ISDIAH orienta sobre la manera de establecer vínculos en el contexto de un sistema de descripción archivística, ofreciendo la posibilidad de establecer relaciones entre la descripción de las instituciones que custodian los fondos de archivo con la descripción de otros recursos archivísticos existentes. Esta norma proporciona tres elementos necesarios para efectuar dichas relaciones:

• Título e identificador del recurso archivístico relacionado.
• Descripción de la relación.
• Fechas de la relación.
• Formas autorizadas del nombre e identificador del registro de autoridad relacionado.

La Comunidad se divide ante la evidencia de que están aprobando normas que constituyen excepciones a la norma, y por esta razón, en e2008, el CIA propuso parar de hacer normas y fijar un periodo de cuatro años (hasta 2012) para reflexionar sobre el tema. En 2012 elaboraron un informe sobre el estado de la cuestión de él se sacaron conclusiones como:

• Que las normas que habían sacado eran demasiado genéricas y básicas y que requerían luego de desarrollos a nivel nacional.
• Que las especificaciones que ofrecen son mínimas lo que da lugar a errores de interpretación.
• Que había muchos elementos comunes ene l documento que aprobaba las normas. El prólogo, muchas áreas similares, elementos que se repiten, etc.
• Los glosarios comparten definiciones y en algunos casos se definían los mismos conceptos de formas diferentes.
• Son normas muy anticuadas sobre las que se lleva trabajando demasiado tiempo, y están necesitadas ya de una revisión profunda.
• Las normas se estaban viendo superadas por los avances tecnológicos. Dentro del propio CIA, se creó el ICA Atom, un software específico para describir documentos que superaba y supera con creces a las propias normas.
• Se han desarrollado los formatos de intercambio de descripciones en XML como EAD o EAC.
• Apareció el concepto de Web Semántica.

2009: Claire Sibille elabora un informe para el ICA en el que anuncia su intención de llevar a cabo un proceso de “armonización” de todas las normas,

Tras el informe de 2012, el ICA toma la decisión de dejar de hacer normas y cambian el planteamiento para definir un nuevo escenario desde el que abordar qué es exactamente lo que se quiere o se pretende describir.

En el seno del CIA se crea EGAD en 2012, un grupo de expertos en descripción archivística que se ponen como objetivo presentar en 2016 un modelo conceptual en el que se enmarque la descripción archivística. En 2016, se publicó el borrador de la primera parte de una serie de 2 normas para la descripción archivística: RIC-CM (Records in Context – Modelo Conceptual).

3.6. El proceso normalizador en España

En España no se llegó a aprobar el desarrollo nacional de ninguna de las normas del ICA, aunque sí llegó a hacer un primer borrador de NEDA en 2005 que no llegó a aprobarse. Lo que se produjo fueron desarrollos a nivel regional:

• MDM que vio su primera edición en 2000 y su segundo en 2006, se convirtió en norma técnica de los archivos de castilla y León y consta de dos partes: una para la adaptación de las ISAD G y otra para la ISAAR CPF.
• Cataluña aprobó su propia norma en 2007, la NODAC.
• Aragón, en 2008. ARANOR.
• Galicia, en 2010. NOGADA.
• Además, se aproó una Norma para la elaboración de Puntos de Acceso Normalizados de Instituciones, personas y Familias y Lugares y Materias en el Sistema de descripción Archivística del Estado en 2010.

Por Orden CUL/1524/2007, de 25 de mayo, se creó la Comisión de Normas Españolas de Descripción Archivística, que llegó ya en el año 2007 a las mismas conclusiones a las que llegó el CIA cinco años más tarde. El proyecto de la CNEDA era hacer un conjunto de normas de descripción, no una adaptación de las existentes. Así, en 2007 sacaron un primer borrador de que se actualizó en 2011 y dio como resultado el proyecto NEDA-I que se compone de dos objetivos:

• Proporcionar un modelo conceptual de descripción archivística en el que queden identificados los seis tipos de entidad (documentos de archivo; agente; función y sus divisiones; norma; concepto, objeto o acontecimiento; lugar), las relaciones entre entidades de estos tipos, así como los atributos de tres tipos de entidad (documentos de archivo; agente; función y sus divisiones) y de dichas relaciones.
• Proporcionar normas relativas a la entrada de datos en los sistemas de descripción archivística, aplicables a las descripciones de documentos de archivo, agentes y funciones y sus divisiones. Es decir; reglas de estructura de datos, reglas de contenido de datos.

Actualmente, el principal resultado de los trabajos de la CNEDA queda reflejado en la elaboración de documentos técnicos para poder llevar a cabo la descripción archivística en España, mediante la creación, mantenimiento y revisión de las Normas Españolas de Descripción Archivística (estándares NEDA).

3.7. Los estándares NEDA

Las normas españolas de descripción archivística o estándares NEDA son las herramientas normativas aplicables en la descripción de documentos de archivo y orientadas a la mejora continua del acceso a los recursos archivísticos.

La CNEDA elabora y mantiene los siguientes estándares:

• NEDA – MC: Modelo conceptual de descripción archivística. Identifica los elementos a describir en cualquier sistema de descripción (entidades, relaciones ya tributos).
• NEDA – VOC: Vocabulario para la descripción archivística. Precisa a la terminología empelado en los demás estándares.
• NEDA-Req: datos básicos para la descripción archivística. Identifica los requisitos mínimos para describir documentos de archivo, agentes y funciones.
• NEDA-Ex1: documentos de naturaleza musical. Extensión de atributos para documentos de naturaleza musical.
• NEDA – Ex2 (en planificación): extensión de atributos para agentes con funciones de custodia de documentos de archivo.

3.7.1. El modelo conceptual de descripción archivística y requisitos de datos básicos de las descripciones de documentos de archivo, agentes y funciones de la CNEDA

El NEDA-MC define un modelo de 6 tipos de entidad basado en las tres entidades fundamentales. Documentos, agentes y funciones a las que se añaden otras tres funciones: normas, lugares y concepto, objeto y acontecimiento, y está estructurado en tres partes: parte 1, definición de entidades; parte 2, definición de relaciones; parte 3, definición de los atributos de entidades y relaciones.

Las partes 1 y 2 del Modelo Conceptual de Descripción Archivística fueron elaboradas por la CNEDA y aprobadas el 18 de junio de 2012. La parte 3 del Modelo Conceptual de Descripción archivística se aprobó en noviembre de 2016. Los 6 tipos de entidad recogidos en el modelo son: documento de archivo, agente, función y sus divisiones, norma, concepto, objeto o acontecimiento y lugar.

• Documentos de archivo. Se refiere a la agrupación documental (grupo de fondos, fondo, serie, subserie), la unidad documental simple o el componente documental. Para este tipo de entidad, ene l Modelo Conceptual de Descripción Archivística se han identificado diez subtipos que están interrelacionados mediante relaciones jerárquicas todo-parte: 1) grupo de fondos; 2) fondo; 3) división de fondo o grupo de fondos; 4) serie; 5) subserie; 6) fracción de serie o subserie; 7) unidad documental; 8) colección; 9) división de colección; 10) componente documental.
• Agente. Actores responsables o involucrados en la creación, producción, gestión documental, etc. De los documentos de archivo. Se considera que hay tres subtipos de agente: institución (organización o grupo de personas identificado por un nombre propio y que actúa, o puede actuar, como una unidad, o bien un cargo institucional desempeñado por una persona), familia (dos o más personas relacionadas por matrimonio, nacimiento, adopción u otra situación jurídica similar, o bien por representar ellos mismos como una familia) y persona (individuo humano). Se considera que al menos uno de estos ter subtipos es obligatorio, puesto que siempre existe al menos un agente en cualquier contexto archivístico, independientemente de que exista o no su descripción en el sistema de descripción archivística de dicho entorno.
• Función. Aquellas funciones actividades o procesos y acciones realizadas por los agentes que quedan testimoniadas en los documentos de archivo. Cuatro subtipos: 1) función (responsabilidad u objetivo principal asumido por la sociedad o realizado por una gente, e integrado por un conjunto de actividades o procesos); 2) división de función (cualquiera de las agrupaciones de actividades o procesos en que puede dividirse una función); 3) actividad o proceso (conjunto de acciones o tareas realizadas por uno varios agentes para cumplir una función determinada o parte de la misma; 4) acción (es el acto, ya sea jurídico o no, realizado por uno o más agentes e integrado en una actividad o proceso). EN EL Modelo Conceptual de Descripción Archivística, se considera que los subtipos función, actividad o proceso y acción son obligatorios porque siempre existen entidades de dichos subtipos en cualquier contexto archivístico.
• Norma. Disposiciones que regulan la existencia de los documentos de archivos, los agentes y las funciones que éstos realizan.
• Concepto, objeto o acontecimiento. Ideas o nociones abstractas, cosas materiales, eventos o sucesos de que tratan los documentos de archivo.
• Lugar. Espacios físicos determinados de que tratan los documentos de archivo, y en los que se otorgan los documentos de archivo.

3.8. El Records in Context – Conceptual Model (RiC – CM) del ICA

Modelo conceptual de alto nivel que se centra en identificar y describir intelectualmente los registros, los agentes que crearon, utilizaron o están documentados en ellos, y las actividades realizadas por los agentes que los registros facilitan y documentan. Es la segunda parte del estándar Records in Contexts, que también incluye, por ahora, una introducción a la Descripción archivística (RIC-IAD) y una ontología (RIC-O).

La última versión pública de RIC-CM es RIC-CM 0.2, que fue publicada por el EGAD en julio de 2021, junto con una convocatoria de comentarios que estuvo abierta hasta el 31 de enero de 2022. La versión completa de Records in Conceptual Model versión 0.2 (RIC-CM 0.2) se publicó en julio de 2021. Se utiliza con Records in Contexts Ontology 0.2 que se lanzó en febrero de 2021.

3.9. La codificación de la descripción para su difusión. La norma EAD y la norma EAC

3.9.1. La norma EAD (Encoded Archival Description)

EAD es una “norma de codificación diseñada específicamente para marcar información contenida en instrumentos de descripción archivísticos”.

De forma general, la EAD es una estructura de datos normalizada que reproduce en formato digital los documentos de descripción archivística (cualquier herramienta jerárquica que ha sido codificada usando EAD y que permita a un creador de registros o a un usuario acceder a los materiales que están siendo descritos). A un nivel muy básico, se puede decir que un documento (instrumento de descripción) codificado utilizando EAD consta de tres segmentos:

• Uno que proporciona información sobre el instrumento de descripción en sí mismo (su título, compilador, fecha de compilación). .
• Un segundo componente que incluye las cuestiones preliminares necesarias para la publicación formal del instrumento de descripción .
• Un tercero que proporciona la descripción del material archivístico en sí misma. .

3.9.2. La norma EAC (Encoded Archival Context)

EAC es el Contexto Archivístico Codificado, un estándar para estructurar e intercambiar información sobre los creadores de materiales archivísticos. No fue hasta 2001 cuando un grupo internacional de archiveros se reunió en Toronto y definió los principios y criterios para diseñar, desarrollar y mantener unes quema figurativo y una estructura de comunicación para la información de contexto archivístico, proporcionando un formato electrónico para los registros de autoridad ajustados a ISAAR (CPF). La traducción española del repertorio de etiquetas EAC-CPF (versión 2010) la ha realizado y publicado la Subdirección General de los Archivos Estatales.

3.9.3. Dublin Core

Esquema de metadatos elaborado por la DCMI (Dublin Core Metadata Initiative), diseñado para proporcionar información descriptiva básica sobre cualquier tipo de recurso sin que importe el formato de origen (ya sean recursos físicos, recursos web u otros objetos como obras de arte, etc**.). Es el esquema de metadatos más utilizado a nivel mundial para describir y recuperar información electrónica**. Debe su nombre a la ciudad donde fue creada, ubicada en el estado de Ohio (EE.UU.).

Se define por la norma ISO 15836:2003 (última revisión en 2017) y por la norma ANSI/NISO Z39.85-2012. Actualmente existen:

• ISO 15836-1: 2017 Conjunto de elementos de metadatos Dublin Core – Parte 1: Elementos básicos. Esta norma establece 15 elementos de metadatos básicos para la descripción de recursos entre dominios. Estos términos forman parte de un conjunto más amplio de vocabularios de metadatos mantenidos por la Dublin Core Metadata Initiative. Las propiedades del espacio de nombres /terms/ se incluyen en ISO 15836-2.
• ISO 15836-2:2019 Información y documentación – Conjunto de elementos de metadatos Dublin Core – Parte 2: Propiedades y clases de DCMI).

Los 4 principios que inspiran el conjunto de metadatos Dublin Core son:

• Simplicidad de creación y mantenimiento para que los mismos autores de los documentos puedan crear registros descriptivos sencillos, pero con suficiente información para poder recuperarlos por Internet.
• Semántica universal. Un obstáculo para el descubrimiento de información e Internet son las diferencias de terminología y prácticas en distintas áreas de conocimiento. Dublin Core puede ayudar a cualquier usuario no especializado a encontrar recursos web.
• Cobertura internacional. El conjunto de elementos Dublin Core se desarrolló en inglés, pero hoy está traducido a muchas otras lenguas, entre ellas el español.
• 1. Extensibilidad. Simplicidad de las tareas de descripción de recursos web, junto a la necesidad de lograr una recuperación precisa.

El esquema DUBLIN CORE SIMPLE está formado por 15 elementos (Dublin Core Metadata Element Set (DCMES). Cada elemento es opcional, repetible y, además, puede aparecer en cualquier orden.