UT8 · Tema 26 · Las agrupaciones documentales de los archivos: conceptos de grupo de fondos, fondo

Tema 26. Las agrupaciones documentales de los archivos: conceptos de grupo de fondos, fondo, sección de fondo, unidad archivística compuesta, serie documental, unidad archivística simple, expediente o unidad archivística compuesta y colección de documentos

1. Las agrupaciones documentales

Los documentos de archivos se reúnen desde su origen en agrupaciones, que vienen dadas a partir del principio de procedencia y el principio de respeto al orden natural de los documentos. El concepto y delimitación de las agrupaciones documentales han sido definidas por la norma ISAD (G) y el Modelo conceptual de descripción archivística (NEDA-MC):

La norma ISAD (G), en su segunda edición publicada en el año 2000, reconoció como niveles de organización: fondo, subfondo, serie, subserie, Unidad documental compuesta (expediente), unidad documental simple y admite la posibilidad de incluir otros niveles intermedios si se consideran necesarios.

El Modelo conceptual de descripción archivística (NEDA-MC), publicado en 2017, identifica seis tipos de entidades, entre ellas la de documentos de archivo. En la entidad documentos de archivo se incluye las agrupaciones documentales, la unidad documental simple y el componente documental. En la entidad de documentos de archivos identifica diez subtipos que están interrelacionados mediante relaciones jerárquicas todo-parte, estos son: grupos de fondos; fondo; división de fondo/grupo de fondos; serie; subserie; fracción de serie/subserie; unidad documental, colección; división de colección y componente documental.

El e-EMGDE define series categorías de documento, que son: grupo de fondos; fondo; serie; agregación; expediente y documento simple.

De conformidad con los principios de procedencia y orden original, los documentos de forma natural se agrupan, desde que son generados en agrupaciones naturales, como son: el fondo, sección, serie y unidad archivística. Mientras otras agrupaciones son elaboradas de forma artificial, es decir, sin observar los principios archivísticos por diversas causas, esta sería el caso de las secciones y series facticias o las colecciones.

2. Grupo de fondos

Se refiere al conjunto de fondos que, como método organizativo e intelectual, componen los fondos de un archivo. Incluye cualquier conjunto de fondos siempre y cuando cumpla con alaguna de las siguientes características:

• Cada fondo ha sido producido por una gente diferente en el ejercicio de sus funciones.
• Los diversos productores están vinculados por realizar funciones similares.
• Los productores están vinculados por mantener relaciones familiares.

Ej. Los fondos documentales del AHN se estructuran en un cuadro de clasificación que, dada su diversidad, se articula en cinco grandes apartados: Instituciones del Antiguo Régimen, Instituciones contemporáneas, Instituciones eclesiásticas, Archivos privados y Colecciones. El Grupo de Fondos del Antiguo Régimen del AHN, agrupa los 51 fondos que se custodian en las secciones de Consejos, Estado, Inquisición, órdenes Militares, Códices y Cartularios, Fondos Contemporáneos y Sigilografía.

Como señala el NEDA-MC, en un sistema de descripción archivística, un grupo de fondos siempre ocupará el nivel superior jerárquico de las entidades documentales, siendo imposible que forme parte de otra entidad documental. Peor, en cambio, puede estar compuesto por uno o más fondos, divisiones de fondo/grupo de fondos, series, unidades documentales y/o colecciones.

3. Fondo

3.1. Definición

Definiciones de fondo documental:

• La ISAD (G) define fondo como: “conjunto de documentos con independencia de su tipo documental o soporte, producidos orgánicamente y/o acumulados y utilizados por una persona física, familia o entidad en el transcurso de sus actividades y funciones como productor”.
• Para la NEDA-MC el fondo es: “el conjunto de documentos producidos por una gente en el ejercicio de sus funciones. En un sistema de descripción archivística, un fondo puede ocupar el nivel superior de la jerarquía de entidades documental o formar parte de un grupo de fondos. En sentido inverso, puede estar compuesto por divisiones de fondo/grupo de fondos, series, unidades documentales y/o colecciones”.
• El Diccionario de Terminología Archivística (DTA) de la Subdirección General de los Archivos Estatales, lo define: “Conjunto de series generadas por cada uno de los sujetos productores que conforman la estructura de un organismo en el ejercicio de sus competencias”.

En general, de estas definiciones se desprende que el fondo es el conjunto documental procedente de una institución o persona en el ejercicio de sus actividades y funciones.

Podemos distinguir entre:

• Fondo abierto: aquel que está siendo generado por un organismo productor que continúa en el ejercicio de sus competencias.
• Fondo cerrado: aquel cuyas series han dejado de producirse por desaparición del organismo y/o las competencias que las generaban.

Como Antonia Heredia señala, la noción de fondo está íntimamente unida al principio de procedencia, que tiene su razón de ser en la necesidad de mantener separado y diferenciado el conjunto de documentos producidos por una institución, guardan entre sí relación y, por tanto, constituyen un todo coherente. La reconstrucción del orden originario, respetando el principio de procedencia, tiene un carácter objetivo: cualquiera que sea el archivero que lo aplique a un determinado fondo o archivo, el resultado debe serle mismo. Su aplicación exige el conocimiento exhaustivo de la entidad, su organización y estructura, evolución histórica, funciones y procedimientos.

Para Michel Duchein la aplicación del principio de procedencia garantiza la integridad administrativa de un fondo y su pleno valor de testimonio, facilitando física e intelectualmente el acceso a los documentos generados y recibidos por la misma institución o persona, mediante su reunión descripción completa, independientemente de su forma, medio o volumen.

Un fondo puede estar conservado en un archivo, e identificarse con el mismo archivo, cuando es el único fondo que el archivo conserva. Pero también pueden existir varios fondos procedentes de instituciones diversas conservadas en un archivo, bien en depósito, donación, adquisición… En cualquier caso, cada fondo exige:

• Una organización independiente. Es decir, un cuadro de clasificación y una ordenación de sus series.
• Y una programación completa a efectos de descripción: una guía y un inventario.

La idea de fondo va unida a la totalidad de la documentación producida y recibida por una institución o persona. El fondo tiene una limitación jurisdiccional ceñida a la institución que lo produce y una limitación cronológica que depende de la vida de la misma. La documentación que constituye un fondo puede estar completa o incompleta, dispersa, organizada o no, pero constituye por sí misma una unidad, independiente de otros fondos, procedentes de otras instituciones que pueden encontrarse en el mismo archivo. Cruz Mundet considera tres premisas ene l concepto de fondo:

• Es producto natural de la actividad de una entidad, persona física o moral. En consecuencia, resulta imprescindible identificar al autor, su naturaleza, estructura y área de actividad.
• La concepción de un fondo no viene dada por el uso de sus documentos, sino por us estructura interna, que no es otra que la propia del ente que lo ha creado y por la forma en que dichos documentos han sido generados.
• La estructura de un fondo, de acuerdo con el principio de procedencia, exige el conocimiento de los procedimientos administrativos del autor, así como de su propia evolución histórica.

3.2. Delimitación

La principal problemática es el de la delimitación del fondo. Para delimitar un fondo es fundamental identificar al autor, su naturaleza, estructura y área de actividad. Lo que genera dificultades, sobre todo en instituciones polijerárquicas de gran volumen documental y amplia irradiación espacial.

• M. Duchein estableció los siguientes criterios para identificarlo:
• Un organismo público o privado, que debe poseer un nombre y una existencia jurídica propia, establecidas por un acto de ley preciso y fechado.
• Debe poseer atribuciones precisas y estables, definidas por un texto legal o reglamentario.
• Su posición dentro de la jerarquía administrativa debe estar definida por el acto que le dio origen.
• Debe tener un jefe o responsable. Pudiendo tratar asuntos de su competencia sin que para decidirlos tenga que someterse a una autoridad superior.
• La organización interna debe ser conocida y señalada en un organigrama.
• Mª Dolores Carnicer y J.J. Generelo y Cyntia Durance, a partir de las ideas de M. Duchein, redactan los criterios que marcan la consideración de un fondo: “para ser considerado productor de un fondo, un órgano de cualquier Administración Pública debe reunir los siguientes criterios: existencia legal, funciones propias recogidas en la normativa, posición jerárquica definida, autonomía suficiente para el desarrollo de funciones propias, estructura interna establecida oficialmente.
• A. Duplá. Considera fondo toda documentación producida por un órgano con potestad para emitir, tramitar, gestionar y archivar sus documentos.

3.3. El concepto de fondo

Existen dos conceptos de fondos diferentes:

• El concepto europeo de fondo. Enunciado por H. Jenkinson, lo describe como “los documentos resultantes de la actividad de una administración con una estructura orgánica completa en sí misma, con capacidad de actuar independientemente, sin ninguna autoridad añadida o externa en todos los aspectos de su competencia.
• El concepto norteamericano de Records Group, definido por sus Archivos Nacionales. Este es la unidad archivística mayor, establecida de forma arbitraria, no de la aplicación del principio de procedencia de forma estricta,. Se consideran otros factores para elaborar una unidad de tamaño e índole convenientes para los trabajaos de organización, reproducción física de la clasificación en la instalación de los documentos, facilitar su descripción y publicación de los instrumentos de control.
• H. Jenkinson (1966) definió el archiv Group como “los documentos resultantes de la actividad de una administración, con una estructura orgánica completa en sí misma, con capacidad de actuar independientemente en todos los ámbitos de su competencia, sin ninguna autoridad añadida o externa que la limite”.

El concepto europeo de fondo y el norteamericano de “Records Group” son diferentes: el primero está excesivamente influido por el peso de la documentación histórica, en función del cual fue definido, y el segundo lo está por la preponderancia de la documentación contemporánea de las administraciones modernas, fluidas y polijerárquicas.

4. División de fondo/ sección o subfondo

La división de fondo, denominada tradicionalmente sección o subfondo, según la ISAD-(G), es el conjunto de documentos de un fondo agrupados de acuerdo con un criterio orgánico funcional, cronológico o geográfico.

• Para A. Heredia, “La sección es una subdivisión del fondo, identificada con la producción documental de una unidad o división administrativa, o funcional, de la institución que produce en fondo. La sección es, pues, el conjunto de documentos generados en razón de la actividad de esa subdivisión orgánica o funcional”.
• La norma ISAD(G) habla de subfondo y lo define como “subdivisión del fondo consistente en un conjunto de documentos relacionados entre sí que se corresponden con las subdivisiones administrativas de la institución u organismo que la origina,. Y cuando no es posible, con agrupaciones geográficas, cronológicas, funcionales o similares de la propia documentación.
• Para la **NEDA-MC, “**La división de fondo o de grupo de fondos es el conjunto de documentos de un fondo o de un grupo de fondos agrupados de acuerdo con un criterio orgánico, funcional, cronológico o geográfico. En un sistema de descripción archivística, una división de fondo o de grupo de fondos puede formar parte de un grupo de fondos, de un fondo o de otra división de fondo/grupo de fondos.

Mientras el fondo no admite otro origen que el institucional, el origen de las secciones está en los órganos y en las funciones de dicha institución, lo que `puede dar lugar a multiplicidad de secciones. A efectos de organización y descripción debemos tener presente que la división e fondo o sección forma parte de un todo: el fondo, y como tal está integrada en él. La división de fondo o sección, por tanto, no contará con una clasificación aparte y tendrá su sitio en el inventario del fondo. Tanto la división de fondo como el fondo están afectados por el principio de procedencia.

5. Serie

Múltiples definiciones no siempre coincidentes ni homogéneas.

• La ISAD (G) define serie como “documentos organizados de acuerdo con un sistema de archivo o conservados formando una unidad como resultado de una misma acumulación, del mismo proceso archivístico o de la misma actividad, que tienen una forma particular o consecuencia de cualquier otra relación derivada de su producción, recepción o utilización. La serie se denomina también serie documental.
• La clásica y más aceptada definición de serie es la aportada por José Luis Latorre y Mercedes Martín-Palomino, que definen la serie como “el conjunto de documentos producidos por un mismo sujeto productor, en el desarrollo de una misma función, y cuya actuación administrativa ha sido plasmada en un mismo tipo documental”.
• En el mismo sentido figura la definición de serie contenida en el Diccionario de Terminología Archivística “un conjunto de documentos producidos por un sujeto en el desarrollo de una misma actividad administrativa y regulado por la norma jurídica y/o de procedimientos”.

SERIE = SUJETO PRODUCTOR + FUNCIÓN + TIPO DOCUMENTAL

• Antonia Heredia: “El testimonio documental y continuado de actividades repetidas, desarrolladas por un órgano en virtud de una función. Estos testimonios documentales responden habitualmente a una misma tipología documental, e incluso a unos asuntos o materias similares, ofreciendo una información seriada. Cada serie documental suele responder a una misma tipología documental e incluso a unos asuntos o materias similares”.
• Para la **NEDA-MC: “**La serie es el conjunto de documentos, producidos por uno o varios agentes, que son testimonio continuado de una o varias actividades o procesos. En un sistema de descripción archivística una serie puede ocupar el nivel superior de la jerarquía de entidades documentales o formar parte de un grupo de fondos, de un fondo o de una división de fondos/grupo de fondos. En sentido inverso, puede estar compuesta por una o más subseries, fracciones de serie/subseries y/o unidades documentales”.

Estas definiciones contrastan con la empleada por la archivística anglosajona, cuyo concepto es mucho más amplio. La archivística anglosajona entiende la serie como la reunión de documentos con características comunes que pueden resultar de la plasmación escrita de una función o actividad, o coincidir con la forma y uso que se les dé. El sistema australiano de series define el concepto de serie diferente, ya que lo que determina la serie documental es su actividad específica. De este modo, una serie documental puede haber sido producida por muchos órganos a lo largo del tiempo, aunque solo puede ser generada por una misma actividad específica. Es, por tanto, la serie y no el fondo la base de la descripción archivística del modelo australiano, de ahí que inicialmente fue entendida como contrario al concepto de fondo y al principio de procedencia.

En cualquier caso, la serie documental es la base sobre la que gira buena parte del trabajo archivístico. La identificación de series es fundamental para clasificar, describir, valorar y seleccionar, acceder y difundir la documentación. Las series pueden estar conformadas por unidades documentales simples o por unidades documentales compuestas (expedientes). , también llamada unidades archivísticas. Constituyen series documentales tanto los expedientes personales o los de limpieza de sangre como las actas capitulares, los registros, etc.

5.1. Tipos de series

Mariano García Ruipérez señala que en el vocabulario archivístico español existen conceptos como “series duplicadas”, series antecedentes”, “series relacionadas”, “series abiertas”, etc. Se engloban dentro de tipologías de series que el Diccionario de Terminología Archivística, a su vez, aglutina en las siguientes definiciones:

• **Serie abierta: “**aquella que es generada por un sujeto productor que continúa en el ejercicio de sus actividades administrativas”.
• **Serie cerrada: “**aquella que ha dejado de producirse por desaparición del sujeto productor o de la actividad administrativa reguilada por la norma de procedimiento”.
• **Series complementarias: “**son aquellas que, respondiendo a trámites administrativos diferentes, contribuyen todas a la realización de un mismo objetivo, resultando así una información complementaria”.
• **Series paralelas: “**son aquellas que materializan actividades dentro de las funciones administrativas comunes y que, en consecuencia, son producidas por las distintas oficinas en que cada organismo tienen este cometido.
• Series horizontales: son aquellas iguales a las producidas por toro sujeto productor, pro cuánto ambos pueden tener atribuida una misma facultad. No obstante, la diferencia entre una y otra puede radicar en el ámbito personal, espacial, etc. De cada uno de los sujetos. Sus estudios deben realizarse de manera conjunta por un grupo de archiveros. Servirán de base para la creación de los cuadros de clasificación funcional.
• Series específicas: serie documental producida por un sujeto, fruto de una actividad que le ha sido atribuida de manera exclusiva conforme a derecho. Mientras a las series horizontales su denominación vendrá consensuada, alas específicas será precioso nombrarlas en cada Archivo Central.
• Series relacionadas: nombre de las series documentales que por su contenido o por su tramitación incluyan información idéntica, parcial, complementaria o recopilatoria que otra serie.
• Series duplicadas: cuando series iguales se localizan en distintas unidades administrativas. Ej.: la serie Nóminas en que puede localizarse en Habilitación y en Intervención Delegada.
• Serie subordinada: es el testimonio de una parte del procedimiento administrativo que identifica a la serie en cuestión, que en la unidad administrativa que genera dicha parte se estima como serie propia. Puede conformarse con tipos documentales que son testimonio de una parte del procedimiento que se estiman como serie propia en la unidad admirativa que los genera.
• Series facticias: agrupaciones documentales artificiales, reunidas por motivos de conservación o agrupadas con un carácter arbitrario, y que se corresponden con fines particulares, agrupaciones temáticas, geográficas, por formatos, etc.

6. Subserie

Antonia Heredia señala que es “el conjunto de unidades documentales dentro de una serie, agrupadas en razón de modalidades de la actividad que testimonia la serie, en razón de destinatarios o de beneficiarios de dicha actividad”.

Para la NEDA-MC la subserie es “el conjunto de documentos de una serie agrupados de acuerdo con un criterio de clasificación determinado. Los criterios de clasificación que pueden determinar la existencia de una subserie pueden ser muy diversos y heterogéneos, por ejemplo, las actividades o procesos que se testimonian, criterios geográficos, las formas de resolución, etc.”.

Para García Ruipérez las subseries son agrupaciones documentales facticias, realizadas arbitrariamente por el productor o receptor de la documentación, por cuestiones prácticas o de otra índole.

7. Fracción de serie

Antonia Heredia la define como “el segmento de una serie, formado por una o varias y sucesivas unidades documentales que, para su localización o para su transferencia, están en una unidad de instalación”.

NEDA-MC la define como “el conjunto de documentos de una serie o subserie, normalmente correlativos, conservados en una o varias unidades de instalación”.

Las fracciones de series están vinculadas a los procesos de transferencia y selección. Delimitan la parte de la serie que ha sido identificada, transferida, valorada o seleccionada. Pueden formar parte de una serie o de otra fracción de serie/subserie. Puede, a su vez, estar compuesta por una o más fracciones de serie/subserie y/o unidades documentales.

8. Unidad documental

• Diccionario de Terminología Archivística: “elemento indivisible de una serie documental que puede estar constituido por un solo documento o por varios que formen un expediente”.
• Para la NEDA-MC, la unidad documental es el elemento básico de un fondo, grupo de fondos, colección, o serie, constituido por un documento de archivo simple, o varios agrupados que forman una unidad documental compuesta.

La unidad menor del contenido documental de un archivo es la unidad documental. Cuando esta está formada por más de un documento hablamos de unidad documental compuesta para distinguirla de la simple formada por uno solo, o unidad documental simple, que es sinónimo de documento de archivo.

La ISAD (G) y NEDA-MC diferencian entre unidades documentales simples y compuestas. La principal unidad documental compuesta en la AGE es el expediente.

8.1. Unidad documental simple

• Para la **ISAD (G): “**es la unidad archivística más pequeña, intelectualmente indivisible. Por ejemplo, una carta, una memoria, un informe, una fotografía, una grabación sonora”.
• La NEDA-MC, la define como “cualquier unidad de información mínima grabada en cualquier soporte, producida por un agente en el ejercicio de sus funciones, que constituye el testimonio material de una o varias acciones, ya sean de naturaleza jurídica o no”.

Presenta unidad de acción, lugar y tiempo, es decir, está formado por una sola unidad.

8.2. Unidad documental compuesta

• La ISAD (G) define expediente como “unidad organizada de documentos reunidos bien por el productor para su uso corriente, bien durante el proceso de organización archivística, porque se refieren al mismo tema, actividad o asunto. El expediente es generalmente la unidad básica”.
• NEDA-MC la define “cualquier unidad de información integrada por varias unidades documentales interrelacionadas por un asunto común, producida por uno o varios agentes ene le ejercicio de sus funciones, y que constituye el testimonio material de una o varias actividades o procesos o de parte de ellos”.

Es aquel formado por varios documentos simples y, por tanto, por varias actiones y varias conscriptiones.

9. Colección y sección facticia

Colecciones: agrupaciones documentales que, con cierta frecuencia, se encuentran en los archivos, la mayoría de las veces producto de donación o compra. Su origen no responde al resultado de una gestión institucional personal, sino a la voluntad de alguien, es decir, se crean atendiendo a criterios subjetivos, suelen ser documentos cuya unión y relación entre ellos la determina bien un tema o asunto, bien el coleccionista o autor de la colección. Por tanto, no conserva una estructura orgánica ni responde al principio de procedencia. No admitirá el inventario en cuanto que cada pieza, por su independencia, requerirá una descripción individualizada. Las colecciones están integradas muchas veces por estampas, dibujos, fotografías, documentos singulares, etc.

Las secciones facticias son agrupaciones documentales realizadas voluntariamente en los archivos a partir de sus fondos. Responden a motivos de conservación o instalación determinadas por sus soportes o grafía, aunque no han faltado en el origen de su formación algunas razones subjetivas y arbitrarias que han movido a los archiveros en determinadas épocas a agrupar los documentos en razón de un tema para destacar su importancia. Entre las primeras están las de Mapas y Planos o la de Sellos, y entre las segundas pueden servir como ejemplo la Sección de Guerra Civil española o Títulos de Castilla en el Archivo General de Indias. También la sección de Patronato del Archivo General de Indias sería un ejemplo de sección facticia y que tiene su origen en el Archivo Simancas.