UT7 · Tema 25 · La ordenación de documentos. Tipos de ordenación. Operaciones relacionadas con la ordenación

Tema 25. La ordenación de documentos. Tipos de ordenación. Operaciones relacionadas con la ordenación

1. La organización

Organizar, clasificar y ordenar son términos que muchos autores emplean de manera inadecuada. En España para designar las tareas de organización se emplean dos términos: clasificación y ordenación. En otros países se refieren a este proceso con un solo término que designa ambas realidades: arragement (inglés), classement (francés), ordinamento (italiano).

T. Schellenberg ha sido quién ha delimitado perfectamente una y otra, en su obra Archivos Modernos: “clasificar y ordenar son dos operaciones dentro de una más amplia, que podemos llamar organización, ambas perfectamente diferenciadas y esenciales en aras de la conservación de los documentos, de una parte, e indispensable para inventariar y catalogar de otra”.

1.1. Definición y concepto

El Diccionario de Terminología Archivística del Ministerio de Cultura define organización como: “proceso que, mediante las etapas de clasificación y ordenación, aplica las conclusiones establecidas en la fase de identificación a la estructura de un fondo”.

Según Antonia Heredia, en su obra Lenguaje y Vocabulario archivístico, organización es: “Adaptación material o física de un fondo a la estructura que le corresponde, una vez realizado el proceso intelectual de la identificación. Incluye las fases de clasificación y ordenación”.

La organización de los fondos de un archivo está íntimamente relacionada con los dos principios fundamentales de la archivística: el principio de procedencia y el de respeto al orden original. Y en ese sentido define la norma ISAD (G) a la organización: “Procedimiento físico e intelectual, así como su resultado, consistente en analizar y disponer los documentos de acuerdo con los principios archivísticos”.

La base de organización es la aplicación el principio de procedencia en sus dos niveles:

• Origen. El respeto a la procedencia de los fondos, que consiste en no mezclar los documentos generados por diferentes instituciones.
• Orden natural. El respeto a la estructura interna de los fondos y su orden natural, por el que se vitará mezclar la documentación de unas oficinas con otras de la misma institución, y de unas series con otras dentro dela misma oficina, a la vez que se mantiene el orden en el que se han ido produciendo los documentos.

Según Cruz Mundet la organización responde a una necesidad doble:

• Proporcionar una estructura lógica al fondo documental.
• Y facilitar la localización de documentos en el entramado de un fondo.

Organizar el fondo de un archivo consiste en dotarlo de una estructura que reproduzca el proceso mediante el cual los documentos han sido creados y facilite la localización conceptual de los documentos. Proporcionando con su estructura organizativa la información suficiente para orientar la búsqueda, es decir, cada una de las unidades archivísticas y series tienen asignadas una ubicación conceptual.

Para pedro López, la organización es: “la operación intelectual y mecánica por la que las diferentes agrupaciones documentales se relacionan de forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales para revelar su contenido e información”.

La organización no es otra cosa que traducir a un fondo documental el estado primigenio de su producción, evolución y crecimiento. Afecta tanto a los documentos sí mismos (clasificación) como a la información que contienen (ordenación). La primera establece la relación entre los documentos y la segunda favorece su localización.

1.2. Diferencias entre clasificación y ordenación

El Diccionario de Terminología Archivística las define:

• **Clasificación: “**operación archivística consistente en el establecimiento de las categorías y grupos que reflejan la estructura jerárquica de un fondo”.
• Ordenación: “operación archivística realizada dentro del proceso de organización, que consiste en establecer, secuencias naturales cronológicas y/o alfabéticas, dentro de las categorías y grupos definidos en la clasificación. Se encuentra, por lo tanto, dentro de la fase del tratamiento archivístico denominada identificación”.

Por lo tanto:

• La clasificación debe producirse con anterioridad a la ordenación.
• La clasificación supone el establecimiento de clases, de familias, agrupadas estructural o jerárquicamente dentro de un conjunto.
• La ordenación es simplemente la colocación dentro de un conjunto.
• La clasificación se desarrolla de lo general a lo específico, abarcando la totalidad de un fondo. Solo tiene sentido si se aborda en su conjunto, considerando todas y cada una de las series. La ordenación, por el contrario, es independiente de la clasificación y puede llevarse a cabo en una serie sin afectar a las demás.
• En un archivo las clases o grupos están determinados en razón de la procedencia, de la jurisdicción, de la institución que produce los documentos, mientras que la ordenación se establece dentro de cada grupo, con criterios cronológicos (documento tras documento) o alfabéticos, a partir de términos representativos d la información que transmiten.
• Hay una clasificación natural y otra aplicada: los documentos de archivo nacen clasificados, al quedar vinculados en primer lugar a una institución y en segundo lugar al quedar adscritos a una dependencia o división de la misma, testimoniando sus actividades. Cuando nos referimos al “orden natural” estamos diciendo que los documentos se han producido como resultado de las funciones que ejerce una institución para conseguir un fin y que van reproduciendo las etapas de ese proceso. Lo que ocurre es que tales documentos al no existir archivero, y pasar de la oficina productora al depósito del archivo, pierden la huella del orden y el “orden natural” y llega un día en que el profesional ha de rehacerlo, sin construir un estatus nuevo, sino respetando aquel que tuvo. Para tal fin, el archivero ha de llevar a cabo esas dos actividades, específicas y distintas, aunque complementarias y consecutivas: la clasificación y la ordenación, cuya suma constituye lo que nosotros consideramos la organización documental.

En los archivos históricos pueden presentarse dos casos:

• Que la documentación esté organizada desde hace años, con independencia de que esté mal o regular. En cuyo caso, el archivero, en lo que respecta a la clasificación, solo ha de llevar a cabo una crítica seria y constructiva, reclasificando, cuando sea necesario, desde fuera, sin alterar lo establecido, mediante cuadros auxiliares.
• Que la documentación esté totalmente desorganizada. Lo que requiere el estudio de los organismos, sus atribuciones, funciones y actividades, para reconstruir y plasmar la sistematización y clasificación del fondo.

Diferencias entre ambas

• Inicialmente, la clasificación va unida a la idea de separar, la ordenación ala de unir.
• Clasificar es separar o dividir un conjunto de elementos, estableciendo clases o grupos.
• Ordenar es unir todos los elementos de cada grupo siguiendo una unidad de orden, que puede ser: la data, el alfabeto, el tamaño, número, etc.
• La clasificación es aplicable a la totalidad de un fondo o a las secciones de fondo, mientras la ordenación ha de realizarse sobre los documentos de cada serie.
• La clasificación es una actividad profunda e intelectual, la ordenación responde a unas reglas más mecánicas, requiere menos preparación en quién la efectúa, por lo que puede ser delegada en otros empelados del archivo.
• La clasificación en los archivos se aplica a los documentos, frente a las bibliotecas y centros de documentación donde se aplica a la información. Y la ordenación se hace a partir de la información contenida en los documentos.
• En relación con la descripción, los inventarios exigen una clasificación previa del fondo, mientras los catálogos necesitan de la ordenación de las series.

2. La ordenación

Una vez realizada la clasificación del fondo, debemos ordenar. La ordenación es, por tanto, la segunda operación dentro de la organización que consiste en relacionar unos elementos con toros, en el seno de cada grupo, de acuerdo con un criterio determinado, aquel que resulte más cómodo para su localización, ya sean fechas (cronológico), letras (alfabético), números, etc.

La ordenación se aplica sobre diversos elementos y en diferentes niveles. Los documentos, las series, los expedientes, las secciones, etc. Y ha de aplicarse, con independencia, a cada serie documental dentro de un fondo, o de una sección de archivo, o bien a un conjunto de documentos relacionados por un asunto o por us tipología al tratar de preparar un catálogo.

2.1. Niveles de ordenación

Dos niveles de ordenación:

• Un primer nivel que afecta a los diferentes niveles de clasificación, teniendo en cuenta su jerarquía. Nos referimos a la ordenación de secciones y series documentales una vez clasificadas, siempre y cuando no se haya aplicado algún criterio de clasificación y dentro de un mismo nivel jerárquico. Este nivel únicamente es aconsejable aplicarlo en fondos muy voluminosos con multitud de secciones o series dentro de cada nivel jerárquico de clasificación. Se aplica en el seno de los distintos niveles de clasificación, pero sin mezclar los unos con otros.
• Y un segundo nivel que afecta a la ordenación de las unidades documentales dentro de cada serie. Esta ordenación ha de materializarse físicamente y es necesaria para la correcta localización de las unidades archivísticas. Los documentos sueltos y los expedientes se ordenan dentro de las series en función del método seleccionado. Supone la ubicación efectiva de un conjunto de elementos siguiendo una pauta concreta.

A la hora de proceder a la ordenación, tenemos que tener en cuenta:

• La ordenación archivística de los documentos se hace a partir de uno de los elementos (fecha, nombre de personas, lugares o asunto) que nos acerquen a su contenido.
• Cada serie exigirá un tipo de ordenación independiente.
• Hay un orden entre las unidades que integran cada serie y otro para cada unidad archivística.
• Los documentos deben ordenarse en el seno de los expedientes siguiendo la lógica de su tramitación, que puede coincidir o no con su orden cronológico.
• La ordenación debe aplicarse en el archivo de gestión, en el momento de creación de los documentos en el expediente y entre los propios expedientes.
• Una vez ingresados los expedientes en el Archivo Central, intermedio e histórico, se debe respetar el orden originario, es decir, aquel que le ha dado el organismo productor.

2.2. Tipos de ordenación

Según optemos por la fecha o data, tendremos una ordenación cronológica; si seleccionamos las letras del abecedario, la ordenación será alfabética; si se ordena por la situación o el lugar; será topográfica. Sin olvidarnos que puede establecerse una ordenación mixta, en la que se utilicen, a la vez y en orden, varios criterios.

La principales características de un sistema de ordenación deben ser:

• Su simplicidad. Sistema sencillo, simple y fácil de aplicar.
• Su expansión. Debe permitir la inclusión de nuevos documentos.
• El más apropiado y conveniente. Teniendo en cuenta la mejor y más rápida localización de los documentos.
• No debe modificarse. Es importante mantener un mismo criterio en cada serie y, a ser posible, en series similares.

En el ámbito electrónico, la ordenación de los documentos en los expedientes electrónicos administrativos se materializa de otra forma, da la incorporeidad del documento electrónico. Un mismo documento electrónico puede pertenecer a varios expedientes y el orden que estos ocupen dentro del expediente debe quedar reflejado en el índice electrónico conformado para ello.

2.2.1. Ordenación cronológica de piezas singulares

“No hay elemento más estable que la data de un documento cuando esta está expresa”. La referencia se hace a partir de los tres elementos de la data cronológica (año, mes y día) y ene ste orden, que suele ser el inverso al que figura en el documento. Es el método más difundido, especialmente para ordenar los documentos dentro de los expedientes, por cuanto el principio de procedencia coincide casi siempre con el orden lógico de tramitación administrativa.

El estándar ISO 8601 se refiere a la representación de fechas y horas. Este estándar sigue el criterio de especificar primero los períodos de tiempo más largos y posteriormente los más cortos. Así, para especificar una fecha primero se escribe el año, posteriormente el mes y a continuación el día. Por ejemplo, para especificar la fecha de 4 de junio de 2023 se usa 20230604.

Es frecuente la ausencia de fecha en los documentos. Cuando esta no figure, ha de recurrirse entonces a lo que se denomina “data archivística” o “data histórica”, aquella más cerca al documento, obtenida como resultado del estudio de la unidad documental o de aquellas que estén directamente relacionadas con esta, obtenido por datos indirectos del documento como pueden ser las firmas, referencias históricas de su texto, situaciones, etc. Este tipo de datación hay que hacerlo en cualquier clase de documentos no fechados. Si únicamente podemos acercarnos al año, las piezas documentales se colocarán al principio de esa anualidad, antes de los documentos con fecha completa.

Cruz Mundet apunta que, si desconocemos el día, el documento se colocará al final del mes, si es este el que falta se situará al final del año, y si desconocemos el año se situará al final de la década o siglo correspondiente. Es bastante habitual, al ordenar la documentación, la existencia de lagunas cronológicas que hay que hacer constar, indicando las fechas límites de la unidad de instalación.

Cuando un documento nos ofrece varias fechas diferentes, debemos elegir la de su puesta por escrita. Todos los documentos tienen una fecha de expedición y otra de entrada en su lugar de destino o registro. Lo habitual es optar por la fecha de expedición (“conscriptio” en diplomática). La ordenación se complica cuando se trata de unidades archivísticas compuestas: expedientes, testimonios de autos, documentos principales con anejos (¿por qué? Supongo porque pueden coexistir varias fechas o cronologías dentro de un mismo documento).

2.2.2. Ordenación cronológica de expedientes

En el caso de expedientes, la referencia cronológica ha de hacerse con sus fechas límites, indicando su data inicial y su data final o de resolución Los expedientes deben ordenarse considerando en primer lugar el año inicial y en segundo lugar su fecha de fin, separadas por guiones (Ej. 1749 – 1784).

Pero cada expediente exigirá un orden interno independiente, que se corresponderá con el de su tramitación, y que, por tanto, no será un estricto orden cronológico, si entendemos como tal colocar por sus fechas un documento detrás de otro, por cuanto que existirán documentos principales, con anejos que los acompañan y estos últimos normalmente suelen tener fechas anteriores a los principales y no por eso han de colocarse antes. Se debe atender a la fecha de tramitación de los documentos.

En los archivos administrativos los expedientes solían graparse o cogerse con clips y, antiguamente, coserse. Por tanto, al archivo central generalmente llegaban ordenados, reflejando el procedimiento administrativo del que son testimonio. En estos casos, el orden hay que respetarlo.

Por el contrario, la ordenación en un expediente histórico suele ser más complicado, en tanto que es frecuente que algunos trámites estén escritos sobre un mismo soporte escriturario, en muchos casos al margen o al dorso de los documentos, y la ordenación física materializada en colocar un documento detrás de otro es imposible, en cuyo caso, el orden habremos de reflejarlo en una ficha de descripción que claramente refleje su orden cronológico, de acuerdo con los distintos pasos del trámite administrativo. Cuando ordenamos expedientes remotos, una vez rehecho su orden, debemos foliar los documentos que componen el expediente.

Si se trata, en primer lugar, de documentos principales con anejos, documentos que acompañan al principal, la ordenación ha de hacerse teniendo en cuenta los documentos principales y después, junto a cada principal, y ordenados también cronológicamente, los denominados documentos que acompañan al principal y que están unidos a este por el autor como justificantes; y, en segundo lugar, los que le corren unidos y que se incorporaron por el destinatario para aclaraciones posteriores y para tener en cuenta a la hora de resolver.

2.2.3. Ordenación alfabética

Consiste en la utilización de las letras del alfabeto como criterio de ordenación, y empleando los siguientes criterios:

• La materia del contenido documental.
• O dela persona a que este se refiera, o bien de la que proviene, o a la que va dirigido.
• O de lugares.

Según se refieran a temas, a personas o lugares, tendremos una ordenación alfabética de materias, onomástica o geográfica respectivamente.

La ordenación alfabética de materias debe regirse por el principio de especificidad, es decir, debe seleccionarse términos específicos de los documentos, y para su consignación y so es recomendable usar un encabezamiento de materias o tesauro.

Cuando se emplea el método onomástico:

• Se ordena por el primer apellido, seguido por el segundo, para terminar con el nombre propio.
• No se tendrá en cuenta en la ordenación la conjunción “y” y sus equivalentes cuando une dos apellidos, por ejemplo Herrera y García Ramos, Juan.
• Se posponen las preposiciones que preceden los apellidos, por ejemplo Rivera Fernández, Javier de.
• Encabeza el artículo con preposición que precede al apellido, por ejemplo La Ráez Vázquez, Miguel.
• “Ch”, “Ll” y “Rr” se consideran como dos letras separadas y no como letras independientes del alfabeto. “Ch” se ordena dentro de la; “ll”, dentro de la l; y “rr”, dentro de la r.

Hay series documentales que exigen este tipo de ordenación, como son, en la documentación antigua: las probanzas, las relaciones de méritos y servicios, los expedientes de ingreso en órdenes militares o en colegios, etc., o en los fondos modernos, los expedientes personales, las hojas de servicios, entre otros. En los documentos antiguos suele ser normal encontrar una ordenación onomástica por los nombres propios, como sucede en los índices de los protocolos notariales o los expedientes de quintas.

El método geográfico o toponímico atiende a la jerarquía espacial, comenzando por las agrupaciones mayores y terminando por las menores. Puede aplicarse, por ejemplo, a las subvenciones destinadas a entidades locales.

2.2.4. Ordenación numérica

Siguiendo el orden de las agrupaciones numéricas otorgadas a los elementos objeto de la ordenación. Es el método empleado para los documentos contables, registros de entrada y salida. Este tipo de ordenación puede emplearse utilizando:

• Una numeración correlativa, que puede ser ininterrumpida o empezar anualmente.
• O de forma aleatoria asignada por un sistema de gestión.

En ambos casos se trata de un sistema cerrado que no admite interpolaciones y que requiere instrumentos auxiliares para localizar la información contenida en esos expedientes.

2.2.5. Ordenación mixta

En ocasiones, la documentación puede requerir, para un mayor control y facilitar su localización, la utilización de un criterio mixto.

2.2.6. Ordenación alfanumérica

Consiste en la combinación de letras y números para componer los códigos de ordenación. Es frecuente su empleo, sobre todo cuando se cuenta con una gran cantidad de documentos seriados, como resultado de la posterior introducción de elementos en una agrupación ya ordenada, o en agrupaciones que reciben un criterio alfanumérico en su denominación (NIF, matrículas de vehículos, etc.).

2.2.7. Ordenación geográfico-onomástica

Consiste en la combinación del criterio geográfico y el onomástico, como sucede con la documentación notarial, en la que los protocolos notariales se ordenan, en primer lugar, por su partido judicial y, dentro de estos, por el nombre de los escribanos. Otros criterios serían los métodos cronológico-onomásticos o cronológico-geográficos.

3. Operaciones relacionadas con la ordenación

Existen una serie de operaciones, todas ellas de tipo mecánico, que podemos calificar en íntima relación con la actividad de ordenar, como son las siguientes:

• Desdoble o despliegue. Necesario principalmente en documentación histórica, especialmente de los siglos XVIII y XIX, debido a que fue una práctica administrativa habitual que los documentos de tamaño folio se doblaran en tamaño cuarto para su despacho y tramitación; o para documentos de gran formato como mapas, planos, carteles, etc. Para evitar su deterioro, facilitar su conservación y para una más fácil ordenación y uso, es recomendable extenderlos e instalarlos a su tamaño natural.
• Signaturación y sellado. La conservación de los documentos requiere de su control, para ello se realizan algunas operaciones como la signaturación y sellado, que son una garantía de seguridad, pues informan al archivo responsable de su custodia, funcionando como una garantía en caso de extravío o sustracción. El sellado se recomienda realizarlo únicamente en los archivos históricos. Empleando en el ángulo inferior izquierdo, un sello, de impronta pequeña, del centro o archivo al que pertenece el documento, junto a la signatura de su unidad de instalación. La signaturación debe ubicarse igualmente en el ángulo inferior izquierdo, y realizarse a lápiz. Evitando en ambos casos que el sello y la signatura caigan sobre el tenor documental. En los mapas y planos o documentos gráficos debe ubicarse al dorso. La expresión de la signatura en la documentación con formato de libro no solo ha de figurar en el lomo del mismo, mediante un tejuelo, sino en la primera página del libro, en el margen inferior derecho escrito a lápiz.
• Datación. A veces se hace conveniente la indicación de la data en la parte superior, para evitar la desordenación por parte de los investigadores. Es mucho más recomendable la utilización de carpetillas que guarden y protejan el documento y en las cuales se indiquen los datos que se consideren oportunos, no únicamente la data.
• Foliación y numeración. La numeración consiste en otorgar un número de orden en la unidad archivística. Mientras que la foliación es la numeración secuencial de todos los folios que componen la unidad documental. Y la paginación es la numeración de amas partes del folio, su anverso y reverso. En todos los casos, deben expresarse en cifras y a lápiz en el ángulo superior de los documentos, reservando el ángulo izquierdo para el número de orden de la unidad y el derecho para la indicación del folio.
• Agregación, reubicación y desglose. La agregación consiste, según el DTA, en la “acción de añadir a un expediente documentos que formen parte del mismo, producidos en una fecha posterior al ingreso de éste en el archivo. Cuando por razones de espacio, u otras, sea imposible incorporarlos a la unidad de instalación en la que dicho expediente se encuentra ubicado, se formará una nueva unidad que quedará perfectamente relacionada con aquella mediante las oportunas tablas de concordancias y referencias cruzadas”.

Otro problema frecuente, que encontramos cuando procedemos a la ordenación de los documentos, es la detección de documentos mal colocados. En esos casos procederemos a la reubicación de los documentos donde corresponden, indicando siempre su traslado por un testigo. Este caso requiere de un conocimiento profundo de las series y del fondo, y no deben llevarse a cabo hasta estar totalmente terminados la clasificación e inventario de un fondo. El desglose consiste en segregar un conjunto de documentos, en razón de su formato, conservación, materia, etc., formando una nueva unidad de instalación que deberá mantener su relación con el fondo del que proceden mediante las oportunas tablas de concordancias y referencias cruzadas.

La instalación de los documentos en los depósitos es una tarea íntimamente relacionada con la organización de los fondos, que consiste en su ubicación física en unidades de instalación. Pero antes de proceder a su colocación, en su unidad de instalación, hay que realizar una serie de tareas para eliminar todos aquellos documentos que puedan resultar perjudiciales para su conservación, como la eliminación de gomas, grapas, clips, etc., y agruparlos en carpetillas o camisas de papel, en caso de que sea necesario. La ordenación también afecta a las unidades de instalación. De hecho, una instalación inadecuada de los documentos, su acumulación, o el uso del equipamiento inapropiado, pueden provocar el deterioro de los documentos, ocasionando deformaciones, roturas y/o pliegues.

[Completar o complementar con tema 32]

• No todo tipo de estantería sirve para la instalación de los documentos. Las estanterías de los depósitos de archivo deben cumplir una serie de propiedades que garanticen solidez, economía, seguridad, usabilidad y comodidad. Con carácter general, el equipamiento para la colocación de las unidades de instalación debe cumplir una serie de características:
• Ser metálico y tratado con pintura anticorrosiva (epoxi).
• Su cierre debe ser hermético.
• Debe poder soportar cambios magnéticos, sin alterar las condiciones del interior.
• Debe permitir la instalación vertical de cada tipo de soporte que vaya a albergar.

Asimismo, para la correcta conservación de documentos de imagen y sonido, tanto ene l depósito como las estanterías requieren de unos niveles especiales de luxometría, higrometría y termometría. En esos casos, la temperatura ideal debe oscilar entre los 14 a 18º para los soportes magnéticos (discos duros, disquetes y cintas), entre 16 y 20º para los ópticos (CD-S, DVD-S), con una humedad relativa para ambos de 40 a 50%. Dispositivos de almacenamiento electrónico flash (pendrive, discos duros SSD y tarjetas de memoria). El enemigo principal de los soportes magnéticos es el polvo y su sensibilidad al calor y los campos magnéticos, por lo que es preciso guardarlos herméticamente en cajas y bolsas de papel, cristal o cartón.

Los sellos antiguos, pendiente so placados, que se han conservado adheridos a los documentos, deben poseer un montaje en el que el sello quede colocado en un hueco especial o bien suelto. La cerca seca y lacada es muy frágil a los golpes, roces, humedad y cambios bruscos de temperatura, por lo que requieren una conservación individual con almohadillas. La temperatura recomendable para una conservación óptima se sitúa en torno a los 17-20º, mientras que los valores de humedad relativa oscilan entre 55 y 65% (a partir de esta última cifra es cuando es factible que aparezcan hongos, por lo que es necesario que no superen este porcentaje).

En el caso de los mapas es necesario, cualquiera que sea el tipo de instalación elegido, aislarlo del contacto con otros y con el exterior, para ello se utilizan: camisas, sobres de papel o plástico, su encapsulado en consistente o en telas. Este material es uno los más necesitados de reproducción por medios fotográficos para limitar su consulta directa. Se deberían guardar en planeros y fomentar que su consulta, en caso de ser necesario, se efectúe con las medidas de precaución adecuadas mediante la colocación de pesas en los bordes para mantener los mapas enrollados en su lugar durante su exposición. Mantener una temperatura por debajo de los 22º y una humedad elativa que oscile entre un 30 y 50%.

En general, todos los documentos en papel y pergamino deberían conservarse y/o almacenarse en un ambiente térmico que oscile entre los 16 y 22ª, y en cuyos valores de humedad relativa se mantengan en torno al 45 – 55% (según indicaciones del Ministerio de Cultura y de recomendaciones de archivos de la Comunidad Valenciana). Según el libro, los documentos en soporte de papel deberían estar ubicados en entornos con temperaturas que oscilen entre 15 y 21º, y valores de humedad relativa en torno al 45 – 60%.

La unidad de instalación es aquella “agrupación de unidades documentales homogéneas destinadas a su colocación en los depósitos (carpetas, cajas, legajos, etc.). Sirven para alojar los documentos, y no colocarlos directamente sobre la estantería, en aras a su conservación. Tradicionalmente, las unidades de instalación más comúnmente empeladas son:

• Los legajos. Durante siglos han sido las unidades archivísticas de conservación. Compuestos por dos tapas de cartón y una cinta o cuerda que los unía al mazo de documentos, presentan la ventaja frente a las cajas de su libre regulación de tamaño. Y el inconveniente de que su cierre no es tan hermético, por lo que no protege los documentos del polvo ni del roce. Su uso está en franco retroceso frente a las cajas.
• Las cajas son actualmente las unidades de instalación más empeladas. Pueden ser de cartón, metálicas, de manera, polietileno, etc. Hasta épocas relativamente recientes, únicamente se tenía en cuenta en su elección su resistencia física, pero el descubrimiento del factor tan decisivo que la acidez tiene en la conservación del papel, hace que en la actualidad se tenga presente una segunda característica: su alcalinidad o neutralidad. Las condiciones de resistencia y falta de acidez las cumple en mayor grado que el cartón: el plástico inerte. La industria ofrece en la actualidad contendedores de esta materia, en la que se ofrece, al mismo tiempo, un carácter de termo-estabilidad muy superior al de la caja de cartón.
• No son recomendables las cajas de apertura exclusivamente lateral; deben permitir el levantamiento total de la tapa, de modo que el contenido pueda extraerse sin roce contra las paredes. EL formato de la caja debe exceder ligeramente las dimensiones de los documentos que contienen, y su volumen ser acorde a estos. De forma que no sea demasiado pequeña y haga que los documentos se muevan en su interior excesivamente, ni demasiado grande y dificulte su cierre natural.
• Simonet propone unas dimensiones para las cajas de 36 x 24 x 12 cm, que sean de cartón, montadas por simple encaje, con un grado de acidez de pH menor que 3. Para aquellos documentos con otras medidas más amplias debe usarse otro formato de caja, como las de folio prolongado. En cualquier caso, deben ser sólidas, elaborados con cartonaje rígido, con uno de sus lados y lomo abatible, cerradas con tintas, incluso pueden ir provistas de lengüetas de cartulina para evitar la pérdida de documentos durante el transporte, y permitir un buen sistema de etiquetado que resalte la signatura. Se recomiendan las cajas de cartón no ácido, ni alcalino, ignífugas y fungicidas, elaboradas ad hoc, aunque sin más económicos los modelos prefabricados.
• Las carpetas de cartulina, las camisas de papel, sobres, envolturas, etc. Que, a menudo, se empelan dentro de las cajas para instalar los expedientes, individualizarlos y protegerlos, las deben poseer la misma cualidad neutra o alcalina. Los expedientes se colocan en carpetas en las que debe figurar el número y título del expediente, asunto y serie documental a la que pertenece. Estas carpetas están atadas con una cuerda denominada balduque.

Previamente a la colocación de las unidades de instalación en los depósitos se debe proceder a su identificación de forma unívoca, con una signatura topográfica que indique su posición en el depósito documental. Para la localización de las cajas resulta indispensable contar con un instrumento que facilite la localización de las unidades documentales en los depósitos. Esto lo permite el registro topográfico, ya que permite la correspondencia entre las unidades documentales y las unidades de instalación en que estas están contenidas.

La instalación de las cajas, legajos y libros puede hacerse según dos métodos:

• Uno consistente en reproducir en cuadro de clasificación en el depósito, dejando especiaos libres para las secciones, subsecciones, etc. Las unidades de instalación ostentan en su lomo un código para su ubicación y localización, que consiste en la reproducción del cuadro de clasificación, más un número de la serie. Pero este sistema, que es el más empelado en los archivos de EE.UU.
• Una signaturación muy larga, que combina números, letras, e incluso símbolos.
• La consideración de inamovible del cuadro de clasificación.
• Y requiere de mucho espacio, lo que obliga a reservar estanterías para futuras transferencias, no aprovechando la totalidad del depósito.
• El otro sistema consiste en la numeración continua y es el más indicado para todo archivo en crecimiento. Marca una clara disociación entre la clasificación, tarea intelectual, y la colocación material de los documentos, tarea mecánica.

Para Cruz Mundet, no es recomendable tener una doble numeración para cajas y legajos y otra para los libros, sino simplemente una. Por el contrario, Antonia Heredia recomienda una doble numeración, para libros y para legajos, que se corresponda con una doble instalación. No quedando agrupados materialmente los legajos o libros correspondientes aun mismo fondo.

En los archivos centrales e intermedios, lo normal es el empleo de asignaturas correlativas, que es la que garantiza un mayor aprovechamiento del espacio en el depósito y permite saber en todo momento el número de asignaturas disponibles. De esta manera, se logra un ahorro de espacio, la localización de los documentos es rápida y no da lugar a errores. Las signaturas que queden vacantes deben ser reutilizadas. Antonia Heredia sí que recomienda, en los archivos históricos, el uso de tantas numeraciones como fondos o secciones de archivos existan.

La colocación de las cajas en las estanterías se realizará por cuerpos, denominación que se le da a cada uno de los bloques de estanterías en los que se divide el depósito. Y dentro de estas por módulos, entendiéndose por tal cada uno de los compartimentos en los que se divide cada módulo, y en las baldas de abajo arriba y de izquierda a derecha.