UT6 · Tema 24 · Valoración, selección y eliminación de documentos: conceptos y funciones

Tema 24. Valoración, selección y eliminación de documentos: conceptos y funciones. La Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos: composición, competencias y funcionamiento

1. Valoración documental

La valoración de documentos ha sido, tradicionalmente, la respuesta a la producción excesiva de documentos que las organizaciones han ido generando y acumulando, acudiendo a ella cuando ya no se disponía de más espacio en los depósitos documentales. Hay un hecho evidente: que es imposible conservarlo todo, pero ¿qué es lo que no se debería conservar? En una sociedad democrática, los documentos son el instrumento de transparencia y de la rendición de cuentas ante la sociedad, pero no todos los documentos, sino aquellos que, siguiendo establecido en la norma UNE/ISO 15489, responden a unas determinadas características de autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad y, la valoración documental, es la respuesta que la archivística ofrece a esta pregunta.

1.1. Conceptos

El Diccionario de Terminología Archivística del Ministerio de Cultura define la valoración documental como: “fase del tratamiento archivístico que consiste en analizar y determinar los valores primarios y secundarios de las series documentales fijando los plazos de transferencia, acceso y conservación o eliminación total o parcial”.

Antonia Heredia la define como “función archivística y, como tal, forma parte de la gestión documental, con varios procesos que comprenden la identificación de las series y, por tanto, de las actividades que testimonian, el análisis de os valores documentales de las unidades documentales que integran cada serie para establecer su selección, planificando su conservación permanente (total o parcial) o su eliminación en plazos fijados”.

“Proceso que determina el periodo de conservación de los documentos de archivo”.

La norma ISO 15489-1:2016, la define como:

“Proceso de evaluar las actividades de la organización para determinar qué documentos deben crearse y capturarse, y por cuánto tiempo es necesario conservarlos”.

Libro: fase del tratamiento archivístico que consiste en la determinación de los valores primarios y secundarios de las series documentales.

Segú estas definiciones se pueden vislumbrar algunas de sus características:

• La valoración no es una fase aislada del tratamiento archivístico y que no puede entenderse sin la identificación documental y la descripción.
• La valoración es un proceso técnico que nos debe llevar al establecimiento de los distintos valores primarios y secundarios de las series documentales.
• La valoración documental está indisolublemente unida a los conceptos de Ciclo de Vida del documento y de las fases del Archivo.
• El resultado de la valoración debe ser la determinación del valor primario de los documentos, si éstos tienen valor secundario y durante cuánto tiempo.

1.2. Teorías de la valoración documental

Fueron los archiveros alemanes los primeros en preocuparse por la valoración archivística. Los archivos de Prusia disponían de calendarios de conservación ya en 1883.

1.2.1. Inglaterra. Valorar para eliminar

Valoración con vistas a la eliminación.

**Sir Hilary Jenkinson –> Manual of Archival Administration. “**Los archiveros no deberían valorar, pues sus prejuicios afectan a la calidad de los documentos seleccionados para su conservación permanente”.

Por este motivo, el Comité Grigg (1954) elaboró un sistema de valoración rígico y objetivo en dos fases:

• Primera valoración a a los 5 años. Desde el punto de vista administrativo se eliminan entre el 50 y el 70% de los documentos.
• Segunda valoración a los 25 años, los archiveros juzgan sobre que queda, lo que tiene valor histórico y testimonial.

Este modelo resultó ser un fracaso.

1.2.2. Alemania. Valorar para conservar

Valoración con vistas a la conservación. Principal representante Hans Booms que defendía la aproximación social dela valoración en su obra El orden social y la transformación del patrimonio archivístico que venía a decir que el archivo debía dar testimonio de todas las actividades de la sociedad.

1.2.3. EE.UU. Criterios de valoración

Sobre los años 30 los archiveros americanos se dejan seducir por la propuesta inglesa de valorar para eliminar, hasta que a principios de la década de los 40 Philip Brooks se opuso a este planteamiento con un trabajo llamado The selection of record for preservation (la selección de documentos para preservarlos). Aporta dos ideas básicas:

• La eliminación de las copias.
• La importancia de determinar el valor permanente.

Fue el estadounidense T. Schellenberg quién, en la década de los 50, cogió el testigo de Brooks y en su obra Archivos Modernos. Principios y Técnicas enunció su teoría sobre el valor primario y secundario de los documentos, poniéndolo en relación con la teoría del Ciclo Vital de los documentos.

1.3. Tipos de valores (+ tema 19. 2.1.2.)

De acuerdo con Schellenberg, se ha de distinguir entre los siguientes tipos de valores:

• Valores primarios: son los que tienen todos los documentos para la administración que los ha producido:
• Valor administrativo. Es el valor primario ligado a la vigencia administrativa, que desaparece cuando finaliza su actividad, es decir, con la resolución firme y ejecutiva. Es crucial determinar el tiempo que el documento dispone de ese valor, que será el requerido para satisfacer las necesidades de la administración y los usuarios, pero no por imperativo legal.
• Plazos administrativos:
• Trámite:
• Vigencia:
• Plazo precaucional:
• Valor jurídico/legal. Aquel del que se derivan derechos u obligaciones legales regulados por el derecho común. Es el valor que poseen algunos documentos como pruebas legales para hacer respetar derechos y obligaciones.
• Plazos:
• Prescripción extintiva. Pérdida del derecho por el transcurso del tiempo.
• Obligación de conservar impuesta legalmente.
• Recursos administrativos:
• Alzada: 1 mes.
• Reposición: 1 mes.
• Extraordinario de revisión: 3 meses/ 4 años error de hecho.
• Valor fiscal/contable. Aquel que tienen los documentos que pueden servir de testimonio del cumplimiento de obligaciones tributarias.
• Valores secundarios.
• Valor informativo. Es el que sirve de referencia para la reconstrucción de cualquier actividad de la institución.
• Valor histórico. Es aquel que posee el documento como fuente primaria para la historia.

1.4. ¿Por qué es necesaria la valoración?

La ley del Patrimonio Histórico Español declara que los documentos de titularidad pública forman parte del Patrimonio Documental, y establecen la obligatoriedad de autorización para que éstos puedan ser eliminados.

Los documentos son declarados patrimonio ex lege, pero somos conscientes de que no todos los documentos tienen el mismo valor y de que no podemos conservarlo todo, por lo que se hace indispensable articular un procedimiento de exclusión que comprende las funciones archivísticas de Valoración y Selección de documentos.

La Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las AA.PP. establece en su art. 17 que éstos deben conservarse en un formato que garantice su autenticidad, integridad y conservación, así como su consulta independientemente del tiempo transcurrido desde su emisión. Dispone también que la eliminación de los documentos deberá ser autorizada de acuerdo con la normativa.

1.5. Criterios de valoración

En España los criterios, como ejemplo, fueron expuestos por Manuel Romero Tallafigo y fueron asumidos en el año 2003 por la CSCDA en su sesión celebrada el 7 de noviembre, que publicó un documento con la metodología para la valoración de documentos cuyo ámbito de aplicación es la AGE y que podemos sintetizar en los siguientes:

• Criterio de procedencia. Se primarán los documentos y series documentales procedentes de los órganos que ocupan una posición más levada dentro de la jerarquía administrativa, las series producidas en ejercicio de funciones específicas y aquellas que realizan un seguimiento completo del procedimiento.
• Criterio diplomático. Las copias, siempre que se tenga constancia de la conservación de los originales pueden ser eliminadas.
• Criterio de contenido. Los documentos que tengan información sustancial para la reconstrucción de la historia y aquellas que contengan información en forma sintética.
• Criterio de utilización. Documentos que han sido objeto de consulta frecuente por parte del órgano productor, de los investigadores o de los ciudadanos en general.
• Criterio cronológico. Por ejemplo ene l ámbito de la AGE los documentos anteriores a 1940 no serán valorados para su eliminación. En el ámbito de la administración de Justicia será 1945 y para la administración de la Junta de Andalucía hay un criterio oficioso que lo lleva hasta 1982.

1.6. Cuándo valorar

Norma ISO 15489 EN 2001 la valoración ha adquirido una importancia cada vez mayor poniendo de manifiesto la necesidad de que ésta se haga en las primeras fases del ciclo vital e incluso antes de la creación de los documentos. Actualmente, la nueva versión de la norma ISO 15489 de 2016 ha redefinido la identificación y la valoración y la ha colocado no solo al principio del proceso sino antes de la propia creación de los documentos al establecer que: “la identificación y la valoración son el proceso de evaluar las actividades de la organización para determinar qué documentos deberían crearse y capturarse y por cuánto tiempo será necesario conservarlos”.

Según Elena Riva, “ya no valoramos para eliminar sino para gestionar mejor aquellos documentos que queremos conservar”.

1.7. La valoración del documento electrónico

A partir de la promulgación de las Leyes 39/2015 y 40/2015 los documentos públicos administrativos para ser válidos, tendrán que ser electrónicos y sobre ellos será los que haya que llevar a cabo esos procesos de valoración.

Conceptualmente no debe hacerse distinción alguna entre los documentos por sus formatos, ya que lo que se valora es la información contenida en los documentos al igual que los documentos tradicionales.

En el marzo de modernización de la administración electrónica, la valoración ha asumido un papel importantísimo en su labor para determinar aquellos documentos que por su valor deben ser conservados con unos determinados requisitos de seguridad en el contexto electrónico, a través de su ciclo vital tal y como reconoce el art. 21 del Real Decreto 4/2010 que regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad:

**“**Las AA.OO. adoptarán las medidas organizativas y técnicas necesarias con el fin de garantizar la interoperabilidad en relación con la recuperación y conservación de los documentos electrónicos a lo largo de su ciclo de vida. Tales medidas incluirán:

• El periodo de conservación de los documentos, establecido por las comisiones calificadoras que correspondan.
• El acceso completo e inmediato a los documentos a través de métodos de consulta en línea que permitan la visualización de los documentos con todo el detalle de su contenido, la recuperación exhaustiva y pertinente de los documentos, la copia o descarga en línea en los formatos originales y la impresión a papel de aquellos documentos que sean necesarios.
• La adopción de medidas para asegurar la conservación de los documentos electrónicos a lo largo de su ciclo de vida, de acuerdo con lo previsto en el art. 22, de forma que se pueda asegurar su recuperación de acuerdo con el plazo mínimo de conservación determinado por las normas administrativas y obligaciones jurídicas.
• Transferencia, en su caso, de los expedientes entre los diferentes repositorios electrónicos a efectos de conservación, de manera que se pueda asegurar su conservación, y recuperación a medio y largo plazo.
• Si el resultado del procedimiento de evaluación documental así lo establece, borrado de la información, o en su caso, destrucción física de los soportes, dejando registro de su eliminación.

Como complemento al ENI, la Política de Gestión de Documentos Electrónicos aprobada por solución de 28 de junio de 2012, nos habla de las Calificación documental, como “procero de la gestión de documentos electrónicos” que incluye:

• Determinación de los documentos esenciales. Para dar especial protección a aquellos documentos de singular relevancia para las funciones de la organización. La gestión de los documentos esenciales consiste en:
• Obtención de una copia auténtica.
• Conservación de la copia auténtica en un servidor adecuado para minimizar los riesgos en caso de siniestro y con las medidas de seguridad pertinentes.
• Valoración de los documentos y determinación de los plazos de conservación, que corresponde a las comisiones de valoración.
• Dictamen de la autoridad calificadora.

2. Selección y eliminación de documentos

La buena marcha en la actualidad de un sistema de archivos, está condicionada por la resolución de un problema grave: adecuar el volumen documental a los recursos disponibles. Ya que en la actualidad, cualquier país desarrollado produce en un año más documentación que la conservada en siglos de historia. El volumen documental generado, como resultado de la gestión administrativa, en los países desarrollados está provocando uno de los principales problemas con que ha de enfrentarse el archivero. El volumen ingente de documentación es producido por la multiplicación innecesaria resultado de las excesivas e incontroladas reproducciones de la documentación original.

Esta acumulación documental provoca grandes problemas desde el punto de vista archivístico, que pueden concretarse en los siguientes:

• Falta de espacio para conservar la documentación.
• Costes económicos inasequibles: para su almacenamiento y de personal cualificado para su organización y descripción.
• Pérdida de información.

En España tenemos constancia de autorizaciones para la eliminación de documentación desde finales del siglo XIX y principios del XX, para la documentación sin valor administrativo de Ministerios como los de Gobernación, Hacienda, etc., cuyas propuestas de eliminación se elevaban a la Junta Facultativa de Archiveros, quién las autorizaba. Si bien no podemos hablar de una política continuada de eliminación, pero sí de una preocupación profesional por el tema.

2.1. Expurgo

Durante el siglo XIX y primera mitad del siglo XX se habla de expurgo como técnica de eliminación de documentos, Pero a partir del III Congreso Nacional de Archiveros celebrado en Pamplona en 1970 en el que se aborda el tema de la eliminación, autoras como Pescador del Hoyo y Crespo Nogueira, despreciaron los términos tradicionales de eliminación y expurgo, aceptando el término selección. De manera que el término expurgo ha ido despareciendo del vocabulario archivístico, aunque todavía hay autores que lo emplean, como:

• José Ramón Cruz Mundet, que entiende el expurgo como la fase del tratamiento archivístico en el que se incluye la valoración, la selección y la eliminación, o Manuel Romero Tallafigo, que sitúa bajo el término expurgo todo el proceso archivístico, intelectual y material que lleva a la selección, eliminación destrucción de los documentos.
• El expurgo o eliminación responsable no es otra cosa que la operación por la que se seleccionan los documentos a fin de que solo aquellos que reúnen las mejores condiciones de testimonio e información alcancen la tercera edad, es decir, pasen a los archivos históricos para su conservación perpetua en ellos, como piezas valiosas del patrimonio documental.
• Para **Ana Duplá “**el expurgo es el proceso que permite seleccionar y eliminar previa autorización, aquellos documentos de archivo que habiendo perdido sus otros valores no tienen, ni se prevé que tengan valor histórico. El expurgo entraña una operación, la selección; y una tarea, la eliminación”.
• Antonia Heredia define el expurgo como “la operación por la que se seleccionan los documentos, a fin de que solo aquellos que reúnen las mejores condiciones de testimonio e información alcancen la tercera edad, es decir, pasen a los archivos históricos para su conservación permanente”.

¿Quiénes tienen la responsabilidad del expurgo?

• Productores
• Usuarios, por cuanto ellos son los principales beneficiarios y suelen manifestarse por la conservación a ultranza.
• Archiveros, que han de estas por encima de ambas, mirando hacia la conservación definitiva de solo lo que tenga valor permanente.

2.1.1. ¿Dónde y cuándo debe realizarse el expurgo?

En una primera etapa puede realizarse bajo las directrices del archivero en las propias dependencias productoras, evitando la remisión innecesaria al archivo central. Esto será posible siempre que existan listados claros de las series a expurgar y sus plazos y siempre que haya designada una persona en cada dependencia encargada de la conservación de los expedientes producidos y en contacto estrecho con el archivero.

El expurgo está íntimamente unido a la segunda edad de los documentos. La mayor responsabilidad corresponde a los archivos intermedios antes de transferirlos a los históricos. Aunque en muchos casos la mayor parte de esta labor se efectúa en los archivos centrales.

2.1.2. Principios que rigen el expurgo

Cruz Mundet señala como principios que deben regir el expurgo los siguientes:

• Organicidad de los documentos. El expurgo está unido al concepto de ciclo vital de los documentos (desde su creación hasta que se decide sobre su eliminación o conservación). Y a las fases de archivo.
• Inalienabilidad de la documentación pública.
• El documento de archivo no es un fin en sí mismo. Todo documento que ha perdido el valor primario y el segundo no es consistente para justificar los costes y problemas de su conservación, es considerado como subproducto administrativo y en consecuencia eliminado.
• Conservar para informar. No debe acumularse toda la producción administrativa, sino de modo y manera que la documentación esté organizada y en servicio. Se conserva para informar, por tanto se trata de evaluar la cantidad y calidad informativa de los documentos para decidir uno u otro destino.

2.2. La selección documental

• Ana Duplá define la selección como “la operación intelectual y material de identificación, de evaluación y de localización de las series o fracciones de series que han de ser eliminadas o conservadas en virtud de los criterios y plazos que se establezcan a través de la valoración”.
• **Cruz Mundet: “**la selección es la tarea por la cual se determina el destino de los documentos a partir de su valor, es decir, los plazos de tiempo límite para su conservación o destrucción y la modalidad empleada al efecto.
• **J. L. Latorre Merino: “**La selección es el proceso de tipo práctico que sigue las directrices de la fase anterior (la valoración) que diferencia las series a conservar, de aquellas que deben eliminarse. Cuando se trata de selección parcial podemos utilizar técnicas de muestreo”.
• **Antonia Heredia Herrera: “**última fase de la valoración documental que permite, tras establecer los valores, precisar y planificar qué series deben conservarse total o parcialmente para el futuro y cuáles deben eliminarse, cuándo y dónde”.

2.3. La conservación

Antes la conservación era la misión principal del archivero. Hoy la conservación, como sinónimo de almacenamiento sin posibilidad de acceso porque no exista organización ni descripción, no tiene sentido. La conservación está encaminada al servicio y para hacerla rentable es necesario conservar aquello que realmente puede ser utilizado.

Ana Duplá señala que es la actividad que comprende las actuaciones necesarias para que los documentos de archivo se conserven en tanto duren sus valores. Si estos valores son históricos, su conservación será permanente. Estas actuaciones son de carácter preventivo (calidad de los soportes, las tintas, hasta la instalación adecuada en cada una de sus fases, tratamientos físicos convenientes, correctas actuaciones reprográficas, etc.

2.4. La eliminación

Es la tarea consistente en la destrucción física de los documentos de archivo que han perdido sus valores. Se afirma que es la tarea más difícil y comprometida que debe realizar el archivero, peor no solo por el hecho en sí de destruir documentación en muchos casos original, sino por el complicado proceso que precede a la eliminación física de los documentos.

El Real Decreto 1164/2002 de 8 de noviembre, por el que se regula conservación del patrimonio documental con valor histórico, el control de la eliminación de otros documentos de la AGE y sus OO.PP. y la conservación de documentos administrativos en soporte distinto al papel declara que:

“Se entiende por eliminación de documentos la destrucción física por el órgano responsable del archivo, empleando cualquier método que garantice la imposibilidad de reconstrucción y su posterior utilización. La eliminación de los documentos sólo podrá llevarse a cabo tras el correspondiente proceso de valoración”.

• La Ley 16/1985, de 25 de junio se expresa con total claridad cuando indica que la eliminación de documentos de titularidad pública tendrá que ser autorizada por la administración competente.
• Artículo 55.2. En ningún casi se podrán destruir tales documentos en tanto subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas o los entes públicos.
• Artículo 58, crea la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos. Quién determinará la utilidad o inutilidad de los documentos será una “Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos cuya composición, funcionamiento y competencias específicas se establecerán por vía reglamentaria.
• Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre, por el que se regula la conservación del patrimonio documental con valor histórico, el control de la eliminación de otros documentos de la AGE y sus OO.PP. y la conservación de documentos administrativos en soporte distinto al papel.
• Real Decreto 1401/2007, de 9 de octubre, por el que se regula la composición, funcionamiento y competencias dela Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos.

2.4.1. El procedimiento de eliminación de documentos

El Real Decreto 1164/2002 de 8 de noviembre establece que:

• La eliminación podrá condicionarse a la conservación, en soporte diferente al original en que fueron producidos, de los documentos y series en los que concurran los siguientes requisitos:
• Que el soporte original carezca de valor histórico, artístico o de oro carácter relevante que aconseje su conservación y protección.
• Que en el soporte original no figuren firmas u otras expresiones manuscritas o mecánicas que confieran al documento un valor especial o que supongan el contenido esencial del documento por su valor probatorio de derechos y obligaciones.
• En ningún caso se podrá autorizar la eliminación ni se podrá proceder a la destrucción de documentos de la AGE o de sus OO.PP. en tanto subsista valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas físicas o jurídicas o no hayan transcurrido los plazos que la legislación vigente establezca para su conservación.

El acuerdo aprobado por la CSCDA, en sesión de 27 de noviembre de 2003, señala:

• 1. Que la documentación de apoyo informativo no tiene que ser objeto de valoración. Pude ser destruida una vez que ha cumplido los fines para los que fue reunida.
• 1. Los documentos de archivo posteriores a 1939, terminados poco antes de lo que se ha llamado “explosión documental”, marca un punto de inflexión político y administrativo lo bastante significativo como para tomar su fecha de terminación, la Guerra Civil, como punto de referencia. Los documentos de archivo anteriores a 1940 no se considerarán objeto de valoración con vistas a su eliminación. Se conservarán de forma permanente en los archivos históricos correspondientes, al servicio de su utilización para la investigación y la cultura y la información.
• 1. Los documentos de archivo insuficientemente identificados no pueden valorarse adecuadamente.

2.4.2. Iniciación del procedimiento

• A iniciativa propia o de los órganos responsables de los documentos, la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos de cada Departamento u Organismo público podrá acordar la iniciación de un procedimiento de eliminación de documentos y, en su caso, de conservación del contenido de los mismos en soporte distinto del original.
• Deberá quedar establecido fundadamente que los documentos originales a que se refiere no poseen valor histórico ni utilidad para la gestión administrativa que exija su conservación.
• El acuerdo deberá ir acompañado de la siguiente documentación:
• a) Informe del órgano proponente que justifique la necesidad de la eliminación y, en su caso, de la conservación en soporte distinto, acreditando en el mismo la valoración documental efectuada.
• b) Memoria relativa a la documentación de que se trate, y que comprenderá básicamente el estudio histórico institucional, cuadro de clasificación en caso de series documentales, órgano productor, signaturas extremas, tipo documental, resumen del contenido, fechas extremas, legislación relativa al origen y desarrollo de la documentación, tipo de muestreo que se propone, en su caso y archivo u oficina pública en que se encuentra depositada.
• El acuerdo de iniciación del procedimiento se remitirá al Presidente de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos, y contendrá la propuesta de eliminación o en su caso de conservación en soporte distinto, de documentos o series documentales determinados, así como la petición del dictamen. (Si la citada Comisión considerase precisa más información, la requerirá de la Comisión del Departamento u organismo que hubiese iniciado el procedimiento, que deberán remitirla en plazo no superior a tres meses).
• Cuando el contenido del documento o documentos a eliminar tenga relación con las competencias atribuidas a otro Departamento u Organismo público deberá contarse con el informe preceptivo del mismo.

2.4.3. Dictamen de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos

• La Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos emitirá dictamen preceptivo, ene l plazo máximo de un año a contar desde que disponga de la documentación completa.
• Si el dictamen de la Comisión fuese contrario a la propuesta de eliminación, tendrá carácter vinculante. Y no podrá presentarse otra nueva relativa a la misma documentación hasta que transcurran dos años.
• Si el dictamen fuese favorable a la propuesta, el Subsecretario, Presidente o Director del Organismo público en el que se encuentren custodiados los documentos adoptará la resolución que considere oportuna.

Si la resolución autorizarse la eliminación, se dará traslado de ella al órgano que adoptó la iniciativa y deberá publicarse ene l BOE. La resolución deberá incluir:

• Una descripción sumaria de la documentación afectada, con expresión de signaturas, órgano u órganos productores, resumen de contenido, fechas extremas, tipo de muestreo que se realizará en su caso y archivo u oficina públicas en que se encuentre depositada.
• La indicación de que, conforme a lo previsto en el art. 57.2. de la Ley 30/92, y en el presente Real Decreto 1164/2002, la eficacia de la autorización quedará demorada hasta transcurridos tres meses desde su publicación en el BOE y condicionada, en todo caso, a que durante ese plazo no haya interposición de recurso.

2.4.4. Eliminación de documentos

El órgano responsable de la custodia de la documentación, una vez sea ejecutiva la autorización, abrirá un expediente de eliminación, el cual comprenderá:

• La memoria realizada sobre la documentación.
• El dictamen de la CSCDA y el de cualquier otra Comisión que se haya pronunciado previamente.
• La memoria de muestreo de la documentación a expurgar.
• La resolución que haya autorizado la eliminación.
• El acta de eliminación, en la que el órgano responsable de los documentos acreditará que, habiendo transcurrido el plazo de tres meses, no tiene constancia de la interposición de recursos. En dicha acta se hará constar lugar, fecha y duración de las operaciones de eliminación con o sin sustitución, procedimiento utilizado, personas intervinientes y funcionario fedatario de la operación y del acta.

2.4.5. Documentos del expediente de eliminación

El procedimiento de eliminación se documentar en expediente único por el órgano responsable de la custodia de la documentación y en él deben figurar los documentos siguientes:

• Iniciativa para poner en marcha el procedimiento.
• Informe del órgano proponente.
• Memoria de la documentación.
• Acuerdo de iniciación de la Comisión Calificadora Departamental de Documentos Administrativos.
• Resolución.
• Notificaciones, en su caso.
• Publicaciones de la resolución.
• Recursos, si se han interpuesto.
• Resoluciones de los recursos presentados.
• Acta de eliminación, con o sin sustitución, si procede.

2.4.6. Recomendaciones para la destrucción física de documentos de archivos (documento aprobado por la CSCDA, en sesión de 27 de noviembre de 2003)

Autorización de la eliminación:

• Los documentos de la AGE solo pueden eliminarse con autorización del órgano competente y tras el correspondiente proceso de valoración regulado en el Real Decreto 1164/2002 de 8 de noviembre.

Destrucción física:

• Una vez autorizada, la destrucción física de unidades o series documentales se llevará a cabo por el órgano responsable del archivo u oficina pública en que se encuentren, empleando cualquier método que garantice la imposibilidad de reconstrucción de los mismos y su posterior utilización.

Proceso de destrucción:

• La protección de la intimidad de las personas y la defensa de los intereses de la Administración exigen que los documentos que se eliminan sean destruidos de forma que su reconstrucción y la posterior utilización de la información que contienen sea imposible.

Almacenamiento:

• Los documentos que van a ser eliminados deben estar protegidos hasta el momento de su destrucción física. El lugar o los contenedores donde se almacenan los documentos que se van a eliminar requieren medidas de seguridad eficaces frente a posibles intromisiones exteriores., No deben permanecer al descubierto en el exterior de los edificios. Tampoco deben amontonarse en lugares de pasos, ni en locales abiertos. Se deben guardar en locales o contenedores que dispongan de mecanismos de cierre que garanticen su seguridad.

Transporte:

• El transporte hasta el lugar donde va a llevarse a cabo la destrucción debe garantizar que durante el traslado no se produzcan sustracciones, pérdidas ni filtraciones de información. Todas las operaciones de recogida, carga y descarga deben ser realizadas por personal debidamente autorizado y fácilmente identificable.

Destrucción:

• La destrucción debe ser inmediata y hacer imposible la reconstrucción de los documentos y la recuperación de cualquier información contenida en ellos. Los documentos no deben depositarse en contenedores, al descubierto, ni en paquetes, cajas o legajos, junto con el resto de los deshechos. Siguen siendo perfectamente legibles y permanecen en la vía pública durante un tiempo indeterminado, al alcance de cualquier persona.
• Entregarlos o venderlos como papel usado para su reciclaje, sin destrucción previa, tampoco es un método seguro. El receptor o comprador de papel usado normalmente realizará una selección, descartando lo que considere inútil, sin que el responsable de los documentos sepa cuál será el destino del papel que no se considere apto para el reciclaje.
• El enterramiento de los documentos no supone la desaparición inmediata de la información. Antes, al contrario, se ha comprobado que el papel se conserva más tiempo enterrado que si se dejase al aire libre.
• La incineración acaba con la información, pero resulta peligroso para el entorno, puede perjudicar el medio ambiente e impide el reciclaje.
• El método más adecuado es la trituración mediante corte en tiras o cruzado, previa a la venta para reciclaje. El papel se hace tiras o partículas, cuyo tamaño se elegirá en función del nivel de protección requerido por la información contenida en los documentos a destruir.

2.4.7. Garantías en caso de contratación externa

• La contratación de una empresa especializada en servicios de destrucción de documentos es una opción aconsejable. Al contratar este servicio es importante asegurarse de que la empresa contratada cumple con los requisitos expuestos y pueda comprometerse a:
• Garantizar la destrucción de los documentos en sus instalaciones y con medios propios, sin subcontratos que conlleven manejo de los documentos por parte de otras empresas sin conocimiento del responsable de los documentos.
• Permitir que, siempre que se estime conveniente, un representante del responsable de los documentos presencie la destrucción de los documentos y compruebe las condiciones en que se realiza y los resultados.
• Certificar la destrucción de los documentos, dejando constancia del momento y de la forma de destrucción.

Recomendaciones:

• Los documentos que se van a destruir deben estar protegidos frente a posibles intromisiones externas hasta su destrucción, Todas las operaciones de manejo y transporte de los documentos durante el traslado y hasta el momento de la destrucción deben ser realizadas por personal autorizado e identificable. El transporte debe estar dedicado exclusivamente a documentos que se van a eliminar y ser directo hasta el lugar donde se va a destruir.
• La destrucción debe ser inmediata y consistir en la trituración mediante corte en tiras o partículas, cuyo tamaño se elegirá en función de la protección exigida por la información contenida en los documentos. Una vez triturado, el papel puede reciclarse.
• En caso de contratación externa del servicio de destrucción de documentos:
• Se debe exigir que un representante del responsable de los documentos pueda estar presente.
• Se debe exigir un certificado de destrucción de los documentos donde conste que la información ya no existe, y dónde, cuándo, y cómo ha sido destruida.

2.5. La selección y la eliminación documental en el marco de la Gestión de Documentos Electrónicos

En el marco de la gestión de documentos electrónicos, la selección es una operación que debe ser aplicada tras la valoración para conservación o eliminación de dichos documentos electrónicos. Desde la promulgación de las leyes 39/2015 y 40/2015 sabemos que los documentos administrativos, para ser válidos, han de ser electrónicos y por lo tanto, sobre ellos, habrá que llevar a cabo los procesos de selección documental (pp. 285 – 287)

Ley 39/2015 del PACDAP art. 17. Archivo de documentos.

Ley 40/2015 art. 56. Archivo electrónico de documentos.

Real Decreto 4/2010 (ENI) art. 21 Condiciones para la recuperación y conservación de documentos; art. 22. Seguridad; art. 23. Formatos de los documentos; art. 24. Digitalización de documentos en soporte papel.

En desarrollo del Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI), la Norma Técnica de Interoperabilidad de Política de Gestión de Documentos Electrónicos establece:

A) Medidas de conservación

**“**Los procesos de gestión de documentos electrónicos de una organización incluirán, al menos, los siguientes:

• “La conservación de los documentos en función de su valor y tipo de dictamen de la autoridad calificadora, a través de la definición de calendarios de conservación”.

El ritmo acelerado del cambio tecnológico al que asistimos en los últimos años hace que los documentos electrónicos precisen ser convertidos de un formato a otro o movidos de un sistema a otro para asegurar su uso adecuado y mantener la capacidad de procesamiento. Para hacer frente a esa necesidad existen métodos como la conversión y la migración, así como la emulación, el refresco y la replicación.

• Conversión: transformar documentos de un formato a otra para mantener su accesibilidad. Mantiene el contenido y la estructura de los datos y se centra en la compatibilidad inmediata con nuevos sistemas o softwares. Ejemplo: cambiar documentos de Microsoft Word 2003 a versiones más recientes como 2010 o 2013.
• Migración: también implica la transferencia de datos entre diferentes sistemas o formatos, pero puede incluir cambios en la estructura de los datos. Se enfoca más en la accesibilidad y en la usabilidad a largo plazo que en el mantenimiento intacto de la información que contiene. Ejemplos: transferir hojas de cálculo de un software anticuado como Lotus 1-2-3 a formatos actuales como Microsoft Excel.
• Emulación: Simulan el comportamiento de un software antiguo y original con el que se crearon documentos que se precisan consultar o almacenar. Permite, por tanto, consultar documentos sin necesidad de un programa anticuado o de origen. Preservan el documento en su estado original, siendo la técnica más respetuosa con el contenido original. Sería como tener una “máquina del tiempo digital y virtual” que nos permite usar y abrir programas antiguos en ordenadores modernos y, de esta manera, acceder a la documentación creada o que solo se puede leer en el software original. Es como si se quisiera jugar al supermario de 1989 y no contásemos con la consola que abría y leía ese juego, por lo que recurrimos a una máquina virtual que emula (simula) tener esa consola para poder jugar.
• Refresco: transferencia de datos almacenados en un tipo de soporte concreto, generalmente antiguo, a un soporte de almacenamiento moderno con el objetivo de mantener la accesibilidad y reducir el riesgo de pérdida de información como consecuencia de la obsolescencia tecnológica.
• Replicación: duplicado o copia idéntica de los datos almacenados en un tipo de soporte y formato concretos**.**

En este momento, ninguno de ellos garantiza totalmente una óptima conservación a largo plazo de la documentación electrónica.

B) Respecto a la destrucción o eliminación de documentos

“Los procesos de gestión de documentos electrónicos de una organización incluirán, al menos, los siguientes:

Destrucción o eliminación de los documentos, que atenderá a la normativa aplicable en materia de eliminación de Patrimonio Documental y contemplará la aplicación de las medidas de seguridad relacionadas definidas en el Real Decreto 3/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad ene l ámbito de la Administración Electrónica: borrado y destrucción del capítulo de ”protección de los soportes de información [mp.si]” y limpieza de documentos del capítulo de “protección de la información [mp.info]”.

El proceso de eliminación de documentos electrónicos constituye un proceso clave en la gestión de documentos y tiene como objetivo impedir su restauración y posterior reutilización. Para ello, es necesario aplicar un proceso que incluya tanto el borrado de la información como la destrucción física del soporte, en función de las características del formato y las del propio soporte. Para la selección de los documentos que serán sometidos a un proceso de eliminación es preciso tener en cuenta los siguientes aspectos:

• Siempre se ejecuta con autorización expresa de la entidad u organización competente en cuanto a la calificación de los documentos.
• No se eliminan los documentos mientras subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas físicas o jurídicas o cuando no hayan transcurrido los plazos que la legislación vigente establezca para su conservación.
• No se eliminan documentos calificados como de valor histórico o de investigación.
• Se preserva la confidencialidad de cualquier información que contengan los documentos durante todo el proceso de eliminación.

Recomendaciones para el borrado lógico de documentación electrónica y destrucción física de soportes informáticos de la AGE

Aprobado por: Subgrupo de Trabajo de Documentos Electrónicos (Grupo de Trabajo de Valoración de Series y Funciones Comunes de la AGE. Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos).

La eliminación de documentos administrativos de la AGE y de sus OO.PP. requiere el dictamen preceptivo de la CSCDA y se atiene al procedimiento establecido en el Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre, por el que se regula la conservación del patrimonio documental con valor histórico, el control de la eliminación de otros documentos de la AGE y sus OO.PP. y la conservación de documentos administrativos en soporte distinto al original.

En ningún caso se podrá autorizar la eliminación ni se podrá proceder a la destrucción y borrado de documentos de la AGE o de sus OO.PP. en tanto subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas físicas o jurídicas o no hayan transcurrido los plazos que la legislación vigente y/o los dictámenes de la CSCDA establezcan para su conservación. Asimismo, los plazos de conservación o, en su caso, eliminación total o parcial, se establecerán para las series documentales.

Proceso de destrucción y borrado

Los documentos deben ser destruidos de forma que su reconstrucción y posterior utilización de la información que contienen sean imposibles.

Para hacer así, el proceso de destrucción debe estar sometido a estrictos controles que garanticen la seguridad, eficacia y confidencialidad del mismo.

Hay que diferencias a efectos de este documento entre:

• Borrado como el procedimiento de eliminación de los datos o ficheros de un soporte o conjunto de soportes, permitiendo la reutilización de dichos soportes.
• Destrucción como el proceso de inutilización física de soportes de almacenamiento que contengan documentos electrónicos.

Es necesario dejar constancia documental de los procedimientos de borrado realizados, tal y como se recoge en los arts. 7 y 8 del citado Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre.

Soportes y sistemas de almacenamiento

Tres tipos genéricos de soportes de almacenamiento ligados a tres tecnologías diferentes:

• Soportes magnéticos.
• Discos duros.
• Cartuchos de tinta.
• Soportes ópticos, por ejemplo CDs/DVDs.
• Soportes basados en memorias de estado sólido (FLASH).

También hay que distinguir entre:

• Los dispositivos de almacenamiento local: disco duro del puesto de usuario, dispositivos móviles, dispositivos removibles como discos duros externos, memorias USB , tarjetas de memoria y otros de similar naturaleza.
• Los soportes de almacenamiento en red: accesibles mediante protocolos para compartir ficheros, almacenamiento en la nube, etc.

Técnicas de borrado y de destrucción de soportes

Las técnicas específicas de borrado seguro de documentos son:

• La sobreescritura: consiste en reemplazar los datos almacenados por una patrón binario de información sin sentido.
• La desmagnetización: consiste en la exposición de los soportes de almacenamiento a un campo magnético suficientemente potente como para modificar la polaridad de las partículas magnéticas y, por tanto, eliminar los datos almacenados, impidiendo la recuperación de los mismos. Válido para dispositivos magnéticos, como los discos duros o cartuchos de cinta.
• El borrado criptográfico: consiste en el cifrado de la información almacenada en el soporte utilizando un algoritmo de cifrado de clave privada, con una longitud de clave suficiente para que el descifrado de la información sea técnicamente invariable con las herramientas informáticas disponibles en ese momento. Seguidamente, la clave de cifrado se elimina con alguna de las técnicas de borrado seguro anteriores.

Las técnicas específicas de destrucción física que suponen la inutilización del soporte pueden realizarse mediante:

• La desintegración: mecanismo de corte o triturado no uniforme que reduce el dispositivo a pedazos de tamaño y forma aleatorios.
• La pulverización: proceso que consiste en machacar el material y que se utiliza para la destrucción de discos duros.
• La fusión: proceso mediante el cual el material se calienta a una temperatura que es mejor que el punto de encendido, pero suficientemente alta para derretirlo. Puede ser un medio efectivo de destrucción para los discos duros.
• La incineración: puede destruir completamente todos los dispositivos y para todos los niveles de seguridad. Debe llevarse a cabo en incineradoras que hayan sido aprobadas en cuanto a impacto medioambiental, para plásticos y otros materiales.
• El triturado: consiste en reducir el soporte a pedazos minúsculos de tamaño y forma uniformes. EL uso de trituradoras está normalmente limitado a soportes de grosor fino, como los soportes de datos ópticos (DVDs o CDs).

3. La Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos (CSCDA)

La valoración documental es una de las tareas más difíciles. Es una función archivística compartida. Exige corresponsabilidad. Es una función interdisciplinar, no exclusiva de los archiveros.

La enorme responsabilidad que ello conlleva, no puede recaer sobre los hombros de los archiveros. Consciente de ello, ya la Ley 16/1985 DE Patrimonio Histórico Español en su artículo 58 atribuyó el estudio y dictamen de las cuestiones relativas a la calificación a una Comisión Superior Calificadora de Documentos, que, creada en 2002 para la calificación de la documentación de la AGE, se encuentra regulada hoy por el RD 1401/2007, de 29 de octubre, por el que se regula la composición, funcionamiento y competencias de la CSCDA.

Actualmente la CSCDA es el órgano consultivo superior dedicado al estudio y dictamen de la calificación y utilización de los documentos de la AGE y de sus OO.PP., así como a la integración de los documentos en los archivos y su régimen de acceso e inutilidad administrativa.

Se encuentra adscrita a la Comisión de Archivos de la AGE, en virtud de lo dispuesto en el art. 13.6 del RD 1708/2011, de 18 de noviembre, como su órgano consultivo superior. Esto significa que no está supeditada en sentido jerárquico, pero sí depende de ella para funciones consultivas y coordinación en materia archivística. El régimen y procedimiento para la eliminación de documentos y, en su caso, conservación en soporte distinto al original se regula en el RD 1164/2002, de 8 de noviembre. La Ley 11/2007, de 22 de junio, y el RD 1671/009, de 6 de noviembre, de desarrollo de la misma, en su momento ya incorporaron la mención al proceso de valoración documental como requisito previo a cualquier eliminación de documentos. Dicha normativa ha sido derogada por el RD 203/2021, de 30 de marzo, por el que se aprueba el Reglamento de actuación y funcionamiento del sector público por medios electrónicos, que requiere el dictamen preceptivo de la CSCDA para los procesos de destrucción de documentos en soporte no electrónico, cuando se hayan generado copias electrónicas auténticas.

3.1. Composición y funcionamiento

La composición de la CSCDA se regula por el RD 487/2017, de 12 de mayo, por el que se modifica el RD 1401/2007, de 29 de octubre. No obstante, tras el RD 2/2020, de 12 de enero, por el que se reestructuran los departamentos ministeriales, y el RD 139/2020, de 28 de enero, por el que se establece la estructura orgánica básica de los departamentos ministeriales, (modificado por el RD 124/2022, de 15 de febrero, por el que se modifican el RD 139/2020, de 28 de enero, por el que se establece la estructura orgánica básica de los departamentos ministeriales, y el RD 509/2020, de 5 de mayo, por el que se desarrolla la estructura orgánica básica del Ministerio de Cultura y Deporte) y su correspondiente normativa de desarrollo, la composición de la CSCDA queda resuelta de la siguiente manera:

El Pleno se reunirá, al menos, dos veces al año y siempre que sea convocado por su Presidente. La Comisión permanente se reunirá, al menos, una vez antes de cada reunión del pleno de la CSCDA y cuantas otras veces sea convocada por su Presidente.

La CSCDA puede crear en su seno grupos de trabajo o subcomisiones, de carácter interdepartamental o interministerial, con la composición, funciones y objetivos que se acuerden.

3.2. Grupos de trabajo de la CSCDA

Actualmente se han creado en el seno de la CSCDA dos grupos de trabajo:

• Grupo de Trabajo de Valoración de Series Comunes de la AGE. Creado en 2012, tiene por objetivo realizar estudios de identificación y valoración de series comunes; así como estudios comparativos de series complementarias y paralelas de los distintos organismos y su ubicación con el fin de elaborar propuestas de conservación/eliminación y calendarios de conservación. Lo componen técnicos de distintos departamentos ministeriales y organismos públicos de la AGE, así como de instituciones de otros poderes del Estado.
• Grupo de Valoración y Eliminación de los Archivos Histórico provinciales. En 2015 tuvo lugar la reunión constitutiva de la Comisión Técnica de Archivos Histórico Provinciales, creada ene l seno del Consejo de Cooperación Archivística. Su objetivo son los estudios de identificación y valoración de series documentales comunes de titularidad estatal custodiadas en los Archivos Histórico Provinciales que redundan en propuestas de conservación/eliminación que, tras ser dictaminadas por la CSCDA, sean de posible aplicación común.

3.3. Comisiones calificadoras

Según el art. 4.1. del RD 1164/2002, de 8 de noviembre, la iniciativa del procedimiento de valoración corresponde a las Comisiones Calificadoras de Documentos de cada Departamento ministerial o a sus respectivos Grupos de Trabajo de Coordinación Archivística. Tras la publicación del RD 776/2011, de 3 de junio, por el que se suprimen determinados órganos colegiados, algunas Comisiones Calificadoras ministeriales han sido suprimidas, mientras que otras mantienen su funcionamiento. En virtud de la postestad de autoorganización de los Departamentos ministeriales se podrán crear Grupos de Trabajo de Coordinación de archivos, con competencia para la presentación de peticiones de dictamen a la CSCDA, según lo previsto en el art. 13 del RD 1708/2011, de 18 de noviembre.

Actualmente, en la AGE están vigentes las siguientes comisiones Calificadoras:

• Ministerio de la Presidencia, Relaciones con las Cortes y memoria Democrática.
• Ministerio del Interior.
• Ministerio de Defensa.
• Ministerio de Cultura y Deporte.
• Agencia Estatal de Administración Tributaria.
• Tesorería General de la Seguridad Social.
• Instituto Nacional de Seguridad Social.

A la vez, siguiendo lo establecido en el RD 1708/2011, de 18 de noviembre, se han creado Grupos de Trabajo de Coordinación de Archivos en los siguientes departamentos ministeriales:

• Ministerio de Trabajo, Migraciones y Seguridad Social
• Ministerio de Hacienda
• Ministerio de Fomento.
• Ministerio de Agricultura, pesca y Alimentación.
• Ministerio de Justicia.
• Ministerio para la Transición Ecológica y el Reto Demográfico.
• Ministerio de Industria, Comercio y Turismo.

3.4. Documentos emanados de la CSCDA

En 2003, se aprobaron dos documentos para aplicación de una metodología común, para facilitar tanto los procesos de valoración y eliminación de documentos como la recogida y tratamiento de la información resultante, con vistas a su utilización por todos los interesados.

• Criterios generales para la valoración de los documentos de la AGE.
• Recomendaciones para la destrucción física de documentos de archivo en papel de la AGE.

En 2017, se aprobaron dos nuevos documentos para la aplicación e toda la AGE:

• Cuadro de Clasificación de Funciones Comunes de la AGE.
• Recomendaciones para el borrado lógico de documentación electrónica y destrucción física de soportes informáticos de la AGE.