UT5 · Tema 23 · La identificación y clasificación de los fondos documentales. Conceptos y definición

Tema 23. La identificación y clasificación de los fondos documentales. Conceptos y definición. Sistemas de clasificación

1. Definición de identificación

El Diccionario de Terminología Archivística, define la identificación como: “la fase del tratamiento archivístico que consiste en la investigación y sistematización de las categorías administrativas y archivísticas en que se sustenta la estructura de un fondo”.

Esta definición coincide con la que ofrece el Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, por el que se establece el Sistema Español de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de AGE y de sus OO.PP. y su régimen de acceso. Define las funciones que corresponden a los archivos centrales (art. 10): “llevarán a cabo el proceso de identificación de series y elaborarán el cuadro de clasificación”. Y en su art. 11, relativo a archivos intermedios, “identificarán y llevarán a cabo procesos de valoración documental, a fin de elevar a la Comisión Calificadora departamental o Grupo de Trabajo propuestas de eliminación, o en su caso, de conservación permanente de documentos, en aplicación de procedimiento establecido por la normativa vigente para las agrupaciones documentales acumuladas que no hayan recibido previamente tratamiento archivístico”.

UNE-ISO 15489-1:2016. Información y documentación. Gestión de documentos. Parte 1: conceptos y principios. Define la identificación y valoración, como el proceso de evaluar las actividades de la organización para determinar que documentos necesitan crearse y capturarse y por cuánto tiempo es necesario conservarlos”.

1.2. Concepto de identificación

La identificación es una fase de tipo intelectual, que supone un proceso de investigación y análisis de la organización, sus funciones y las series documentales que producen. Como base para la valoración documental, la organización, la descripción, la normalización archivística y el acceso a los documentos.

La identificación consiste en la aplicación directa del principio de procedencia, en sus dos niveles.

• El respeto a la procedencia de los fondos, que consiste en no mezclar los documentos generados por diferentes instituciones.
• El respeto a la estructura intenta de los fondos y su orden natural, que evita se mezclen los documentos de unas oficina con los de otras de la misma institución; y unas series con otras, dentro de la misma oficina, a la vez que mantiene el orden en el que se han ido produciendo los documentos.

Su objetivo será, por tanto, el conocimiento exhaustivo de la institución que produce los documentos, o los recibe, en el ejercicio de sus competencias, su evolución orgánica a lo largo del tiempo, competencias administrativas y tipos documentales en los que se materializan los procedimientos tramitados y todas las disposiciones o regulaciones que afectan a los trámites que desarrolla. Este conocimiento pormenorizado permite:

• Analizar las actuaciones que se llevan a cabo dentro de una organización.
• Conocer en toda su extensión los documentos que se gestionan.
• Implementar y determinar qué documentos necesitan crear y capturarse.
• Y de limitar las series documentales, que son los componentes básicos e imprescindibles para poder desarrollar el resto de funciones que integran la gestión documental en una organización.

El resultado de la identificación no será otro que:

• La delimitación del fondo.
• Y la precisión de las series documentales que lo componen.

La Norma ISO 15489-1:2016 señala que los resultados de la identificación y valoración pueden empelarse con distintos propósitos, incluyendo:

• El diseño e implementación de los sistemas de gestión documental.
• El desarrollo de políticas de procedimientos.
• La definición de los requisitos de los metadatos.
• El desarrollo de los instrumentos de gestión de los documentos.
• La reglas para el acceso y los permisos.

Por todo ello, se puede afirmar que la identificación nos permite la organización del fondo, el establecimiento del cuadro de clasificación y la ordenación de sus series documentales, sentando las bases para la posterior valoración y descripción, facultando el desarrollo del resto de funciones que integran la gestión documental.

La identificación habilita la organización del fondo, al delimitarlo y definir las series que lo componen, de tal manera que podemos afirmar que identificación y clasificación están íntimamente unidad, ambas son consecutivas y vinculantes, no puede desarrollarse la clasificación si previamente no se ha realizado el proceso de identificación que permite la sistematización de las series documentales del cuadro de clasificación.

Igualmente, la identificación nos permite establecer la estructura organizativa de las unidades descriptivas, lo que facilita la normalización de los procesos descriptivos y su tratamiento automatizado. En un contexto de descripción archivística multidimensional o multi-entidad, la identificación es determinante para la descripción de las entidades que la componen.

La identificación es, por tanto, la primera fase de la metodología archivística, la que permite el desarrollo del resto de funciones que integran la gestión documental. Tradicionalmente, se ha entendido que la identificación corresponde forma exclusiva al Archivo Central, debiendo compartir con el archivo intermedio la valoración. La UNE-ISO 15489-1:2016. Información y documentación, introduce como novedad el adelanto de la identificación al área de producción documental, al momento en que los documentos se diseñan. Deberá efectuarse en las áreas de producción documental, en colaboración con todas las partes interesadas de la organización y, cuando sea necesario, por interesados externos a la organización, coordinado desde los Archivos Centrales. Así se evitaría, tanto la producción y captura de documentos innecesarios, como su llegada a los archivos. Sin embargo, la identificación es obligatoria para cualquier fondo, por lo que a veces es inevitable desarrollar esta área en el Archivo Intermedio e Histórico, bien porque no ha recibido un tratamiento anterior, o bien porque este ha sido deficiente, o se han producido cambios que suponen la supresión de órganos y consecuentemente la transferencia de sus fondos a otros archivos.

Las razones para llevar a cabo la identificación y valoración pueden incluir, como la norma ISO 15489 señala:

• El establecimiento de una nueva organización.
• La pérdida o dotación de funciones o actividades.
• Cambios en las prácticas o necesidades de negocio.
• Cambios en el entorno normativo.
• La introducción o actualización de aplicaciones.
• Cambios en la percepción de los riesgos o de las prioridades.

Cualquier agrupación documental puede ser objeto de identificación. Dependiendo del nivel descriptivo en el que nos situemos podrán ser objeto de identificación: los fondos, secciones, series, o unidades documentales. Pero debemos tener en cuenta a que la identificación es obligatoria a nivel de fondo, y se debe aplicar el principio de jerarquía.

Todo el proceso de identificación deberá documentarse:

• Fuentes consultadas, ya sean documentales, como entre entrevistas realizadas.
• Resultados de apreciación de riesgos.
• Decisiones tomadas, que cuando se requieran deberán ser autorizadas.
• El Modelo Conceptual de descripción archivística (NEDA-MC) es un modelo de referencia teórico basado en el esquema de modelado entidad-relación adoptado por la CNEDA, en cuanto a descripción archivística de los documentos. Define un modelo descriptivo basado en seis tipos de entidad, tres de ellas fundamentales: Documentos, Agentes y Funciones, alas que se añaden otras tres entidades: Normas, Lugares y Concepto , objeto o acontecimiento,. Ka identificación juega un papel determinante para la correcta descripción de las entidades y sus relaciones, las entidades, Documentos, Agentes, Funciones y Normas requieren necesariamente de un análisis previo de identificación.

2. Metodología para la identificación de los fondos

La aplicación del principio de procedencia nos lleva a diferencias varias tareas dentro de esta fase metodológica. Debemos proceder a:

• La identificación del organismo productor
• Atender al elemento funcional.
• Y los tipos documentales para la delimitación de las series.

2.1. Identificación del organismo productor

El primer objetivo es el estudio del elemento orgánico o sujeto productor dela documentación, que es aquel que como consecuencia del ejercicio de las funciones o competencias que tiene atribuidas, genera y gestiona los documentos.

Para la identificación del organismo productor es necesario que acudamos a diferentes fuentes de información, que varían dependiendo de la scaracter´siticas de la propia documentación, es decir, de si trabajamos sobre documentación reciente, o documentación histórica, o si acometemos la identificación de un fondo público o privado.

La recopilación y estudio de la legislación debe ser el punto de partida para el conocimiento del organismo productor. Para llevar a cabo este trabajo se acudirá: tanto a los Boletines Oficiales, como a los repertorios legislativos, con el objeto de conocer el órgano productor y su evolución a lo largo del tiempo.

• Los Boletines Oficiales son aquellas colecciones legales, boletines o sitios Web que emplean las AA.PP. para ofrecer publicidad y formalizar la aplicación y entrada en vigor de las disposiciones reglamentarias que se aprueban dentro de su ámbito jurisdiccional. Destacan:
• DOCE (Diario Oficial de la UE)
• Gazeta (antecesor del BOE, desde 1661 hasta 1959).
• BOE
• Boletín del Movimiento
• Boletines Ministeriales
• BORME (Boletín Oficial del Registro Mercantil)
• Boletín Oficial del Senado
• BOJA
• BOPA (Boletín Oficial de la Provincia)
• Los repertorios legislativos son colecciones legislativas, generalmente elaboradas siguiendo criterios temáticos o cronológicos, con el bojeto de nelgobar el conjunto de disposiciones legislativas aprobadas por las AA.PP. Podemos destacar:
• Alcubilla.
• Aranzadi
• Enciclopedia Jurídica Seix.
• Legislación Histórica de España. (disponible en el portal del Ministerio de Cultura, y en el que se puede consultar en línea la recopilación normativa promulgadas para los territorios peninsulares y americanos que dependieron de la Corona española desde el siglo X hasta el final del reinado de Isabel II).
• En Andalucía, Andalex.

A pesar de disponer de estos instrumentos, nos encontraremos con una serie de dificultades, como pueden ser: lagunas existentes por periodos conflictivos, como la Guerra Civil o la II República, normativa de rango menor que no aparece publicada en Boletines Oficiales, y que requiere recurrir a boletines internos, etc. Cuando se trata de documentación familiar debemos ejemplar, además, árboles genealógicos y estudios heráldicos y nobiliarios, completados con la consulta de archivos parroquiales, de protocolos, municipales, etc. Servirse, además, de las disciplinas auxiliares de la archivística, como la paleografía o la diplomática son herramientas valiosas para cualquier investigación o consulta o identificación de fondos.

Todo el material acumulado y elaborado debe ser recogido y sistematizado en diferentes instrumentos, actualmente e implementados en los sistemas de gestión archivística:

• Índice de organismos. Estructurado jerárquicamente, mediante relaciones cruzadas, permite seguir la evolución orgánica de cada unidad administrativa. Debe contener para cada organismo los siguientes datos:
• Denominación.
• Fechas extremas de vigencia.
• Funciones y competencias atribuidas.
• Fechas de las disposiciones que han supuesto un cambio en su estructura.
• Dependencia de otros organismos, organismos que le han precedido y sucedido.
• Relación de series más representativas.
• Repertorio de organigramas. Plasma gráficamente los diferentes organigramas y permite conocer los cambios de estructura a lo largo de su vigencia. Cada organigrama debe hacer mención a sus fechas extremas y normativa de aprobación.
• Índice legislativo. Debe contener el organismo al que afecta la ley, resumen de la norma, fecha de aprobación y publicación, rango de la norma: ley orgánica, real decreto, etc.

Hay ocasiones en las que la identificación del sujeto rpodcutor y, por tanto, lapalicación del rpincipio de rpocedencia, no s eha realziado adecuadamente. Lo que puede estar mtoivado por una gran dievrsidad de causas:

• Los cambios institucionales, como consecuencia de la supresión de órganos de transferencia de competencias, organismos que han absorbido la documentación de otros en el ejercicio de sus competencias administrativas, etc.
• El abandono de la documentación en locales, sin medios, ni tratamiento.
• La asociación del organismo productor con el organismo remitente.
• El intento de patrimonialización de los responsables de los órganos administrativos de la documentación que tienen a su cargo, que en algún caso ha dado lugar a que los cargos públicos se llevase la documentación producida en el ejercicio de sus funciones. En este caso, la documentación no es producida por un particular, sino por el organismo en el que ejerce el puesto.
• La identificación del organismo productor atendiendo al membrete de los documentos.
• En la documentación nobiliaria, los problemas que en la identificación generan los enlaces matrimoniales, etc.

2.2. Identificación del elemento funcional

Se refiere al proceso de agrupamiento de aquellas series documentales que resultan de un mismo proceso o actividad con arreglo a las funciones de las que dan testimonio, sin atender a las unidades orgánicas u organismo productor que las llevan a cabo. Al hablar del concepto función debemos diferenciar varios niveles:

• Las grandes funciones de la Administración, que producen la estructuración de la misma en grandes organismos.
• Las funciones que cada organismo tiene encomendadas, que son su verdadera razón de ser y que son las que realmente permanecen en el tiempo.
• Y finalmente, un tercer nivel, que se corresponderá con cada uno de los sujetos productores de un organismo de la Administración. Esta última será la función/actividad que participe en concreto en la formación de las series documentales.

2.3. Identificación del tipo documental

El Diccionario de Terminología Archivística, define tipo documental como “unidad documental producida por un organismo en el desarrollo de una competencia concreta, regulada por una norma de procedimiento y cuyo formato, contenido informativo y soporte son homogéneos”.

J.L. La Torre y M. Martín-Palomino señalan que el tipo documental es tan importante que a veces llega confundirse con el concepto de serie, aunque en realidad e solo una parte más de la serie.

Se entiende por serie documental “el conjunto de documentos producidos por un mismo sujeto productor, en el desarrollo de una misma función, y cuya actuación administrativa ha sido plasmada en un mismo tipo documental”.

SERIE = SUJETO PRODUCTOR + FUNCIÓN + TIPO DOCUMENTAL

Los datos básicos que se deben recoger de la serie son:

• Tipo documental
• Organismo productor
• Función
• Fechas extremas
• Legislación que afecte al trámite de la serie
• Documentos básicos que componen el expediente
• Ordenación de la serie
• Antecedente de la serie
• Continuación de la serie
• Signaturas del archivo

Cuando disponemos de toda la información estamos en disposición de elaborar el cuadro de clasificación.

1. Metodología para la identificación de series

Todas las series deben identificarse y valorarse, pero la imposibilidad de acometer este trabajo en todas nos obliga a priorizar en su abordaje. Los criterios a la hora de elegir qué serie estudiar pueden ser muy diferentes:

• Volumen documental.
• Disponibilidad de la totalidad de la serie.
• Facilidad de estudio.
• Carácter cerrado de la serie.
• Necesidades del servicio.
• Importancia de su contenido.
• Carácter horizontal o específico.

3.1. La identificación de series en la AGE

En el ámbito de la AGE, la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos es el ´órgano consultivo superior dedicado al estudio y dictamen de la calificación y utilización de los documentos de la AGE y de sus OO.PP., así como la integración de los documentos en los archivos y su régimen de acceso e inutilidad administrativa. Corresponde a las Comisiones Calificadoras y Grupos de Trabajo de Calificación Archivística de los Departamentos Ministeriales, la aprobación de los estudios de identificación y valoración que se someterán a la consideración de la Comisión Superior, conforme al formulario aprobado al efecto. Para la identificación de la serie se recoge la siguiente información:

• Denominación de la serie.
• Organismo(s)/unidad(es) productora(s): denominación oficial del Organismo o Departamento y unidad dentro del mismo responsable de la producción de la serie.
• Función: finalidad con la que se han producido los documentos.
• Historia del contesto de producción de la serie.
• Fechas extremas de tramitación de la serie o de la fracción de serie objeto de valoración.
• Legislación: normas internas que afecten a su producción y al procedimiento admin.
• Trámite admin. ¿Qué trámite admin. Refleja la serie documental estudiada?
• Documentos básicos que componen el expediente
• Organización/ordenación de la serie: forma de organización o tipo de ordenación aplicado.
• Continuación de la serie:¿se sigue produciendo o está cerrada?
• Documentación relacionada y el tipo de relación con la serie estudiada.

1. La clasificación

Junto a la ordenación, forma parte de una operación más amplia: la organización. Fue Schellenberg en su obra Archivos Modernos quién delimitó estos términos.

4.1. Definición de clasificación

El Diccionario de Terminología Archivística, del Ministerio de Cultura (1995) la define como: “Operación archivística consistente en el establecimiento de las categorías y grupos que reflejan la estructura jerárquica del fondo. Es el primer paso del proceso de organización dentro de la fase del tratamiento archivístico denominado identificación”.

Para Ángel Montejo, en su obra El concepto de clasificación de fondos (1997), lo define como la “Fase del tratamiento documental que tiene por objeto el análisis de la información contenida en un fondo de archivo y su estructuración conceptual en un sistema objetivo y estable de clases y categorías de las familias competenciales y funcionales, administrativas”.

Cruz Mundet señala que “consiste en agrupar jerárquicamente los documentos de un fondo mediante agregados o clases, desde los más amplios a los más específicos, de acuerdo con los principios de procedencia y orden original.

Para la UNE-ISO 30300:2011 la clasificación es “la identificación y estructuración sistemática de las actividades de las organizaciones o de los documentos generados por éstas en categorías, de acuerdo con convenciones, métodos y normas de procedimiento lógicamente estructurados y representados en un sistema de clasificación”.

La UNE-ISO 15489-1:2016. Información y documentación, lo define como la “identificación y estructuración sistemática de las actividades y/o documentos de las organizaciones de acuerdo a convenciones, métodos y normas lógicamente estructuradas”.

Según Mateo A. Páez (2016) “La clasificación funcional: definición de un modelo, si en un principio la finalidad de la clasificación era la de presentar una estructura jerárquica de representación de los documentos de un fondo para la recuperación de la información y los documentos, en la cualidad se ha comprendido que el propósito primario de la clasificación es la contextualización de los documentos para posibilitar la comprensión individual de cada documento y total del fondo. La recuperación de los documentos es solo un beneficio colateral de la misma, peor no su propósito primario. A. Heredia: “la clasificación de un fondo siempre se basa en el principio de procedencia y exige el reconocimiento del productor y de las relaciones de procedencia con el productor y con las funciones que este tiene atribuidas y como consecuencia del reconocimiento de las series”.

Por lo tanto, clasificar consiste en establecer categorías o clases, en base a un criterio o metodología previamente establecido. Es uno de los ejes centrales de la gestión documental especialmente en la gestión de documentos electrónicos.

4.2. Evolución del concepto

Schellenberg establece tres criterios a considerar a la horade construir un sistema de clasificación:

• Acciones.
• Estructuras orgánicas
• Y asuntos o materias.

Conjugando el análisis orgánico, de acuerdo al principio de procedencia, con el funcional, se llega a los cuadros de clasificación orgánico-funcionales, que casan dos modelos no homogéneos analíticamente: los órganos o sujetos productores, como estructura, y las series documentales, como categorías de clasificación.

Década de los 80 se empiezan a desarrollar sistemas de clasificación puramente funcionales. M. Roberge fue uno de los primeros en desarrollar un sistema íntegramente funcional, definiéndolo como “la estructura jerárquica y lógica que refleja las funciones y las actividades de una organización, funciones que generan la creación o recepción de documentos (…) que organiza intelectualmente la información”.

La clasificación funcional se basa más en el contexto de creación y uso de los documentos que en su contenido, o sea en por qué existen (función) no en el de qué tratan (materia) y su aplicación resulta muy cómoda en administraciones de tradición anglosajona, que ha desarrollado todo un corpus de herramientas para la clasificación funcional, basadas en las normas ISO.

Evolución del concepto debido a tres elementos:

• El desarrollo de las normas de descripción archivísticas. La aparición del modelo entidad-relación señala que la descripción de los documentos no puede llevarse a cabo de manera aislada. Este modelo conceptual entidad – relación reconoce la existencia de 6 tipos de entidad:
• Documentos de archivos, y sus distintas agrupaciones documentales: grupo de fondos, serie, subserie…
• Agentes: instituciones, órganos, personas…
• Funciones: función, actividad, acción, etc.
• Normas
• Relaciones
• Concepto, objeto o acontecimiento.

Si en un principio la clasificación se usaba para recuperar la información y los documentos, en la actualidad se emplea para contextualizarlos.

• La implantación de los sistemas de gestión documental. La normalización y el desarrollo de especificaciones para sistemas de gestión de documentos han cristalizado en la ISO 15489-1 y 2 y en el resto de normas ISO relacionadas, las normas 23081-1, 2 y 3; la 26122, la 30300 y 30301. El nexo de unión entre dichas normas y las de descripción archivística es el modelo entidad-relación.
• En la norma ISO 15489, la clasificación se contempla como un componente esencial de todo sistema de gestión de documentos, pero señala que debe ser una clasificación funcional y no otra.
• La normativa en materia de administración electrónica. La imparable orientación de la administración hacia el uso de medios electrónicos en aras de la eficacia y eficiencia se ha materializado en un corpus legislativo, que se diferencia de la normativa técnica (ISO) en un aspecto esencial: su obligado cumplimiento paras las AA.PP. Y a otra cuestión: la clasificación ha de adelantarse al momento de diseño de los procedimientos, de tal manera que, en el momento de producción de cada documento, este debe ser clasificado mediante la adición de sus correspondientes metadatos.

En definitiva:

• La finalidad primordial de la clasificación es proporcionar una adecuada contextualización a los documentos.
• La clasificación ha de ser previa a la producción documental, debe definirse en el diseño de los documentos.
• La clasificación debe basarse en las funciones, peor no ha de ser exclusivamente funcional, pues no proporcionaría la contextualización adecuada.
• La clasificación permite establecer:
• Niveles de seguridad y permisos de acceso.
• La reutilización de la información.
• Asignar plazos de conservación.
• Facilita la aplicación de los calendarios de conservación.
• Ayuda a la recuperación de los documentos, a partir de sus funciones y actividades.
• Permite la disposición de los documentos.

4.3. Sistemas de clasificación

Schellenberg (1956) considera la existencia de tres elementos principales que se deben tener en cuenta a la hora de la clasificación:

• Las acciones: toda organización es creada para unos fines, para la cual se le dota de una serie de atribuciones.
• Los órganos: cualquier entidad necesita de una organización para conseguir sus fines, una estructura organizativa.
• Las materias: este elemento no se deriva directamente de la entidad, sino de la percepción que se tenga de la misma, de los asuntos que se observan en sus actividades y en su organización.

En relación con estos tres elementos, Schellenberg establece tres tipos de clasificación: funcional, orgánica y por materias.

• Orgánica: agrupa las series documentales atendiendo a la estructura del organismo. Las secciones y subdirecciones se formarán a partir de las denominaciones de las dependencias de la institución y las relaciones entre ellas mostrarán el orden jerárquico del centro. Este sistema, al ser rígido en su planteamiento, crea problemas cuando se produce algún cambio estructural. Su uso es aceptado para la clasificación de fondos cerrados o que no han sufrido importantes cambios en su estructura. El criterio orgánico es objetivo, pero inestable, sobre todo en un modelo de administración pública sometido a constantes cambios.
• Funcional: organiza el fondo atendiendo a las funciones que desarrolla el organismo. Este sistema es mucho más difícil de desarrollar**, peor resulta el más recomendable para organismos con importantes cambios estructurales**, ya que las funciones resultan estables, aunque varíen en magnitud, a diferencia de los organismos. Puede darse el caso de que una o más funciones desparezcan o surjan otras nuevas: en el primer caso dará lugar a series cerradas, que a partir de una fecha dada dejarán de crecer, y en el otro caso habrá que incorporar nuevas series. El criterio funcional es también objetivo, en tanto se deriva de los fines inherentes en la entidad, si bien su identificación no es inmediata y requiere un análisis minucioso. Las funciones, acciones y actos deben tenerse en cuenta a la hora de establecer categorías y serie so agrupaciones documentales, de acuerdo con un esquema piramidal o jerarquizado. Aunque no es un sistema perfecto de clasificación, es el que presenta menos riesgos de confusión, interferencias y ambigüedad, asegurando, además, mejor el respeto de los fondos en su continuidad que el sistema basado en las estructuras administrativas.
• Por materias: atiende al contenido de los documentos, esto es, a los asuntos o materias sobre los que estos tratan. Se desaconseja su empleo, por su carácter arbitrario. Su aplicación provoca que desaparezcan las relaciones entre las unidades documentales, rompiendo las series. Antonio Heredia mantiene que esta podrá aplicarse en los archivos particulares, dado que estos se acercan bastante a las colecciones, donde los órganos y las funciones son casi inexistentes.

La elección del sistema de clasificación más apropiado, de entre los tres propuestos por Schellenberg, depende de varios aspectos y se debe considerar si se trata de un fondo público o privado, fondos cerrados o abiertos, por ejemplo. Peor en cualquier caso, debería se run sistema estable, flexible, objetivo y que emane de la propia naturaleza de los documentos, es decir, del proceso administrativo del que son resultado.

La clasificación funcional se configura como la más idónea porque se sustenta en la naturaleza de los documentos, de acuerdo con la cual define las series; es objetiva, ya que las actividades, las funciones y las acciones derivan de la propia entidad; y, sobre todo, es estable.

La implantación de la gestión electrónica, las recomendaciones ISO y la normativa han consagrado el uso de la clasificación funcional. La norma ISO 15489 contempla la clasificación como un componente esencial de todo sistema de gestión de documentos, pero expresamente señala que debe ser una clasificación funcional y no otra y lo define como “una poderosa herramienta de apoyo para el desarrollo de las actividades de la organización y para muchos de los procesos dela gestión de documentos como:

a) el establecimiento de vínculos entre documentos individuales que, unidos, representan la continuidad de la actividad.

b) la denominación coherente de los documentos a lo largo del tiempo.

c) la recuperación de los documentos fruto de una misma actividad o función.

d) la definición de niveles de seguridad y acceso, etc.

El Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la administración electrónica, contempla la clasificación funcional entre las medidas organizativas y técnicas.

En la actualidad, el criterio funcional ha comenzado a ser muy contestado, sobre todo se objeta que se imponga como criterio único de clasificación. Como señala Mateo A. Páez la clasificación exclusivamente funcional genera problemas:

• El elemento funcional también puede sufrir cambios.
• Para los archiveros, es un elemento abstracto, difícil de asimilar.
• Y el elemento orgánico debe estar presente, es obligatoria su presencia, aunque ocupe el último lugar, de lo contrario no tendríamos presente el principio de procedencia.

Las posibilidades que actualmente brindan los sistemas de gestión electrónica de documentos para utilizar otros criterios de clasificación o incluso varios de ellos a la vez son tan potentes y flexibles que permiten emplear varios criterios de clasificación.

4.4. Los cuadros de clasificación

M. Roberge define cuadro de clasificación como: “una estructura jerárquica y lógica que refleja las funciones y actividades de una organización, funciones que generan la creación o recepción de documentos”. Tanto la antigua ISO 15489 de 2001, como la vigente ISO 15489-1:2016, consideran al cuadro de clasificación como uno de los instrumentos de la gestión documental. Una herramienta para vincular los documentos a su contexto de creación, su desarrollo se debe basar en el análisis de las funciones, las actividades y los procesos de trabajo. Según la norma, estos podrán ser jerárquicos o relacionales.

Actualmente, se considera el cuadro de clasificación como una pieza fundamental en la gestión de los documentos, reflejo de las funciones y actividades de la organización. El cuadro es el instrumento que representa y formaliza la sistematización de las actividades y los documentos de una organización, vinculándolos a su contexto de creación para posibilitar su comprensión individual de cada documento y total del fondo, de manera que permita la comprensión total del conjunto de los documentos, la transmisión de esta comprensión a lo largo del tiempo y una adecuada gestión documental.

Características del cuadro de clasificación:

• El objetivo del cuadro es el fondo, esto es, los documentos de cualquier tipo o época generados, conservados o reunidos en el ejercicio de sus funciones por una entidad, sea persona física o jurídica.
• Es requisito previo e indispensable para su elaboración el perfecto conocimiento del órgano que genera los documentos. El cuadro de clasificación debe ser elaborado a posteriori partiendo la identificación previa de los fondos. Requiere un conocimiento previo sobre la historia, la organización, y los procedimientos de la entidad.
• El cuadro es el resultado de un trabajo empírico y simultáneo con otras tareas como la ordenación y la descripción. Solo es posible establecerlo tras haber manejado y analizado toda la documentación del fondo.
• La presentación del cuadro irá de lo general a lo particular, estableciendo las jerarquías. El cuadro supone una estructuración jerárquica y lógica de los fondos, los divide en grupos, donde cada grupo posee identidad propia y se relaciona jerárquicamente con los demás. Deben figurar primero las grandes agrupaciones y dentro de cada una las siguientes por su jerarquía. Como principio general en fondos poco voluminosos, no hay que descender a subdivisiones excesivas,. Sino agrupar los documentos en otros más amplios. Su simplicidad es un imperativo para su universalidad y flexibilidad, para ello se desarrollarán las divisiones justas cuya presencia sea fundamental e ineludible para clasificar el fondo, sin descender a subdivisiones excesivas.

4.4.1. La codificación

El cuadro de clasificación se complementa con la codificación, es to es, la asignación de letras, números o una combinación de ambos, a los distintos niveles del cuadro de clasificación. Su objetivo es identificar mediante el código la clasificación de la serie documental, facilitar su diferenciación y evidenciar la jerarquía.

Actualmente, el código de clasificación es un metadato obligatorio, establecido para el expediente electrónico por la Norma Técnica de Interoperabilidad de Expediente Electrónico. Que define al código como "identificador único codificado que determina una categoría en un Cuadro de Clasificación o en el SIA”. Es un elemento de vital importancia, ya que permite vincular un expediente electrónico al cuadro de clasificación implementado en nuestro sistema de gestión de documentos electrónicos.

La implantación de la administración electrónica ha impuesto el uso dela clasificación funcional y el cuadro de clasificación funcional es una herramienta básica para afrontar el escenario de gestión y documentación electrónica de la actividad administrativa. Permite a la administración:

• Organizar, representar y vincular los documentos que produce o recibe el ejercicio de sus funciones.
• Vincular y compartir dichos documentos, ya sea de manera interna o externa a la Administración.
• Proporcionar un mejor acceso, recuperación, uso y difusión de estos documentos.
• Facilitar la vinculación entre la información pública y los documentos que la sirven de sustento.

El cuadro de clasificación funcional de la AGE ha sido elaborado por el Subgrupo de Trabajo de Funciones, Grupo de Trabajo de Valoración de Series y Funciones Comunes de la AGE, de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos. Publicado en diciembre de 2017, el subgrupo ha aplicado una metodología basada en la norma ISO/TR 26122:20082. Para ello, han partido de un estudio contextual, centrado en la recopilación y revisión del marco legal y reglamentario de la actividad administrativa, la han tenido en cuenta las fuentes bibliográficas, modelos de clasificación elaborado por otras AA.PP. y documentos técnicos sobre clasificación archivística. Han examinado también la normativa específica y sectorial de cada ámbito funcional común, contando con el asesoramiento y la colaboración de los responsables de los procesos de gestión y de las unidades con funciones transversales en los distintos departamentos ministeriales, realizando un gran trabajo de abstracción para alcanzar el mayor consenso posible. Estructurando el cuadro de clasificación funcional en tres niveles:

• El primer nivel se refiere a las funciones genéricas, aquellas categorías más amplias en torno a las cuales se agrupan las distintas funciones comunes de la AGE. Se trata de las funciones de “Gobierno y dirección” y de “Administración y servicios generales”, que se corresponden con dos de las tres principales atribuciones de cualquier organización: sus funciones de gobierno y representación, es decir, aquellas que responden a su capacidad directiva y estratégica; y sus funciones de administración y soporte, es decir, aquellas que responden a la capacidad de ordenar internamente sus propios recursos.
• El segundo nivel contempla las funciones principales o ámbitos funcionales de actuación, es decir, aquellas responsabilidades básicas para la consecución de los objetivos.
• El tercer nivel refleja las subfunciones o divisiones de función que constituyen el campo de una función superior.