UT4 · Tema 22 · Sistemas ordinarios y extraordinarios de ingreso de documentos en los archivos

Tema 22. Sistemas ordinarios y extraordinarios de ingreso de documentos en los archivos. Normas básicas de instalación de documentos. Transferencias y préstamos de documentos

1. Los ingresos de documentos

Los documentos ingresan en los archivos por dos vías, bien procedentes del exterior o desde dentro de la propia organización. Del mismo modo, a lo largo de su ciclo vital pasan por diferentes fases desde su creación en las unidades administrativas en las que permanecen durante el tiempo en que se mantienen vigentes sus valores administrativos, hasta su transferencia a los correspondientes archivos centrales, intermedios e históricos a medida que vayan variando los valores asociados a los mismos.

Dos formas distintas de ingreso de un documento en un archivo: “ordinarias” en la que sobresalen las transferencias regulares de documentos producidos por la propia organización en el desempeño de sus funciones y “extraordinarias” o puntuales, como las transferencias por donación, adquisiciones, depósitos, comodatos, dación en pago de impuestos, compra, entre otras.

1.1. Definiciones

José Ramón Cruz Mundet en su “Diccionario de Archivística” define ingresos de documentos como: “Proceso de incorporación de documentos en un sistema archivístico. El ingreso de documentos puede ser de dos tipos: ordinario y extraordinaria”.

• Ingreso ordinario: “resultado de un proceso de transferencia entre fases del sistema, se produce en plazo de tiempo determinado, de forma ordenada y con periocidad”.
• Ingreso extraordinario: “Es ocasional y conoce diversas modalidades: depósito, comodato, compra, donación, dación en pago de impuestos, entre otras”.
• Forma de ingreso: “Elemento de ISAD (G) que señala la procedencia, método y fecha de ingreso”.
• Nuevos ingresos: “Elemento de ISAD (G) que informa al usuario sobre el cambio de volumen de la unidad en concepto de ingresos transferencias o depósitos adicionales”.

Antonia Heredia Herrera, en su “Lenguaje y vocabulario archivísticos” nos habla de:

• Ingresos de documentos: “Actividad integrada por varios procesos por la que los documentos entran en un archivo que adquiere la responsabilidad sobre ellos”.
• Ingreso de fondos: “No se ingresan varios fondos en un archivo, sino documentos aunque existan excepciones del ingreso de un fondo completo, en el caso de un depósito o de una adquisición. La equívoca expresión resulta del uso de hacer sinónimos el plural de fondo con documentos. Sin embargo, así está recogido en el Diccionario de Terminología Archivística, en algunos textos legales y en parte de la bibliografía”.

1.2. Regulación en la AGE

En 1969, a raíz del Decreto 914/1969 de 8 de mayo, se crea el AGA (civil) (anteriormente Archivo General Central, creado en 1858 y ubicado en el Palacio Arzobispal de Alcalá de Henares. Un incendio lo destruyó en 1939) y se consolida el Sistema Archivístico Español y regula los plazos para las transferencias entre los diferentes archivos del sistema. Así pues, se establece un plazo anual de transferencia a los archivos centrales desde los Departamentos Ministeriales los expediente que hubiesen devenido firmes; un plazo de 15 años para que los Ministerios transfieran al AGA sus documentos desde sus archivos centrales; y un periodo de 25 años para que aquellos documentos que han perdido su validez administrativa y tengan carácter histórico sean transferidos al AHN previa propuesta a la Dirección General de Archivos y Bibliotecas.

Además el mismo Decreto, preveía la situación en las administraciones periféricas o provinciales del Estado dictaminando que la documentación producida por los servicios provinciales del Estado quedaba vinculada a las edades anteriores (primera, intermedia e histórica) siendo en este caso el Archivo Histórico Provincial el que hace las funciones de intermedio e histórico.

La Ley del patrimonio Histórica Español 16/1985 de 25 de junio se refiere a las transferencias en el artículo 65.2: “La documentación de los Organismos dependientes de la AGE será regularmente transferida, según el procedimiento que por vía reglamentaria se establezca en los Archivos del Estado”.

Esta vía reglamentaria ha sido aprobada mediante Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, por el que se establece el Sistema Español de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la AGE y de sus OO.PP. y su régimen de acceso. Este Real Decreto, establece en su Disposición Adicional 1ª que:

“Las normas y plazos de transferencias de documentos de los Departamentos Ministeriales al AGA establecido en el Decreto 914/1969, de 8 de mayo serán sustituidos progresivamente por los calendarios de conservación y normas técnicas de transferencia que se aprueben en el marco del Sistema de Archivo de la AGE”.

2. Las transferencias de documentos

El Diccionario de Terminología Archivística define transferencia como.

“Procedimiento habitual de ingreso de fondos en un archivo mediante traslado de las fracciones de series documentales, una vez que éstas han cumplido el plazo de permanencia fijado por las normas establecidas en la valoración para cada una de las etapas del ciclo vital de los documentos”. Tiene como objetivo facilitar el paso de los documentos a través de los diferentes archivos del sistema, de manera que puedan recibir el tratamiento adecuado al momento de su ciclo vital.

María del Carmen Mastropierro aporta las siguientes definiciones en su Diccionario de Archivística en Español como:

• Transferencia: “acto de cambio de la custodia física de documentos con o sin cambio de la propiedad legal”.
• Transferencia directa: “clase de transferencia en que los documentos o expedientes son enviados al archivo a medida que se producen, según finaliza su tramitación”.
• Transferencia en masa: “clase de transferencia extraordinaria en que los documentos se trasladan para evitar destrucción u olvido”.
• Transmisión de fondos: “transmisión formal de la custodia o propiedad de los documentos de un archivo”.

José Ramón Cruz Mundet, en su Manual de Archivística General, distingue entre lo que es transferencia y lo que es un ingreso extraordinario, refiriéndose a la periocidad:

**“**Se efectúan mediante transferencia, en plazo de tiempo determinado, de forma ordenad ay con periocidad. También podríamos haberles denominado internos, por cuando se producen en el seno de un sistema de archivos sin interferencias exteriores. Es el tipo de ingreso por antonomasia”.

La transferencia de los documentos supone tanto la entrega ordenada de los mismos de una fase a otra del proceso archivístico como el traspaso de las siguientes responsabilidades:

• La responsabilidad de la custodia. En los archivos de oficina, donde generalmente e imposible, por falta de espacio, mantener los documentos que produce debidamente custodiados.
• La responsabilidad de su conservación. Aquellos documentos que no se custodien en depósitos con una temperatura entre 15 y 21º y una humedad entre 45 y 60º (documentos en soporte papel) tendrán problemas de perdurabilidad. Las condiciones de humedad y temperatura se controlan con Termohigrógrafos.
• La responsabilidad del tratamiento adecuado. Dependiendo de la fase de archivo se hará un tratamiento distinto, inventario somero, inventario analítico, bases de datos, etc.
• La responsabilidad del servicio eficaz a los usuarios. Salas especiales para atender al servicio de usuarios, etc.
• La responsabilidad de su transferencia a la fase siguiente.

2.1 Calendario de la transferencia

Calendario en el que se planifica la frecuencia anual con la que deben llevarse a cabo las transferencias. Deberá ser revisado periódicamente para adaptarlo a las necesidades cambiantes. Para elaborarlo, el archivero recopilará información de las unidades remitentes sobre aspectos como el volumen o modelo de caja normalizado o especial, así como si se trata exclusivamente de documentos en soporte pape o éstos vienen acompañados de documentos en otros soportes.

2.2. Preparación de la transferencia

Las unidades administrativas deberán realizar una serie de operaciones previas:

1. Revisión delos documentos para que estén debidamente organizados.

2. Comprobar que no falte ningún documento.

3. Eliminar duplicados.

4. Destruir fotocopias, así como toda aquella documentación de apoyo que estuviera mezclada con los documentos de archivo.

5. Quitar elementos perjudiciales para el papel como clips, gomas, etc.

6. Individualizar cada expediente en una carpetilla normalizada, en cuya solapa se señalen la serie documental, fechas de inicio y fin.

7. Ordenación de cajas. Los expedientes una vez revisados deben meterse en cajas de formato normalizado que suministrará el Archivo receptor teniendo en cuenta los siguientes puntos:

a) El número de expedientes por caja dependerá de su grosos, procurando que no quede excesivamente llena ni excesivamente vacía.

b) Debe procurarse que el expediente no quede dividido en 2 cajas. Si esto ocurriera deberá señalarse expresamente.

c) Cada una de las cajas deberá tener un número correlativo claramente visible que será el que permita identificarlas.

d) En el lomo de la caja se consignará el órgano y unidad productores, la serie documental y las fechas extremas de los expedientes instalados en la caja.

e) Junto a los documentos al final del envío deberán incluirse todos los instrumentos de descripción que acompañen, copia de los mismos (ficheros, índices, inventarios, etc.) relativos a los documentos que se remiten y cuya consignación debe cumplimentarse en la relación de entrega.

La preparación de la transferencia del Archivo Central al Intermedio y de este al Histórico será mucho más simple ya que se trata del envío de un número determinado de cajas, preferentemente completas, formadas por fracciones de seres de un número determinado de años.

2.3. Materialización de la transferencia

Una vez se lleven a cabo las tareas de preparación, se cumplimentarán las Relaciones de entrega y se procederá a la entrega física de los documentos y a la realización del acto de transferencia de la responsabilidad de la custodia, que tienen carácter jurídico-administrativo, pero que en principio será provisional.

• Las relaciones de entrega (completado con tema 21) son el documento normalizado en el que se listan las fracciones cronológicas de las series documentales que se transfieren y que acompaña a éstas en los traslados reglamentarios. En general, recogen los datos de los documentos que se transfieren, y que constituyen un instrumento/documento de control de transferencia. Sirven para el control de la documentación en las transferencias y debe cumplir las siguientes características:

1. Debe ser cumplimentada siguiendo las instrucciones del archivo receptor.

2. Debe utilizarse un documento diferente para cada una de las series o fracciones de series transferidas, lo que permitirá la formación del repertorio general de series.

3. Tradicionalmente, cuando se efectuaban en papel, se enviaban por duplicado (o triplicado si se quería formar un registro de series documentales) al archivo receptor (al archivo central o de este al Archivo intermedio o Histórico), junto con los documentos mediante un oficio de remisión). Actualmente, la implantación de la administración electrónica facilita su tramitación, validación y evita la remisión por duplicado o triplicado.

4. La Relación de Entrega será provisional hasta que se realice el cotejo en el archivo receptor. Una ve

5. Una vez que la documentación es cotejada, las relaciones d entrega se firman, sellan y se les asigna un número en el registro general de entrada de fondos. Un ejemplar (de la relación de entrega) será devuelto al archivo remitente, con el que se confecciona un registra general de salida de fondos. Y los otros dos quedan en poder del archivo receptor: uno formará el registro general de entrada de fondos, siguiendo un orden cronológico; y, con el segundo, el registro de organismos, por secciones administrativas o servicios.

6. Si al realizar el cotejo en el archivo central o en cualquier otra fase de archivo se encontrasen errores en las relaciones d entrega o se comprobara que estas no se corresponden con los documentos enviados, se devolverán a la oficina responsable de la transferencia para su corrección. Una vez realizadas las correcciones, se procederá la recepción definitiva de los documentos. Si al realizar el cotejo no hubiese errores en la relación de entrega, esta recepción se convertirá directamente en definitiva.

7. Una vez finalizado el cotejo se procederá a lar la signatura correspondiente a cada una de las unidades de instalación.

8. Finalmente la instalación es la tarea de colocar físicamente los documentos en el lugar donde han de conservarse y va ligada a la signaturación y al cotejo, ya que se efectúan paralelamente.

Cruz Mundet señala que las instalación de los fondos consiste “en la ubicación física de todo el fondo mediante unidades de instalación, ya sean cajas, legajos o libros. Las cajas y los legajos son agrupaciones de expedientes, en forma de paquetes o protegidos por un envase, así cubicados en las estanterías para ofrecer mayor protección a los documentos y resistencia a los agentes nocivos (luz, polvo, etc.).

Finalmente, cuando la diligencia del cotejo refleje que la transferencia es correcta, se considera que la recepción de documentos es definitiva, aceptándose la responsabilidad de la custodia de los mismos. La Entrada en el archivo receptor será asentada en el Registro de Entrada, mientras que la salida de fondos de las unidades productoras, se asentarán en el correspondiente Registro de Salida.

(A partir de aquí, sobre la relación de entrega, todo extraído del tema 21)

En la relación de entrega deben constar los siguientes datos:

• Número de ingreso. Que corresponde otorgarlo al archivo receptor.
• Fecha de entrada de los documentos en el archivo. Corresponde otorgarlo al archivo receptor.
• Nombre de la unidad administrativa o servicio remitente.
• Sujeto productor u organismo productor.
• Nº de orden de las unidades de instalación y de los expedientes que contienen.
• Breve descripción de la documentación.
• Fechas extremas.
• Código del cuadro de clasificación.
• Signatura.

Las relaciones de entrega tienen una triple finalidad:

• Jurídica, en cuanto a la responsabilidad de la custodia de los mismos,
• De gestión de los fondos documentales., ya que facilitan su rápida localización y su puesta en servicio.
• De información, ya que son un instrumento de descripción en el que reside la importancia de que sus datos sean ciertos, claros y precisos.

Las relaciones de entrega ayudan en la conformación de otros instrumentos de control documental como son:

• El registro general de entrada de fondos y/o documentos. Prueba legal de la entrada de fondo en un archivo.
• El registro general de salida de fondos y/o documentos. Contiene los asientos de las bajas temporales o definitivas de fondos que sirve de prueba legal de su salida de un archivo.
• El repertorio general de series. Permite conocer la distribución en el depósito de cada una de las fracciones cronológicas de una serie documental, su volumen, fecha de ingreso, fecha de salida, etc.
• El registro gráfico de depósitos. Indica el emplazamiento en los depósitos de las estanterías, planeros, ficheros, etc., y su nivel de ocupación, lo que permite obtener información sobre la utilización actual o futura del espacio disponible.
• Registro topográfico. Relaciona correlativamente el contenido de cada una de las unidades de conservación de un depósito de archivo.

3. Ingresos extraordinarios

Son ingresos que se producen sin un plazo determinado y una periodicidad:

• Donación: entrega simple sin mediación de compra o intercambio de bienes.
• Legado: se realiza por mandato testamentario a ejecutar por los herederos.
• Compra: procedimiento poco frecuente en los archivos por la falta de medios económicos.
• Reintegración: consiste en la devolución al archivo de los documentos que han estado en poder de otras personas, organismos e incluso naciones.
• Comodato o depósito: depósito de una documentación por un periodo determinado o indeterminado. No implica transferencia de propiedad y los documentos no se convierten en propiedad del receptor. Este tipo se emplea tanto en archivos privados como en públicos.

4. Préstamos de documentos

Es un servicio que consiste en la salida temporal de documentos de un archivo en el que se encontraban previamente ingresados, cuando éstos son solicitados en préstamo por las instituciones productoras de los mismos, o por las que hayan heredado sus competencias, siempre que no sea viable o posible la facilitación de copias y el procedimiento administrativo así lo exija.

4.2. Préstamo para exposiciones

La salida de documentos para exposiciones debe atenerse a lo estipulado por el artículo 63.2 de la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español:

“Los Bienes de Interés Cultural, así como los integrantes del Patrimonio Documental Bibliográfico custodiados en Archivos y Museos de titularidad estatal no podrán salir de los mismos sin previa autorización, que deberá concederse mediante Orden ministerial”.

5. La transferencia de documentos electrónicos

El Marco Europeo de Interoperabilidad exige que las decisiones y los datos se almacenen y que se pueda acceder a ellos durante un periodo de tiempo determinado. Esto significa que los documentos de archivo y la información guardada en forma electrónica por las AA.PP. a efectos de documentar los procedimientos y las decisiones deben conservarse y deberán convertirse, si es necesario, a nuevos medios cuando los antiguos queden obsoletos. El objetivo es garantizar que los documentos y otras formas de información conserven su legibilidad, fiabilidad, integridad y que se pueda acceder a ellos durante todo el tiempo que sea necesario conforme a las disposiciones de seguridad e intimidad.

A fin de garantizar la conservación a largo plazo de los documentos electrónicos de archivo y otros tipos de información, deben seleccionarse unos formatos que garanticen la accesibilidad a largo plazo, incluida la conservación de las firmas electrónicas asociadas y otras certificaciones.

De acuerdo a lo establecido por la disposición adicional segunda de la Ley 39/2015 al respecto de plataformas y registros de uso común, la Secretaría General de Administración Digital, ha puesto a disposición de las AA. PP. La solución de archivado definitivo de expedientes y documentos electrónicos denominada Archive. La solución facilita la implantación del archivo digital único exigido en el art. 17 de la Ley 39/2015 relativo al archivo de documentos. Esta ley, a su vez, establece el uso obligatorio de Archive o, en casos excepcionales, la interoperabilidad con Archive de otros sistemas de archivo único cuya necesidad se haya justificado en términos de eficiencia (LO 2/2012, de 27 de abril, de Estabilidad Presupuestaria y Sostenibilidad Financiera).

El funcionamiento de Archive se ajusta a los requisitos de la Política de Gestión de Documentos Electrónicos del Ministerio e incorpora los mecanismos de configuración y adaptación necesarios para adecuar su funcionamiento a las políticas de gestión de documentos electrónicos de otros organismos públicos. Las funcionalidades y posibilidades de adaptación que ofrece Archive incluyen:

• Alta descripción de series documentales mediante la asignación de metadatos para la gestión de procesos.
• Creación y mantenimiento del cuadro de clasificación de series documentales.
• Gestión de los metadatos de la política de gestión de documentos de la organización.
• Aplicación de calendarios de conservación: eliminación y transferencia de documentos, mediante la generación de alertas.
• Validación, preingreso e ingreso de expedientes.
• Selección y gestión de muestras para su conservación permanente.
• Generación de copias auténticas en papel y con cambio de formato.
• Conservación de firmas longevas, resellado del índice de los expedientes para la conservación dela integridad a largo plazo.

Otras soluciones comunes relacionadas: Platafomra firm@ (proporciona servicios de firma electrónica ala Política de Firma Electrónica y Certificados de la AGE); TS@ (la plataforma de sellado de tiempos del MINHAP proporciona servicios de sellado, validación y resellado de sellos de tiempo; INSIDE (sistema para la gestión de documentos y expedientes electrónicos que cumple los requisitos para que ambos puedan almacenarse y obtenerse según el ENI; Esquema de Metadatos para la gestión del Documento Electrónico (eEMGDE).

Archive utiliza el esquema de metadatos eEMGDE y permite la conservación de los metadatos obligatorios de ENI y los metadatos adicionales asignados a documentos y expedientes.

5.1 Descripción del proceso

5.1.1. Solicitud de transferencia de documentos en archivo-e

A) Preparación de la documentación: paquetes de información

La transferencia mediante redes telemáticas constará de paquetes de datos que contendrán los expedientes o documentos a transferir de acuerdo con un formato acordado, partiendo de los dispuesto en las Normas Técnicas de Interoperabilidad y en normas internacionales como OAIS (ISO 14721) o PAIMAS (ISO 20652:2006).

OAIS define la estructura de los diversos paquetes de información necesarios para la gestión de datos de acuerdo con su posición en el ciclo de vida digital:

• Paquete de Sumisión de Información (SIP, Submission Information Package).
• Paquete de Diseminación de la Información (DIP, Dissemination Information Package).
• Paquete de Archivo de la Información (AIP, Archival Information Package).

El SIP es el paquete de información entregado al sistema para su captura. Contiene los datos a preservar y todos los metadatos necesarios asociados al objeto de datos. El SIP se acepta en el sistema y se utiliza para crear un AIP.

El AIP es el paquete de información una vez almacenado y preservado dentro del sistema. Es el paquete de información que el sistema almacena, conserva y mantiene.

El DIP es el paquete de información creado para la distribución del contenido digital.

El contenido de los paquetes SIP contendrá obligatoriamente Expedientes y documentos basados en el esquema interoperable ENI, archivos en formato XML, para garantizar la correcta operatividad de los sistemas de intercambio de ficheros y de almacenamiento.

B) Plazos de transferencia: el calendario de conservación

El paso entre repositorios estará definido y controlado por reglas en el sistema de gestión de documentos electrónicos, partir de lo dispuesto en los calendarios de conservación, Además, se dispondrá de mecanismos de bloqueo para aquellos expedientes o documentos que por algún motivo deban exceptuarse de la aplicación de las reglas generales.

C) Remisión de la documentación: Red SARA

La transferencia entre entidades de las AA.PP. que se lleve a cabo a través de redes de comunicaciones se realizará preferentemente a través de la Red SARA como medio seguro de comunicación. En el caso de que no fuera posible realizarla por este medio y fuera necesario utilizar redes externas para las comunicaciones, deberá garantizarse una transmisión segura para lo cual se cumplirá la normativa sobre transmisión de información en el ámbito de la Política de Seguridad de la Información de la organización. De toda transferencia deberá quedar en el archivo remitente una constancia de los movimientos efectuados, bien mediante metadatos de trazabilidad bien mediante cualquier otro procedimiento que se considere oportuno.

5.1.2. Relación de entrega

El receptor verificará el contenido del paquete transferido, confirmando que contiene los expedientes y documentos acordados, en el formato correcto y con los metadatos complementarios necesarios. Una vez comprobados, deberá enviar constancia de la recepción correcta al organismo que efectuó la transferencia.

Deberá quedar constancia tanto de la remisión de los expedientes y documentos por parte del órgano o aplicación emisora de los mismos como de su recepción en el archivo de destino.

5.1.3. Acta de entrega

Al realizarse el ingreso correcto del expediente en el Archivo destino, pasará a estado “transferido” en el Archivo de origen. En ese mismo instante y de manera automática, el Archivo destino enviará el Acta de transferencia (en PDF) al Archivo origen.

El Acta de entrega implica el traspaso de la responsabilidad de custodia del archivo remitente al archivo receptor.

En cualquier caso, la aplicación de archivo deberá tener la funcionalidad necesaria para la redacción de informes comprensivos de los expedientes ingresados en el archivo receptor en un periodo determinado.

5.2. Metadatos específicos

Se asignarán a los documentos y expedientes electrónicos los metadatos mínimos obligatorios ENI y, en su caso, los obligatorios para la transferencia, además de los opcionales is se considera oportuno, de conformidad con el perfil de aplicación de metadatos del Departamento, basado en el eEMGDE.

Para equilibrar la carga de trabajo entre los Sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos (SGDE) y los Sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (SGDA) en el momento del ingreso de expedientes y documentos en el archivo, se han establecido una serie de Metadatos Complementarios del Expediente que son de vital importancia para su gestión archivística, y que no pueden derivar de la serie documental en la que ingresarán dichos datos. Son los siguientes:

• eEMGDE4.2 – Fecha Fin.
• eEMGDE3.1 – Nombre Natural.

En relación con los Documentos Electrónicos:

• eEMGDE3.1. – Nombre Natural.

5.3. Recomendaciones generales

El programa de gestión documental garantiza en todo momento la autenticidad, integridad, confidencialidad, disponibilidad y trazabilidad de documentos y expedientes, lo que permite la protección, recuperación y conservación física y lógica de los documentos y su contexto. Permite, a su vez, un uso eficiente de los recursos dedicados a la conservación. La valoración de documentos, su clasificación, calificación y la determinación de los calendarios de conservación, junto a otros aspectos como sus requisitos y frecuencia de acceso, asegura que:

• Se conserven los expedientes necesarios, bajo medidas de protección adecuadas a su valor para la administración.
• No ingresan en el archivo, individualmente o como parte del expediente, documentos que no es necesario conservar.
• Los documentos y expedientes ingresan en el archivo en formatos adecuados, firmados y con los metadatos necesarios para su conservación y recuperación del archivo.
• Los documentos se transfieren a archivos (central, histórico) con características adecuadas a su estado dentro del ciclo de vida.
• Se eliminan, de acuerdo con la normativa y los procedimientos aplicables, los documentos que han perdido su valor.