UT3 · Tema 21 · Tipos de archivos según el ciclo vital de los documentos. El archivo de oficina, central

Tema 21. Tipos de archivos según el ciclo vital de los documentos. El archivo de oficina, central, intermedio e histórico. Instrumentos de control, gestión y descripción de los diferentes tipos de archivo

Atendiendo al ciclo vital de los documentos, la red de archivos de la Administración General del Estado, al que el Decreto 914/1969, de 8 de mayo, había dado carta de naturaleza establece las siguientes categorías:

• Archivos de oficina o gestión, debiendo existir uno en todos los órganos y unidades administrativas de la AGE (según Real Decreto 1708/2011).
• Archivos generales o centrales, que deben estar presentes en los Ministerios y en los organismos públicos dependientes de los mismos.
• Archivo intermedio, cuya función corresponde al AGA.
• Y como archivo histórico, el AHN.

1. Archivo de oficina o gestión

El Diccionario de Terminología Archivística lo define como: “dentro del ciclo vital de los documentos, es el archivo de la oficina que reúne su documentación en trámite o sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas”.

Según el artículo 9º del RD 1708/2011, de 18 de noviembre, “son aquellos archivos existentes en todos los órganos y unidades administrativas para la custodia de los documentos en fase de tramitación o sometidos a continua utilización y consulta administrativa. Estos documentos, una vez concluida su tramitación o su etapa de utilización y consulta, serán objeto de transferencia al archivo central del Departamento respectivo, de acuerdo con los plazos establecidos durante el proceso de valoración”.

Características:

• Conformados por el conjunto orgánico de documentos producidos o recibidos en el ejercicio de sus funciones por una unidad administrativa.
• Alberga documentación que se encuentra en fase activa, vigente y en trámite, con valor administrativo.
• Los documentos están bajo la responsabilidad de las oficinas productoras.
• Por lo general, suelen carecer de archivero, y es el archivo central quién lo coordina y le otorga unas normas de funcionamiento.
• Los documentos que lo componen, una vez concluida su tramitación o su etapa de utilización y consulta, serán objeto de transferencia al archivo central.
• La transferencia de los archivos de oficina al central, se realizará de acuerdo con los plazos establecidos durante el proceso de valoración.

Funciones:

• Apoyar la gestión administrativa.
• Acreditar las actuaciones y actividades de la unidad productora.
• Organizar y custodiar los documentos producidos por sus respectivas unidades,
• Elaborar sistemas de recuperación de la información.
• Preparar las transferencias al Archivo Central, en la forma y tiempo establecidos en el correspondiente calendario de conservación elaborado de manera conjunta con el Archivo Central, una vez agotado su plazo de permanencia en la unidad productora.
• La transparencia y el servicio a la ciudadanía facilitando la consulta de los documentos para la defensa de sus intereses, siempre de los límites que establece la legislación vigente.
• Eliminar los documentos de apoyo informativo antes de la transferencia al Archivo Central.

Con carácter previo a la remisión de documentación al archivo central, debe procederse a la eliminación de duplicados, fotocopias, copias de boletines, leyes, carpetillas, gomillas y todos los elementos que puedan ser perjudiciales para la conservación del papel. Esta tarea debe considerarse de limpieza y eliminación de documentación de apoyo informativo, pero en ningún caso debe confundirse con la de selección o eliminación.

Tradicionalmente se ha considerado que la documentación debe permanecer en el archivo de oficina durante cinco años, sin embargo este plazo a la luz de la experiencia resulta muy amplio, por varias razones: la información útil para la gestión prescribe cada vez en plazos más cortos, los expedientes conclusos en muchas ocasiones no son consultados y, un factor determinante, las administraciones producen en cinco años mucha más documentación de la que pueden almacenar, lo que termina dificultando su búsqueda y localización.

Con carácter general, la permanencia de la documentación en los archivos de oficina puede variar, entre los dos a cinco años. J.L. La Torre señala que se deben tener en cuenta varios criterios para proceder a su transferencia desde las oficinas al archivo central:

• Finalización de la tramitación. Solamente se transfieren expedientes conclusos, cuya tramitación haya finalizado.
• Que tengan poca frecuencia de consulta. J. Van Albada y Cruz Mundet señalan que después de un año de finalizada la tramitación administrativa, el 90% de la documentación no es consultada, llegando a alcanzar el 99% a los 5 años, por lo tanto es más realista admitir plazos de conservación en las oficinas de un año o inferiores en caso de ser necesario. La información por tanto deja de ser útil para las oficinas, y ocupa un espacio del que las mismas no pueden disponer.
• Dimensiones del sistema. Cuando el archivo que va a recibir la documentación se encuentra en el mismo edificio o cerca del organismo productor, de modo que en cualquier supuesto pueda proporcionar la documentación con rapidez; es recomendable ajustar los plazos.

2. Archivo central

El Diccionario de Terminología Archivística lo define como aquel que “dentro del ciclo vital de los documentos, coordina y controla el funcionamiento de los distintos archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos, una vez finalizado su trámite y cuando su consulta no es constante”.

Según el artículo 10 del RD 1708/2011, de 18 de noviembre, “son aquellos existentes en los Ministerios y organismos públicos para la custodia de los documentos, una vez finalizada su tramitación y transcurridos los plazos establecidos por la normativa vigente o en los calendarios de conservación”.

Características:

• Fase del archivo que recibe los documentos que han finalizado su trámite y cuyo uso no sea continuo en la oficina.
• Custodian la documentación transferida desde las unidades productoras, cuya tramitación ya está inconclusa y que es utilizada con poca frecuencia, hasta su transferencia l archivo intermedio. Fase semiactiva.
• En esta fase, y ya en adelante, la documentación está bajo la responsabilidad del archivero.
• La transferencia de los archivos centrales a los intermedios, o históricos cuando los primeros no existan, se realizará de acuerdo con los plazos establecidos durante el proceso de valoración. Y en ningún caso se transferirán a los archivos intermedios agrupaciones documentales cuando previamente la Comisión Superior Calificadora haya dictaminado su eliminación.
• El Real Decreto 1708/2011, que regula el Sistema de Archivos de la Administración General del Estado, establece su existencia en los Ministerios y organismos públicos.

Funciones:

• Coordinar, controlar y prestar el asesoramiento técnico a las unidades dependientes y a su archivo de gestión, para garantizar la correcta conservación y tratamiento técnico de los documentos de archivo, de acuerdo con las normas específicas que correspondan.
• La gestión documental aplicada a los documentos de los organismos a los que están adscritos. Esto supone:
• 1. La identificación de series y la elaboración del cuadro de clasificación.
• 1. La descripción de fracciones de serie que custodia conforme a las normas internacionales y nacionales de descripción archivística.
• 1. La valoración documental, a fin de elaborar las propuestas de eliminación y, en su caso, de conservación permanente de documentos.
• 1. Tramitar y aplicar, en su caso, la eliminación de documentos.
• 1. Realizar las transferencias preceptivas y periódicas de documentos al archivo intermedio, acompañadas de su correspondiente relación de entrega.
• 1. Proporcionar al archivo intermedio las descripciones de las fracciones de serie objeto de cada una de las transferencias.
• 1. Participar en los equipos multidisciplinares encargados del diseño e implementación de los sistemas de gestión de los procedimientos administrativos tramitados en soporte electrónico.
• El archivo central está conformado por las series o fracciones de series transferidas periódicamente desde los diferentes archivos de oficina, que integran la estructura de la institución u organismo del que dependen. Corresponde al archivo central comprobar que la documentación ha sido correctamente remitida por las oficinas, cotejarla con la relación de entrega, y cuando corresponda, debe exigir que se completen las lagunas existentes en las fracciones cronológicas de las series.

Los órganos competentes de cada Ministerio propondrán los calendarios de conservación y acceso de los documentos que custodian en los diferentes archivos previstos en este artículo (10), comunicándolos a la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos.

Es el eje de muchos sistemas archivísticos, al actuar como eslabón éntrelas oficinas productoras, que coordina, y el archivo intermedio. Pero su figura no siempre está presente. Por otro lado, algunos de ellos funcionan como intermedios y transfieren la documentación directamente al archivo histórico.

3. Archivo intermedio

El Diccionario de Terminología archivística lo define como: “Dentro del ciclo vital de los documentos, es aquel al que se han de transferir los documentos de los archivos centrales (o de gestión en el caso de los archivos histórico provinciales) cuando su consulta por los organismos productores es esporádica y en el que permanecen hasta su eliminación o transferencia al archivo histórico. En virtud de la normativa vigente, con carácter general y salvo excepciones, los archivos intermedios no pueden conservar documentos que superen los 50 años de antigüedad”. [La realidad es que los archivos históricos se encuentran tan colapsados por la falta de espacio que generalmente las transferencias tardan más de lo debido en producirse o no se producen del intermedio al histórico].

Características:

• Institución responsable de la custodia de los documentos generados y reunidos por los diferentes órganos, hasta su transferencia al Archivo Histórico.
• Conserva la documentación para la que el trámite administrativo ya ha terminado, la consulta de estos documentos es menor y se produce de forma esporádica y puntual. Documentación semiactiva.
• Permiten la instalación masiva de documentos, generalmente, a bajo coste.
• El Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, en su artículo 11 (dedicado al archivo intermedio) establece al AGA, adscrito al Ministerio de Cultura, como el archivo intermedio de la AGE.
• La documentación conservada en este archivo ha perdido prácticamente la utilidad por la cual ha sido creada: la gestión. Las grandes administraciones la transfieren desde sus archivos administrativos, ya sean de oficina o centrales, al archivo intermedio, donde las series documentales permanecen hasta que han prescrito todos los valores administrativos.

Funciones del archivo intermedio (según artículo 11):

• Gestión de los documentos transferidos desde los archivos centrales hasta su eliminación o transferencia a un archivo histórico para su conservación definitiva, lo que supone:
• 1. Conservar documentos que son transferidos desde los archivos centrales de los Ministerios.
• 2.º Aplicar, en su caso, las resoluciones adoptadas por la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos relativas a la eliminación de documentos, garantizando su efectiva destrucción, tramitando los preceptivos expedientes de eliminación, conforme lo dispuesto en la legislación vigente.
• 3.º Aplicar, en su caso, las resoluciones adoptadas por la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos relativas a la conservación permanente, y al acceso en su caso, de agrupaciones documentales.
• 4.º Identificar y llevar a cabo procesos de valoración documental, a fin de elevar a la Comisión Calificadora departamental o Grupo de Trabajo propuestas de eliminación, o en su caso, de conservación permanente de documentos, en aplicación del procedimiento establecido por la normativa vigente para las agrupaciones documentales acumuladas que no hayan recibido previamente tratamiento archivístico.
• 5.º Establecer y valorar las estrategias que se pueden aplicar para la conservación a medio plazo de los documentos y ficheros electrónicos recibidos, tales como procedimientos de emulación, migración y conversión de formatos.
• 6.º Completar las descripciones elaboradas por el Archivo Central de las agrupaciones documentales recibidas, especialmente en lo relativo a los niveles superiores de descripción o macrodescripción, conforme a las normas internacionales y nacionales de descripción archivística.
• 7.º Llevar a cabo las transferencias preceptivas y periódicas de documentos al Archivo histórico, acompañadas de los correspondientes instrumentos de descripción elaborados.
• Su principal función es realizar tareas de identificación y propuestas de valoración de las series que no cuenten con la misma, para conforme a la normativa, proceder a la selección de la documentación para su eliminación, parcial o total, o su conservación definitiva y transferencia al archivo histórico.

4. Archivo histórico

El Diccionario de Terminología archivística lo define como: “Dentro del ciclo vital de los documentos, es aquel al que se ha de transferir desde el archivo intermedio la documentación que deba conservarse permanentemente, por no haber sido objeto de dictamen de eliminación por parte de la Comisión Superior Calificadora de documentos administrativos. También puede conservar documentos históricos recibidos por donación, depósito, adquisición, etc.”

Según el artículo 12 del RD 1708/2011, de 18 de noviembre, “los archivos históricos son las instituciones responsables de la custodia, conservación y tratamiento de los fondos pertenecientes al patrimonio histórico documental español que sean reflejo de la trayectoria de la administración estatal a lo largo de la historia o que en todo caso resulten altamente significativos por su valor histórico, su singular importancia o su proyección internacional. Son archivos históricos los de titularidad y gestión estatal adscritos al Ministerio de Cultura”.

El Archivo Histórico Nacional ejerce las funciones de archivo histórico de la Administración General del Estado.

Las funciones del Archivo Histórico Nacional, como archivo histórico de la Administración General del Estado y dependiente del Ministerio de Cultura, son:

a) Conservar los documentos con valor histórico que le son transferidos desde el Archivo General de la Administración.

b) Aplicar programas de reproducción de documentos en soportes alternativos para garantizar la conservación de los documentos originales y fomentar su difusión.

c) Establecer y valorar las estrategias que se pueden aplicar para la conservación a largo plazo de los documentos y ficheros electrónicos recibidos, tales como procedimientos de emulación, migración y conversión de formatos.

d) Completar las descripciones elaboradas por el Archivo General de la Administración sobre las agrupaciones documentales recibidas, especialmente de las unidades documentales, conforme a las normas internacionales y nacionales de descripción archivística.

e) Impulsar programas de difusión y gestión cultural del patrimonio documental custodiado.

1. En el ámbito de los servicios periféricos del Estado, desempeñan idénticas funciones a las de los archivos intermedio e histórico los Archivos Históricos Provinciales o los que en el futuro se puedan crear en las Delegaciones de Gobierno.

2. De acuerdo con su específica normativa de creación y funcionamiento, los archivos de carácter histórico gestionados por la Administración General del Estado, a través del Ministerio de Cultura, desempeñarán las funciones previstas en este artículo en sus respectivos ámbitos de actuación.

Características:

• Instituciones responsables de la custodia, conservación y tratamiento de los fondos históricos.
• Conserva documentación seleccionada por su valor informativo, histórico y cultural para ser conservadas en condiciones que garanticen su conservación permanente.
• La documentación que custodia ya ha perdido su valor administrativo, y únicamente tiene valor como fuente de investigación histórica. Documentación inactiva.
• El Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, establece que son archivos históricos:
• 1. Los de titularidad y gestión estatal adscritos al Ministerio de Cultura, cuyos fondos pertenecen al patrimonio histórico documental español sean reflejo de la trayectoria de la administración estatal a lo largo de la historia, o que en todo caso resulten altamente significativos por su valor histórico, su singular importancia o su proyección internacional. Son los siguientes: Archivo de la Corona de Aragón, Archivo general de Simancas, Archivo de la Real Chancillería de Valladolid, Archivo General de Indias, Archivo Histórico Nacional, CDMH, Archivo Histórico de la Nobleza y Archivo Histórico de los Movimientos Sociales.
• 1. El AHN ejerce las funciones de archivo histórico de la AGE.
• 1. En el ámbito de los servicios periféricos del Estado**, desempeñan idénticas funciones a las de los archivos intermedios e históricos los Archivos Histórico Provinciales** o los que en un futuro se puedan crear en las delegaciones de Gobierno.

Funciones (extra, tema 21):

• Custodia y conservación de los documentos calificados como de conservación permanente.
• La microdescripción. Descripción de las unidades documentales además de completar las ya iniciadas o efectuadas por los archivos intermedios.
• Aplicar planes de reproducción de documentos para garantizar la conservación de los originales y fomentar su difusión.
• Establecer y valorar las estrategias que se pueden aplicar para la conservación a largo plazo de los documentos y ficheros electrónicos recibidos (emulación, migración y conversión de formatos).
• Impulsar programas de difusión y gestión cultural del patrimonio documental custodiado.

5. Instrumentos de control, gestión y descripción de los diferentes tipos de archivo

El Diccionario de Terminología archivística diferencia y define los instrumentos de consulta como aquellos documentos, sobre cualquier soporte, publicado o no que relacionan o describen un conjunto de unidades documentales, o bien los elementos de identificación y valoración de una serie, con el fin de establecer un control físico, administrativo y/o intelectual de los mismos, que permita su adecuada localización y recuperación. Se pueden distinguir:

• Instrumentos de control. Aquellos que se elaboran en las fases de identificación y valoración. Son: ficheros de organismos, ficheros de tipos documentales, repertorios de series, cuadros de clasificación, registros topográficos, registro gráfico de depósitos, relaciones de entrega, calendarios de conservación, registros generales de entrada y salida, relaciones de eliminación, informes/propuestas de eliminación, relaciones de testigos resultantes de muestreo, etc.
• Instrumentos de referencia. Instrumento de consulta que se elabora en las fases de descripción y difusión:
• -Instrumentos de descripción. Instrumento de referencia que, dentro de la fase de descripción, proporciona información sobre los archivos, los fondos, series o unidades documentales. Son: guías, inventarios, catálogos e índices.
• -Instrumentos de difusión. Instrumento de referencia que, dentro de la fase de difusión, relaciona los fondos documentales de archivos, como los catálogos de exposiciones, los directorios de archivos, los censos de archivos, etc.

Con todo el material acumulado y elaborado durante la identificación del fondo, podemos configurar: ficheros de organismos (estructurados jerárquicamente. Ha de incluir la denominación del organismo, fechas extremas de vigencia, funciones o competencias, dependencia de otros organismos u organismos que le han precedido o sucedido y relación de series más representativas); el repertorio de organigramas, que permiten conocer de manera gráfica los cambios en la estructura del organismo a lo alego de su vigencia; y el índice legislativo, que deberá contener el organismo al que afecta la ley, resumen del contenido de la norma, fecha de aprobación y de publicación, rango de norma (ley orgánica, real decreto, etc.), antecedente y sucesor del organismo.

Todos los procedimientos de ingreso documental deben ser normalizados. En lo que a las trasferencias regulares se refiere, los ingresos se formalizan mediante una relación de entrega. ( + tema 22.Materialziación de transferencias p. 222).

Relación de eliminación: se listan aquellos documentos que causan baja en el archivo por eliminación conforme a la normativa vigente y previa autorización.

Sobre los instrumentos de difusión y descripción:

a) Los archivos como instituciones al servicio de la ciudadanía, deberán establecer:

- Planes de calidad.

• Cartas de servicios.
• Libros de sugerencias y reclamaciones.

b) Y como instituciones del Patrimonio Histórico, directamente o en colaboración con los órganos del Sistema, deberán recoger, analizar y difundir información de interés sobre los archivos y sus actuaciones:

• Memorias anuales. Informan sobre la gestión documental del archivo durante el año, aportando datos sobre los servicios prestados e información sobre las instalaciones, el equipamiento y el personal.
• Estadísticas.

- Censos de archivos. Doble carácter: instrumento de control (enfocados en la defensa del patrimonio Documental) e instrumento de difusión (enfocado en la difusión de la información relativa a los archivos, sus fondos y sus productores)

- Directorios. Se elaboran a partir de los datos del censo.

Los instrumentos de información o difusión aportan datos sobre los archivos como instituciones gestoras de servicios, su funcionamiento y actividades, con el fin de servir a la planificación archivística y al conocimiento de los usuarios.