UT2 · Tema 20 · Conceptos de principio de procedencia y respeto al “orden natural” de los documentos

Tema 20. Conceptos de principio de procedencia y respeto al “orden natural” de los documentos, de ciclo vital de los documentos y de “continuum” o de continuidad de los documentos

1. Concepto de Principio de Procedencia y Respeto al “Orden Natural” de los documentos

El punto de arranque de la archivística como ciencia no es otro sino el “Principio de Procedencia” enunciado por Natalis de Wailly en 1841. Se define como aquel principio según el cual cada documento debe estar situado en el fono del que procede y dentro de ese fondo, en su lugar de origen. De su aplicación, se derivan tres premisas:

• Todo fondo es producto natural de la actividad de una entidad, ya sea una administración pública o privada, o una persona, familia, etc. Es imprescindible identificar al autor, su naturaleza, estructura y área de actividad.
• La concepción de un fondo no viene dada por el uso jurídico-administrativo o histórico-cultural de sus documentos, sino por su estructura interna, la cual viene dada por la propia entidad que lo ha creado y por la forma en que dichos documentos han sido generados a lo largo del tiempo.
• La estructuración de un fondo, de acuerdo con el principio de procedencia, exige conocer los procedimientos administrativos del autor y su evolución histórica.

El principio queda completado cuando en 1881 el Estado prusiano decretó un Reglamento para el Archivo del Estado de Berlín y en 1896 se hace extensivo a todos los archivos del Estado de Prusia. En este reglamento, H. von Seybel, director de los Archivos del Estado, anunció un nuevo principio: el registraturprinzip. En esencia, disponía que los documentos de cada fondo debían mantenerse en el orden que les hubiese dado la oficina de origen, en lugar de hacerlo por asuntos o materias. Así nace el denominado respeto al orden original de los documentos.

En la actualidad, existe un acuerdo prácticamente unánime de la importancia de conservar el contexto de creación de los documentos. De acuerdo con el principio de procedencia, los documentos de un fondo han de estar debidamente organizados según la Estrcutura original o el orden natural de producción. Este principio, el de procedencia, es la base para:

• Clasificar los fondos: establecer diversas clases o agregados documentales en función de su procedencia, es decir, del autor que los ha creado.
• Ordenar los documentos dentro de cada agrupación o serie documental.
• Elaborar un cuadro de clasificación que ponga de relieve la estructura dada al fondo.

2. El ciclo vital de los documentos

El teorema del ciclo vital de los documentos (records lifecycle) fue enunciado por el archivero Philip Coolidge Brooks en 1940. En esencia, viene a señalar que el documento tiene una vida similar a la de un organismo biológico, el cual nace (fase de creación), vive (fase de mantenimiento y uso) y muere (fase de expurgo).

Lo desarrolló en la práctica Solon J. Buck, quien introdujo el sistema de gestión de documentos en el Gobierno de EE.UU. durante la SGM, incluyendo el calendario de selección y conservación y todo ello fue normalizado en la Ley de Documentos Federales de 1950. Sin embargo, la mayor difusión de esta teoría se dio a partir de la década de los ochenta del siglo XX de la mano de Ira A. Penn.

El ciclo de vida de los documentos se convirtió en la base conceptual del records management o gestión de documentos, que en la definición de A. Ricks en 1979 “se extiende al ciclo de vida completo de los documentos, desde su producción hasta su eliminación final o su envío ala archivo para su conservación permanente”. El objeto está dirigido a:

• Asegurar una documentación adecuada.
• Evitar lo no esencial.
• Simplificar los sistemas de creación y uso del papeleo.
• Mejorar la manera de organizar y recuperar los documentos.
• Proporcionar el cuidado adecuado y el depósito a bajo coste de los documentos en los archivos intermedios.
• Y a asegurar el expurgo adecuado de los documentos que no se necesitan desde hace tiempo en la gestión de los asuntos del momento.

2.2. Evolución del principio (pp. 188 esquema y 189 + 197, 198 tabla)

La teoría del ciclo vital de los documentos ha de ponerse en relación con otras dos teorías, con las que se interrelacionan y al completan, la de los valores de los documentos (tema 19) y la de las tres edades de los documentos.

• Teoría de las Tres Edades de los Documentos. Para Mendo Carmona, la teoría de las tres edades es acuñada por el francés Yves Pérotin, y consagrada por el belga Carlos Wiffels en 1972, quien completa y difunde estos postulados, siendo Coture y Rousseau, quiénes hacen coincidir las distintas fases, edades de los documentos con los diferentes tipos de archivos (tema 21). En cualquier caso, es en Europa donde se conforma la teoría de las tres edades de los documentos y la teoría del ciclo vital tendrá su correlato con las fases del archivo. Esta teoría viene a señalar que en función de la edad de los documentos y de su utilidad, los documentos atraviesan diversas etapas que conforman las fases de archivo: gestión, intermedio e histórico. Establece tres edades o etapas sucesivas para los documentos, que darán lugar a las diferentes categorías de archivos:

1ª edad. Edad administrativa o etapa activa. Se corresponde con la plena vigencia de los valores primarios de los documentos. Cuando estos desempeñan la función para la que fueron creados y son de uso frecuente por las dependencias productoras. La documentación se encuentra en los llamados archivos de oficina o de gestión. Se conservan no más allá de 5 años.

2ª edad. Edad intermedia o etapa semiactiva. Los valores primarios de los documentos van decreciendo y comienzan a adquirir alores secundarios. Los documentos se deben seguir conservando y pueden ser objeto de consulta, aunque ya con menor frecuencia de sus antecedente4s para los órganos productores. Los documentos durante esta etapa se custodian en los archivos centrales e intermedios. El tiempo de permanencia de la documentación oscila en torno los 15 – 20 años.

3ª edad. Edad histórica o etapa inactiva. Solo acceden a la tercera edad aquellos documentos que merecen ser conservados, aquellos que tienen valores secundarios y permanentes. Son objeto de consulta por su valor cultural e informativo, con fines de investigación. Su conservación será definitiva y se localizarán en los archivos históricos.

Los documentos no tienen una sola utilidad, sino sucesivas utilidades. Cada edad se distingue de las otras, desde tres puntos de vista: los usuarios, la frecuencia de uso y motivos de uso.

Los tipos de archivos deben ponerse en relación con las edades de los documentos y como consecuencia, plantea la necesidad de dar a cada uno un tratamiento especial. Esta concepción por etapas redistribuye con criterios de eficacia las responsabilidades archivísticas y establece la necesidad de regular el paso de la documentación de un archivo a otro, en atención a sus valores.

James B. Rhoads distingue cuatro fases en el ciclo de vida de los documentos:

1. Fase de creación de los documentos. Diseño y gestión de formularios, preparación y gestión de correspondencia, informes y directrices, desarrollo de sistemas de gestión de información y aplicaciones de tecnología de la información a estos procesos.

2. Fase de utilización y mantenimiento de los documentos. Desarrollo de sistemas de archivos y recuperación, gesitón de archivos de oficina, gestión de correo y telecomunicaciones, selección y gestión de máquinas copiadoras, desarrollo y mantenimiento de programas de documentos esenciales y planificación contra desastres, depósitos intermedios y aplicación de sistemas de análisis, automatización y reprografía a estos procesos.

3. Fase de selección de los documentos. Identificación y descripción de series, desarrollo de cuadros de retención y disposición de documentos, selección y disposición de documentos y transferencia de documentos con valor permanente a los archivos.

4. Fase de gestión de los archivos. Diseño y equipamiento de depósitos de archivo, métodos y procedimientos para restauración y conservación, organización y descripción de los contenidos de los depósitos, desarrollo de políticas de acceso, procedimientos del servicio de referencia y diseminación de los archivos e información sobre los mismos.

Atherton (1986), propuso sustituir el ciclo de vida por un modelo más sencillo y unificado, consistente en cuatro etapas:

1. Creación del documento,

2. Clasificación del documento de acuerdo con un sistema preestablecido.

3. Introducción del documento en un cuadro de retención.

4. Mantenimiento y uso de la información, sea en el archivo corriente, en un archivo intermedio o en el archivo definitivo.

3. La evolución Teórica al Record Continuum: una visión integradora de la profesión

Este concepto, records continuum concept, surge en la comunidad archivera australiana y fue enunciado por Frank Upward en 1996 y 1997. En esencia, viene a decir que no existen etapas separadas en la vida de los documentos, como enfatiza el ciclo vital, sino que es una continuidad, y en consecuencia la gestión de los documentos debe ser contemplada como un proceso continuado.

Este modelo está considerado como el paradigma del enfoque “postcustodio”, enunciado por F. Gerald Ham en 1981: archivística integrada.

Según Cruz Mundet, en España la difusión de esta teoría en castellano ha sido más tardía y se ha visto retrasada por un sector de la profesión que lo consideraba como “el fin de la archivística”, nada más lejos de su intencionalidad y de us resultado, ya que tiene la capacidad de reconciliar las divisiones potencialmente peligrosas entre la comunidad de archiveros y de gestores de documentos.

El concepto está construido en torno a cuatro ejes en cuatro dimensiones:

• Eje archivístico. Se ocupa de los vehículos de almacenamiento de la información registrada sobre actividades humanas. Se trata de los documentos, las series, los fondos y los archivos.
• Eje probatorio. Consiste en el rastro de las acciones, la prueba que los documentos pueden proporcionar y su papel en la memoria colectiva y corporativa.
• Eje transaccional. Presenta como coordenadas el acto, las actividades, las funciones y los propósitos.
• Eje identitario. Representa a la procedencia en función del actor, la unidad, la organización y la entidad.

Los ejes representan respectivamente los conceptos de: organización archivística, valor probatorio, función y procedencia.

Y en cuatro dimensiones:

• Primera dimensión. Crear los documentos como reflejo de un acto.
• Segunda dimensión. Capturar los documentos como prueba.
• Tercera dimensión. Organizar los documentos en el contexto del archivo.
• Cuarta dimensión. Pluralizar los documentos como memoria y hacerlos accesibles.

El modelo record continuum se define en la norma “Estándar Australiana de Gestión Documental AS 4390 como un sistema consistente y coherente de procesos de gestión desde el momento de la creación de los documentos hasta su conservación definitiva y uso como documentos de archivo.

La norma ISO 15489 se desarrolló a partir de este estándar australiano, pero en ella se dic expresamente que su aplicación queda restringida a la gestión documental en las oficinas.

De esta forma, los archivos de Nueva Zelanda han desarrollado un modelo basado en la norma ISO 15489, pero ampliando su campo de acción más allá del Record management. Su programa, llamado “Continuum” se apoya sobre el concepto de Recordkeeping, que es un concepto más archivístico: keep = mantener = conservar.