UT20 · Tema 38 · La Subdirección General de los Archivos Estatales: organización y funciones

Tema 38. La Subdirección General de los Archivos Estatales: organización y funciones. El Centro de Información Documental de Archivos (CIDA): funciones. El Servicio de Reproducción Documental (SRD): funciones [añadido mío]. El Censo-Guía de Archivos de los bienes integrantes del patrimonio documental

Todo lo referente a la Subdirección General de Archivos Estatales, así como su organización y sus funciones, se encuentra en el tema 35 (epígrafes 2 y 3). Los epígrafes 1 y 2 que se han descrito en este tema pertenecen a la Subdirección General de Archivos Estatales.

1. El Centro de información Documental de Archivos (CIDA)

Actualmente, el Centro de Información Documental de Archivos (CIDA) es un servicio de asistencia técnica dependiente del Ministerio de Cultura a través de la Subdirección General de los Archivos Estatales que tiene como misión fundamental difundir y dar a conocer el contenido del Patrimonio Documental que se custodia en los Archivos Estatales y en el resto de los archivos españoles e iberoamericanos. Con tal fin gestiona bases de datos documentales y bibliográficas, participa en la tarea de normalización de entidades archivísticas en PARES, elabora la información estadística anual de los Archivos Estatales y ofrece contenidos culturales y educativos. El CIDA pone al servicio del ciudadano y de los demás archivos del Sistema su información documental y su biblioteca especializada. Atiende consultas individualizadas en sala, por correspondencia y correo electrónico.

En general, el CIDA ha desarrollado un enfoque de la gestión de la documentación de carácter multidisciplinar en el que trabajan conjuntamente archiveros y bibliotecarios, con la misión principal de satisfacer las demandas de información de los usuarios, internos y externos, poniendo a su disposición los servicios que produce a través de su consulta en Internet. Depende de la Subdirección General de Archivos Estatales.

Desde su fundación hasta 2009, el Centro de Información Documental de Archivos estuvo ubicado en la Calle Santiago Ruiseñol en Madrid, pasando después a ocupar las actuales instalaciones en el Archivo General de la Administración (AGA) en Alcalá de Henares (Madrid).

1.1. Normativa y funciones

El antecedente directo del centro fue la creación en 1952 del Servicio Nacional de Información Documental y Bibliográfica (Decreto de 27 de junio de 1952 por el que se crea el Servicio Nacional de Información Documental y Bibliográfica), que fue gestionado en materia archivística por el personal del AHN y por su director, Luis Sánchez Belda. La misión de este servicio fue la formación del Catálogo del Tesoro Bibliográfico y Documental de España, que debía facilitar información sobre el patrimonio documental para identificarlo y procurar su conservación.

El CIDA se creó a través del Real Decreto 2258/1977, de 27 de agosto, sobre estructura orgánica y funciones del Ministerio de Cultura. Esto supuso una gran innovación a nivel internacional, pues ningún país contaba, en ese momento, con un centro de documentación especializado en archivos de estas características. La Orden Ministerial de 7 de agosto de 1978 sobre estructuración del Centro de Información Documental le asignó sus funciones:

• El establecimiento de un sistema de información archivística, desde el que se coordinase tanto los aspectos de información del Patrimonio Documental Español como los de información bibliográfica acerca de la literatura archivística profesional.
• Redactar y publicar el Catálogo del patrimonio Documental de la Nación.
• Coordinar la edición de inventarios, guías, índices y catálogos y promover la publicación de toda clase de instrumentos de información documental.
• Formar la Guía de Archivos Españoles. Editar la Bibliografía sobre Archivos.
• Recoger la información relativa a archivos de otros países.
• Organizar la información documental relativa a España y las diferentes culturas hispánicas.
• Informar sobre fuentes documentales y centros de consulta, orientando a los usuarios en la búsqueda de material e instrumentos de investigación.
• Colaborar con otros centros de investigación y culturales relacionados con esta materia.
• Negociar acuerdos sobre información documental.
• Encauzar la colaboración con todo tipo de organismos para conseguir la máxima difusión de los archivos españoles.
• Proponer las disposiciones precisas para vigilar el cumplimiento de las normas sobre la materia.

En los últimos años, la publicación de la nueva normativa que regula el Sistema Español de Archivos ha supuesto un impulso decisivo a las principales líneas estratégicas del Centro sobre patrimonio documental y difusión de la información bibliográfica. Así se establece que el Ministerio de Cultura, a través del CIDA, velará por la difusión del patrimonio documental mediante la gestión de herramientas informáticas como el Censo-guía de Archivos y el mantenimiento y difusión de la información especializada en el Catálogo Colectivo de las Bibliotecas de Archivos. Se refuerzan, claramente, las funciones del Centro dentro de la organización del subsistema estatal de archivos.

1.2. Servicios documentales

El CIDA se ocupa de la gestión y coordinación de bases de datos que permite el cumplimiento de sus funciones en materia de información documental. Se trata de aplicaciones informáticas que se actualizan periódicamente y que están disponibles en Internet. Las más destacadas son:

a) El Censo-Guía

Guía electrónica de los archivos, fondos y colecciones públicas y privadas de España e Iberoamérica. Se desarrolla en epígrafe 3.

b) Portal de Archivos Españoles (PARES)

El origen del Portal de Archivos Españoles (PARES) se remonta a la informatización del Archivo General de Indias en 1986, a través de un convenio entre la Fundación Ramón Areces, IBM España y el Ministerio de Cultura. PARES, como proyecto del Ministerio de Cultura y Deporte, busca difundir el patrimonio histórico documental español a través de internet, facilitando el acceso a bases de datos descriptivas y a imágenes digitalizadas de los documentos.

La iniciativa de PARES surgió como una respuesta a la necesidad de facilitar el acceso a la información archivística, superando las barreras físicas de los archivos. La plataforma se ha desarrollado en varias generaciones, siendo la tercera de ellas la que dio lugar a PARES en 2007, como herramienta para la gestión de los archivos estatales y como punto de acceso público a los documentos digitalizados.

Actualmente, PARES permite consultar la descripción de más de 5 millones de documentos y más de 35 millones de imágenes digitalizadas, pertenecientes a la red de archivos estatales españoles.

El Portal de Archivos Españoles (PARES) es la principal plataforma de difusión del Patrimonio Histórico Documental Español, creada y gestionada por la Subdirección General de los Archivos Estatales, del Ministerio de Cultura.

Contiene fichas descriptivas e imágenes digitalizadas de los fondos documentales conservados en los Archivos Estatales. Sin embargo, en PARES no figura aún toda la documentación de nuestros archivos, debido al enorme volumen de la misma. Los contenidos de PARES van aumentando a medida que se desarrollan los trabajos archivísticos de identificación, descripción y digitalización de los documentos.

Para acceder a PARES no es necesario darse de alta como usuario. La consulta es libre y gratuita para todos los ciudadanos, incluyendo la consulta tanto de información descriptiva de los documentos como a las imágenes asociadas a ellos.

PARES ofrece dos modelos de búsqueda de contenidos: Búsqueda de documentos y Búsqueda de registros de autoridad.

Se pueden realizar búsquedas sencillas tanto de documentos como de registros de autoridad utilizando los cajetines de búsqueda que aparecen en la parte superior de la pantalla. Como criterios para las mismas puede emplear la palabra o palabras que resulten relevantes o representativas del tema a consultar. Obtendrá como resultado un listado de fichas descriptivas o registro de autoridad que incluyan dichas palabras y que puedan ser de su interés.

Mediante los formularios de Búsqueda avanzada se pueden precisar las consultas utilizando los diversos filtros que ofrece el sistema: por ejemplo, podemos acotar nuestra búsqueda a un Archivo concreto, a unas fechas determinadas, a una signatura concreta.

Asimismo, el Portal ofrece otra herramienta alternativa que utiliza técnicas de inteligencia artificial, en concreto, métodos de Reconocimiento de Texto Manuscrito (HTR) con Indexación Probabilística. Este buscador permite acceder directamente al texto contenido en la documentación, mostrando aquellas partes donde interpreta que puede estar el término o términos sobre los que se ha realizado la búsqueda, ya que identifica la distribución de las palabras directamente sobre las imágenes digitales. Se ha aplicado en cinco series documentales custodiadas en los Archivos Estatales.

PARES pone a disposición de sus usuarios un espacio personal, la Agenda, en la que cada usuario puede guardar los resultados de sus búsquedas, documentos o registros de autoridad.

La Agenda sí que requiere un usuario y una contraseña. En caso de acceder por primera vez, se ha de pulsar en “Nuevo usuario”, para que el investigador introduzca los datos solicitados en el formulario que aparecerá en pantalla.

Además de visualizar las imágenes de los documentos digitalizados, estas pueden descargarse, imprimirse y guardarse mediante los iconos situados en la esquina superior derecha del visor de imágenes, con el fin de visualizarlas en privado y con fines educativos y de investigación. También existe la opción de enviar por correo electrónico hasta 20 imágenes en un archivo PDF.

Las imágenes de PARES cuentan con una marca de agua diseñada para que en ningún momento se dificulte la consulta, lectura, análisis y observación del tenor los documentos, textuales o iconográficos. La marca de agua sirve para preservar el derecho exclusivo del Ministerio de Cultura para la autorización, reproducción, distribución y comunicación pública de las imágenes digitalizadas en los Archivos Estatales.

Para hacer uso y difusión pública o para la reutilización de las imágenes contenidas en PARES, así como de las custodiadas o que hayan sido facilitadas por cualquiera de los Archivos Estatales, con fines venales o no, se deberá contactar previamente con el archivo custodio de la documentación original; la persona interesada deberá manifestarlo expresamente, mediante:

• Solicitud al Archivo o Centro que custodia los documentos (indicando si los fines son comerciales o no).
• Firma, en su caso, del correspondiente convenio, autorización de uso o licencia de reutilización.
• Pago, en su caso, de las tarifas establecidas en virtud de lo dispuesto en la Ley 37/2007, de 16 de noviembre (artículo 7) y Orden CUL/1077/2011, de 25 de abril, por la que se fijan los precios públicos.
• Compromiso de respetar, en su caso, los derechos de propiedad intelectual aplicables y la normativa vigente relativa a la protección de datos de carácter personal.

La petición deberá incluir los datos personales de la persona solicitante y el código de referencia/signatura del documento/s objeto de la reproducción/edición. En el caso de publicaciones se indicará además la página/folio que se desea reproducir, el título de la publicación donde se mostrará la reproducción y el nombre de la institución o persona solicitante.

A la hora de citar las descripciones o imágenes de PARES y de cualquier documentación conservada en nuestros archivos, la forma correcta y obligatoria, es la siguiente:

MINISTERIO DE CULTURA, Archivo (indicar el nombre completo del Archivo), Código de Referencia o Signatura.

Si lo que desea es citar el recurso electrónico, la forma correcta es la siguiente:

MINISTERIO DE CULTURA, Archivo (indicar el nombre completo del Archivo), Código de Referencia o Signatura. Disponible en: (indicar URL persistente tomado de la barra de direcciones de su navegador) [consulta: indicar fecha de consulta].

El acceso a la documentación de los Archivos Estatales se regula principalmente por lo dispuesto por las siguientes normas:

• Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español (arts. 57 y 62).
• Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, por el que se establece el Sistema Español de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administración General del Estado y de sus Organismos Públicos y su régimen de acceso (cap. IV y disposición adicional 6ª).

La documentación es de libre acceso, salvo en los siguientes casos:

• Documentos cuyo contenido entrañe riesgo para la defensa y seguridad del Estado o para la averiguación de delitos.
• Documentos que contengan datos de carácter personal protegidos por la legislación en la materia.
• Documentación clasificada conforme a la Ley 9/1968, de 5 de abril, sobre secretos oficiales o por disposición expresa de ley.
• Mal estado de conservación.
• Carencia de un tratamiento técnico que garantice un mínimo control documental.
• Respeto a las cláusulas restrictivas contenidas en convenios de ingreso de fondos.
• Causas de fuerza mayor (restauración del documento, obras en las instalaciones, recuento de fondos, etc.)

Para la consulta de documentos que contengan datos de carácter personal que puedan afectar al honor e intimidad de las personas la legislación establecen una serie de plazos: 25 años desde la fecha de la muerte de la persona, si es conocida, o 50 años de la fecha de los documentos, si se entiende razonablemente excluida la posibilidad de lesión del derecho a la intimidad personal y familiar o el riesgo para la seguridad del afectado y siempre de conformidad con la normativa de protección de datos (art. 57.c de la Ley 16/1985 y art. 28 del RD 1708/2011). Ha de tenerse en cuenta que la legislación establece que será posible el acceso cuando el solicitante acredite un interés legítimo, especificando que “a estos efectos, se entenderá que poseen interés legítimo quienes soliciten el acceso para el ejercicio de sus derechos y los investigadores que acrediten que el acceso se produce con una finalidad histórica, científica o estadística (art. 28.3 del RD 1708/2011).

c) Legislación Histórica de España

Legislación Histórica de España reúne las normas promulgadas para los territorios peninsulares y americanos que dependieron de la Corona española desde el inicio del siglo X hasta el periodo final del reinado de Isabel II; las clasifica mediante un Tesauro y ofrece la imagen digital de los documentos donde se encuentran.

Esta Cuarta Edición de Legislación Histórica de España contiene 35.355 normas referenciadas. De entre estas se ofrece la imagen digital de 26.831, que han sido tomadas bien de los documentos originales que las contienen, bien de obras posteriores impresas o manuscritas que copiaron íntegramente su texto de forma cabal, sin interpolaciones ni mutilaciones de estilo.

Por su contenido, la Legislación Histórica de España es una colección de documentos, semejante a las que se editaron en su día en otros países, sólo que con los medios hoy disponibles. Sin ofrecer una definición de la ley hemos recogido todos los textos que hemos encontrado en los que se combina el carácter normativo –formal y real- junto una cierta generalidad respecto al tiempo de vigencia de la disposición, así como al territorio o conjunto de población que se vio afectado por la misma. La Monarquía de España, como todas los Estados de este tipo, mantenía más de una instancia legislativa y reservaba la última decisión a la Corona o a sus representantes personales. Los virreyes sancionaron en nombre del rey las leyes hechas en las Cortes y otras asambleas, e hicieron leyes, oída la opinión de los Consejos o las Audiencias. El proyecto recoge toda clase de normas: las que creaban derechos y obligaciones de los súbditos, las decisiones reales que constituían y regulaban el funcionamiento de instituciones, tales como: Consejos, Contadurías, Audiencias, Municipios, Fuerzas Armadas, Universidades y otras oficinas en cada uno de los reinos de la Monarquía. El privilegio es la exención de la norma común e implica una ley especial para un determinado colectivo, que también incorporamos. Los tratados entre príncipes soberanos crean privilegios para los súbditos de cada uno en el país del otro y regulan las relaciones internacionales. Las bulas pontificias podían crear obligaciones o exenciones que la Corona sancionaba al reservarse el derecho de impedir su circulación.

El proyecto incluye la legislación promulgada en nombre de los príncipes que reinaron en parte o todo el actual territorio español. Comienza con los códigos góticos, que aún no se han incorporado a la Base, continúa con las leyes de los reyes medievales y las de la Monarquía de España, conocida en el siglo XVIII como Reino de España e Indias, hasta el año 1868 habiendo preferido pecar por exceso que por defecto a la hora de incorporar materiales.

La técnica bibliográfica del Tesauro, el tratamiento informático de la información y la comunicación por la red son los medios empleados en la construcción de la fuente. La Legislación se compone de dos elementos: el Tesauro que conduce a los documentos y los ordena y la Base de datos en la que se conservan. Cada uno de los documentos o la parte de ellos relativa a una materia se registra en una ficha, que contiene la fecha o fechas, cuando es posible distinguir entre la sanción y la promulgación. El título que lleva es un resumen descriptivo del contenido normativo y sólo es literal cuando el original es suficientemente explícito. Cada texto se relaciona con un máximo de cuatro descriptores, tres de contenido temático y un cuarto topográfico que sirven para la construcción del Tesauro. Son claves para la identificación del contenido, necesarias para acceder al texto. El orden alfabético es el mejor medio de acceder a una palabra que se conoce, en tanto el Tesauro permite localizar la palabra utilizada para almacenar la información. La búsqueda se realiza mediante la selección dentro de una serie de pantallas sucesivas que especifican el contenido hasta llegar a una relación de descriptores.

La Base de datos aúna junto a las fichas documentales la colección de las imágenes, impresas o manuscritas de la ley. Se identifican mediante un registro que permite el acceso y la impresión desde la pantalla.

Realización

La Corona es la fuente de la ley que la cancillería primero y los Consejos territoriales después comunicaban a los interesados: a las villas los fueros y ordenanzas locales, a las ciudades de voto en Cortes las leyes hechas con su consentimiento, a los que ejercían cargos públicos, las que debían aplicar. Separar la ley del reglamento no tenía sentido dada la unidad del poder y pareció más conveniente pecar por exceso que por defecto a la hora de recoger los documentos. La abundante producción legislativa se conserva unas veces en los registros de la Corte, otras en los archivos de los municipios. La impresión de los textos contribuyó a su dispersión en bibliotecas públicas y colecciones privadas. Las recopilaciones no siempre ofrecen la totalidad del documento por lo que preferimos recoger los documentos que se conservan en su primitivo formato.

Un equipo de colaboradores, en su mayoría de la Universidad Autónoma de Madrid, comenzó a recoger hace más de 35 años, los primeros millares de fichas, gracias a una ayuda de la Comisión Asesora de Investigación Científica y Técnica (CAICYT). Los medios de la época, más bien la limitación de los ordenadores personales, y la falta de experiencia hicieron que la presentación de los resultados - Grupo '77: La legislación del Antiguo Régimen (Madrid, Universidad Autónoma de Madrid, 1982), - quedase reducida a un análisis y descripción de las fuentes, y un índice alfabético de descriptores para el acceso a una base de datos que sólo ofrecía la localización del documento. El Ministerio de Cultura acogió la Base de datos y proporcionó la información disponible a los pocos que se animaron a revisar el índice. De aquella experiencia hemos conservado el registro de cada unos de los textos, que incluye fecha, título, descriptores y localización del documento. Distingue entre la fecha de la decisión y la de la publicación, cuando se introdujo este trámite. El título pretende describir el contenido en vez de reproducir una denominación cuyo origen se ignora. La selección de cuatro voces (descriptores) que identifican el contenido del texto ha permitido organizar el material temática y topográficamente. Después de muchos años de abandono, la Subdirección General de los Archivos Estatales reactivó el proyecto y proporcionó la financiación necesaria para crear un nuevo equipo bajo la dirección de Miguel Artola de la Real Academia de la Historia, que obtuvo en su primer año una ayuda complementaria de la Consejería de Educación de la Comunidad de Madrid (proyecto 06/0013/2001). La Subdirección General de Archivos Estatales ha prolongando desde entonces su apoyo financiero al Proyecto hasta el año 2010 y ha acogido las sucesivas ediciones de la Base de Datos LHE resultado del mismo en su página WEB. Para la preparación de la tercera edición se contó además con la financiación de las Cortes Generales -Congreso y Senado- que permitió acometer el vaciado de fondos del siglo XIX posteriores a 1810 hasta el año de 1868.

Con estos medios y los actuales recursos informáticos se ha reunido un cuerpo de leyes, que en este momento alcanza los 35.355 documentos, a los que se accede a través de un Tesauro, que se actualiza anualmente de acuerdo con los criterios establecidos, y ofrece el texto, de forma que el usuario puede imprimir lo que le interese. Actualmente se proporciona el texto digitalizado de 26.831 de estos documentos. La diversidad de las materias en una única ley aconsejó desglosar los documentos en diferentes fichas para facilitar el acceso a cada asunto en concreto, conservando el texto completo de la norma en una sola ficha de carácter más general. El acceso a los diversos contenidos de la Base de datos se hace mediante un Tesauro, que es objeto de una constante revisión y ampliación, y que ofrecerá una definición de aquellas voces hoy en desuso o cuyo significado se distingue del actual. Los límites materiales, una vez completado el vaciado, irán desde las leyes godas hasta el año 1868.

Las posibilidades técnicas que ofrece internet han permitido ofrecer esta base de datos en red e incorporar la imagen digital de la mayor parte de los documentos referenciados en ella, con fotografías digitales de la mayor parte de los documentos desde que se inició la fase actual de trabajo en 2001. La digitalización de los fondos microfilmados fue llevada a cabo por el Servicio de Reproducción de Documentos de la Subdirección General de los Archivos Estatales del Ministerio de Cultura y en la actualidad supervisa los digitales que los depósitos facilitan al Proyecto.

La creación y mantenimiento de esta página Web desde la que se ofrece la base de datos de forma interactiva corre a cargo de la Subdirección General de Tecnologías y Sistemas de Información del Ministerio de Cultura.

Fuentes del proyecto

La Monarquía anterior a 1810 producía dos tipos fundamentales de normas: las leyes hechas con consentimiento y las leyes hechas con consejo. Las primeras corresponden a las leyes hechas en Cortes, relativamente fáciles de hallar. Las leyes con consejo, en cambio, son mucho más abundantes y difíciles de encontrar, por lo que constituyen la aportación más importante de esta base de datos.

Tras 1810, durante los periodos constitucionales, el proceso legislativo ordinario encomendaba a las Cortes la capacidad de hacer las leyes que luego el rey debía sancionar, aunque este último y su gobierno podían, bien durante los periodos en que las Cortes estaban suspendidas o bien por razones de fuerza mayor, emitir leyes por decreto. Además el ejecutivo solía introducir a través de reglamentos administrativos regulaciones de valor y alcance normativo legal, aunque no formal.

• Leyes elaboradas con consentimiento. Se refiere a las leyes promulgadas con la aprobación de una asamblea, como las Cortes. Las diferentes convocatorias de Cortes de los reinos de Castilla, León, Navarra, Aragón, Cataluña y Valencia son conocidas a través del catálogo que elaboró Antonio Pérez Martín (en el libro de Antonio Pérez Martín y Johannes-Michel Scholz: Legislación y jurisprudencia en la España del Antiguo Régimen, Universidad de Valencia, Valencia, 1978).
• Leyes elaboradas con consejo. Aquella legislación aprobada por la Corona sin que una asamblea o la convocatoria de Cortes refrenden esa prerrogativa regia. El acceso a la legislación hecha por la Corona sin pasar por las Cortes tropieza con el problema de la falta de registros en los que se recogieran este tipo de normas de forma continuada y sistemática. Tampoco es habitual que se conserven los archivos de las instituciones de gobierno en los que, a juzgar por las frecuentes referencias, se depositaban los originales de aquéllas. La carencia de estas fuentes obliga a consultar colecciones y piezas sueltas sin tener nunca la certeza de conocer la totalidad de la obra legislativa.

Consulta

La consulta se puede realizar por dos medios: Consulta por Tesauro y Consulta Directa. En ambos casos la búsqueda se realiza por medio de un descriptor de los que contiene el Tesauro. En la Consulta por Tesauro se selecciona el descriptor de un menú desplegable y en la Consulta directa lo debe escribir el propio usuario. Por los dos caminos se puede acotar la cronología de la búsqueda, señalando un año concreto o un intervalo de fechas. Si se prefiere, la consulta también puede realizarse sólo por fecha; en este caso, se mostrarán únicamente los resultados que no excedan de 75 páginas.

• Consulta por Tesauro. El usuario seleccionará un descriptor desde el propio Tesauro, que se le mostrará mediante una sucesión de menús desplegables.
• Consulta directa. Permite hacer consultas escribiendo directamente un descriptor del Tesauro o un fragmento del mismo.

Un tesauro es un conjunto organizado y estructurado de palabras o términos que representan conceptos, ordenados de forma jerárquica y relacionados entre sí para facilitar la comprensión y la comunicación. No es un diccionario con definiciones, sino un vocabulario controlado que muestra cómo se vinculan los términos por similitud, jerarquía o asociación, ayudando a resolver problemas de sinónimos y ambigüedades del lenguaje natural123.

En términos sencillos, un tesauro funciona como un índice o catálogo que agrupa palabras clave de un tema específico, donde cada palabra representa un concepto único y está relacionada con otras de manera que se puede navegar de lo general a lo específico. Por ejemplo, en el ámbito biomédico, un tesauro puede organizar términos como "faringitis" y sus complicaciones relacionadas, facilitando la búsqueda y recuperación de información en bases de datos.

Su principal utilidad es ayudar a ordenar y clasificar documentos o información para que los usuarios puedan encontrar fácilmente lo que buscan, usando términos normalizados y controlados en lugar del lenguaje natural, que puede ser impreciso o ambiguo.

Link al Tesauro de la Legislación Histórica de España: https://www.cultura.gob.es/dam/jcr:922ffeed-8c8a-457b-9917-77cadf77cbc3/estructura.pdf

d) Bicentenario de las Independencias iberoamericanas

Es un micrositio web dedicado al proceso de emancipación de las colonias americanas de España y de su constitución en repúblicas independientes dio lugar a un cambio radical en el mapa del Nuevo Mundo. A lo largo del siglo XIX la Corona Española perdió el dominio de uno de los más grandes y ricos imperios del mundo. En el primer cuarto del siglo XIX se independizaron inmensos territorios como Argentina, Chile, Perú, Ecuador, Bolivia, Venezuela, Colombia, México, América Central, Paraguay, Uruguay y La Florida. En La Española, primer asentamiento de europeos en América, Santo Domingo fue abandonado definitivamente por los españoles en 1865. Y se cerró el siglo con la pérdida de las últimas posesiones ultramarinas: Cuba y Puerto Rico, en América, y Filipinas y Guam, en Asia.

Este proyecto ha sido coordinado por el Centro de Información Documental de Archivos (CIDA) de la Subdirección General de los Archivos Estatales, miembro de la Red Europea de Información y documentación sobre América Latina (REDIAL)

Este micrositio está dividido en los siguientes apartados:

1. Búsqueda de documentos. Contiene las descripciones de los testimonios escritos y objetos digitales que custodian los archivos españoles e iberoamericanos sobre las independencias americanas. La selección documental se ha realizado a partir de tres bases de datos documentales:

• Portal de Archivos Españoles (PARES).
• Censo-Guía de Archivos de España e Iberoamérica.
• Guía de Fuentes para la Historia de América (HAME)

2**. Contexto histórico**. En este área del portal se pretende narrar cómo fueron los procesos de independencia en los territorios iberoamericanos: Isla de Santo Domingo, y América continental, incluida Brasil, tomando como base los documentos que conservan los archivos españoles e iberoamericanos.

1. Protagonistas. A través de un buscador alfabético se recogen las biografías de los personajes históricos protagonistas de estos procesos emancipadores, así como los documentos que se encuentran en los Archivos y la bibliografía sobre ellos incluida en el Catálogo Colectivo de la Red de Bibliotecas de los Archivos Estatales (CCBAE).

2. Bibliografía. En este apartado se incluye la bibliografía disponible sobre el tema en el Catálogo Colectivo de la Red de Bibliotecas del CIDA y de los Archivos Estatales, CCBAE, los catálogos redactados para conmemorar el Primer Centenario de las Independencias por Pedro Torres Lanzas, Jefe del Archivo General de Indias, y también una selección de enlaces a otros recursos en línea relacionados con los procesos de emancipación de las repúblicas iberoamericanas.

3. Recursos en línea. En este apartado se inserta información sobre nuevos contenidos y actualizaciones relativos al portal, así como otros enlaces de interés para la ciudadanía:

• El paso de Manuel Belgrano por la Chancillería de Valladolid
• Escrito en Tela y Sangre: documentos sobre la Rebelión de Tupac Amaru II
• Hoja de Servicios de Simón Bolívar
• Una Constitución para América
• Colgados de la brocha: el ejército expedicionario de Costa Firme tras la sublevación liberal de 1820
• Las luchas por la Independencia en Santo Domingo: La Batalla de las Cabreras
• ¡Viva la Pepa! La Constitución de 1812 en el AHN
• Parlamentarios hispanoamericanos en las Cortes de Cádiz
• Bicentenario del Trienio Liberal 1820-1823

6. Proyectos ADAI.

El Proyecto ADAI es un programa de apoyo al desarrollo de los archivos iberoamericanos fomentado por Iberarchivos. Los programas llevados a cabo por los países participantes en este proyecto son los siguientes:

• Independência do Brasil na Bahia: microfilmagem, digitalização e elaboração de instrumento digital de pesquisa dos documentos originais costodiados no Arquivo Público da Bahia (APB). Secretaria da Cultura. Fundação Pedro Calmon. Centro de Memória e Arquivo Público da Bahia (Brasil).

• Microfilmagem, digitalização e recuperação da informação – Série Independência – Arquivo Geral da Cidade do Rio de Janeiro – Museo da Cidade do Rio de Janeiro. Arquivo Geral da Cidade do Rio de Janeiro (Brasil).

• Conservación y restauración de piezas relativas a la independencia de Chile. Dirección de Bibliotecas, Archivos y Museos (Chile) 2007
• Empleo de fuentes primarias del Archivo General de la Nación de Colombia para la enseñanza de la historia -Tema: la Independencia. Archivo General de la Nación (Colombia). 2005
• El protagonismo de nuestros mares y ríos en la gesta libertadora: Fuentes del Archivo General de la Nación para una historia de la navegación en Colombia (1ª fase). Fundación Proyecto Navío (Colombia).

• El protagonismo de nuestros mares y ríos en la gesta libertadora: Fuentes del Archivo General de la Nación para una historia de la navegación en Colombia (2ª fase). Fundación Proyecto Navío (Colombia). 2010
• El protagonismo de nuestros mares y ríos en la gesta libertadora: fuentes del Archivo General de la Nación para una historia de la navegación en Colombia (3ª fase). Fundación Proyecto Navío (Colombia). 2011
• Catálogo de los Jefes Mambises Tuneros en las Guerras de 1868 – 1895 a través del Fondo Especial Fototeca. Archivo Histórico Provincial de Las Tunas (Cuba).

• Fondo Juzgado de Primera Instancia. Preservación y conservación. Archivo Histórico Provincial de Granma. Archivo Histórico Provincial de Granma (Cuba).

• Conservación y manejo del Archivo Histórico de la Biblioteca Ecuatoriana “Aurelio Espinosa Polit”. Biblioteca Ecuatoriana "Aurelio Espinosa Polit" (Ecuador). 2001
• Rescate, catalogación, restauración y digitalización del Archivo Histórico Municipal de Salamanca, Guanajuato Periodo 1812-1975 (1ª fase). Presidencia Municipal de Salamanca (México)

• Puesta en valor del Archivo Histórico-Militar Nacional. Inventario, conservación del fondo documental del Ministerio de Guerra y Marina 1821-1919. Digitalización de documentos correspondientes al proceso de independencia 1821-1824 (1ª fase). Centro de Estudios Histórico Militares del Perú (Perú).

• Identificación, descripción y digitalización de documentos relativos a la independencia del Perú 1820-1826. Archivo General de la Nación. Archivo Central (Perú).

• Catalogación del Fondo Guerra y Marina (1643-1876) (2ª fase). Archivo General de la Nación. Archivo Central (Perú). 2010
• Catalogación y publicación de la colección Tomás Diéguez, prócer de la independencia del Perú (1807-1827). Archivo General de la Nación (Perú). 2011
• Proyecto de Microfilmación y escaneo del Fondo Documental Alcaldía Mayor de Sonsonate. Archivo General de la Nación. Dirección Nacional de Patrimonio CONCULTURA (El Salvador). 2004
• Identificación de fuentes documentales del proceso de independencia de la provincia de San Salvador y Alcaldía Mayor de Sonsonate. Academia Salvadoreña de la Historia (El Salvador).

• La digitalización de los Manuscritos del Prócer Puertorriqueño Eugenio María de Hostos. Biblioteca Nacional de Puerto Rico (Puerto Rico). 2005
• Tratamiento documental: Ministerio de Guerra y Marina 1828-1933 (1ª fase: 1828-1903). Archivo General de la Nación (Uruguay).

• Tratamiento documental: Ministerio de Guerra y Marina 1828-1933 (2ª fase): 1904-1933). Archivo General de la Nación (Uruguay).

e) Guía de fuentes documentales de archivos

Proporciona un buscador de fuentes documentales organizadas en las siguientes guías:

• Guía de Fuentes de la Historia de España.
• Guía de Fuentes de la Guerra Civil Española.
• Guía de Fuentes de la Historia de Europa.
• Guía de Fuentes de la Historia de América.
• Guía de Fuentes de la Ciencia y Tecnología.

f) Catálogo Colectivo de la Red de Bibliotecas de los Archivos Estatales y del CIDA

El Catálogo Colectivo de la Red de Bibliotecas de los Archivos Estatales (CCBAE) reúne las descripciones bibliográficas de los fondos de las bibliotecas especializadas de los Archivos Estatales y del Centro de Información Documental de Archivos (CIDA), todos ellos dependientes de la Subdirección General de Archivos Estatales del Ministerio de Cultura de España. Es la principal fuente de información y difusión de nuestras colecciones y está coordinado por el CIDA.

Cuenta con, aproximadamente, 208.000 registros bibliográficos, de material textual monográfico y seriado, folletos y otros materiales especiales, como cartográficos y electrónicos, 257.000 registros de ejemplar y 254.000 registros de autoridad.

Las materias que cubren nuestras colecciones son principalmente la archivística, los archivos y sus ciencias afines (documentación, historia, paleografía, diplomática, numismática, nuevas tecnologías de la información y la comunicación, etc). Además, cada archivo posee colecciones bibliográficas especializadas en los períodos históricos a los que aluden los fondos documentales que albergan.

En la actualidad, se está trabajando en la preparación de repositorios digitales de parte de estas colecciones de biblioteca con el objetivo de darlas a conocer y difundirlas, mediante tecnologías de metadatos, a través de proyectos nacionales como Hispana e internacionales como APNet y Europeana, que recolectarán nuestros repositorios y los dará a conocer a la comunidad internacional.

Bibliotecas de Archivos: ¿Archivo Histórico de los Movimientos Sociales?

• Archivo de la Corona de Aragón
• Archivo de la Real Chancillería de Valladolid
• Archivo General de Indias
• Archivo General de la Administración
• Archivo General de Simancas
• Archivo Histórico Nacional
• Archivo Histórico de la Nobleza
• Centro de Información Documental de Archivos (CIDA)
• Centro Documental de la Memoria Histórica

A fecha de hoy, la biblioteca del Archivo Histórico de los Movimientos Sociales no forma parte del Catálogo Colectivo de la Red de Bibliotecas de los Archivos Estatales. Es posible que en el futuro se integre, dado su carácter estatal y sus funciones, pero no consta oficialmente su inclusión en la red ni en el catálogo colectivo en la información disponible más reciente.

Se pueden realizar búsquedas generales de libros o por catálogos específicos de colecciones como: Biblioteca Virtual, Impresos Antiguos de los Archivos Estatales, Biblioteca Gabriel García Márquez y Prensa de Guerra.

Asimismo, dispone de una sección de Mapas, Planos y Dibujos del Archivo General de Simancas en la que se puede consultar material cartográfico, gráfico, objetos tridimensionales y material textual de la citada institución archivística.

g) Bibliografías

En esta sección se encuentran los siguientes recursos: diccionarios de archivística, fuentes para la investigación familiar y genealógica y bibliografía para oposiciones a archivos.

1.2. Normalización de Autoridades Archivísticas

El CIDA, dentro de la Subdirección General de los Archivos Estatales, participa como agencia normalizadora en el proceso de normalización archivística. Esta línea estratégica implica el control de los registros de autoridad vinculados a los documentos conservados en los Archivos Estatales.

En una base de datos como PARES, que cuenta con varios millones de unidades descriptivas, se hace imprescindible la mejora del control de puntos de acceso y registros de autoridad que permita una óptima recuperación de la información archivística y el intercambio de información con otros portales nacionales e internacionales. Por esta razón la labor de control de autoridades archivísticas se ha convertido en la auténtica red neuronal de la descripción en los Archivos Estatales dependientes de Cultura, basada en la utilización del open data y del multilingüismo.

Esta nueva línea de actuación se inició en 2008 con la creación de un Grupo de Trabajo de Indización por parte de la Subdirección General de los Archivos Estatales. El resultado del trabajo del Grupo fue la publicación de la primera versión de la Norma para la elaboración de puntos de acceso normalizados (NPA) en el año 2010.

La herramienta informática de trabajo para el control de la normalización archivística es el Módulo de Autoridades de PARES y está a disposición de cualquier usuario en la nueva interfaz de búsqueda de PARES 2.0. Las categorías que podemos encontrar en el Módulo se basan en los tipos de entidad establecidos por el Modelo Conceptual de la Comisión de Normas Españolas de Descripción Archivística (CNEDA) y son los siguientes:

• Entidades no documentales de tipo agente (personas, instituciones, familias)
• Entidades no documentales tesaurizadas (lugares, conceptos, objetos, eventos, funciones y normas)

1.3. Estadística Anual de los Archivos Estatales

Como centro de asistencia técnica de la Subdirección General de los Archivos Estatales, el CIDA se encarga de la recogida y tratamiento de los datos estadísticos proporcionados por los archivos y de su puesta a disposición para lograr una mejor planificación de la política archivística.

Constituye una fuente de información necesaria para garantizar la transparencia, el desempeño de publicidad activa de los datos estadísticos y útil para valorar el grado de cumplimiento y calidad de los servicios públicos de los Archivos.

El instrumento resultante es la Estadística Anual de los Archivos Estatales, en la que se analizan e interpretan los datos estadísticos de las actividades y servicios prestados por los archivos y centros gestionados por el Ministerio de Cultura y Deporte.

Esta operación forma parte del Anuario de Estadísticas Culturales, publicación elaborada por la Subdirección general de Estadística y Estudios del MCD. La recogida de la información se hace a partir de un cuestionario, cuyos epígrafes están consensuados con los responsables del Anuario.

La elaboración de la Estadística Anual de los Archivos Estatales es una obligada rendición de cuentas a la sociedad como servicio público en el marco de una política de gestión de la calidad.

1.4. Servicios Bibliotecarios del CIDA

La biblioteca del CIDA se ocupa del tratamiento técnico de la bibliografía sobre Archivística y ciencias afines, así como de su difusión a través de un catálogo en línea (CCBAE) y de la edición electrónica de un boletín de información bibliográfica. Además, coordina la Red de Bibliotecas de los Archivos Estatales, REBAE.

El origen de la Biblioteca se remonta al año 1978 y por tanto, corre paralelo a la creación del Centro, como apoyo a la gestión del mismo y para ser utilizada por los profesionales de los archivos españoles e iberoamericanos.

La Biblioteca es, por un lado, pública en cuanto a su acceso, pues tiene abiertas sus puertas a cualquier ciudadano sin restricción y, por otro, es especializada en cuanto a la colección que custodia. Por eso está orientada a los usuarios interesados en el estudio y la investigación en materia de archivos, archivística y ciencias afines.

Colección Bibliográfica y Catálogo (CCBAE)

La colección es especializada en materia de Archivística, archivos y sus ciencias afines como la Historia, la Diplomática, Paleografía, Documentación, Derecho administrativo, Instituciones y también las nuevas tecnologías de la información y la comunicación.

Puedes realizar tus consultas en línea a través del Catálogo Colectivo de la Red de Biblioteca de Archivos Estatales. Además de nuestro acervo bibliográfico, también puedes descubrir la hemeroteca, mapas, planos y dibujos, valiosas bibliografías especializadas, estadísticas y mucho más.

Tipologías Documentales

• 12268 monografías
• 724 títulos de revistas
• 4618 folletos y publicaciones menores
• 27771 analíticas de seriadas y monografías
• 828 publicaciones en línea en la Sección Biblioteca Virtual

Acceso y servicios

El acceso a la Sala de lectura de la biblioteca es libre. Dispone de diez puestos de lectura y tres ordenadores, desde los que podrá consultar nuestro OPAC o catálogo en línea.

Para hacer uso de los servicios de la biblioteca es necesario tener el carné de usuario, que se le expedirá en el momento, presentando el DNI o documento identificativo similar en vigor.

Para cualquier consulta puede contactar con el Centro de Información Documental de Archivos (CIDA) a través del correo electrónico institucional biblioteca.cida@cultura.gob.es.

Consulta en sala

En la Sala se puede consultar directamente la colección de obras de referencia y la de revistas especializadas en Archivística, que son de libre acceso, aunque no prestables. La consulta de la colección de depósito de monografías y folletos deberá solicitarse por medio de una papeleta que rellenará el usuario presencial con los datos del documento y se le entregará al personal bibliotecario, quien lo servirá para consulta en sala (o su posterior préstamo, si el documento es susceptible de ello).

Información bibliográfica

Este servicio responde a las necesidades de información bibliográfica sobre Archivística y ciencias afines: Historia, Paleografía, Diplomática, Numismática, nuevas tecnologías de la información y la comunicación..., así como acontecimientos y personajes históricos relacionados con los fondos que custodian los Archivos.

Este servicio es presencial y virtual, a través del correo electrónico del centro.

Préstamo domiciliario

La biblioteca del CIDA ofrece a sus usuarios la posibilidad de solicitar el préstamo domiciliario de tres monografías por un período máximo de quince días, renovable una vez por el mismo período de tiempo. Los retrasos se sancionarán con dos días sin préstamo por día de retraso y libro.

Todos los materiales son susceptibles de préstamo, excepto las obras anteriores a 1958, obras de difícil reposición o cuyo estado de conservación no lo permita, obras de referencia, publicaciones periódicas, folletos, material no librario y los informes y trabajos de investigación no publicados.

El préstamo de las monografías que sean prestables a domicilio, se solicitará mediante papeleta al personal de la biblioteca, quien lo servirá al usuario y registrará en el sistema de gestión bibliotecaria de circulación.

La renovación de las obras podrá solicitarse antes de su vencimiento, por teléfono o por correo electrónico.

Préstamo interbibliotecario

El servicio de préstamo interbibliotecario permite obtener y consultar publicaciones o reproducciones de los fondos de cualquier biblioteca de la REBAE (Red de Bibliotecas de los Archivos Estatales) en el Centro.

Servicio de reprografía

El usuario dispone de una máquina auto-fotocopiadora para realizar un máximo de 20 fotocopias directas, y no más de un quinto de la obra, siempre que el estado de conservación lo permita.

Así mismo, el Centro ofrece el servicio de reproducción de publicaciones, en soporte digital o papel, de acuerdo con las tarifas y formas de pago establecidas por la legislación y normativa vigentes. Las reproducciones destinadas a la investigación o al ejercicio de los deberes y derechos de los ciudadanos se solicitarán presencialmente, a través de los formularios disponibles o por correo electrónico y su realización quedará supeditada al estado de conservación de las publicaciones.

Las solicitudes de reproducción con otras finalidades comportarán la aceptación de las condiciones del Ministerio de Cultura y Deporte según se estipula en la Orden de 25 de abril de 2011 por la que se fijan los precios públicos de determinados servicios prestados por los órganos centrales del Ministerio de Cultura (BOE de 29 de abril de 2011).

Boletines de Información Bibliográfica

A) Boletín de la REBAE

Es una publicación que difunde las últimas novedades ingresadas en las bibliotecas especializadas de la Red de Bibliotecas de los Archivos Estatales y del CIDA. Ofrece información bibliográfica sobre publicaciones nacionales y extranjeras referentes a archivos, archivística y otras ciencias afines (historia de las instituciones, informática, derecho, paleografía, diplomática, etc.) incorporadas al Catálogo Colectivo de la Red de Bibliotecas de los Archivos Estatales y del CIDA.

B) Boletín del CIDA

Es una publicación que difunde las últimas novedades ingresadas en la biblioteca del Centro. Comenzó a editarse en 1980 en papel, distribuyéndose gratuitamente a instituciones de carácter cultural y desde el año 2006 se edita electrónicamente. Ofrece información sobre publicaciones nacionales y extranjeras referentes a archivos, archivística y otras ciencias afines (historia de las instituciones, informática, derecho, paleografía, diplomática, etc.). En los artículos en inglés o francés se incluye un resumen del contenido.

1.5. Difusión y cooperación

El CIDA tiene un papel esencial en la difusión del patrimonio documental y bibliográfico custodiado en los Archivos Estatales dependientes del Ministerio de Cultura y Deporte.

Forma parte del sistema de información archivística de la Subdirección General de los Archivos Estatales que coordina la elaboración y difusión de contenidos en las páginas web y cuentas de redes sociales institucionales:  (@Archivos),  (@PortalArchivosEspañolesPARES) e  (@archivosest).

Las principales secciones o fuentes de información que se emplean para la difusión son las siguientes:

• Sección destacados: en esta sección se encuentran ordenados cronológicamente los destacados más importantes en relación con los nuevos recursos publicados, efemérides, guías de lectura, estadísticas de Archivos Estatales, etc.
• Guías de lectura: el CIDA elabora y publica guías de lectura de temática diversa, con motivo de diferentes acontecimientos culturales como aniversarios, efemérides, etc. Estas combinan recursos documentales y bibliográficos conservados en los Archivos Estatales, sus registros de autoridad vinculados tanto en PARES como en el Catálogo Colectivo de Bibliotecas de Archivos Estatales. Actualmente, las guías disponibles son:
• 5.º Centenario de Antonio de Nebrija
• Bicentenario del Trienio Liberal (1820-1823)
• Mujeres Pioneras de la Hª de España a través de los Archivos Estatales
• Mujeres de la Constitución del 78
• Cervantistas españoles en las Bibliotecas de los Archivos Estatales
• 50 aniversario de Cien años de soledad
• Archiveras: pioneras en la Administración
• Exiliadas, feministas, políticas, sinsombrero y... escritoras
• 175 aniversario de la Real Orden de 1844 de Acceso a los Archivos Históricos
• La Primera Guerra Mundial en los Archivos Estatales
• 40 aniversario del CIDA (1978-2018)
• Alexander von Humboldt en los Archivos Estatales
• Guía del Exilio español de 1939 en los Archivos Estatales
• Ciencia y Vanguardia: Mujeres que abrieron camino
• Pérez Galdós y los Episodios Nacionales en las Bibliotecas de los Archivos Estatales
• Homenaje de los Archivos Estatales al personal sanitario
• Conmemoración del 210º aniversario de fin de la Guerra de Independencia Española (1808-1814)

Cooperación bibliotecaria: REBAE

El CIDA ejerce la coordinación de la red de bibliotecas especializadas de los archivos estatales, constituida por las bibliotecas de los ocho archivos generales y la del CIDA, y que se denomina REBAE. La red se ha formado con el objetivo de aunar esfuerzos, homogeneizar los procesos de trabajo y prestar servicios comunes a los usuarios, tanto internos como externos, de las instituciones archivísticas en las que se integran.

La Biblioteca de los Archivos Estatales están orientadas, preferentemente, al servicio de los usuarios de cada centro realizando, además, un apoyo a la labor técnica de los archiveros.

Respecto a su temática, las Bibliotecas de los Archivos Estatales son especializadas y cubren la información bibliográfica relativa a los fondos documentales, españoles e iberoamericanos, custodiados en los Archivos en los que se integran, sirviendo de apoyo a las investigaciones sobre las culturas hispánicas.

Periódicamente se elabora un Boletín de Información Bibliográfica, al que se puede acceder vía web desde el año 2006 y que describe las últimas novedades ingresadas en las bibliotecas de la REBAE. Este boletín se publicó en papel desde el año 1980 hasta el año 2005 y se distribuía gratuitamente a las principales instituciones culturales, españolas e iberoamericanas.

La Red de Bibliotecas de Archivos Estatales y del CIDA (REBAE) está formada por 9 bibliotecas especializadas: la biblioteca del Archivo de la Real Chancillería de Valladolid, la del Archivo de la Corona de Aragón, la del Archivo Histórico de la Nobleza, la del CDMH, la del CIDA, la del AGA, la del AHN, la del Archivo General de Simancas y la del Archivo General de Indias.

Todas las bibliotecas de la REBAE contribuyen a formar el Catálogo Colectivo, CCBAE, unificando las descripciones bibliográficas de todas ellas en una única base de datos común, que constituye la principal herramienta de cooperación y de difusión de sus colecciones.

REBAE, Red de Bibliotecas de los Archivos Estatales y del CIDA

CCBAE, Catálogo Colectivo de la REBAE

Formación profesional y recursos

Cada año el CIDA acoge en sus instalaciones a numerosas personas encaminadas a la inserción y reinserción laboral, para que puedan recibir una formación archivística especializada.

El objetivo principal de esta labor es aumentar y adecuar el conocimiento y las habilidades de los futuros archiveros para su vida profesional en este sector.

Con este fin, el CIDA contribuye a la formación teórico-práctica en materia de archivos de estos grupos:

• Personal de los Talleres de Empleo de Archivos
• Estudiantes en prácticas de las universidades con las que se ha firmado convenio de colaboración
• Becarios FormARTE del Ministerio de Cultura y Deporte

Los interesados colaboran con el personal del centro, asistiéndoles en las tareas de normalización archivística de entidades no documentales, traducción, servicios bibliotecarios y en todos los proyectos llevados a cabo por la Subdirección General de los Archivos Estatales en el momento de su estancia.

2. Servicio de Reproducción de Documentos (SRD)

Centro dependiente del Ministerio de Cultura a través de la Subdirección general de los Archivos estatales y cuya finalidad es la reproducción de documentos para preservación y difusión.

El centro que conocemos hoy como Servicio de Reproducción de Documentos es el resultado de 60 años de Historia, a lo largo de los cuales y a tenor de los avances técnicos del momento se han ido modificando y ampliando sus fines.

• 1. Se crea el Archivo Central de Microfilm, que continúa en la actualidad dentro de las competencias del SRD.
• 1. Crea el Servicio Nacional de Información Documental y Bibliográfico para formar el catálogo del Tesoro documental y bibliográfico de la nación. El Servicio Nacional de Microfilm (de la Dirección General de Archivos y Bibliotecas) debía garantizar la seguridad de los fondos documentales y bibliográficos y su fácil consulta por los investigadores. Los fondos fundamentales son los medievales, con los códices en escritura visigótica (por ejemplo, los Beatos) y los pergaminos de las Catedrales entre sus prioridades.
• 1. Da entidad separada al Centro Nacional de Microfilm y le encomienda la ejecución de las ediciones de series completas de documentos, relativos a América. Los formatos se amplían desde el microfilm de 16 y 35 mm, a las microfichas.
• 1. Se une con el Servicio Nacional de Restauración en un nuevo centro técnico, el Centro Nacional de Conservación y Microfilmación Documental y Bibliográfica (CE.CO.MI.) Con ello se amplían las competencias en materia de preservación de fondos.
• 1. Se separan de nuevo ambos centros, al crearse el actual Instituto del Patrimonio Cultural de España. La Dirección de Archivos Estatales se reserva las competencias en conservación de patrimonio documental a través del Servicio de Reproducción de Documentos. Se realiza la microfilmación de la Biblioteca del Escorial. La difusión de fondos modernos y contemporáneos es una nueva prioridad. Se realizan microfilmaciones en color.

Las nuevas tecnologías digitales aportan nuevos espacios de trabajo al tradicional mundo analógico, como la digitalización de documentos, fotografías y microfilm junto a la filmación de ficheros digitales sobre película de microfilm para seguridad.

Los primeros proyectos de digitalización fueron: las fotografías captadas durante la guerra civil por la Junta de Defensa de Madrid (llamado “archivo rojo”) del Archivo General de la Administración; las fotografías de Juan Ramón Jiménez depositadas en el Archivo Histórico Nacional (por razones de preservación), y, especialmente, las más de 300.000 fotografías (placas de cristal, negativos, positivos) del Estudio Fotográfico Alfonso, conservado en el Archivo General de la Administración.

En los noventa, se adquiere el primer escáner de microfilm, estrenado con las Respuestas Generales del Catastro del Marqués de la Ensenada, del Archivo General de Simancas; es, uno de los fondos más consultado desde los años ochenta, potenciado por la creación en mayo de 2007 de un micrositio propio, realizado por el SRD, junto al Portal de Archivos Españoles, PARES. Sobre el SRD recaen las tareas de coordinación de los proyectos de digitalización de los Archivos Estatales. El SRD realiza el control de calidad, elabora los procesos digitales para la carga en PARES, copias reducidas para su uso en los Archivos y transferencia de soportes para conservación en el archivo de seguridad. La difusión de las imágenes, preparadas en el SRD, en el Portal de Archivos Españoles y en los distintos micrositios asociados, permiten el acceso libre, gratuito desde el ordenador de cualquier usuario en el mundo las veinticuatro horas del día, sin límite.

La Ley 11/2007 de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos incorpora una nueva forma de relación con los documentos. Exige determinar los procedimientos que aseguren el ciclo de vida útil de los documentos difundidos o creados digitalmente y su conservación. El futuro Centro Nacional de Preservación Digital de Archivos coordinará la política de conservación documental y tendrá entre sus competencias el mantenimiento del depósito de seguridad digital.

2.1. Funciones

Las funciones encomendadas al Centro en la actualidad son las siguientes:

• Diseño, coordinación y ejecución de los planes de digitalización y filmación de seguridad de los Archivos Estatales.
• Digitalización de microfilm, fotografía y documentos.
• Mantenimiento del laboratorio de filmación.
• Tratamiento de las imágenes digitales para su consulta a través del Portal de Archivos Españoles (PARES), o para el trabajo y consulta en los archivos.
• Establecimiento de criterios de reproducción, control de calidad y postproceso técnico.
• Asesoramiento en la adquisición e instalación de equipos.
• Docencia en las técnicas de imagen y en el trabajo archivístico paralelo.
• Difusión de fondos documentales por medio de los sistemas digitales de reproducción de documentos.
• Archivo de Seguridad analógico y digital.

2.2. Servicios que presta

a) Reproducción para particulares

Orden CUL/1077/2011, de 25 de abril, por la que se fijan los precios públicos de determinados servicios prestados por los órganos centrales del Ministerio de Cultura.(Boletín Oficial del Estado, Núm. 102 Viernes 29 de abril de 2011 Sec. III. Pág. 43786.

El SRD proporciona copias digitales con fines de investigación:

• Copia digital de microfilm
• Copia digital de ficheros digitales

Las solicitudes de copias digitales por parte de particulares deberán realizarse a través de los archivos custodios de la documentación cuyas reproducciones se soliciten.

B) Difusión en línea:

• Portal de Archivos Españoles
• Nuevo Portal de Archivos Españoles PARES 2.0 (beta)
• Respuestas Generales al Catastro de Ensenada (ca. 1750)
• Comprobaciones del Catastro de Ensenada. Reino de Galicia
• Legislación histórica de España
• Movimientos migratorios Iberoamericanos
• Los carteles de la guerra civil española
• Colección de Mapas, Planos y Dibujos del Archivos General de Simancas
• Novedades de la colección de Mapas, Planos y Dibujos del Archivo General de Simancas

C) Punto de información. Con ordenadores para consulta puntual de imágenes. Las consultas se realizarán a través de los teléfonos indicados en el campo “Dirección de contacto” y a través de correo electrónico.

D) Referencia. Por correo, correo electrónico, telemática, telefónica y presencial.

3. El Censo-Guía de Archivos de España e Iberoamérica

Es una guía electrónica de los archivos, fondos y colecciones públicos y privados de España e Iberoamérica.

3.1. Historia

La Ley 16/1985, de 25 de junio, de Patrimonio Histórico Español, determina en su artículo 51 que “la Administración del Estado, en colaboración con las demás Administraciones competentes, confeccionará el Censo de los bienes integrantes del patrimonio documental”. Este punto queda reforzado en el Real Decreto 1708/2011 de 18 de noviembre por el que se establece el Sistema Español de Archivos, se regula el Sistema de Archivos de la AGE y de sus OO.PP. y su régimen de acceso. En los artículos 3.4.a, 13.2.c y 19.b se establece que el Censo Guía es una guía electrónica y directorio de archivos de España e Iberoamérica (dependiente del Ministerio de Cultura) que permite a los ciudadanos la localización inmediata de los centros de archivo, así como los fondos y colecciones que custodian y los servicios que éstos prestan, además de servir como herramienta para la conservación y difusión del patrimonio documental y su defensa frente a la expoliación.

En este sentido, el Censo Guía ha de entenderse con un doble carácter funcional: por un lado, es un instrumento de control enfocado en la defensa del patrimonio documental; y, por otro lado, es un instrumento de difusión básico para el conocimiento de los archivos por parte de la Administración, los ciudadanos y los usuarios.

El proyecto de elaborar un instrumento que censara todos los archivos españoles nació en los años 60, y fue impulsado por la Inspección General de Archivos. Esta presentó una publicación impresa en 1972 que consolidó el término de Censo Guía de Archivos Españoles. La labor fue continuada dentro de las actividades del CIDA, que difundió la información a través d ellos PIC (Puntos de Información Cultural) y, más recientemente, por internet a través de la página web de la Subdirección General de los Archivos Estatales.

Si en un primer momento el objetivo del proyecto se limitó a los archivos españoles, posteriormente su alcance se ha ido ampliando a otros países de ámbito hispano con la idea de contribuir a la difusión y conservación de su patrimonio documental.

3.2. Colaboración

La magnitud y dispersión de la información que se recoge en el Censo Guía de Archivos obliga a aunar esfuerzos y a establecer una colaboración fluida y eficaz tanto con las CC.AA. como como con los países iberoamericanos.

Para agilizar y mejorar la operatividad de la remisión de datos al Censo Guía de Archivos se ha diseñado un sistema para cumplimentar la información directamente por los informantes a través de Internet. El contenido, por tanto, es responsabilidad de estos colaboradores y de los autores de la descripción archivística.

Con el objetivo de engrosar la información existente en el Censo Guía, el Ministerio de Cultura ha estado firmando Convenios de Colaboración con España y Acuerdos de Cooperación Científica con Iberoamérica.

3.3. Contenidos

Desde el punto de vista de los contenidos, el Censo Guía de Archivos proporciona información de:

1. Los archivos, definidos como la institución, unidad administrativa o persona privada encargada de la custodia y servicio de la documentación. Desde este punto de vista, el Censo Guía es un directorio de archivos. Responde a la pregunta dónde. Los diferentes tipos de búsqueda que ofrece el Censo-Guía son:

• Búsqueda en el Directorio de Archivos.
• Búsqueda España/Portugal.
• Búsqueda Iberoamérica.
• Búsqueda sencilla.
• Búsqueda avanzada.
• Búsqueda archivo-fondo.
• Búsqueda en mapa.

1. Los fondos/colecciones documentales que custodia cada archivo, descritos de acuerdo con las normas ISAD-G, respondiendo a la pregunta qué.

3. Fichero de autoridades con información de contexto sobre los productores de la documentación. Responde a la pregunta quién. Permite buscar mediante las fórmulas:

• Búsqueda general.
• Búsqueda avanzada.
• Lista completa de autoridades.
• Autoridades: personas.
• Autoridades: familias.
• Autoridades: instituciones.

Para ello, el usuario, a la hora de plantearse una estrategia de búsqueda en el Censo Guía de Archivos, puede efectuarla sobre la información relativa a los archivos o sobre la información referente a los Fondos/Colecciones Documentales que custodian dichos centros, o bien podrá combinar ambas.

3.4. Normalización archivística internacional

El Censo-Guía de Archivos de España e Iberoamérica sigue la normativa internacional emanada del Consejo Internacional de Archivos y los estándares para la codificación y transferencia de descripciones archivísticas en formato electrónico, lo que posibilita el intercambio y procesamiento de información a través de ficheros en formato XML.

La información relativa a los documentos de archivo en los distintos niveles de descripción (grupos de fondos, fondos, divisiones de fondos, series, subseries, fracciones de series, colecciones y divisiones de colecciones) cumple con la ISAD (G), la Norma Internacional General de Descripción Archivística. Estos registros se encuentran asociados a ficheros EAD (Encoded Archival Description).

La información que reflejan los registros de autoridad adopta las directrices marcadas por la ISAAR (CPF), la Norma Internacional sobre los registros de Autoridad de Archivos relativos a Instituciones, personas y Familias, y se acompaña de los ficheros EAC (Encoded Archival Context).

El Consejo Internacional de Archivos publicó en 2008 la ISDIAH, que es la Norma Internacional para describir instituciones que custodian fondos de archivo. Desde 2011, el Censo Guía de Archivos ha adaptado sus contenidos a esta norma.

Por último, la Subdirección General de los Archivos Estatales creó un Grupo de Trabajo que elaboró en 2002 una DTD llamada EAG 0.2 (Encoded Archival Guide) para el intercambio de información general sobre los centros custodios de información.

Extra: En el contexto de la archivística, las siglas DTD significan Definición de Tipo de Documento (Document Type Definition en inglés). Una DTD es un conjunto de reglas que define la estructura, los elementos, atributos y la sintaxis que debe seguir un documento XML (o SGML), permitiendo así que los documentos sean validados y tengan una estructura coherente y uniforme.

En la gestión y descripción archivística, las DTD son relevantes porque:

• Permiten establecer un formato estándar para describir documentos electrónicos, asegurando que todos los documentos que usen la misma DTD tengan la misma estructura y puedan ser interpretados y compartidos fácilmente.
• Definen qué elementos pueden aparecer en un documento, en qué orden y cómo se relacionan entre sí, lo que facilita la organización, búsqueda y preservación de la información archivística.
• Facilitan la validación automática de los documentos electrónicos, ya que un procesador XML puede comprobar si un documento cumple con las reglas definidas en la DTD, garantizando así su integridad y consistencia.

Desde 2012, la Subdirección General de los Archivos Estatales participa en el Grupo de Trabajo Standards & Guidelines (WP4) del proyecto europeo APEx – Archives Portal Europe network of excellence-, que ha actualizado la versión EAG 0.2 y ha publicado la vigente norma EAG 2012. Desde 2014, el Censo Guía general los ficheros XML según la EAG 2012.

Extra: En archivística, EAG significa Encoded Archival Guide (Guía de Archivo Codificada). Es un estándar de codificación, basado en XML, diseñado para describir y compartir información sobre los centros que custodian fondos de archivo, es decir, archivos e instituciones archivísticas.

EAG permite estructurar y transmitir datos sobre:

• Identidad y localización del archivo o institución custodiante.
• Información de contacto y servicios ofrecidos.
• Historia institucional y contexto.
• Condiciones de acceso y uso de los fondos documentales.