UT19 · Tema 37 · El Sistema de Archivos de la AGE y de sus OO.PP. Estructura, funciones y tipos de archivo

Tema 37. El Sistema de Archivos de la AGE y de sus OO.PP. Estructura, funciones y tipos de archivo

1. El Sistema de Archivos de la AGE y de sus OO.PP.

El Capítulo III, artículo 6, del RD 1708/2011, de 18 de noviembre, por el que se establece el Sistema Español de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la AGE y sus OO.PP y su régimen de acceso, define el Sistema de Archivos de la AGE y sus OO.PP. como: “El Sistema de Archivos de la AGE es el conjunto de sistemas archivísticos departamentales, órganos, archivos y centros de la Administración General del Estado y de sus organismos públicos, que actúan de manera coordinada con la finalidad de garantizar la correcta gestión de los fondos, colecciones, documentos y otras agrupaciones documentales producidos o reunidos en el ejercicio de sus competencias y facilitar el acceso de los ciudadanos a los mismos”.

2. Estructura, funciones y tipos de archivos

Integran el Sistema de Archivos de la AGE los archivos, centros, servicios y, en su caso, sistemas archivísticos de los departamentos ministeriales y de sus OO.PP. y los que en el futuro puedan crearse reglamentariamente.

El Sistema de Archivos de la AGE está coordinado por la Comisión de Archivos de la Administración General del Estado, adscrita al Ministerio de la Presidencia, Justicia y de Relaciones con las Cortes.

2.1. Archivos y sus funciones

El Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, reconoce las siguientes clases de archivos atendiendo a su ciclo vital:

• Archivos de Oficina o de Gestión.
• Archivos Generales o Centrales de los Ministerios y los OO.PP.
• Archivos Intermedios: el AGA es el archivo intermedio de la AGE.
• Archivos Históricos: Archivo de la Corona de Aragón, Archivo General de Simancas, Archivo de la Real Chancillería de Valladolid, Archivo General de Indias, Archivo Histórico Nacional. CDMH, Archivo Histórico de la Nobleza y Archivo Histórico de los Movimientos Sociales.

(En negrita: Red de Archivos Estatales gestionados por el Ministerio de Cultura, la Secretaría de Estado de Cultura, a través de la Subdirección General de Archivos Estatales, a lo que hay que añadir los dos centros de asistencia técnica: el CIDA y el SRD)

(Tabla que sirve de complemento para el estudio del tema 21).

Cada uno de los archivos que conforman la Red de archivos estatales está desarrollado en sus respectivos temas (39 – 45) + centros de asistencia técnica (tema 38, y en el que se añade el Servicio de Reproducción de Documentos o SRD que no forma parte del tema, pero que se añade por una cuestión práctica)

3. La Comisión de Archivos de la AGE

Su creación está recogida en el artículo 13 del RD 1708/2011, de 18 de noviembre, por el que se establece el Sistema Español de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de AGE y de sus OO.PP. y su régimen de acceso. Se constituyó por primera vez el 16 de octubre de 2024. Se encarga de coordinar el Sistema de Archivos de la AGE. La Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos, regulada por RD 1401/2007, de 29 de octubre, se adscribe a esta comisión como su órgano consultivo superior.

Según el artículo 13 del RD 1708/2011, de 18 de noviembre, es el órgano Interministerial adscrito al Ministerio de la Presidencia, Justicia y Relaciones con las Cortes. Se encarga de elaborar las instrucciones, recomendaciones, manuales y criterios para garantizar el cumplimiento de la normativa en materia de archivos e impulsar la gestión coordinada de los mismos. En particular, la Comisión establecerá instrucciones y criterios para homogeneizar, normalizar y armonizar las tareas archivísticas que se realicen en las distintas etapas del ciclo documental y en los diferentes archivos de su competencia, tales como:

a) La implantación de sistemas de gestión de documentos que faciliten la toma de decisiones a los órganos administrativos y sean garantes de los derechos de los ciudadanos.

b) El desarrollo de propuestas de armonización y homogeneización de los procesos y tareas desarrolladas en los archivos, en aras de la eficacia y la simplificación administrativa.

c) El diseño de planes e indicadores de evaluación de calidad, aplicables a los archivos del Sistema.

d) El fomento de la normalización de los procesos de descripción archivística, aplicando las normas nacionales e internacionales de descripción y el desarrollo de recomendaciones y propuestas para su estudio por la Comisión de Normas Españolas de Descripción Archivística (CNEDA).

e) La utilización en los archivos del sistema, de formatos estándares de uso común, atendiendo a la normativa técnica y demás recomendaciones de Organismos Nacionales e Internacionales.

1. La Presidencia de la Comisión de Archivos de la Administración General del Estado corresponde a quien ocupe la Subsecretaría del Ministerio de Presidencia.

La Vicepresidencia corresponderá a la persona titular de la Subsecretaría del Ministerio de Cultura.

Son miembros de la Comisión de Archivos, junto con el Presidente y el vicepresidente:

a) **El Presidente de los Grupos de trabajo mencionados en el precedente apartado 2 del artículo 13 del RD 1708/2011, de 18 de noviembre (**1. Cada Departamento Ministerial organizará sus servicios para garantizar la coordinación del funcionamiento de todos los Archivos del Ministerio y de los organismos a él vinculados, según lo previsto en el artículo 65 de la Ley 16/1985, de Patrimonio Histórico Español.

2. A dichos efectos, en cada Departamento podrá constituirse un Grupo de Trabajo para la coordinación de los archivos que se encuentren dentro de su ámbito departamental y sus organismos públicos, adscrita a la Subsecretaría. Los grupos de trabajo ministeriales tendrán por finalidad: a) Impulsar el cumplimiento en sus archivos de las instrucciones y recomendaciones de la Comisión de Archivos de la Administración General del Estado. b) Promover los criterios particulares en relación con la accesibilidad de la información obrante en los archivos de su competencia. c) Impulsar por la inclusión en el Censo-Guía de Archivos de España e Iberoamérica de cualquier servicio de archivos dependiente de su Departamento. d) Promover programas de gestión en los que se establezcan los objetivos que deben cumplir sus archivos mediante los correspondientes proyectos y actuaciones a desarrollar. e) Realizar estudios de valoración documental y elevar peticiones de dictamen a la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos) o un representante designado por el Subsecretario correspondiente.

b) Los Directores Generales del Libro, Archivos y Bibliotecas y para el Impulso de la Administración Electrónica.

c) La persona titular de la dirección del Archivo General de la Administración.

d) Hasta un máximo de cuatro vocales, nombrados por la Comisión a propuesta de su Presidencia, en representación de organismos y entes públicos de la Administración General del Estado afectados por este Real Decreto cuya presencia se estime necesaria en la Comisión por razón de su cometido, uno de ellos elegido entre los Directores de los Archivos Históricos Provinciales.

1. La Secretaría de la Comisión corresponderá a un funcionario designado por el Ministerio de Cultura, que asistirá a las reuniones con voz pero sin voto.

4. La Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos

Adscrita como órgano consultivo superior a la Comisión de Archivos de la AGE. Las funciones de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos, refrendadas por el RD 1708/2011, fueron reguladas por RD 1401/2007, de 29 de octubre, estableciendo una Comisión permanente y un Secretariado Permanente como órgano de apoyo a la CSCDA**. La Junta Superior de Archivos queda suprimida al quedar sus funciones adscritas a la Comisión de Archivos de la AGE.**

Finalidad, funciones, adscripción y composición según Real Decreto 1401/2007, de 29 de octubre, por el que se regula la composición, funcionamiento y competencias de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos:

Artículo 1. Finalidad, funciones y adscripción.

1. La Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos tiene como finalidad el estudio y dictamen sobre las cuestiones relativas a la calificación y utilización de los documentos de la Administración General del Estado y de los organismos públicos vinculados o dependientes de ella, así como su integración en los archivos y el régimen de acceso e inutilidad administrativa de tales documentos. En concreto, le corresponde el estudio y dictamen sobre las siguientes cuestiones:

a) Los plazos de permanencia de los documentos administrativos en cada uno de los diferentes tipos de archivos de oficina o gestión, central, intermedio e histórico.

b) Las transferencias, una vez cumplidos los plazos de permanencia, entre cada uno de los tipos de archivos.

c) La accesibilidad y utilización de los documentos y series documentales.

d) Las propuestas de eliminación de documentos o series documentales y, en su caso, de conservación de su contenido en soporte distinto al original en que fueron producidos, de acuerdo con los requisitos establecidos reglamentariamente.

e) La correcta aplicación de los dictámenes emitidos por la propia Comisión en relación con los plazos de permanencia de los documentos en cada uno de los diferentes tipos de archivos, las transferencias, el acceso, la inutilidad administrativa y la eliminación o, en su caso, conservación en soporte distinto al original en que fueron producidos, de los documentos.

f) Cualquier otro asunto sobre materia archivística relacionado con las competencias anteriores, que le sea sometido por su presidente.

1. La Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos está adscrita al Ministerio de Cultura, a través de la Dirección General del Libro, Archivos y Bibliotecas (¿Actualmente Dirección General del Libro, del Cómic y de la Lectura?).

Artículo 2. Composición.

1. La Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos estará compuesta por los siguientes miembros:

a) Presidente: el Secretario de Estado de Cultura, que podrá delegar en el Vicepresidente (se incluye la modificación efectuada por la por la disposición final 1 del Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre).

b) Vicepresidente primero: El Director General de Bellas Artes y Patrimonio Cultural, del Ministerio de Educación, Cultura y Deporte.

c) Vicepresidente segundo: El Secretario General de Administración Digital, del Ministerio de Hacienda y Función Pública.

d) Vocales:

1.º El Subdirector General de los Archivos Estatales, del Ministerio de Educación, Cultura y Deporte.

2.º El Subdirector General de Protección del Patrimonio Histórico, del Ministerio de Educación, Cultura y Deporte.

3.º El Director del Archivo General de la Administración.

4.º Un Abogado del Estado en representación de la Abogacía General del Estado-Dirección del Servicio Jurídico del Estado, del Ministerio de Justicia.

5.º Un representante de cada uno de los Departamentos ministeriales existentes con rango, al menos, de Subdirector general o equivalente.

6.º Un representante de la Agencia Española de Protección de Datos, designado por su Director.

7.º Un representante de cada Comisión Calificadora del Departamento u Organismo Público, Grupo de Trabajo de Coordinación de Archivos o centro directivo competente en materia de archivos del departamento sobre cuya documentación se dictamine en la reunión correspondiente.

8.º Un representante del Consejo de Transparencia y Buen Gobierno, designado por su Presidente.

9.º Un representante de la Secretaría General de Administración Digital, nombrado por su Secretario General.

10.º Un representante de la Secretaría de Estado para las Administraciones Territoriales, designado por su Secretario de Estado.

11.º Hasta cinco vocales designados por el Ministro Educación, Cultura y Deporte entre personas de reconocido prestigio profesional en materias relacionadas con las competencias asignadas a esta Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos.

e) Secretaría: Un funcionario de la Subdirección General de los Archivos Estatales, con voz pero sin voto.

Artículo 3. Funcionamiento.

1. La Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos funcionará en Pleno y en Comisión Permanente.

2. El Pleno estará compuesto por la totalidad de los miembros de la Comisión y realizará las funciones atribuidas a la Comisión en el artículo 1. A iniciativa del Presidente de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos, el Pleno podrá crear en su seno cuantas subcomisiones considere necesarias, determinando su composición y cometidos.

Podrán asesorar a dichas subcomisiones archiveros que desarrollen sus funciones en cualesquiera de los archivos de titularidad estatal y representantes técnicos de los organismos relacionados con la documentación a estudiar que, por su función, conozcan el carácter de los fondos sometidos a consideración.

1. La Comisión Permanente estará presidida por el Director General de Bellas Artes y Patrimonio Cultural, que podrá delegar en el Vicepresidente, e integrada por (se incluye la modificación efectuada por el art. único.2 del Real Decreto 487/2017, de 12 de mayo, por el que se modifica el Real Decreto 1401/2007, de 29 de octubre, por el que se regula la composición, funcionamiento y competencias de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos):

a) El Subdirector General de los Archivos Estatales, que actuará como Vicepresidente.

b) El Director del Archivo General de la Administración.

c) El Abogado del Estado en representación de la Abogacía General del Estado-Dirección del Servicio Jurídico del Estado.

d) El representante en el Pleno del Consejo de Transparencia y Buen Gobierno, designado por su Presidente.

e) El representante en el Pleno de la Agencia Española de Protección de Datos, designado por su Director.

f) El representante en el Pleno de la Secretaría General de Administración Digital, nombrado por su Secretario General.

g) El representante en el Pleno de la Secretaría de Estado para las Administraciones Territoriales, designado por su Secretario de Estado.

h) Hasta un máximo de dos vocales más, designados por el Pleno entre sus miembros.

Actuará como Secretario de la Comisión Permanente el funcionario que actúe como Secretario del Pleno de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos.

La Comisión Permanente realizará las funciones que le encomiende o delegue el Pleno y, en todo caso, el análisis y estudio de las propuestas dirigidas a la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos, para su elevación al Pleno.

Por acuerdo de la Comisión Permanente o de otras Subcomisiones creadas en su seno se podrán constituir grupos de trabajo. La Comisión Permanente o la Subcomisión correspondiente determinará los objetivos de cada grupo de trabajo creado.

1. Con las peculiaridades previstas en el presente real decreto, la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos ajustará su funcionamiento a lo dispuesto en el capítulo II, título II, de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.

Artículo 4. Secretariado Permanente.

Como órgano permanente de asistencia y apoyo a la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos, se constituye un Secretariado Permanente, adscrito a la Subdirección General de los Archivos Estatales, de la Dirección General del Libro, Archivos y Bibliotecas del Ministerio de Cultura (¿Actualmente Dirección General del Libro, del Cómic y de la Lectura?), que realizará las funciones de recepción de toda la documentación relativa a las propuestas dirigidas a la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos, y su comprobación para su traslado a la Comisión Permanente, con carácter previo a que ésta las eleve al Pleno.

Artículo 5. Sesiones.

1. El Pleno de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos se reunirá al menos dos veces al año y siempre que sea convocado por su Presidente.

Para su válida constitución en segunda convocatoria se requerirá la presencia del Presidente o Vicepresidente y de la tercera parte, al menos, de sus miembros.

1. La Comisión Permanente se reunirá, al menos una vez, antes de cada reunión del Pleno de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos y cuantas otras veces sea convocada por su Presidente.

Para su válida constitución se requerirá la presencia del Presidente o Vicepresidente y de la mitad, al menos, de sus miembros.

Artículo 6. Relación con otras Comisiones Calificadoras de Documentos.

1. Las Comisiones Calificadoras creadas conforme a lo previsto en el artículo 58 de la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español, a través del Secretariado Permanente, elevarán sus propuestas a la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos, a la que también informarán de las denegaciones de acceso a documentos y series documentales que se hayan producido en sus respectivos ámbitos.

2. El Secretariado Permanente podrá requerir más información de la Comisión del Departamento u Organismo que hubiese iniciado el procedimiento o, en su caso, de los Departamentos u Organismos que estime afectados, examinará e informará para su presentación ante la Comisión Permanente, las propuestas dirigidas a la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos.