UT1 · Tema 19 · Concepto y definición de archivística. Concepto y definición de archivo y de documento

Tema 19. Concepto y definición de archivística. Concepto y definición de archivo y de documento. Concepto de información archivística. Valores del documento. El documento electrónico.

1. Concepto y definición de archivo

- La Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español, en su artículo 59.1, define los archivos como: “los conjuntos orgánicos de documentos, o la reunión de varios de ellos, reunidos por las personas jurídicas, públicas o privadas en el ejercicio de sus actividades, al servicio de su utilización para la investigación, la cultura, la información y la gestión administrativa. Asimismo, se entienden también por archivos las instituciones culturales donde se reúnen, conservan, ordenan y difunden para los fines anteriormente mencionados dichos conjuntos orgánicos”.

• El diccionario de terminología archivística del Consejo Internacional de Archivos (1993), define el término Archivo con tres acepciones:

1. “Conjunto de documentos sean cuales sean su fecha, su forma y su soporte material, producidos o recibidos por toda persona física o moral, y por todo servicio u organismo público o privado, en el ejercicio de su actividad, y son, ya conservados por sus creadores o por sus sucesores para sus propias necesidades, ya transmitidas a la institución de archivos competentes en razón de su valor archivístico.

2. Institución responsable de la acogida, tratamiento, inventariado, conservación y servicio de los documentos.

3. Edificio o parte de edificio donde los documentos son conservados y servidos”.

En lo esencial, casi todas las definiciones son coincidentes. Desde H. Jenkinson (1947), en adelante, todos los autores coinciden en su primera acepción, es decir, en tanto fondo documental: “son documentos acumulados por un proceso natural en el curso de la tramitación de los asuntos de cualquier tipo, público o privado, de cualquier fecha, y conservados después para su consulta, bajo la custodia de las personas responsables de los asuntos en cuestión o por sus sucesores”.

Archivo = conjunto orgánico de documentos / institución / edificio.

2. El documento

Proviene del latín documentum, que deriva del verbo docere: enseñar, instruir. EL documento es aquel mediante el que se enseña e instruye sobre algo. Ha evolucionado hacia el significado de prueba, evidencia y testimonio. Actualmente, se ha de efectuar una triple distinción entre los conceptos de “documento”, documento de archivo” y “documento administrativo”.

• El Diccionario de Terminología Archivística (DTA) define documento como: “la combinación de un soporte y la información registrada en él, que puede ser utilizado como prueba o como consulta”.
• La Ley 16/1985, de 25 de junio, del patrimonio Histórico Español, en su artículo 49, define documento como. “Toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier tipo de expresión gráfica, sonora o en imagen recogida en cualquier tipo de soporte material, incluso los soportes informáticos. Se excluyen los ejemplares no originales de ediciones”.

Para **Antonio Heredia: “**documento en sentido muy amplio y genérico es todo registro de información independientemente de su soporte físico (libros, revistas, films, microfichas, mapas, cintas, transparencias, sellos, medallas, etc.) y de manera general todo lo que tenga carácter representativo en las tres dimensiones y esté sometido a la intervención de una inteligencia ordenadora”.

En sentido amplio, por tanto, el documento es todo registro de información, independientemente de su soporte físico, que abarca lo que puede transmitir el conocimiento humano.

Tiene una estructura tripartita: un soporte material que, a través de un medio operativo o lenguaje (escritura alfabética, imagen analógica, escritura digital…), expresa un conocimiento susceptible de ser comunicado (un mensaje, una notica, información. Contenido, en definitiva).

Documento: material + medio + información.

Sin embargo, para referirnos al documento de archivo, hay que restringir su significado y matizarlo, ya que un libro cumple con todos los elementos anteriormente mencionados, pero no es, en principio, un documento de archivo.

2.1 Documento de archivo

La mayoría de autores coinciden en definir el documento de archivo como “aquel documento que contiene información o testimonio en cualquier soporte, formato y fecha y por cualquier medio o lenguaje, que ha sido recibido o expedido en el ejercicio de funciones legales o transacciones de negocios por una institución o persona en el ejercicio de sus funciones y que lo conserva como testimonio, prueba y continuidad de gestión”.

El Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, incluye las siguientes definiciones:

• Documento de archivo: “ejemplar, en cualquier tipo de soporte, testimonio de las actividades y funciones de las personas físicas y jurídicas, públicas o privadas”.
• Documento electrónico: “la información de cualquier naturaleza en forma electrónica, archivada en un soporte electrónico, según un formato determinado y susceptible de identificación y tratamiento diferenciado”.

Características de los documentos de archivo:

• Su génesis, ya que nacen en un proceso natural. Antonio Heredia señala: “son producidos o recibidos por una persona o institución durante el curso de su actividad, para el cumplimiento de sus fines y conservados como prueba e información”. El **Diccionario de Terminología Archivística del CIA: “**documento conteniendo una información de cualquier fecha, forma y soporte material, producidos o recibidos por cualquier persona física o moral y toda institución pública o privada en el ejercicio de su actividad”.
• Carácter seriado. Los documentos de archivo se producen uno a uno, y con el paso del tiempo constituyen series, cada una de las cuales responde a una función específica.
• La interrelación. El estado natural de los documentos de archivo es formar parte de un fondo, aunque con carácter excepcional podemos encontrarlos aislados integrados en colecciones, o integrados en expedientes, series o fondos (más habitual todos ellos). Como norma general, las piezas aisladas, los documentos sueltos, no tienen sentido o tienen muy poco, su razón de ser le viene dada por su pertenencia a un conjunto, la unidad archivística o expediente y por las relaciones establecidas entre sí. La precisión del concepto de documento de archivo está en descubrir su alma orgánica, su vínculo con los demás documentos de un fondo, una serie o un expediente, por ser recibido o expedido en el ejercicio de funciones.
• Son únicos y originales. No están publicados, ni se manifiestan en múltiples ejemplares. De ahí el peligro de su pérdida, por su exclusividad. La información de cada documento nunca es idéntica a la de otro.
• Autenticidad. Suelen reproducir los hechos tal cual, sin elementos de crítica subjetivos o de valoración. Aunque la autenticidad no implica veracidad, significa que contienen una serie de elementos de validación, como pueden ser firmas, rúbricas, sellos, registro de entrada o salida, etc. Que les confieren legitimidad y le otorgan validez. Para M. Duchein en cada documento de archivo: “ es esencial para la apreciación… saber con toda exactitud quién lo ha producido, en qué circunstancias, en el esquema de qué procedimiento, con qué objeto, a quién se destina, cuándo y cómo ha sido recibido por su destinatario y por qué vías ha llegado hasta nosotros. Tal conocimiento no es posible, salvo que en el conjunto de documentos que lo acompañan se conserve intacto, perfectamente individualizado y sin confusión posible con los documentos de otras procedencias, aunque sean relativos a un mismo objeto”.

2.1.2. Valores de los documentos y teoría de las tres edades de los documentos

T. Schellemberg mediados de los años 50 del siglo XX teoría de los valores de los documentos, en su obra Archivos Modernos, Principios y Técnicas, en la que diferencia dos valores en los documentos:

• Valor primario: unido a la finalidad inmediata para la cual el documento ha sido creado, como testimonio administrativo de una gestión. Es el que tienen todos los documentos para la Administración o institución que los ha originado.
• Valor secundario: con el paso del tiempo los documentos van perdiendo su valor inicial, pero pueden ir adquiriendo otros valores. Interesan a la investigación y/o a la historia y en tal caso se plantea su conservación permanente o, de lo contrario, su destrucción.

Esta distinción en los valores consagró la distinción entre archivos administrativos e históricos. Hay que ponerlo en relación (los valores) con la teoría de las tres edades de los documentos (tema 20 [ciclo vital de los documentos]) y la tipología de archivos en función de ese ciclo vital (tema 21).

2.3. Documento administrativo

Son el resultado de las actividades administrativas llevadas a cabo por los órganos de la Administración, en el ejercicio de las funciones y competencias que jurídicamente tienen atribuidas. Los documentos administrativos son el soporte en el que se materializan los actos de las AA. PP.

Las características que debe reunir un documento para poder ser calificado como documento administrativo deben ser las siguientes:

• Ser emitidos por un órgano administrativo.
• Producir efectos frente a terceros. Por lo que deja fuera resúmenes, extractos, etc.
• Para su validez, en su emisión se deben tener en cuenta los requisitos formales exigidos por las normas que regulan la actividad administrativa.

Antonia Heredia lo define como “aquel producido ene l curso de la gestión administrativa de cualquier organización”. O como “los documentos válidamente emitidos por los órganos de las AA. PP.

Art. 26 de la Ley del Procedimiento Administrativo Común de las AA. PP. (Ley 39/2015), que los define como “los válidamente emitidos por los órganos de las AA. PP.

La Ley 39/2015, describe que los documentos administrativos se emitirán por escrito, a través de medios electrónicos, a menos que su naturaleza exija otra forma más adecuada de expresión y constancia. Y para ser considerados válidos, los documentos electrónicos administrativos, deben cumplir una serie de requisitos:

• Contener información de cualquier naturaleza archivada en un soporte electrónico según un formato determinado susceptible de la identificación y tratamiento diferenciado.
• Disponer de los datos de identificación que permitan su individualización, sin perjuicio de su posible incorporación a un expediente electrónico.
• Incorporar una referencia temporal del momento en que han sido emitidos.
• Incorporar los metadatos mínimos exigidos.
• Incorporar las firmas electrónicas que correspondan.

2.4 Documento electrónico

Según Jordi Serra, en su obra, “El documento electrónico, qué es y cómo se trata, el documento electrónico es, en realidad, un documento digital porque, por un lado, un documento electrónico es todo aquel que precisa de una máquina que funcione de forma electrónica, sea analógica o digital, para poder ser reproducido o visualizado; y, por otro lado, el documento informático o digital es el documento electrónico que está codificado basándose en un sistema binario que necesita de una máquina para ser visualizado.

El Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI) define el documento electrónico como: “información de cualquier naturaleza en forma electrónica, archivada en un soporte electrónico según un formato determinado, y susceptible de identificación y tratamiento diferenciado”.

Deben contar con una serie de atributos: autenticidad (probar que es lo que afirma ser, que ha sido creado o enviado por la persona de la cual afirma que lo ha creado o enviado, y que ha sido enviado o creado en el momento en que se afirma, sin que haya sufrido modificación alguna), fiabilidad (contenido que puede ser considerado una representación completa y precisa de las actuaciones, actividades o hechos de los que da testimonio el documento y al que se puede recurrir en el curso de posteriores actuaciones o actividades), integridad (sin alteración de ningún aspecto esencial y que está completo. Componente de la autenticidad la identidad) y disponibilidad (propiedad o característica que permite que este pueda ser consultado, localizado, recuperado, presentado o interpretado).

2.6. Documento electrónico administrativo

La Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las AA. PP., incorpora el uso generalizado y obligatorio de medios electrónicos en los procedimientos administrativos: “Las AA. PP. Emitirán los documentos administrativos por escrito a través de medios electrónico, a menos que su naturaleza exija otra forma más adecuada de expresión y constancia”.

El Reglamento de actuación y funcionamiento del sector público por medios electrónicos, aprobado por Real Decreto 203/2021, de 30 de marzo, define documento administrativo electrónico: “información de cualquier naturaleza en forma electrónica, archivada en un soporte electrónico, según formato determinado y susceptible de identificación y tratamiento diferenciado admitido en el Esquema Nacional de Interoperabilidad y normativa correspondiente, y que haya sido generado, recibida o incorporada por las AA . PP. En el ejercicio de sus funciones sujetas a Derecho administrativo”.

3. Concepto y definición de archivística

Antonia Heredia Herrera, en su obra Archivística General, publicada en 1986, puntualizada la definición como: “ciencia de los archivos, no de los documentos, aunque en última instancia estos sean el producto integrante de aquellos. Como tal, se ocupará de la creación, historia, organización y servicio de los mismos, a la Administración y a la Historia, en definitiva, a la Sociedad”. En 2011, en su obra, Lenguaje y vocabulario archivísticos, rectifica y cambia su definición: “ciencia de los documentos de archivo y de los Archivos como custodios de aquellos y como sistemas responsables de su gestión, así como de la metodología aplicada a unos y a otros, cuyo objetivo es potenciar el uso y servicio de los documentos y de los Archivos”.

El Diccionario de Terminología Archivística, elaborado por el Consejo Internacional de Archivos en 1988, la define como “el estudio teórico y práctico de los principales procedimiento y problemas concernientes a las funciones de los archivos”, entendiendo por archivos tanto los conjuntos orgánicos de documentos, como su organización en edificios e instalaciones.

EL Diccionario de Terminología Archivística, publicado en 1995 por la Subdirección de Archivos Estatales, la define como: “disciplina que trata de los aspectos teóricos y prácticos (tipología, organización, funcionamiento, planificación, etc.) de los archivos y el tratamiento archivístico de sus fondos documentales”. De estas definiciones, se desprende que la archivística posee dos campos de actuación: la teoría y la práctica. Ambas se alimentan mutuamente.

• La teoría archivística comprende la propia historia de la archivística, su objeto o ámbito de actuación y su metodología, para la consecución de sus fines.
• La práctica archivística engloba las técnicas y procedimientos empleados para la conservación activa de los documentos y para la difusión de la información.

3.1. ¿Ciencia o técnica?

Existen diferentes posturas:

• Tanodi o Battelli disciplina y no ciencia, por su carácter eminentemente práctico, debido a que su nacimiento reciente no ha hecho posible aún la formulación de una teoría y metodologías uniformes.

Para Giulo Batelli “la archivística es una disciplina de carácter eminentemente práctico, que trata de resolver los problemas con soluciones de ese mismo tipo, en base a la experiencia de los archiveros. Nos e trata de problemas científicos”.

Para Aurelio Tanodi “se trata de una disciplina auxiliar o funcional de la administración y de la historia, que se refiere a la creación, historia, organización y funciones de los archivos, y sus fundamentos legales o jurídicos”.

• Antonio Heredia, T. Schellenberg, E. Casanova o E. Lodolini - abogan por su carácter científico.

Schellenberg (1958), “ciencia que trata de los archivos, de su conservación, administración, clasificación, ordenación, interpretación, etc.; de las colecciones de documentos que en los archivos se conservan como fuente para su conocimiento ulterior y servicio público”.

E. lodolini (1982), la archivística “se constituye en una ciencia completa en sí, con principios universalmente válidos y una literatura científica considerable en diferentes lenguas”.

• Cruz Mundet, Martín Pozuelo y A. Arad (postura la de este última defendida en el Congreso Internacional de Archivos de Londres de 1980) ciencia emergente o en formación al faltarle un lenguaje archivístico común.

Cruz Mundet: la archivística “es ciencia por cuanto posee un objeto, los archivos en su doble consideración: los fondos documentales y su entorno; posee, además, un método, compuesto por un conjunto de principios teóricos y procedimientos prácticos, cuya evolución constante la perfilan con mayor nitidez día a día. Y un fin: hacer recuperable la información para su uso”.

• M. Romero Tallafigo la considera una “técnica científica que rige el proceso de acumulación, formación, conservación, organización y servicio de los archivos para que esto proporcionen eficazmente el testimonio y la información e cada documento”. Está al servicio de la memoria social, asentada en determinados soportes físicos y materiales, permanentes y durables que funciona con eficacia y economía.

Toda ciencia, para ser considera domo tal, debe cumplir tres requisitos: tener un campo específico de investigación, es decir, poseer un objeto de estudio; debe requerir un fin determinado; y, tres, para lograr ese fin, es preciso contar con un método propio y unificado (homogéneo).

En este sentido, la archivística cuenta con estos tres requisitos:

El objeto de la archivística es:

• Los archivos en su conjunto, en tanto conjunto de archivos integrados en un sistema, con toda la problemática que esto comporta.
• Los documentos de archivo, en cuantos integrantes de un conjunto orgánico y las relaciones que entre ellos se establecen.

Su fin es organizar, gestionar y conservar los conjuntos orgánicos de documentos para su servicio, como fuente de información.

La archivística tiene una triple dimensión: archivos, documentos de archivo e información. Esta triple dimensión constituye el objeto de la archivística. Mientras archivos e información son inseparables, en cuanto los archivos están formados por documentos y estos son portadores de información; y asimismo, no puede hablarse de archivos sin documentos; en cambio, pueden existir documentos sin constituir archivos o sin formar parte de los mismos.

Método basado en el principio de procedencia enunciado por Natalis de Wailly en 1841.

Cruz Mundet destaca que la archivística tiene muchos puntos en común con la biblioteconomía y la documentación, como son:

• La preocupación por la variedad de los soportes de la información (papel, cintas magnéticas, discos ópticos…).
• El avance en las técnicas de reprografía
• La planificación de la prevención e intervención en incidentes y desastres.
• La evolución de las demandas de información de los usuarios.

Aunque las tres disciplinas tienen como objeto la información, la información archivística tiene características propias: es una información producida necesaria e inevitablemente en el desarrollo de las actividades de una persona física o jurídica, como consecuencia de procesos previamente establecidos por quien la produce, sin que intervenga en su aparición ningún tipo de capacidad creativa.