UT16 · Tema 34 · La atención de usuarios. Condiciones de acceso a los archivos y consulta de documentos en sala

Tema 34. La atención de usuarios. Condiciones de acceso a los archivos y consulta de documentos en sala. Las cartas de servicios de los archivos

Vicenta Cortes en 1979, –siguiendo a Aurelio Tanodi –, resumía las funciones de los archivos en tres: recoger, conservar y servir. Sin entrar a valorar si esta simplificación del trabajo archivístico sigue en la actualidad vigente, dada la necesidad cada vez más acuciante de intervenir mucho antes de “recoger” en la propia génesis documental, e incluso en el diseño de los documentos y los sistemas de gestión. De lo que no cabe duda es que la función de servicio se ha transformado. Si inicialmente el Archivo estaba exclusivamente al servicio de la institución productora, en la actualidad cómo se señala en la exposición de motivos de la Ley 7/2011, de 3 de noviembre de Documentos, Archivos y Patrimonio Documental de Andalucía: “Los Archivos Públicos son concebidos, ante todo, como instituciones al servicio de la ciudadanía y garantes de sus derechos en desarrollo de los valores democráticos y de transparencia en la gestión pública.” A este cambio han contribuido muy diversos factores, entre los que cabría señalar como más destacados:

• La liberalización del acceso a los documentos contemporáneos a partir de la consolidación del concepto derecho a la información. Es con la Revolución Francesa y la Declaración de Derechos del Hombre y del Ciudadano (en la se establece que “todo ciudadano podía solicitar en los archivos la información sobre los documentos que se conservan”), cuando se produce la apertura de los Archivos a los investigadores. Este proceso de apertura; consecuencia del triunfo del Régimen Liberal, que inicialmente estuvo limitada a los documentos históricos y sin vigencia administrativa, se vio favorecido por: La asunción de más competencias por parte del Estado, y la aparición de un interés por la memoria histórica y el pasado nacional. Pero no es hasta los años 50 del siglo XX cuando se produce un cambio trascendental en la utilización de los archivos en Europa, caracterizado por un incremento progresivo del número de usuarios externos a la institución productora y por su diversificación. Auspiciado entre otros por el Consejo Internacional de Archivos, -creado en 1948, impulsado por la UNESCO-. Que en sus Estatutos señalaba como uno de sus objetivos: “Facilitar una utilización más frecuente de los archivos y el estudio eficaz e imparcial de los documentos... haciendo que se conozca mejor su contenido y esforzándose en facilitar el acceso a los ciudadanos.” En España el cambio más trascendente se produce con la democracia y la aprobación de nuestra Constitución que en su artículo 105b, eleva a los archivos a la categoría de oficinas con identidad propia y los pone al servicio directo de los ciudadanos. Además de acuerdo con la ya derogada Ley 30/92 de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común; las administraciones se rigen en su actuación por los criterios de eficacia y servicio a los ciudadanos.
• La aparición de nuevas tendencias historiográficas, que amplían los temas de investigación y obligan a la revisión de otros ya abordados: Historia de las mentalidades, demografía histórica, vida cotidiana, etc. La inclinación por la investigación de temas sociales y económicos supone la aplicación de métodos cuantitativos de investigación que conllevan la consulta de grandes masas de documentación. Se produce un boom en el campo de la genealogía y la historia local. El acercamiento de los estudios históricos a las épocas más recientes. La utilización de fuentes y métodos de investigación histórica por parte de otras disciplinas como la lingüística, la arqueología, geología, ciencias naturales, arquitectura, urbanismo, medicina, farmacia, etc.
• Paralelamente al aumento de los investigadores profesionales, se produce la aparición y consolidación de nuevos usuarios de archivo, estos son: investigadores aficionados, estudiantes universitarios, profesionales de diferentes disciplinas y la ciudadanía, que efectúan consultas para satisfacer sus necesidades personales o administrativas. Se opera por tanto un cambio en la tipología de las personas usuarias, ésta evoluciona: de los usuarios exclusivamente internos se ha pasado al gran público, que hace uso de los archivos para hacer valer sus derechos.
• La mayor dotación en recursos humanos y técnicos para los archivos. No sólo auspiciado por la aparición del Cuerpo de Archiveros y la creación de nuevos archivos a partir del siglo XIX, sino, por la propia labor de los archiveros en materia de difusión y publicidad, y destinada a la captación de usuarios y puesta en valor de los archivos.
• La mejora en los instrumentos de descripción y recuperación de la información, que han pasado de estar pensados para los archiveros a estarlo para los usuarios, siendo su fin ser útiles y eficientes para estos. En la actualidad, la demanda de información y de datos en formato abierto comienza a desplazar a la de documentos.
• E íntimamente relacionado con esta nueva realidad hay que poner de relieve el extraordinario avance producido en las últimas décadas en la normalización descriptiva y el desarrollo de las TIC. Estas tecnologías han permitido facilitar a los ciudadanos el acceso a los archivos y a la información contenida en ellos, a través de medios electrónicos.
• El desarrollo normativo en materia de transparencia. Cómo se señala en el preámbulo de la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno: “La transparencia, el acceso a la información pública y las normas de buen gobierno deben ser los ejes fundamentales de toda acción política.”
• La aparición de los documentos y expedientes electrónicos, así como la progresiva implantación de la Administración Electrónica, impulsada definitivamente por la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas4 y las normas técnicas de interoperabilidad, que exigen el replanteamiento de los conceptos de original/copia, integridad, autenticidad y fiabilidad... y obligan a los archiveros a adoptar una nueva metodología de trabajo, sin olvidar los principios archivísticos.

Todos estos factores han contribuido a la profunda transformación que en los últimos años se ha operado en la imagen social de los archivos. Éstos han pasado de ser vistos exclusivamente como instituciones culturales, que custodian documentos históricos, a ser un pilar cardinal en la gestión de la información, máxime en el sector público, donde se constituyen en garantes de la transparencia y la gestión eficiente de los recursos.

Los cambios producidos en la función de Servicio obligan a los archiveros a modificar en parte sus anteriores presupuestos y a realizar un esfuerzo adicional para responder adecuadamente a las nuevas necesidades. El resultado de este esfuerzo se ha reflejado en varios aspectos, entre los que cabe destacar fundamentalmente:

• La aparición de nuevas formas de comunicación que den respuesta a la afluencia de público y satisfaga sus demandas, y en los que las TIC juegan un papel fundamental. De esta transformación son reflejo: la cada vez más creciente realización de actividades culturales y de dinamización, la presencia de los archivos en redes sociales, el acceso a los documentos en línea, etc.
• La implantación de libros de Sugerencias y Reclamaciones. La ciudadanía, como cliente externo/interno, tiene reconocido su derecho a formular sugerencias y reclamaciones sobre el funcionamiento de los servicios prestados por la administración.
• La aprobación de las cartas de servicios con las que los archivos asumen un compromiso de calidad con la ciudadanía, estableciendo indicadores del nivel de calidad, de eficacia y, sobre todo, informando sobre las relaciones de servicios que se ofrecen en las distintas instituciones archivísticas.
• La aparición de las estadísticas de Archivo para cuantificar y obtener indicadores sobre los servicios prestados.

2. Los usuarios de archivo

La tipología de usuarios de un archivo es muy amplia y variada y está en íntima relación con la tipología de archivos. De manera que los usuarios de un archivo histórico serán diferentes a los de un archivo de oficina.

2.1. Tipologías de usuarios

Dos tipologías principales:

• Usuarios internos: organismos, instituciones, particulares… Todos ellos relacionados con la institución que produce o custodia la documentación. Estos han sido los tradicionales usuarios de los archivos desde su origen, e inicialmente los únicos usuarios. En todos los archivos, pero muy especialmente en los archivos administrativos, la interrelación entre los archiveros y el personal con funciones en la gestión documental juega un papel muy importante, por lo que cada vez es más necesario que se fomenta la formación en los programas destinados a la gestión documental.
• Usuarios externos: ciudadanos en general y a los investigadores. Dentro de estos últimos, se puede distinguir entre investigadores profesionales, aficionados y estudiantes.
• Investigadores profesionales. Hasta hace pocos años, era el público tradicional y casi único de los archivos históricos. Una situación que cambió a partir de mediados del siglo XX, cuando se produce la diversificación de usuarios e intereses dispares no necesariamente relacionados con la investigación histórica. El origen se remonta al predomino de una historiografía centrada en el estudio de la documentación medieval y moderna, lo que provocaba en la consulta continua de documentación custodiada en archivos. Esta consulta estaba “reservada” a una minoría erudita y culta. Se trataba de un usuario especializado, con formación universitaria que conocía el funcionamiento de un archivo y que estaba dispuesto a invertir un tiempo considerable en la investigación. Hace uso en el archivo de los servicios de consulta, de los instrumentos de descripción, de las bases de datos, consulta en sala de documentos y en ocasiones hace uso de la biblioteca auxiliar, así como la solicitud de reproducciones e incluso certificaciones de documentos.
• Investigadores aficionados. Grupo heterogéneo que, con carácter general, engloba a personas con formaciones variables y que no tienen por qué estar relacionadas con el mundo de la disciplina histórica. Se caracterizan por mostrar interés y preferencia por la investigación genealógica y la historia local, pero presentan un desconocimiento de las técnicas de investigación y plantean a los archiveros demandas específicas de información sobre acontecimientos o personas concretas que no constan en los instrumentos de descripción. Estos usuarios necesitan orientación sobre los servicios que presta el archivo o sobre lo instrumentos de descripción que se pueden consultar.
• Estudiantes. Los estudiantes, ya sean de educación secundaria o universitaria, suelen acudir a los archivos para realizar trabajos académicos o para visitar las instalaciones. En los últimos años, los planes educativos han fomentado la investigación, lo que ha provocado que el número de usuarios se haya incrementado.
• Los estudiantes universitarios son los usuarios más comunes de los archivos. Además de los estudiantes de Historia, destacan los estudiantes de otras carreras como antropología, arte, arquitectura, ingeniería, y, en menor medida, derecho, economía y medicina. Estos usuarios se caracterizan por la falta de preparación en cuanto a las técnicas y metodología de investigación. Con carácter general están poco familiarizados con la documentación que deben consultar, y en ocasiones, deben tomar conciencia de que están tratando con documentación original que forma parte del patrimonio documental. Aunque en determinadas épocas del año pueden llegar a colapsar los servicios del archivo, contribuyen a un mayor conocimiento de la institución por parte de la sociedad.
• Los estudiantes no universitarios. Su aproximación a los archivos tiene un enfoque pedagógico que se ha potenciado en las últimas décadas, sobre todo en dos vertientes: el uso personal o en grupo de los documentos, con el objeto de obtener datos de carácter demográfico, económico, social e histórico; y el acceso mediante visitas concertadas, generalmente de uno o varios grupos, en las que se suele explicar el funcionamiento de un archivo y los servicios que prestan al público. Son un porcentaje reducido de los usuarios, peor ayudan a la difusión cultural del archivo y a la captación de futuros usuarios.
• Ciudadanos. El servicio que prestan los archivos a la ciudadanía es doble:
• Administrativo: el derecho de acceso, que está marcado por la legislación vigente. Se ha producido un notable incremento de consultas ciudadanas a los archivos en los últimos años, aunque se aproximan al mismo con un carácter esporádico y, sobre todo, para satisfacer determinadas demandas de información.
• Cultural: con la organización de exposiciones, publicaciones, talleres, etc. En lo que respecta a la acción cultural de los archivos, el tipo de público al que se dirige este tipo de actividades es el siguiente:
• Público escolar: tanto estudiantes como educadores, docentes y animadores culturales, que, generalmente, son muy receptivos y participativos.
• Público asociativo: personas que se acercan al archivo y solicitan visitas guiadas para informarse sobre la historia local. Este tipo de público también puede colaborar en iniciativas que fomenten la salvaguarda o recuperación de los documentos, lo que generalmente ocurre con los usuarios motivados.
• Interlocutores administrativos: al que se le puede atraer al archivo para sensibilizar la importancia de conservar los documentos por su valor histórico.
• Gran público: usuario que requiere gran dedicación y al que se debe dotar de instrumentos y actividades específicas que faciliten su comprensión acerca del funcionamiento del archivo y los servicios que presta al conjunto de la sociedad.

Uno de los principales objetivos que deben tener los archivos es lograr superar la imagen de que este tipo de recintos son de uso exclusivo de los investigadores o especialistas en historia. De este modo, se persigue que estos espacios se conviertan en servicios públicos de documentación e información abiertos y puestos a disposición de la ciudadanía en su conjunto. Se ha de destacar la labor de los archiveros como animadores culturales mediante la propagación de actividades o programas educativos que fomenten el interés por acceder a los archivos y atraigan al público.

Los archivos, para conseguir estos objetivos, vienen desarrollando:

• Actividades didácticas y divulgativas
• Exposiciones que exhiban documentación del archivo.
• Ediciones de publicaciones de carácter divulgativo.
• Organización de conferencias, jornadas, debates, etc.
• Organización de visitas concertadas, cursos, talleres, etc.
• Realización de jornadas de puertas abiertas.
• Un proceso de descentralización de los servicios del archivo mediante la organización de exposiciones itinerantes o archivobús.
• Planes de coordinación y colaboración con toros centros relacionados con la gestión y divulgación del patrimonio cultural.

2.2. Los nuevos usuarios

Los usuarios “remotos” o “virtuales” que han emergido gracias al desarrollo de las TIC y los avances que se han producido en el ámbito de la digitalización. Se trata de un tipo de usuario que no necesita visitar el archivo para satisfacer sus demandas, ya que remite consultas directamente vía electrónica, ya sea mediante correos o a través del acceso a la documentación digitalizada en línea. Así, puede no solo visualizarlas, sino también descargarlas e imprimirlas, guardar los resultados de sus búsquedas, etc.

2.3. La formación de los usuarios

Los usuarios de los archivos requieren una formación o, al menos, conocer unas nociones básicas acerca del funcionamiento de los archivos y que debe ser facilitada por los archiveros en el ejercicio de sus funciones, principalmente en todo lo referente a brindar servicio a los usuarios. En relación con esta premisa se deben tener en cuenta una serie de advertencias:

• Es necesario analizar las necesidades de los usuarios para efectuar una formulación precisa de los objetivos y los programas.
• Se deben adoptar los métodos pedagógicos que más se ajusten a los objetivos que se pretendan conseguir.
• Es preciso establecer un sistema de evaluación de la formación transmitida.

La formación está determinada por la tipología de usuarios:

• A los usuarios internos se les debe transmitir unos conocimientos básicos para el control de los documentos desde la fase de creación, con el objetivo de que garanticen la correcta implantación y uso de los sistemas de gestión documental y la correcta remisión de la documentación procedente de las transferencias. Para ello, se les debe facilitar tanto formación como información básica sobre los programas e instrumentos de gestión documental que son fundamentales para la preparación de la documentación, acometer transferencias, elaborar calendarios de transferencias, etc.
• A los usuarios externos también se les debe proporcionar información y formación tanto sobre el funcionamiento del archivo como sus fondos, así como sobre los instrumentos de descripción existentes, los programas y los recursos de información disponibles. Todo ello en función de las necesidades del usuario, lo que permite que el archivo sea concebido como un espacio o servicio público que se debe a la ciudadanía.

3. Condiciones de acceso a los archivos

Tradicionalmente, el acceso a la mayor parte de los archivos estaba condicionado a la presentación de una “carta de recomendación” en la que un profesor o cualquier otra autoridad académica o de renombre justificase los motivos para que se concediese acceso al archivo a un tercero, generalmente investigador o estudiante. Para acabar con esta situación, poco igualitaria, pro RD 1969, de 23 de diciembre de 1999, se reguló la expedición de la Tarjeta Nacional de Investigador para la consulta en los archivos de titularidad estatal y en los adheridos al sistema archivístico español. Este RD establecía que el acceso a los archivos de titularidad estatal o adheridos al sistema archivístico español por convenio debía ser libre y gratuito con la única condición de estar en posesión de la Tarjeta Nacional de Investigador (TNI) o de una autorización temporal que sirviese al efecto. La obtención de esta tarjeta conllevaba la apertura de un expediente de investigador que pasaba a forma parte de un fichero o base de datos informatizada en la que además de los datos relativos a la identidad, se debía registrar las razones o los motivos del acceso al archivo, así como las consultas que efectuasen, las reproducciones de documentos que se solicitasen y cualquier otra circunstancia que se considerase oportuna. Otras instituciones archivísticas, como las que gestionaba la Iglesia, establecieron también este requisito. No obstante, siguió siendo común remitir una carta de recomendación que facilitara el acceso a un recinto archivístico que, por circunstancias, estuviese indicado como de “acceso limitado”.

Por RD 1266/2006, de 8 de noviembre se derogó la existencia de la TNI, ya que se consideró que los datos consignados en la TNI aparecían en el DNI y, además, era contraria a los derechos de acceso recogidos en la CE, la ley de Patrimonio Histórico Español y la Ley de Régimen Jurídico y del procedimiento Administrativo Común, entre otras. De manera que el acceso quedó solo supeditado a la presentación del DNI, pasaporte, tarjeta de residencia o cualquier otro documento de identidad. Salvo excepciones, la exigencia de justificar los motivos que motivaran del acceso o consulta ya no es obligatoria para el usuario.

4. La consulta de documentos

La supresión de la TNI y la generalización del acceso a los fondos de manera remota han multiplicado el número de usuarios de los archivos. No obstante, el acceso debe someterse necesariamente a ciertas restricciones:

• Acceso a la sala de investigación o consulta: las restricciones varían mucho de un archivo a otro y, en general, se permite el acceso con ordenadores portátiles, lápices y hojas sueltas o cuartillas., y suele prohibirse la entrada de libros, cuadernos, bolígrafos, fundas de portátil, abrigos, maletines, comida, bebida y cualquier objeto que pueda dañar la documentación o que permita la ocultación de documentos.
• Acceso a los documentos o consulta: está condicionada, en primer lugar, a todas las leyes de acceso indicada sen la Ley del patrimonio Histórico Español, ley de Régimen Jurídico de las AA.PP. y del Procedimiento Administrativo Común, Ley de Propiedad Intelectual, ley de Protección de Datos, etc.; y, en segundo lugar, al estado de conservación de la documentación. Si la documentación e encuentra digitalizada, la consulta siempre debe hacerse sobre la copia digital. Dependiendo de la documentación y del archivo puede denegarse el acceso total a un expediente que contenga datos no accesibles o que pueda optarse por permitir el acceso a la documentación, enmascarando los datos sensibles.
• Reprografía: condicionado, en primer lugar, al acceso a los documentos. Si el acceso es posible, la reprografía queda condicionada al estado de conservación de los documentos que se pretenden reproducir, a su soporte o formato (libro, documentos sueltos, pergamino, papel, etc.), y a las limitaciones establecidas con motivo de las necesidades del servicio.
• El resto de servicios: las búsquedas de antecedentes administrativos, certificaciones, reserva de documentos para consulta, envío de reproducciones, etc., estarán condicionados por las leyes que los regulan y la normativa interna del archivo en el que se solicite el servicio.
• Se puede acceder a la consulta de documentos a través del Portal de Archivos Españoles (PARES). Los usuarios pueden acceder vía Internet, de forma libre y gratuita, las 24 horas del día, desde cualquier lugar del mundo, a las imágenes y descripciones documentales disponibles en su base de datos. Esta, periódicamente, se va incrementando y actualizando.

5. Las cartas de servicios

Según la Norma UNE 93200:2008 de Requisitos de las Cartas de Servicios, la carta de servicios es un documento escrito por medio del cual las organizaciones informan públicamente a los usuarios sobre los servicios que prestan o gestionar, así como de los compromisos de calidad en su prestación y los derechos y obligaciones asociados o que les asisten.

La norma citad anteriormente también regula los requisitos que deben cumplir las cartas de servicios (también denominadas cartas de compromiso), especificando el contenido y el proceso de elaboración, seguimiento y revisión de las cartas de servicios. Actualmente, en el marco de la ADGE, las cartas de servicios están reguladas por el Real Decreto 951/2005, de 29 de julio, por el que se establece el marco general para la mejora de la calidad.

El RD 951/2005, de 29 de julio, tiene por objeto establecer el marco general para la mejora en la calidad de la AGE, sus organismos autónomos y las entidades gestoras y servicios comunes de la seguridad social, y regular los aspectos básicos de los programas que lo integran, entre los que se incluye el programa de cartas de servicios.

Las cartas de servicios se han convertido en una de las herramientas más utilizadas, tanto por las AA.PP. como por las empresas privadas para comunicar a los usuarios los servicios que prestan y los compromisos que asumen en su prestación, convirtiéndose en una iniciativa fundamental para la modernización de la gestión de numerosas organizaciones.

Según Ana Duplá del Moral, las cartas de servicios sirven para conocer la percepción del usuario acerca de los servicios que se le han brindado por parte del archivo, su grado de satisfacción, lo que también mide sus expectativas (relativas a instalaciones, trato, eficacia de la gestión, etc.). Ofrecen, además, información sobre los servicios prestados, como fotocopias, certificaciones, copias en microfilm, fotografías, envío pro correo postal de las reproducciones, etc., servicios a los que en los últimos tiempos se ha añadido la obtención de copias digitales. La carta de servicios es el documento que recoge todos los servicios que presta el archivo, así como su ubicación, horarios de atención al público, plazos, reclamaciones, etc., y supone que el archivo adquiera un compromiso para con la ciudadanía. Suelen contener los siguientes aspectos:

• Datos identificativos y fines del archivo: puede contener una breve historia del archivo y la documentación, un cuadro de clasificación abreviado, etc.
• Catálogo de servicios: en el que se especifiquen no solo los servicios que se prestan, sino también las condiciones o requisitos para acceder a ellos, así como las tasas o precios públicos que puedan comportar.
• Derechos de los usuarios: derechos generales recogidos en la CE y en las leyes sobre acceso a archivos administrativos e históricos, derecho de acceso a la cultura, etc., y los que dependen de la normativa interna del archivo (acceso a sala, consulta, etc.).
• Quejas y sugerencias.
• Compromiso de calidad: recoge y establece los plazos en los que el archivo se compromete a prestar los diferentes servicios.
• Indicadores del nivel de calidad: se refiere a las operaciones o acciones escogidas por el propio archivo para medir el grado de calidad del servicio. Un ejemplo serían los plazos en los que las reproducciones deberían estar efectuadas y remitidas al peticionario o las consultas atendidas en el plazo que establezca la carta de servicios.
• Normativa: por el que se rige el archivo y el acceso por parte d ellos ciudadanos al mismo, así como cualquier otra normativo que sea necesaria para el diseño y prestación d ellos servicios (igualdad, seguridad ene l trabajo, etc.).
• Información complementaria: horarios, dirección, accesos, contacto, etc.

En el caso de los archivos, las cartas de servicios, aunque de forma genérica, recogen los siguientes servicios:

• Servicios de información general. Servicios de información personalizada y de referencia de los fonos que se conservan, lo que posibilita que el usuario pueda localizar, de forma libre y gratuita, los documentos que sean de su interés. Existen tres modalidades:
• Búsqueda y localización de documentos a través de Internet. El usuario puede buscar y localizar documentos, en cualquier momento y desde cualquier lugar del mundo, a través de la consulta de descripciones de una parte d ellos documentos del archivo, incluyendo PARES y el Catálogo Colectivo de las Colecciones de Mapas, Planos y Dibujos de los Archivos Estatales.
• Consultas pro correspondencia. El usuario puede solicitar al Departamento de Referencias pro correspondencia (correo postal o electrónico) orientación sobre los fondos conservados en ese o en toros archivos, así como asesoramiento en la búsqueda y localización de documentos.
• Búsqueda y localización de documentos y consultas en el archivo. El usuario puede buscar y localizar documentos en la sala de consulta del archivo a través del asesoramiento directo y la consulta de los instrumentos de descripción disponibles en el archivo.
• Consulta de documentos. Aun teniendo en cuenta la posibilidad de consultar documentos a través de PARES y la aprobación del RD 1266/2006, de 8 de noviembre, por la que se permite el acceso presencial para la consulta de fondos en el archivo mediante la presentación de un documento de identidad, y se ha de destacar, además, que se proporciona al usuario lo siguiente:
• Información sobre los fondos del archivo, orientación acerca de lo instrumentos de descripción y el sistema de gestión interna del archivo. Ambas están disponibles en la sala de consulta.
• Consulta directa en sala de documentos originales: cada usuario puede solicitar un máximo de tres unidades de instalación (legajos, libros) por petición, pudiendo realizar nuevas peticiones, hasta un máximo de diez, a medida que se vayan entregando las unidades que se han consultado.
• Consulta en formato digital de documentos especiales yd e toda al documentación que se encuentre digitalizada.
• Expedición de certificados de asistencia a la sala de consulta durante un período de tiempo determinado.
• Reproducción de documentos. Los archivos ofrecen, con los límties, tarifas y formas de pago estbalecido spro la legislación y normativa vigente, las siguiente smdoaldiade sde rperografía:
• Se facilitan copias de los originales en ppael y la captura digital de acuerdo con los procedimientos y la snorma sitnernas d erpeoducción d edocumentos y según precios y condiciones establecidas en la Orden CUL/1077/2011, de 25 de abril, por las que se fijan los precios públicos de determinados servicios prestados por los órganos centrales del Ministerio de Cultura.
• Las peticiones se efectuarán en la sala de consulta o través de las vías telemáticas disponibles, generalmente a través de correo electrónico.

Existen los siguientes procedimientos para la obtención de reproducciones:

• Entrega de reproducciones de documentos solicitadas en el archivo o por correspondencia (vía ordinaria). El usuario puede obtener, previo abono del importe correspondiente, reproducciones (fotocopias, imágenes o impresión de imágenes digitales) de documentos que custodia el archivo, siempre y cuando se ajusten a los preceptos legislativos que permitan su consulta o reproducción o lo permita el estado de conservación del documento, en caso de que no exista copia del original. Se tendrá que indicar la signatura completa de los documentos que se desea reproducir, y solo se entregarán después de que el usuario acepte el presupuesto consignado por el archivo y se haya sufragado el importe, junto al gasto de envío, si procede.
• Entrega de reproducciones de documentos por vía urgente solicitadas en el archivo. El usuario presencial puede obtener cada mes y en un plazo de 24 horas, previo pago del importe correspondiente, hasta 50 reproducciones (fotocopia, imagen digital o impresión de imagen digital) de documentos del archivo, siempre y cuando la prestación de este servicio no afecte al normal funcionamiento del centro. La reproducción queda supeditada al estado de conservación y formato de los documentos originales. En este caso, solo se pueden solicitar las reproducciones por escrito y en la sala de consulta del archivo, que deberá proporcionar un modelo de solicitud. La entrega de las reproducciones se deberá efectuar en un plazo de 24 horas, pero solo después de que el usuario haya sufragado los gastos o precios públicos relativos a la reproducción.
• La obtención de reproducciones de documentos que vayan a ser destinadas por el usuario a su difusión pública (edición comercial, exposición, etc.) y las peticiones masivas de reproducción documental requieren la suscripción de una licencia previa de reproducción de documentos con la Dirección General de Bellas Artes.
• Se facilitarán copias diligenciadas de documentos de los fondos que conserva previo pago del importe correspondiente, de acuerdo con la normativa vigente (Orden CUL/ 1077/2011, de 25 de abril, por la que se fijan los precios públicos de determinados servicios prestados por los órganos centrales del Ministerio de Cultura).
• Biblioteca especializada del archivo. Las bibliotecas especializadas de los archivos forman parte del Catálogo Colectivo de las Bibliotecas Especializadas de CIDA y de los archivos dependientes de la Subdirección General de los Archivos Estatales, cuyos fondos aparecen publicados en web. Proporciona, de forma libre y gratuita, los siguientes servicios:
• Información y referencia bibliográfica. Este servicio posibilita que el usuario pueda localizar los ejemplares bibliográficos de su interés.
• Consulta de ejemplares bibliográficos en el archivo. El usuario solo necesita presentar el DNI, Pasaporte o Tarjeta de Residente para acceder a la sala de consulta del archivo (RD 1266/2006, de 8 de noviembre), en la que se podrá examinar los ejemplares de la colección bibliográfica.
• Entrega de reproducciones de ejemplares bibliográficos solicitadas en el archivo o por correspondencia. El usuario puede obtener, previo pago del importe correspondiente, reproducciones en fotocopia de ejemplares de la colección bibliográfica, de acuerdo con la normativa vigente.
• Préstamos para exposiciones. El préstamo temporal de documentos para que figuren en exposiciones, se efectuará de acuerdo a los dispuesto en la normativa vigente (Ley 16/1985, de 25 de junio, de Patrimonio Histórico Español; RD 111/1986, de 10 de enero; Normas sobre préstamo de documentos para exposiciones de los archivos estatales, etc.). Este servicio requiere la autorización previa de la salida de los documentos mediante orden ministerial.