UT15 · Tema 33 · La función social y cultural de los archivos: comunicación científica, exposiciones

Tema 33. La función social y cultural de los archivos: comunicación científica, exposiciones, servicios educativos y redes sociales

1. La función social y cultural de los archivos

La CE, en su artículo 44, recoge la “obligación que tienen los poderes públicos de promover y tutelar el acceso a la cultura, a la que todos tienen derecho”.

El mundo de la archivística, en la actualidad, es consciente de que tiene que ofertar a la sociedad un servicio público que sea útil y eficiente. No solo asociado a la búsqueda de antecedentes administrativos o como fuente de investigación histórica, sino también como institución cultural.

Para Ramón Alberch (2001), los archivos deben favorecer el acceso de los ciudadanos a la información y a la cultura mediante la explotación de las inmensas posibilidades que ofrecen las fuentes que custodian. Los archivos son, en conjunto, patrimonio, memoria, identidad y conocimiento.

1.1. Los archivos como agentes dinamizadores de la cultura

Se ha de tener presente que la función cultural de los archivos no está aún asumida de manera unánime por toda la comunidad archivística. Las razones de esta discrepancia se encuentran en dos premisas:

• Que el archivo no tiene el arraigo ni los recursos económicos necesarios para emprender esta tarea.
• Que el archivo no tiene por qué realizar actividades de tipo cultural.

Por el contrario, el Diccionario de Terminología Archivística, del Ministerio de Cultura, define la difusión como:

“Función archivística fundamental cuya finalidad es: por una parte, promover y generalizar la utilización de los fondos documentales de los archivos. Por otra, hacer partícipe a la sociedad del papel que desempeñan los archivos en ella. Actividades propias de esta función son: exposiciones, conferencias y actos culturales, gabinetes pedagógicos, etc.”.

Esta definición, aunque de 1995, contiene las claves que deben regir para la difusión en los archivos:

• Debe entender como una función archivística esencial.
• Y su objetivo es difundir, divulgar o dar a concoer tanto a los documentos como a los propios archivos.

En las publicaciones profesionales figuran expresiones como animación cultural, acción cultural, dinamización, difusión cultural, etc. Ramón Alberch distingue dos denominaciones que, aunque diferentes, son complementarias: por una parte, la noción de “función” y, por otra, la de “acción y dinamización”. La primera, porque debe entenderse en igualdad a la tradicionalmente asumida función jurídico-administrativa; y la segunda, porque presupone una voluntad de actuación y de hacer llegar los servicios al gran público. Cualquiera de estas denominaciones es correcta siempre que incluya tres elementos fundamentales:

• Que la acción cultural es una tarea propia de los archivos.
• Que debe planificarse y ejecutarse de manera continuada como parte de los programas de servicio.
• Que no debe limitarse a los investigadores, sino abrirse al gran público.

La visión tradicional de los archivos, muy anclada hasta bien avanzado el siglo XIX, fue la de custodiar la documentación jurídico-administrativa generada por los Estados, y ale stricto control en la accesibilidad. Este paradigma cambió en la segunda mitad de ese mismo siglo, cuando se produce la apertura de los archivos a la investigación positivista, si bien en un principio la apertura únicamente afectó a un público minoritario, historiadores o eruditos. Para Michel Duchein, la utilización de los archivos como elementos de la acción cultural conoció un auge extraordinario a partir d ellos años 60 del siglo XX. Fue en ese momento cuando el archivo comenzó a integrarse en el ámbito de los servicios educativos, y su ámbito cultural comenzó a ser impulsado por las AA.PP.

1.2. Requisitos para la acción cultural

Ramón Alberch sintetiza los requisitos para que los archivos puedan ejercer una correcta acción cultural en:

• Disponer de espacio. Para conseguirlo se ofrecen dos posibilidades no excluyentes; una, realizar actividades culturales en las propias instalaciones del archivo, o bien recurrir a instalaciones ajenas, lo que supone un lastre considerable al asociarse la imagen y éxito de una actividad a la institución que la acoge. Por tanto, sería necesario contar con un espacio más o menos amplio dentro del propio archivo. En los grandes archivos se debería disponer de un especio de notables dimensiones (un mínimo de 100 m2), de carácter polivalente, para poder ubicar también las exposiciones, actividades pedagógicas y educativas. Pero, en la mayoría de ocasiones, será suficiente con disponer de una sala de conferencias. En los últimos años también ha irrumpido un nuevo servicio: la tienda dentro del archivo con la finalidad de vender productos de merchandising, cuyo caso más emblemático es el del archivo de Ámsterdam.
• Gozar de periodicidad. Para que el público las perciba como parte de las actividades periódicas de la institución.
• La formación a los dos colectivos directamente implicados:
• Los profesionales del marketing, animación cultural, técnicos de exposición y en aplicación de estrategias de difusión, estudios relacionados con el mundo multimedia y la planificación o gestión de recursos. Actualmente, en las licenciaturas universitarias, tercer ciclo, máster y posgrado, la formación para la acción cultural conlleva un número de horas muy imitado. Es la propuesta del programa de estudios universitarios en archivística realizada por la Comisión de Estudios de Archivística de la Asociación de Archiveros de Cataluña y en la propuesta elevada al Ministerio de Educación y Cultura por la Coordinadora de Asociaciones Profesionales de Archivos de España en la solicitud de una licenciatura específica en archivística, del año 2000, se contempló un área denominada Administración y difusión de los centros de archivos con dos asignaturas que tendrían el objetivo de cubrir ese importante vacío. No prosperó.
• Los usuarios, propiciando desde el archivo una actuación planificada en colaboración con centros de estudios locales. El público adulto puede ser receptivo a actividades de formación bien delimitadas, como cursos de paleografía o de fuentes documentales, cursos de archivística básica para que se puedan entender los mecanismos de organización de los fondos documentales, de metodología de la investigación histórica, de genealogía o de difusión de la historia local.

Otras actividades que pueden brindar los archivos:

• Jornadas de puertas abiertas. Ofrecen al público interesado la posibilidad de conocer los fondos, las instalaciones, las funciones y al personal del archivo.
• Programa pedagógico del archivo.
• Visitas guiadas al archivo.
• Convocatorias públicas para la recuperación de documentos fotográficos, fílmicos o sonoros, etc. Los documentos particulares también son parte indiscutible de la memoria colectiva de la ciudad. La exposición, acompañada de catálogo, o edición del material suele estar acompañado de cierto éxito a nivel local.
• Paseos o itinerarios culturales. Tienen como objetivo dar a conocer no solo la historia “oficial” de sus calles o monumentos, sino también y sorbe todo recoger, al hilo de ellos, la historia oral: anécdotas, sucesos, personajes abocados al olvido o no tratados lo suficiente en las monografías. Son un magnífico germen para los talleres de Historia.
• Concursos o premios.
• Exposiciones. La actividad más recurrente de cualquier archivo y, sin embargo, con frecuencia, la menos rentable. Temáticas en torno a algún acontecimiento, conmemoración, efeméride, festividad o asunto concreto que guarde relación con los fondos que custodia (ejemplo: la masonería en el CDMH). No deben prescindir de catálogos para dejar constancia de su exhibición.
• Exposiciones virtuales.
• Productos comerciales o merchandising.

Según Joan Boadas, “superar la situación de marginalidad de los archivos pasa por su conversión en servicios públicos vinculados al hecho cultural, lo que no tiene que suponer romper su umbilical relación de servicio a su Administración de origine, ni abandonar su vertiente científica vinculada a la organización y descripción de la documentación”.

Implica romper el tradicional aislamiento y colaborar con gestores del patrimonio a nivel local, otras áreas, como servicios sociales, educación, festejos, turismo, etc., o con cualquier otro agente dispuesto a vehicular a la acción cultural del archivo, como pueden ser las asociaciones de vecinos, de amas de casa, centros de mayores, peñas, etc.

Mediante convenio con el Ministerio de Cultura, y previo abono de las tasas previstas en la legislación vigente, se pueden utilizar recintos como el salón de actos o la sala de exposiciones de los archivos de titularidad y gestión estatal para la celebración e conferencias, debates, proyecciones u otros eventos culturales organizados por entidades públicas o privadas, así como otros espacios para grabaciones de carácter cultural y divulgativo.

1.3. Imagen e identidad de los archivos

La percepción ciudadana sobre el mundo de los archivos se vincula principalmente a dos percepciones:

• Aquella que vincula el archivo con grandes espacios en los que se acumula gran cantidad de documentos, estudiados y revisados por una minoría cultura para la elaboración de trabajos de investigación o científicos.
• Un desconocimiento generalizado sobre sus objetivos y funciones.

Tanto ciudadanos como políticos tienen dificultades en establecer una correlación positiva entre sus necesidades de información (administrativa, o cultural) y un buen servicio de archivos que sea ágil y eficaz. Para provocar un cambio en al percepción negativa que existe entre gran parte de la ciudadanía sobre los archivos (“lugares oscuros y polvorientos”) es necesario elaborar un plan estratégico que promocione su imagen, lo que también supone plantear un ejercicio de reflexión para difundir entre la sociedad el trabajo que efectúa una archivero, los recursos con los que se cuenta para acometer sus funciones y los potenciales clientes, es decir, cómo se brinda el servicio a la ciudadanía y al conjunto de la sociedad. Y todo ello sin encubrir la realidad, es decir, enfatizar los valores de identidad que se asumen por parte de la institución archivística para que sean percibidos por el público de la forma más rigurosa, transparente y legítima posible.

Este plan se debería basar en la conformación de una identidad institucional por parte del archivo que incluya aspectos como la necesidad de un personal motivado, campañas de marketing, comunicación y políticas que brinden la calidad necesaria. De esta forma, se configura un plan que contiene los siguientes puntos:

• La necesidad de formular una adecuada política de comunicación que permite una relación continuada con los medios de comunicación, independientemente de que se trate de prensa, radio o televisión. De este modo, se podría modificar, cambiar o matizar la imagen que el cine o la literatura difunde o transmite sobre los archivos.
• La lectura parcial de sus funciones conforme a proyecciones relativas al ámbito exclusivamente histórico que relega su acceso a investigadores especializado so eruditos que fomenta la idea de que solo custodia documentación de índole histórica, y que, justo por ese motivo, se identificaría con la disciplina histórica sin que se pudiera identificar con ninguna otra práctica. Asimismo, las AA.PP. han relegado la posición de los archivos a un segundo plano, puesto que la rentabilidad política relacionada con la promoción de bibliotecas, museos, tetaros u otras actividades o manifestaciones culturales es mayor.

En la obra Márquetin y archivos. Propuestas apra una aplicación del márquetin en los archivos, de Antoni Tarrés Rossel, se incorporan una serie de técnicas relacionadas con el marketing que pueden aportar una serie de herramientas útiles para promocionar y difundir la funcionalidad de los archivos entre la sociedad. Se trata de cinco variables básicas:

• Análisis externo (estudio de las necesidades de los usuarios).
• Análisis interno (evaluación tanto de los objetos como de los productos del archivo).
• Objetivos y estrategias (promoción de los productos en función de los objetivos, necesidades del mercado y de los recursos humanos, financieros y materiales).
• Consignación de un presupuesto necesario.
• Medios de controlar los objetivos y estrategias para evaluar su eficacia.
• La colaboración y cooperación con otras instituciones, empresas o asociaciones profesionales. Un programa coherente de actividades culturales puede permitir a los archivos la obtención de recursos económicos a través de dos fuentes:
• Paternariado: consiste en la asociación libre de personas para el cumplimiento de un objetivo concreto. Es una propuesta que defiende la disciplina archivística francesa.
• Mecenazgo y patrocinio: a pesar de los escasos incentivos fiscales, es una fórmula de cooperación que está ganando influencia a través de las exposiciones o publicaciones, así como donaciones procedentes de empresas que consideran valioso anunciarse y adquirir un cierto grado de prestigio o de reconocimiento social que potencie su marca.
• El merchandising. Práctica útil para el sector del patrimonio documental para difundir los materiales de archivo y contribuir a su conocimiento por parte de la sociedad. Igualmente, permite, hasta cierto punto, adquirir recursos económicos si se transmite entre la sociedad las necesidades por las que atraviesan este tipo de instituciones y el valor o la importancia de contribuir a la preservación de la documentación que custodia, entre otras funcionalidades. La gama de productos que se pueden comercializar es amplia: catálogos del archivo, libros sobre la historia local de la ciudad en la que estén emplazados, facsímiles, revistas especializadas, catálogos de exposiciones, postales, mapas, gabados o dibujos antiguos, vídeos, dispositivas, calendarios, agendas, pins, marcadores, etc.

2. Comunicación científica

Todos aquellos instrumentos que deben funcionar correctamente para que el mensaje llegue de manera eficiente, y que reúne elementos como un lenguaje propio, científico o científico-técnico. Esta debe cumplir con algunos requisitos mínimos de objetividad, rigor y claridad. En el campo de la archivística, la comunicación científica consiste en un sistema ene l que tanto los profesionales de los archivos como el de los investigadores presentan, transmiten e intercambian información con la sociedad. Según Borgman, la comunicación científica, es “el estudio de cómo los investigadores de cualquier campo utilizan y difunden información a través de canales formales e informales”.

Estos canales pueden ser muy diversos, tanto físicos como virtuales y se encuentran a nuestro alcance y disposición para realizar un plan eficiente de comunicación científica. Los más comunes son los siguientes: artículos de revista, cartas, comentarios o reseñas; libros, manuales, monografías o series; informes técnicos; tesis; patentes; ponencias, conferencias, congresos o afiches; blogs, sitios web o redes sociales.

2.1. Normativa y legislación

2.1.1. Legislación

• Desantes Fernández, B. Código de Archivos Y patrimonio Documental. BOE. Ministerio de Cultura y Deporte. Subdirección General de los Archivos Estatales, Madrid, 2021.
• D. Alberto García González, Alberto y Asensio Merino, Santiago. Código de Derecho Cultural. BOE. Ministerio de Cultura y Deporte. Madrid, 2021.

2.1.2. Normas del Consejo internacional de Archivos (ICA)

• Norma Internacional General de Descripción Archivística. ISAD (G). 2000.
• Aplicación de la Norma ISAD (G) para el tratamiento de Archivos y Derechos Humanos. 2012.
• Norma Internacional sobre Registros de Autoridad de Archivo relativos a Instituciones, personas y Familias. ISAAR-CPF. 2ª Edición. 2004.
• Norma Internacional apra describir instituciones que custodian fondos de archivo. ISDIAH. 2008.
• Records in Contexts (RiC).
• Modelo Conceptual, 2022.
• Ontología, 2021.

2.1.3. Normas UNE-ISO (ver p. 152).

2.1.4. Normas de Descripción Archivística Españolas

• Norma para la elaboración de puntos de acceso normalizados de instituciones, personas, familias, lugares y materias en el sistema de descripción archivística de los Archivos Estatales, 2010.
• Normas Españolas de Descripción Archivística/Estándares. NEDA.
• NEDA-MC: Modelo conceptual de descripción archivística.
• NEDA-Voc. Vocabulario para la descripción archivística.
• NEDA-Req. Datos básicos para la descripción archivística.
• NEDA-Ex1: documentos de naturaleza musical.
• Recomendaciones NEDA.

2.1.5. Normas de Descripción Archivística por CC.AA.

• Normas de Descripción Archivística de Cataluña (NODAC). 2007.
• Norma Gallega de Descripción Archivística (NOGADA). Versión 2ª, 2010.
• Norma Aragonesa para la Descripción de Autoridades de Archivos. ARANOR, 2ª edición, 2014. Gobierno de Aragón.
• EDARA. Estructura de Datos de los Archivos de Aragón GEDAA (Grupo de Estrcutura de Datos de los Archivos Aragoneses) V.1.0, junio de 2010.
• GEODARA, Norma aragonesa para la creación de descriptores geográficos. GDGA (Grupo de trabajo de Descriptores Geográficos de Aragón). V, 2, junio de 2011. Gobierno de Aragón.
• Manual de Descripción Multinivel (MDM). Junta de Castilla y León, Consejería de Cultura y truismo. 2ª edición revisada, 2006.
• MDM. Convenciones. Fondos Fotográficos.

2.1.6. UNESCO

Memoria del Mundo: la salvaguardia del patrimonio documental: una guía de normas, prácticas recomendadas y literatura de referencia relacionado con la preservación de documentos de todo tipo. Y directrices generales para salvaguardar el patrimonio documental.

2.1.7. Unión Europea

• Guidance on data protection for archive services.
• El acceso al derecho de la Unión Europea.
• Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos y por el que se deroga la Directiva 95/46/CE (Reglamento general de protección de datos).
• Report from the Commission to the eUROPEAN Parliament, the Council, the European Economic and Social Committee and the Committee of Regions on the cultural dimensión of sustaninable developmente in EU action.

2.2. Documentos técnicos (pp. 154 – 156).

Algunas: Encoded Archival Description (EAD); Encoded Archival Context (Corporate Bodies, Persons and Families) – EAC (CPF); Procedimiento para el envío de imágenes digitales al Servicio de la Reproducción Documental (SRD); International Federation of Library Associations and Institutions (IFLA) e International Council on Archives (ICA). Directrices para proyectos de digitalización de colecciones y fondos de dominio público, en particular para aquellos custodiados en bibliotecas y archivos. Traducción del Grupo de Trabajo de Colecciones Digitales de las CC.AA. y el Ministerio de Cultura, 2002; Ministerio de Educación, Cultura y Deporte. Política de Gestión de Documentos Electrónicos del ministerio, Directrices y estándares para la gestión de los documentos y expedientes electrónicos que produce este Departamento; Moreq: Moreq. Traducción española, marzo 2001; Moreq 2; Moreq, 2010; National Expperts Group on Archives of the EU-member States and EU-Institutions and Organs at the request of the Council of the European Union. Reporto n Archives in the enlarged European Union Increased archival Cooperation in Europe: action plan, 2003; Red de Transparencia y Acceso a al Información. Modelo de Gestión de Documentos y Administración de Archivos, 2014.

2.3. Congresos, jornadas

Los congresos de archivos son un punto de encuentro al que acuden los profesionales de la información y la documentación para analizar contenidos, debatir tendencias, intercambiar experiencias y examinar las competencias y líneas de trabajo de la profesión archivística. En Castilla y León, se celebran cada cuatro años los Congresos de Archivos de Castilla y León, una cita imprescindible para estar al día y evolucionar al ritmo cambiante de nuestra realidad profesional.

En Cataluña, cada dos años, y desde 1987, tiene lugar el Congreso de Archivística de Cataluña, antes Jornadas de Archivística de Cataluña. La primera se realizó en Ribes de Freser, con la voluntad de reunir al colectivo de archiveros catalanes y abrir un espacio de debate, pero también de nuevos conocimientos sobre la profesión. El último Congreso tuvo lugar en el año 2019 en Sant Feliu de Guíxols, bajo el lema “El archivo social: de servicio a la comunidad”.

Las Jornadas Archivando son un foco consolidado en la formación archivística, en el que los profesionales, estudiantes y empresas debaten en un foro en el que, de primera mano, pueden conocer las últimas novedades de la profesión cerca de la catedral de León, concretamente en el Salón de Actos de la Fundación Sierra Pambley.

También destaca la Jornada Conmemorativa de la Creación del Cuerpo Facultativo de Archiveros, Bibliotecarios y Arqueólogos. El Cuerpo Facultativo de Archiveros, Bibliotecarios y Arqueólogos. Pasado, presente y futuro. Ministerio de Cultura. Dirección General del libro, Archivos y Bibliotecas (¿Actualmente Dirección general del Libro, del Cómic y de la Lectura?). Colaboración del Instituto Nacional de la Administración Pública (INAP). Madrid. 10 y 11 de noviembre de 2008.

2.4. Tesis (consultar pp. 157 y 158. Supongo que por curiosidad, no parece relevante)

2.5. Repositorios

• Archivo Abierto Institucional de la Universidad Carlos III de Madrid.
• Dialnet. Universidad de La Rioja.
• Dipòsit Digital de Documents de la Universitat Autònoma de Barcelona (UAB).
• E-Prints Complutense. El repositorio de la producción académica en abierto de la UCM.
• GREDOS. Gestión del Repositorio Documental de la Universidad de Salamanca.
• Idus. Depósito de Investigación de la Universidad de Sevilla.

2.6. Publicaciones periódicas

Existen numerosas revistas especializadas dedicadas al estudio e investigación de la disciplina archivística. Algunas de ellas son:

• Compactus: Revista de Archivos y Bibliotecas.
• Tábula: Estudios archivísticos de Castilla y León. Tábula es la revista anual de la Asociación de Archiveros de Castilla y León dedicada la investigación de la teoría y la práctica de la archivística. Cada uno de los números aborda monográficamente un tema de interés archivístico. Se publica desde 1992 con carácter anual, y tiene el objetivo de contribuir al desarrollo de una nueva archivística en al que se integren tanto el tratamiento de la documentación con la gestión de los documentos administrativos. En este sentido, plantea una archivística abierta a las portaciones de otras disciplinas, autónoma y con un corpus propia de principios y métodos que sirvan para afrontar los problemas derivados del ejercicio profesional.
• Revista TRIA. Pertenece a la Asociación de Archiveros de Andalucía, de periodicidad anual, y trata de ser un órgano de expresión y de formación profesional permanente de los asociados, y al servicio de todos los archiveros y estudiosos de estos temas en general en el ámbito español, aunque con preponderancia de la región andaluza.
• Revista d`Arxius. Nace en el año 2002 en el marco de una serie de actividades por la AAV. Es una publicación dedicada a al archivística y su periodicidad es anual. Su objetivo es el de recoger en cada uno de los números publicados artículos sobre temas monográficos. En general, reúnen opiniones, conocimientos y experiencias o perspectivas obre una misma materia.
• Revista de Archivística Irargi.
• Irargi: revista de archivística = artxibistika aldizkaria/Departamento de Cultura y Turismo del País Vasco.

3. Las exposiciones

Dentro de las actividades dirigidas al gran público, las exposiciones son el medio más eficaz y rápido de difundir entre la sociedad el patrimonio histórico y cultural de una comunidad, así como la forma de mejorar o de romper estereotipos referentes a la idea tradicional que se ha tenido del archivo. Según Carmen Bello y Ángels Borrell, El patrimonio bibliográfico y documental. Claves para su conservación preventiva, los documentos, hasta hace poco tiempo, se empleaban en exposiciones organizadas por museos o fundaciones que solicitaban el préstamo de una determinada pieza para su exposición, sin que se fomentase o promocionase la institución encargada de su custodia, es decir, el archivo. Actualmente, los archivos organizan sus propias exposiciones, en las que los documentos cobran protagonismo por su contenido y no por su aspecto formal.

Para poder llevar a cabo proyectos y actividades de difusión cultural, como una exposición, se ha de dar una situación que, Alberch Boadas, denomina “normalidad archivística”, es decir, que el archivo cuente con unos instrumentos de descripción suficientes, que el archivero conozca en su globalidad el fondo, etc. Las exposiciones deben ser considerados como un medio y no como un fin, y han de ser el medio para acercar a la sociedad al patrimonio documental y sensibilizar a la ciudadanía sobre la importancia de su preservación.

Es indispensable que se pongan en valor tres factores clave: la conservación, la difusión y la animación como un todo coordinado por el archivero. Normalmente se recurre a exhibir documentos espectaculares pro su valor estético o su antigüedad, pero se debe atender a tres criterios para que la elección de los documentos sea la más acertada: estado físico, valor informativo y calidad visual.

3.1. Tipos de exposiciones

Las exposiciones pueden ser:

• Permanentes. No es muy recomendable apostar por esta opción por motivos de seguridad relacionados con la sustracción, pérdida o deterioro de los documentos originales, aunque sí para las reproducciones o vídeos. Sin embargo, son limitadas las posibilidades formativas o pedagógicas basadas únicamente en los documentos de archivo. Asimismo, y como consecuencia de los elevados costes de conservación y mantenimiento y el caso valor formativo o pedagógico que supone la exhibición de las mismas piezas, no son demasiado rentables.
• Temporales. Estas, complementadas o completadas con piezas procedentes de museos, bibliotecas y medios audiovisuales, de temas monográficos o dedicadas al pasado histórico, tienen un alto valor pedagógico y pueden ser más rentables social y culturalmente. Estas pueden versar sobre un tema histórico en particular, nuevos ingresos o donaciones adquiridas por el archivo, la finalización de un proceso de restauración de una, varias piezas o de un fondo, etc.
• Itinerantes. Útiles a la hora de aproximar el archivo a un público muy variado. No s emplean documentos originales, sino facsímiles, fotografías o diapositivas. En este sentido, destaca el archibus francés. Pueden organizarse en centros escolares, organismos públicos o privados, etc.
• Virtuales. Se realizan en soporte digital y se difunden a través de Internet, generalmente en la página oficial de la institución o de PARES, lo que permite que el alcance sea mayor y, desde el punto de vista presupuestario, se minimicen los gastos asociados a este tipo de eventos.

3.2. La organización

Los motivos para organizar una exposición pueden ser muy variados: conmemorar un hecho histórico, una efeméride, el nacimiento o fallecimiento de una personalidad, analizar un tema determinado, el ingreso de fondos nuevos o restaurados, presentar los resultados de una restauración, llamar la atención a aquellos que puedan despertar un mayor interés entre la sociedad, temas de actualidad que contribuyan al enriquecimiento cultural, etc. A la hora de organizar una exposición se han de prestar a tención a las siguientes premisas:

• Al público al que va dirigida, ya sean alumnos menores o al público en general.
• El entorno cultural y social que rodea al archivo.
• Las posibilidades financiación y patrocinio.
• La posibilidad de colaboración con toras instituciones: bibliotecas, museos, etc.
• El espacio en el que se va a celebrar es determinante para el éxito de esta: en la propia sede, o, si no se cuenta con espacio o medios, en otra sede, que preferiblemente deberá estar localizada en un sitio próximo y céntrico al recinto del archivo. El inconveniente es que parte del prestigio lo canalizará la institución o ente que acoja la exposición.
• Otro factor determinante es el período en el que se plantea organizar la exposición. Sin lugar a dudas, este tipo de eventos lograr una mayor afluencia de público en invierno que en verano.
• Un miembro del archivo ha de ser el responsable de coordinar la exposición, mientras que en los archivos pequeños debe involucrarse todo el personal. En función de la exposición, se puede solicitar la colaboración a investigadores para que escriban o reseñen artículos o contenido para elaborar, completar o enriquecer el catálogo de la exposición. Para ello, es imprescindible contar con un comité científico evaluador.

3.2.1. Fases en la organización de una exposición

La organización de una exposición presenta varias fases antes de llevarse a cabo:

1. Preparación intelectual: Se trata de establecer el objetivo de la exposición, y de elaborar un guion con los diferentes hitos de esta, su localización y la selección de los documentos que se pretendan exponer. Reflexionar sobre la importancia del tema seleccionado y sintetizar la información que se va a exponer es fundamental, pero siempre siguiendo un enfoque intelectual, visual y divulgativo. Esta fase es crucial para la elaboración de un catálogo y de una breve guía que incorpore los principales temas que aborda la exposición.

2. Selección de los documentos: su selección ha de responder a tres factores: el estado de conservación de los documentos, el valor informativo y la calidad visual (estética y singularidad). Se ha de tener presente que el tiempo de exposición de un documento original no debe sobrepasar los 3 meses, por lo que es recomendable empelar reproducciones o facsímiles que sirvan como ilustración del original.

3. Preparación y realización material: para asegurar el éxito de la operativa de preparación de una exposición, se han de localizar colaboraciones, valorar la contratación de seguros, gestionar el transporte, el préstamo de documentos u otros materiales, las invitaciones, plantear cómo se va a difundir para que la sociedad conozca que se ofrece ese tipo de eventos al público y, pro tanto, tenga acogida. El préstamo para exposiciones debe seguir la normativa de la subdirección general de los archivos estatales que son las siguientes:

• Petición de préstamo. La entidad organizadora de la exposición debe solicitar con al menos dos meses de antelación el préstamo dirigiéndose a la dirección del archivo o a la Dirección General del Libro, Archivos y Bibliotecas (¿Actualmente Dirección General del Libro, del Cómic y de la Lectura?).
• Orden ministerial. La subdirección general de Archivos Estatales es el ente responsable de tramitar la autorización.
• Informe de la dirección del archivo. Para poder ejecutarse la Orden ministerial que autorice la salida de documentos de un determinado archivo se precisa el informe favorable de la dirección del centro. Si el estado de conservación o las circunstancias de la exposición aconsejan que no se proceda al préstamo, no se concederá la autorización.
• Seguro. Toda pieza que salga de un archivo debe estar cubierta por una póliza. La dirección del archivo debe fijar el valor de las piezas. Se tasarán los documentos teniendo en cuenta criterios de antigüedad. Rareza, contenido jurídico…
• Actas de entrega. Los documentos solo pueden ser retirados del archivo por personal acreditado mediante la firma del acta de entrega en la que se debe indicar el estado de conservación de los documentos.
• Embalaje y transporte. Los gastos que se desprendan de la operación de embalaje y transporte han de ser sufragados por la entidad privada, pública o persona que organice la exposición.
• Reproducciones de seguridad. Todo documento debe ser reproducido por el archivo o entidad organizadora de la exposición antes de su salida o entrega. Los gastos que se deriven de esta operación también deberán ser sufragados por la entidad organizadora.
• Medidas de conservación. La entidad organizadora de la exposición debe comprometerse a garantizar la seguridad y la conservación de los documentos prestados, y someterla a una estricta vigilancia que ha de ser permanente, así como dotar al lugar en el que se vaya a celebrar el evento de sistemas de detección y extinción de incendios, controles ambientales…. Respecto a la reproducción de documentos, esta no se admite salvo para la ilustración del catálogo, cartelería o dípticos relacionados con la exposición. Si se trata de piezas sometidas a la Ley de Propiedad Intelectual, el prestatario se comprometerá a no utilizar reproducciones de forma que quebrante la ley.
• Catálogo de la exposición. En el que deben aparecer los datos del archivo de procedencia y que custodio la documentación objeto de exposición, así como la signatura. Un ejemplar debe ser enviado al archivo.
• Devolución. Antes de firmar el acta de recepción por parte del archivo, el personal debe revisar el estado en el que se encuentran los documentos. Si se hubiera producido una incidencia, esta debe aparecer reflejada en el acta de devolución y se informará a la Subdirección General de los Archivos Estatales para que esté informada y proceda a formular las órdenes pertinentes.

4. Producción material: Se debe acordar con profesionales el diseño del interior y la forma de exponer y situar los materiales que son objeto de exhibición. Sea como fuere, las decisiones en materia de diseño y disposición de las piezas o documentos en el lugar en el que se expongan han de supeditarse a la seguridad y a la preservación de los documentos, así como al espacio y a la comodidad de los visitantes. La producción, el diseño y el montaje deben ser gestionados directamente por profesionales del sector.

5. Actividades y productos resultantes: las actividades más destacadas son las visitas guiadas para detallar y explicar las características de la exposición, los temas que aborda, y, en definitiva, exponer la información de forma sintetizada para que el público conozca los aspectos más importantes y llamativos del evento. En torno a la exposición, además, se pueden crear todo tipo de talleres, seminarios o conferencia sen los que se debata y se anime al público a interactuar con los ponentes. Igualmente, es imprescindible que se elabore un catálogo de la exposición, así como una memoria de la exposición y un detallado reportaje fotográfico o dossier de prensa.

3.3. Condiciones de las exposiciones

Carmen Bello y Ángels Borrell, en su obra El patrimonio bibliográfico y documental. Claves para su conservación preventiva, señalan que, en primer lugar, se ha de tener presente que las obras no han sido creadas para ser expuestas, y que, en segundo lugar, se trata de documentación que cuenta con soportes frágiles y vulnerables. Por lo tanto, las exposiciones presentan riesgos que las convierten en un medio agresivo para los documentos originales que son objeto de exhibición. Por este motivo, se señalan algunas recomendaciones:

1. Se debe procurar exhibir copias, facsímiles o reproducciones de los originales, a pesar de que, por lo general, se suelen exhibir los originales.

2. Cuando se exponga documentos de papel o de pergamino la exposición debe ser de corta duración. En caso de que la duración de la exposición e amplie en el tiempo, se debe procurar no exhibir siempre la misma página del documento, sino cambiarla cada cierto tiempo, sobre todo en el caso de los libros, y, si es posible, efectuar la misma acción con grabados, planos, etc., o que se produzca un cambio periódico de las piezas que componen la temática, ya que es esto último lo importa y no tanto el documento en sí mismo.

3. Exigir que la sala de exposiciones cumpla con las condiciones ambientales y de conservación recomendadas para el tipo de material o soporte del documento expuesto, y asegurarse de que esto se cumple las 24 horas del día y sin fluctuaciones, sobre todo en presencia de público. El cumplimento de esas condiciones no es solo responsabilidad de los organizadores de la exposición, sino también de quienes han prestado las piezas. Las condiciones idóneas de conservación son las mismas que se establecen para los depósitos. En el caso de exposiciones de diferente naturaleza, se deben tomar como referencia las condiciones ambientas que requiera el material más sensible, y siempre teniendo en cuenta unos parámetros generales que garanticen la conservación:

• Los valores de temperatura ambiental y de humedad relativa oscilan entre 15-20ºC y 50-60% respectivamente.
• Para el interior de las vitrinas, lo más recomendable (en caso de que no sea posible garantizarlo, se recomienda la exposición de facsímiles o reproducciones), según el tipo de soporte, es mantener unos índices de temperatura o de humedad que, como apunta Simonet, oscilarían entre las siguientes cifras:

4. Dentro de los factores ambientales, es conveniente atender las exposiciones a la luz y el grado de intensidad intensidad lumínica que recae sobre los documentos. Por lo tanto, se precisa de una ambientación que se ajuste a los siguientes parámetros:

• Es necesaria la protección contra la luz solar, ya que es muy perjudicial para los pergaminos, el papel y los negativos.
• Se recomienda una luz artificial cuya intensidad lumínica no exceda de 150 lux, con filtros de rayos UV o con luces fluorescentes antiultravioletas).
• La iluminación de la superficie de los documentos no puede exceder de los 50 lux. Se debe vitar que la luz incida de forma directa sobre las vitrinas a fin de evitar deformaciones o el resecamiento de los documentos expuestos.
• Como norma general, el tiempo de iluminación de los documentos debe ser reducido al máximo y las luces deben apagarse cuando el público abandone la sala.
• La intensidad de la luz debe bajarse de forma gradual.
• El tipo de luz más recomendable para una exposición es la luz fría (fluorescente u halógena) con filtros UV cuyo filtraje sea igual o superior al 95%.
• Para iluminar aspectos concretos de las obras en el interior de las vitrinas, a veces se pueden empelar puntos de fibra óptica que no transmiten rayos IV, ni acumulan calor en el interior. Es un sistema de iluminación más costoso, pero permite una iluminación efectiva sin dañar los documentos. Otro tipo de iluminación interna no es aconsejable.
• Para procurar establecer una barrera total contra los rayos UV, las ventanas, vitrinas y marcados deben contar con un sistema de filtrado.

5. Después del factor ambiental, otro factor determinante para conservación de las obras es la manera de exponerlas. Los diferentes sistemas expositivos que se usan para la sorbas de archivos están condicionados por la forma y tamaño que tienen. El sistema más empleado es el enmarcado.

a) El enmarcado. Su función principal es proteger y conservar la obra evitando posibles agresiones exteriores. Si el enmarcado no es correcto o se empela un material inadecuado para ello, provocará problemas en las obras, entre los que destacan los siguientes:

• Los periódicos se suelen empelan para enmarcar las obras, principalmente para evitar que la sobras reciban humedad, pero su inconveniente es que transmiten acidez.
• Papeles: con frecuencia se emplean papeles de colores vivos que, además de producir acidez, suelen manchar y desteñir la obra por efecto de la humedad.
• Madera: transmite acidez y queda reflejada su silueta en la obra.
• Metales que, con el tiempo, se oxidan y dejan manchas.

Para enmarcar los documentos se deben usar los siguientes elementos:

• Marcos de dimensiones idénticas a las de la obra, nunca inferiores. La parte posterior ha de tener una función de tapa y la parte frontal debe ser transparente, por lo que se recomienda que se emplee un material de vidrio o de metacrilato.
• La parte más comprometida del enmarcado es la de fijar o sujetar la obra al soporte de conservación, que funcionará como respaldo. Esta debe ser eficaz y estable, y que no dañe la obra. Se pueden emplear sistemas indirectos o directos.
• Indirectos: punteras o bandas laterales en los que el documento no debe estar adherido con cola al soporte.
• Directos: charnelas, pestañas, fuelles, papel japonés, etc., que están pegados con cola al soporte.
• Entre la obra y su protección transparente trasera, debe existir un espacio elaborado a base de alzas o separadores, que son los más comunes, o mediante el empleo de paspartú que sea lo suficientemente grueso. El paspartú es un cartón o cartulina con venta que evita que la obra se comprima contra el cristal. Sirve, además, de elemento decorativo, y debe reflejar un tamaño proporcionado a la obra sin entrar en contacto directo con ella.

Las alzadas deben quedar totalmente integradas y que no sobresalgan o se vean. Para la protección delantera se deben emplear materiales transportes, como cristales o plástico, y es preferible disponer de productos que filtren las radiaciones UV e irrompibles. Para su manipulación se deben usar guantes con el objeto de no dejar huellas. Tapas: la última parte que se debe colocar es la del reverso del marco. Es recomendable que se coloque alguna barrera en la parte interna de la tapa y la siguiente, y entre ambas una lámina que absorba la humedad o impermeabilice como el Mylar (resina de poliéster). Entre los materiales que normalmente se emplean como tapas están: las plas o láminas de madera o los cartones, aunque el principal problema de la mayoría radica en la acidez que desprenden. Deben empelarse sistemas de cierra y cintas selladoras que protejan a la obra del polvo y de la suciedad, y que dificulten la penetración de insectos.

b) Otros sistemas de presentación de las obras son: colgada, marco estanco (sistema moderno de enmarcado y, a la vez, caja de protección), montaje entre metacrilato (montaje Windsor) para obras de pequeño y medio formato, bastidor (sistema tradicional para obras de gran formato y que consiste en entelar el documento para dotarle de una mayor consistencia) y plafones (se trata de una pared elaborada mediante la unión de diversas palcas).

1. Las vitrinas. Las características recomendables son:

• Las vitrinas deben tener la suficiente solidez para evitar que, ante movimientos y vibraciones, no se desplacen de forma accidental.
• Deben ser seguras ante robos y actos vandálicos, disponer de un sistema de cerradura e incorporar un mecanismo de control de sensores y de alarma.
• Que permitan el emplazamiento cómodo de las piezas.
• Deben poder cerrarse de forma hermética para impedir el paso del polvo y de insectos.
• Deben disponer en su interior de un aparato o mecanismo que controle la temperatura y la humedad y que permita su regulación o control mediante sensores.
• Deben estar fabricadas con materiales inertes y estables que aseguren la correcta conservación de los documentos. Así, deberán disponer de soportes antiácidos y exentos de partículas oxidantes, cristales que filtren los rayos UV y que sean antireflejantes.
• La iluminación interior no debe aumentar la temperatura ni emitir radiación UV. Es recomendable la instalación de fibra óptica.
• Su interior, con el fin de captar la atención de los visitantes, deberá presentar un juego visual.
• Los módulos de presentación, como paneles, cuadros, expositores, deben ser de materiales ignífugos.
• Los documentos deben ser presentados con una leyenda clara y de fácil lectura para todos los públicos. En la leyenda, deben incluirse datos relacionados con la cronología, la descripción, el fondo al que pertenecen y la signatura.

Tipos de vitrinas:

• Verticales: en posición vertical y adosadas a la pared (también llamadas de pared) para mayor estabilidad. Permiten la visión frontal de la obra y se emplean para obras de pequeño formato.
• Inclinadas: presentan forma de atril y permiten una visión más óptima.
• Horizontales: tienen forma de mesas y se suelen emplear para exponer formatos planos.
• Modulares: es la tipología más recomendable, ya que permite incorporar múltiples variedades que se adaptan a las necesidades de la exposición. Adoptan, por otro lado, diversas formas según las obras que se inserten en su interior.

4. Los servicios educativos

El proceso de implantación de las actividades pedagógicas en los archivos ha sido desigual: mientras en países como Francia, Alemana o Reino Unido la explotación pedagógica de los archivos se ha basado en programas de alcance estatal y en adoptar directrices homogéneas, en toro países se han desarrollado actividades aisladas y marcadas por la voluntariedad de sus impulsores. España se enmarca dentro de esta corriente, sin un programa educativo unitario y con recursos materiales insuficientes. La acción cultural desde los archivos en España ha experimentado un proceso inverso al de países como Francia O Reino Unido, ya que llega a mediados de los 80 del siglo XX sin una experiencia en el campo educativo, lo que ha derivado en una acción global que, pro extensa, ha originado acciones ajenas a los verdaderos intereses de los archivos. Los objetivos de un servicio educativo deben englobar las necesidades tanto del archivo como de los centros escolares. Para los archivos, es primordial difundir el contenido de sus fondos, el funcionamiento de un archivo y la función o rol social que cumplen. Aumentar su rentabilidad como servicio público, fomentar el conocimiento y el respeto hacia el patrimonio documental y asegurar la existencia de investigadores capacitados con vistas al futuro.

Para los centros educativos es básico:

• Enriquecer el proceso de aprendizaje de las ciencias sociales a través de las fuentes documentales.
• Suscitar la reflexión y ele sentido crítico entre el alumnado.
• Invitarles a descubrir la relación existente entre los grandes fenómenos a acontecimientos de la historia y los de su ámbito local inmediato.

La normalización de la relación archivo-escuela pasa por la creación del servicio educativo o pedagógico en el archivo que debe ser un espacio en el que docentes y archiveros reflexionen, participen y colaboren en la experimentación de prácticas pedagógicas en función de las diferentes edades y los planes de estudios. Las actividades pedagógicas pueden dirigirse a un amplio segmento de la ciudadanía: desde los alumnos de primaria y secundaria, a los de formación profesional, universitarios y enseñanza de adultos.

Para la puesta en marcha de un servicio educativo son imprescindibles los siguientes medios materiales y humanos:

• Medios materiales. La organización de este servicio presupone un compromiso financiero por parte de la institución a la que se adscribe el archivo para poder ofrecer materiales didácticos atractivos, medios audiovisuales y, en definitiva, para poder disponer de una infraestructura acorde con el contexto educativo en el que se inserte la actividad. Asimismo, se debería disponer de una sala especial, diferenciada del resto de salas utilizadas por los investigadores, o habilitar una sala polivalente que pueda servir también para reunir o ubicar las exposiciones u ofrecer conferencias. Igualmente, se debe disponer de medios para compartimentar el espacio y así compatibilizar los diferentes usos a un mismo tiempo. En el caso de que el archivo no disponga de infraestructura necesaria, se podrían trasladar los documentos a las aulas.
• Recursos humanos. El archivero debe implicarse personalmente mediante la presentación de los documentos o su prestación como guía del archivo y sus instalaciones. Al mismo tiempo, el docente ha de asumir el aspecto pedagógico. Existe la figura del profesor-colaborador que dedica parte de su actividad laboral o jornada a presentar los documentos y a ponerse en contacto con los profesores. El archivero, en este caso, se encargaría de supervisar las actividades y aportar su colaboración.

4.1. Los documentos que se podrían ofrecer a los alumnos

Se debe elaborar un fichero o catálogo de documentos en los que se incluyan todos aquellos que puedan presentar un valor educativo. En la selección de estos documentos se ha de perseguir un doble objetivo: que tenga interés histórico y pedagógico, y que sean atractivos vidualmente para poder explicar sus características materiales. Por lo tanto, es conveniente seleccionar diferentes grupos de documentos, así como tipologías de soportes, cronologías y procedencias distintas.

Otro elemento a destacar es la presentación de los documentos a los alumnos. Se puede recurrir a vitrinas o a panales acompañados de notas explicativos. Es recomendable que se permita su manipulación, ya sea a través de reproducciones fotográficas, facsímil, e incluso el original, siempre y cuando esté protegido con bolsas o sobres transparentes de tereftalato de polietileno o mediante facsímiles. Los grupos no deberían ser superiores 15 alumnos y pueden organizarse en grupos de tres para contemplar el análisis de los documentos.

4.2. ámbito de actuación del servicio pedagógico

Las actividades desarrolladas pueden estar dirigidas a amplios segmentos de la sociedad: alumnos de primaria, secundaria, formación profesional, adultos, etc. Cuando se plane aun servicio pedagógico es conveniente que este ese amolde a todos los públicos para contemplar o enfocar la actividad siguiendo unas directrices más adecuadas en función del grupo de edad, nivel escolar o las necesidades de los visitantes.

• Para la educación primaria y secundaria, el proceso de conocimiento de la historia a través del medio resulta adecuado. Pueden nutrir de conocimeintos o completar su formación en el ámbito de las ciencias sociales, incluyendo disciplinas como la Geografía o la Historia, principalmente en la ESO.
• La etapa que comprende los 12 a 16 años es una de las más efectivas para introducir a los alumnos en la enseñanza con la documentación de archivo, o bien es interesante plantearlo con grupos de edades inferiores y con temas muy concretos.
• En la formación profesional se pueden empelar documentos de carácter administrativo para situar ejemplos d ellos procedimientos administrativos.
• A nivel universitario, el archivo es más empelado para la elaboración de trabajos, investigaciones, tesis, etc. A este nivel se pueden impartir cursos, conferencias, prácticas, etc.
• Para el gran público se pueden celebrar jornadas sobre temas específicos, talleres, jornas de puertas abiertas. En 1976, la Asociación de Archiveros de Quebec organizó unas jornadas de puertas abiertas que recibieron por nombre un día en el archivo. En la actualidad, los archivos celebran un día de forma internacional, al igual que otras instituciones como los museos. En la asamblea general que se celebró en Quebec en noviembre de 2007, el Consejo Internacional de Archivos (ICA) decidió establecer el día 9 de junio como Día Internacional de los Archivos. Este día fue elegido porque el 9 de junio de 1948, el Consejo Internacional de Archivos se estableció bajo los auspicios de la UNESCO. Esta elección fue aprobada de inmediato y adoptada por la comunidad archivística internacional. Desde su creación, en 2008, pretende dar a conocer: a los sectores públicos y privados, la necesidad de resguardar —a largo plazo— los archivos y facilitar el acceso a ellos. Al documentar las actividades y decisiones tomadas, los archivos proporcionan tanto la continuidad de los organismos públicos y privados y la justificación de sus derechos, así como los de los individuos y los estados. A las autoridades públicas, los beneficios de contar con un registro documental eficaz para establecer un buen gobierno. Los archivos son parte del patrimonio cultural y una de las principales fuentes de información. El patrimonio documental proporciona evidencias significativas para el desarrollo económico, político, social y cultural de la humanidad. Al público en general, la importancia de los archivos. Los archivos constituyen la memoria de las naciones y de las sociedades, forman nuestra identidad y son piedra angular de la sociedad de la información. Desde 2019 el Día Internacional de los Archivos ha ampliado su actividad a toda una semana: la Semana Internacional de los Archivos (International Archives Week), en la que instituciones de todo el mundo llevan a cabo diferentes actividades dirigidas a difundir el papel que desempeñan los archivos en la sociedad y a fomentar el uso del patrimonio documental conservado en ellos.

4.3. Las actividades pedagógicas

Para preparar una actividad pedagógica se han de tener en cuenta los siguientes aspectos:

• La elección del tema por parte del archivero/profesor.
• La introducción del tema en el programa escolar: preparación de los alumnos en el aula.
• Mantener el contacto entre la institución educativa y cultural para determinar las normas, funciones y calendario.
• La actividad pedagógica: el alumno entra en contacto con los materiales, ya sea de forma individual o en grupo.
• Post-práctica: una vez finalizar la actividad se debe hacer una puesta en común en el que se compartan impresiones y se debata.

Las ofertas pedagógicas pueden adquirir múltiples formas:

• Visitas comentadas: constituyen el primer contacto con el archivo y los documentos. El recorrido se realiza siguiendo los diferentes circuitos existentes, y es conveniente comenzar la visita por la zona en la que entran los documentos, por lo que se debería seguir el circuito que los propios documentos efectúan. Posteriormente, se debería hacer hincapié en explicaciones sobre la documentación original.
• Talleres de historia: deben planificarse a partir d ellos contenidos curriculares, lo que requiere la colaboración del docente y del archivero. El taller de historia es el medio más interesante de acercar el estudio de las ciencias sociales al alumno. Son los documentos. Se pueden llevar a cabo actividades de genealogía y familia (alumnos de 6 a 12 años), de maquetas, de confección de itinerarios históricos, de elaboración de cómic y heráldica (de 12 a 16), de estudios específicos sobre la realidad histórica (16 a 18), de paleografía, diplomática, sigilografía, de confección de registros y ficheros (de 16 a 20).
• Talleres tecnológicos: taller de reprografía, confección de papel, restauración de documentos, encuadernación de libros…
• Talleres audiovisuales: exposiciones fotográficas, montaje de diapositivas y videos a partir del trabajo del alumnado o la recopilación de historia oral. También la celebración de concursos o certámenes.
• Materiales y productos pedagógicos: maletas pedagógicas. Compilaciones de historia local, e itinerarios culturales. Cuadernos de trabajo, como el cuaderno “El mundo de los archivos” editado por la Junta de Andalucía en el año 2000 y dirigido a alumnos de secundario, o dossiers temáticos. Publicaciones como el cómic “Un día en el archivo” editado por la Junta de Andalucía en 1999. Dramatizaciones y recreaciones, juegos de pistas, etc.
• Audiovisuales y las nuevas tecnologías: páginas web en las que, a través de ellas, se pueden difundir vídeos pedagógicos, documentos, etc. El CDMH proyecta dos audiovisuales en un aula destinada a alumnos con una capacidad máxima de 25 personas. Uno versa sobre el CDMH, con una duración en torno a 10 minutos; y otro, sobre la masonería, y de duración similar.

5. Redes sociales u otros proyectos de difusión

A través de las RR.SS. de la Subdirección General de Archivos Estatales, de PARES o de las propias instituciones, se realiza una labor de divulgación de las actividades culturales y educativas que se efectúan en los recintos archivísticos. De este modo, además, se transmite a la sociedad de los fondos que se custodian y la importancia de su preservación.

Jesús Tramullas denomina a la interacción social en RR.SS. como “difusión de guerrilla”, haciendo alusión a actividades de difusión que, con un bajo coste, alcanzar a amplios sectores de la población de una forma sencilla y garantizando llegar hasta cualquier usuario interesado. Entre las actividades que menciona, destaca la creación de un perfil o página web en una red social o la creación de un perfil en un blog de comunicación directa, como TWITTER. El mayor inconveniente de estas opciones que requieren de un trabajo diario y constante de actualización. Otras opciones conllevan menos trabajo, como la creación de una cuenta de ducumentación gráfica, ya sea Flickt o a través de un canal en YouTube. En palabras de Jesús Tramullas, “para las nuevas generaciones lo que no está en la red es casi como si no existiera”.

Ejemplos de proyectos o actividades de difusión en redes sociales llevados a cabo por archivos de ámbito nacional en España:

1. “El Documento del Mes”

Archivo General de la Administración (AGA) y Archivo Histórico Provincial de Málaga

• Publica mensualmente en su web y redes sociales una selección documental relevante bajo este título. La iniciativa busca destacar documentos poco conocidos y contextualizarlos históricamente.

2. “Fragmentos de Memoria”

Centro Documental de la Memoria Histórica (CDMH)

• Sección fija en su web y difundida en redes, donde se presentan documentos o colecciones singulares acompañados de una explicación divulgativa.

3. “Tesoros Digitales Europeos”

Archivo General de Indias

• Proyecto en colaboración internacional, pero con fuerte presencia en redes, donde se muestran documentos digitalizados especialmente valiosos o curiosos, acompañados de vídeos y materiales didácticos.

4. “La Pieza del Mes”

Archivo Histórico Nacional (AHN)

• Además de su presencia física, esta sección se difunde también en redes sociales y en la web del archivo, mostrando cada mes un documento destacado.

5. “El Archivo Responde”

Archivo General de la Administración (AGA)

• Iniciativa donde el archivo responde a preguntas frecuentes o curiosas de los usuarios, utilizando documentos de sus fondos como base para la respuesta.

6. “El Archivo en tu Casa”

Varios archivos estatales: AHN, ACA, CDMH, AGA, AGIA, AHN sección nobleza de Toledo.

Campaña lanzada durante la pandemia, con actividades, juegos y documentos digitalizados para acercar el archivo a la ciudadanía desde casa.  fue una iniciativa conjunta de los principales archivos nacionales dependientes del Ministerio de Cultura y Deporte de España.  Cada uno adaptó la propuesta a sus fondos y públicos, pero todos compartieron el objetivo de acercar el patrimonio documental a la ciudadanía a través de recursos digitales y actividades en redes sociales y web.