UT14 · Tema 32 · El edificio, los depósitos y otras instalaciones del archivo

Tema 32. El edificio, los depósitos y otras instalaciones del archivo: principales características arquitectónicas. Áreas, circuitos de circulación y mobiliario. Medidas ambientales y de seguridad

1. Los edificios destinados a archivo

El término archivo posee una acepción ambivalente, ya que puede aplicarse tanto al conjunto de documentos como a la institución responsable de su custodio y servicio, o al edifico que los alberga. En tanto edificio, se destina a la guarda, custodio y servicio de los documentos, unos documentos que, por su unicidad, originalidad o valor histórico, deben ser conservados en instalaciones que garanticen su conservación, acceso, consulta o manipulación.

Desde el punto de vista arquitectónico. Cruz Mundet lo define como “el edificio o conjunto de edificios donde se encuentran agrupados los depósitos y los locales de trabajo, con los anexos necesarios”.

La historia de los archivos, como edificio, ha estado íntimamente ligada a la de las entidades que los generaron y a su organización política, administrativa y cultural. La idea de agrupar los documentos en un espacio concreto y diferenciado ha planteado problemas de organización, custodia y conservación, que se reflejaban no solo en la gestión de los documentos, sino en la propia configuración del espacio físico en el que se emplazan, lo que se debe a la diversidad de funciones que presentan los archivos y a la multiplicidad de espacios que este tipo de instituciones requieren. Por ello, al tratar los edificios e instalaciones de los archivos, se ha de tener en cuenta que es un edifico complejo que responde no solo a las tradicionales necesidades de conservación y custodio, sino también a otras nuevas, surgidas del desarrollo cultural y la transparencia de un régimen liberal-democrático como en el que se insertan los sistemas políticos occidentales, y que incluyen manifestaciones de derechos de acceso, difusión y de dinamización cultural. La diversidad de planteamientos, necesidades, recursos y de fondos provocan que cualquier proyecto para instalar un archivo requiera de la presencia de técnicos especialistas en diversas materias, lo que implica adoptar un enfoque de carácter multidisciplinar.

1.1. Evolución histórica de los edificios destinados a Archivo

Tradicionalmente, la concepción histórica del espacio destinado para el archivo ha sido la de un espacio seguro, con independencia de su so, exclusivo para archivo y localizado dentro de un edificio destinado a otro fin, como puede ser un catillo o una fortaleza (Edad Media) o una biblioteca, sobre a todo a partir del XIX. Aunque con la aparición de las ideas patrióticas y nacionalistas, sobre todo a raíz de la proliferación de las ideas derivadas de la Revolución francesa, se engendró la necesidad de preservar los testimonios históricos para concienciar a la población sobre su propia historia nacional y, por ende, de la importancia de construir archivos de nueva planta destinados a este cometido de conservación y custodia documental, lo cierto es que no fue hasta después de la II Guerra Mundial, conflicto que provocó la pérdida de una ingente cantidad de documentación archivística, cuando se concretó la necesidad es una realidad como es la de construir depósitos independientes que asegurasen la conservación de los documentos incluso en situaciones o circunstancias extraordinarias.

De este modo, los archivos se erigieron como un símbolo más de la identidad e historia nacional de los Estados, lo que explica que los edificios adquieran un carácter o estilo solemne, y que se construyan siguiendo unos patrones arquitectónicos que permiten asociarlos a estilos artísticos concretos como el neoclásico o el gótico. Generalmente, así ocurre con los Archivos Nacionales ubicados en ciudades como Viena, Berlín. Bruselas o parís. Paralelamente, se empezó a incrementar el interés por la conservación de los documentos y por la construcción de espacios adecuados para archivos, fundamentalmente a partir de 1950, tras el Congreso de Florencia y el I Congreso Iberoamericano-filipino celebrado en Madrid en el año 1952, y del que resultaron múltiples estudios y publicaciones que trataron esta temática. Algunas de estas publicaciones fueron las siguientes:

• Duchein, Michel: Les batiments d´archives. Construction et equipements. 1985.
• Simontet, J.E.: Recomendaciones para la edificación de archivos. Madrid, Ministerio de Cultura, 1992.
• Ibáñez Montoya, Joaquín: Los archivos: cómo construirlos. 2008.

Dentro del Consejo Internacional de Archivos (CIA) existe el Grupo de expertos sobre Edificios de Archivos y su entorno (EGABE) y la publicación de la ISO 11799:2015, que establece buenas prácticas en las instalaciones de archivos y bibliotecas.

1.2. Marco normativo

La CE, en su artículo 46, señala que “los poderes públicos garantizarán la conservación y promoverán el enriquecimiento del patrimonio Histórico, cultural y artístico de los pueblos de España y de los bienes que los integran cualquiera que sea su régimen jurídico y su titularidad”. Asimismo, la Ley 16/1985, de 25 de junio, de Patrimonio Histórico Español reconoce en su articulado varias cuestiones relativas ala conservación y protección del Patrimonio Documental como son:

• Artículo 52.1. “Todos los poseedores de Patrimonio Documental y bibliográfico están obligados a conservarlos y protegerlos; destinarlos a un uso que impida su conservación y mantenerlos en lugares adecuados”.
• Artículo 60.1. “Quedarán sometidos al régimen que la presente Ley establece para los Bienes de Interés Cultural los inmuebles destinados a la instalación de Archivos, Bibliotecas y museos de titularidad estatal, así como los bienes muebles integrantes del Patrimonio Histórico Español en ellos custodiados”.

De las normas técnicas de edificación, se deben tener en cuenta las siguientes:

• Real Decreto 314/2006, de 17 de marzo, por el que se aprueba el Código Técnico de la Edificación.
• Real Decreto 393/2007, de 23 de marzo, por el que se aprueba la Norma Básica de Autoprotección de los centros, establecimientos y dependencias dedicados a actividades que puedan dar origen a situaciones de emergencia.

Y de la normativa en materia de accesibilidad, que debe observarse en la construcción de espacios públicos urbanizados y de edificación:

• Real Decreto 173/2010, de 19 de febrero, por el que se modifica el Código Técnico de la Edificación, aprobado por el Real Decreto 314/2006, de 17 de marzo, en materia de accesibilidad y no discriminación de las personas con discapacidad.
• Real Decreto Legislativo 1/2013, de 29 de noviembre, por el que se aprueba el Texto Refundido de la Ley General de derechos de las personas con discapacidad y de su inclusión social.

2. Principios para la construcción y/o adaptación de edificación para archivos

En 1963, en la reunión internacional de la VII “Table Ronde” que tuvo lugar en Budapest, y en la siguiente celebrada en Londres, en 1965, surgió el debate sobre la conveniencia de instalar los archivos en edificios rehabilitados. En esta controversia entre la conveniencia de construir nuevos edificios o adaptar antiguos, tiene un peso fundamental el factor económico. Lo ideal es un edifico nuevo, diseñado y construido ex profeso para conservar los documentos y prestar servicios, pero, a veces, es preferible acondicionar edificios de carácter histórico para rentabilizarlos culturalmente, si bien existe el riesgo de que sea imposible acomodar por completo el edificio a los fines de archivo, principalmente pro su capacidad o estructura ya delimitada.

2.1. Edificios adaptados

La rehabilitación de edificios históricos para su uso con fines de archivo no tiene por qué se runa mala opción, siempre y cuando se elijan correctamente ellos inmuebles. Estos pueden remodelarse con libertad para ser adaptados a las necesidades del servicio, y cumplir, así, con las normas técnicas de edificación necesarias para eliminar o, al menos, limitar los posibles riesgos, como la capacidad portante de la estructura, instalaciones eléctricas, humedades, etc.

Entre los edificios que ofrecen una mayor ventaja comparativo para la rehabilitación se encuentran las iglesias, los conventos, o las prisiones, edificios que generalmente disponen de espacios diáfonos, lo que permite vaciar por completo el edificio. Se aprovecharían los muros exteriores para que, de este modo, se pudiera remodelar el interior libremente. En cambio, no son recomendables aquellos edificios que obliguen a respetar la distribución interior e incluso la decoración, como puede ser el caso de las mansiones o castillos. Los Archivos Histórico provinciales de Córdoba y Gerona aprovechan el solar de una antigua iglesia, por ejemplo.

2.2. Edificios nuevos

En la elección de le una ubicación para el emplazamiento de un edificio de nueva planta destinado a habilitar un archivo, se deben tener en cuenta, en función de las recomendaciones para la edificación de archivos del Ministerio, varios factores:

• El tipo de archivo que se pretende construir, ya que, según su tipología (oficina, central o histórico), prestarán unos u otros servicios y desempeñarán funciones diferentes. En este sentido, resulta fundamental que los archivos de oficina se ubiquen junto a la administración productora; mientras que los intermedios e históricos, en ubicaciones próximas a los usuarios, es decir, situados en emplazamientos que no sean asilados y que impidan o dificulten su acceso a la ciudadanía. No obstante, influyen factores económicos y, sobre todo, la disponibilidad de suelo.
• La existencia de buenas comunicaciones, medios de transporte y condiciones urbanísticas óptimas para garantizar el acceso y brindar, de este modo, los servicios a la ciudanía de la mejor manera posible.
• La posibilidad de contar con especio suficiente para su edificación exenta, es decir, totalmente independiente de cualquier otro recinto, y con uso exclusivo destinado a archivo, y con margen espacial suficientemente amplio como para considerar ampliaciones en un futuro.
• Subsuelo apto para la construcción.
• Se debe evitar su construcción en:
• Tierras de sedimentación, arenosas o de relleno, por ser suelos deficientes en cuanto a su nivel de estabilidad y, sobre todo, potencialmente deslizables ante inclementes meteorológicas.
• En terrenos que presentes riesgos de humedades subálveas. En ningún caso se instalará un archivo en un terreno arcilloso o pantanoso, próximo al mar, lago, río o cualquier tora masa hídrica o corriente de esta naturaleza que conlleve un riesgo potencial de inundación, incluyendo los perjuicios derivados de este fenómeno natural para la estructura, así como para la documentación que custodia, cuyos soportes podrían verse directamente afectados por la acción del agua, o, indirectamente, a través de filtraciones, capilaridad o condensación.
• Los terrenos resecos y polvorientos, ya que favorecen al erosión del edificio y por otros factores relacionados como pueden ser la acción meteorológica, en tanto que son superficies en las lluvias embarran el terreno creando ecosistemas que favorecen la proliferación de insectos que pueden afectar a la documentación, o la temperatura del entorno en el que se inserta el edificio, ya que si se trata de un clima seco los soportes documentales podrían deteriorarse (se vuelven frágiles y quebradizos).
• Se deben evitar entornos en los que se tenga constancia de que se han producido plagas de insectos xilófagos o sean endémicos en relación con este fenómeno.
• Se deben evitar los enclaves peligrosos, cercanos a edificios con riesgos de explosión o que se caractericen por manipular o emplear agentes químicos infumables o tóxicos. En este sentido, se han de evitar polígonos industriales o ambientes polucionados por residuos fermentables, gases o ácidos o instalaciones de índole militar.
• As ubicaciones próximas a los ruidos molestos o vibraciones nocivas.
• Zonas en las que sea imposible establecer sistemas de evacuación rápidos y seguros en caso de que se desencadene una situación extraordinaria o un desastre.
• Se han de eliminar las barreas arquitectónicas que impidan el acceso a las personas con movilidad reducida o con necesidades especiales.

Son condiciones excluyentes para la construcción de un archivo de nueva planta las siguientes:

• Ruidos y vibraciones.
• Cercanía a recintos considerados como peligrosos.
• Proximidad a grandes volúmenes de agua o terrenos fácilmente inundables.
• Zonas endémicas de plagas xilófagas.
• O zonas en las que por circunstancias orográficas o arquitectónicas sea imposible implementar un sistema de evacuación eficaz.

Todos los proyectos destinados a edificios de archivo, ya sean de nueva planta o de adaptación, deben contemplar los siguientes estudios:

• Geotécnicos, en aplicación del Decreto 462/1971, de 11 de enero, por el que se dictan normas sobre la redacción de proyectos y la dirección de obras de edificación.
• Orográficos o sobre las características del entorno circundante (proximidad de grandes concentraciones hídricas, contaminación atmosférica o acústica, vientos pronunciados, etc.)
• Dotación de servicios.
• De sismicidad u otros posibles factores restrictivos.
• Sobre la disponibilidad de los terrenos para emplazar el edificio.

En la actualidad, ante la disyuntiva entre construir o adaptar edificios para el emplazamiento de archivos, se suelen priorizar otro tipo de criterios como la funcionalidad, la accesibilidad y la promoción cultural sobre lo simbólico. Pero con independencia de que sea una rehabilitación o una nueva edificación, se suele prestar atención a las siguientes medidas:

• La utilización de materiales constructivos y equipamientos que permitan un ahorro energético, la denominada protección pasiva.
• El uso de materiales nobles y sólidos.
• El respeto al medio ambiente.
• El interés por mejorar las condiciones laborales e higiénicas del personal.
• El interés por facilitar la defensa del ejercicio de los derechos ciudadanos y acceso a la información.
• La concienciación de la problemática que plantea la polución atmosférica para la conservación de los documentos.
• La concienciación de la necesidad de que instalaciones y medios de seguridad garanticen el control y la conservación de los documentos.

En cualquier caso, la colaboración entre archiveros y arquitectos es fundamental a la hora de diseñar y concebir los edificios destinados a archivos. Corresponde a los archiveros suministrar la información previa, la que mentalice al arquitecto sobre qué son y qué funcionalidades y servicios presentan los archivos, así como qué secciones o áreas son necesarias para acometer de la forma más óptima posible las funciones que correspondan como institución encargada de la custodia de la documentación. El archivero no debe imponer sus concepciones arquitectónicas, ya que esta es una función reservada al especialista encargado de la confección del edificio.

3. Áreas de los archivos

Los archivos prestan una gran cantidad de servicios que se ajustan, a su vez, a la diversidad funcional que todo archivo ha de reunir: recibir, custodiar, conservar y servir. Por este motivo., los edificios destinados a archivos son complejos, ya que requieren de espacios diferenciados o áreas destinados a una actividad diferenciada o que complementa los objetivos que persigue el complejo.

Ana Melero Casado ¿? distingue hasta seis áreas dentro de un recinto archivístico:

• Área de acceso general y aparcamiento:
• Acceso de personal y vehículos.
• Aparcamiento.
• Perímetro urbanizado.
• Área administrativa y de control de acceso:
• Recepción y vigilancia.
• Control e información.
• Guardarropa y taquillas.
• Secretaría.
• Despechos de los archiveros y dirección.
• Salas de reuniones.
• Sala de personal.
• Área de consulta, investigación y difusión:
• Información y recepción de investigadores.
• Sala de consulta.
• Dependencia del jefe de sala.
• Depósito temporal.
• Sala de referencias.
• Sala de actos.
• Sala de exposiciones.
• Área de tratamiento documental:
• Carga y descarga.
• Recepción de la documentación.
• Depósito provisional.
• Sala de clasificación y tratamiento de la documentación.
• Sala de desinsectaciones y fumigaciones.
• Laboratorio de reproducciones.
• Taller de restauración.
• Sala de eliminaciones.
• Área de instalaciones, máquinas y mantenimiento:
• Sala de control de instalaciones.
• Sala de máquinas.
• Almacenes.
• Talleres de mantenimiento.
• Aseos.
• Limpieza.
• Área de depósitos:
• Depósito de documentos en soportes convencionales.
• Depósito de documentos en soportes y/o formatos especiales: mapas, planos, dibujos, soportes magnéticos, ópticos, fotografías, películas, etc.
• Biblioteca auxiliar.

Otra división teórica del archivo es la propuesta por las Recomendaciones para la edificación de archivos del ministerio de Cultura, que simplifican la división del complejo en tres áreas:

• Área reservada. Vedada a los visitantes. Comprende dos de las áreas definidas por Ana Melero ¿?: las áreas de depósitos y de tratamiento documental.
• Depósitos documentales.
• Zona de trabajo:
• Local de recepción de la documentación.
• Local de limpieza, desinsectación y desinfección.
• Local de clasificación y tratamiento de la documentación.
• Taller de restauración.
• Taller de reprografía.
• Sala de trabajos especializados.
• Cuarto de eliminables.
• Dependencias sirvientes.
• Vestíbulo, distribuidores y pasillos.
• Aseos y vestuarios.
• Servicios de limpieza.
• Área privada. De acceso restringido. Comprende el área definida por A. melero de control de instalaciones, máquinas y mantenimiento y parte del área administrativa y de control de acceso:
• Administración.
• Dirección, subdirección, secretaría y oficinas.
• Almacén de material de oficina.
• Cuarto de instalaciones.
• Calderas, sistemas de aire acondicionado.
• Cuarto de maquinaria.
• Taller de mantenimiento.
• Dependencias sirvientes.
• Área pública. De acceso para visitantes y usuarios controlado. Comprende las áreas establecidas por A. Melero de consulta, investigación y difusión y parte de la administrativa, en concepto de acceso:
• Recepción: información, guardarropa y cuarto de contadores.
• Consulta: sala de referencia, sala de lectura y biblioteca de consulta.
• Control: locales de vigilancia, depósito temporal y reprografía.
• Reunión: salón de actos, sala de exposiciones, almacén y sala de descanso.
• Dependencias sirvientes.

Las zonas de aparcamiento se establecerán preferentemente en zonas abiertas y de encontrarse en el mismo edificio se adoptarán las medidas de seguridad que eviten cualquier factor de riesgo. Estas áreas y dependencias están determinadas por las diferentes funciones que los archivos desempeñan. Este es el motivo por el que no todos los archivos presentan las mismas dependencias, ni siquiera en los archivos que forman parte de la misma tipología o categoría cuentan con las mismas áreas. En general, estas deben definirse no solo en relación con la tipología, sino también con el volumen de información custodiado y los servicios que se pretendan prestar a los usuarios. Solo los archivos históricos cuentan con todas las dependencias o áreas apuntadas en las relaciones anteriores. Por motivos de seguridad, cada una de las tres áreas deberá disponer de un acceso independiente desde el exterior, y, en el peor de los casos, deberán existir al menos dos: un acceso para las personas y otro para los documentos. La distribución de las áreas por zonas se debe efectuar considerando los circuitos del archivo.

3.1. Los circuitos en el archivo

Los circuitos que se establecen en un archivo, según Michel Duchein, son los siguientes:

• Circuito de recepción y eliminación de documentos.
• Circuito del público.
• Circuito de documentos en consulta:
• Circuito del personal de servicio.

La definición de los circuitos ejerce una influencia decisiva en el plan de construcción del archivo, que debe ajustarse a los siguientes preceptos obligatorios para su edificación:

• La absoluta independencia entre las áreas. Siguiendo esta premisa, la edificación ha de proyectarse la distribución interior y sus circulaciones de tal manera que el depósito quede lo más aislado posible del resto de las áreas que componen el edificio, y que los circuitos de la documentación no sean interferidos por los visitantes.
• La visibilización, enfoque o potenciación de un determinado circuito sobre otros variará en función de los servicios prestados por el archivo.
• En la concreción de los circuitos se debe atender a la siguiente conexión encabezada por los depósitos del archivo:
• Depósitos Área de servicios internos y viceversa.
• Depósitos Talleres y viceversa.
• Depósitos Despachos y viceversa.
• Depósitos Salas de consulta y viceversa.

3.2. Área reservada. Los depósitos y zonas de trabajo

El área reservada requiere de aproximadamente un 75% de la superficie edificada. La mayor parte destinada a los depósitos, que suelen ocupar un 60% de la superficie total del archivo. Aunque sus dimensiones estarán determinadas por su capacidad documental y, en segundo lugar, por la importancia de los talleres, servicios que ofrece el archivo, afluencia de investigadores, etc. Si se toma como ejemplo la capacidad media de un archivo histórico provincial, 10 km, la superficie edificada total debería situarse en torno a los 3.600 m2, de los que alrededor de 2.700 m2 tendrían que corresponder al área reservada; y 2.100 m2, a los depósitos.

3.2.1. Zona de trabajo o tratamiento documental

Dentro del área reservada, además de los depósitos, se sitúan otras dependencias relacionadas directamente con el tratamiento de la documentación. La zona de descarga o locales de recepción desde la que, en pequeñas cantidades, los documentos son trasladados a la sala de fumigación, si procede, o a los despachos de trabajo para su clasificación, encuadernación, restauración y reprografía:

• Locales de recepción. Debe disponer de un muelle de carga cubierto. La zona de descarga debe situarse al nivel de la calzada, en la parte trasera del edificio, y disponer de rampas para los camiones. Los montacargas deben estar situados cerca de ella para facilitar la tarea. Al realizar la descarga de las unidades de instalación debe llevarse un control sustancia de lo que se recibe con arreglo a la relación de entrega.
• Locales de limpieza, desinfección y desinsectación. La documentación, cuando sea necesario, pasará de forma inmediata al espacio reservado para la desinfección y desinsectación, que ha de contar con un aspirador industrial provisto de campana extractora. La expulsión de gases debe rebasar el punto más alto del edificio o acometer al alcantarillado. Este espacio debe estar situado próximo a la zona de descarga de documentos, pero debe contar con suficiente independencia del resto del edificio con motivo de los gases y los productos tóxicos que alberga para el proceso de limpieza. Los locales de limpieza, desinfección y desinsectación deben estar comunicados entre sí y con el mulle de descarga de documentos a través de accesos de unas dimensiones mínimas en torno a 1,5 m de ancho x 2,5 m de alto. La cámara de fumigación solo estará presente en archivos grandes.
• Sala de clasificación. Esta sala debe ser contigua a la anterior. Su capacidad de almacenamiento deberá calcularse con arreglo al volumen de previsto de entrada de documentos. Su equipamiento está constituido por mesas grandes con cajones de 40 x 50 cm destinados a clasificar la documentación. Asimismo, esta sala ha de contar con un espacio anexo reservado para el almacenaje de material de embalaje: cajas, carpetas, sobres, cuerdas de balduque…
• Taller de encuadernación. Todo archivo debe contar con un equipo sencillo de encuadernación. Un taller más especializado requiere de instrumental adecuado, como prensa o guillotina, así como personas especializadas cuyo desembolso tiene sentido en los grandes archivos, ya que es en estos en los que se realizan un mayor número de encuadernaciones históricas que requieren un tratamiento personalizado.
• Taller de restauración. Requiere personal específico, instalaciones y maquinas costosas. Por este motivo, solo se instalan en archivos grandes, con un importante volumen de trabajo que justifiquen su implantación. Su amplitud ha de estar en consonancia con el volumen del archivo. El taller se debe localizar en una zona independiente, próxima a las zonas de limpieza-desinfección y de clasificación de documental. Po rotor lado, debe situarse a una distancia los suficientemente amplia de las oficinas, de las de consulta y de los depósitos debido a la peligrosidad de los productos químicos, corrosivos e inflamables que se emplean en este tipo de dependencias. Por ello, es relevante que cuenten con sistemas de detección, extinción, salida de emergencia con puerta antipánico y con un sistema de ventilación apropiado. Los accesos que conduzcan hasta el taller deben disponer de una altura y anchura mínimas de 2 y 1, m respectivamente. Los recubrimientos de paredes y suelos deberán ser anticorrosivos, hidrófugos y antideslizantes. El forjado debe permitir una resistencia de 1000 a 1500 kg/m2. Debe contar con una iluminación apropiada, superior a 400 luxes de ambiente y entre 800 y 1000 de iluminación puntual. El taller de restauración, a su vez, deberá contar con cinco zonas diferencias:
• Zona de desinsectación, desinfección y limpieza.
• Zona de tratamientos acuosos.
• Zona de tratamientos manuales.
• Zona de tratamientos mecanizados.
• Zona de encuadernación y montaje.

Las zonas de desinsectación, desinfección y limpieza y la de encuadernación y montaje deben estar presentes en todos los archivos.

• Taller de reprografía. Todo archivo necesita realizar reproducciones, ya sea por medio de fotocopiadoras, microfilmación y/o digitalización. Para cubrir estas necesidades hace falta contar con personal cualificado y material especializado: cámaras digitales, aparatos lectores y audiovisuales, ordenadores e impresoras, procesadora, duplicadora, ampliadora, densitómetro, etc. Los laboratorios con cámaras planetarias requieren un espacio de unos 10m2 por cámara, como mínimo. El taller debe permitir la posibilidad de oscurecimiento total, y los puntos de luz necesarios deber estar dotados de potenciómetro o triac, lo que permite controlar el nivel de luz necesario en cada fase de trabajo, con una iluminación de 400 luxes ambientales. La capacidad de carga del taller debe alcanzar los 1500 kg/m2. Igualmente, debe controlarse el nivel de polvo y disponer de un dispositivo o sistema de ventilación capaz de renovar el aire un mínimo de 6 veces en el intervalo de una hora.

3.2.2. Depósitos

La finalidad de los depósitos debe ser la de proporcionar del mejor almacenamiento posible a los documentos, primando su seguridad y de modo que sean fácilmente accesibles para ofrecer su consulta al usuario, siempre que sea posible en función de la legislación vigente. En su localización dentro del archivo, se deben atender a una serie de criterios, como son la accesibilidad, el clima, la orientación, la seguridad, tener presente el subsuelo, las vibraciones, los sistemas de evacuación, etc. Con carácter general se debe evitar la orientación Norte-Sur, en zonas litorales se recomienda la orientación Noreste-Este, y en zonas de interior la Noroeste-Norte. No se recomienda la utilización de plantas bajas rasantes, por la dificultad que entraña en el control de las humedades. Asimismo, debe evitarse que estén sometidos directamente al viento y al agua.

Los depósitos deben constituir un bloque especial, independiente, separado del resto. Esta separación está indicada no solamente por las diferentes condiciones térmicas, sino también por la necesidad de proteger la documentación. Partiendo de esta idea, el principal problema a resolver es conjugar la fácil accesibilidad de los archiveros a los fondos y el servicio al público, evitando largos desplazamientos, a la vez que ese debe asegurar el aislamiento de los fondos con medidas de protección para evitar riesgos procedentes del interior y del exterior. Para ello, los depósitos deberán estar lo más aislados posible del resto del edificio, y comunicados con las distintas dependencias mediante accesos (vestíbulos, puertas cortafuegos, escaleras, etc.). En ningún caso, ascensores y montacargas tendrán acceso directo a los depósitos, sino a través de un vestíbulo cortafuegos. Los circuitos de la documentación no deben ser interrumpidos. Los visitantes no tendrán acceso a la documentación; el único punto de contacto con esta será el mostrador y el puesto de consulta.

Las dimensiones de los depósitos deben estar en torno a un 60% de la superficie construida, pero en todo caso, debe establecerse en consonancia con el volumen inicial de la documentación y su previsión de crecimiento en 50 años. El índice de crecimiento previsible en 50 años para archivos pequeños será de alrededor de 10 km de estanterías; para los medianos, de entre 10 y 15 km; y para lso grandes, más de 15 km.

La extensión de los depósitos no debe superar los 200 metros útiles, máxima extensión no compartimentada autorizada, para evitar la propagación de incendios y la aplicación de tratamientos preventivos o correctores. J.R. Cruz Mundet eleva su extensión hasta los 250 m2. La altura del techo no será inferior a 2,25 metros, recomendándose que o exceda d ellos 2,5 metros, es decir, en torno a unos 2,30 metros aproximadamente, lo que equivale en un depósito de 200m2 a una capacidad de 1.500m/l de estantería por depósito.

3.3. Área privada

Representa el 10% del edificio. El acceso a los visitantes e investigadores está restringido, ya que en esta área se encuentran las oficinas de administración, salas de juntas, salas de reuniones, los cuartos de instalaciones (calderas, sistemas de acondicionamiento, combustible, cuartos de maquinaria, etc.) y las dependencias sirvientes. En todas las dependencias de trabajo la altura mínima será de 3 metros.

El espacio destinado a las actividades administrativas no se distingue en sus aspectos arquitectónicos de los de cualquier otra dependencia. Los despachos de trabajo deben estar lo más cerca posible de los depósitos como sea posible para evitar pérdidas de tiempo en los traslados, aunque separados al menos por un vestíbulo cortafuegos. En cuanto a sus dimensiones, estas deben ser capaces de alojar los puestos de trabajo necesarios, compartimentando los despachos según sus funciones. El mobiliario dependerá tanto del gusto como del número de personas que trabajen en ellos.

3.4. Área pública

La razón de ser de un archivo es la de conservar los documentos para las generaciones futuras, aunque tanto o más importante es facilitar el acceso a los documentos y a la información en ellos contenida. Por este motivo, todos los archivos deben garantizar de algún modo el servicio a los usuarios.

Esta área requiere el 15% de la superficie total construida del archivo que se debe distribuir de la siguiente manera:

• La recepción o vestíbulo. La recepción es lo primero que se encuentra el visitante, por lo que no debe descuidarse su imagen, que ha de ser un lugar amplio y agradable, con un buen sistema de señalización. Es recomendable que en el vestíbulo se instale un esquema de las secciones y servicios del archivo para que se pueda conocer gráficamente las dependencias que albergan el edifico y su localización.
• El servicio de referencias. Generalmente se encuentra en el vestíbulo, aunque peude constituir un local aprte pero inmediato, encaminado al registro y acreditación d ellos usuarios, donde se ofrece orientación sobre los instrumentos de descripción, las normas de sala, los servicios, etc. Suele contar con vitrinas, donde se muestran las últimas publicaciones, tablón de anuncios, etc. En un archivo de dimensiones no muy grandes, normalmente estas dependencias están anexas a las oficinas administrativas o junto al servicio de préstamo en la sala de lectura. En esta zona también se situarán los aseos, fotocopiadoras y guardarropas. Para este espacio se recomienda una iluminación de unos 300/500 lux, una altura mínima de 3 metros, como para el resto del área pública, y unas dimensiones que deben estar en relación con las de la sala de consulta: de 1m2 por cada 10m2 de superficie destinada a la sala de consulta, o 0,5 m2 por persona.
• Sala de consulta. El acceso a la sala de consulta se hará desde el área de acogida e información, sin necesidad de pasar por las zonas restringidas. La sala de consulta debe ubicarse en un espacio tranquilo, luminoso, sin ruidos y propicio para trabajar, prudentemente cerca de los depósitos, para minimizar los desplazamientos y tiempos de espera de los usuarios en el servicio de los documentos. Para calcular las dimensiones de la sala se debe prever un espacio de 5m2 por usuario, 6 m2 con ordenador. Respecto a la iluminación de la sala, lo mejor es la luz natural, que no sea directa ni cenital, apoyada con una luz eléctrica, para alcanzar una iluminación ambiente de 300 luxes y entre 500 y 750 luxes de iluminación puntual. Un aspecto muy importante es la vigilancia de la sala de consulta, sobre todo para evitar una manipulación incorrecta por parte del usuario, lo que podría deteriorar los documentos, o su sustracción. De hecho, el mayor parte de robos de documentos se producen en la sala de consulta. Por este motivo, esta sala debería emplazarse en un espacio diáfono, en la que durante su apertura al público se encuentre una persona encargada de la vigilancia. Una acción que se debería desarrollar desde un punto elevado y con apoyo de cámaras. La sala debe disponer de un panel informativo con las normas de la sala y los precios públicos, así como los instrumentos de descripción, ordenadores de consulta, etc. A veces no es suficiente una sola sala de consulta, por lo que los microfilms, soportes ópticos, magnéticos o audiovisuales podrían ser visualizados en otra sala habilitada al efecto con los sistemas de reproducción necesarios.
• Sala multiusos. Los archivos, como espacios en los que se ha prestado especial atención a la difusión cultural, también pueden contar con salas destinadas a exposiciones, conferencias y reuniones. Lo ideal es que este tipo de espacios sean emplazadas en áreas independientes. Este tipo de espacios deben ser accesibles, preferiblemente desde el exterior, y ubicarse alejados de la sala de consulta, zonas de trabajo y depósitos, así como disponer de salidas de emergencia.
• El salón de actos. Deben contar con óptimas condiciones acústicas y medios audiovisuales. De esta forma, deberían disponer de pantallas, proyectores, televisores, vídeos, etc.
• La sala de exposiciones. Espacio cultural diáfono cuyo diseño y equipamiento debe permitir la máxima rentabilidad y versatilidad. Este tipo de salas ha de disponer con un sistema de protección contra la luz solar, una barrera defensiva que permita contrarrestar la acción de los rayos UV. Así, todas las ventanas, cristales de las vitrinas y marcos deben disponer de filtros. Se recomienda, por otro lado, una iluminación artificial que no ha de superar una luz ambiental de más de 150/200 luxes filtrada por rayos UV o con luces fluorescentes antiultravioleta. Igualmente, deberá contar con una iluminación puntual de 300/400 lux, siendo la tipología lumínica más recomendable para iluminar la sala la luz fría: fluorescente u halógena, con filtros de rayos UV de hasta un 95%. La iluminación en la superficie de los documentos no puede exceder de los 50 luxes. Como norma general el tiempo de iluminación de los documentos debe ser reducido al máximo., y las luces han de apagarse cuando el público abandone la sala, lo que reducirá la intensidad de la luz de forma gradual. Para iluminar aspectos concretos de las obras que fuesen objeto de consulta en el interior de las vitrinas, se pueden emplear puntos de luz de fibra óptica que, a pesar de ser más costosas, no trasmiten rayos UV y permiten una correcta iluminación sin dañar los documentos.

4. Equipamiento y mobiliario

4.1. Estanterías

El uso de estanterías es relativamente reciente. Concretamente data de principios del siglo XIX la generalización en el uso de estanterías para guardar los documentos de archivos, aunque, por lo general, serán de madera. A finales del XIX comenzaron a ser sustituidas por estanterías metálicas, generalmente de hierro, que se convirtieron en las más comunes tras el final de la SGM. Al empleo de las estanterías de hierro siguió las de acero, que poseían mayor resistencia y versatilidad.

No todos los tipos de estantería son válidos para su utilización en los archivos, como señala Cruz Mundet. Estas deben contar con una serie de propiedades muy específicas:

• Solidez. Han de ser lo suficientemente resistentes como para resistir el peso de los documentos sin que se produzca deformación alguna. Se ha de tener en cuenta que el peso de un metro lineal de documentos oscila entre los 35 y 80 kg, con un peso medio en torno a los 50 kg.
• Economía.
• Funcionalidad y manejabilidad para rentabilizar el espacio al máximo. Deben permitir adaptar la altura para poder adaptarse al soporte, formato y las condiciones de conservación de los documentos a instalar.
• Inocuidad, preferentemente deben estar fabricados en metal con tratamiento anticorrosivo y antioxidante (pintura epoxi). Se deben rechazar los sistemas de montajes de pernos y tuercas, así como los de aristas vivas y elementos cortantes, tanto para la documentación como para las personas.

Podemos clasificar las estanterías en función de los siguientes criterios:

• Sistemas de empujes. En los archivos el sistema de estanterías condiciona la estructura arquitectónica del depósito. Se pueden dar dos sistemas de empujes de según el sistema de estanterías:
• Las autosoportadas son aquellas cuyos montantes metálicos verticales sostienen las baldas, y se constituyen en pilares fundamentales de la estructura arquitectónica que arma al depósito, conformando una estructura de varios pisos con suelos intermedios. Las estanterías son la estructura y cumplen un doble papel: ser estructura del edificio y sostener y recoger las cajas. Este sistema tiene la ventaja de que su construcción es rápida, y requiere de un presupuesto escaso para llevarlo a cabo. Además, son adecuadas para edificios adaptados en los que confluyan varias alturas. Sin embargo, también presenta inconvenientes: la estructura metálica transmite con facilidad el calor en caso de incendio, lo que puede conllevar riesgo de derrumbamiento por deformación. Asimismo, su estructura abierta ocasiona un difícil control climático, y dificulta la prevención y extinción de los incendios por el alto nivel de oxígeno que presentan, al igual que dificulta la lucha contra las plagas de fauna y flora. Po reste motivo, no se recomiendan.
• Las estanterías soportadas por suelos y pilares de cemento armada, que transmiten su empuje hacia la estructura.
• Es posible conjugar ambos sistemas, como sucede en el AHN y en el Archivo General de Indicias, donde un sistema de estantería autosoportada y metálica permite aprovechar volúmenes de depósito con techos muy altos, lo que sitúa las estanterías a una altura acorde con la estatura media del ser humano.
• Materiales:
• La madera fue el material por excelencia empleado para las estanterías hasta finales del XIX. Pero es un material que tiene a combarse debido al peso de los documentos, así como por combustibilidad y debilidad ante termitas e insectos xilófagos. Pese a que pueden ser tratadas para evitar estas contingencias, es un proceso costoso y sin garantías a largo plazo, lo que supone que sea un material poco recomendable y que, en la actualidad, apenas se emplee. El Archivo de la Nobleza, o el de Indias, emplea este tipo de material, pero solamente en salas muy concretas y que se exponen al público.
• Las estanterías de cemento requieren de un presupuesto elevado, airean mal, son fijas y carecen de versatilidad. Son empleadas en algunos archivos como el de la Real Chancillería de Granada.
• Las de hierro son pesadas, costosas y voluminosas.
• Las estanterías de chapa metálica son las que, en la actualidad, se emplean con mayor frecuencia. Ahorran espacio, peso, evitan los insectos, y se adaptan a cualquier local al ser modulares. El inconveniente principal es que condensan la humedad, por su sensibilidad metálica a los cambios bruscos de temperatura.
• Fijas y móviles:
• Las estanterías fijas, también llamadas convencionales, suelen estas colocadas a doble cuerpo o a dos caras.
• El Plan de Archivos de Andalucía señala que la carga soportada por metro cuadrado en estanterías clásicas puede ser de hasta 700 a 800 kg, mientras que las Recomendaciones para la edificación de archivos del Ministerio de Cultura prescriben 750 kg/m2 para estanterías fijas.
• La separación entre estanterías será en los pasillos principales: 1 a 1,20 metros y entre estanterías de 0,70 – 0,80. Las Recomendaciones del ministerio apuntan a 1 metro en los pasillos principales y de 0,75 en los secundarios.
• Son más baratas y rápidas de implantar.
• En las estanterías móviles uno o varios cuerpos están fijos y los demás montados sobre raíles que se desplazan mediante un motor eléctrico o manual (mecanismo de cadena). El desplazamiento puede ser longitudinal, transversal o pivotante, según los modelos.
• Para su instalación, es imprescindible una perfecta horizontalidad del pavimento.
• La carga soportada por metro lineal es superior a la de las convencionales. El Plan de Archivos de Andalucía admite de 1.500 a 1.600 kg/m2 de carga, Las recomendaciones del ministerio prescriben en estanterías móviles será de 1.250 kg/m2.
• Permite reducir los pasillos de cruce y separación. Basta con reservar 0,80 metros para formar el pasillo allí donde sea necesario mediante el desplazamiento de las estanterías.

4.2. Materiales especiales

En el depósito hay que prever la instalación de materiales especiales para albergar todo tipo de documentación, como pueden ser planos, fotografías, soportes audiovisuales, discos duros… que requieren de un mobiliario apropiado. Entre las características generales que debe reunir el mobiliario para colocar y disponer los materiales especiales destacan las siguientes:

• Deben ser metálicos y tratados con pintura anticorrosiva (epoxi).
• Su cierre debe ser hermético.
• Deben poder soportar cambios magnéticos sin alterar las condiciones del interior.
• Deben permitir la instalación vertical de cada tipo de soporte que vaya a albergar.

4.2.1. Planeros

Los documentos que no pueden doblarse o de gran tamaño, como planos, mapas, dibujos, documentos de tamaño excepcional… deben guardarse en muebles planeros que pueden ser horizontales, verticales o portatubos que requieren menos espacio. Los formatos comerciales de estos suelen responder a tamaños que van desde DIN A0 al A1.

Los planeros, conc ara´cter general, deben tener una altura máxima de 1,20 m y soportar 600 kg/m2. Pueden ser:

• Verticales o sistema colgante. Es el sistema más moderno, aunque probablemente no el más eficaz. Su uso se inició en los estudios de arquitectura e ingeniería, y se emplea para piezas de formato inferior a 1,50 x 1,20 m, mediante la suspensión en varillas por medio de bandas adhesivas u horizontales que se colocan en los planos para no horadarlos (agujerearlos). Es muy útil para las oficinas, pero presentan el inconveniente de que mapas y planos antiguos con un soporte menos sólida pueden dañarse, lo que conlleva un riesgo para su integridad física. En cuanto a las ventajas, no requieren mucho espacio de instalación.
• Horizontales. Los documentos se guardan en cajones de amplias dimensiones para evitar dobleces. Se emplean para las piezas inferiores a 1,30 x 0,90 m. Son los más cómodos y seguros, pero requieren de mucho espacio para su instalación y obligan a instalar en un mismo cajón varios planos. Permiten alturas variables y son muy apropiados para pergaminos, documentos de papel de gran tamaño y otros soportes que requieran una instalación horizontal.

4.2.2. Portatubos

Para los planos o documentos más grandes también se han de emplear tubos de cartón o plástico que sirven para guardarlos enrollados, pero presentan dificultades de extracción del material colocado en su interior. El principal inconveniente es que deforman el material y su manipulación es incómoda.

Independientemente de la tipología de instalación elegida, es conveniente aislar el documento del contacto directo con otros y con el exterior. Para ello, se utilizan camisas, sobres de papel o plástico. El procedimiento de encapsulado es el más idóneo para los mapas y planos.

Además de las estanterías, los depósitos deben disponer de archivadores para organizar los expedientes, en forma de carpeta colgante, ya que son ideales para la conservación de material poco voluminoso cuya utilización es común en archivos de oficina, o bien para documentos que por su formato o naturaleza no quedarían correctamente acondicionados en las estanterías. Existen diversos tipos de archivadores que sirven para un tipo de soporte material concreto: para pergaminos, sellos, fotografías, mapas y planos, estampas, soportes ópticos, magnéticos, audiovisuales, etc. Las que archivas estos últimos soportes suelen ser metálicos con cierre hermético que permita resistir los cambios magnéticos producidos en el soporte sin que se alteren las condiciones del mismo.

Para la conservación de fotografías y soportes audiovisuales, tanto el depósito como las estanterías requieren unas características especiales de la luxometría, higrometría y termometría. La temperatura ideal, según las Recomendaciones del ministerio, oscilan entre 14 y 18º para los soportes magnéticos; de 16 a 20º, para los ópticos; y con una humedad relativa en torno al 40 – 50%, para ambos tipos de soportes. Los principales enemigos d ellos soportes magnéticos son el polvo, el calor y los campos magnéticos, por lo que es necesario resguardarlos herméticamente en cajas y bolsas de papel, cristal o cartón.

Los sellos antiguos, pendientes o placados suelen estar adheridos al documento y deben contar con un montaje en el que el sello quede colocado en un hueco especial o sueltos. La cera seca y lacada es muy frágil a los golpes, roces, humedad y cambios bruscos de temperatura, pro lo que requieren una conservación individual con almohadillas.

Los documentos esenciales deben conservarse en estanterías de alta seguridad, cuya principal característica es que son ignífugas y disponen de un sistema antirrobo. Igualmente, son una tipología que garantiza unos valores de temperatura y humedad relativa acordes con las necesidades del soporte a guardar. Para la conservación d ellos documentos vitales, además de las medidas de duplicación o almacenamiento disperso para garantizar su preservación, se pueden implementar cámaras acorazadas en edificios con material incombustible y que dispongan de puertas cortafuegos resistentes hasta 6 horas.

En otras áreas del archivo, diferentes a los depósitos, se ha de emplazar el siguiente mobiliario:

• En el taller de restauración se debe contar con material para la limpieza, tratamiento, encuadernaciones y montajes de documentos, así como algunas máquinas como la reintregradora, la laminadora o la prensa hidráulica. En el laboratorio, se ha de contar con microscopios, básculas y otro tipo de material técnico.
• En el laboratorio de reprografía, además de microfilmadoras, cámaras, lectores, ordenadores y otras máquinas, se debe disponer de mobiliario y estanterías de clasificación, así como mesas y sillas adecuadas.
• En la sala de consulta e investigación, los puestos de consulta pueden ser mesas corridas o pupitres individuales, pero, en cualquier caso, de un material lavable, sin cajoneras, y con una superficie lisa y enchufes incorporados o cercanos, y de unas dimensiones mínimas por usuario de 1 m x 0,70 m. En las Recomendaciones del Ministerio de Cultura se señala como espacio aconsejable por persona 0,90 x 0,90. Las sillas deben poder regularse en altura y tener un diseño ergonómico.

5. Medidas ambientales y de seguridad

Todo archivo, sea grande o pequeño, debe contar con un Plan de preservación y de actuación en caso de desastres, pero lamentablemente, en muchas ocasiones, es algo que solamente queda en el plano teórico y muy pocos archivos lo aplican. A pesar de la falta de un plan de conservación preventivo, se requiere establecer una serie de controles de seguridad para los incendios e inundaciones, así como para asegurar el control de las personas.

El contenido del plan debe atender a las siguientes cuestiones: qué hay que hacer, cómo, cuándo y quién tiene que llevarlo a cabo.

Se deben incluir los posibles problemas asociados a la estructura del propio edificio de archivo, los derivados de las instalaciones, la arquitectura y dependencia del edifico e incluir un plan de actuación en caso de desastres, para su redacción, se debe contar con la asistencia de un equipo multidisciplinar compuesto por tres miembros más el director del archivo: un conservador jefe un archivero y el jefe de seguridad o de mantenimiento.

Una vez establecido el palan se deben repartir las tareas y realizar un estudio previo para analizar los siguientes aspectos:

• La ubicación del archivo, el edificio, las instalaciones, los depósitos y el mobiliario.
• La preparación y formación del personal, para actuar en caso de emergencia, etc.
• Analizar los fondos que se conservan en el archivo, su tipología documental, estado de conservación, etc.
• Análisis de los recursos materiales y económicos.

El siguiente paso consiste en la identificación y resolución de los problemas detectados tras el análisis, empleando los medios correctores que estén disponibles para solventarlos. Y en relación con los fondos, analizar el estado de conservación de estos, y establecer un plan de conservación que deberá atender a los siguientes parámetros:

• La protección individualizada que necesitan determinados documentos.
• Un plan de reproducción para evitar la consulta directa de los originales.
• El orden de prioridad en la restauración.

Los factores ambientales, que podemos agrupar en humedad, temperatura, luz y contaminación atmosférica, provocan el deterioro de los soportes y originan reacciones químicas en estos al entrar en contacto con los elementos que los componen.

5.1. Humedad y temperatura

La humedad es la cantidad de vapor de agua presente en el aire. Se pueden distinguir los siguientes tipos de humedad:

• Humedad absoluta: cantidad de vapor de agua que contiene un volumen de aire determinado. Se mide en g/m3.
• Humedad relativa: es la cantidad de vapor de agua que puede contener un volumen determinado de aire a determinada temperatura. Ante la misma cantidad de vapor de agua, la HR cambiará si varía la temperatura. A mayor temperatura, menor HR y viceversa. Por tanto, la HR relativa depende de la temperatura y es la que realmente indica si un ambiente es seco o húmedo. Por eso es la interesa medir en las dependencias archivísticas. Se expresa en porcentajes: 0%, ausencia total de vapor de agua en el ambiente; y 100%, punto de condensación o de rocío, momento en el que el vapor de agua se convierte en agua líquida.
• Humedad de equilibrio: todos los materiales orgánicos tienen un porcentaje determinado de humedad que forma parte de sus características constitutivas. El material desprende humedad o la absorbe para mantener su nivel de equilibrio interno, pues cuando este se rompe se producen cambios en la estructura del soporte, así como dilataciones o deformaciones, disolución de tintas, etc. El papel sitúa su humedad de equilibrio en torno al 5 – 10%.

Resulta esencial el control y el equilibrio entre los valores de humedad relativa y de temperatura:

• El exceso de humedad es el enemigo más importante de los documentos. Provoca la destrucción más significativa del patrimonio documental por su presencia constante y silenciosa, ya que cuando es percibida ya ha originado un daño que suele ser irreparable.
• La temperatura es un acelerador de los factores de deterioro, ya que acelera los procesos químicos de envejecimiento.
• Una excesiva humedad relativa combinada con una temperatura alta activa las reacciones químicas, provoca el reblandecimiento de las fibras, favorece la formación de ácidos derivados de las sales y otros productos utilizados tanto en la fabricación del papel como en el de las tintas, y proporciona la aparición de mohos y hongos.
• Un ambiente húmedo con temperaturas bajas provoca alteraciones físicas en los soportes (dilataciones, contracciones, manchas de humedad y corrimiento de tintas) y químicas (oxidación de los elementos metálicos, como clips o grapas, que se transforman en ácidos), y biológicas (proliferación de bacterias, hongos, anóbidos, etc.).
• Una excesiva sequedad también daña los documentos, produce la pérdida de agua de las moléculas de celulosa y su consiguiente debilitamiento. Cuando la humedad relativa del aire se sitúa por debajo de la tasa recomendada, se debe recurrir a la aireación mecánica o mediante deshumidificadores.
• Si se mantiene un clima seco y una temperatura alta se produce el envejecimiento de los soportes.
• Un baja HR y una temperatura alta puede producir alteraciones físicas (dilataciones, contracciones, ablandamientos) y químicas (pérdida de agua).

Pero aún son más perjudiciales las fluctuaciones frecuentes de temperatura y HR. Se debe procurar una ratio humedad/temperatura constante a lo largo de todo el año, evitando cambios bruscos de temperatura que puedan provocar la contracción y la dilatación de los soportes. Estos, al ser higroscópicos, absorben y liberan humedad, expandiéndose y contrayéndose. Esto acelera el deterioro y provoca daños: la deformación del papel, el desprendimiento de tintas o el agrietamiento de las emulsiones.

En las Recomendaciones para la edificación de archivos, del ministerio de Cultura, se establecen los siguientes intervalos para cada una de estas zonas:

Para los depósitos se debe mantener en unos valores de temperatura que oscilen entre los 15 y 21º C y una HR en torno a 45 – 65%. Se debe procurar que la variación con respecto a la medida climática del entorno no supere oscilaciones en torno a +/-3ºC y +/- 5% HR. En todo caso, el factor más importante es la estabilidad y la ausencia de saltos o fluctuaciones térmicas constantes. Para ello, se debe procurar un asilamiento del depósito que equilibre la higrometría y la termometría, en función de los soportes que conserve esta zona:

Para mantener un control de la humedad y la temperatura no es suficiente con los sistemas de climatización. Las medidas arquitectónicas y de equipamiento resultan esenciales:

• Los muros deben permitir el aislamiento termohídrico. Para ello, se deben emplazar durante el proceso de edificación del archivo, muros gruesos, preferentemente dobles y en forma de bocadillo, con una capa de material aislante o con cámaras de aire. En el exterior, se recomienda el uso de láminas de gres, resistentes a la humedad y al calor. Otro recurso es el de mezclar los materiales de construcción con sustancias hidrófugas.
• Los cerramientos y huecos exteriores deben impermeabilizarse. Para ello, se recomienda recurrir a técnicas de carpintería de cierre hermético. Terrazas, azoteas y tejados son impermeables y estancos, es decir, deben impedir la filtración de aguas por sus juntas y llagas o por falta de vertiente y correntía.
• Los ventanales deben ser pequeños y los vidrios aislantes.
• Favorecer el movimiento controlado del aire, pues su ausenca favorece el nacimiento de las esporas de los mohos. Es muy útil la ventilación de barrido de aire pro debajo, que produce corrientes de convección de arriba abajo.
• La renovación del aire ha de producirse de 1 a 6 veces cada hora, incluyendo un filtrado que evite los factores de contaminación física, química o biológica (filtros de celulosa, carbón, resinas, etc.).
• La elección de los sistemas de renovación, calefacción, refrigeración, calefacción, refrigeración o climatización se debe efectuar en función de las características climatológicas de la zona. Para controlar la humedad ambiente se recomienda el uso de sistemas de aire acondicionado o deshumidificadore. Estos últimos, que pueden ser de litio, eléctricos, automáticos o no, con sustancias higroscópicas como el gel de silicio, sepiolita o fluoruro, etc., combaten la humedad relativa reduciendo la humedad absoluta, pero solamente son útiles en locales pequeños, de no más de 100 m2, en los que no sea posible la ventilación.
• El sistema de calefacción no puede ser de agua por los riesgos que comporta y debe ser, preferiblemente, eléctrico, con termostato y temporizador y los sistemas de aire acondicionado que supongan la existencia de depósitos de agua no deben colocarse nunca sobre el techo de los depósitos.
• Las estanterías deben contar con divisiones interiores abiertas y separadas mediante tiras en forma de X para evitar la condensación la humedad y que el aire pueda circular sin restricciones. Asimismo, ha de dejarse libre un espacio de entre y 10 cm desde el suelo para evitar el agua en caso de inundación.

Control de la temperatura y humedad

En el archivo, además de los controles incorporados a los sistemas de aireación, se debe disponer de sistemas de detección térmica e higrométrica, entre los que destacan los siguientes:

• T. Los termómetros miden la temperatura.
• HR. Los higrómetros miden la humedad, tanto la de los depósitos como la de los propios documentos. Los higrómetros de sable se introducen entre las hijas e indican la HR. También existen los de bandas que cambian de color en función de la humedad.
• HR. Los sincrómetros se basan en un sistema de dos termómetros, uno seco y otro húmedo. La diferencia que existe entre uno y otro facilita la humedad relativa. En la mayoría de los casos son eléctricos y muy fiables.
• T y HR. Los termohigrógrafos suministran gráficos de temperatura y humedad relativa. Funciona con una banda de papel que lleva impresa una cuadrícula y unas escalas numeradas con los días o las horas del día y la humedad relativa en % y la temperatura en º C. Es uno de los elementos más aconsejables para analizar las condiciones del archivo, ya que al ser periódico permite estudiar las oscilaciones.
• T y HR. Los termohigrómetros tienen las mismas funciones que el anterior, pero no dejan constancia gráfica. Existen algunos con sensor digital que descargan sus datos a un programa informático, lo que permite conectarlo con el sistema de climatización para que se autorregule en función de los parámetros que se pretendan corregir.
• T y HR. Los datalogger. Son sistemas fijos de medición de temperatura y humedad que funcionan como cámaras digitales.

Normas para el control de la humedad y la temperatura:

• Debe efectuarlo siempre la misma persona.
• A las mismas horas del día y preferiblemente por la mañana y al mediodía.
• Los instrumentos empelados para el control, en el caso de ser móviles, deben situarse alejados de las entradas y salidas de aire, puertas y armarios, a nivel del piso, sobre el suelo, separados de la pared y estanterías.

5.2. Luz

Tradicionalmente, los archivos se han alejado de la luz, pero una luz de intensidad moderada es beneficiosa porque ayuda a prevenir el desarrollo de microorganismos e insectos.

La luz produce energía que, al chocar contra los soportes documentales, los altera y los degrada porque parte de la energía que contiene la luz al llegar a los documentos es absorbida por estos, lo que provoca alteraciones en su estructura química, por fotólisis y fotoxidación, se genera el denominado daño fotoquímico. Este puede manifestar de la siguiente manera:

• Produciendo la decoloración de los soportes, su amarilleo y oscurecimiento.
• Y friabilidad. Las fibras que lo componen se vuelven quebradizas y frágiles.

La parte más perjudicial de la luz la constituyen los rayos UV e infrarrojos. Ambos atacan al papel y a las tintas provocando su oxidación. Los efectos de la luz sobre los documentos dependen de la intensidad de la radiación, del tiempo de exposición, de las características del espectro lumínico de los rayos y de la capacidad intrínseca de los materiales expuestos a absorber y ser afectados pro la energía radial.

Una luz moderada permite combatir los insectos lucífugos y descomponer mejor los insecticidas, pero siempre se debe evitar su incidencia directa. La luz puede provenir de dos fuentes:

• Luz natural:
• La radiación solas es la más perjudicial porque contiene, se caracteriza o implica la necesidad de:
• Ondas de luz ultravioleta, que son las más dañinas por su mayor poder de penetración y porque contienen más energía. Producen fotoxidación.
• Luz visible. Es la única franja del espectro a la que nuestros ojos son sensibles y que también causa deterioro en los documentos.
• Luz infrarroja que produce calor e incrementa las reacciones químicas de deterioro como consecuencia del aumento de la temperatura.
• Ser buena conductora del polvo.
• Orientar las fachadas de los depósitos al este, oeste y norte, evitando el pleno sur, que es la orientación de la luz al mediodía.
• Reducir la luz con muros relativamente ciegos, sin que por ello se deba renunciar al poder germicida de los rayos solares mediante la apertura de ventanas en una proporción no superior al 10% del total de la superficie de los muros.
• La luz que no se pueda reducir se ha de filtrar mediante vidrios inactínicos o filtrantes de los rayos nocivos. Los cristales normales solo absorben un 30% de estos rayos nocivos que atacan los soportes y provocan el borrado de las tintas, por lo que se recomienda el uso de partesoles o vidrios, películas y barnices filtrantes de radicaciones UV, No es recomendable, por otro lado, el uso de persianas, cortinas o contraventanas por su falta de control, que los convierte en ineficaces.
• Es positiva la presencia de árboles en el exterior del edificio del archivo, ya que proyectan sombra y frenean los vientos. No obstante, han de estar emplazados a una distancia producen para evitar problemas de humedad.
• Luz artificial:
• La podemos dividir en dos grandes grupos:
• Luz de descarga, como las fluorescentes, que se caracterizan porque apenas emiten calor, pero sí una gran cantidad de radiación UV que tienen un efecto oxidante en la celulosa. Son, por lo tanto, las más perjudiciales, a no ser que lleve filtros incorporados o se protejan las obras con filtros UV. La luz UV se puede eliminar porque nuestros ojos no son sensibles a ella y no nos sirve para apreciar o consultar las obras.
• Luz incandescente, que se caracteriza por la emisión de ratos infrarrojos que transmiten calor, pero que son menos perjudiciales porque emiten menos rayos UV.
• Respecto a la iluminación artificial, ya sea incandescente o fluorescente, se recomienda la instalación de sistemas deflectores y/o difusores u otros que anulen las radiaciones directas sobre la documentación. El más recomendado es “termolux”, que consiste en poner una capa de fibra de vidrio entre dos cristales normales, lo que difumina la luz, que sirva de aislante térmico.
• Para los depósitos, el Plan de Archivos de Andalucía recomienda unos niveles lumínicos máximos de 150 luxes, frente a los 100 luxes de las Recomendaciones del Ministerio de Cultura, con luces de 60 w cada dos metros en los pasillos entre estanterías y de 75 w cada cuatro o cinco metros en los pasillos centrales.
• La luz debe dirigirse a los pasillos y no a las estanterías.
• Los puntos de luz deben colocarse en paralelo y no en perpendicular a las estanterías.

Extra (mío). El lux (símbolo: lx) es la unidad derivada del Sistema Internacional de Unidades que mide la iluminancia o nivel de iluminación, es decir, la cantidad de flujo luminoso que incide sobre una superficie por unidad de área. Un lux equivale a un lumen por metro cuadrado (1 lx = 1 lm/m²). En términos prácticos, el lux indica cuánta luz visible llega a una superficie específica. Por ejemplo, una iluminancia de 1 lux significa que un flujo luminoso de 1 lumen está distribuido uniformemente sobre una superficie de 1 metro cuadrado. Esta unidad es receptora, pues mide la luz que recibe una superficie, a diferencia del lumen que mide la cantidad total de luz emitida por una fuente. Para medir el lux se utiliza un luxómetro, que detecta la luz en un punto determinado y muestra su valor en lux. El valor de lux depende de la intensidad luminosa de la fuente, la distancia a la superficie y las condiciones del entorno.

5.2.1. Niveles lumínicos

Los niveles lumínicos recomendados difieren sensiblemente según la fuente que se consulte. Si se tienen en cuenta referencias como las Recomendaciones para la edificación de archivos, del ministerio de Cultura (REA); El Plan de Archivos de Andalucía (PPA); o el libro de Joaquín Ibáñez Montoya, los archivos: cómo construirlos, se apuntan los siguientes niveles en función de la zona objeto de estudio:

5.2.2. Control de la luz

Para controlar los niveles lumínicos y de radiación se pueden emplear:

• Luxómetros, que miden la luz sobre una superficie expresada en luz. Permite conocer tanto los lux que recibe una determinada pieza como el lux ambiente, proporcionando un estallido de la evolución de la luz en el depósito en las diversas estaciones y horas del día.
• Ultraviolímetros, que miden las radiaciones UV. Conocer los niveles de UV ayuda a determinar la necesidad de usar filtros y seleccionar los más adecuados.

5.3. Contaminación

Los contaminantes atmosféricos no solo proceden del exterior, sino que también pueden proceder de las propias instalaciones interiores del archivo:

• Polución interior. Se produce por muy diversos factores como el gas de las calefacciones de petróleo o carbón, la respiración de las personas, que desprende dióxido de carbono, el ozono que emiten las fotocopiadoras, el ácido acético que sueltan los paneles de conglomerado, y algunos cementos o pinturas, que generan partículas que por su alcalinidad atacan los documentos y provocan su envejecimiento.
• Polución exterior. La atmósfera exterior contiene elementos dañinos que manchan y corroen los documentos. Los más comunes son el anhídrido sulfuroso y el carbónico, así como los compuestos clorados, férricos y plúmbicos.
• El anhídrico sulfuroso al entrar en contacto con la humedad forma microgotas de ácido que destruyen los documentos.
• El ozono, el anhídrico sulfuroso y el dióxido de carbono provocan reacciones químicas en las tintas.
• El cloruro sódico de las zonas marítimas tiene un efecto higroscópico (capaz de absorber la humedad del aire o del entorno que lo rodea. Los materiales higroscópicos atraen y retienen moléculas de agua, ya sea en forma de vapor o de líquido, lo que les permite captar agua directamente del ambiente).
• El aire también puede estar poluto de esporas de hongos, incluso de polen que, en zonas rurales, junto a la humedad, puede producir manchas en los documentos.
• La contaminación produce suciedad en los documentos.

Las medidas que se deben tomar para evitar los efectos de los contaminantes atmosféricos son las siguientes:

• Elegir bien el emplazamiento y situación del archivo, evitando la proximidad a las zonas de tráfico intenso de vehículos.
• Filtración y limpieza del aire exterior. El aire que procede del exterior puede estar cargado de partículas de polvo y hollín, que forman una niebla denominada smog. Las ventanas y vanos deben estar provistos de sistemas herméticos.
• Se debe mantener una correcta circulación del aire. Lo ideal es instalar un sistema de climatización o extractores que favorezcan una suave corriente de aire cuya entrada debe situarse cerca del suelo y su salida a la altura del techo.
• Los filtros HEPA son, en la actualidad, los más empleados en los archivos, pero tienen un elevado coste. También pueden emplearse filtros de papel, con bacterias de carbón activado incorporadas al sistema general de climatización.
• También incorporados al sistema general de climatización, sobresalen los sprays de agua. Estos consisten en duchar el aire con agua ligeramente alcalina que arrastra por efecto físico polvos y gases.
• Evitar que los documentos entren en contacto con el aire mediante su correcta colocación en sus unidades de instalación.

6. Medidas de seguridad

Los daños accidentales pueden suponer la pérdida total o el deterioro de un gran número de documentos. La prevención, el tiempo de reacción y la organización para evitar, controlar y sofocar el incidente son elementos vitales que están directamente relacionados con las dimensiones y el nivel de gravedad que puede alcanzar la catástrofe.

6.1. El fuego

Los materiales de archivo pueden ser pasto de las llamas fácilmente. A los daños ocasionados por el efecto de las llamas hay que sumar los desperfectos que se pueden producir con motivo del agente extintor empleado, así como por la manipulación inapropiada de las obras como consecuencia de la incertidumbre y el nerviosismo derivado de la reacción del personal ante una situación extraordinaria o catástrofe, y que implica, en ocasiones, trasladarlas con demasiada rapidez a otro lugar para protegerlas.

Las medidas arquitectónicas deben ir dirigidas a tres enfoques de seguridad: la prevención, la detección y la extinción del fuego.

6.1.1. La prevención

Las recomendaciones a seguir son:

• Es fundamental el uso de materiales incombustibles en la construcción del edifico y en el mobiliario.
• El material más adecuado es el hormigón armado, que, pro su solidez, no entra en combustión ni se disgrega. Sin embargo, posee el inconveniente de que no es un material con un alto grado de aislamiento térmico y tampoco protege bien de la humedad.
• Muros, techos, suelos y puertas deben ser cortafuegos, cuyo grosor y consistencia permita resistir el efecto de las llamas el tiempo suficiente como para impedir que el incendio se propague con rapidez a otros compartimentos.
• Las puertas, tanto las de entrada como las de los depósitos, deben disponer de puertas cortafuegos metálicas- En los depósitos, además, se deben emplear puertas cortafuego con chapas de acero y rellenas de fibra mineral, resistentes al fuego durante, al menos 90 minutos. Estas deben disponer, pro toro lado, de dos hojas, con un sistema de muelle incorporado para asegurar que permanezcan cerradas. Igualmente, deberán contar con cerradura antipánico, para permitir una evacuación segura y accesible desde el interior, y deben, a su vez, contar con una holgura suficiente para que en caso de incendio la dilatación no bloquee los accesos y mecanismos automáticos que cierren las hojas cuando se active la alarma de incendio.
• Son recomendables el uso de materiales pétreos, ladrillos cerámicos o morteros especiales, en paredes interiores y suelos, así como soluciones tradicionales a base de guarnecidos y enlucidos de yeso en los techos, o falsos techos con los mismos materiales. Esto permite una resistencia al fuego de aproximadamente 2 horas.
• En cuanto al mobiliario, se emplearán estanterías metálicas.
• Prodigar los compartimentos estancos y limitar las grandes superficies.
• La extensión de los depósitos no debe superar los 200 – 250 metros útiles para evitar la propagación de incendios. La altura del techo no será inferior a 2,25 metros, recomendándose que no exceda de los 2,50 metros, es decir, que tenga unos 2,30 metros aproximadamente para que el fuego se apegue pro falta de aire.
• Se deben individualizar los depósitos por cada tipo de soporte debido a su comportamiento o reacción específico ante el fuego.
• Aislamiento de los depósitos de fuentes de comburentes (sustancias que favorezcan la combustión), como huecos de ascensor, escaleras, claraboyas, conducciones de gas y aire acondicionado, motores calderas, etc. Los depósitos deben estar comunicados con las distintas dependencias mediante accesos, vestíbulos. Los ascensores y montacargas no tendrán acceso directo a los depósitos sino a través de un vestíbulo cortafuego.
• Emplazar pararrayos no radiactivos en los lugares estratégicos.
• Se evitará el paso de conducciones eléctricas sobre el archivo.
• Uso de instalación eléctrica embutida en pirotenax u otro material deflagrante que aísle cables y enchufes.
• Los cables deben ser incombustibles.
• En los depósitos, la instalación deberá ser antideflagrante en sus cajas, conducciones, mecanismos, puntos de luz, tomas de corriente, dotadas de los correspondientes cortafuegos.
• Las vías de evacuación deben estar perfectamente señaladas y es recomendable instalar una manga de evacuación en los depósitos.
• Debe contarse con un alumbrado de emergencia que ha de estar formado por equipos autónomos fluorescentes con autonomía no inferior a 1 hora.
• El ancho de las vías se determinará en función de la ocupación prevista, por lo que para las salas de consultas y reuniones serán más amplias.

6.1.2. La detección

La función de los detectores de incendios es la de percibir las señales que preceden o corresponden a la existencia de fuego para activar los circuitos de alarma y de extinción que habitualmente complementan a la instalación. Los sistemas de detección deben estar repartidos por todo el edificio, pero fundamentalmente en los depósitos. Su activación ejecuta una señal motora y lumínica de alama. Es necesaria la revisión periódica del sistema para que no se vean afectados por el polvo o algún otro tipo de contaminación. Existen dos tipos de sistemas:

• Sistema automático: compuesto por une quipo fijo de aparatos detectores, instalados en las dependencias a proteger, y que generalmente se complementan con un sistema extintor. Se debe confiar en la eficacia de la instalación y verificar la puesta en funcionamiento del circuito.
• Sistema mecánico: supeditado a las circunstancias que inciden en la detección del fuego, la actuación de las personas y accionamiento de los medios extintores disponibles.

Tipos de detectores contra incendios:

• Térmicos: actúan al percibir variaciones en la temperatura preestablecida, de unos 10º en un minuto, sobre los parámetros señalados.
• Ópticos: detectan de forma fotoeléctrica las radiaciones lumínicas emitidas por las llamas.
• De humos: advierten la presencia de las partículas de humo en suspensión.
• Iónicos: detectan cambios en la composición de la atmósfera que se originan al inicio de cualquier proceso de combustión. Es el más recomendado. Se ha de instalar en los techos de todas las dependencias. Funciona conectado a una central local de alarma óptica y acústica.
• Láser: detectan las imágenes gaseosas propias de la preignición e inflamación.

De todos estos sistemas, los más apropiados para detectar el fuego en instalaciones archivísticas son los iónicos y los de tipo láser. Asimismo, las Recomendaciones del Ministerio se establece la necesidad de instalar un sistema de detección automática por humos en los depósitos documentales, los servicios generales y de trabajos especializados, en el salón de reuniones, la sala de consulta, guardarropas, sala de máquinas, caldera, estación de transformación y grupo electrógeno. Además de los sistemas de detección, es preciso disponer de pulsadores de alarma y de sistemas de megafonía.

6.1.3. La extinción

Existen dos tipos de sistemas de extinción: fijos o los portátiles.

• Instalaciones fijas: almacenan el agente extintor mediante conducciones que se ramifican por las diferentes dependencias con el objetivo de que este agente forme cortinas que funcionan a modo de barrera para impedir la propagación de las llamas.
• Instalaciones portátiles: constituyen el primer eslabón en la extinción de incendios de un tamaño reducido y localizado. Utilizan agua pulverizada, polvos químicos polivalentes (antibrasa o ABC) que, aunque dejen residuos polvorientos, no dañan los objetos. Se presentan en forma de botella y suelen pesar entre 1 y 90 kg. Los más recomendados son los que oscilan entre 5 y 10 kg por su sencilla manipulación y transporte. Deben estar presentes en todo el edificio, en puntos accesibles, a media altura, y situados en zonas de paso, a la entrada y al fondo de los depósitos.

Entre los agentes o productos extintores, los más habituales son:

• El agua, que puede aplicarse mediante:
• Mangueras fijas, a chorro, cuyo uso puede ser contraproducente por la fuerza con la que impacta en libros y papeles, ocasionando su dispersión y destrucción. Además, el exceso de agua puede provocar una inundación dentro de los locales y el arrastre de las obras.
• Rociado, o lluvia con rociadores programados por zonas, que suponen la mojadura de las obras, lo que también puede provocar una inundación a pequeña escala. Es el método o sistema más utilizado e instalado dentro de las dependencias archivísticas, y el que recoge como deseable las recomendaciones del Ministerio de Cultura.
• La nebulización obtenida por la mezcla de agua y aire empapa las obras lo suficiente como para impedir la expansión de las llamas, pero no provoca inundaciones. Es el mejor sistema, ya que anula el humo y los niveles de humedad alcanzados en las obras pueden ser anulados mediante la simple aireación del local. Las conducciones de agua se han de instalar en el exterior de los edificios o por los pasillos, pero nunca en los depósitos, en cuyo interior se ramifican a través de válvulas de seguridad que deben permanecer vacías hasta el instante mismo en que se detecte el fuego. Estos circuitos se llaman de “columna seca”.
• La nieve carbónica o anhídrico carbónico (CO2) elimina el oxígeno comburente. A pesar de que produce asfixia y neblina que reduce la visibilidad, no genera residuos contaminantes. Este agente ha de empelarse en zonas en las que existan equipos eléctricos, ya que es aislante. No obstante, es un sistema peligroso para el personal si se encuentra en la zona de extinción en el momento de activarse.
• Los gases halón y similares son muy eficaces, ya que extinguen los incendios neutralizando la reacción en cadena del combustible sobre los gases desprendidos, comburentes y fuentes de calor. El gas halón, aunque no causa daño a las piezas delicadas ni a los nuevos soportes, su fabricación y uso están prohibidos desde 1984 debido a que se comprobó que dañaban la capa de ozono. Po este emotivo, fue reemplazado por tos gases similares e incompatibles con el oxígeno como son el nitrógeno, el argón o el helio.
• La espuma, compuesta de agua, aire y concentrado de espumante, cubre la materia en llamas e impide la emisión de vapores inflamables, separando las llamas de la superficie objeto de la combustión. Su capacidad humectante afecta a papeles y pieles, lo que produce manchas difíciles de eliminar. Es junto al agua el agente extintor más empelado por los bomberos.
• El gel apagafuegos es una variante de las espumas. Su efectividad se basa en su poder absorbente del preparado. Una facultad que, junto a la condición de ser un compuesto biodegradable que no genera manchas ni residuos nocivos, permite su inclusión como agente extintor de archivos y bibliotecas.
• El polvo, en sus dos variantes, antibrasa polivalente y químico seco, no es tóxico, no mancha las obras, y puede eliminarse sin dificultad con cepillos, brochas o aspiradores. Su efecto abrasivo es bajo.

Las recomendaciones del Ministerio de Cultura establecen que:

• Deben habilitarse en todas las plantas de un edificio destinado a archivo o biblioteca sistemas de extinción y bocas de incendio, con sus respectivas lanzaderas graduales para chorro o pulverización, y de alcance suficiente para cubrir toda la superficie del edificio.
• Se dispondrá de dos extintores portátiles de polvo polivalente en cada depósito.
• Sistemas fijos de extinción automática en las dependencias en las que exista un alto nivel de riesgo, como en el cuarto de calderas, el almacén de combustible o el cuatro en el que esté emplazado el transformado de energía. Este último debe disponer, además, de un sistema de extinción automático a base de gas inerte.
• En los depósitos, además de los extintores portátiles, se debe disponer de un sistema fijo de columna seca de extinción automático cuyo funcionamiento consista en la utilización de rociadores de agua nebulizada convenientemente sectorizados.

Cruz Mundet recomienda el uso de sistemas de extinción automáticos a base de espuma en los depósitos.

6.1.4. La organización del personal

El personal ha de estar preparado y conocer la normativa o el protocolo de actuación en caso de desatarse un incendio u otra circunstancia excepcional que pueda suponer la destrucción o el deterioro de la documentación custodiada en el archivo. En muchas ocasiones, los daños ocasionados por un apresurado empleo de los sistemas de extinción pueden ocasionan más daños que la acción de las propias llamas.

Por otro lado, se ha de destacar la importancia de recuperar los documentos o los folios que han sido pasto de las llamas o presentan una calcinación importante, ya que, actualmente, se dispone de nuevas técnicas de consolidación e informática aplicada que permiten, a través de sistemas de restauración digital u óptica, visualizar e interpretar gran parte de los textos ocultos por la negrura de la calcinación, e incluso las grafías barridas por corrimiento de las tintas.

6.2. Las inundaciones

Los efectos que el agua genera sobre los documentos son:

• La solubilidad de las tintas, encolantes y aditivos, como el caolín de los papeles, que provoca el apelzamiento de las hojas.
• La debilidad del papel.
• Cercos en el papel por arrastre de la suciedad.
• Manchas de barro.

Pero además del daño provocado por la acción del agua, las inundaciones también son responsables de la proliferación de microorganismos. En una caja con documentos empapados pueden empezar a desarrollarse hongos y bacterias transcurridas las primeras 72 horas, por lo que hay que actuar con rapidez y una vez que el daño se ha producido, lo fundamental es no incrementarlo con actuaciones o intervenciones inadecuadas.

Medidas de actuación:

• Documentar fotográficamente lo sucedido.
• Eliminar el caudal de agua e impedir que el agua se embalse, ya que esto podría implicar que el nivel aumentase y afectase a otras obras. Hay que facilitar la evacuación del agua mediante un encauzado controlado y dirigido hacia el exterior para evitar que vuelva a entrar en el recinto. Antes de proceder a la evacuación de las obras se debe expulsar el agua circulante en las instalaciones.
• Proceder al control ambiental del espacio, controlando la ventilación, la humedad y la temperatura del local del siniestro, evitando una HR superior al 60% y temperaturas superiores a 25º.
• Utilizar el sistema de climatización del local a una temperatura baja, nunca alta, pues se aceleraría la proliferación de microorganismos.
• Utilización de deshumidificadores portátiles.
• En el salvamento de las obras se puede apostar por dos métodos:
• Evacuar el material afectado. Esta opción solo es válida cuando se dispone de una zona segura para tratar la documentación: salas para el secado por oreo, cámaras de congelación o un taller de restauración. El traslado hay que efectuarlo de forma ordenada y el lugar al que se lleven las obras debe disponer de mesas y estanterías en las que se pueden distribuir. El transporte se efectuará, preferiblemente, en cajas de plástico con ranuras o, en sud efecto, de madera. Lo más habitual es que no se disponga de los materiales adecuados, pero se puede actuar inicialmente sustituyéndolos por otros. Para manipular las obras se puede hacer uso de un mango plano, que puede ser el de una cuchara o chuchillo de hoja ancha y poco corte. Lo más adecuado sería usar papel secante o materiales como papeles parafinados, siliconados e incluso láminas de plástico o flexible, entre los que el polietileno ofrece unas condiciones de uso óptimas. En su ausencia, se puede recurrir a periódicos o listines telefónicos con papel absorbente poco o nada satinado, que se dispondrá en el suelo o mesas abiertos por sus últimas páginas. Es justo en este espacio donde se colocarán los documentos para evitar que se desorden. Como menos sufren las obras es posicionándolas tumbadas. Cuando los papeles hayan perdido humedad y adquirido consistencia, se podrán colocar en vertical y colgarlos en tendederos, en posición de caballete, sin pinzas. Asimismo, es conveniente someterlos aun prensado suave.
• Mantener las obras en su sitio. Es la opción más favorable para libros o documentos con papeles poco encolados, pero es poco útil para papeles con recubrimiento tipo couché. En este caso, la acción más precisa es reducir la humedad para evitar el desarrollo de microorganismos para lo que es prioritario descender la temperatura al nivel más bajo posible y reducir la humedad mediante la ventilación natural o forzada, estableciendo corrientes de aire, para lo que se pueden instalar ventiladores, impulsores o extractores. A mayor ventilación, menor es el índice de contaminación biológica. Este oreo puede durar varios días y permite alisar progresivamente la sorbas deformadas y conseguir un secado total. Al secarse las obras en el estante en el que se acoplaron, estas aumentan su volumen y quedan apretadas contra la estantería. En algunos casos, es preferible mantenerlas en su posición original, ya que la misma presión formada entre ella impide la deformación de las hojas y anula los huecos internos donde podrían formarse colonias de hongos. Pero es muy probable que aparezcan colonias de microorganismos que se deben eliminar mediante el uso de algodones o una esponja que no destiña impregnada en alcohol, y esparcir en el ambiente productor fungicidas-bactericidas. En el caso de que la infección afecte a un número reducido de documentos, estos deben colocarse en las zonas ventiladas y si es gravedad, aislarlos en bolsas de plástico y aplicarles un tratamiento.
• Para el secado de las obras hay varios procedimientos:
• El secado por oreo es el más sencillo. Solo se necesita una superficie en la que colocar los documentos y tiempo. Se debe aplicar un aislante protector a las obras, como el papel Kraft, o situarlos en tendederos con cuerdas o hilo plástico.
• El secado por empaquetado al vacío consiste en aplicar papel secante en el exterior de los documentos, repitiendo la operación varias veces hasta que en cuatro o cinco días se obtenga el documento seco.
• El secado por congelación consiste en el secado de los documentos dentro de un congelador. Para ello, se han de introducir los documentos envueltos en papel, que puede tipo Kraft o en bolsas individuales. A partir de -12º el hielo se evapora sin pasar por el estado líquido. Durante el estado de congelación, las obras están sometidas a una profunda rigidez por el hielo, lo que puede derivar en cortes y roturas. Igualmente, durante el proceso de descongelación, se puede volver a producir la mojadura de la documentación salvo que se emplee el secado directo en cámara de vacío.
• El secado por vacío consiste ene acelerar la evaporación del agua modificando la presión atmosférica. Se realiza en cámaras especiales industriales donde en las que el agua se evapora de forma acelerada.
• El secado por microfrecuencias solo es válido para obras de pequeño formato.
• El secado por liofilización consiste en pasar de estado sólido del agua congelada al estado gaseoso directamente, sin que se genere la fase líquida. Se realiza en una cámara especial.

Con las obras ya secadas se pueden comenzar a aplicar otro tipo tratamientos como son: operaciones de limpieza, consolidación, reparación de roturas, reintegración, encuadernación, etc.

6.3. El uso abusivo

Debe evitarse el daño causado por una manipulación excesiva o abusiva uso abusivo de los documentos, protegiéndolos de:

• La manipulación excesiva y el roce, especialmente durante la consulta inadecuada de los mismos en la sala, puede producir problemas en las encuadernaciones, cortes, dobleces, arrugas, manchas, marcas producidas por pintadas.
• La apertura de libros más de 120º puede provocar deformaciones en ellos.
• La manipulación de determinados documentos sin guantes, como en el caso de la fotografía, pueden deteriorarlos por los residuos grasos que permanecen en lo soporte tras su manipulación.
• El empleo de cintas autoadhesivas, con el tiempo, se oxidan y se amarillean. Además, con el calo se funden con el soporte imposibilitando su eliminación.
• Los clips y las grapas que terminan por oxidarse pueden dejar manchas incrustadas en el papel.
• También pueden producirse daños en ellos documentos como consecuencia de su exposición, si esta no cumple con unos criterios adecuados de conservación.
• Cuando los documentos se encuentran en un mal estado de conservación es preferible brindan copias de los mismos para su consulta.

6.4. Los robos

En la actualidad, se ha demostrado que, por estadística, las sustracciones de material documental o robos de documentos se producen con más frecuencia en las salas de consulta que en los depósitos. En cualquier caso, para evitarlo es importante aplicar las siguientes medidas de prevención y de seguridad:

• Instalar sistemas de protección contra la intrusión:
• Sensores magnéticos en ventanas, puertas y objetos móviles.
• Sensores electrónicos que protejan los espacios mediante emisores de radiación infrarroja y microondas que interfieren con la presencia de personas y objetos extraños y que son capaces de remitir una señal de emergencia al centro de control.
• Cámaras de circuito cerrado de televisión, en posición ija o regulable a distancia, que transmita la imagen a monitores situados en el centro de control.
• Establecer conexión en todo momento con la central receptora de alarmas, lo que resulta especialmente útil cuando la institución carece de personal de vigilancia durante algún período de tiempo.
• Sensores antihurto mediante códigos de barra o láminas sensibles incorporadas a los documentos.
• Controles de acceso para vehículos y personas.
• Vigilancia del interior durante el horario de apertura.
• En el edificio, procurar que tanto ventanas como puertas sean exentas, sin obstáculos ala vista, ni árboles que las oculten. Emplear rejas en las ventanas que estén situadas a menos de 4 metros y disponer de puertas dotadas de cerraduras de seguridad.
• Se debe articular tres niveles de acceso correctamente delimtiados e incomunicar los depósitos de los itinerarios que debería seguir el público para acceder a la sala de consulta.
• El estampillado d ellos documentos.

Lo más difícil es vitar los robos en las salas de consulta. Algunas recomendaciones son:

• Disponer de un solo acceso por delante del mostrador, que, a ser posible, deberá contar con una instalación de alarma por señalización magnética.
• El mostrador de control debe tener total visibilidad, elevándose sobre un estrado y la sala no tendrá recovecos ni obstáculos que impidan la visión global de la sala.
• Si la altura lo permite, es recomendable la instalación de una pasarela elevada circundante que permita una visión a vista de pájaro.
• Es recomendable el uso de cerramientos acristalados que posibilite la visión desde las dependencias contiguas.
• Instalación de cámaras de seguridad con circuito cerrado, y con monitores en los puntos de control.
• Instalación en las salidas de alarmas por señalización magnética.