UT13 · Tema 31 · La reprografía y la digitalización de documentos en los archivos: objetivos y funciones

Tema 31. La reprografía y la digitalización de documentos en los archivos: objetivos y funciones. Técnicas reprográficas. Principales formatos analógicos. Principales formatos de los archivos digitales: formatos sin pérdida de resolución ni calidad y formatos con pérdida de calidad. El archivo de seguridad y la preservación digital: conceptos básicos

1. La reprografía en los archivos

Cruz Mundet en su Diccionario de Archivística, publicado en 2011, recoge dos acepciones para el término reproducción:

• “Conjunto de técnicas y procedimientos de copia de documentos por cualquier medio (fotografía, fotocopia, microfilm, digitalización…)”.
• Servicio o unidad del archivo encargada de realizar las políticas de copiado (microfilmación, digitalización, etc.) a efectos de conservación y difusión”.

Siguiendo los preceptos de las acepciones anteriores, se puede considerar que la archivística se ha ocupado de la reprografía en tanto a servicio prestado por los archivos. La Ley 39/2015, de 1 de octubre, del procedimiento Administrativo Común de las AA.PP., obliga a que los documentos administrativos nazcan en formato electrónico, o sean convertidos a soporte electrónico, mediante la digitalización.

La reproducción e los documentos se puede abordar desde una doble vertiente:

• Como un servicio prestado por los archivos para la difusión del patrimonio documental y como medida para construir a su preservación.
• O la de la reproducción a efectos de garantizar la identidad y contenido de las copias y, por tanto, su carácter de copias auténticas.

1.1. Marco normativo

A nivel nacional, hasta fechas recientes, la normativa referida a la reproducción de documentos en los archivos se componía de una Orden, de 4 de marzo de 1959, por la que se dictan normas para la obtención de copias y fotocopias en los archivos dependientes de la Dirección de Archivos Estatales (actualmente con rango de Subdirección). Esta orden quedó derogada, así como toras normas que regulaban las tasas. Se promulgó, entonces. El Real Decreto 1969/1999, de Expedición de la Tarjeta Nacional de Investigador, norma que también fue derogada en el ámbito de los archivos dependientes del Ministerio de Cultura por el Real Decreto 1266/2006, de 8 de noviembre.

Actualmente, los precios públicos en materia de reproducción de los documentos custodiados en los archivos dependientes del Ministerio de Cultura están regulados por la Orden CUL/1077/2011, de 25 de abril, por la que se fijan los precios públicos de determinados servicios prestados por los órganos del Ministerio de Cultura. En los archivos dependientes del Ministerio de Defensa, se regula por orden DEF/486/2011, de 9 de febrero; y para el caso de los dependientes del ministerio de Justicia, la Orden JUS/1468/2014, de 25 de julio.

Las principales novedades normativas se han producido en materia de sustitución de soportes, y más concretamente en lo que a digitalización de documentos se refiere. El Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre, por el que se regula la conservación del patrimonio documental con valor histórico, el control de la eliminación de otros documentos de la AGE y sus OO.PP. y la conservación de documentos administrativos en soporte distinto al original, lo que marcó la senda para que se aplicase un cambio en la forma en la que se debían preservar los documentos en cuanto al soporte se refiere, que debía ser diferente al original.

La Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las AA.PP. obliga a que los documentos administrativos sean electrónicos para que puedan ser considerados “válidos”. Esto planteó la necesidad de digitalizar los documentos en soporte papel o en otro tipo de soporte no electrónico. La citada Ley 39/2015, además, establece en su disposición transitoria primera que “siempre que sea posible, los documentos en papel asociados a procedimientos administrativos finalizados antes de la entrada en vigor de la ley, deberán digitalizarse de acuerdo con los requisitos establecidos en la normativa reguladora aplicable”.

En Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI), regulado por Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, define digitalización como “proceso tecnológico que permite convertir un documento en soporte papel o en otro soporte no electrónico, en uno o varios ficheros electrónicos que contienen la imagen codificada, fiel e íntegra del documento”. En su art. 24, establece que “la digitalización de documentos en soporte papel por parte de las AA.PP. se realizará de acuerdo con lo indicado en la norma técnica de interoperabilidad correspondiente, en relación con los siguientes aspectos:

• Formatos estándares de uso común para la digitalización de documentos en soporte papel y técnica de compresión empleada, de acuerdo con lo previsto en el artículo 11.
• Nivel de resolución.
• Garantía de imagen fiel e íntegra.
• Metadatos mínimos, obligatorios y complementarios, asociados al proceso de digitalización.

La gestión y conservación del documento electrónico digitalizado atenderá a la posible existencia del mismo en otro soporte.

La Norma Técnica de Interoperabilidad (NTI) de Digitalización de Documentos, aprobada por resolución de 19 de julio de 2011, establece las reglas para la digitalización de documentos. Y en su guía de 2016, se señalan los componentes digitales de un documento electrónico fruto de un proceso de digitalización. Estos son los siguientes:

• La imagen electrónica, que respeta el aspecto y contenido del documento original y debe ser lo suficientemente fiel al contenido original y garantizar su integridad. La imagen ha de cumplir una serie de requisitos para conseguir que el documento digitalizado sea válido para ser conformado como documento electrónico de acuerdo con la NTI de Documentos electrónicos y sea fiel al documento en papel.
• Los metadatos mínimos obligatorios establecidos en la NTI del documento electrónico y, en función de las necesidades específicas de cada organización, los metadatos complementarios, tanto para su gestión, como los relacionados con el proceso de digitalización, que reflejan las características técnicas de la imagen electrónica capturada.
• Y si procede, la firma de la imagen electrónica, que avala la integridad del resultado de la aplicación del proceso de digitalización mediante la aplicación de alguno de los sistemas de firmas previstos en la legislación vigente.

La NTI de digitalización de Documentos también establece los pasos del proceso de digitalización.

Recomendaciones y buenas prácticas en materia de reprografía:

• Directrices y recomendaciones:
• Directrices para proyectos de digitalización formulado por el grupo de trabajo de expertos de la Federación Internacional de Asociaciones de Bibliotecarios y Bibliotecas y el Consejo Internacional de Archivos en el año 2002 (Ministerio de Cultura).
• Directrices para proyectos de digitalización de colecciones y fondos de dominio público, en particular para aquellos custodiados en bibliotecas ya archivos de marzo de 2002.
• Recomendación de la Comisión Europea de 24 de agosto de 2006 sobre la digitalización y accesibilidad en línea del material cultural y la conservación digital.
• Recomendación de la Comisión de 27 de octubre de 2011 sobre la digitalización y accesibilidad en línea del material cultural y la conservación digital.
• Recomendación de la UE 2021/1970 DE LA Comisión de 10 de noviembre de 2021 relativa a aun espacio común europeo de datos para el patrimonio cultural.
• Brújula Digital 2030. Es la hoja de ruta política establecida por la Unión Europea para guiar la transformación digital del continente durante esta década, con el horizonte puesto en el año 2030. Este programa fue presentado por la Comisión Europea en marzo de 2021 y se ha convertido en el mecanismo central de seguimiento y cooperación para alcanzar objetivos comunes en materia digital entre los Estados miembros, el Parlamento Europeo y la propia Comisión. Los cuatro puntos cardinales de la Brújula Digital:
• Competencias digitales: Mejorar las habilidades digitales de la población europea, tanto básicas como avanzadas, para que al menos el 80% de los adultos tenga competencias digitales básicas y haya 20 millones de especialistas TIC empleados en la UE para 2030.
• Infraestructuras digitales seguras y sostenibles: Garantizar que todos los ciudadanos dispongan de conectividad gigabit y que las infraestructuras digitales sean seguras, eficientes y sostenibles.
• Transformación digital de las empresas: Lograr que el 75% de las empresas utilicen servicios avanzados como la computación en la nube, macrodatos e inteligencia artificial, y que más del 90% de las pymes alcance al menos un nivel básico de intensidad digital. Además, se busca duplicar el número de unicornios europeos.
• Digitalización de los servicios públicos: Conseguir que todos los servicios públicos clave estén disponibles en línea, que todos los ciudadanos tengan acceso a su historial médico electrónico y que el 80% de los ciudadanos utilice una solución de identificación electrónica.
• Normas ISO:
• UNE-ISO/TR 15801:2009 Imagen electrónica: información almacenada electrónicamente. Recomendaciones sobre veracidad y fiabilidad.
• UNE-ISO 19005-1: 2008 Gestión de documentos. Formato de fichero de documento electrónico para la conservación a largo plazo. Parte 1: uso del PDF 1.4 (PDF/A-1).
• UNE-ISO/TR 15801:2009 Imagen electrónica. Información almacenada electrónicamente. Recomendaciones sobre veracidad y fiabilidad.
• UNE-ISO/TR 13028: 2011. Directrices para la implementación de la digitalización de documentos.
• UNE-ISO 14721: 2015. Sistemas de transferencia de datos e información espaciales. Sistema abierto de información de archivo (OAIS). Modelo de referencia.

1.2. Plan de reprografía

El Consejo Internacional de Archivos recomienda a las instituciones la puesta en marcha de un programa de reprografía, como paso previo y necesario antes de abordar cualquier proyecto de reproducción. Se trata de establecer una sistemática común y redactar un documento en el que se recojan todos los aspectos a tener en cuenta en los proyectos de reproducción que se realicen en el archivo.

El plan de reprografía debe:

• Realizar un estudio `previo de sus fondos documentales, atendiendo a su estado de conservación, ordenación, descripción, consulta etc.
• Establecer unos objetivos, que básicamente se pueden concretar en dos principales:
• Incrementar la difusión y el acceso a los documentos.
• Contribuir a la conservación de los documentos, reduciendo la manipulación y el uso de la documentación original y creando copias de seguridad de los documentos esenciales uy de mayor valor para la entidad.

Desde la óptica del archivero, la reproducción de los documentos debe ser entendida como una parte de un todo, es decir, en conjunción con un programa coherente de conservación y/o difusión que debe ayudar a resolver problemas archivísticos, y no como un fin en sí mismo.

• En función de los objetivos que se pretendan alcanzar, se deben establecer prioridades y seleccionar los documentos objeto de reproducción.
• Documentos con muchas consultas.
• De especial relevancia.
• Alto riesgo de deterioro.
• Unidades temáticas para exposiciones, publicaciones, etc.
• Analizar los recursos disponibles, tanto a nivel de personas como económicos.
• Determinar y definir los procesos de digitalización, lo que requiere fijar los parámetros de: captura, resolución, profundidad de bits/color, formatos y conversión de formatos, marcas de agua, denominación de imágenes y ficheros, estructura de carpetas, etc.
• Determinar los estándares de metadatos a emplear, definir su obligatoriedad, valores, etc.
• Establecer la documentación que debe acompañar a los proyectos de digitalización con el fin de asegurar la trazabilidad de estos.
• Establecer controles de calidad y definir sus parámetros.
• Almacenaje y la preservación de las imágenes.
• Difusión y disponer de las herramientas tecnológicas necesarias para acometer la reproducción.

1.3. Tipos de copias

Todo plan reprográfico debe tener presente, en función e los objetivos que se pretendan conseguir, el tipo de copia que ha de realizarse. Se pueden distinguir los siguientes tipos de copias:

• Copia de seguridad:
• Para los documentos considerados esenciales por la organización, pro su valor estratégico, histórico, económico… Como medida de prevención, por si el original se destruye, deteriora, no se localiza, etc.
• Su reproducción debe efectuarse con la mayor calidad posible.
• Los aconsejable es que se realice en un soporte que garantice una duración superior a 100 años. Actualmente, son las microformas de emulsión de sales de plata de primera generación, en blanco y negro, en rollo, procesados y almacenadas siguiendo las normas ISO las que cumplen estas condiciones. El microfilm en color no es recomendable como copia de seguridad. Ene l caso de las digitalizaciones, para los formatos electrónicos, la UNE-ISO 14721 (OAIS) establece el modelo de referencia para su preservación.
• Debe localizarse la copia en un edificio diferente al de los originales.
• La copia de seguridad no debe empelarse, sino que su uso debe limitarse a la obtención de una segunda copia sin pérdida de resolución, que será a la que se le dé otros usos, como el de la consulta.
• Copia de complemento. Se llama así a la copia de documentos de otros archivos que completan los fondos propios, lo que mejora el servicio otorgado a los investigadores.
• Copia de preservación:
• Debe efectuarse una copia de preservación de los documentos en mal estado de conservación o de consulta frecuente, con objeto de evitar su deterioro o frenarlo.
• Una vez realizada la copia de preservación será la que se brinde a los usuarios que soliciten consultar el documento, y únicamente se permitirá la consulta del original cuando las características de la investigación así lo aconsejen, y siempre previa autorización el director del archivo.
• El Consejo Internacional de Archivos recomienda hacer copia de seguridad en negativo y ofrecer las copias en positivo a los investigadores.
• Copia de referencia:
• El objetivo de las copias de referencia es satisfacer la demanda de los usuarios o de otra institución.
• Su realización facilita la difusión, la consulta de los documentos y evita desplazamientos.
• Por su realización, el archivo cobrará unos precios públicos, cuya cuantía debe difundirse y situarse en las instalaciones del archivo en un lugar visible de la sala de consulta, junto a las normas de sala.
• Copia de sustitución. Su objetivo es sustituir los originales. La reproducción de los documentos ahorra espacio, un rollo de microfilm ocupa menos del 10% que una unidad de instalación, pero como el art. 55 de la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico español, establece la exclusión o eliminación de bienes del patrimonio documental y bibliográfico deberá ser autorizada por la administración competente, y a propuesta de sus propietarios o poseedores, mediante el procedimiento que se deberá establecer por vía reglamentaria (se refiere a la futura aprobación de un reglamento específico (Real Decreto, decreto autonómico, orden misniterial…) que establezca los pasos, requisitos y garantías del procedimiento para la exclusión o eliminación de bienes del patrimonio documental y bibliográfico, a propuesta de sus propietarios o poseedores, y siempre bajo la autorización de la administración competente).
• Copia para su publicación o edición:
• Su objetivo es difundir los fondos.
• La Orden de 25 de abril de 2011, por la que se fijan los precios públicos de determinados servicios prestados por los órganos centrales del Ministerio de Cultura, prevé la firma de un convenio para la “utilización con fines culturales o comerciales de las reproducciones, duplicados o copias de fondos documentales cuya titularidad corresponda al Ministerio de Cultura, cualquiera que sea el soporte de los mismos”.

En 1950 se creó el Archivo Central de Microfilms para divulgar y fomentar su conservación. En 1952 nació el Servicio Nacional de Información Documental y Bibliográfica, cuyas funciones recogían la preparación de planes de microfilmación de seguridad, una labor que ejecutaba a través de uno de sus servicios, el Servicio Nacional de Microfilm, que, a su vez, se unió con el de Restauración, lo que derivó en la creación del Centro Nacional de Conservación y Microfilmación Documental y Bibliográfica (CECOMI). En 1985 se disgregaron y, en la actualidad, se denomina Servicio de Reproducción de Documentos (SRD).

2. Los sistemas reprográficos

2.1. Formatos analógicos: copias en papel y microfilmación

Las copias en papel hacen referencia a una denominación genérica con el que se designan todas las formas de copia, desde la copia fotostática, hasta las fotocopiadoras electrostáticas de los años 50 del siglo pasado que permitieron su uso generalizado.

Hasta mediados del XX a excepción de la fotografía, el fotosfato era el único método relativamente permanente que permitía realizar una copia de material gráfico. Aunque con muchos elementos de fotografía, el fotosfato presentaba como principal inconveniente lo siguiente: si el papel no era convenientemente lavado, continuaba la acción química y el soporte se quemaba.

Otro método empleado era la fotocromía. El fotocromo es una técnica de coloreo que combina la fotografía en blanco y negro y la litografía en color. Consiste en la adición o sustracción de los cuatro colores básicos para corregir la reproducción en color. Se realiza mediante planchas monocromáticas, de modo que debe crearse una plancha pro cada uno de los cuatro colores del modelo de color CMYK (cian, magenta, amarillo y negro), lo que también se conoce como impresión en cuatricromía. Asimismo, interviene en el proceso un quinto color: el blanco del papel.

Los métodos tradicionales para copiar documentos han sido la fotocopia y la copia digital impresa, dos mecanismos para lograr copias permanentes.

La fotocopia se basa en la recepción de una imagen por medio de una lente, que, a través de un proceso de fusión calórica, produce la copia. El método para capturar la imagen por este procedimiento puede ser directo o indirecto:

• Directo. El papel que recibe la copia está cubierto por óxido de cinc o similar, y recibe la imagen proyectada del original por medio de una lente. Se basa en el principio de que una superficie fotoconductora se vuelve fotosensible, cuando se aplica carga electromagnética y el proceso de fusión se hace por medio de calor. Este tipo de copia es permanente. Las partículas de carbón se funden en la superficie del papel. Este sistema se emplea en la impresión de micropelícula sobre papel, aunque en la actualidad ha caído en desuso.
• Indirecto. El papel utilizado es un papel ordinario en el que se proyecta la imagen por medio de una lente. La imagen latente entra en contacto con el tóner y se transfiere al papel cuando pasa por el tambor recubierto de selenio. La fusión se realiza por medio de calor. Este sistema es el empleado por los faxes, la copias en papel a partir del microfilm y algunos tipos de impresoras de los ordenadores, etc.

La copia digital impresa se distingue de la fotocopia en que, en lugar de ser analógica, emplea un medio digital para que un escáner capture la imagen y esta pueda ser almacenada digitalmente o impresa. La transferencia del documento al medio digital se efectúa por medio de un escáner, cuya resolución de captura depende el resultado de la impresión. Este sistema tiene la ventaja de que permite aplicar el Reconocimiento óptico de Caracteres (OCR), un proceso por el que, a partir de un texto digitalizado, se pueden identificar sus letras, símbolos y caracteres para almacenarlo en forma de datos y poder, de esta forma, emplearlos en un procesador de textos. Esto permite facilitar la búsqueda de un término concreto, su localización, así como la edición del documento.

2.2. La microfilmación

La fotografía y el microfilm [definición de microfilm en tipo test: “reproducción reducida, de alta calidad, de documentos gráficos sobre película que permite un fácil almacenamiento y manipulación”] consisten en la obtención de imágenes permanentes pro acción de una radiación sobre sustancias fotosensibles. La microfotografía emplea la misma técnica que la fotografía. Se considera que existe microforma cuando el documento se reproduce a más de 5 reducciones. Y el microfilm es la película que se usa para copiar documentos a escala reducida mediante la técnica fotográfica.

Fue el inglés John Benjamin Dancer, fabricante de instrumentos ópticos, la primera persona que en 1839 reprodujo imágenes reducidas (160:1), pero no consideró que eso tuviera ninguna aplicación práctica, al igual que A. Rosting, quien hizo lo propio con una página del London Evening News, periódico en el que trabajaba (800:1). Es a René Dragon a quién debemos su aplicación práctica, por primera vez, durante la guerra franco prusiana en 1870. Aunque la moderna microfilmación empezó en los años 20, el siglo pasado, de la mano del banquero G. McCarthy, y fue Eastman Kodak, quién basándose en la experiencia de McCarthy desarrolló las primeras cámaras, las Rekodak. El uso del microfilm se generalizó, aunque con aplicaciones militares, durante la IIGM, y a partir de ese momento no ha hecho más que evolucionar en el campo de los archivos.

2.2.1. Las películas de microfilm

El soporte utilizado para la microfilmación es la película fotográfica; una lámina sensible, emulsionada con sales de plata que reacciona a la luz. Las películas de microfilm se componen de los siguientes elementos:

• Una base sensible a la luz, sobre la que se impresiona la imagen, con la suficiente resistencia como para soportar su uso en las cámaras y en los lectores. La composición de la base ha ido cambiando con el tiempo, Inicialmente, se usó el nitrato de celulosa o celuloide, pero este se dejó de emplear en los años 50 por su alto grado de combustión. A partir de 1923 se empezó a utilizar el acero de celulosa, al que se añadieron plastificantes para disminuir su inflamabilidad y dotarlo de mayor flexibilidad. Durante la IIGM y, sobre todo a partir de 1948, se empezó a fabricar la película de triacetato de celulosa, cuyo uso se extendió rápidamente. En la actualidad es la conocida como “safety film”, la película que se emplea para las copias de seguridad. En 1956 se introdujo la película de base de poliéster, que cuenta con una mayor resistencia mecánica y a la humedad. Este último material es el que ha reemplazado progresivamente al acetato en los archivos.
• La emulsión. Se refiere al recubrimiento de la base con productos químicos, como los cristales de sales de plata de color negro, que absorben la luz, y que se encuentran suspendidos en un compuesto a base de gelatina que posibilita la permanencia de la imagen.
• El sustrato. Proporciona el adhesivo que une la emulsión a la base.
• Capas protectoras. No están presentes en todas las películas para microfilm. Pueden ser de varios tipos: antihalo, que evitan reflexiones de la luz; antiestáticas, que la protegen de la electricidad estática; o de antitensión, que intentan corregir la tendencia de la película a enrollarse.

2.2.2. Tipos de películas

Las ISO y las normas ANSI (American National Estándar Institute) definieron la generación de duplicados, tipificando las características en su realización, empleo y aplicación. De esta forma, se cuentan con las siguientes tipologías:

• Película de primera generación. Son las películas de cámara, negativos de cámara u originales de cámara, cuya polaridad es siempre negativa, es decir, escrita en blanco sobre fondo negro. Nunca se debe trabajar con el original obtenido de la microfilmación, ya que estos deben emplearse exclusivamente para la obtención de duplicados de segunda generación. En cuanto a su manipulación y almacenamiento, deben seguirse criterios que incluyan una copia de seguridad, por lo que se han de guardar en un emplazamiento diferente al de la documentación reproducida.
• Película de segunda generación. Es el primer duplicado o internegativo. Debe constituir una copia exacta de la película de primera generación, al menos en lo referente a la resolución y la densidad. Su polaridad puede ser negativa o positiva:
• Segunda generación directa: el duplicado es idéntico, de negativo se obtiene otro negativo.
• Segunda generación inversa: el negativo se convierte en imagen positiva.
• De la copia de segunda generación se deben realizar cuantas copias sean necesarias, ya sean de difusión, consulta o reproducción, sin tener que recurrir al negativo original. No deben ser empleadas para la visualización para evitar su deterioro y únicamente en caso de que este se produzca se debe recurrir al negativo original para efectuar una nueva copia.
• Película de tercera generación. Esta tercera copia es la que debe emplearse para su difusión, uso y consulta. Deben presentar el mínimo de pérdidas, en cuanto a las características físicas de resolución y densidad, respecto a las películas de primera generación. Pueden ser copias de polaridad directa o inversa, sobre películas de sales de plata, diazo o versiculares, que se pueden manipular en condiciones de luminosidad normales y los equipos para su obtención son más sencillos.

Los principales tipos de película utilizados en la microfilmación son:

• Sales de plata. Es la película más sensible a la luz, ya que permite obtener copias de mejor calidad a partir de un original, al proporcionar una gran variación en cuanto a densidad y contraste con la imagen original. Es la película más usada y recomendada para el negativo de la cámara, por sus características archivísticas, con un adecuado proceso de microfilmación y procesado. Es la única con duración de más de 100 años.
• Diazo. Se diferencia de la anterior en su emulsión, compuesta por una sal diazónica, ácidos y estabilizadores en su soporte de resina. Su duración no es muy amplia, entre 30 y 40 años, convenientemente tratada, procesada y almacenada. Se suele empelar para realizar copias de un negativo maestro, porque no es lo suficientemente sensible para ser negativo de cámara, pero su bajo coste, resistencia, buena resolución y la posibilidad de encontrarla en todos los formatos, hacen que sea usada como película de difusión y no de conservación. Se comercializa con distintos tipos de emulsiones y colores (negro, azul y sepia).
• Versicular. Es más moderna que la anterior, aunque es parecida en su composición a las películas de diazo. Su soporte base es el poliéster. Únicamente es empelada para las copias, y su principal ventaja es que puede usarse a plena luz del día. En EE.UU. se emplea mucho más que en Europa.
• Electrofotográfica. Se caracteriza por la capacidad de sensibilizar, exponer y en velar una parte de la película, sin deteriorar la que está alrededor, con un proceso de carga que se realiza en muy pocos segundos. Puede ser empleada con luz, pero en otros períodos de tiempo. Se presenta en rollo o en ficha, y su uso es más caro que otros tipos de película. Sin embargo, en la actualidad, es la tipología más empleada en los archivos administrativos de EE.UU.

2.2.3. Las microformas

Una microforma es una reproducción reducida y condensada de documentos, que se graba en un soporte físico especializado mediante un proceso fotoquímico, digital o similar, con el objetivo de preservar, almacenar, transmitir y facilitar la lectura de la información contenida en los documentos originales. Pueden ser de dos tipos: en rollo o planas. Los rollos son de uso más común en los archivos, mientras que los formatos planos se empelan más en las bibliotecas.

A) Rollos

Medidas normalizadas de las películas son: 8, 16, 35, 70, 82,5 y 105 mm. Asimismo, el rollo puede estar perforado, su uso es más antiguo, o sin perforar. Las más empleadas en los archivos son los rollos de 16 y 35 mm, mientras que las películas de 70 mm y de 105 mm están en desuso. Las películas de 16 mm son las más indicadas para microfilmaciones que no requieren de una gran calidad o resolución de imágenes. En un rollo puede haber almacenados hasta 3.000 fotogramas, y para ese ancho pueden emplearse tres formas básicas de microfilmación: simple, dúplex y dúo. Las películas de 35 mm suelen utilizarse en trabajos que requieren gran nitidez de imagen y, en general, para la microfilmación de documentos manuscritos en formatos entre A4 y A0, que son las más generalizadas en los archivos históricos, pese a su mayor coste. En ellas se pueden almacenar hasta 600 fotogramas y la distribución de las imágenes pueden ser simplex, dúplex o dúo.

Los términos simplex, dúplex y dúo se refieren a la manera en que las imágenes de los documentos se disponen o registran en la película o soporte digital:

• Simplex: La imagen de cada documento se registra únicamente en una cara de la película o soporte. Es decir, cada imagen ocupa un solo lado del microfilm o microficha, lo que equivale a reproducir solo el anverso de cada hoja.
• Dúplex: Permite registrar imágenes en ambas caras del soporte, generalmente anverso y reverso de los documentos. En microfilmación, esto significa que, al avanzar la película, se alternan las imágenes del anverso y reverso, optimizando el espacio y facilitando la consulta de documentos que tienen información en ambas caras.
• Dúo: Es una modalidad en la que se combinan ambos métodos anteriores, permitiendo registrar imágenes en ambas caras y, además, organizar la disposición de las imágenes de manera secuencial o específica según las necesidades del archivo o del usuario.

B) Planos

Dentro de esta tipología de microforma, se pueden, a su vez, diferenciar tres tipologías de microformas planas:

• Microfichas. Hoja de película de 105 x 148, 75 mm, equivalente a un formato A6. Sus fotogramas se distribuyen en filas y columnas, comúnmente a 24, 42 o 48 reducciones. Suelen emplearse en la microfilmación d ellos libros y periódicos, pro la conveniencia de individualizarlos por títulos. Su equipo es más caro, pero su duplicación, en diazo, y difusión son muy baratas, por lo que es un sistema muy utilizado en las bibliotecas.
• Jacket. Es un formato intermedio entre el microfilm en rollo y la microficha, formada por dos láminas de poliéster unidas, formando 2 o 5 canales cuyo ancho es ligeramente superior a las tiras de película de 16 o 35 mm que alojan. Tiene un formato A6.
• Tarjeta de ventana. Muy empleadas en la reproducción de planos o dibujos técnicos, de cartón estándar, con una o varias ventanillas en su parte derecha, en la que van situados uno o varios fotogramas, de 16 o 35 mm.

2.2.4. La conservación de los microfilms

Las causas de alteración del microfilm pueden ser de dos tipos:

• Internas. Motivadas por la inestabilidad de los materiales fotográficos y un tratamiento defectuoso en el procesado.
• Externas. Debidas a las reacciones de sus componentes al medio ambiente.
• La permanencia de documentos en soporte fotográfico depende, por un lado, de la estabilidad química de la película y de cómo se haya procesado esta y, por otro lado, de las condiciones bajo las que se almacene. Las dos primeras vienen determinadas por su fabricación y procesado, mientras que la última condición debe ser controlada por el archivero.

El problema que presentan los soportes fotográficos es que una vez que se ha iniciado el proceso de degradación este ya es irreversible. Por lo tanto, la conservación preventiva es la forma más eficaz para minimizar y ralentizar los fenómenos degradatorios. Las normas internacionales ANSI e ISO tratan específicamente este asunto. El microfilm es muy sensible a las condiciones ambientales, de ahí que las medidas de preservación deban orientarse a evitar dos factores de degradación: la óxido-reducción y la sulfuración de la lata. En ambos procesos, el control de las condiciones de temperatura y humedad resultan fundamentales.

Para la preservación de los microfilms y microfichas, los estándares de conservación son muy similares a los del resto de materiales fotográficos: humedad relativa por debajo del 40% y 18º de temperatura como máximo, con variaciones no superiores al 5% en cuanto a HR y 3º en cuanto a temperatura. Por norma general, cuanto más seco sea el ambiente y la temperatura más baja, mejor grado de conservación ostentarán las películas. Aunque tampoco se debe establecer unos valores de temperatura y de HR demasiado bajos, ya que cuando los microfilms o las microfichas se sirvan al público para su consulta estarán sometidos a importantes fluctuaciones, lo que sería mucho más perjudicial que un ambiente menos adecuado, pero más estable.

• Humedad: entre 30-40% de HR es lo compatible para la mayoría de los soportes fotográficos.
• Temperatura: la más baja posible. Para las películas, se recomienda 10º; para el original de cámara, entre 8 y 12º; y para los negativos en color, una temperatura entre 0-2º y una humedad en torno al 25-30%.
• Luz:
• Todos los embalajes, cajas, adhesivos y muebles deben ser químicamente neutros.
• Los microfilms deben embalarse individualmente**. Los estuches** pueden ser metálicos, de plástico inerte o de cartón especial para material fotográfico impregnado con productos barrera para los contaminantes gaseosos, e ir envueltos con una protección de papel de conservación adecuado para el material fotográfico.
• Los microfilms sobre película de poliéster deben guardarse en estuches especiales que reúnan las especificaciones del Photographic Active Test.
• Los microfilms antiguos, sobre soporte de acetato, se deben proteger en estuches con suficiente ventilación, pues pueden llegar a liberar ácido acético y siempre deben ser separados de los microfilms sobre poliéster.
• En su manipulación, es conveniente emplear guantes blancos de algodón.

2.2.5. El proceso de microfilmación

Como en cualquier plan reprográfico, solo se deben reproducir conjuntos documentales completos, perfectamente identificados, organizados y descritos, foliados o que tengan algún tipo de secuencia y sean seleccionados atendiendo a su valor histórico, económico, político, social, estado de conservación, consulta, volumen…

Para la microfilmación, es conveniente seguir los siguientes procedimientos:

• Preparar los originales. Para ello se debe atender a su tamaño, opacidad de los documentos, contraste de las imágenes, etc. Si el documento es muy fino y se transparentan las letras de las siguientes páginas es conveniente insertar detrás una hoja de papel.
• Seleccionar el método de microfilmación. Este puede ser:
• Simple. Los fotogramas obtenidos ocupan la totalidad del área útil de la película y están situados uno a continuación del toro. Es el empelado para películas de 16 o de 35 mm, utilizando cámaras rotativas o planetarias.
• Dúplex. Se microfilman simultáneamente anverso y reverso de los documentos y es el utilizado pro las cámaras rotativas y reducciones superiores a 32x.
• Dúo. Se distribuyen las imágenes en dos bandas, superior e inferior, de forma correlativa, lo que equivale a microfilmar sobre película de 8 mm, ya que divide la película en dos pistas. Es el utilizado por las cámaras rotativas.
• Insertar cartelas identificativas.
• Técnica. Aportan información sobre la densidad, resolución y reducción.
• Título. Identifican el documento que se reproduce y la información técnica sobre la reproducción.
• Control. Indican el fin de cada pieza, el fin o principio de rollo, repetición de tomas, viene de, continúa, etc.
• Corrección. Informan a los controladores que ha habido un error en la filmación y que ha sido corregido.
• Calidad. Identifican imperfecciones en los documentos que son producidas en el filmado o procesado.
• Tradicionalmente, se suele microfilmar las páginas, ni los duplicados y se reproduce antes las anotaciones al dorso que el texto.
• El procesado de las imágenes, que consta de cuatro fases (revelado, fijado, lavado con agua y secado) debe realizarse siguiendo la norma ISO.
• Es necesario realizar un control de calidad: tanto de la imagen, para lo que se emplea el microscopio y el densitómetro; como archivísticamente, verificando que las copias estén completas, que su orden es apropiado y son fáciles de identificar.
• Se debe signaturas cada rollo. Dependiendo del archivo se utilizará un sistema u otro. En muchos archivos, se utiliza la misma signatura que los originales, mientras que en otros se empela una signatura secuencial o curren, pero, en cualquier caso, para cada caja debe indicarse la signatura, los datos de procedencia del original, serie, breve identificación del contenido y polaridad.
• Para controlar la trazabilidad del proceso, la hoja del operador funciona como guía que identifica cada uno de los rollos microfilmados, aportando información sobre la procedencia de los fondos, depositario del microfilm, fecha de filmación, nombre del operador de cámara, equipo utilizado, número de rollos, signatura del rollo, contenido, etc.

Lo ideal a la hora de ejecutar un proyecto de microfilmación es obtener tres juegos de copias: un negativo de seguridad, del que se obtiene un internegativo para hacer copias a partir de él, y una copia en positivo para satisfacer la demanda de los usuarios. Sin embargo, en muchas ocasiones, por falta de recursos, se obvia la copia de segunda generación y se efectúan el resto de copias a partir del máster. Actualmente y atendiendo a la conservación del soporte y con objeto de facilitar la consulta a los usuarios, la tendencia se decanta pro hacer una copia de seguridad en microfilm de alta calidad, empelando una película a base de sales o gelatina de alta y de esta obtener una copia digitalizada para el servicio a los usuarios.

2.2.6. El equipo de trabajo

El equipo básico para la microfilmación está constituido por los siguientes elementos:

• Unidad de entrada. De la que obtenemos la imagen de los documentos. Las cámaras fotográficas son el medio empleado para la microfilmación. Se pueden distinguir dos:
• Microfilmadoras planetarias. Son las más recomendables para la documentación histórica, completadas con un tablero prensa libro para la documentación encuadernada, permiten la obtención de imágenes de gran calidad, la obra se coloca bajo la lente y, tanto el original como la película, permanecen estáticos durante la exposición.
• Microfilmadoras rotativas o de flujo. Son más recomendables para archivos con documentación administrativa, ya que permiten microfilmar de manera rápida y automatizada. Con este método pueden fotografiarse cientos de documentos por hora y acepta hojas sueltas. Con la microfilmadora rotativa tanto el documento como la película están en movimiento, los documentos a fotografiar se colocan en el alimentador y, a través de un movimiento sincronizado entre la película y el original, a la hora de la exposición se microfilman para ser luego depositados en una bandeja receptora.
• Unidad de procesamiento. El procesador es la máquina en la que, por medio de productos químicos que actúan sobre la película, se realiza el procesado fotográfico de las imágenes.
• Unidad de salida. Permite visualizar la imagen microfilmada.
• El duplicador permite obtener una microforma exacta del original.
• El lector se emplea para reproducir el microfilm, proyectando la imagen aliada del fotograma sobre la pantalla opaca o traslúcida.
• Codificadora. Permite recuperar la información contenida en un microfilm. Hay dos formas de codificar:
• Codificación de primera generación. En la que se realiza por medio de equipos electromagnéticos, como por ejemplo:
• Flash target. Consiste en superponer una hoja cuadriculada en el microfilm con un número identificativo.
• Odómetro. Cuenta los metros de película para saber la información que hay en cada centímetro.
• Líneas de código. Superpone líneas paralelas en cada fotograma y por medio de la escala del visor determinar la posición de cada fotograma por conteo de líneas.
• Numeración secuencial. Superpone caracteres numéricos y alfanuméricos en las microformas para localizar la información contenida.
• Codificación de segunda generación. Se basa en la segunda repuesta a la luz de las cédulas fotoeléctricas, por ejemplo:
• Control de la imagen. Coloca en cada fotograma blips, unas marcas que son contadas por medio de células fotoeléctricas.
• Sistema binario foto-óptico. Emplea marcas horizontales, opacas y transparentes que se corresponden con el código binario.
• Sistema binario electromagnético. Permite la conjunción de la microfilmación y el ordenador, coexistiendo dos sistemas: el CARD y el COM.

La recuperación de la información de las microformas se puede realizar de varias formas:

• Recuperación manual. Visualizando la información. Es muy lenta.
• Recuperación manual previa consulta en una base de datos. Permite localizar la microforma a consultar y luego buscarla manualmente.
• Por acceso automático. Permite localizar la microforma en el sistema en la que está almacenada y la traslada directamente al lector.

2.2.7. Ventajas e inconvenientes de la microfilmación

Las principales ventajas del microfilm:

• Alta velocidad de captura, mayor que la de un escáner.
• Alta calidad de imagen, con fidelidad facsimilar respecto al original.
• Soporte estable y permanente. Si se mantiene en condiciones estables de temperatura y humedad, la película de sales de plata puede llegar a durar unos 500 años y las de sales de diazo entre 50 y 100 años.
• Reducción de espacio (hasta un 96 o 98%) y de peso.
• Facilidad y rapidez de localización.
• Bajos costos de distribución y transporte.
• Todo el proceso se encuentra regulado por las normas ISO.
• Puede ser digitalizado.
• Prácticamente no se ve afectado por los cambios tecnológicos, los equipos lectores que permiten recuperar su información tienen una larga vida.

En cambio, como grandes inconvenientes tiene:

• Para el usuario la consulta resulta incómoda, impide la rápida localización de un documento y la lectura continuada del negativo produce fatiga.
• Su naturaleza secuencial hace que se pierda la dimensión del volumen y su posición dentro del documento.
• Los equipos de microfilmación tienen un costo elevado.
• El control de la calidad y en la corrección de errores cometidos durante el proceso de microfilmación son difíciles. Hay que esperar al revelado para apreciar los fallos en el enfoque, iluminación, etc.
• El rollo se degrada con el uso.

2.3. La digitalización

La UNE-ISO 13028:2011 define digitalización como el “proceso de convertir documentos impresos, o de otro soporte no digital, a un formato digital”. Y señala que en líneas generales existen dos tipos de digitalización:

• Una referida a la digitalización durante los procesos de trabajo, en el mercado de la gestión documental.
• Y otra referida a los proyectos de digitalización de grandes volúmenes de documentos previamente existentes (esta es la más destacada dentro de la disciplina archivística).

2.3.1. Los proyectos de digitalización

Antes de abordar un proyecto de digitalización se debe evaluar la viabilidad del mismo. Para ello, se debe analizar lo siguiente:

• Las ventajas y mejoras que su ejecución supondrían.
• Costes previstos, incluyendo presupuesto del proyecto y análisis de los recursos necesarios, calculados de forma realista.
• Estado de organización y descripción de los documentos.
• Preparación que requieren los documentos para su digitalización, ateniendo a sus:
• Materiales. Negativos, diapositivas, palcas de vidrio, radiografías, papel vegetal, etc. Necesitan un tratamiento e infraestructura especial.
• Tamaños. Estos pueden ser normalizados, DIN, o no.
• Accesibilidad. Si los documentos están encuadernados, enmarcados, grapados, cosidos o plegados.
• Estado de conservación. Se ha de tener en cuenta que algunos documentos pueden necesitar un tratamiento previo a su digitalización.
• Aspectos legales como copyright, acceso a datos personales, etc.

Todo proyecto de digitalización debe planificarse, definirse su alcance y documentarse. La documentación del proyecto debe incluir:

• Definición de su alcance, con una clara identificación de los motivos, objetivos y límites del proyecto.
• Finalidad y usos previstos de los documentos digitalizados.
• Enumeración de las necesidades de los usuarios y el impacto de la digitalización.
• Beneficios que se esperan obtener con la digitalización.
• Enumeración de las normas técnicas adoptadas, formaos, sistemas de compresión y metadatos empleados.
• Equipamiento y recursos necesarios.
• Relación de los procesos para la planificación, control y ejecución de la digitalización, incluidos los que se llevaron a cabo antes, durante y tras la digitalización.
• Controles de calidad, con definición de indicadores y parámetros.
• Requisitos legales para la digitalización de los documentos.

Los documentos deben prepararse con carácter previo a su digitalización, atendiendo a:

• Su estado de conservación.
• Dimensiones y formatos de los documentos y requisitos especiales de manipulación.
• Los métodos para tratar los documentos originales que contengan anotaciones escritas, líquido corrector, cinta, emblemas o áreas resaltadas.
• Los métodos para distinguir entre documentos originales en papel y fotocopias.
• Su clasificación por lotes, siguiendo parámetros de tamaño, formato, orientación, a una cara o doble cara, estado de conservación, etc.
• Los procedimientos para permitir la comprobación y la verificación de que todos los documentos originales se han incluido en el proceso de digitalización.

Antes de comenzar el proyecto se deben establecer las especificaciones técnicas referentes a: formatos, resolución, profundidad de bits, compresión y gestión del color.

Aunque las especificaciones técnicas dependen del tipo del documento que se quiera digitalizar, existen una serie de procedimientos básicos o de parámetros mínimos para la digitalización de documentos históricos:

• Digitalización directa 1:1 de los documentos, mapas, planos, dibujos o cualquier otro documento histórico.
• Con dos tipos de copias.
• Copias de conservación, máster de documentos y libros (hasta A1):
• 300 píxeles por pulgada (ppp) de resolución.
• Formato TIFF.
• RGB (color, 24 bits pp).
• A página sencilla.
• Copias de conservación, máster de mapas, planos y dibujos (hasta A0):
• 300-400 ppp de resolución.
• Formato TIFF.
• Evitar archivos que superen los 400MB.
• Calibración de color con cartas especiales para documentos icónicos como planos dibujos, etc.
• Copias de consulta:
• Formato comprimido con el mínimo de pérdida.
• Para imágenes simples, formato JPG.
• Para imágenes multipágina, formato PDF-A.
• 200 ppp de resolución.

2.3.2. Los formatos

La digitalización de los documentos históricos se realiza con una resolución muy elevada y a color o escala de grises. Esto provoca que los archivos máster sean muy pesados, lo que puede ralentizar la copia, el almacenaje, la carga en un repositorio, así como su visualización y la descarga. Por lo tanto, el peso de las imágenes puede generar problemas para la conservación del documento y su difusión. Para abordar y tratar de minimizar este tipo de inconvenientes se han de considerar las siguientes cuestiones:

• El formato en el que se realizan las copias.
• Diferenciar entre las copias máster y las derivadas.
• La copia máster, que se caracteriza por ser una copia de alta calidad, con las mayores especificaciones técnicas, lo más exacta posible del original. Por ello, cuando se alude a una copia máster se hace referencia a una imagen que únicamente puede haber sido optimizada o enderezada, recortada o centrada, pero no puede haber sido sometida a tratamiento alguno para mejorar su visualización o lectura. Esta copia se destina a la conservación o preservación, lo que explica el motivo por el que los originales se empleen solamente para la producción de copias derivadas. La copia máster debe generarse en un formato sin compresión, o, en todo caso, si fuese necesario, en un formato, no propietario, de compresión sin pérdida.
• La copia derivada se emplea para la difusión, por lo que debe emplearse un formato que permita un menor peso sin reducción apreciable de la calidad.
• En lo referente a los sistemas de compresión, existen dos tipologías:
• Sistemas de compresión sin pérdidas. Reducen el código binario, pero sin desechar o suprimir ninguna información, por lo que, una vez descomprimido el archivo, se mantiene idéntico en cuanto a estructura se refiere, bit a bit, al archivo original y, por ende, no pierde calidad de imagen ni de color.
• Sistemas de compresión con pérdidas. Estos sacrifican parte de la información original con el objetivo de conseguir una mayor compresión y, por tanto, un archivo final de tamaño más reducido. El inconveniente de utilizar esta clase de compresión es que, durante el proceso, el sistema suprime información que considera menos importante, lo que repercute en un menor número de tonos de color y en una necesaria pérdida de calidad de la imagen. En muchos casos puede resultar difícil detectar los efectos de la compresión con pérdida.
• Criterios para seleccionar uno u otro formato de compresión

Cada formato de fichero de imágenes tiene unas características específicas y unas ventajas e inconvenientes en relación con su capacidad para soportar diversas especificaciones técnicas. El uso de un determinado formato puede suponer la aplicación de técnicas automáticas de compresión. Esto, as u vez, puede provocar, en mayor o menor grado, algún tipo de pérdida en contraste con el original, como puede ser la pérdida de nitidez, marcas de agua u otras características del soporte original.

Para generar las distintas copias de imagen se deben seleccionar formatos abiertos, de amplio uso, no encriptados y bien documentados. Según la Norma Técnica de interoperabilidad, los formatos que cumplen con estas especificaciones son los siguientes:

• Formatos sin pérdida
• TIFF: permite compresión sin pérdida (LZW). Es un formato estándar y de uso libre, aunque tiene copyright. Forma parte de los estándares ISO (TIFF/IT y TIFFEP) al igual que PDF. Proporciona gran calidad para imágenes en color (32 bits), escala de grises y blanco y negro. Su principal inconveniente es el alto volumen de almacenamiento requerido debido al tamaño de archivo que genera. Es el formato más empleado actualmente para la preservación de la documentación archivística mediante el sistema de digitalización.
• RAW: es el formato con el que trabajan muchas de las cámaras fotográficas profesionales. Este formato contiene toda la información que capta el sensor digital de la cámara fotográfica “en bruto”. Sería como el negativo de una cámara digital. Debido a que contiene la totalidad de los datos de la imagen captada por la cámara y una mayor profundidad de color, sus ficheros tienen un tamaño muy grande, a pesar de que, generalmente, usan compresión. El formato RAW incluye compresión de datos sin pérdida de información. Su principal inconveniente es su falta de normalización u homogeneización, ya que existen diferentes versiones incompatibles entre sí, y que, incluso, se han convertido en exclusivas de marcas o modelos concretos de cámaras fotográficos. Esto lo convierte en un formato poco adecuado para la conservación o preservación de la documentación, ya que pueden requerir varios programas para su utilización y lectura o softwares específicos para visualizarlos. Hay riesgo de obsolescencia. Una forma de superar esta dificultad o problemática es apostar por métodos de conversión de formatos, es decir, transformar el formato RAW a otro diferente, como puede ser al formato DNG que proporciona Adobe.
• DNG: Es un formato RAW abierto, compatible con los principales programas de edición de imagen. Algunas cámaras permiten exportar directamente la imagen con este tipo de formato, aunque también se puede recurrir a softwares que convierten archivos de otro formato a este. Uno de ellos es el que proporciona Adobe DNG converter, un software libre que proporciona la compañía Adobe.

Es una buena práctica generar un doble máster, es decir, una copia destinada ala conservación que incluya diferentes formatos: una en RAW o DNG de Adobe, y otra imagen de alta calidad en formato TIFF.

• Formatos con pérdida
• JPEG: formato de compresión con pérdida, pero permite un alto grado de compresión si una “pérdida visual” fácilmente apreciable. Tiene el inconveniente principal de que comprime automáticamente la imagen cada vez que esta es editada y se guardan los cambios. De manera que el proceso de compresión aplicado una vez no reduce perceptiblemente la calidad, peor si se producen sucesivos cambios se reduce la calidad notablemente perdiendo mucha información. Su uso está universalmente extendido, y es el más utilizado con diferencia.
• PNG: es otro formato abierto muy documentado. Aunque su uso está menos extendido que el anterior, puede se runa buena alternativa a JPEG.
• GIF: es un formato con capacidad para soportar animación. No necesita de una aplicación externa para su visualización en web. Admite un alto grado de compresión, pero utiliza compresión sin pérdida de calidad para imágenes de hasta 256 colores. Aunque puede leer imágenes de más de 256 colores, se produce pérdida de calidad de imagen. Se trata de un formato estándar muy usado.
• BMP: formato propio del programa Microsoft Paint, perteneciente al sistema operativo Windows. Proporciona gran calidad para imágenes en color y es un formato estándar ampliamente soportado (quiere decir que es compatible con la mayor cantidad de dispositivos, programas o plataformas en comparación con otros formatos similares). Presenta el inconveniente de que no permite apenas la compresión de los ficheros, lo que genera archivos demasiado grandes y, además, carece de metadatos.
• Formatos compiladores

Ofrecen la ventaja de que permiten la descarga y visualización de obras enteras, ya sean expediente so libros, evitando la descarga o consulta una por una de las imágenes de las páginas de un documento. En cambio, tienen la gran desventaja del peso de sus archivos. Los principales formatos son:

• PDF:
• Este formato, desarrollado por Adobe Systems, es el recomendado para la compilación de imágenes. Permite diferentes grados de compresión, aunque siempre con pérdidas, pero mantiene una calidad muy buena. Es con diferencia el de uso más extendido.
• PDF/A es una versión de PDF publicada como norma ISO y diseñada para la preservación documental a largo plazo. El estándar UNE-ISO 19005 de gestión de documentos se ocupa del formato de fichero de los documentos electrónicos para la conservación a largo plazo a través de esta versión.
• DjVu:
• Permite la compilación de imágenes, pero su uso está poco extendido y muchos navegadores no lo reconocen, por lo que es necesario instalar plugins (complemento o miniprograma que se añade a otro software principal para ampliar o mejorar sus funcionalidades sin modificar el código original del programa principal) para poder ejecutarlo a través de la web.

Otros formatos compiladores son EPUB o MOBI, que suelen utilizarse como formatos de libros digitales. Sin embargo, fueron diseñados para lectura de textos más que para imágenes, por lo que en algunos dispositivos de lectura no ofrecen, por lo general, una óptima visualización o lectura de imágenes en pantalla.

2.3.3. El equipamiento

El equipamiento empleado para la digitalización afecta considerablemente a la calidad de la imagen digital producida, por lo que este debe estar en concordancia con las directrices de buenas prácticas en digitalización. Siempre se debe usar el medio que ofrezca mejores resultados, sin dañar o poner en peligro la documentación original. Los principales sistemas de captura, así como sus características, son:

• La cámara digital. Es la más versátil. Su sensor posibilita que la distancia focal de su óptica se ala real, por lo que no requiere realizar ningún tipo de conversión. Permite trabajar en remoto, es decir, permite realizar los ajustes, las pruebas, las correcciones, los disparos y el almacenamiento directamente en el ordenador. Su ritmo de producción es muy elevado y con el equipo adecuado puede alcanzar una alta cadencia (la velocidad en el ritmo o la repetición de la captura de imágenes) de capturas. Al empelar una cámara para digitalizar se debe tener en cuenta:
• Usar siempre que se pueda distancias focales iguales o superiores a los 50 mm.
• Emplear ópticas de calidad.
• Evitar los zums extremos.
• El escáner plano. Tiene un uso muy limitado a una tipología muy concreta de documento, aquel que no está encuadernado y que posee unas dimensiones que se adaptan al escáner. Salvo modelos de alta gama, este tipo de dispositivos no pueden capturar en formato RAW. Algunas variaciones, como los modelos sin alimentadores automáticos (ADH) ofrecen la posibilidad de capturar originales no opacos en toda la superficie del escáner, por lo que son los más versátiles y útiles para el patrimonio documental y bibliográfico.
• Escáner de columna aérea. El sensor se coloca en un brazo o columna vertical, mientras que el documento, encuadernado, se sitúa justo debajo. De esta manera, el original no sufre ningún tipo de presión y su manipulación es más sencilla.
• Escáner de microfilm. Es el complemento ideal para trasladar todos los fondos microfilmados a entornos digitales. Fiabilidad y calidad muy altas. Su gran ventaja es el alto volumen de producción que pueden llegar a alcanzar, pero su mayor inconveniente es su precio.
• Fotocopiadora digital. Emplean una tecnología relativamente nieva, con un dispositivo de plataformas que permite fotocopiar, imprimir y escanear, uniendo la estructura robusta de las fotocopiadoras analógicas a la tecnología digital. Admiten, por toro lado, capturar a velocidad muy alta y con niveles de calidad altos los documentos administrativos que no requieran procesos o intervenciones especiales de conservación.

Toda la fase de captura debe ser parametrizada, ya que solo de esta forma se puede garantizar un trabajo continuo y de calidad:

• La luz debe controlarse para una correcta captura de la imagen y también para proteger los originales. Se debe incorporar, al inicio de la secuencia de la captura, una cartela normalizada para controlar el color o los niveles de grises: Gretamacbeth colorcheck. Las que ofertan las compañías Kodak o Qcard son las más empleadas. Un instrumento muy relevante es el espectrofotómetro digital, que permite calibrar de manera normalizada los equipos de captura y de salida, estableciendo un perfil de color. El colorímetro solamente ofrece datos de los colores, mientras que el espectrofotómetro realiza una curva espectral de los colores, los interpreta y permite una lectura más completa sobre las posibles desviaciones en cada color. Siempre que se pueda, se debe realizar la captura del documento dentro de unas medidas fijas para facilitar la función “recortar” de manera automática.

Las técnicas que mejoran, mediante edición, la calidad de la imagen digitalizada, para que la reproducción pueda ofrecer una imagen que se ajuste lo más fielmente posible a la realidad del documento que es objeto de la reproducción, han de documentarse. Las técnicas más frecuentes son: el recorte, la eliminación de reflejos o sombras, el difuminado para eliminar grietas, el moteado o la reducción de grano (textura) para retocar zonas concretas de una imagen digital… El software más usado para acometer este tipo de retoques o ediciones que mejoran sustancialmente la reproducción es Photoshop, al que se debería incluir un plug-in para reconocer los ficheros. Otra opción es Book Restorer, que es un software específico para el tratamiento de fondos documentales digitales.

La imagen maestra o máster es aquella que tiene todos los ajustes necesarios. Los aspectos mínimos e imprescindibles son: la corrección de tonos, color, la restauración del enfoque original, la preservación de la digitalización maestra, la digitalización del espacio de color maestro y el establecimiento de una exposición.

A todas las imágenes digitalizadas se les debe asignar metadados para documentar los procesos de digitalización, facilitar su gestión, descripción y recuperación. La Atribución de los metadatos debe efectuarse tomando como referencia el estándar ISO 23081-1:2006. Los metadatos en una imagen digitalizada son un conjunto de información adicional que se almacena junto con la imagen, pero que normalmente no es visible al observar la foto. Estos datos describen y documentan diversos aspectos técnicos y descriptivos del archivo de imagen. Tipos y ejemplos de metadatos en imágenes digitales:

• EXIF (Exchangeable Image File Format): Incluye información técnica registrada automáticamente por la cámara, como la fecha y hora de captura, marca y modelo de la cámara, objetivo utilizado, velocidad de obturación, apertura, sensibilidad ISO, distancia focal, modo de flash y, si está disponible, la ubicación GPS**.**
• IPTC: Permite añadir información adicional como el nombre del autor, copyright, título, descripción, palabras clave y detalles sobre la licencia de la imagen. Estos datos suelen ser agregados manualmente después de la captura.
• XMP: Es un estándar desarrollado por Adobe para almacenar metadatos de forma extensible, permitiendo incluir información personalizada y facilitar el intercambio entre diferentes programas de edición.

¿Para qué sirven?

• Facilitan la organización, búsqueda y catalogación de imágenes en grandes archivos o bibliotecas digitales. Permiten conocer detalles técnicos sobre cómo y con qué equipo se tomó la imagen. Pueden incluir descripciones para mejorar la accesibilidad de las imágenes.

En resumen, los metadatos son "datos sobre los datos" que acompañan a una imagen digitalizada y aportan información técnica, descriptiva y legal relevante sobre el archivo.

Deben generarse dos tipos de metadatos:

• Metadatos técnicos, que son aquellos específicos de la imagen digitalizada y del proceso de creación de imágenes. Deben generarse automáticamente, en el punto de captura digital directamente desde ele quipo de digitalización, evitando la asignación manual siempre que sea posible.
• Metadatos descriptivos sobre el documento y su contexto.

Los metadatos pueden incluirse en la información de la imagen, gestionarse en un sistema independiente o combinar ambas opciones. Pero, en cualquier caso, debe existir una relación o asociación directa entre ellos.

Todo proyecto de digitalización debe seguir o, en sud efecto, definir, así como documentar y aplicar controles de calidad, que deben realizarse durante todo el proceso de digitalización y no solo durante la generación de la imagen digital. Los procedimientos de control de calidad deben recoger los siguientes aspectos: las variaciones aceptables, los controles del funcionamiento del equipamiento, la comprobación de la coincidencia entre el número de digitalizaciones y el número de documentos digitalizados, la frecuencia de muestreo de las imágenes digitalizadas y la calidad de las mismas, la frecuencia de muestro de los metadatos y la formación de los operadores.

El control de calidad debería efectuarse antes de que las imágenes digitalizadas se acepten como copias maestras, y sus resultados y actuaciones deben documentarse. Asimismo, debe revisarse de manera periódico los procedimientos de calidad e impartirse la formación adecuada a todo el personal que gestione o trabaje en el proceso de digitalización. Los procedimientos y soportes de almacenamiento deben definirse, documentarse e implementarse. El almacenamiento de las imágenes y los, metadatos asociados a estas deben garantizar:

• La capacidad de almacenamiento de ficheros de gran tamaño.
• La inalterabilidad de los documentos digitalizados.
• Que los plazos de recuperación implícitos en el almacenamiento físico sean aceptables y en función de la actividad para la que se requieran.
• La detección y el registro de intentos de acceso no autorizados.

Las estrategias para el almacenamiento a corto plazo incluyen el uso de servidores, cintas magnéticas, CD o DVD, o discos duros externos. Los dispositivos ópticos son más seguros, pero son sensibles al polvo y su superficie debe protegerse para que no sufran daños, por lo que es conveniente que se recubran con fundas protectoras. En este sentido, los DVD que cuentan con capas protectoras finas están más expuestos a ralladuras. Los discos duros son más seguros, pero a veces fallan y pueden dañarse por oscilaciones provocadas por la tensión eléctrica u otras causas como golpes, virus informáticos o la manipulación incorrecta del dispositivo.

La estrategia de almacenamiento a corto plazo que más probabilidades tiene de garantizar el acceso continuo a los documentos digitales es la de mantenerlos almacenados en un sistema de información corporativo. Asimismo, todos los objetos digitales y sus copias deben incluirse en una copia de seguridad de la organización para evitar su pérdida, sustracción o la corrupción total o parcial de los datos que contengan.

2.3.4. Ventajas e inconvenientes de la digitalización

La digitalización ofrece los siguientes beneficios potenciales:

• Permite efectuar copias con mucha rapidez y con buena calidad de imagen.
• Reducción del espacio de almacenamiento físico.
• Permite incorporar sistemas de tratamiento de imágenes, lo que facilita la lectura de documentos con manchas, transparencia de tintas, etc.
• Integración con las aplicaciones de gestión y con los procedimientos de las organizaciones.
• Rapidez y facilidad en la localización de las imágenes. Permite el acceso en red desde cualquier lugar y en cualquier momento.
• Capacidad de que más de una persona pueda acceder a las imágenes a la vez.
• Se pueden obtener copias idénticas sin perder calidad ni fiabilidad.
• Multiplicidad de formas de difusión sin pérdida de valores.
• Coste económico cada vez más asequible.
• Difusión de manera rápida y cómoda.
• Facilita la aplicación de métodos de clasificación e indexación.

En cambio, los principales inconvenientes de la digitalización son:

• Los cambios constantes en las tecnologías y la corta duración de los soportes, lo que obliga a realizar migraciones con cambios de soportes para garantizar la supervivencia de la información que contienen.
• El ahorro de costes, a corto plazo, en espacio puede verse limitado e incluso anulado por los gastos, a largo plazo, derivados de garantizar la accesibilidad de las imágenes digitales y el mantenimiento de los sistemas informáticos.
• La tecnología y las normas técnicas empleadas para crear imágenes digitales afectan considerablemente a la longevidad y a la capacidad de reutilizar las imágenes en el futuro.
• La necesidad de garantizar la autenticidad y fiabilidad de los documentos digitales puede limitar la capacidad de manipulación.

3. El archivo de seguridad y la preservación digital: conceptos básicos

La preservación digital es el conjunto de métodos, normas y técnicas destinadas a garantizar que la información digital almacenada, independientemente del formato, programa, máquina o sistema que se empleó para su creación, pueda permanecer y seguir usándose en el futuro. Lo que constituye todo un reto en una sociedad en la que la tecnología avanza muy rápido y que, por tanto, los riesgos relacionados con obsolescencia del hardware, los cambios de formatos, o las versiones son elevados.

A la hora de abordar la preservación digital se deben tener en cuenta tres factores básicos:

• Decidir qué información se quiere conservar.
• Diseñar un protocolo de preservación digital para garantizar la adecuada conservación y accesibilidad de la información. Se debe establecer la preservación digital como una forma de responsabilidad institucional y un compromiso de todo el personal del archivo.
• La asignación o dotación de recursos suficientes para que se pueda llevar a cabo, tanto a nivel técnico y humano como económico.

Dos son las grandes amenazas para la integridad de los documentos digitales:

• La degradación de los soportes. Para evitarlo, es fundamental el control de la temperatura, humedad, y la instalación, que debe situarse a una distancia segura de las fuentes electromagnéticas, así como adoptar medidas de limpieza.
• La obsolescencia tecnológica. Para evitarla, las principales estrategias a seguir se pueden resumir en:
• Migrar la información, cambiando soportes o programas. El principal inconveniente es que esto puede dar lugar a pérdidas de información y supone un elevado gasto en equipos o softwares informáticos.
• Emular tecnología, que consiste en reemplazar los productos obsoletos con nevos programas que brinden los mismos servicios o utilidades que sus predecesores, si bien se sobreentenderá que de forma más óptima, rápida o sencilla.
• Preservar y mantener activa la tecnología.
• Refreshing: consiste en usar versiones actualizadas y adaptar la documentación digitalizada a las nuevas nuevas.
• Replicado o copias de seguridad mediante el duplicado de los datos almacenados en el sistema.

A veces es necesario acometer varias estrategias para abarcar toda la variedad de objetos y carcrer´siticas que se deben preservar de los documentos digitalizados. El estándar de referencia en la preservación digital es el modelo Open Archival Information System (OAIS), convertido en estándar de ISO(ISO 14721:2003). El modelo establece:

• La terminología y los conceptos relevantes para los archivos digitales.
• Los componentes funcionales.
• Identifica los principales componentes y procesos que deben integrar los sistemas de información dedicadas a preservación digital.
• Define la función de los metadatos en la preservación. Propone un esquema de información para los objetos digitales y los metadatos asociados.

En definitiva, el modelo OAIS lo que propone es un marco de referencia para la preservación de colecciones digitales en un sistema abierto y presenta un nuevo enfoque sobre la función de los metadatos en la preservación. No hace referencia a su implementación, ni a estrategias de preservación, y, pro tanto, mantiene una posición neutral en cuanto a tipología de objetos digitales o aspectos tecnológicos, lo que lo hace aplicable a cualquier organización que trabaje con objetos digitales.

El estándar 14721 (OAIS), los metadatos PREMIS y las directrices para la preservación, en conjunto con el esquema METS, constituyen el marco ideal para la gestión de un repositorio y asegurar su interoperabilidad, así como la preservación de sus contenidos.

Desde 2008, a partir de una serie de recomendaciones internacionales en materia de preservación digital, la Library Congress empezó a ofrecer pautas sobre el uso combinado de dos modelos de metadatos ampliamente extendidos para el patrimonio bibliográfico y documental:

• METS (Metadata Encoding Transmission Standard).
• PREMIS (Preservation Metadata: implementation strategies).

3.1.METS

Es un estándar para la codificación y transmisión de metadatos. Proporciona los medios para transmitir los metadatos necesarios tanto para la gestión de objetos digitales dentro de un repositorio y el intercambio de dichos objetos entre repositorios (o entre repositorios y sus usuarios). Los objetos digitales requieren una gestión de sus metadatos mucho más compleja que la que se empelan para gestionar fondos documentales con soporte físico. Un repositorio digital necesita registrar, gestionar y usar:

• Metadatos descriptivos d ellos documentos. Metadatos técnicos relativos al proceso de digitalización que permitan que los usuarios puedan evaluar en qué medida la obra digital es un fiel reflejo del original, y permitan la gestión interna: refrescar y migrar regularmente los contenidos y asegurar la preservación de estos valiosos recursos.
• Metadatos estructurales que aportan información sobre la organización de los documentos, su estructura y las páginas que lo componen.

Permite introducir, en un solo fichero, todos los metadatos necesarios para la gestión y preservación del documento digital y, además, permite almacenar la organización de las imágenes que forman una unidad de contenido.

Igualmente, es un estándar para la codificación de los metadatos descriptivos, administrativos, estructurales, así como otros esenciales para la preservación y recuperación de objetos digitales. Permite integrar los documentos digitales dentro de un repositorio o biblioteca digital. Asimismo, proporciona la capacidad de codificar en formato electrónico un documento dentro de un repositorio o biblioteca digital. A su vez, es capaz de describirlo, cargarlo, difundirlo o de preservar los objetos digitales, ya que contiene, o puede contener, toda la información que precisa un repositorio digital.

3.2.PREMIS

Este estándar de metadatos se emplea para la preservación de documentos digitales. Siguen el modelo de información de OAIS, tienen granularidad y especificidad suficiente para registrar la información necesaria para las labores de preservación e inciden en la asignación de metadatos de preservación para la información de contenido y la información de descripción.

El diccionario de datos PREMIS define el conjunto de unidades semánticas fundamentales que deben entender los repositorios para llevar a cabo sus funciones de preservación. Estas funciones deben lograr que los objetos digitales permanezcan viables y puedan ser recuperables, y que quede asegurado que los objetos no han sufrido alteraciones o que los cambios legítimos introducidos queden documentados.

PREMIS se estructura en entidades, relaciones entre entidades, unidades semánticas y los atributos que puedan contener las citadas entidades. Define cinco tipos de entidades:

• Entidad intelectual. Es el conjunto de contenido que se considera una sola entidad intelectual para los propósitos de gestión y descripción. Por ejemplo, un expediente, un mapa, una fotografía o un plano.
• Entidad objeto. Contiene información acerca de un objeto digital custodiado en un repositorio y describe las características del objeto relevantes para la preservación. ObjectIdentifier es la única unidad semántica obligatoria que afecta a todas las categorías de objetos. Esta entidad, a su vez, se subdivide en otras tres:
• Representación. Conjunto de ficheros necesarios para recuperar completamente una entidad intelectual.
• Fichero. Se trata de una secuencia de bytes, con un nombre y orden, reconocida por un sistema operativo.
• Cadena de bits. Pueden ser datos contiguos o no dentro de un fichero con propiedades comunes respecto a su preservación.
• La entidad Acontecimientos. Contiene información sobre una acción que afecta a una o a varias entidades objeto.
• La entidad Agentes. Proporciona información acerca de los atributos o características de los agentes (personas, organizaciones o software) vinculados a los derechos de gestión y a los acontecimientos relativos a la preservación y al ciclo de vida de un objeto.
• La entidad Derechos. Se pueden describir declaraciones de derechos y permisos directamente relevantes para preservar los objetos.

Las relaciones entre las entidades deben definirse y se representan mediante flecha en los diagramas.

Las unidades semánticas son una pieza de información o conocimiento. Cada unidad semántica es una propiedad de cada entidad. Y las unidades semánticas también pueden tener componentes (partes). Una unidad semántica con componentes no tiene asignados valores propios. Únicamente las unidades semánticas del nivel más bajo tienen valores asignados. Un componente semántico siempre hereda la aplicabilidad de la unidad semántica en la que está incluido. Sin embargo, la obligatoriedad y el que sean repetibles o no pueden variar.

Las unidades semánticas pueden tener los atributos.

El uso de PREMIS no basta para preservar los documentos. La generación de metadatos de preservación es una de las medidas entre otras que se deben tomar para preservar los documentos digitales. Para la preservación debe desarrollarse una política de preservación en la que se definan, entre otros parámetros, el número de copias, las políticas de acceso a los ficheros, la realización de comprobaciones periódicas, etc.