Crear un mensaje en Outlook
Un correo nuevo se empieza desde Inicio > Nuevo > Nuevo correo electrónico, o con el atajo CTRL + N. Se abre una ventana propia con los campos del mensaje arriba y el texto debajo, parecida a la de cualquier otro programa de correo.
Los campos del mensaje
De
Este botón solo aparece cuando Outlook tiene configurada más de una cuenta. Se sitúa encima de Para y muestra La cuenta desde la que se enviará el mensaje; pulsándolo se elige otra.
Para
Aquí van las direcciones de los destinatarios principales. Si son varios, se separan normalmente con Punto y coma (;); algunos programas también aceptan la coma, y otros validan cada dirección al pulsar INTRO.
CC (con copia)
Las personas en CC reciben el mensaje «para su conocimiento»: saben que no va dirigido a ellas sino a quien figura en Para. Todos los que reciben el correo ven esta lista, así que la ven Tanto el destinatario principal como los del campo CC.
CCO (con copia oculta)
Funciona como CC, pero nadie ve quién está en CCO: cada persona de esta lista recibe el mensaje sin que su dirección aparezca para los demás. El campo no se muestra por defecto. Para que aparezca en este mensaje y en los siguientes, se activa En la pestaña Opciones, grupo Mostrar campos, botón CCO.
Asunto
Una línea que resume de qué trata el correo. Cuando contestamos, Outlook rellena el asunto por nosotros: pone El mismo asunto que tenía el mensaje anterior antecedido por Re: (de respuesta).
Enviar
No es un campo que se rellene, sino el botón que lanza el mensaje. Para que un correo pueda salir basta con una dirección válida en alguno de los campos de destinatario; el asunto y el texto pueden quedar vacíos.
Recuperar un mensaje ya enviado. En empresas que usan Outlook 365 con Microsoft Exchange, un correo enviado se puede retirar o sustituir mientras el destinatario no lo haya abierto: se abre el mensaje en Elementos enviados y se elige Recuperar este mensaje (en la pestaña Archivo, o en el grupo Mover > Más acciones). Solo funciona si Ambos usuarios pertenecen a la misma organización y servidor Exchange; con cuentas externas, o si ya se ha leído, no es posible.
La ventana del mensaje
La barra de título
De izquierda a derecha: el icono que indica que es un mensaje (con las opciones de la ventana), el botón de guardar, la barra de herramientas de acceso rápido (por defecto deshacer, rehacer, elemento anterior y elemento siguiente) con su desplegable para personalizarla, el título —que será el asunto que escribamos— junto al formato del mensaje (HTML por defecto), el cuadro de búsqueda, la información sobre la licencia y los botones de la ventana.
Pestaña Archivo
Es casi igual que la de la ventana principal. En Información aparecen dos opciones propias del mensaje:
- Mover el elemento a una carpeta diferente (moverlo o copiarlo).
- Propiedades: ver y ajustar las opciones avanzadas del elemento.
Pestaña Mensaje
| Grupo | Qué contiene |
|---|---|
| Portapapeles | Pegar, cortar, copiar y copiar formato |
| Texto básico | Fuente, tamaño, color, alineación, sangría, viñetas, quitar formato… (desactivado si el mensaje está en texto sin formato) |
| Nombres | Libreta de direcciones (buscar contactos, teléfonos y correos) y Comprobar nombres, que revisa que las direcciones escritas sean válidas para enviar |
| Incluir | Adjuntar archivo, Vínculo (enlazar una web, un archivo u otro punto del mensaje) y Firma |
| Etiquetas | Seguimiento (una marca para acordarnos de volver sobre el mensaje), Importancia alta / baja y Opciones de mensajes (categoría, seguridad y otros ajustes avanzados) |
| Voz | Dictado, atajo ALT + D: escribir hablando |
| Editor | Editor, atajo F7: ortografía, gramática y sugerencias de estilo |
| Lector inmersivo | Lectura del texto con ayudas visuales |
| Mis plantillas | Panel con nuestras plantillas y las de Outlook, para añadirlas, quitarlas o cambiarlas |
La firma. Desde Firma se abre la ventana Firmas y plantilla, donde se crean y editan firmas y se decide cuál se pone por defecto en cada cuenta, en los mensajes nuevos y en las respuestas o reenvíos. Las firmas se guardan en un perfil itinerante: la configuración vive en la nube y llega sola a todos los dispositivos donde usemos Outlook.
Pestaña Insertar
| Grupo | Qué permite |
|---|---|
| Incluir | Adjuntar un archivo o otro elemento de Outlook; insertar una tarjeta de presentación electrónica; insertar el calendario (quien lo recibe no necesita Outlook para verlo); añadir la firma |
| Tablas | Crear una tabla o meter una hoja de cálculo de Excel |
| Ilustraciones | Imágenes (del equipo, de bancos de imágenes o de Internet), formas, iconos, modelos 3D que se pueden girar, SmartArt (listas, procesos, diagramas de Venn, organigramas), gráficos (se abre una hoja de Excel para los datos y aparecen las pestañas Diseño de gráfico y Formato) y captura de pantalla de una ventana abierta |
| Vínculos | Vínculo (hipervínculo, atajo ALT + CTRL + K) y Marcador, que se combina con un hipervínculo para saltar a un punto concreto del mensaje: se selecciona el destino, se le pone un marcador y se enlaza a él |
| Texto | Cuadro de texto, elementos rápidos (fragmentos guardados para reutilizar: autotexto, propiedades, campos), WordArt, letra capital, fecha y hora, y objetos incrustados (un documento de Word, un PDF, un gráfico de Excel) |
| Símbolos | Ecuaciones, símbolos que no están en el teclado (matemáticos, monedas, copyright…) y línea horizontal |
Pestaña Opciones
| Grupo | Qué permite |
|---|---|
| Temas | Dar al mensaje un estilo completo (colores, fuentes y efectos) de una vez |
| Mostrar campos | CCO, para destinatarios ocultos a los demás, y De, que con acceso delegado permite enviar en nombre de otra persona |
| Seguimiento | Utilizar botones de voto (Aprobar/Rechazar; Sí/No; Sí/No/Quizás, o unos propios); los votos le llegan al remitente Como mensajes de correo electrónico especiales. Y solicitar confirmación de entrega o de lectura |
| Más opciones | Guardar elemento enviado en (la carpeta de siempre, otra, o no guardarlo); Retrasar entrega, que fija el día y la hora en que debe entregarse; Dirigir respuesta a, para que las respuestas vayan a otra dirección |
Dirigir respuesta a abre la ventana Propiedades: en las opciones de entrega se marca Enviar las respuestas a y se escribe la dirección. En esa misma ventana se puede programar la hora de entrega, poner fecha de caducidad al mensaje, guardar copia del enviado o asignarle una categoría.
Pestaña Formato de texto
- Portapapeles: pegar, cortar, copiar y copiar formato.
- Formato del mensaje:
| Formato | Cómo es |
|---|---|
| HTML | Admite formato y lo entienden casi todos los programas de correo. Es el formato por defecto |
| Texto sin formato | Lo puede leer cualquiera, pero sin ningún formato. Al elegirlo Se inactivan los grupos de Fuente, Párrafo y Estilos |
| Texto enriquecido | Admite formato, pero solo lo entienden Microsoft Outlook y Microsoft Exchange |
- Fuente, Párrafo y Estilos: las mismas herramientas de formato que en Word.
- Edición: Buscar (con opciones como distinguir mayúsculas o buscar palabras completas; su ventana tiene las pestañas Buscar, Reemplazar e Ir a), Reemplazar, Seleccionar (todo, objetos, texto con formato parecido, panel de selección) y Zoom.
Pestaña Revisar
| Grupo | Qué hace |
|---|---|
| Revisión | Ortografía y gramática (F7). Outlook revisa mientras escribimos: el subrayado ondulado rojo avisa de una posible falta de ortografía y la doble línea azul señala Un error gramatical. También Editor, Sinónimos y Contar palabras (líneas, párrafos y palabras) |
| Voz | Leer en voz alta desde donde está el cursor, resaltando cada palabra; con botones de párrafo anterior, reproducir, siguiente y ajustes de velocidad y voz |
| Accesibilidad | Comprobar accesibilidad: revisa que el mensaje sea accesible y propone cómo arreglarlo |
| Datos | Buscar información en Internet (definiciones, imágenes, webs) e Idioma de revisión |
📌 Lo esencial para el examen
- Correo nuevo: CTRL + N.
- Varios destinatarios en Para: separados por punto y coma (;) (algunos programas admiten la coma).
- CC lo ven todos; CCO no lo ve nadie y hay que activarlo en Opciones > Mostrar campos.
- Al responder, el asunto lleva delante Re:.
- Para enviar basta una dirección válida en algún campo de destinatario.
- Recuperar este mensaje: misma organización y mismo servidor Exchange, y mensaje sin abrir.
- Atajos: dictado ALT + D, Editor/ortografía F7, hipervínculo ALT + CTRL + K.
- Subrayado rojo ondulado = ortografía; doble línea azul = gramática.
- Retrasar entrega fija cuándo se entrega; Dirigir respuesta a desvía las respuestas a otra dirección.
De un vistazo
| Formato | Rasgo |
|---|---|
| HTML | Con formato, lo leen casi todos; es el de por defecto |
| Texto sin formato | Lo lee cualquiera, sin formato |
| Texto enriquecido | Con formato, solo Outlook y Exchange |