Enviar, recibir, responder y reenviar mensajes

Las acciones básicas con un mensaje son pocas y se confunden fácilmente entre sí. Conviene tener claro qué hace cada una y, en el caso de Outlook, cómo se controla cuándo se envía y se recibe el correo.

Las acciones con un mensaje

Enviar

Mandar el mensaje, ya redactado, a sus destinatarios: uno o varios, los que figuren en el campo Para (y, si los hay, en CC y CCO).

Recibir

Traer desde el servidor los mensajes nuevos cuando el programa (o el correo web) no lo ha hecho ya por su cuenta.

Responder y Responder a todos

• Responder contesta únicamente a quien nos escribió: el remitente, que siempre es una sola persona.
• Responder a todos contesta al remitente y a todas las personas que venían en copia (CC).

Reenviar

Hacer llegar el correo recibido a otra persona distinta. Quien lo recibe ve el mensaje original: quién lo envió, a quién iba dirigido y su contenido. Antes de mandarlo podemos escribir un comentario propio, y también quitar encabezados o fragmentos de envíos anteriores.

Marcar como correo no deseado

Es la opción para la publicidad que no hemos pedido (spam). Aparta el mensaje de la bandeja para que no estorbe y, a la vez, enseña al programa a reconocer mejor los correos parecidos en el futuro. En Outlook se llama literalmente Marcar como correo no deseado.

Archivar

Conservar un mensaje sin borrarlo, para poder consultarlo después. En la práctica no suele hacer falta pedirlo, porque el programa guarda los mensajes solo.

Borrar

El mensaje eliminado no desaparece del todo: va a la carpeta Elementos eliminados, que se puede vaciar más tarde.

Mover a una carpeta o etiquetar

Sirve para ordenar los mensajes según su asunto: se guardan en carpetas distintas o se les asignan marcas o categorías propias (por ejemplo, «trabajo» o «personal»).

Enviar y recibir en Outlook

Cuándo se envía y se recibe solo

Outlook comprueba por sí mismo si hay correo nuevo en distintos momentos: al abrirse y, después, cada cierto tiempo según lo que diga la configuración de los grupos de envío y recepción. Si el equipo tiene conexión, lo que escribimos sale en cuanto pulsamos Enviar.

Forzarlo a mano

Aunque haya una programación automática, siempre se puede lanzar el envío y la recepción al momento:

Los grupos de envío y recepción

Si en Outlook hay varias cuentas configuradas, por defecto todas se sincronizan juntas. Para tratarlas por separado existen los grupos de envío y recepción; un grupo puede contener incluso una única cuenta.

Cada grupo tiene sus propias reglas. Entre otras cosas, en un grupo se decide:

• qué cuentas participan;
• si en cada cuenta se envía, se recibe o las dos cosas;
• cada cuánto tiempo se hace;
• un límite de tamaño para los mensajes que se bajan;
• qué carpetas entran en la sincronización;
• Descargar solo los encabezados de los mensajes nuevos (sin el cuerpo);
• qué hacer cuando Outlook trabaja sin conexión (por ejemplo, conectarse solo una vez cada hora) y si el grupo entra o no cuando se pulsa F9.

Los grupos no se limitan al correo: también gobiernan la actualización de las fuentes RSS y de los calendarios de Internet a los que estemos suscritos. Las opciones exactas que aparecen dependen del tipo de cuenta.

Cómo se crea un grupo

1. Pestaña Enviar y recibir → Grupos de envío y recepción → Definir grupos de envío y recepción (o directamente CTRL + ALT + S).
2. Pulsar Nuevo, darle un nombre y Aceptar.
3. En la ventana de configuración que se abre, elegir en Cuentas las que forman parte del grupo marcando la casilla de incluir la cuenta seleccionada. A partir de ahí se activan el resto de opciones.

Outlook ya trae un grupo hecho de fábrica, llamado Todas las cuentas, que es el que se usa si no creamos otros.