El entorno de trabajo

Las carpetas básicas de cualquier programa de correo

Casi todos los programas de correo organizan los mensajes en las mismas carpetas:

El entorno de Microsoft Outlook

Outlook reúne en un mismo programa el correo y la agenda personal (calendario, contactos, tareas). Su pantalla se maneja con cinta de opciones, igual que Word, Excel o Access.

Partes de la ventana

Barra de herramientas de acceso rápido

El primer botón identifica el programa y despliega las opciones de la ventana: restaurar, mover, tamaño, minimizar, maximizar y cerrar (Alt + F4). Le siguen los botones que tengamos puestos; de fábrica son Enviar y recibir todas las carpetas (F9) y Deshacer (CONTROL + Z). El último icono sirve para personalizar la barra.

Cómo se muestra la cinta

La flecha del final de la cinta abre su configuración:

• Diseño de la cinta: clásica (la de siempre) o simplificada.
• Mostrar la cinta:
  • Modo de pantalla completa: Maximiza la ventana y oculta la cinta de opciones y la barra de herramientas de acceso rápido; un clic arriba la hace aparecer momentáneamente.
  • Mostrar solo pestañas: se ven los nombres de las pestañas y se ocultan los grupos.
  • Mostrar siempre la barra de herramientas.
• Ocultar la barra de herramientas de acceso rápido.

Con el botón derecho sobre cualquier comando de la cinta aparecen: agregar a la barra de acceso rápido, ocultar esa barra, personalizar la cinta, contraer la cinta y usar la cinta simplificada.

Barra de estado

Abajo del todo, con datos y accesos rápidos. Por defecto indica cuántos elementos hay en la carpeta, el estado de la conexión con el servidor, los botones de vista y el zoom. Con el botón derecho se abre Personalizar barra de estado, donde cada elemento se muestra u oculta con su marca:

Desde Filtro hasta Notificaciones de grupo, los datos se refieren a la carpeta abierta; los accesos de visualización y el zoom afectan a todo Outlook.

La pantalla principal

Se reparte en tres zonas:

• Panel de carpetas: a la izquierda, con accesos directos a cada parte de Outlook. En Opciones de navegación (los tres puntos) se decide cuántos botones se ven, cuáles, en qué orden y si se muestran en forma compacta (la opción por defecto).
• Zona central (vista y panel de lectura): donde se trabaja; cambia según estemos en la bandeja de entrada, borradores, calendario, tareas…
• Barra de tareas pendientes: resumen de citas y tareas próximas o en curso. Desde la pestaña Vista se elige si muestra el Calendario, las Personas, las Tareas o todo.

El cuadro de búsqueda

Está en la barra de título y busca al instante entre los elementos de Outlook. Se activa haciendo clic en él o con la tecla F3.

• A su izquierda aparece un desplegable para elegir dónde buscar: la carpeta o subcarpeta actual, el buzón actual, todos los buzones que tengamos, todos los elementos de Outlook o los Favoritos.
• Dentro del cuadro, una flecha ofrece búsquedas sugeridas y acciones recientes; al pulsarla se abre un formulario para afinar por remitente, fecha, ámbito, adjuntos…

Se pueden usar operadores, escritos en mayúscula: Y (tienen que aparecer todos los términos), O (basta con cualquiera de ellos), NO (excluye lo que va detrás) y las comillas para buscar una expresión exacta.

Mientras buscamos aparece la pestaña contextual Buscar, con estos grupos:

«Pruebe el nuevo Outlook»

En la zona de pestañas aparece un interruptor para pasar al nuevo Outlook para Windows. Carga nuestras cuentas y configuración en una vista más despejada, parecida a la de Outlook en la web, con las mismas funciones. Se puede deshacer en cualquier momento desactivándolo.

La cinta de opciones

Pestaña Archivo

Información

• El selector de cuenta y Agregar cuenta (otra cuenta de correo u otra conexión).
• Configuración de la cuenta.
• Delegados: dar a otra persona acceso a nuestras carpetas para que gestione cosas por nosotros —aceptar o responder convocatorias, contestar correos en nuestro nombre, o leer, crear, cambiar y borrar elementos—, con el nivel que decidamos.
  • Si no se cambia nada, un delegado nuevo llega A las carpetas Calendario y Tareas y puede contestar convocatorias de reunión por nosotros.
  • Recibe automáticamente el permiso Enviar en nombre de.
  • Por defecto solo lee las convocatorias de reunión y sus respuestas; no puede leer el resto de la Bandeja de entrada.

• Respuestas automáticas: avisan a quien nos escribe de que no podemos contestar (por ejemplo, durante una ausencia).
• Herramientas (para controlar el tamaño del buzón):
  • Limpieza de buzón: ver cuánto ocupa, localizar elementos más antiguos de cierto número de días o más grandes de cierto tamaño, autoarchivar (llevar lo viejo a un archivo de este equipo), vaciar Elementos eliminados y borrar versiones duplicadas (conflictos).
  • Vaciar carpeta de Elementos eliminados: la vacía para siempre.
  • Limpiar elementos antiguos: Mueve elementos antiguos a un archivo de datos de Outlook.
• Administrar reglas y alertas: ordenar el correo que llega y recibir avisos de cambios.
• Administrar complementos: instalar y gestionar complementos web.

Abrir y exportar

Guardar como, datos adjuntos e impresión

• Guardar como: un mensaje se guarda por defecto en Documentos con extensión .msg. También admite HTML, MHT, plantilla de Outlook (.oft) y texto (.txt).
• Guardar datos adjuntos: guarda de una vez todos los adjuntos de un mensaje; van a Documentos salvo que elijamos otra carpeta.
• Imprimir: impresora, vista previa y estilo de impresión (tabla o memorando).
• Cuenta de Office: datos del usuario, privacidad, fondo y tema de Office, servicios conectados e información del producto.
• Comentarios: enviar opiniones a Microsoft.
• Salir: cerrar Outlook.

Opciones

Archivo > Opciones reúne la configuración general del programa, por categorías:

Pestaña Inicio

Lo que sigue es la cinta del elemento Correo.

Nuevo

• Nuevo correo electrónico.
• Nuevos elementos: mensaje, chat, cita, reunión, contacto o tarea; enviar un correo con un formato concreto (texto sin formato, enriquecido, HTML, con fondo) y, en Más elementos, publicar en la carpeta, grupo de contactos, solicitud de tarea, fax por Internet, elegir formulario o archivo de datos de Outlook.

Eliminar

Las opciones de correo no deseado tienen cinco pestañas: Opciones (nivel de protección), Remitentes seguros (lo que venga de esas direcciones o dominios nunca se trata como no deseado), Destinatarios seguros (lo que se envíe a esas direcciones tampoco), Remitentes bloqueados (lo que venga de ellos va siempre a no deseado) e Internacional (tratar como no deseado el correo en idiomas que no queremos leer).

Responder

Pasos rápidos

Encadenan varias acciones en una sola sobre los mensajes, para despachar el buzón deprisa. Se configuran en su propia ventana. Ojo: lo que hace un paso rápido no se deshace con CTRL + Z.

Mover

• Mover: a otra carpeta, copiar en una carpeta, o mover siempre los mensajes de esa conversación.
• Reglas: crea una regla a partir del mensaje seleccionado (remitente, destinatarios o conversación) para llevar siempre esos correos a otra carpeta. Trae dos listas —mover siempre los mensajes de el remitente y mover siempre los mensajes a el destinatario— además de Crear regla y Administrar reglas y alertas.
• Enviar a OneNote.

Etiquetas

• No leído / Leído (CTRL + S / CTRL + Q).
• Categorizar: asignar categorías de color; en una conversación se aplica a sus mensajes presentes y futuros. Las categorías de fábrica se pueden cambiar o borrar, y se pueden crear otras con atajo de teclado propio.
• Seguimiento: marca un elemento para volver sobre él; los marcados salen en la barra de Tareas pendientes, en la lista de tareas diarias y en Tareas. Plazos: hoy, mañana, esta semana, la semana próxima, sin fecha o personalizado; además agregar aviso, marcar como completado, borrar la marca, clic rápido y acciones rápidas.

Buscar

Buscar personas, Libreta de direcciones y Filtrar correo electrónico (solo no leídos, con adjuntos, por categoría, marcados, importantes, enviados a mí o en copia…).

Voz, Idioma y Complementos

Leer en voz alta (resalta cada palabra), traducir el mensaje y obtener complementos de la tienda de Office para automatizar tareas.

Pestaña Enviar y recibir

Pestaña Carpeta

Pestaña Vista

Las conversaciones. Por defecto Outlook agrupa los mensajes en conversaciones: el primer mensaje con todas sus respuestas, reunidos por tener el mismo asunto. Se reconocen por un triángulo para desplegarlas o plegarlas. Dentro de cada una el más reciente va arriba, y ese orden no se puede cambiar. Cuando llega un mensaje nuevo de la conversación, esta sube entera al principio de la lista; si tiene mensajes sin leer, su asunto sale en negrita con el número de pendientes al lado. En su configuración se puede: incluir los mensajes de otras carpetas (también los enviados), poner los remitentes encima del asunto, dejar siempre desplegada la conversación seleccionada y usar la vista clásica con sangría.

Pestaña Ayuda

Ayuda, contacto con el soporte técnico, comentarios, sugerir una característica, aprendizaje en línea, novedades, herramienta de soporte y obtener diagnósticos para el servicio técnico.

Las carpetas de Outlook 365

Además de las carpetas que trae cada cuenta, se pueden crear carpetas propias por tema, proyecto o remitente, llenarlas con reglas automáticas y compartirlas con otras personas.

Carpetas predeterminadas

Para borrar varios mensajes a la vez se seleccionan salteados con CTRL + clic o seguidos con MAYÚS + clic en el último. Si queremos borrar sin que pase por Elementos eliminados, hay que Mantener pulsada la tecla de MAY sobre el mensaje o mensajes seleccionados y a continuación pulsar la tecla de SUPR.

Compartir carpetas y sus permisos

Una carpeta de correo se puede compartir y decidir qué puede hacer cada persona con ella; es útil para delegar o trabajar en equipo. Se comparten tanto carpetas propias como algunas de las predeterminadas (por ejemplo, Elementos enviados). Al compartir una subcarpeta hay que Dar permisos también a las carpetas superiores para permitir el acceso. Esto se gestiona desde Outlook de escritorio.

En empresas se combinan con los buzones compartidos y la delegación para repartir el trabajo sin perder privacidad ni orden.