Tema 20 · Correo electrónico: Outlook. Conceptos elementales y funcionamiento. Enviar, recibir, responder y reenviar mensajes. Creación de mensajes. Reglas de mensaje. Libreta de direcciones. Agenda. Convocatorias y citas.

Tema 20. Correo electrónico: Outlook. Conceptos elementales y funcionamiento. Enviar, recibir, responder y reenviar mensajes. Creación de mensajes. Reglas de mensaje. Libreta de direcciones. Agenda. Convocatorias y citas.

1. Conceptos elementales y funcionamiento

El correo electrónico, también llamado e-mail (Electronic mail), es un servicio de red que permite a los usuarios poder enviar y recibir mensajes; estos mensajes están catalogados como mensajes electrónicos, además estos mensajes pueden ir acompañados de archivos digitales de diferentes tipos (texto, imágenes, música, vídeo, archivos ofimáticos, etc.).

Estos archivos se mueven de manera muy rápida y son necesarios segundos o minutos para que lleguen a su destinatario, independientemente de la distancia que haya entre los usuarios. Desde hace ya tiempo el correo electrónico ha desplazado al correo ordinario debido a su eficiencia y, sobre todo, bajo coste para muchos usos habituales.

1.1. Funcionamiento de cuenta y dirección de correo electrónico.

Para poder enviar o recibir correos electrónicos es necesario disponer de una cuenta de correo electrónico. Se trata de un buzón virtual que se identifica por una dirección de correo electrónico.

Será necesario también disponer de los servicios de un proveedor de internet que permita el envío, la distribución y la recepción de la información.

1.2. Formato de las direcciones.

Cada usuario está identificado a través de una dirección de correo electrónico.

Una dirección de correo electrónico es un conjunto de caracteres que identifican a un individuo o a una organización.

Cada dirección es única y pertenece siempre a la misma persona u organización.

Cada usuario dispone de un buzón de correo dónde mantiene una copia de los mensajes enviados y recibidos, además de una dirección de correo electrónico que lo identifica del resto, cuyo formato será: nombre@dominio.extensión.

• Lo que hay a la izquierda de la «@» es la parte local, el nombre de usuario, este nombre lo decide el usuario o la organización y debería ser claro e identificativo.

La longitud de la parte local (antes del símbolo "@") debe estar comprendida entre 1 y 64 caracteres.

La «@» es la constante en cualquier dirección de correo electrónico, todas las direcciones contienen este carácter. Podríamos decir que la «@» significa «pertenece a...»

Por ejemplo, podríamos distinguir una dirección de una página Web de una dirección de correo electrónico fácilmente ya que la dirección Web no contiene la «@»:

⬧ Dirección Web → www.oposicionesacademia.es ⬧ Correo electrónico → info@oposicionesacademia.es

• Lo que hay inmediatamente a la derecha de la «@» es el dominio, el dominio es el nombre de la organización y pertenece a un proveedor que el usuario debe contratar. Después del dominio aparece un punto. En la parte de dominio se puede establecer hasta un máximo de 255 caracteres.

Por lo tanto, una dirección completa tendrá hasta 320 caracteres.

• Detrás del punto aparece la Extensión del dominio.

Existen tres tipos de extensiones:

⬧ Con restricciones: Como .edu, para entidades relacionadas con la educación;

.gob, para corporaciones gubernamentales, extensiones corporativas, etc.

⬧ Sin restricciones: Como .com, para uso comercial (aunque se ha convertido en una extensión de uso genérico); .net, para servicios de internet; .info, para sitios web informativos; .org, para asociaciones sin ánimo de lucro, etc.

⬧ Relativos al país o territorio: Como .es para España; .mx, para México; .fr, para Francia, etc.

➢ RFC Las reglas que definen la longitud máxima de un correo se contemplan en el RFC correspondiente.

Un RFC, Request For Comment, es un documento que describe los aspectos técnicos y especificaciones de Internet, o hardware. En el caso del correo electrónico se rigen por los RFC de la IETF (Internet Engineering Task Force), que es el organismo que rige las reglas de Internet.

En la actualidad las normas se rigen por la sección 3 del RFC 3695 que deja obsoletas las reglas del RFC 2821 y 2822.

Actualmente las normas del párrafo anterior conviven en internet, por lo tanto, es posible que algunos proveedores permitan menos caracteres.

1.3. Proveedores de correo

Para poder enviar y recibir correos electrónicos necesitamos estar registrados en alguna empresa (proveedor) que ofrezca este servicio. Éste podrá ser un servicio gratuito o de pago, y podremos acceder a este servicio mediante el nombre de usuario y una contraseña.

El correo electrónico es uno de los primeros servicios que aparecieron con Internet, incluso antes de la World Wide Web, y hoy en día sigue siendo el más utilizado y probablemente el más importante tanto para empresas como para particulares.

Aunque hay muchos portales en los que es posible obtener correo electrónico gratuito, el ahorro de costes tiene sus contrapartidas en la calidad, prestaciones de servicio y credibilidad.

Los sitios de correo gratuito conllevan las siguientes limitaciones:

1. Limitaciones en el modo de uso de la dirección de correo. Muchas veces se obliga a leer el correo electrónico a través de la web con el fin de «ver obligatoriamente» un banner publicitario del que el portal obtiene su financiación. Si bien es cierto que la web mail es muy útil en determinadas ocasiones, también lo es que resulta mucho más lento que un programa de correo.
2. Limitaciones en el tamaño del buzón. Estas limitaciones pueden impedir el recibir un correo mayor de lo habitual y pueden llegar, incluso, a bloquear la cuenta.
3. Limitaciones en el nombre de la cuenta. En sitios de correo gratuito muy populares como Gmail, Yahoo! o MSN, es imposible ya obtener una dirección de correo con un nombre significativo y fácil de recordar, siendo obligatorio elegir nombres del tipo «raquel_informática542@gmail.com».
4. Inconvenientes de la pérdida de una dirección. Una dirección de correo gratuita no es para toda la vida. Podríamos, por ejemplo, olvidarnos de las claves de acceso, o perder la cuenta debido a un desuso continuado. Aun así, en los últimos tiempos, los sitios como Gmail han incrementado la seguridad en las cuentas, teniendo formas seguras de poder mantenerlas y de poder incluso recuperarlas.
5. Falta de credibilidad. Una cuenta de correo de un sitio gratuito que se obtiene online es una cuenta totalmente anónima, por lo que los receptores de sus mensajes no tendrán ninguna garantía de que usted sea quien dice ser.

Entre los distintos proveedores gratuitos podemos señalar como los más utilizados en la actualidad:

• Gmail (Web mail, POP3, IMAP)
• Outlook (Web mail y Microsoft Exchange )
• PROTONMAIL (Web mail)
• ICLOUD Mail (Web mail e IMAP)
• Mailbox.org (Web mail, POP3 e IMAP)
• Mail.com (Web mail, POP3 e IMAP). Tiene versión Premium.
• Yahoo! (Web mail y POP3)

Como proveedores de pago podemos señalar en la actualidad Fastmail o Zohomail, aunque también tienen versión gratuita, pero muy limitada.

1.4. Funcionamiento del correo electrónico.

Para que el sistema de correo electrónico funcione necesita hacer circular y almacenar la información entre usuarios. Veamos cómo funciona desde un cliente de correo electrónico.

De forma básica el cliente A envía un mensaje al cliente “B”. Al enviar ese mansaje el programa contacta con el servidor del correo del cliente “A” a través de un protocolo (SMTP) que le transfiere el mensaje al cliente “B”.

Este servidor “A” sabe que tiene que entregar el mensaje, pero no sabe a dónde hacerlo llegar así que le pregunta a otro servidor (DNS ) para saber a qué dirección IP pertenece el servidor al que debe entregar el mensaje.

El servidor DNS contesta con la dirección IP que corresponda y de esa manera el servidor SMTP contacta con la dirección adecuada y entrega el mensaje que llega buzón del receptor.

Cuando el cliente “B” abre el buzón comienza una conexión con otro protocolo que puede ser POP3 o IMAP y el usuario ya puede gestionar su correo.

Esta es la secuencia básica, pero pueden darse casos especiales:

− Si ambas personas están en la misma red (una intranet de una empresa, por ejemplo), entonces no pasa por internet. También es posible que el servidor de correo se encuentre en el mismo ordenador.

− Un usuario puede no utilizar un programa de correo electrónico sino una Web mail.

El proceso es casi el mismo, pero se usan conexiones HTTP al web mail de cada usuario en vez de usar SMTP/POP3.

1.5. Servidores de correo electrónico (E-mail serves)

Para realizar el proceso anteriormente descrito es necesario un funcionamiento ordenado. Ese orden se realiza a través de los servidores que se dividen en dos categorías: servidores de salida y servidores de entrada.

Un servidor de correo es una aplicación de ordenador ubicado en un servidor de Internet, para prestar servicio de correo electrónico. El remitente envía el correo al servidor de correo, que almacena el correo y permite acceder al dispositivo receptor y descargarlo si es necesario.

Se puede configurar el protocolo POP3 y SMTP.

Protocolo que resuelve direcciones IP.

Por norma general el servidor de salida es el ordenador del Proveedor de Servicios en Internet (PSI o ISP en inglés), que no es más que la compañía contratada para tener acceso a internet.

El servidor de entrada está determinado por el dominio de la dirección de e-mail de entrega, es decir, lo que está detrás de la arroba (proveedor.com).

Para que los servidores sepan que están transmitiendo un e-mail y no otro tipo de información vía internet es necesario que utilicen Protocolos de transmisión. De esta manera, los servidores están determinados por el tipo de protocolo que utilizan.

⎯ Servidores SMTP → Utilizan el protocolo SMTP.

⎯ Servidores POP → Utilizan el protocolo POP.

⎯ Servidores IMAP → Utilizan el protocolo IMAP.

⎯ Servidores Exchange → Utilizan el protocolo Exchange.

⎯ Servidor Web Mail → (Servidor de correo en la Web) utiliza un protocolo HTTP (Hypertext Transfer Protocol), se trata de un cliente de correo que corre en un servidor web.

1.6. Protocolos del servidor

El protocolo de correo electrónico es un método por el cual se establece un canal de comunicación entre dos ordenadores y el correo electrónico se transfiere entre ellos.

Cuando se transfiere un correo electrónico, están involucrados un servidor de correo y dos ordenadores.

Protocolos de salida

Protocolo SMTP (Simple Mail Transfer Protocol): Si bien los protocolos POP3 e IMAP son los más conocidos por los diferentes comportamientos en la forma de entregar el correo desde los servidores, todos tienen un denominador común que es el protocolo utilizado para el envío de tus correos a los diferentes servidores de correo. De ello se encarga el protocolo SMTP que es el responsable de conectar con tu servidor de correo, hacerle saber qué quieres enviar un nuevo correo a un determinado destinatario, y transmitir cual es el contenido de ese correo para enviarlo, o en caso de ser imposible ese envío, hacerte saber que ha sido imposible realizarlo. Para simplificar, este protocolo es el elemento aglutinador que enlaza los datos entre los diferentes protocolos.

Protocolos de entrada

Protocolo POP (Post Office Protocol): Creado en 1984, con este protocolo el cliente de correo instalado en tu equipo se conecta a tu servidor de correo, que actúa como oficina postal, y descarga al disco duro todos los correos que allí se almacenan, eliminando la copia del servidor. Es decir, que es como si pasaras a buscar tu correo por tu oficina postal, en la que se te entregan todas tus cartas y la oficina no se queda ninguna copia de ellas.

Esto implica que si tras descargar tu correo en un determinado ordenador vuelves a acceder al tu servidor de correo desde otro equipo diferente (o desde web mail), tu buzón aparecerá vacío dado que tu correo ya ha sido “recogido” por otro ordenador. Esto limita su uso desde varios dispositivos diferentes.

El sistema de envío de los correos mediante POP3 también se hace de forma puntual.

El usuario redacta un correo y el cliente de correo lo almacena en la bandeja de salida para, en el momento en el que haya una conexión a Internet disponible, subirlo al servidor de correo para su envío.

El protocolo de correo POP ha sufrido varias revisiones. En 1985 se estandarizó el protocolo POP2 y la versión actual de este protocolo es POP3.

Este protocolo de conexión con el servidor de correo tiene como prioridad la austeridad en la comunicación entre servidor y cliente, por lo que es ideal para no colapsar servidores poco potentes o que deben gestionar muchas cuentas simultáneamente. Por ese motivo, su uso está muy extendido entre los servicios de alojamiento web y en el ámbito de pequeñas empresas con servidores de correo propios.

Actualmente se puede configurar para que el servidor guarde una copia durante un tiempo determinado y de este modo minimizar el riesgo de perder datos.

Protocolo IMAP (Internet Message Acces Protocol): Es el más habitual hoy en día.

A diferencia del POP3, permite sincronizar carpetas de correo alojadas en el servidor con varios dispositivos, manteniendo los correos en el servidor.

Esto significa que si usas tu correo desde varios dispositivos tu cuenta estará sincronizada de manera que si, por ejemplo, has leído un correo desde el ordenador y después revisas tu correo desde tu Smartphone, ese correo aparecerá marcado como leído.

La parte negativa de este protocolo es que, dado que no elimina los correos del servidor hasta que el usuario no los borra expresamente, va ocupando más y más espacio hasta llegar al límite asignado por el servidor y llegados a este punto se bloquea el envío y recepción de correo. Esto puede obligarte a utilizar el cliente de correo instalado en tu ordenador para realizar copias de seguridad locales de tus correos para posteriormente eliminarlas del servidor por motivos de espacio.

Esto no sucede en grandes servidores de correo donde dispones de decenas de GB de almacenamiento para tus correos, pero si se trata de un servidor de correo propio con recursos limitados, es un factor para tener en cuenta.

Protocolo Microsoft Exchange: Microsoft decidió crear su propia versión ampliada de IMAP que conserva su mismo comportamiento en lo que a gestión y sincronización de correos se refiere, pero mejorando su conectividad con las aplicaciones, de forma que además de sincronizar el correo, también permite sincronizar contactos y calendarios.

Para poder usar este protocolo Exchange, tanto los servidores de correo, como el cliente de correo utilizado en tu equipo deben ser compatibles con el protocolo Exchange ACTIVESYNC que permite sincronizar toda la información, mostrando en todo momento la información actualizada de correos, contactos, listas de tareas, calendarios colaborativos y otras aplicaciones.

Según la configuración del servidor de correo Exchange, también puede ser utilizado como POP3, por lo que unificaría en una sola arquitectura a los otros dos protocolos de correo.

• Cómo saber qué tipo de protocolo necesito para configurar mi correo:

− Accede a tu cuenta de correo desde la web mail y ve al apartado de Configuración. En los distintos apartados de la configuración debemos buscar Configuración del servidor; al abrir este cuadro de diálogo nos mostrará el tipo de protocolo que utiliza esa cuenta de correo.

− Desde Outlook, posiciónate en la Pestaña archivo, debajo de tu dirección de correo electrónico aparecerá el tipo de protocolo que utiliza la cuenta asicada a la aplicación. En caso de tener varias cuentas esta información aparecerá debajo de cada una de ellas.

− Desde la aplicación de correo de Windows: Accede a Propiedades y dentro del cuadro de diálogo pulsa Servidores. Toda la información relacionada con los servidores aparece en esa ventana.

1.7. Clientes de correo

Los clientes de correo son programas para poder gestionar los mensajes de correo que recibimos y para los que enviamos. Estos clientes, como contrapartida a los sitios web tienen muchas más funcionalidades, ya que el propio usuario puede configurar y tener control total del correo a nivel global.

Estas aplicaciones suelen necesitar más información para poder configurar el correo como el tipo de conexión que suele ser de tipo POP. Además de esto, tiene la ventaja de que los mensajes se descargan de golpe si están disponibles y quedan almacenados en el propio ordenador, y pueden ser leídos sin estar conectados a internet. En los sitios web tienen que estar conectados todo el tiempo.

Hay varios programas que permiten realizar las funciones de cliente de correo electrónico; en este tema nos centraremos en la solución que ofrece Microsoft que se llama Microsoft Outlook 365.

Algunos de los clientes más conocidos son:

− Windows Live Mail.

− Apple Mail.

− Microsoft Outlook − Mozilla Thunderbird.

2. Microsoft Outlook 365

Microsoft Outlook existe desde 1989, coincidiendo con el lanzamiento del primer paquete ofimático de Microsoft, en sus primeras versiones no contaba con la utilidad del correo electrónico siendo en realidad esta aplicación una herramienta organizativa (calendario, tareas, contactos, notas, diario y búsqueda en la red). Durante el periodo comprendido entre 1997 y 2003 Microsoft utilizó el servicio de correo electrónico MSN Hotmail que incluía Windows Live y no es hasta su versión de 2003 cuando Microsoft incluye esta utilidad dando por finalizada su relación con los servidores de correo utilizados hasta ese momento cuyo máximo exponente era Hotmail.

Versiones anteriores a 2003 (no incluye correo electrónico)

− Outlook 97 − Outlook 98 − Outlook 2000 (también conocido como Outlook 9)

− Outlook 2002 (también conocido como Outlook 10 o XP)

Versiones desde 2003 (incluye el servicio de correo electrónico)

− Outlook 2003 − Outlook 2007 − Outlook 2007 con Business Contact Manager.

− Outlook 2010 − Outlook 2013 − Outlook 2016 − Outlook 365

• Outlook correo Web (Web Mail ) es la forma de acceder al correo Outlook basado en la web (desde internet) sin necesidad de manejar la aplicación de escritorio.

2.1. Configuración de Outlook

Al acceder al programa, podemos considerar dos situaciones. La primera será si ya existe alguna cuenta de correo electrónico de cualquier servidor configurada en el mismo, tanto de un proveedor de pago como de tipo gratuito; de ser así, este se iniciará de manera normal.

Si no es así y es el primer uso, aparecerá un asistente para configurar una cuenta de manera guiada.

Si se necesita añadir una nueva cuenta de correo con posterioridad, se podrá hacer a través la pestaña Archivo > Información > Agregar nueva cuenta.

• En Microsoft Outlook podemos configurar cuentas Web como por ejemplo Gmail, aunque para poder hacerlo tendremos que cambiar la configuración de dicha cuenta desde la Web.

La configuración general será la misma, pero es necesario otorgar permisos para que Gmail (o cualquier otra) admita el uso del correo a través de un cliente.

Interfaz de correo electrónico a la que se accede desde Internet.

Outlook no es simplemente una aplicación de gestión de correo electrónico para enviar, ver y recibir mensajes, también permite planificar eventos y reuniones en su calendario, organizar la lista de contactos o realizar el seguimiento de nuestras tareas.

Outlook permite administrar varias cuentas de correo al mismo tiempo. Desde el menú Archivo puedes agregar las direcciones que necesites indistintamente del proveedor al que pertenezcan: Gmail, Hotmail, o cualquier servidor de empresa.

2.2. Entorno de trabajo en Microsoft Outlook

Por lo general, la vista principal de una ventana será la siguiente:

➢ Barra de herramientas de acceso rápido: Se distingue del resto del paquete ofimático en que ésta incluye el botón “Enviar y recibir todas las carpetas” (F9) que permite comprobar si todas las carpetas están actualizadas.

Por defecto Outlook establece una comprobación de cuentas automático cada 30 minutos, para cambiar ese intervalo de tiempo hay que seguir la ruta Archivo > Opciones > Avanzado > Enviar y recibir > Botón Enviar y Recibir.

➢ Caja de búsqueda: Originalmente llamada Caja “Tell Me”, se utiliza para buscar y acceder a cualquier función de Outlook y su entorno.

Búsquedas en el correo Outlook

Puedes escribir una palabra o frase en el cuadro de búsqueda (Ctrl + E / Alt + Q).

Además de buscar diferentes palabras y frases, puedes usar varios operadores, signos de puntuación y palabras clave para restringir los resultados de búsqueda, simplemente, escribir una palabra o frase es la forma más sencilla de buscar. Outlook utiliza lo que se denomina concordancia de prefijos al buscar. Si escribe «ray» en el cuadro de búsqueda, Outlook devolverá los mensajes que contienen ray, Ray, rayo y rayas, pero no encontrará palabras como pararrayos.

Conceptos básicos de búsqueda

Cuando escribes palabras en la caja de búsqueda, Outlook analiza los mensajes de correo electrónico y muchos tipos de datos adjuntos para buscar esa palabra o frase.

Por ejemplo, si busca «proyect», con o sin comillas, Outlook devolverá todos los mensajes con la palabra proyecto, proyectos, proyector, proyectar, etc. en cualquier lugar del nombre del remitente, el asunto, el cuerpo del mensaje o los datos adjuntos.

Criterios de búsqueda

De forma básica podemos utilizar los operadores Y, NO, O, <, >, = y “” para refinar la búsqueda. Los operadores deben escribirse en mayúsculas.

Una vez iniciada la búsqueda, desde la propia caja, podemos acceder a herramientas que nos ayudan a refinar dicha búsqueda.

Además, al iniciar una búsqueda se abre la pestaña contextual Buscar de las “Herramientas de búsqueda”. Que contiene cinco grupos: Refinar, Ámbito, Resultados, Opciones, Cerrar.

Todas ellas, excepto la de Cerrar, están destinadas a realizar búsquedas más concretas.

− Refinar: Puedes agregar criterios a la búsqueda activa. Al seleccionar una opción, Outlook agrega un script espacial al cuadro de búsqueda para limitar la búsqueda.

• Para: Filtra la búsqueda para que muestre los mensajes enviados a una persona especifica.
• Asunto: Filtra la búsqueda en función del texto de la línea de asunto.
• Con datos adjuntos: Devuelve los todos los mensajes con archivos adjuntos.
• Por categorías: Puedes seleccionar una categoría para ver todos los mensajes marcados con esa categoría.
• Enviado a: Muestra un menú desplegable donde podemos elegir filtrar por el destinatario de correo electrónico.
• Sin leer: Devuelve todos los mensajes no leídos.
• Marcado: Muestra los mensajes marcados para seguimiento.
• Importante: Muestra todos los mensajes marcados con importancia alta.
• Más: Incluye opciones adicionales para encontrar el resultado.

− Ámbito: Puedes buscar en un lugar específico como el buzón actual o cualquier otra carpeta o subcarpeta.

− Resultados: Puedes incluir en la búsqueda elementos que estén en el buzón de “Eliminados”.

− Opciones: Podemos reutilizar las “Búsquedas recientes” o usar el menú desplegable de las “Herramientas de búsqueda”:

• Estado de indización: Comprueba la cantidad de elementos que quedan por indizar.
• Ubicación donde buscar: Eliges la cuenta de correo donde buscar.
• Búsqueda avanzada: Ejecuta una búsqueda basada en criterios avanzados.
• Opciones de búsqueda: Administra las opciones de búsqueda.

− Cerrar: Cierra la búsqueda.

➢ Pruebe el Nuevo Outlook: Desde este apartado se puede acceder a una vista similar a la de la versión web.

➢ Cinta de opciones: Organizada en pestañas, grupos y herramientas.

➢ DISEÑO/MOSTRAR Cinta de opciones: Se trata de una pequeña flecha situada a la derecha de la cinta de opciones que nos da acceso a las opciones de diseño de la cinta de opciones.

En la sección Diseño de cinta de opciones encontramos la posibilidad de mostrar la cinta de opciones clásica (la que hemos visto hasta ahora) o la cinta de opciones simplificada.

En la sección Mostrar la cinta de opciones, podemos seleccionar Modo de pantalla completa, que maximiza la ventana y oculta la cinta de opciones y la barra de herramientas de acceso rápido (con un clic en la parte superior de la ventana, aparecería puntualmente la cinta de opciones), Mostrar sólo pestañas (muestra solo el nombre de las pestañas y oculta los grupos) y Mostrar siempre la barra de herramientas.

También encontraremos opciones de diseño en el menú contextual de cualquiera de los comandos de la cinta de opciones, encontramos las siguientes opciones:

➢ Favoritos: Outlook 365 incluye en la parte superior del panel de carpetas un apartado donde puedes arrastrar tus carpetas favoritas.

➢ Panel de carpetas (panel de navegación): Es la zona donde podremos ver las bandejas de nuestro correo electrónico. El aspecto del panel de mensajes se configura desde la Pestaña Vista, dentro del grupo Organización.

➢ Barra de navegación (panel de exploración): Desde este apartado podemos acceder al correo, el calendario, los contactos (personas), To Do (gestor de tareas)

Word, Excel, PowerPoint, Tareas, Notas y Más aplicaciones (Carpetas, Notas, Accesos directos y ONENOTE). Actualmente en la versión completa de Office aparece también el icono de Copilot.

➢ Panel de lectura: Es la zona donde veremos los mensajes de la bandeja en la que estemos situados. Se puede cambiar el aspecto del panel de lectura desde la pestaña Vista.

➢ Panel de lectura (Derecha): Vista previa del mensaje que está seleccionado.

➢ Barra de tareas pendientes: Veremos el calendario y las tareas pendientes en este apartado.

➢ Barra de estado: Muestra información adicional y accesos directos. Por defecto muestra la cantidad de mensajes leídos y no leídos, la información sobre la conexión del servidor de correo, el panel de lectura alterna y la información de zoom.

Se puede personalizar la barra de estado abriendo el menú contextual “Personalizar barra de estado”.

Una vez abierto solo tendrás que marcar o desmarcar las opciones disponibles.

• Información de cuota: Muestra la cantidad de espacio disponible en el buzón.

Esta opción solo estará disponible en cuentas Microsoft Exchange (Microsoft), Outlook no puede verificar el espacio en cuentas de otros proveedores.

• Filtro: Indica si la vista actual tiene algún filtro.
• Elementos de encabezado en la vista: Muestra el número total de elementos de encabezado en la vista actual de la carpeta.

Un Encabezado de correo o Email Header es un registro de los detalles técnicos del correo, podríamos asociarlo a los metadatos de un archivo. El encabezado permite rastrear el historial de transmisión de un correo electrónico, contiene la siguiente información:

▪ Remitente. ▪ Destinatario. ▪ Fecha. ▪ Sujeto. ▪ Servidores implicados en la transmisión del remitente al destinatario.

Este encabezado no está disponible a simple vista, pero tanto el emisor como el receptor pueden acceder a él desde un mensaje abierto > Archivo > Propiedades.

• Elementos no leídos de la vista: Normalmente será cero. En caso de estar en un buzón compartido (buzón configurado para el acceso de varios miembros a una cuenta genérica sin necesidad de introducir mail y contraseña) aparecerá una figura en este apartado. Los elementos no vistos son correos electrónicos que otra persona ha marcado como privados.
• Avisos: Cualquier elemento con un recordatorio que no haya sido pospuesto o descartado.
• Notificaciones de grupo: Muestra la cantidad de notificaciones de un grupo de Office 365.
• Accesos directos de visualización: dos botones que le permiten cambiar entre mostrar y no mostrar el panel de “Tareas pendientes”.
• Control deslizante de zoom: Permite aumentar o disminuir el nivel de zoom en el correo electrónico abierto.
• Zoom: Por defecto 100%. Para aumentar el tamaño del zoom con un mensaje abierto, desde la pestaña “Mensaje” pulsa Zoom.

2.3. Manejo del correo

El manejo de correo en Outlook 365 es muy rápido e intuitivo con una sencilla vista rápida para reconocer sus opciones. Lo primero sería ver la zona del «correo» lo que llamamos «Panel de carpetas», que nos muestra las opciones más comunes del servicio del correo.

Al lado de cada opción aparece un número que es la que indica la cantidad de elementos que están sin leer.

CARPETAS/BANDEJAS de correo electrónico

Tanto en la mayoría de aplicaciones como en la Web mail, las carpetas o bandejas principales tienen nombres estándar.

• Bandeja de entrada: La bandeja de entrada, es el lugar o carpeta donde se almacenan los e-mails que se han recibido de una o más cuentas de correo electrónico. Lo normal es que los e-mails se ordenen por orden de llegada, aunque el usuario generalmente puede cambiar estas preferencias a su gusto y ordenar por asunto, por remitente, por prioridad del e-mail, etc.

En Microsoft Outlook, desde la Pestaña Vista podemos elegir en modo en que vemos los mensajes recibidos abriendo el Panel de lectura que nos ofrece una vista del mensaje desde la parte superior o derecha de la pantalla.

• Bandeja de salida: la bandeja de salida es carpeta o ubicación en donde se almacenan los e-mails que esperan para ser enviados, (ya los hemos terminado de crear, pero por alguna razón aún no han sido enviados a su destinatario).

En general, una vez enviados, los e-mails pasan a la carpeta Elementos Enviados.

• Elementos enviados: Aquí se almacenan los E-mails que ya han sido enviados a su destinatario.
• Borradores: Es la bandeja donde tenemos los correos que no hemos terminado de redactar los mensajes que deseamos enviar.

En el caso de que hayas dejado un correo «a medias» por alguna razón, puedes pulsar guardar y tu mensaje se almacenará en esta carpeta.

Hoy en día la mayoría de aplicaciones y correos Web guardan aquí automáticamente los correos que no hemos enviado, bien porque hemos cerrado el programa sin guardar o porque hemos perdido la conexión a internet, considerando que quizás queramos retomarlos más tarde.

• Eliminados: Es la bandeja donde se guardan los mensajes que borramos, por si acaso deseamos recuperarlos algún día.
• Carpetas de búsqueda: permite crear carpetas con mensajes organizados de manera específica.
• Spam o Correo no deseado: En esta bandeja se almacenan los e-mails de origen desconocido o sospechoso. Hay distintos tipos de correo no deseado:

⬧ Hoax: Rumores o Bulos que buscan la atención del receptor y, en algunos casos, saturar la red.

⬧ Cadenas: Correos basura que no son más que una evolución de las antiguas cadenas de cartas que ofrecían buena suerte a aquellos que continuaban con la cadena.

⬧ Publicidad: Compañías y particulares consiguen direcciones de correo de listas Web (a veces nos suscribimos sin querer a ciertas listas) y realizan sus ofertas por medio de correos masivos. Hay que tener cuidado con este tipo de mensajes ya que sus enlaces suelen llevarnos a webs desconocidas, aunque no necesariamente peligrosas.

⬧ Scam: Estafas o timos por vía email. Ofrecen oportunidades laborales, créditos, etc. Todas las empresas que aparecen en estos correos son ficticias. También dentro de estas estafas se incluyen aquellos mensajes que apelan a la sensibilidad del receptor (solidaridad con un niño enfermo, timos como el del príncipe nigeriano, etc.) para conseguir dinero.

⬧ Phising: El remitente suplanta la identidad de una empresa o compañía conocida (por ejemplo, un banco) y nos avisa de que debemos rellenar o modificar algún tipo de dato personal. Nos ofrece un enlace para solucionar el problema donde veremos un cuestionario que nos pide datos personales.

Estos correos son especialmente peligrosos ya que pueden extraer información sensible de nuestras cuentas bancarias, correos electrónicos, cuentas asociadas a un producto, etc.

• Nunca accedas a un enlace que aparece en un correo sin identificar, éstos son los causantes de la mayoría de los virus.
• Para solucionar los posibles problemas con el correo se pueden crear filtros (reglas de mensaje) que envíen el spam directamente a la papelera o utilizar una Blacklist (Lista negra) que es una herramienta destinada a evitar el correo no deseado. Añadiendo una dirección (IP + dominio) a la Blacklist, ésta queda identificada por el proveedor como responsable del envío de correo basura.

Bandeja RSS: RSS (Really Simple Syndication) o Feed RSS es un recurso para la distribución de contenidos en tiempo real basado en el lenguaje XML. Constituye una forma rápida de leer las últimas actualizaciones de sus sitios web favoritos. Muchos sitios web ofrecen Fuentes RSS para que, cuando se publique un artículo de noticias o un resumen de un artículo, también se envíe a la carpeta Fuente RSS en Outlook.

La primera vez que agregue un Fuente RSS a Outlook, se le pedirá que elija si quiere mantener la lista de suscripciones de Fuentes RSS sincronizada entre Outlook y la Lista de fuentes comunes (CFL). Independientemente de la opción que elija, puede cambiar la opción más adelante.

Suscribirse a un Fuente RSS desde una página web:

1. En una página web, elija el icono Fuente RSS, como; , o, , para el contenido que desea recibir.
2. Cuando la Fuente RSS se abra en Internet Explorer, elija Suscribirse a esta fuente.
3. Suscribirse a un Fuente RSS desde Outlook
4. En Outlook, haga clic con el botón derecho en la carpeta Fuentes RSS y elija Agregar un nuevo Fuente RSS.
5. En el cuadro de diálogo Nuevo Fuente RSS, escriba la dirección URL del Fuente RSS.

Para encontrar la dirección URL de la fuente RSS en un sitio web, busque un icono RSS , clic con el botón derecho en ese icono y, a continuación, copie el acceso directo al Portapapeles. Presione Ctrl + V para pegar la información del Portapapeles en el cuadro de ubicación de Fuente RSS.

Añadir una Fuente RSS de páginas que no ofrecen enlace

En algunas ocasiones nos encontraremos con la dificultad de que la página Web no ofrezca el icono o enlace para crear la carpeta en Outlook.

En estos casos tenemos dos opciones:

1. Usar un lector de RSS: Un lector RSS es un pequeño programa informático que recoge y muestra los canales RSS.
2. Otro sistema es acceder al código fuente de la página Web y buscar la línea de código relacionada con la RSS.

En ambos casos, una vez localizada la URL, solo tenemos que copiarla en cuadro de diálogo Nueva fuente RSS que hemos mencionado antes y se creará la carpeta.

Quitar una Fuente RSS de Outlook

Para quitar un Fuente RSS de Outlook, haga clic con el botón secundario en la carpeta que contiene la Fuente RSS y elija Eliminar carpeta. Esta acción cancelará su suscripción del Fuente RSS en Outlook.

– No puede eliminar la carpeta Fuentes RSS predeterminada de Outlook. Sin embargo, puede eliminar cualquier subcarpeta que contenga fuentes RSS que haya agregado.

También puede quitar un Fuente RSS mediante el cuadro de diálogo Configuración de la cuenta.

1. Elija Archivo > Configuración de la cuenta > Configuración de la cuenta.
2. En la pestaña Fuentes RSS, elija el Fuente RSS cuya suscripción desee cancelar y elija Quitar.

2.3.1. Bandeja de entrada prioritaria

Como gran novedad desde la versión 2019, aparece un concepto nuevo que afecta a la Bandeja de entrada, se llama Bandeja de entrada prioritaria y separa la bandeja entrada en dos pestañas.

− Prioritarios.

− Otros.

Los mensajes de correo electrónico más importantes se encuentran en la pestaña Prioritarios, mientras que el resto permanecen fácilmente accesibles (aunque aparte) en la pestaña Otros.

Esta nueva característica solo estará activa si Outlook está conectado a un servidor Exchange.

Para activar la bandeja de entrada Prioritarios:

1. En Outlook, seleccione la pestaña Vista.
2. Selecciona Mostrar Bandeja de entrada Prioritarios.

Las pestañas Prioritarios y Otros aparecerán en la parte superior del buzón.

Para cambiar cómo se organizan los mensajes:

− En la Bandeja de entrada, seleccione la pestaña Prioritarios u Otros y haga clic con el botón derecho en el mensaje que quiere trasladar.

− Si vas a pasar de Prioritario a Otro, selecciona Mover a Otro si solo desea mover el mensaje seleccionado. Seleccione Mover siempre a otros si desea que todos los mensajes futuros del remitente se entreguen en la pestaña Otros.

− Si vas a pasar de Otros a Prioritarios selecciona Mover a Prioritario si solo desea ver el mensaje seleccionado. Seleccione Mover siempre a Prioritarios si desea todos los mensajes futuros del remitente se entreguen en la pestaña prioritarios.

2.4. Pestañas del programa

Al abrir nuestra aplicación de Outlook encontramos una interfaz con distintas pestañas, grupos y herramientas Pestaña Archivo: Desde esta pestaña tendremos acceso como en cualquier aplicación de Office al Backstage.

 Información.

− Información de cuentas: Muestra información de la cuenta y permite agregar una cuenta de Outlook.

− Configuración de la cuenta: Permite configurar cuentas de usuario. Desde aquí podemos crear un delegado.

Un delegado es un usuario que tendrá acceso a determinadas carpetas para gestionar nuestro trabajo en nuestra ausencia.

Podemos denominar un delegado y concederle un nivel de acceso para realizar determinadas gestiones.

Por defecto, al agregar un delegado, este tendrá acceso a las carpetas Calendario y Tareas. También puede responder a las convocatorias de reunión en nuestro nombre.

Un delegado recibe automáticamente los permisos Enviar en nombre y solo puede leer las solicitudes de reunión y respuestas. No tiene permiso para leer otros mensajes de la bandeja de entrada.

Niveles de permiso:

▪ Revisor: con este permiso, el delegado puede leer los elementos contenidos en sus carpetas. ▪ Autor: con este permiso, el delegado puede leer y crear elementos y modificar y eliminar los elementos que cree, Por ejemplo, un delegado puede crear solicitudes de tareas y convocatorias de reunión directamente en sus carpetas Tareas o Calendario y después enviar un elemento en su nombre. ▪ Editor: con este permiso, el delegado puede hacer lo mismo que un autor además de modificar y eliminar elementos que el propietario haya creado.

− Respuestas automáticas: Se usan para notificar a otros usuarios que estás de vacaciones o que no puedes responder a mensajes de correo.

Outlook cuenta con un servicio de respuesta automática “Fuera de oficina” muy útil cuando necesitas generar respuestas a clientes y tu horario ha finalizado.

Para utilizar este servicio debes tener presente el tipo de cuenta de correo que estás utilizando ya que el proceso no funciona igual.

▪ Si utilizas una cuenta de Microsoft Exchange: En la Pestaña Archivo, panel derecho encontrarás la herramienta Respuestas automáticas.

En el cuadro de diálogo selecciona Enviar respuestas automáticas.

Si quieres, puedes establecer un intervalo de fechas para las respuestas automáticas. De esta manera, se dejarán de enviar respuestas automáticas en la fecha y hora de finalización que hayas indicado. En caso contrario, tendrás que desactivar las respuestas automáticas de forma manual.

En la pestaña Dentro de mi organización, escribe el cuerpo del mensaje que deseas enviar mientras estés fuera.

El día 12 de Octubre esta oficina permanecerá cerrada. Le ruego que contacte con nosotros en los próximos días para finalizar la tramitación de su expediente.

Raquel.

Como ves en la imagen, puedes elegir el intervalo horario o crear reglas específicas para tus mensajes automáticos.

Esta opción responderá a todos los remitentes (de uno en uno en su orden correspondiente) que contenga la libreta de direcciones de tu organización.

Si eliges la pestaña Fuera de mi organización obtendrás una vista similar pero con dos opciones; A cualquiera que no esté en mi organización o Solo a mis contactos.

Si envías respuestas automáticas A cualquiera que no esté en mi organización, se enviará la respuesta automática a todos los correos electrónicos, incluidos boletines, anuncios y, posiblemente, al correo no deseado. Si quieres enviar respuestas automáticas a personas de fuera de su organización, asegúrate de tener seleccionado Solo a mis contactos.

Finalmente pulsa Aceptar para guardar la configuración.

Desactivar las respuestas automáticas de fuera de la oficina

Cuando Outlook está configurado para enviar respuestas automáticas, se indica con un mensaje en la cinta de opciones. Selecciona Desactivar para deshabilitar las respuestas automáticas de fuera de la oficina. Si quieres modificar las fechas de la respuesta automática o el mensaje enviado, sigue los pasos anteriores para modificar la configuración.

▪ Si usas una configuración que no depende de la configuración de Microsoft, es decir, has configurado una cuenta de Gmail, Yahoo!, etc., no encontrarás en la pestaña Archivo la opción Respuestas automáticas ya que esta herramienta depende de Exchange.

En este caso debes seguir otra serie de pasos para configurar una respuesta automática.

1. Crea una plantilla. Abre un mensaje y escribe un asunto y el cuerpo del mensaje.
2. Selecciona Archivo → Guardar como
3. Asigna un nombre a la plantilla y, en la lista desplegable Tipo, selecciona Plantilla de Outlook (*.oft). De este modo habrás creado una plantilla de correo electrónico que podrás utilizar todas las veces que consideres necesario.
4. Crear una regla de fuera de la oficina. Aunque veremos el tema de las reglas más adelante, es necesario elaborar una regla en este momento para generar una respuesta automática.

− Herramientas: Permite administrar el tamaño del buzón vaciando los elementos eliminados y archivando.

Dispone de tres opciones:

▪ Limpieza del buzón: Permite administrar el tamaño del buzón con herramientas avanzadas. ▪ Vaciar carpeta de Elementos eliminados: Elimina de forma permanente todos los elementos de la carpeta Elementos eliminados. ▪ Limpiar elementos antiguos: Mueve elementos antiguos a un archivo de datos de Outlook. ▪ Establecer la carpeta de archivos: Para establecer una carpeta de archivos en lugar de la predeterminada. Esta opción no aparece en la mayoría de las versiones.

− Administrar reglas y alertas: Permite crear y administrar reglas de mensaje.

− Administrar complementos: Permite administrar y adquirir complementos web para Outlook.

 Abrir y Exportar: Opciones para abrir y exportar archivos.

 Guardar como: Abre el cuadro de diálogo Guardar como. Los mensajes de Outlook se guardan con la extensión .msg.

 Guardar datos adjuntos: Puedes guardar todos los datos adjuntos de un mensaje.

Por defecto los datos adjuntos se guardarán en la carpeta Documentos, como siempre, puedes elegir otra carpeta de guardado si lo deseas.

 Imprimir: Opciones de impresión. Puedes elegir imprimir un correo como Tabla o como Memorando. Veremos una vista previa de impresión.

 Cuenta de Office: Ofrece Información de usuario, pudiendo administrar la configuración de la privacidad de la cuenta, el fondo de Office, el tema de Office y los servicios a los que está conectado. También hay información de producto donde podemos configurar las actualizaciones de Office y Acerca de Outlook.

 Comentarios: Enlaza directamente con el email de Microsoft para hacer sugerencias.

 Opciones: Al pulsar se abre el cuadro de diálogo “Opciones de Outlook” que contiene los siguientes apartados:

General: Opciones de almacenamiento en la nube, opciones de interfaz de Usuario, personalizar la copia de Microsoft Office, configuración de privacidad, opciones de inicio, opciones de datos adjuntos y características de Linkedln.

Correo: Cambia la configuración para los mensajes que se creen y reciban a través de las siguientes opciones: configuración para redactar mensajes, paneles de Outlook, llegada de mensaje, limpieza de conversación, respuestas y reenvíos, guardar mensajes, enviar mensajes, sugerencias de correo electrónico, seguimiento, formato del mensaje y otras.

Calendario: Cambia la configuración de los calendarios, las reuniones y las zonas horarias a través de la definición de tiempo de trabajo, opciones de calendarlo, opciones de presentación, zonas horarias, asistente para la programación, aceptar o rechazar automáticamente las convocatorias de reunión y el tiempo.

Personas: Cambia cómo se trabaja con los contactos con la configuración de nombres y archivado, índices de contactos y estado de conexión y fotografías.

Tareas: Cambia la configuración que hace un seguimiento de las tareas y elementos pendientes con opciones de tareas y jornada laboral.

Búsqueda: Cambiar la manera de buscar elementos con la búsqueda instantánea, cambiar los almacenes de Outlook indizados por Windows Search y configurar los resultados.

Idioma: Establecer las preferencias de idioma de Office y corrección e idiomas de creación de Office.

Accesibilidad: Mejora la accesibilidad de Outlook a través de las opciones de notificación, opciones de presentación de la aplicación, opciones de presentación del documento y texto alternativo automático.

Avanzado: opciones para trabajar con Outlook a través de la configuración de paneles de Outlook, inicio y salida de Outlook, autoarchivar, avisos, exportar archivo para otras aplicaciones, fuentes RSS, programación de envío y recepción, programadores, opciones Internacionales, etc.

Personalizar cinta de opciones: Se pueden agregar o quitar los comandos disponibles a las pestañas.

Barra de herramientas de acceso rápido: Personaliza la barra de herramientas de acceso rápido agregando o quitando los comandos que elija el Usuario.

Complementos: Se ven y administran los complementos de Microsoft Office.

Centro de confianza: Ayuda a mantener los documentos seguros y el equipo protegido.

 Salir: Cierra la aplicación.

Pestaña Inicio: Que contiene ocho grupos.

• Nuevo: Donde podemos crear desde un Nuevo mensaje, hasta otros elementos de forma manual como una Cita, un Contacto o una Tarea y otros menos habituales como Grupo de contactos, un Anuncio de carpeta, un Fax, un formulario INFOPATH o un nuevo Archivo de datos de Outlook.
• Eliminar: Permite desde borrar un mensaje, hasta marcar un elemento como No deseado o Limpiar mensajes redundantes dentro de una conversación.
• Responder: Permite Responder al remitente del mensaje, responder al remitente y al resto de destinatarios (Responder a todos), y Reenviar el mensaje a otra dirección. También podemos responder con una Reunión o con otro tipo de acción como enviar el mensaje como adjunto (Más).
• Pasos rápidos: Nos ayuda a automatizar nuestro trabajo con el correo, por ejemplo, podemos mover los mensajes a una carpeta determinada después de marcarlo como leídos, responder al remitente y eliminar el original, marcar un correo como tarea finalizada, administrar y crear pasos propios personalizados.
• Mover: Permite mover mensajes entre Carpetas, en ONENOTE y crear Reglas.
• Etiquetas: Para marcar los mensajes como leídos o no leídos, clasificar elementos por categorías, colocar banderas de seguimiento para recordarnos que tenemos que realizar una determinada acción (seguimiento), o categorizar con colores nuestros mensajes. En este último caso podemos asignar una tecla de función, desde Ctrl + F2 hasta Ctrl + F12 para asignar un color y elegir entre varios colores.
• Buscar: Incluye el cuadro de búsqueda Buscar personas, la herramienta Libreta de direcciones y la herramienta Filtrar correo electrónico. En el siguiente punto de este tema veremos cómo utilizar los criterios de búsqueda para facilitar el trabajo.
• Leer en voz alta: Modo de accesibilidad para la lectura de correo.
• Obtener Complementos: Ofrece acceso a la Microsoft Store.

Pestaña Enviar y Recibir: Que contiene cuatro grupos.

• Enviar y recibir: Presenta por defecto cuatro grupos de herramientas, la primera de ellas es Enviar y recibir. Esta funcionalidad puede realizarse para todas las carpetas de nuestro cliente de correo o enviar y recibir sólo para una determinada carpeta o grupo. La utilidad de esta funcionalidad reside en que podemos establecer intervalos distintos de tiempo para la descarga de mensajes según su procedencia o destino.
• Descargar: Puedes Mostrar el progreso de la descarga actual de mensajes o Cancelar todo.
• Servidor: Incorpora funciones sólo disponibles si estamos en un entorno clienteservidor con Ms Exchange. Entre las funcionalidades disponibles tenemos, Descargar encabezados de mensajes, Marcar o desmarcar para descargar y Procesar encabezados marcados.
• Preferencias: Podemos elegir las Preferencias de descarga o Trabajar sin conexión.

Pestaña Carpeta: Que contiene seis grupos.

• Nuevo: Incluye el botón de herramienta Nueva carpeta del panel de navegación y Nueva carpeta de búsqueda. Una carpeta de búsqueda es una carpeta virtual que proporciona una vista de todos los elementos de correo electrónico que coinciden con los criterios de búsqueda específicos que estableció al crear la carpeta.
• Acciones: Podemos cambiar el nombre de una carpeta, copiarla, moverla o eliminarla. Cómo puedes observar estas acciones también disponibles rápidamente con el botón derecho del ratón a través del menú contextual.
• Limpiar: Permite marcar todos los elementos como Leídos, ordenar y mostrar las carpetas en orden alfabético, Limpiar las carpetas elimina mensajes redundantes de conversaciones.
• Favoritos: para añadir una determinada carpeta en la zona Favoritos del Panel de navegación.
• Vista conectada: Permite mostrar mensajes antiguos cargando una vista en línea desde Microsoft Exchange.
• Propiedades: Dónde podemos acceder a la configuración de Directiva*, Autoarchivar, ver los permisos de la carpeta (caso Exchange) y ver las propiedades de la carpeta.

 Las directivas de retención controlan cuánto tiempo se guardarán los mensajes.

Las directivas de archivo controlan cuánto tiempo se dejan los mensajes en una carpeta de correo electrónico antes de moverlos a un archivo.

Pestaña Vista: Que contiene seis grupos (siete si incluye la opción Inmersive Reader).

• Vista actual: Incluye las herramientas Cambiar vista a Compacta, Única y Vista previa. También podemos acceder a la Configuración de vista y Restablecer vista.
• Mensajes: Mostrar mensajes en conversaciones, es una utilidad muy práctica ya que agrupa los correos por asuntos tratados, lo que aporta cierto orden a nuestras carpetas repletas de emails. Por defecto todos los mensajes se muestran en Conversaciones, podemos configurar las conversaciones desde su desplegable.
• Bandeja de entrada Prioritarios: Incluye el comando que activa y desactiva las opciones de “Prioritarios” y “Otros”.
• Organización: Permite activar o desactivar la vista previa del mensaje. Ya sabes que es una forma de leer parcialmente el contenido de un mensaje para así poder decidir qué hacer. El problema es que esta funcionalidad la aprovechan muchos virus para auto ejecutarse.

Desde el panel de organización podemos ordenar por, Fecha, De, Para, Categoría, Marca, Tamaño, Asunto, Tipo, Datos adjuntos, Cuenta e Importancia. Además, incluye cambiar a Orden inverso, Añadir columna y Expandir o contraer grupos.

• Diseño: Permite configurar las vistas de los paneles de lectura, tareas pendientes, etc. para adaptar el entorno de trabajo de la aplicación a nuestras necesidades.

− Panel de carpetas: Normal, Minimizado, Desactivado o Favoritos.

− Panel de lectura: Derecha, Inferior, Desactivado. También tenderemos el cuadro de diálogo “Panel de lectura” pulsando Opciones.

• Ventana: Desde aquí podemos abrir una ventana con los avisos que hayamos creado, abrir otra ventana o cerrar todas las ventanas.
• Inmersive Reader: Permite cambiar la configuración de la ventana para que la lectura sea más sencilla o leer en voz alta. Esta opción también aparece en las opciones de las pestañas del mensaje nuevo.

Pestaña Ayuda: Que incluye dos categorías lógicas; “Ayuda” y “Herramientas”. Ambos grupos nos dirigen a las distintas opciones al área de soporte técnico de Microsoft.

3. Enviar, recibir, responder y reenviar mensajes

Para crear un mensaje en Outlook, desde cualquier carpeta elige Nuevo correo electrónico en la pestaña Inicio, o utiliza el atajo del teclado Ctrl + Mayus + M.

Se abrirá una ventana como la que ves en la imagen, en la que puedes seguir los siguientes pasos:

3.1. Enviar mensajes

De manera básica para crear y enviar un mensaje debes seguir los siguientes pasos:

− De: Si tienes varias cuentas configuradas en tu aplicación de correo aparecerá el botón De y se mostrará la cuenta desde la que se enviará el mensaje. Para cambiar la cuenta, haz clic en De y elige la cuenta.

− Para: Escribir o buscar el nombre del destinatario en la barra de direcciones → Para... Si estás escribiendo manualmente la dirección de los destinatarios debes separarlos con punto y coma. El máximo de destinatarios es de 5.000, con un máximo de 500 destinatarios por correo, incluyendo CC y CCO.

− CC: Si deseas enviar copia de tu mensaje a varios destinatarios pulsa CC... y elige el grupo de usuarios que van a recibir dicho mensaje.

− CCO: Si deseas que los destinatarios no puedan ver las direcciones a las que has enviado copia, dentro de la ventana de contactos pulsa CCO...

Recuerda que esta opción no aparece por defecto en la ventana de envío de correo, se debe activar desde la Pestaña Opciones, grupo Mostrar Campos.

− Asunto: En la barra correspondiente al Asunto... debes poner un breve título o comentario sobre el contenido de tu mensaje, debes utilizar una palabra o frase clave que defina la importancia de tu mensaje, de esta manera el receptor sabe de un primer vistazo qué tipo de contenido va a encontrar y puede, si lo considera oportuno, priorizar la lectura del mismo. Lo mejor que puedes hacer en este sentido es escribir el asunto después de redactar el e-mail.

La línea de asunto no puede superar los 255 caracteres.

− Redacta el e-mail utilizando los recursos necesarios para que el mismo sea adecuado. Verás que en esta ventana tienes, en la pestaña Mensaje y dentro del grupo Texto básico las mismas herramientas que puedes encontrar en Word, por lo que dar formato a tu mensaje no debe suponerte ningún problema. El límite de texto es de 150 MB.

− Si tu correo necesita adjuntar datos debes pulsar la herramienta Adjuntar archivo para agregar datos adjuntos, Adjuntar elemento para incluir elementos de Outlook (por ejemplo, datos almacenados en la nube, tareas o datos del calendario). En el caso de que tengas una Firma diseñada puedes adjuntar tu firma o crearla en ese momento para que tu correo lleve tu marca personal o la de tu empresa. El máximo de datos adjuntos es de 25 MB y 2 GB para OneDrive.

− Finalmente pulsa el botón Enviar para hacer llegar tu mensaje.

Un mensaje de correo electrónico debe tener como mínimo estos tres elementos:

Destinatario, Asunto y Cuerpo del mensaje.

Como habrás observado en la imagen anterior, la nueva ventana de redacción (Mensaje abierto) tiene pestañas diferentes que vamos a definir ahora para poder dar sentido a nuestras acciones dentro del área principal de trabajo.

Pestaña Archivo que incluye dos paneles de configuración.

▪ Información ➢ El resto de las opciones son idénticas a las de la pestaña Archivo de la ventana principal de Outlook.

Pestaña Mensaje que contiene seis grupos

▪ Portapapeles: similar al portapapeles de Word. ▪ Texto básico: Opciones de texto para dar formato al cuerpo del mensaje. ▪ Nombres: Desde donde puedes acceder a tus contactos o comprobar si la dirección que has escrito es correcta y si es posible enviar el mensaje. ▪ Incluir: Donde tienes las herramientas para adjuntar además de la firma. ▪ Etiquetas: Puedes marcar un mensaje para su seguimiento o asignarle un nivel de importancia. ▪ Voz: Aparece el icono de Dictar que permite realizar una escritura automática. ▪ Aplicaciones: Acceso a la Microsoft Store. ▪ Editor: Opciones avanzadas de corrección de texto. ▪ Inmersivo: Similar a la de la Pestaña Vista de la ventana principal. ▪ Mis Plantillas: Que funcionan de un modo similar a cualquier otra plantilla de la suite Office.

Pestaña Insertar que contiene seis grupos

▪ Incluir: Funciona igual que el grupo Incluir de la pestaña anterior. ▪ Tablas. ▪ Ilustraciones. ▪ Vínculos. ▪ Texto. ▪ Símbolos.

Pestaña Opciones que contiene cinco grupos

▪ Temas: Con el mismo funcionamiento de los Temas de Word. ▪ Mostrar campos: Abre el panel de remitente por si tienes configuradas varias cuentas y deseas cambiar de una a otra. También desde aquí puedes acceder a la opción de Copia Oculta. ▪ Permiso: Desde aquí puedes configurar permisos sobre los mensajes enviados y solicitar plantillas corporativas. Ten en cuenta que debes configurar los permisos dentro del entorno de Microsoft Exchange, por lo que si tu cuenta no pertenece a este protocolo no lo podrás utilizar. ▪ Seguimiento: Puedes utilizar botones de voto, por ejemplo, dentro de un mensaje corporativo, para llegar a un acuerdo de horarios para una reunión. Podemos elegir entre: APROBAR/RECHAZAR, SÍ/NO/QUIZÁS o personalizarlo.

Además, puedes solicitar una confirmación de entrega o una confirmación de lectura.

▪ Más opciones: Desde este grupo podemos gestionar dónde se guardan los elementos adjuntos que se encuentran insertos dentro de nuestros mensajes, Determinar una hora de entrega para uno o varios mensajes o dirigir la respuesta a otro correo.

Dentro de esta ventana hay múltiples opciones para configurar la respuesta.

Podemos elegir por ejemplo que se entregue a una hora específica, la caducidad del mensaje, la importancia, la fecha, etc.

Pestaña Formato de Texto: Esta pestaña es similar a la Pestaña Inicio en Word. La gran diferencia es que en el Grupo Formato podemos decidir qué tipo de texto deseamos para nuestra redacción.

Si eliges HTML o Texto enriquecido se activan las herramientas de formato, por el contrario, si eliges Texto sin formato las herramientas quedan desactivadas.

También en esta pestaña encontramos la opción de Zoom cuyo cuadro de diálogo muestra tres opciones, 75%, 100% (por defecto), 200%. El mínimo de zoom en Outlook será del 10% y el máximo 500%.

Pestaña Revisar: Que contiene cinco grupos.

▪ Revisión. ▪ Idioma. ▪ Voz. ▪ Accesibilidad. ▪ Datos. ▪ Idioma.

Pestaña Ayuda: Igual a la pestaña ayuda de la vista general del correo.

Puedes guardar tu mensaje pulsando el disquete en la parte superior del mensaje abierto y ponerle un nombre para utilizarlo cuando te convenga. Los mensajes que guardes aparecerán en tu carpeta Borradores.

3.2. Recibir, Responder y Reenviar mensajes.

Cuando recibes un mensaje hay varias acciones que puedes realizar desde el mismo.

3.2.1. Recibir un mensaje

Cuando recibes un mensaje aparece el mismo en tu panel de lectura y el nombre del remitente aparece en negrita indicando que el mensaje no se ha leído, además podrás ver la fecha y el asunto de dicho mensaje.

• Consultar un mensaje recibido Al recibir un nuevo mensaje, éste aparece en el panel de lectura o, si hemos configurado un filtro de recepción de mensajes, en la carpeta correspondiente. Entre paréntesis, se nos indica el número de mensajes que aún no hemos abierto de esa carpeta.

El panel de lectura contendrá los mensajes de la bandeja (grupo de carpetas) que tengas seleccionada. Por defecto en tu panel de lectura aparecerá la bandeja de Entrada, para cambiar a otra bandeja solo debes pulsarla en el panel izquierdo que hemos desarrollado en el punto 1.5.

En la pestaña Vista, grupo Diseño encontrarás el panel de lectura que incluye las opciones de lectura del mensaje:

▪ Derecha: El cuerpo del mensaje aparece a la derecha del panel. ▪ Inferior: El cuerpo del mensaje aparece en la parte inferior del panel. ▪ Desactivado: En el panel de lectura no aparece el cuerpo del mensaje si no una vista previa del mismo donde podrás ver el remitente, la fecha y el asunto. Para leerlo debes hacer doble clic sobre la vista previa.
• Declarar los mensajes como leídos o no leídos En la Bandeja de entrada, los mensajes no leídos aparecen en negrita. Cuando haces clic en ellos y, después, en otro elemento, el título del mensaje dejará de estar en negrita, lo que pone de manifiesto que se ha leído.

Si es necesario revisar un mensaje y para recordártelo necesitas marcarlo como no leído, con el mensaje seleccionado → Pestaña Inicio, grupo Etiquetas → pulsa el botón LEÍDO/NO leído. Si por el contrario has recibido un mensaje al que no merece mucha atención, pero no deseas borrar puedes marcarlo como leído pulsando el mismo botón.

Si utilizas el botón Seguimiento puedes categorizar el mensaje marcado en un orden de prioridades que quedarán señaladas como tareas pendientes.

3.2.2. Responder un mensaje (RE:)

Para responder únicamente al remitente pulsa Responder, al hacerlo se abre un mensaje cuyo destinatario ya aparece en la barra de direcciones, puedes editar tu respuesta como en cualquier otro mensaje y una vez finalizado pulsa Enviar. Recuerda que debes agregar de nuevo los archivos adjuntos ya que en la respuesta no se incluyen.

Puedes responder un mensaje con la finalidad, por ejemplo, de responder a un cuestionario. Para ello selecciona los destinatarios en Para... o CC... y pulsa Responder a todos.

En este caso además de responder al remitente original, puedes reenviarlo a otros destinatarios.

3.2.3. Reenviar mensaje (RV:)

Para reenviar el mensaje a un grupo de destinatarios elige el grupo en Para... o CC...

y pulsa Reenviar. Al reenviar un mensaje desaparecen los remitentes, así que tendrás que volver a añadirlos, pero se mantienen los archivos adjuntos.

Reenviar mensajes automáticamente: Puedes usar reglas de bandeja de entrada para reenviar automáticamente o redirigir mensajes enviados a tu buzón de correo a otra cuenta usando una regla de mensaje.

3.2.4. Archivar

Outlook permite guardar un mensaje en el ordenador sin borrarlo, así podemos consultarlo más adelante.

Son guardados en el formato de Outlook «.pst». Puedes configurar la opción de archivado automático o bien archivar manualmente los correos y elementos. Puedes guardar con esta extensión mensajes, eventos del calendario, reglas de correo, etc.

Archivar manualmente

Pulsamos en la pestaña de Archivo, luego en la opción de Información, donde aparecerán varias opciones entre ellas Herramientas > Limpiar elementos antiguos. En el submenú que aparece elegimos la opción Archivar.

Para archivar uno o varios mensajes, también podemos seleccionarlos y a continuación, hacer clic en el comando Archivo incluido en el grupo Eliminar de la pestaña Inicio.

También encontraremos el mismo comando después de hacer clic con el botón derecho sobre el mensaje o mensajes seleccionados.

En la ventana del navegador debes seleccionar la carpeta en la que te gustaría guardar y archivar los correos. Puedes archivar las carpetas una por una o seleccionar el nivel superior para archivar toda la bandeja de entrada.

Elige una fecha cuando desees que Outlook archive Todos los correos, calendarios, citas y documentos originados antes de esta fecha serán archivados.

Selecciona la ubicación en la que deseas guardar el archivo. Es posible que se guarde automáticamente en la carpeta de archivos en «Archivos de Outlook», Sin embargo, puedes utilizar la función de buscar para escoger la ubicación, ya sea en tu ordenador o en algún disco duro externo, donde desees guardar tus archivos de Outlook.

Archivar automáticamente

Pulsamos en botón Archivo, luego en Opciones y en la ventana que aparece en la de Avanzado y dentro de la ventana en la zona de Autoarchivar seleccionamos el botón de «Configuración de Autoarchivar».

Elige la frecuencia con la que deseas que el autoarchivo se ejecute. Escribe un número en la sección que dice «Ejecutar Autoarchivo cada _ días».

Elige Opciones adicionales, Por ejemplo, puedes optar por eliminar los mensajes archivados automáticamente.

También puedes elegir que «Autoarchivar» te avise antes de comenzar el proceso de archivo. Puedes seleccionar esta opción si no quieres que el Autoarchivo se ejecute sin tu consentimiento.

Selecciona el archivo donde deseas que los elementos archivados sean almacenados.

Utiliza la opción de buscar para cambiar el archivo predeterminado.

Con respecto a los archivos pst, el tamaño máximo en Outlook 2007 y Outlook 2003 es de 20 GB, mientras que en Outlook 2010, 2013, 2016 y posteriores es de 50 GB.

La carpeta Archivo sólo está disponible de forma predeterminada para cuentas del tipo Exchange. Si utilizamos el comando Archivo en cuentas de otros proveedores debemos crear esta carpeta o elegir alguna existente.

4. Reglas de mensaje

Una regla es una acción que Outlook para Windows ejecuta automáticamente en los mensajes entrantes y salientes. Se elige lo que activa la regla, así como las acciones que ésta realiza. Por ejemplo, se puede crear una regla para mover todos los mensajes de tu jefe a una carpeta o eliminar automáticamente todos los mensajes que contengan “¡Súper Oferta!” en el asunto.

Mediante las reglas, puedes reducir el número de acciones manuales y repetitivas que necesitas para administrar los mensajes de correo electrónico. Al activar las reglas, éstas se ejecutan continua y automáticamente.

Generalmente, las reglas se dividen en dos categorías: organización o notificación.

Puedes usar el asistente para reglas para ayudarte a diseñar reglas para administrar los mensajes.

Para acceder al asistente puedes hacerlo desde la pestaña Archivo → Administrar reglas y alertas. Una vez abierto el panel debes pulsar nueva regla. También puedes crear una regla abriendo el menú contextual desde el mensaje al que deseas aplicar la regla, pero en este caso solo servirá para ese mensaje en concreto.

El asistente de reglas incluye plantillas para las reglas usadas con más frecuencia.

▪ Mantearse organizado Estas reglas le ayudan no solo a archivar los mensajes, sino también a hacer un seguimiento de los mensajes. Puedes crear una regla para los mensajes de un remitente específico. Así que puedes establecer una regla, por ejemplo, para que los mensajes recibidos de un usuario concreto con la palabra "ventas" en el cuadro Asunto se marquen para su seguimiento, se clasifiquen como Ventas y se muevan a una carpeta denominada Ventas de “Usuario”. ▪ Mantenerse actualizado Estas reglas te notificarán la recepción de un determinado mensaje, según las selecciones que hagas. Por ejemplo, puedes crear una regla que envíe automáticamente un mensaje a un dispositivo móvil cuando recibas un mensaje de un miembro de tu familia. ▪ Iniciar desde una regla en blanco Se trata de reglas que puedes crear y personalizar sin la ayuda de una plantilla de regla.

4.1. Crear una regla desde una plantilla (Mantenerse organizado)

Para crear una regla debemos seguir dos pasos fundamentales. El primero es, como ya hemos dicho abrir el asistente de reglas.

Desde el asistente de reglas elige la opción que más te guste o la que mejor te venga para tu trabajo. Dependiendo de la plantilla que hayas elegido verás opciones ligeramente diferentes en el paso 2.

El segundo paso es editar la descripción de la regla.

Pongamos como ejemplo una de las reglas más comunes, mover mensajes de alguien a una carpeta.

Para ello vamos a seguir esta pauta:

• Elige personas o grupo público en el cuadro de editar descripción para mostrar la libreta de direcciones. Elige un nombre de la libreta de direcciones o escribe la dirección de la persona en el cuadro De y pulsa Aceptar.
• Elige especificada para mostrar una lista de carpetas. Puedes elegir una carpeta existente o Nuevo para crear una nueva carpeta. Cuando hayas seleccionado la carpeta apropiada, pulsa Aceptar.
• Si quieres explorar las opciones avanzadas para la regla, elige Siguiente y explora las opciones que crees adecuada para tu nueva regla. En caso contrario, pulsa Finalizar. Esto te devuelve a la ventana Reglas y alertas. Desde aquí, puedes crear otra regla, o elegir Aceptar para guardar los cambios.

Como habrás observado hay una gran cantidad de opciones para las reglas, para contemplarlas todas debes explorar tu aplicación haciendo múltiples pruebas, el asistente es de fácil compresión y no te causará problemas crear reglas ya que los tres primeros pasos son los más importantes, después tan solo se trata de ajustar las reglas a tus necesidades.

4.2. Utilizar las plantillas para Mantenerse Actualizado.

En este caso vamos a utilizar como ejemplo de base mostrar un correo de alguien en la ventana nuevo elemento siguiendo esta pauta:

• Elige el vínculo personas o carpeta pública.
• En el cuadro de diálogo Dirección de la regla, sigue uno de estos procedimientos: ▪ En el cuadro Buscar, escribe un nombre. ▪ En la lista Libreta de direcciones, elige un origen.
• Cuando se muestre la selección en el cuadro De, pulsa Aceptar.
• Elige el mensaje específico en el vínculo de la ventana de alerta de nuevo elemento.
• En el cuadro de diálogo Mensaje de alerta, en el cuadro Especificar un mensaje de alerta, escribe un mensaje y pulsa Aceptar.
• Pulsa Siguiente, marcando los pasos que creas oportunos, hasta llegar al paso 3.

Pulsa Finalizar → Aplicar → Aceptar.

o Dentro de las opciones de Mantenerse actualizado también existe la posibilidad de Reproducir un sonido al recibir el mensaje de alguien.

Para ello podemos incluir un sonido que ya tengamos en el equipo.

o También podemos elegir Enviar una alerta a mi dispositivo móvil cuando reciba mensajes de alguien. Para aplicar esta opción es requisito indispensable que tu dispositivo móvil tenga la configuración necesaria para recibir este tipo de alertas.

4.3. Iniciar desde una regla en blanco. Regla personalizada.

Puedes elegir entre dos opciones: Aplicar regla a los mensajes que recibo o Aplicar regla a los mensajes que envío.

• Una vez elegida una de las dos opciones selecciona las condiciones, vamos a poner como ejemplo que hemos elegido la primera opción, en la siguiente ventana marcamos la casilla “con cierto texto en el asunto” y elegimos una o varias palabras clave para definir la regla → Siguiente.
• Ahora decide lo que deseas hacer con el mensaje, en este ejemplo vamos a seleccionar “marcarlo como importancia” y seleccionamos el nivel de importancia, para el ejemplo pondremos Baja → Siguiente.
• Marcamos, si las hay, las excepciones correspondientes → Siguiente.
• Configuramos las opciones de regla que serán; Ejecutar esta regla ahora en mensajes que ya se encuentren en “Bandeja de entrada”, Activar esta regla, o ambas → Finalizar → Aplicar → Aceptar.

o Verás un cuadro de diálogo de aviso advirtiéndote de que, ya que no todas las reglas sirven para todos los servidores de correo, es posible que si compruebas tu correo desde la web y éste no pertenece al entorno de Outlook, no veas reflejada esta regla que solo se aplica con las condiciones anteriormente mencionadas.

Para crear una regla personaliza desde un mensaje recibido.

Con el mensaje seleccionado (no hace falta abrirlo), posiciónate en la pestaña Inicio, grupo Mover, elige la opción Reglas → Crear regla.

Dentro de esta ventana rellena todas opciones básicas que necesites y pulsa Aceptar.

En caso de que necesites más opciones pulsa Opciones avanzadas y se abrirá el asistente de reglas donde puedes aplicar lo aprendido en puntos anteriores.

4.4. Importar o exportar reglas.

Puedes importar o exportar reglas de mensajes de Outlook para que otros usuarios puedan utilizarlas. Cuando se importan reglas a una cuenta de Outlook, se agregan al final de la lista de reglas existentes. Solo puedes importar un único conjunto de reglas a la vez. Al exportar las reglas, se guardan en un archivo con una extensión *.rwz. Este tipo de archivo solo puede abrirlo y usarlo Outlook.

Para IMPORTAR/EXPORTAR posiciónate en la pestaña Archivo y en el panel de la derecha pulsa Administrar reglas y alertas. Dentro del asistente pulsa Opciones.

En la opción Importar: Si deseas importar un archivo que contiene reglas que están incluidas en el Asistente para reglas y alertas, como reglas compatibles con versiones anteriores de Microsoft Outlook, haz clic en el tipo de archivo en la lista Archivos de tipo.

En la opción Exportar: Si deseas exportar un archivo que solo contiene reglas compatibles con una versión anterior de Microsoft Outlook, en la lista Guardar como tipo, selecciona una de las opciones siguientes:

▪ Reglas del Asistente para reglas compatibles con Outlook 2002 ▪ Reglas del Asistente para reglas compatibles con Outlook 2000 ▪ Reglas del Asistente para reglas compatibles con Outlook 98 ➢ Es poco probable que utilices la importación o exportación de reglas, entre otras cosas porque exige que todos los usuarios que vayan a compartir este grupo de reglas tengan acceso a un entorno Outlook lo que limita mucho el trabajo.

➢ Con este procedimiento puedes crear copias de seguridad de reglas.

4.5 Ejecutar reglas manualmente.

Desde el asistente pulsa el botón Ejecutar reglas ahora...

Regla 1

Aplicar al mensaje de “Usuario” mover a la carpeta “Bandeja de Entrada” y detener el proceso de más reglas En este cuadro de texto selecciona la regla o reglas que deseas ejecutar (también puedes pulsar Seleccionar todo o Anular selección) → Elige la carpeta y, en su caso, subcarpetas donde deseas ejecutar las reglas → Decide a que mensajes deseas aplicar dichas reglas y pulsa Ejecutar ahora.

4.6. Reglas basadas en servidor y reglas de solo cliente.

Existen dos tipos de reglas en Outlook: reglas basadas en servidor y reglas solo de cliente.

▪ Reglas basadas en servidor Cuando usas una cuenta de Microsoft Exchange Server, algunas de las reglas están basadas en el servidor. Estas reglas se ejecutan en el buzón del servidor de correo de Exchange, aunque no se esté trabajando en Outlook.

Las reglas basadas en servidores se aplican a los mensajes apenas estos llegan a la Bandeja de entrada y no se ejecutan hasta que se hayan completado en el servidor. Por ejemplo, una regla que especifica que un mensaje debe imprimirse no puede ejecutarse hasta que se haya finalizado en el servidor. Si no se puede aplicar una regla en el servidor, se aplica al iniciar Outlook y después se convierte en una regla solo de cliente.

▪ Reglas solo de cliente Las reglas solo de cliente son reglas que se ejecutan solo en tu PC. Se trata de reglas que se ejecutan en Outlook en lugar de en el servidor de Exchange. Las reglas solo de cliente se pueden ejecutar únicamente cuando Outlook se esté ejecutando.

➢ Si tu lista de reglas contiene ambos tipos de reglas, primero se aplicarán aquellas reglas basadas en el servidor, seguidas de las reglas de solo cliente.

4.7. Aplicar reglas a otros elementos de Outlook

• Confirmaciones de entrega, respuestas de voto y respuestas automáticas Cuando se aplican reglas, las confirmaciones de entrega, las confirmaciones de lectura, las respuestas de voto y las respuestas automáticas (notificaciones de fuera de la oficina) se procesan como si fueran mensajes. Por ejemplo, una regla que mueve a una carpeta determinada los mensajes que contienen la palabra "reunión" en el cuadro Asunto, también mueve todas las confirmaciones de entrega, respuestas de voto y respuestas automáticas a esa misma carpeta.

➢ Cuando una regla mueve respuestas de voto de la Bandeja de entrada a otra carpeta, el seguimiento de los votos se ve afectado. Cuando se abre un mensaje enviado que incluía un botón de voto, la información de seguimiento no incluirá un registro de las respuestas que haya movido una regla. Mover o eliminar una respuesta manualmente no afecta al seguimiento.

5. Libreta de direcciones

La Libreta de direcciones es un contenedor para todos los contactos. Esto significa que cada carpeta de contactos, como el trabajo, casa, sociales, clientes potenciales, etc., es un subconjunto de la libreta de direcciones.

Cada carpeta de contactos aparece en el panel de navegación. Por defecto solo tendremos los «Contactos» y «Contactos sugeridos».

La carpeta Contactos de Outlook es el lugar donde se puede organizar y guardar información sobre las personas y las organizaciones con las que el usuario se comunica.

Los contactos pueden ser tan básicos como un nombre y una dirección de correo electrónico, o incluir información detallada adicional como su calle, varios números de teléfono, una imagen, la fecha de nacimiento y cualquier otra información relacionada con el contacto.

Para crear un nuevo contacto, vamos al apartado de Contactos, en la ficha Inicio, en el grupo Nuevo, haga clic en Nuevo contacto.

Escribe un nombre y cualquier otra información que desees incluir para el contacto, datos de correos electrónicos, teléfonos o direcciones.

Para terminar de escribir los contactos, en la pestaña contacto, en el grupo acciones, haga clic en Guardar y cerrar.

5.1. Reenviar y compartir contactos

Ya hemos tratado en el apartado anterior la opción incluida en la ventana de Grupos de contactos para compartir un grupo y todos sus elementos con otros usuarios. Si queremos hacer lo mismo con cualquier contacto de nuestra libreta de direcciones, debemos abrir Personas y en la pestaña Inicio seleccionar alguno de los comandos disponibles en el grupo Compartir.

• Reenviar contacto: Permite enviar los datos de contactos tanto en formato VCARD como en el propio de Outlook. El destinatario recibirá un archivo que debe abrir para añadirlo a su lista de direcciones.
• Compartir contactos: En esta opción, el usuario recibe una invitación para acceder a nuestra libreta de direcciones y ver los datos del contacto elegido. Cuando lo reciba, el usuario debe seleccionar el comando Abrir esta carpeta de Contactos. En el mismo correo, también podemos solicitar al destinario acceso a su carpeta de contactos.
• Abrir contactos compartidos: Abre la carpeta de Contactos que otras personas hayan compartido con nosotros. Utiliza el botón Nombre para abrir la Libreta de direcciones y elegir la carpeta que necesitas.

VCARD es un formato ampliamente utilizado para el envío de datos de personas o empresas. También se conocen como “Tarjetas de visita virtuales”. La extensión de este tipo de archivos es .vcf.

La mayoría de los gestores de correo actuales admiten el formato VCARD como método para incorporar contactos a sus libretas de direcciones. Outlook también admite este formato y permite tanto exportar como importar contactos y grupos en este formato.

6. Listas de distribución (Grupo de Contactos)

Veremos cómo crear ahora un grupo de contactos (anteriormente denominado «lista de distribución» para enviar un correo electrónico a varias personas: un equipo de proyecto, un Comité o incluso un grupo de amigos, sin tener que agregar cada nombre en para, CC o CCO línea individualmente.

En la barra de navegación, haga clic en Contactos.

Si está usando la barra de navegación compacta, haga clic en el icono de personas.

En Mis contactos, selecciona la carpeta donde deseas guardar el grupo de contactos.

Normalmente, deberás seleccionar contactos.

En la cinta de opciones, selecciona Nuevo grupo de contactos.

Asigna un nombre al grupo de contactos.

Haga clic en Agregar Integrantes y luego agregue personas de su libreta de direcciones o lista de contactos.

Para agregar a alguien que no está en su Libreta de direcciones o con- tactos, seleccione Nuevo contacto de correo electrónico, Haga clic en Guardar y cerrar.

7. Firmas y Personalización

7.1. Firmas

Para añadir a nuestros correos una firma con nuestros datos personales, protección de datos, disposiciones legales, etc., Outlook nos ofrece una función que es la de añadir firma.

Para hacerlo, después de abrir una ventana independiente de mensaje, debes seleccionar el comando Firma en la pestaña Mensaje. Al instante, aparecerán todas las firmas disponibles para que utilices cualquiera de ellas haciendo clic sobre su nombre.

Además de esta posibilidad, con el comando Firmas puedes acceder al cuadro de diálogo Firmas y plantilla para crear y administrar tus firmas de correo electrónico.

La opción Tarjeta de presentación incluida en el cuadro de diálogo Firmas y plantilla añade a la firma los datos del contacto elegido utilizando el aspecto de las típicas tarjetas de visita.

7.2. Personalización

Si quieres que tu mensaje destaque al margen de la firma, puedes personalizar el correo desde la pestaña Opciones y añadir un Color de Fondo, cambiar los Temas, las Fuentes, etc.

8. Agenda, convocatorias y citas

8.1. Agenda (Calendario)

El calendario permite crear y seguir citas y reuniones.

Puedes crear varios calendarios, establecer vínculos a calendarios de otras personas e incluso compartir tu calendarlo con otros miembros de tu organización.

Después de la Bandeja de entrada, el calendarlo es probablemente el lugar más usado en el Outlook 365.

Modo de acceso

La manera más rápida para acceder al Calendario es estando en el gestor de correo que es la vista por defecto.

Para abrir el calendario debes pulsar el icono con la imagen del calendario que se encuentra a la izquierda en la barra de navegación o pulsar CTRL + 2 en el teclado.

Al abrirlo verás tantos calendarios como cuentas tengas agregadas en Outlook. Puedes cerrar los que no necesites visualizar y ver a pantalla completa el calendario que te interesa.

Esta vista se compone de una Agenda del mes actual que incluye los distintos eventos programados, un Explorador de fechas que aparece en el panel de carpetas y de la Barra meteorológica.

El Calendario es una herramienta que le permite organizar y administrar de la forma más eficaz el modo como emplea su tiempo.

Los tipos de actividades administradas son tres: citas, eventos y reuniones. Estas tres actividades reciben el nombre de elementos.

A estos tres tipos de actividades se añade una previsión de las tareas que deben llevarse a cabo.

Desde la pestaña Inicio, en el grupo Organizar o desde la pestaña Vista, grupo Organización podemos mostrar:

• Día: Para mostrar un día en la agenda
• Semana laboral: Para mostrar una semana laboral en la agenda; por defecto, la semana laboral está definida de lunes a viernes.
• Semana: Para mostrar una semana completa en la agenda.
• Mes: Para mostrar la agenda de un mes.
• Vista Programación: Para mostrar un día en la agenda en una disposición horizontal.

Desde la pestaña Vista, grupo Vista actual, Cambiar vista, podemos cambiar la vista dentro de estas cuatro opciones.

• Calendario: Vista por defecto.
• Vista previa: Muestra el calendario con todas las tareas.
• Lista: Muestra una lista de tareas.
• Activa: Muestra las tareas activas.

En la parte superior del calendario encontramos unas flechas (Explorador de flechas)

que nos permiten desplazarnos por el calendario por diferentes meses.

➢ Tendremos tres tipos de vista desde la Pestaña Vista > Grupo Vista actual > Cambiar Vista: Previa (por defecto), Lista y Activa.

8.2. Citas

Crear una cita: Desde la pestaña Inicio, Grupo Nuevo, Nueva cita o desde Nuevos elementos, Cita. En la nueva ventana rellenamos los datos necesarios para completar nuestra cita.

Las citas pueden durar todo el día, determinar un periodo concreto (eligiendo entre un periodo de fechas y horas) o podemos convertirla en una cita periódica, con una frecuencia Diaria, Semanal, Mensual o Anual.

Podemos asignarles a las citas una importancia Alta o Baja (Normal por defecto).

Marcaremos la opción Privado, dentro del grupo Etiquetas, para que otras personas no puedan ver los detalles que contienen.

 Las citas a las que asignamos una duración de todo el día se denominan Evento.

8.3. Convocatoria (Reunión)

Crear una Reunión: Desde la pestaña Inicio, grupo Nuevo, Nueva reunión o Nuevos elementos, Reunión. En la nueva ventana rellenamos los datos necesarios para muestra reunión.

A diferencia de la Cita, en esta ventana tenemos una vista más parecida a un correo normal, ya que las reuniones, en vez de guardarse de forma simple, se envían a un grupo de contactos, siendo el botón Obligatorio para aquellos asistentes que están obligados a asistir y Opcional el botón donde elegiremos a los contactos que pueden asistir o no.

Las reuniones pueden durar todo el día, determinar un periodo concreto (eligiendo entre un periodo de fechas y horas) o podemos convertirla en una cita periódica, con una frecuencia Diaria, Semanal, Mensual o Anual.

Podemos asignarles a las reuniones una importancia Alta o Baja (Normal por defecto).

Marcaremos la opción Privado, dentro del grupo Etiquetas, para que otras personas no puedan ver los detalles que contienen.

 Las reuniones a las que asignamos una duración de todo el día se denominan Invitación.

8.4. Notas

Las notas son, sencillamente, recordatorios que dejamos en nuestro correo que se asemejen a la costumbre física de poner un Post-it en la pantalla.

Podemos acceder a las notas desde la barra de navegación o con el atajo CTRL + 5.

También aquí podemos cambiar las opciones de Vista:

− Icono: Para ver las notas en forma de iconos. Por defecto, las notas aparecen en forma de iconos grandes dispuestos de izquierda a derecha. No obstante, también puede verlas en forma de iconos pequeños o en forma de lista usando los botones Iconos pequeños y Lista del grupo Organización (pestaña Vista).

− Lista de notas: Lista de notas ordenada según la fecha de creación.

− Últimos 7 días: Lista de notas creadas durante los últimos siete días.

Si has elegido la vista Lista de notas o Últimos 7 días, puedes cambiar la organización de las notas haciendo clic en uno de los siguientes botones del grupo Organización de la pestaña Vista:

− Categorías: Para agrupar la lista de notas por categoría.

− Fecha de creación: Para ordenar la lista de notas por fecha de creación.

8.5. Compartir Calendarios o enviarlos por correo

Puedes compartir un calendario con otros miembros de tu organización o incluso enviarlos a personas externas a la organización.

Para hacerlo debes hacer clic en Compartir en la parte superior de la ventana del calendario.

Especifica el nombre de la persona con la que deseas compartir su calendario en el campo Compartir con. Microsoft Outlook buscará automáticamente el nombre en la lista de direcciones.

Una vez encontrado el nombre, se agregará automáticamente a la lista de personas con las que desea compartir el calendario. Puede agregar tantas personas como desee.

Elija cuánta información desea compartir.

− Detalles completos permite a dicha persona ver toda la información sobre eventos de su calendario, excepto eventos que haya marcado como Privado.

− Detalles limitados mostrará el asunto y la ubicación.

− Solo disponibilidad muestra únicamente que tiene un evento a una hora en particular, pero ningún otro detalle.

− Los eventos privados siempre se mostrarán únicamente como ocupados.

Si lo deseas, puede editar el asunto.

Si elegimos la opción de Enviarlo, aparecerá una ventana emergente donde podremos elegir el calendario, el intervalo y el grado de detalles.

En este caso también tenemos un link para acceder a las «Horas de Trabajo», donde podemos establecer lo que nuestro calendario entiende como horario laboral; esta información está disponible en las opciones de programa en el grupo calendario.

8.6. Imprimir calendarios

Podemos imprimir el/los calendario/s desde la opción de la parte superior.

En la Configuración podemos elegir el formato de la vista (día, semana, mes).

En las opciones de impresión, entre otras cosas, podemos fijar el intervalo de impresión del calendario.

8.7. Avisos de Notificaciones

En ventanas emergentes se nos mostrarán las notificaciones según el aviso que hayamos programado.

9. Tareas

Muchas personas mantienen listas de tareas pendientes: en papel, en una hoja de cálculo con una combinación de métodos electrónicos y de papel. En Outlook, puede combinar varías listas en una, obtener avisos y realizar el seguimiento del progreso de las tareas.

Una tarea es un encargo o una obligación profesional o personal cuyo seguimiento se debe efectuar hasta completarlo.

Las tareas se muestran en varios lugares:

Icono tareas en la barra de navegación, CTRL + 4, desde la propia carpeta de tareas o desde la vista calendario →Nuevo → Nuevos elementos, Tareas.

Desde la carpeta tareas, a la izquierda tendremos una vista de todas las tareas pendientes ordenadas por dirección de correo, es decir, si tenemos varios correos veremos primero las tareas del primer correo creado en Outlook y después las tareas del segundo, etc.

Desde la Pestaña Vista, grupo Vista Actual, Cambiar Vista, podemos organizar la vista de diferentes maneras:

− Detalladas: Para ver una lista que muestra numerosos detalles de cada una de las tareas.

− Lista sencilla: Para ver una lista que incluye los mínimos detalles con el fin de saber de un vistazo qué tareas están completadas.

− Lista de tareas pendientes: Para ver la lista de tareas que aún no se han completado, así como aquellas cuya fecha de vencimiento ya se ha alcanzado.

Cuando seleccione una tarea, verá una vista previa de esta en el panel de lectura;

esta vista está activa por defecto.

− Prioritarias: Para ver una lista de las tareas agrupadas por prioridad y por categoría dentro de cada prioridad.

− Activas: Para ver una lista de las tareas que aún no se han completado, incluidas aquellas cuya fecha de vencimiento ya se ha alcanzado.

− Completadas: Para ver la lista de tareas marcadas como terminadas.

− Hoy: Para ver la lista de tareas cuya fecha de vencimiento corresponde a la fecha de hoy, incluidas las marcadas como terminadas.

− Próximos 7 días: Para ver una lista de las tareas cuyo vencimiento se cumple durante los próximos siete días.

− Vencidas: Para ver una lista de las tareas vencidas, pero no marcadas como finalizadas.

Una vez hemos pulsado nueva tarea rellenaremos los datos necesarios para nuestra tarea.

− Fecha de Inicio − Fecha de vencimiento − Estado:

o No comenzada.

o En curso.

o Completada.

o A la espera de otra persona.

o Aplazada.

− Prioridad:

o Normal.

o Alta.

o Baja.

Marcaremos la opción Privado, dentro del grupo Etiquetas, para que otras personas no puedan ver los detalles que contienen.

También se puede crear un aviso sonoro en el que se ajusta una fecha y hora y se asigna un sonido desde el icono con forma de campana.

También se pueden crear tareas periódicas, para hacerlo hay que pulsar el botón Periodicidad, desde el grupo con el mismo nombre mientras editamos la tarea.

Las tareas no se muestran como completadas hasta que la fecha a vencido o la marcamos manualmente desde la carpeta Tareas, grupo Administrar tarea, Marcar como completada.

Seguimiento de una tarea:

Únicamente el propietario (creador) de una tarea puede asegurar su seguimiento.

En la carpeta Tareas, abre la tarea cuyo estado de realización deseas avanzar haciendo doble clic en el asunto de la tarea en cuestión.

Para indicar un porcentaje de realización, se introduce dicho porcentaje en la zona % completado.

En el momento en que se confirma dicho porcentaje, la zona Estado muestra En curso.

Se puede modificar, si es preciso, el estado de realización de la tarea seleccionando una de las opciones de la lista Estado.

Para indicar que la tarea se ha realizado, se introduce 100 en la zona % completado o se pulsa la opción Completada en la lista Estado o, incluso, en la pestaña Tarea, clic en el botón Marcar como completada del grupo Administrar tarea.

El hecho de hacer clic en el botón Marcar como completada cierra automáticamente la ventana de la tarea.

Para confirmar hay que hacer clic en el botón Guardar y cerrar del grupo Acciones.

Si la tarea se la había asignado un tercero, se envía a este último un mensaje automático en el que se le pone al corriente de la realización de la tarea.

Asignar una tarea a terceros:

Durante la creación o modificación de la tarea correspondiente, en la pestaña Tarea, grupo Administrar Tarea, clic en el botón Asignar tarea.

Al hacer esto, la ventana cambia y en la parte superior aparecerá la opción de elegir a uno o varios contactos. Una vez elegidos, la tarea se envía avisando al destinatario de que se le ha asignado esa tarea.

Asimismo, puedes hacer un clic derecho en la tarea correspondiente desde la lista de tareas y escoger la opción Asignar tarea.

Para cancelar la asignación deberás seguir la misma ruta para crearla, observa que ahora en el lugar de “Asignar tarea”, tenemos la opción “Cancelar Asignación”.

Antes de enviar, comprueba que tienes marcadas las casillas:

• Conservar una copia actualizada de esta tarea en mi lista de tareas.
• Enviarme un informe de estado cuando la tarea esté completada.

De esta manera, como propietarios, estaremos siempre informados de las actualizaciones de las tareas.

Responder a una solicitud de tarea.

Cuando nos asignan una tarea recibiremos un correo con el siguiente asunto: Solicitud de Tarea: Texto del asunto.

Al abrirlo veremos un sobre adjunto y también podremos ver el porcentaje completado, que por norma general será 0%.

Responde a la solicitud de tarea haciendo clic en el botón Aceptar si aceptas la tarea o en el botón Rechazar si la rechazas.

Tanto si aceptas como si rechazas la tarea, debes activar una de las dos opciones siguientes:

• Modificar la respuesta antes de enviarla: Para introducir un comentario a la respuesta.
• Enviar la respuesta ahora: Para enviar la respuesta sin comentario.

Tras aceptarla, la solicitud de tarea desaparece de la carpeta Bandeja de entrada y aparece en la carpeta Tareas; en la carpeta Elementos enviados está asociado al mensaje correspondiente a la aceptación de la tarea.

Al aceptar el destinatario pasa a convertirse en el propietario de la tarea. Las tareas que rechazas aparecen en la carpeta Elementos enviados.

La persona que te ha asignado una tarea recibe un mensaje en el que se le informa de tu decisión; en la Bandeja de entrada, tanto si aceptas como si la rechazas.

Para transformar Citas, Reuniones o notas en Tareas, desde el panel central del elemento que queremos transformar arrastramos el elemento hasta el icono de tareas en la barra de navegación.

Se abrirá automáticamente la ventana de creación de tareas donde terminaremos de configurar dicha tarea como hemos visto anteriormente.

Agregar un mensaje/un contacto a la lista de tareas:

Para recordar que un mensaje o un contacto requiere un trabajo posterior, puedes agregarlo a la lista de tareas aplicándole una marca de seguimiento.

Para acceder a una nueva tarea iremos a Nuevos elementos > Tarea, desde la Pestaña Inicio de la ventana de Tareas. O también utilizando el atajo Ctrl + Mayus + K.

10. Outlook Web App

Como ya hemos mencionado hay varias formas de acceder a nuestro correo, desde la WEB-MAIL, desde una aplicación de escritorio y también tenemos la opción de hacerlo desde una aplicación Web.

En el caso de Outlook esta aplicación es Outlook Web App (OWA), una aplicación online que nos permite acceder a nuestro correo con un diseño parecido a la aplicación de escritorio, aunque más minimalista.

La interfaz de esta aplicación es más sencilla que la de escritorio, pero nos ofrece múltiples opciones.

Al acceder a la aplicación desde un navegador muchas de las opciones serán visualmente iguales a la del navegador que estemos utilizando. El caso más representativo es el del menú contextual. Si estamos usando Edge el menú contextual de OWA tendrá las mismas opciones que el del navegador.

Los atajos del teclado de esta aplicación también son diferentes a los de la aplicación de escritorio, esto sucede porque algunos de los atajos de la aplicación pueden entrar en conflicto con los atajos del navegador utilizado, además el entorno web pretende ser más rápido a la hora de acceder a la acción deseada, así, por ejemplo, para crear un nuevo mensaje bastará con pulsar “N” para que se abra un nuevo correo en blanco. Si pulsamos una “O” se abrirá el mensaje que tengamos seleccionado, etc.

Al igual que en la aplicación de escritorio, puedes configurar diferentes cuentas, aunque no sean de Outlook, aunque es cierto que si no estamos dentro de un entorno Microsoft Exchange esta acción puede darnos problemas.

La pantalla principal de la aplicación OWA, como verás en la siguiente imagen, es bastante similar a la de la aplicación de escritorio cuando pulsamos “Nuevo Outlook”.

Una de las diferencias que podemos encontrar en esta aplicación es la barra superior De izquierda a derecha podemos encontrar los siguientes comandos:

Iniciador de aplicaciones: Desde aquí accedemos a las diferentes aplicaciones que ofrece el paquete 365. Dependiendo de tu suscripción tendrás más o menos opciones dentro de este apartado.

Cuadro de búsqueda:

Con las mimas funcionalidades que la aplicación de escritorio, solo necesitamos pulsar la flecha que aparece a la derecha para ver las opciones de filtrado de búsqueda.

Si escribimos algo en el cuadro de búsqueda aparecerán las siguientes opciones de filtrado:

Se abre la opción de reunión a través de la aplicación

Teams.

Teams: Abre la aplicación Teams.

Fuente de ONENOTE: Abre un panel que permite incluir notas de ONENOTE.

Mi día: Abre en un panel a la derecha el calendario y TO DO.

En el Calendario podemos ver las Tareas que hayamos creado en dos vistas: semanal o diaria, visualizar los eventos y crear nuevos eventos.

La pestaña TODO muestra un resumen de la aplicación con la opción que tengamos visualizada dentro de una lista desplegable.

Notificaciones: Abre un panel que muestra las notificaciones disponibles.

Configuración: Nos da acceso a la ventana de configuración.

Administración de cuenta para...: Abre las opciones de administración de cuenta, permite agregar nuevas cuentas y cambiar la apariencia del propio icono.

A diferencia de la versión de escritorio, cuando añadimos cuentas a nuestra aplicación no las veremos en el panel de carpetas, Outlook Web abre cada cuenta en una pestaña diferente.

➢ Si tienes una cuenta premium es posible que aparezca un icono con forma de diamante que permite consultar el estado de tu cuenta.

➢ Antes de las últimas actualizaciones aparecía el icono de una bombilla que abría un panel desde donde realizar sugerencias a Microsoft.

Barra lateral

Como podemos ver en la imagen es casi idéntica a la barra de navegación de la versión de escritorio y tiene las mismas funcionalidades.

Panel de navegación:

Similar al panel de carpetas de la versión de escritorio podemos cerrarlo o dejarlo a la vista pulsando el botón “Ocultar panel de navegación” que aparece en la esquina superior izquierda de la cinta de opciones.

La diferencia más significativa entre el panel de navegación de OWA y el de la versión estable es que en el primero aparece, en la parte inferior una opción más: “Grupos”.

Un Grupo es un área de trabajo para los correos, documentos y eventos de calendario que compartimos con otros usuarios.

Si tienes un plan familiar, en la versión 365, en este apartado aparecerá por defecto un grupo.

Si no dispones de un plan familiar basta con pulsar en “Ir a

Grupos” para acceder a la ventana que te permitirá crear nuevos grupos.

Cinta de opciones:

La cinta de opciones de OWA aparece simplificada por defecto cuando abrimos un correo. Podemos cambiar la configuración desde la flecha derecha o pulsar los tres puntos que nos permiten acceder a un desplegable con más opciones.

La cinta de opciones tiene tres pestañas: Inicio, Vista y Ayuda.

Repasaremos en este apartado aquellos que la distinguen de la versión de escritorio.

 Pestaña Inicio Herramienta para informar de mensaje como suplantación de identidad (phishing), o informar de correo no deseado.

Buscar grupos existentes: Busca entre los diferentes grupos creados.

Si abrimos los tres puntos (más opciones) veremos las siguientes herramientas a destacar:

Se utiliza para crear una regla con respecto al remitente del correo seleccionado. Se abre un cuadro de diálogo con las siguientes opciones:

Para anclar o desanclar el mensaje seleccionado a la carpeta en uso.

Para ocultar el mensaje seleccionado hasta más tarde.

Desde “más opciones” también podemos personalizar la cinta de opciones de OWA, para ello debemos pulsar “Personalizar” y configurarlo desde la ventana de opciones.

 Pestaña Vista De esta pestaña debemos destacar la herramienta llamada Densidad que sirve para elegir la cantidad de contenido que aparece en la pantalla y nos ofrece para ello tres opciones.

 Pestaña Ayuda Destacaremos el comando Outlook Movile que genera un código QR de Outlook para dispositivos móviles.

También podemos generar un Código QR para la página desplegando el menú contextual de la ventana.

Crear un mensaje

Tampoco hay grandes diferencias a la hora de crear un mensaje desde esta aplicación.

Veremos también en este caso aquellas herramientas que la diferencian de la versión de escritorio.

CÓDIGO QR (Quick Response o respuesta rápida) es un tipo de código de barras bidimensional que almacena información. Podríamos decir que es una etiqueta que contiene información.

Botón “Enviar”: Nos ofrece tres opciones; Enviar, para enviar el mensaje ahora;

Programar envío para elegir la fecha y hora de salida de nuestro correo; Iniciar combinar correspondencia, para crear un origen de datos con la libreta de direcciones.

Botón “Abrir en una ventana nueva”: Este botón solo aparece en la aplicación Web ya que su utilidad es permitir abrir un correo en una ventana diferente, así como cuando abrimos varias ventanas para el explorador de Windows o en un navegador.

Al abrir un nuevo mensaje la cinta de opciones mostrará 5 pestañas nuevas:

Mensaje, Insertar, Aplicar, Aplicar formato, Dibujar y Opciones.

Pestaña Mensaje

De esta pestaña podemos destacar el comando “Opciones de formato automático” desde donde podemos activar o desactivar las opciones que aparecen en la imagen.

Pestaña Insertar

Lo único destacable de esta pestaña es el comando “Emoji” que nos permite usar estos iconos como lo haríamos en una aplicación de mensajería instantánea, por ejemplo, WhatsApp.

Pestaña Aplicar formato

Lo más destacable de esta pestaña es el comando “Cita” que permite insertar una cita.

Pestaña Dibujar

Las funciones más destacables son el Lienzo de dibujo para insertar un cuadro de dibujo sobre el cuerpo del mensaje y Dibujar con la función táctil, muy útil si la pantalla de nuestro ordenador dispone también de esa funcionalidad.