Tema 19 · Bases de datos: Access. Principales funciones y utilidades. Tablas. Consultas. Formularios. Informes. Relaciones. Importación, vinculación y exportación de datos. Power BI.

Tema 19. Bases de datos: Access. Principales funciones y utilidades. Tablas. Consultas. Formularios. Informes. Relaciones. Importación, vinculación y exportación de datos. Power BI.

1. Introducción

Access 365 es la base de datos que nos proporciona Microsoft Office.

SGBD/DBMS

SGBD (Sistema gestor de base de datos) o en DBMS (DATABASE Management System)

en inglés, es la interfaz de una base de datos, recordemos que la interfaz es la apariencia de un programa en el que vemos las herramientas que podremos utilizar en dicho programa.

Dentro de una base de datos podemos crear:

▪ Creación y Manipulación de tablas. ▪ Diseño de consultas tanto visualmente como en lenguaje SQL (Lenguaje Estructurado de Consulta). ▪ Creación de formularios. ▪ Creación de informes. ▪ Creación y uso de macros. ▪ Eliminación de datos siguiendo las reglas de coherencia de las bases de datos.

Debemos destacar que las bases de datos pueden ser planas o relacionales.

1.1. Base de datos plana

Una base de datos plana consiste en reunir toda la información en una estructura de filas y columnas (casi siempre llamada tabla). Este modelo permite almacenar datos de manera eficiente, pero no tiene en cuenta las redundancias, es decir, a menudo nos encontraremos el problema de tener duplicados ya que tendremos que crear varias veces un mismo registro, pongamos por ejemplo que deseamos crear varias facturas para un mismo cliente, en una base de datos plana tendremos que repetir los datos del cliente una y otra vez.

Esto sucede cuando creamos una base de datos Excel o en Word.

1.2. Base de datos relacional

En el caso de una base de datos relacional los diferentes datos se introducen en distintas tablas que se conectan por medio de relaciones. Esto implica que ningún dato está duplicado y que se pueden generar datos sin volver a rellenar registros.

Siguiendo el ejemplo anterior, en una base datos relacional tendremos una tabla para los clientes y otra para las facturas. No será necesario introducir los datos del cliente cada vez que hagamos una factura, a través de las relaciones se irán generando todas las facturas necesarias para un mismo cliente.

2. Entorno de Access

El entorno de trabajo de una BBDD de Access es un tanto diferente si lo comparamos con Word o Excel, sin embargo, en esencia encontraremos pestañas, grupos y herramientas al igual que en cualquier aplicación de Office.

Al abrir el programa veremos la pantalla de Inicio o Bienvenida, que muestra en la parte inferior las bases de datos (BBDD) con las que se ha trabajado recientemente. En la zona superior se ofrecen distintas plantillas para crear una base de datos nueva incluida la opción de partir de cero usando la plantilla “Base de datos en blanco”. Por lo general estas plantillas se deben descargar de internet con lo que se necesita conexión en ese momento.

Como en cualquier otra aplicación ofimática, si tenemos muy claro en uso que deseamos darle a una base de datos, es posible que alguna de las plantillas ya creadas en la biblioteca de Access nos sea útil ya que nos ofrece una estructura completa y después solo tendremos que personalizarlo.

Dado que en Access es común trabajar con macros y otros objetos externos, es posible que, al abrir una base de datos desde una plantilla, nos pida que habilitemos el contenido, podremos ver ese aviso en a parte superior de la ventana, justo debajo de la cinta de opciones.

A diferencia de otros programas al pulsar sobre «Base de datos en blanco» la aplicación no se abre, sino que nos ofrece una ventana en la que debemos nombrar nuestra base con un máximo de 64 caracteres para el nombre y elegir la ubicación del archivo.

2.1. Partes de la ventana

Actualmente al crear una nueva BBDD, Access, comienza la creación de una nueva tabla mostrando una preestablecida (Tabla1) con un nuevo campo genérico (Id).

Cinta de opciones

Tabla1 (preestablecida)

Campo genérico

Panel de navegación donde incluiremos los objetos Barra de estado

▪ Barra de herramientas de acceso rápido. Siempre visible en pantalla, como en otras aplicaciones el usuarios puede quitar o añadir elementos. ▪ Barra de título. Muestra nombre y ruta de la base de datos, la información de inicio de sesión y los botones de Minimizar, Minimiz. Tamaño y cerrar. ▪ Cinta de opciones. Como en cualquier otra aplicación ofimática cuenta con Pestañas (Fichas), Grupos (Categorías lógicas) y Comandos (Herramientas). ▪ Panel de navegación. Es el panel donde veremos todos los objetos añadidos a nuestra base de datos.

Podemos cambiar la vista de este panel abriendo el desplegable de la parte superior (flecha hacia abajo) y eligiendo entre las distintas opciones que se pueden ver en la imagen. También podemos ocultar o mostrar el panel dependiendo de nuestras preferencias pulsando la flecha que apunta hacia la izquierda.

Al hacer doble clic sobre cualquiera de los objetos, éstos se abrirán en el área de trabajo.

Área de trabajo. En esta zona aparecen todos los objetos abiertos, organizados en pestañas. Como novedad en esta versión podemos observar que cada objeto dispone de una equis que nos permite cerrarlos en vez de tener que hacer clic derecho sobre cada pestaña o cerrarlo desde la equis que aparece en la parte superior derecha del área de trabajo.

Barra de estado. Se encuentra en la parte inferior de la pantalla y como en cualquier aplicación Office, se puede personalizar con clic derecho. Por defecto, a la derecha, nos mostrará las vistas del documento, dependiendo del objeto que tengamos abierto.

3. Objetos

La información de una base de datos se distribuye entre diferentes objetos que podemos hacer “interactuar” para que el trabajo sea sencillo, fluido y sin errores.

Los diferentes tipos de objetos que podemos encontrar en una base de datos son:

▪ Tablas: Son el objeto principal de una base de datos, almacenan la información y la organizan. Las tablas están compuestas por filas y columnas, cada fila es un registro y cada columna, un campo de la tabla.

No se puede crear ningún otro objeto sin crear tablas.

▪ Consultas: Proporcionan los mecanismos y herramientas para recuperar los datos almacenados en la base de datos, realizan filtros avanzados sobre los datos elegidos para gestionar la base de forma más simplificada. ▪ Formularios: Facilitan las tareas de edición e introducción de información en la base de datos. ▪ Informes: Presentan la información organizada, resumida y estructurada de modo que sea más sencilla su compresión. El destino puede ser una impresora, la misma pantalla, un archivo o incluso, el correo electrónico. ▪ Macros: Herramienta que permite automatizar tareas y agregar funcionalidad a los formularios, informes y controles. ▪ Módulos: Son objetos que se pueden usar para agregar funciones a la base de datos. Los módulos se escriben en el lenguaje de programación Visual Basic para Aplicaciones (VBA).

4. Tablas

Una tabla está compuesta por un conjunto de datos ordenados en filas y columnas.

Las tablas pueden contener hasta 255 campos y su límite de tamaño es de 2GB.

Campos (En columna)

Registros (En fila)

4.1. Vistas

Casi todos los objetos de Access tienen sus propias Vistas, es decir, el programa nos ofrece varios modelos de interfaz diferente para cada objeto con la finalidad de facilitar las tareas de creación y edición.

En el momento en el que creamos nuestra primera tabla veremos que aparecen dos pestañas contextuales: Campos de la tabla y Tabla.

4.1.1. Vista Hoja de datos

Esta vista es la que aparece por defecto, es donde se puede ver el resultado final de una tabla, ingresar registros, editar desde las mencionadas fichas adicionales y, en general, introducir y manejar la información.

Esto sucede siempre y cuando estemos en la “Vista Hoja de datos”.

4.1.2. Vista Diseño

Es en esta vista donde se estructura una tabla. Permite crear campos, asignar Tipos de datos, Descripción y Propiedades. Desde esta vista debemos lograr que el funcionamiento de la tabla sea correcto, si la tabla no funciona correctamente, el resto de objetos tampoco lo harán.

Al encontrarnos en esta vista también tendremos una pestaña contextual: Diseño de tabla.

4.1.3. Cambiar de Vista

Tienes varias opciones para cambiar de una vista a otra.

Puedes pulsar el comando “Ver” de la pestaña Inicio, grupo Vistas para alternar entre las vistas hoja de datos y vista diseño.

El botón tendrá diferente apariencia dependiendo de la vista en la que te encuentres.

Desde la Vista “Hoja de datos” Desde la Vista “Hoja de datos”

También puedes cambiar de vista abriendo el desplegable de este mismo comando donde aparecen las opciones para cambiar entre ambas vistas.

Otra opción es cambiar de vista desde la barra de estado.

Por último, puedes cambiar de vista desde la propia pestaña de la tabla, haciendo clic derecho y eligiendo la vista desde el menú contextual.

4.2. Creación de tablas

Para crear tablas tendremos que ir a la pestaña “Crear”, grupo “Tablas” y Access nos ofrece tres opciones: “Tabla”, “Diseño de Tabla” y “Listas SHAREPOINT”.

4.2.1. Crear desde la opción Tabla

Como ya hemos mencionado Access nos incluye una tabla genérica por defecto, si creamos una tabla desde este apartado será el mismo tipo de tabla.

Esta tabla tiene como particularidad que podemos crear los campos a desde la pestaña contextual “Campos de la tabla” a la vez que vamos introduciendo los registros.

Desde el grupo “Agregar y eliminar” podemos ir agregando campos.

Como puedes ver en la imagen además del campo “Id” que aparece por defecto, el resto de campos genéricos se van nombrando “Campo1”, “Campo2”, etc.

Creando la tabla de esta manera tendremos que modificar los nombres de campo, las propiedades y otros aspectos de la estructura de la tabla. Si bien podemos crear tablas bastantes completas de esta manera, lo cierto es que para realizar una estructura completa necesitaremos hacerlo desde la vista Diseño de tabla.

4.2.2. Crear desde Listas SHAREPOINT

Se utiliza para crear un objeto compatible con SHAREPOINT desde donde se puede compartir archivos.

4.2.3. Crear desde vista Diseño de tabla

Desde esta vista, se crea la estructura de la tabla, es decir, no podremos incluir registros, pero podemos perfeccionar la estructura de la tabla incluyendo todas las características y propiedades necesarias para su buen funcionamiento.

Para crear una tabla desde esta vista deberemos tener en cuenta los siguientes pasos:

1º. Nombres de campo.

En la columna llamada Nombre de campo de la vista Diseño de la tabla que vamos a crear podemos escribir el nombre de cada uno de los campos que nuestra tabla va a contener.

Cada nombre de campo se identificará con cada uno de los datos de un registro.

Para ponerle nombres a los campos es necesario que sigas estas reglas:

– En Microsoft Access, los nombres pueden tener una longitud de hasta 64 caracteres (incluyendo espacios) y pueden incluir cualquier combinación de letras, números, espacios en blanco y caracteres especiales excepto un punto, un signo de admiración (!), un acento grave (`) y corchetes ([ ]). – Además, los nombres no pueden contener espacios a la izquierda ni caracteres de control (valores ASCII desde 0 hasta 31). – No puede haber dos campos con el mismo nombre en una tabla.

2º Tipo de datos Para cada campo hay que indicar la naturaleza del dato que se va a introducir en él.

Dicho de otra manera, cada campo debe tener un funcionamiento concreto y para indicarle a Access el funcionamiento que deseamos tendremos que asignarle un tipo de dato. Elegiremos el tipo de dato apropiado para cada dato desde su desplegable.

En la siguiente tabla se muestran los tipos de datos que encontrarás en la lista desplegable y sus características.

Tipo de datos Se utiliza para...

Introducir cualquier tipo de carácter (texto, cifras, o símbolos). Longitud Texto Corto máxima 255 caracteres. En versiones anteriores se llamaba Texto.

Textos y números de gran longitud o que no puedas prever lo que va a ocupar la información. Según las especificaciones técnicas de Microsoft Texto Largo Office 365 la longitud máxima es de 65.535 caracteres, sin embargo, estos límites no están nada claros . En versiones anteriores se llamaba Memo.

Cifras con o sin decimales, es decir números con los que tengamos la Número intención de realizar algún cálculo.

Si revisamos a documentación oficial de la página en inglés, (Microsoft Learn) el límite es de 63.999 caracteres y si revisamos la ayuda de Microsoft el límite es 64.000 caracteres.

Un tipo de dato numérico como el anterior, pero para grandes cantidades.

Número Grande Aparece desde la versión 2019 y tiene la particularidad de que, si se incluye (bigint) este campo en una base de datos, dejará de ser compatible con versiones anteriores.

Almacenar fechas y horas. Este campo permite realizar comparaciones y operaciones. Al incluir este campo aparece un pequeño calendario para FECHA/HORA facilitar la tarea, si lo hacemos de forma manual y nos equivocamos, Access nos avisará de nuestro error ya que está programado para identificar que las fechas sean correctas.

Novedad en 365. Hace lo mismo que el formato FECHA/HORA. Se utiliza en FECHA/HORA programación porque es más compatible con bases de datos SQL Server.

extendida Admite una precisión de nanosegundos en vez de segundos.

Valores monetarios. Se utiliza el tipo de datos Moneda para evitar el Moneda redondeo durante los cálculos. Tiene una precisión de 15 dígitos a la izquierda del separador de decimales y de 4 dígitos a su derecha.

Campos numéricos que aumentan su valor cada nuevo registro que se

Autonumérico añade a la tabla. Se suele utilizar como campo clave porque en este caso seguro que no se repite ningún registro.

Campos que van a contener sólo uno de dos valores posibles, como SÍ/NO, SÍ/NO VERDADERO/FALSO, ACTIVADO/DESACTIVADO. Por defecto se muestra una casilla de verificación para marcarla o desmarcarla.

Object Linking and Embedding (OLE), cuya traducción literal es

«incrustación y enlazado de objetos» es el nombre de un sistema de objetos distribuido y un protocolo desarrollado por Microsoft. Sirve para almacenar objetos creados con otros programas, por ejemplo, Objeto OLE documentos de Word, hojas de cálculo Excel, imágenes, sonidos, etc.

Hasta 1 Gb de espacio.

Actualmente en desuso ya que Access tiene otras herramientas que permiten las mismas tareas ocupando menor espacio.

Almacenar hipervínculos que pueden ser una ruta dentro del ordenador o Hipervínculo una dirección URL (dirección de Internet). Es decir, podemos enlazar datos de una base con otra externa, con Excel, con una página web, etc.

Puede adjuntar archivos como Imágenes, documentos, hojas de cálculo o gráficos; cada campo Datos adjuntos puede contener una cantidad ilimitada de datos adjuntos por registro, hasta el límite de Datos Adjuntos almacenamiento del tamaño de un archivo de base de datos. De tamaño hasta 2 Gb. El registro aparecerá con la imagen de un clip y entre paréntesis un número que indica cuantos archivos adjuntos contiene cada registro.

Permite hacer operaciones con otros campos, aunque los cálculos no se Calculado suelen realizar en las tablas, sí tienen un campo para poder realizarlos.

Asistente para Campos que permitan elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores búsquedas mediante el empleo de un cuadro combinado.

3º Descripción Este apartado es opcional, se utiliza para indicar el tipo de registro que deseamos incluir en ese campo. La descripción de ese campo aparecerá en la barra de estado cuando estemos introduciendo registros, de esa manera si estamos compartiendo el archivo puede ayudar a los diferentes usuarios a rellenar nuestra tabla de forma correcta.

4º Clave principal Es la herramienta que tiene Access para identificar un registro de forma única cuando se relacionan las tablas. La clave principal no es obligatoria, pero es necesaria si deseamos relacionar las tablas.

El campo asociado a una clave principal no puede tener valores repetidos, no puede quedarse vacío ni contener un valor Null. Cada valor del campo tiene que ser único.

Una tabla sólo puede contener una clave principal.

Para asignar una clave principal a un campo debemos estar en la Vista Diseño. En la Pestaña Diseño de la tabla, grupo Herramientas encontraremos un comando cuyo icono es una llave que nos permitirá asignarle la clave principal a un campo previamente seleccionado.

5. Introducir y editar información dentro de una tabla

Para introducir, modificar, eliminar, buscar o filtrar datos debemos encontrarnos en la Vista hoja de datos ya que es esta vista la que está preparada para trabajar con la información.

5.1. Agregar registros

Para agregar un nuevo registro al final de una tabla podemos, sencillamente, comenzar a introducir los datos en la fila siguiente a la última, veremos que Access nombra a esa fila con el rótulo “(Nuevo)”.

También podemos pulsar “Nuevo”, dentro del grupo “Registros” en la pestaña Inicio.

Otra forma de hacerlo es usando los botones de desplazamiento que se encuentran en la parte inferior de la tabla.

Por último, disponemos del atajo Ctrl + + para crear un nuevo registro.

5.2. Desplazarse entre registros

Disponemos de varias formas para desplazarnos entre los registros de una tabla.

• Botones de desplazamiento.

Situados en la parte inferior de la tabla veremos cuatro botones con las funcionalidades que se describen en el esquema.

Ir al primero

Ir al anterior Ir al último

Ir al siguiente

• Número de registro Si escribes el número de registro al que quieres desplazarte en el selector de número de registros, situado entre los botones de desplazamiento y pulsas INTRO accederás al registro seleccionado.
• Ir a Desde el comando “Ir a” del grupo “Buscar” de la ficha “Inicio” se consiguen las mismas opciones que hemos visto con los botones de desplazamiento.
• Teclado La siguiente lista de teclas muestran los distintos tipos de desplazamiento que podemos realizar con el teclado.

5.3. Seleccionar campos y registros

Para seleccionar campos y registros también contamos con diferentes opciones.

• Seleccionar en columna (campo)

Desde la Vista Hoja de Datos debemos hacer clic sobre el encabezado.

• Seleccionar filas (registros)

Desde la Vista Hoja de Datos debemos hacer clic sobre el cuadrado gris que aparece a la izquierda de las filas, es lo que llamamos selector de registros.

• Seleccionar toda la tabla Para seleccionar toda la tabla debemos hacer clic en la esquina superior izquierda, como puedes observar, es un símbolo similar al de Excel.

El atajo de teclado Ctrl + E, también funciona en Access para seleccionar todo.

5.4. Editar registros

Access guarda los cambios de forma automática y no permite deshacer y rehacer con la facilidad con la que podemos usar estas herramientas en otras aplicaciones ofimáticas. Por esta razón es muy importante conocer la manera correcta de editar los registros.

Al escribir o modificar un registro Access lo guarda de forma automática en cuanto cambias de registro. Mientras estamos editando una entrada veremos un pequeño lápiz a la izquierda, eso quiere decir que Access aun no ha guardado los cambios de esa fila.

Si quieres guardar cambios sin cambiar de registro puedes usar el atajo Mayúscula + Intro.

Al cerrar una tabla Access también guarda automáticamente los cambios.

Si quieres anular el cambio que estas realizando puedes pulsar Esc. una vez, si deseas anular todos los cambios no guardados puedes pulsar Esc. dos veces.

5.5. Eliminar registros

Podemos seleccionar el registro completo y pulsar Supr. o utilizar el botón Eliminar del grupo Registros en la Pestaña Inicio. En este último caso no es necesario seleccionar, basta con estar situado en uno de los campos.

Si la tabla está relacionada es posible que el programa no nos permita eliminar registros.

5.6. Ordenar registros

Como puedes observar en la siguiente imagen, los encabezados disponen de un filtro automático que permite la ordenación de los datos sin necesidad de desplazarnos por las pestañas.

Los tipos de ordenación son iguales a los de Excel:

o A-Z / Z-A para los campos de tipo texto.

o Mayor a menor / Menor a mayor para los campos de tipo numérico.

o Más reciente a más antiguo / Más antiguo a más reciente para los campos de tipo fecha.

También podemos ordenar desde Inicio > Ordenar y filtrar. Desde esta opción veremos además la opción de Quitar orden que elimina todos los criterios de ordenación de la tabla y la deja como estaba antes de ordenarla.

5.7. Buscar información

Si necesitamos buscar información en una tabla podemos hacerlo desde Inicio > Buscar > Buscar. Por defecto Access buscará solo coincidencias exactas y en la columna en la que estemos situados.

Si necesitamos una búsqueda más concreta tenemos que acceder al cuadro de diálogo Buscar y reemplazar. Para acceder a este cuadro de diálogo debemos ir a la pestaña Inicio > Buscar > Reemplazar.

Dentro de Buscar en, podemos elegir Campo Actual (por defecto) o Documento Actual, en este caso para buscar en todos los campos de la tabla.

Dentro de Coincidir podemos elegir entre Hacer coincidir todo el campo, Cualquier parte del campo (en caso de que no conozcas el texto completo que buscas) o Comienzo del campo.

Este cuadro de diálogo también se puede abrir utilizando el atajo Ctrl + B.

Si queremos hacer una búsqueda más rápida podemos hacerlo desde la barra de los botones de desplazamiento. Simplemente debemos escribir en el cuadro de búsqueda y se resaltará el valor buscado.

5.8. Reemplazar información

Dentro del mismo cuadro de diálogo debemos situarnos en la Pestaña Reemplazar. Su funcionamiento es igual al de Word o Excel.

5.9. Imprimir una tabla

Al acceder a la ventana de impresión de Access (Archivo > Imprimir) podemos observar que tenemos tres opciones:

o Impresión rápida: Envía el objeto directamente a la impresora predeterminada sin realizar ningún cambio.

o Imprimir: Debemos seguir las normas que ya conocemos, elegir impresora, tamaño del papel, número de copias, etc.

o Vista previa de impresión: Podemos ver una vista previa de las páginas y realizar cambios antes de imprimir.

6. Personalizar tablas

Las propiedades del campo que vimos en el punto 4 son una forma de personalización desde la Vista Diseño.

También tenemos opciones más simples para personalizar nuestras tablas, en este caso desde la Vista Hoja de datos.

6.1. Ancho de columnas

Al igual que en Excel puedes cambiar el ancho de una columna colocando el cursor entre dos encabezados y haciendo doble clic o arrastrando.

Otra opción es hacer clic derecho sobre el encabezado y elegir en el menú contextual la opción “Ancho del campo”.

6.2. Alto de filas

El alto de filas se modifica colocando el cursor entre dos selectores de registro y arrastrando o con doble clic para un ajuste exacto.

Otra opción es hacer clic derecho sobre el selector de registro y elegir en el menú contextual la opción “Alto de fila”.

6.3. Mover columnas

Desde la vista hoja de datos podemos seleccionar cualquier columna y arrastrarla a la posición deseada.

6.4. Tipo de fuente

Para cambiar el tipo de letra, tamaño, color, etc., del contenido de una tabla hay que usar las opciones del grupo “Formato de texto” en la pestaña “Inicio”. No es posible modificar el texto de parte de una tabla (una columna, por ejemplo), toda la tabla debe tener la misma fuente.

6.5. Formato de celdas

Dentro del mismo grupo encontramos el botón Líneas de la cuadrícula que permite editar la forma en que veremos las cuadrículas en nuestras tablas.

El botón Alternar color de fila facilita la lectura de los datos diferenciando el color de las filas.

Si tu trabajo requiere opciones más avanzadas puedes abrir el cuadro de diálogo “Formato de hoja de datos” desde el iniciador del grupo “Formato de texto”.

6.6. Cambiar nombres de campos

Para modificar el nombre de un campo podemos hacer clic derecho con el ratón sobre el encabezado y elegir la opción de “Cambiar nombre de campo”. Otro modo de hacerlo es usar el comando “Nombre y título” del grupo “Propiedades” en la pestaña contextual “Campos de la tabla”.

Desde el menú contextual Desde la pestaña contextual

6.7. Insertar campos

Podemos insertar campos haciendo clic derecho con el ratón sobre el encabezado y eligiendo la opción de “Insertar campo” en el menú contextual. Access creará una columna (campo) nueva a izquierda de la columna seleccionada. También existe la posibilidad de insertar un campo usando las opciones del grupo “Agregar y eliminar”. En este caso se inserta a la derecha del campo seleccionado y se podrá elegir el tipo de datos.

6.8. Eliminar campos

Podemos insertar campos haciendo clic derecho con el ratón sobre el encabezado y eligiendo la opción de “Insertar campo” en el menú contextual. Access creará una columna (campo) nueva a izquierda de la columna seleccionada. También existe la posibilidad de insertar un campo usando las opciones del grupo “Agregar y eliminar”.

6.9. Personalizar desde la Vista Diseño

Los cambios que se realizan en la Vista Diseño afectan a la estructura de la tabla.

6.9.1. Insertar campos

En la “Vista diseño” los campos aparecerán representados en forma de filas.

Para insertar un campo (desde la “Vista diseño”) se usa el comando “Insertar filas” del grupo “Herramientas” en la ficha “Diseño de tabla”. La nueva fila (campo) se insertará encima de la seleccionada.

6.9.2. Eliminar campo

Para eliminar un campo se usa el botón “Eliminar filas” del grupo “Herramientas” en la ficha “Diseño de tabla”.

6.9.3. Propiedades del campo

Así como es necesario asignar un tipo de dato, también es necesario configurar las propiedades de los campos. De esta manera podemos cambiar el tamaño de algunos campos, el formato, el valor predeterminado, etc.

Para hacerlo, dentro de la vista Diseño de tabla, tenemos en la parte inferior de la pantalla una serie de filas dedicadas a este propósito.

Las propiedades del campo varían en función del campo seleccionado.

➢ Tamaño del campo Esta propiedad se puede cambiar en los campos de tipo Texto corto o Número.

Para Texto corto podemos elegir una longitud de entre 0 y 255. Por defecto será 255.

Para el Número el tamaño se mide en precisión. Debemos tener en cuenta que un campo Número puede ser más o menos alto, puede tener decimales... Por ello tenemos una serie de variables:

➢ Formato Permite dar formato al dato que aparecerá en los registros (Vista Hoja de datos). Los formatos son similares a los de Excel.

➢ Máscara de entrada Las máscaras de entrada proporcionan un formato de conjunto de entrada de datos en un campo mediante el uso de símbolos y caracteres.

Al aplicar una máscara de entrada a un campo, cualquier persona que introduce datos en este campo debe seguir el modelo específico definido por la máscara de entrada. Es decir, obliga al usuario a introducir los datos de determinada manera.

En la siguiente lista, se enumeran los caracteres literales y marcadores de posición de una máscara de entrada:

➢ Título Es el nombre con el que se va a visualizar el encabezado de cada campo y no tiene porqué coincidir con el nombre del campo.

➢ Valor predeterminado Se suele emplear cuando se sabe que un determinado campo va a tener la mayoría de las veces el mismo valor. Por ejemplo, en una lista de ciudades, si trabajamos en Alcalá de Henares, podemos escribir “Alcalá de Henares”, con comillas, y de esta manera por defecto aparecerá esta ciudad. En caso de que necesitemos poner otra simplemente la escribimos en el registro.

También podemos generar expresiones abriendo el generador desde los tres puntos situados en la parte derecha de la propiedad del campo.

➢ Regla de validación Una regla de validación es una forma de limitar la información que se escribe en un campo de tabla o en un control (como un cuadro de texto) de un formulario.

Se pueden crear dos tipos básicos de reglas de validación:

– Reglas de validación de campo: para comprobar el valor especificado en un campo al salir de él.

Por ejemplo, si generamos la siguiente expresión: >=#01/01/2023#, los usuarios estarán obligados a escribir fechas iguales o posteriores al 1 de enero de 2023.

– Reglas de validación de registro: A diferencia de una regla de validación de campo, la regla de validación de registro hace referencia a otros campos de la misma tabla. Las reglas de validación de registro se crean cuando es necesario comprobar los valores de un campo en relación con los valores de otro campo.

Por ejemplo, si generamos la expresión [FECHAENTREGA]<=[FECHAPEDIDO]+7, tendremos que realizar el envío de un pedido en un tiempo máximo de 7 días después de haber registrado el pedido.

➢ Requerido Tenemos dos opciones; por defecto No, y la opción Sí.

Al elegir la opción Sí estamos obligados a escribir ese registro siempre, es decir no podremos dejar una celda de la tabla en blanco, excepto si utilizamos un espacio, que Access considera un carácter, para rellenar un registro.

➢ Indexado Sirve para crear un índice que permita buscar fácilmente entre registros. Por defecto la opción marcada es No. Podemos encontrar tres opciones:

– Sí (Con duplicados): Se utiliza cuando un campo puede contener registros iguales, por ejemplo, un campo nombre. – Sí (Sin duplicados): es el que viene por defecto en el campo autonumérico. Se utiliza para exigir que no haya registros repetidos. – No: Elegimos esta opción si no se da ninguna de estas dos situaciones:
• Buscar frecuentemente datos en ese registro.
• Crear consultas ordenadas por ese campo.

Los índices tienen el inconveniente de que la tabla ocupará más espacio de modo que lo ideal es indexar solo cuando sea realmente necesario.

Cuando a un campo se le asigna una clave principal, por defecto pasa a ser Indexado Sí (Sin duplicados).

7. Relaciones

Ahora que ya sabemos crear y manejar tablas debemos comprender qué son las relaciones y cómo utilizarlas.

Como dijimos al comienzo del tema, Access es una base de datos relacional, los datos de una o más tablas se relacionan con los datos de otras tablas para que el tratamiento sea automático y así evitar duplicados.

Una tabla principal o primaria es aquella que no necesita utilizar datos de otra tabla.

Una tabla relacionada o secundaria es aquella que necesita buscar datos de una tabla principal para completar los datos de un registro, dicho de otro modo, necesita que la información esté en la tabla principal para poder rellenar la tabla relacionada.

En esta imagen la tabla Clientes sería la tabla principal y la tabla Facturas sería la relacionada ya que no se pueden crear facturas si no tenemos clientes.

∞ Clientes Facturas Observa en la imagen anterior que en la tabla Clientes aparece un “1” y en la tabla Facturas un símbolo de infinito. Esto significa que la tabla principal tiene una clave principal, por ejemplo, en el campo “Código de cliente”, sin embargo, el campo relacionado con la tabla Facturas no es clave principal.

Dicho de otra forma: Cada cliente es único, no se puede repetir. Pero se pueden crear varias facturas para el mismo cliente.

7.1. Tipos de relaciones

En Access existen tres tipos de relaciones que podemos definir:

– Relación de uno a varios. – Relación de varios a varios. – Relación de uno a uno.

Relación de uno a varios

Suele ser el tipo de relación más utilizado, porque es el que se da en la mayoría de los casos en que se relacionan tablas. En este caso se relacionan una tabla principal con una tabla relacionada.

Relación de uno a uno

En una relación uno a uno, cada registro de la tabla principal sólo puede tener un registro coincidente en la tabla relacionada y viceversa, es decir, ambas tablas están relacionadas por campos con clave principal. Es un tipo de relación poco común ya que, por sus propiedades no se ajusta al buen funcionamiento de una base relacional.

Relación de varios a varios

En una relación del tipo varios a varios, un registro de la tabla principal puede tener muchos registros coincidentes en la tabla relacionada y la tabla relacionada puede tener muchos registros coincidentes en la tabla principal. La particularidad de este tipo de relaciones es que necesitamos una tabla “intermedia” en la que dos tablas serán principales y una será la tabla relacionada.

Este sería esquema simplificado de una relación de varios a varios donde puede haber múltiples ventas, pero por cada una de ellas sólo habrá un cliente y una factura.

Esquema: Clientes (1) ⟶ (∞) Ventas (∞) ⟵ (1) Facturas

7.2. Crear relaciones

Para poder crear, eliminar y modificar las relaciones entre tablas debemos pulsar el botón “Relaciones” del grupo “Relaciones” en la ficha “Herramientas de base de datos”.

Al hacerlo se abrirá la ventana de relaciones.

7.3. Herramientas de relaciones

Desde la ventana de relaciones le daremos forma a las conexiones a través de las cuales se comunican los datos.

Cuando la ventana de “Relaciones de tablas” está abierta Access muestra una ficha adicional llamada “Diseño de relaciones”.

Esta pestaña solo contiene dos grupos.

Grupo Herramientas:

• Modificar relaciones: Como su nombre indica sirve para modificar las opciones de las relaciones.
• Borrar diseño: Deja la pizarra en blanco, pero no elimina las relaciones.
• Informe de relación: Se trata de la opción de Imprimir relaciones. Crea un documento imprimible de las relaciones creadas que aparecen en pantalla e incluye la fecha del momento de impresión.

Grupo Relaciones:

• Agregar tablas: Muestra en un panel a la derecha todas las tablas disponibles para poder crear nuestras relaciones. También podemos realizar esta acción con clic derecho en un espacio en blanco.
• Ocultar tabla: Cierra la tabla anterior.
• Mostrar relaciones directas: Si hemos pulsado Borrar diseño y hemos dejado a la vista solo una tabla en la pizarra, podemos pulsar este botón para pulsar todas las relaciones de la tabla principal.
• Mostrar todas las relaciones: Si hemos pulsado Borrar diseño y deseamos volver a ver todas nuestras relaciones solo tenemos que pulsar este comando.
• El comando Cerrar cierra la ventana de relaciones. Esta acción también la podemos realizar con clic derecho.

7.4. Eliminar relaciones

Para eliminar una relación entre 2 tablas es necesario hacer un clic sobre la línea que las une y usar la tecla “Supr”. Otra manera sería usando el botón derecho del ratón sobre la línea y elegir “Eliminar”.

7.5. Crear relaciones

Para crear relaciones entre dos tablas hay que pinchar en un campo de una tabla y con clic sostenido arrastrar al campo equivalente de otra tabla. Al soltar se abre el cuadro de diálogo “Modificar relaciones”.

Access nos aconseja marcar Exigir integridad referencial. No se pueden crear relaciones con tablas abiertas.

Al hacer pulsar en el botón “Crear” se aplica la relación.

7.6. Modificar relaciones

Lo haremos haciendo doble clic sobre la línea que una dos tablas o haciendo clic derecho sobre dicha línea y pulsando “Modificar relación”.

Se abrirá el mismo cuadro de diálogo donde podremos modificar los relaciones.

También podemos usar el comando “Modificar relaciones” del grupo “Herramientas” de la pestaña “Diseño” que hemos visto anteriormente.

En la parte superior deben estar los nombres de las dos tablas relacionadas y debajo de éstos el nombre de los campos de relación.

En la parte inferior veras el tipo de relación que estás creando y en el centro tendrás tres opciones: «Exigir integridad referencial», «Actualizar en cascada los campos relacionados», «Eliminar en cascada los registros relacionados».

A la derecha veremos cuatro botones:

– Aceptar. – Cancelar. – Tipo de combinación: Para cambiar el tipo de relación y o campos sin salir del cuadro de diálogo. – Crear nueva: Para crear una nueva relación sin salir del cuadro de diálogo.

7.7. Exigir integridad referencial

Cuando al crear una relación se activa la casilla de “Exigir integridad referencial” esto implica dos ventajas que hace que la base de datos mantenga una coherencia entre sus tablas.

Es necesario conocer dos normas para exigir la integridad referencial:

1. Una tabla relacionada no se podrá elegir un valor de la tabla principal si éste no existe previamente en la tabla principal. Por ejemplo, si estamos en la tabla Préstamos (tabla relacionada) no podremos hacer el préstamo de un libro a un socio que no exista en la tabla de Socios (tabla principal).
2. En una tabla principal no podremos modificar el valor del campo clave o eliminar un registro si dicho registro se está usando en tablas relacionadas. Es decir, no podremos modificar el DNI de un socio de la tabla Socios (tabla principal) si a ese socio se le han adjudicado préstamos en la tabla Préstamos (tabla relacionada).

Igualmente, no podremos eliminar el registro completo de un socio.

A esta segunda norma existen dos modificaciones: “Actualizar en cascada los campos relacionados” y “Eliminar en cascada los registros relacionados”.

7.8. Actualizar campos en cascada

Al seleccionar “Actualizar en cascada” nos permitirá modificar el valor del campo clave de una tabla principal y Access lo modificará automáticamente de todos los registros relacionados de la tabla relacionada. Es decir, en este caso sí que nos permitirá modificar el DNI de un socio de la tabla Socios (tabla principal) y Access hará lo mismo con todos los DNI de ese socio en la tabla Préstamos (tabla relacionada). De este modo las dos tablas siguen teniendo información coherente y se mantiene la integridad.

7.9. Eliminar registros en cascada

Al seleccionar “Eliminar en cascada” nos permitirá eliminar un registro de una tabla principal y Access eliminará automáticamente todos los registros relacionados de la tabla relacionada. Es decir, nos permitirá eliminar el DNI de un socio de la tabla Socios (tabla principal) y Access eliminará todos los préstamos de ese socio en la tabla Préstamos (tabla relacionada). De este modo las dos tablas siguen teniendo información coherente y se mantiene la integridad.

➢ No se puede seleccionar Actualizar en cascada o eliminar en cascada si antes no se ha seleccionado Exigir integridad referencial.

7.10. Hoja secundaria de datos

Una de las posibilidades más útiles que presenta Access, es la posibilidad de que habiendo relacionado ya las tablas, e introducido los datos correspondientes, podamos ver desde una tabla los registros relacionados con otra tabla.

Al lado izquierdo de la tabla aparecen unos signos «+».

Si hacemos clic en el «+» de la tabla abierta se verán los datos de la tabla relacionada.

Si hacemos clic en el «-» de la tabla relacionada volveremos al aspecto original.

En caso de que una tabla principal tenga varias tablas relacionadas y varias posibilidades de Hojas secundarias de datos, se podrá elegir la hoja secundaria de datos deseada desde el grupo “Registros” de la pestaña “Inicio”. Ahí encontrarás el botón “Más” para desplegarlo y elegir “Hoja secundaria de Datos”.

8. Filtros

Los filtros se utilizan para seleccionar sólo los registros que se necesitan en cada momento, atendiendo a unos criterios concretos. Para ello dispones de unas flechas en la cabecera de los campos de una tabla:

Desplegando esas flechas encontramos las opciones de filtro.

También tenemos herramientas dedicadas a los filtros en el grupo “Ordenar y Filtrar” de la pestaña Inicio.

8.1. Filtros normales

Son los que aparecen cuando desplegamos la flecha antes mencionada de los encabezados de campo.

Access te muestra una lista con todos los valores únicos de ese campo para que puedas seleccionar los que se desean mostrar. Existe la opción de seleccionar o deseleccionar todos.

Para saber si un campo contiene un filtro podemos mirar el icono con forma de embudo que aparece en el lugar de la flecha desplegable en el encabezado.

Otra forma de verlo es observar la parte inferior de la ventana, junto a los botones de desplazamiento donde veremos el icono y la palabra “Filtrado”.

Para quitar los filtros Access te permite elegir desde el desplegable el comando “Borrar los filtros de...” o también puedes elegir “Seleccionar todo” para volver al aspecto normal de la tabla.

En la parte inferior aparecerá, una vez eliminados los filtros, el comando “Sin Filtro” desactivado.

Cuando una tabla tiene aplicado varios filtros puede resultar un poco tedioso ir quitando todos los filtros uno a uno, por eso la manera más rápida de quitar todos los filtros de una vez es haciendo clic sobre el mensaje “Filtrado” que aparece en la parte inferior de la tabla, de esa manera el aviso cambia a “Sin filtrar”.

8.2. Filtro por selección

Access elige los registros que contengan el valor o los valores seleccionados en ese momento. Al pulsar el botón Access muestra varias opciones que dependerán del tipo de datos que tenga configurado el campo.

Podemos realizar estos filtros desde la Pestaña Inicio, grupo Ordenar y filtrar, comando “Selección”.

O con clic derecho, desde el menú contextual.

8.3. Filtro por formulario

Cuando necesitamos criterios más específicos que los que nos ofrece el filtro por Selección podemos hacer el Filtro por Formulario.

Para ello debes usar la opción “Avanzadas” dentro del grupo “Ordenar y filtrar”.

Al pulsar el botón aparecerá una fila vacía para que selecciones el campo que vas a filtrar y escribas los criterios. En estos criterios, generalmente, tendremos que usar operadores de comparación ya sea para filtrar texto, números o fechas.

Access no aplica el filtro automáticamente, para hacerlo debes pulsar, una vez escritos los criterios, el botón “Alternar filtro”.

Operadores de comparación

Los operadores de comparación se usan para comparar valores y devuelven True, False o Nulo (valor desconocido).

Estos operadores se utilizan tanto para campos numéricos como para campos de fechas y campos de textos.

9. Consultas

Las consultas son filtros avanzados que muestran información específica sobre una o varias tablas relacionadas.

La ventaja de las consultas frente a los filtros que ya hemos hecho es que, además de poder hacerlas sobre varias tablas podemos incluir criterios más elaborados, se pueden guardar y reutilizar, se eligen los campos que se desean visualizar y se pueden crear campos calculados.

Al igual que las tablas las consultas se pueden visualizar de varias maneras (vistas).

Las vistas principales de una consulta son “Vista Diseño” y “Vista hoja de datos”.

También tenemos la opción de mostrar la “Vista SQL”.

Para cambiar entre “Vista Diseño” y “Vista hoja de datos” puedes pulsar el comando “Ver” del grupo “Vistas” en la Pestaña Inicio. De esta manera puedes alternar entre ambas vistas.

En las consultas de selección, que son las que veremos primero, si estamos en la Vista hoja de datos y pulsamos “Ver” tendremos el mismo efecto que pulsando el botón “Ejecutar”, es decir, veremos el resultado final de nuestra consulta.

Otra opción para cambiar de vista es abrir el desplegable del comando “Ver” o pulsar el icono correspondiente en la barra de estado.

Otras opciones para cambiar de vista son hacer clic derecho sobre la pestaña de la consulta y elegir en el menú contextual o, con el mismo sistema, desde el panel de navegación.

Desde la Vista hoja de datos, como ya hemos mencionado tendremos la vista “real” de nuestra consulta, es decir el resultado de los parámetros introducidos al realizar los filtros.

Desde la Vista Diseño tendremos disponibles las herramientas apropiadas para crear nuestra consulta.

Y tenemos también la Vista SQL. SQL (Structured Query Language) es un lenguaje de programación que se utiliza para trabajar con bases de datos y las relaciones entre dichos datos.

9.1. Consultas de selección

Las consultas de selección son aquellas que solo nos muestran los datos, pero no hacen nada en la tabla o tablas que contienen esos datos, es decir, solo seleccionan no modifican.

Para crear una consulta de selección debemos pulsar el comando “Diseño de consulta” que se encuentra en la Pestaña “Crear” dentro del grupo “Consultas”.

Al pulsar sobre ese botón aparecerá a la derecha el panel “Agregar tablas” que muestra todas las tablas, vínculos y consultas disponibles.

Para agregar una tabla o consulta hasta la ventana de consultas puedes hacer doble clic sobre el nombre del objeto o arrastrarlo hasta el centro.

A la hora de crear una consulta debemos elegir el origen de esta, es decir, de dónde va a sacar la información. Una consulta puede estar basada en una tabla o en otra consulta.

Una vez elegida la tabla o consulta aparecerá la imagen del objeto elegido en la parte superior de la pantalla mostrando todos los campos disponibles.

Otra opción es arrastrar la tabla o consulta deseada desde el panel de navegación hasta la ventana de consultas.

9.2. Agregar campos

Los campos que se deseen elegir para la consulta deben aparecen en la parte inferior de la pantalla en forma de columnas. Para ello podrás hacer doble clic en los campos deseados o arrastrar directamente desde la tabla hacia abajo, hacia la columna elegida.

Otra forma de añadir campos es desde la fila “Campo”.

En caso de que se quieran añadir todos los campos de la tabla puedes hacer doble clic en el asterisco (*) que aparece en la parte superior.

Aunque no se vean todos los campos desglosados en el diseño de la consulta lo cierto es que el resultado obtenido será una consulta con todos los campos de la tabla.

9.3. Eliminar campos

Cualquier campo que se añada al diseño de una consulta se puede eliminar si se desea.

Para ello hay que seleccionarlo haciendo clic en la parte superior de la columna para seleccionarlo (ver la imagen) y una vez seleccionado usando la tecla “Supr”.

9.4. Mover campos

Una vez seleccionado el campo de la misma manera que en el punto anterior es posible volver a hacer clic en el mismo sitio y arrastrar para ubicar el campo en otro lugar.

9.5. Especificar un orden

Una consulta quedará ordenada con los mismos criterios que tuviera la tabla o consulta en la esté basada. Sin embargo, es posible indicar por qué campo o campos se quiere ordenar desde el diseño de una consulta. Para ello hay una fila dedicada al orden según se aprecia en la imagen. Bastará con hacer clic en esa fila a la altura del campo por el que se quiere ordenar y elegir Ascendente o Descendente.

En caso de ordenar por más de un campo Access ordenará primero el que está más a la izquierda y luego por el resto de los campos hacia la derecha. En la siguiente imagen, la consulta se ordenará primero por “Idpréstamo” y luego por “Fecha préstamo”.

9.6. Mostrar registros

La fila siguiente a “Orden” contiene unas casillas de verificación que por defecto vienen marcadas. Cuando la casilla está marcada, al ejecutar la consulta veremos todos los registros que pertenezcan a ese campo.

Si desmarcamos esa casilla, Access no mostrará los registros pertenecientes a ese campo, pero sí los tendrá en cuenta en caso de que estén relacionados con el filtro que deseamos realizar.

Esto se comprende mejor cuando estamos realizando consultas con varias tablas relacionadas. Lo veremos un poco más adelante.

9.7. Criterios

Para restringir el número de registros y que sólo salgan los que cumplen ciertas condiciones es necesario indicar unos criterios por los que filtrar. Para ello tiene Access unas filas dedicadas a los criterios.

Tenemos varios tipos de criterios:

• Texto:

A la hora de especificar criterios en un campo de tipo texto deben ir entre comillas.

• Numéricos Los criterios en campos numéricos no llevan comillas.
• Fechas Los criterios en campos de tipo fecha deben ir entre almohadillas (#).

9.8. Operadores de comparación

A la hora de usar los criterios al igual que ocurría con los filtros por Formulario se hará necesario usar operadores de comparación tal y como se observa en alguno de los criterios de las imágenes anteriores. En la siguiente tabla se muestran estos operadores.

9.8.1. Criterios con valores nulos

En una base de datos puede haber campos sin contenido. Un campo Nulo (Null) no es ni verdadero ni falso, no equivale a espacios ni a cero.

Por ejemplo, para mostrar a todos los socios que o hayan aportado su número de teléfono, tendríamos que poner “Es nulo” en el criterio del campo “Teléfono”.

Para localizarlos podemos usar el operador «Es nulo», para saber los que tienen el campo vacío y «No es nulo» para los que lo tienen cubiertos.

9.8.2. Criterios con caracteres comodín

Existen dos caracteres comodín en Access, «*» y «?», el primero equivale a cualquier cadena de caracteres de cualquier longitud, incluida la cadena vacía. El segundo por el contrario solo equivale a 1 carácter.

Pueden utilizarse en campos de tipo Texto, Memo y Fecha.

9.8.3. Operadores «O» e «Y».

El operador «Y» se emplea para especificar diversos valores en un campo determinado, de manera que se cumplan todas las condiciones relacionadas.

Cuando varios criterios están unidos por Y indican que todos se tienen que cumplir. Por ejemplo, si queremos que nos muestre a todos los socios que se llamen “Lucía” y que además no hayan incluido su teléfono debemos incluir ambos datos en la fila “Criterios”.

El operador «O» se emplea para especificar diversos valores en un campo determinado, de manera que se cumpla cualquiera o todas las condiciones relacionadas.

Podemos simplemente utilizar el criterio «O» dentro de la fila “O”.

Para usar varios criterios unidos por un O es necesario que estén escritos en filas distintas. No hay porqué usar la primera fila y luego la segunda obligatoriamente, los criterios se pueden poner en cualquier fila siempre que no coincidan en la misma.

En la imagen de este ejemplo se mostrarán todos los registros que contengan en el campo Nombre “Lucía” o “Carlos” o que no hayan facilitado su número de teléfono.

9.9. Campos calculados

Continuando con las consultas de selección nos encontraremos en alguna ocasión en la necesidad de realizar cálculos en alguno de los campos, por ejemplo, cuando queremos aplicar un descuento a algún producto o calcular el IVA.

Para este fin usaremos un campo calculado en las consultas. Un campo calculado será un campo nuevo que no esté en ninguna de las tablas y que se utiliza para hacer un cálculo con campos que sí están en las tablas.

Para crearlo debemos pulsar, en el siguiente campo vacío y elegir un nombre para ese campo. El nombre de un campo calculado debe terminar en dos puntos (:). Detrás de los dos puntos comenzaremos a escribir la fórmula.

A continuación, debemos introducir los campos existentes en otras tablas que deseamos calcular. Los campos dentro de una expresión van siempre entre corchetes ([ ]). Las referencias a tablas irán entre corchetes y llevarán un signo de cierre de exclamación ([ ]!).

Para realizar el cálculo puedes usar cualquiera de los siguientes operadores aritméticos:

De esta manera, si queremos calcular el precio que tendrá que pagar un socio por devolver tarde un libro a nuestra biblioteca podríamos utilizar el siguiente campo calculado.

Y veremos el resultado al ejecutar la consulta:

9.10. Operador Concatenar

Otro operador muy usado a la hora de crear campos calculados es concatenar &. En este caso no se trata de ningún operador aritmético, para unir campos y cadenas de caracteres entre comillas. Su finalidad es unir caracteres, generalmente para crear frases.

Siguiendo con nuestro ejemplo de la base de datos de una biblioteca podríamos crear una consulta sobre los socios que incluyera datos relevantes como el nombre completo y el teléfono para poder localizarles de forma más sencilla.

Para crear un campo que contenga el nombre completo en un solo registro en vez de el nombre y los apellidos por separado usaremos la siguiente expresión:

Y el resultado que obtendremos será el siguiente:

9.11. Consultas de varias tablas

Ya hemos mencionado que el origen de una consulta puede ser tablas o consultas. Para poder elegir campos de distintas tablas o consultas éstas deben estar presentes en el diseño de la consulta. Al comenzar el diseño de una consulta podemos elegir varias tablas. Se pueden agregar más tablas arrastrando directamente desde el panel de navegación o usando el botón “Agregar tablas” de la ficha "Diseño de consulta".

Cuando tenemos una consulta con campos de distintas tablas lo lógico es que estén relacionadas, aunque no es algo obligatorio. Se puede ver en la cuadrícula de diseño a qué tabla pertenece cada campo desde la fila correspondiente.

9.12. Parámetros

Un parámetro es una frase entre corchetes que sustituye a un criterio concreto. Por ejemplo, para hacer una consulta donde el usuario quiera hacer una consulta que filtre por el título de un libro tendremos que poner un texto descriptivo entre corchetes en los criterios del campo “Título”.

El criterio quedaría así:

Al ejecutar la consulta aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

Al escribir en este cuadro de diálogo el nombre del libro, la consulta se ejecuta mostrando todos los registros relacionados en nuestra consulta.

9.13. Consulta de totales

La intención de una consulta de totales es agrupar un campo para totalizar otro. En este tipo de consulta no es tan importante el detalle de cada registro sino más bien conseguir un resumen numérico para que de un golpe de vista se puedan sacar conclusiones.

Para comenzar debemos elegir las tablas implicadas y los campos que vamos a incluir como en una consulta normal, pero una vez hecho esto, debemos pulsar el botón “Totales” en la pestaña “Diseño de consulta”, grupo “Mostrar u ocultar”.

Veremos que en la cuadrícula de diseño aparece la fila “Total” y bajo cada campo la frase “Agrupar por”.

En este ejemplo vamos a realizar el recuento de todos los identificadores de Socio que tengan préstamos de libros.

De esta manera la consulta agrupará todos los registros en base al recuento del campo “Idsocio”.

El resultado de la consulta nos mostrará el nombre de todos los socios que han retirado una serie de libros.

9.14. Consultas con el asistente

Al a hora de realizar una consulta también tenemos la posibilidad de hacerlo con el “Asistente para consultas”.

Al pulsar este botón se abrirá el cuadro de diálogo “Nueva consulta” que contiene varias opciones para crear una consulta.

Veremos en los siguientes apartados las consultas de búsqueda de duplicados y de no coincidentes.

9.14.1. Consulta de búsqueda de duplicados

Se trata de buscar en un campo de una tabla valores duplicados.

9.14.2. Consulta de no coincidentes

Con este tipo de consulta se pretende localizar registros de una tabla principal que no tienen registros relacionados en la tabla relacionada.

9.15. Consultas avanzadas

Se crean desde la pestaña Diseño de consulta, grupo “Tipo de consulta”.

• Crear tabla Las consultas de creación de tabla son consultas que almacenan en una nueva tabla el resultado de una consulta de selección.
• Anexar Las consultas de datos anexados son consultas que añaden filas enteras a una tabla.

Los nuevos registros se agregan siempre al final de la tabla.

• Actualizar Las consultas de actualización son consultas que permiten modificar los datos almacenados en una tabla, modifican el contenido de los registros de una tabla. Se pueden modificar de golpe todos los registros de la tabla o solo los que cumplan una determinada condición.
• General También llamada consulta resumen o de referencias cruzadas, genera una consulta en la que los datos se muestran como un resumen cruzado.
• Eliminar Las consultas de eliminación son consultas que eliminan de una tabla los registros que cumplen el criterio de búsqueda especificado.

9. Formularios

Los formularios son pantallas que puede diseñar el usuario para poder manipular los datos de las tablas o las consultas de manera más cómoda. Desde un formulario se puede realizar las mismas operaciones con los datos que desde una tabla, es decir, se puede añadir datos, modificar, buscar o eliminar. Un formulario se puede basar en tablas o consultas, a eso se le llama “origen del formulario”.

Un formulario, además de aportar estética a los datos de las tablas también ofrece unas ventajas que hace que manejar la información desde un formulario se convierta en una tarea más cómoda y segura.

Un formulario aporta, entre otras, opciones como:

• Bloquear o proteger campos
• Cálculos
• Objetos como cuadros combinados, cuadros de lista, grupo de opciones,...
• Imágenes, fotos, ...
• Botones
• Dar un diseño corporativo (logos, colores...)
• Orden preferido para rellenar los campos (Orden de tabulación)

9.1. Vistas del formulario

Los formularios tienen tres vistas por defecto y se puede añadir una más. Para cambiar de vista puedes usar los botones de la derecha de la barra de estado, el botón “Ver” de la cinta de opciones en la Pestaña Inicio o usar el menú contextual haciendo clic derecho sobre la pestaña del formulario.

Las tres vistas disponibles son:

• Vista Formulario Se trata de una vista que muestra el resultado final de la consulta. Se utiliza para gestionar los datos del formulario ya sea incluir registros, eliminarlos, etc. Desde esta vista no se puede cambiar el diseño.
• Vista Diseño Desde esta vista no se accede a los datos, está pensada para cambiar la estructura (tamaños, posiciones, colores, formas, ...) del formulario y poder añadir elementos nuevos (botones, etiquetas, controles, ...).

Al acceder a esta vista Access añade tres nuevas pestañas, “Diseño de formulario”, “Organizar” y “Formato”.

• Vista Presentación Es una mezcla de las dos anteriores. Es decir, permite cambiar algunos aspectos del diseño del formulario (tamaños, colores, posiciones, ...) a la vez que se visualizan datos reales de la tabla, de esta manera es posible comprobar al instante el resultado de un cambio en el diseño sin tener que cambiar constantemente de vista. Al tratarse de una vista donde también se pueden hacer cambios en el diseño Access muestra igualmente las tres fichas pensadas para ello (Diseño de visualización de formulario, Organizar y Formato).
• Vista Hoja de datos Como hemos mencionado antes, en los formularios es posible acceder a una vista adicional, que por defecto no viene activada. Para habilitarla es necesario cambiar una propiedad del formulario. Desde la Hoja de propiedades, debemos cambiar la propiedad “Permitir vista Hoja de datos” que por defecto viene marcada como “No” a “Sí” para poder tener disponible la Vista Hoja de datos.

Una vez hemos cambiado la configuración en la hoja de propiedades, ya tendremos la opción Vista Hoja de datos disponible en todas las opciones para cambiar de vistas.

Esta vista permite ver los registros de un formulario del mismo modo que se verían en una tabla.

9.2. Crear Formularios

Tenemos varias formas de crear formularios:

• Con el asistente para formularios El asistente es quizá en método más adecuado y el más usado para crear un formulario.

Se trata de ir respondiendo a 3 pasos que propone Access hasta que al final quede el formulario listo. El botón que activa el “Asistente para formularios” está ubicado en el grupo “Formularios” de la ficha “Crear”.

En el primer paso del asistente debes elegir las tablas o consultas en las que vas a basar el formulario, así como los campos que quieres que aparezcan, que normalmente, para un formulario, suelen ser todos.

Al pulsar en el botón “Siguiente” pasas al segundo paso donde se elige la distribución de los campos, es decir la estructura que tendrá nuestro formulario. La distribución “En columnas” suele ser la típica elegida para que los datos se vean en pantalla en forma de una ficha por cada registro. La distribución “Tabular” permite ver muchos registros de un golpe de vista, más al estilo tabla.

En el último paso le daremos nombre al formulario y pulsaremos “Finalizar”.

• Crear formularios de forma automática La manera más rápida de crear formularios es seleccionar una tabla o consulta del Panel de navegación y usar los botones “Formulario” o “Formulario dividido” o “Varios elementos” o “Formulario en blanco” o ... de la ficha “Crear”. Son métodos muy rápidos y que no requieren ningún conocimiento, pero no son los más recomendables. Access creará un formulario sin pasar por ningún tipo de asistente y sin ninguna pregunta.

No suele quedar a gusto del usuario y a menudo hay que modificar su diseño.

Este sería un ejemplo de formulario realizado pulsando el comando “Formulario”.

Desde el comando “Formulario en blanco” lo que haremos es crear formularios para introducir botones, etiquetas, etc., aunque también se pueden introducir registros si se desea. La apariencia de un Formulario en blanco es la siguiente:

Dentro del desplegable “Más formularios encontramos otras cuatro opciones, en el caso del formulario dividido se trata de un formulario que muestra los registros en el formato de formulario en la parte superior de la pantalla y los registros en formato tabla en la parte inferior de la pantalla.

Un ejemplo de “Formulario dividido sería el siguiente”:

La siguiente imagen muestra cómo sería un formulario si pulsamos la opción “Varios elementos”.

• Crear Formularios desde la Vista Diseño.

Como siempre, la Vista Diseño es la más completa de todas, al crear un formulario desde la Vista Diseño, aparecerán tres pestañas contextuales nuevas (Diseño del formulario, Organizar y Formato) que contienen herramientas más específicas para crear un formulario de forma más avanzada.

9.3. Controles dependientes e independientes

Cualquier objeto que aparece en el diseño de un formulario se llama “Control”. Los “Controles dependientes” son aquellos que muestran información de algún campo de la tabla y a menudo se puede modificar a través de ellos dicha información. Cuando vemos que en un formulario se ve el nombre de un cliente esta información reside en la tabla y la vemos en el formulario a través de un control dependiente. Los controles dependientes suelen variar de un registro a otro.

Sin embargo, cualquier etiqueta, adorno o decoración que aparece en el formulario y que no varía de un registro a otro son “Controles independientes”.

Independiente Dependientes s Desde la Vista Formulario

9.3.1. Seleccionar controles

Para marcar varios objetos o controles se mantiene pulsada la tecla Mayus o la tecla Ctrl mientras se hace clic.

9.3.2. Formatear controles.

Para cambiar la apariencia de los controles seleccionados se usa la ficha “Formato”. En ella encontramos el grupo “Fuente” con las opciones habituales de tipo de letra, tamaño, estilo, color... Desde el grupo “Formato de controles” también se pueden modificar las características de las líneas y el relleno de los controles.

9.3.3. Propiedades de controles

Desde las propiedades de un control se pueden cambiar multitud de opciones o características de este.

Las propiedades aparecen en forma de panel en la parte derecha de la pantalla y están divididas en 5 pestañas (Formato, Datos, Eventos, Otras y Todas) y para acceder a ellas se puede hacer “doble clic en el control” o “Botón derecho del ratón sobre el control” o con el control seleccionado se puede usar el botón “Hoja de propiedades” ubicado en el grupo “Herramientas” de la ficha “Diseño de formulario” o, por último, también se puede usar la tecla F4.

El panel de Hoja de propiedades varía según el control seleccionado, dejando más o menos opciones a la vista en base a la naturaleza del control seleccionado.

9.3.4. Propiedades del formulario

Además de poder modificar opciones individuales de cada objeto es posible cambiar propiedades del formulario completo. Para ello es necesario seleccionar el formulario haciendo clic en el cuadrado gris que hay a la izquierda de la barra de regla del formulario. Una vez que está seleccionado el formulario se puede usar cualquiera de los métodos anteriores para entrar en sus propiedades.

Para abrir la hoja de propiedades también puedes hacer clic derecho con el ratón en cualquier parte del formulario y elegir “Propiedades del formulario” dentro del menú contextual.

9.3.5. Formato condicional

Con el “Formato condicional” es posible dar un formato u otro en función del valor que tome el campo.

De esta forma podemos hacer que resalte un campo cuando su valor esté por encima o por debajo de un valor determinado, entre otras opciones de formato. El “Formato condicional” es una herramienta heredada de Excel.

Para ello debes marcar el campo o control e ir al botón “Formato Condicional” del grupo “Formato de controles” de la pestaña “Formato”.

En el ejemplo que se ve en la imagen, teniendo seleccionado el control “Ejemplares disponibles”, hemos elegido “Nueva regla” y hemos aplicado un fondo rojo y letra en negrita siempre que se cumpla la condición de que el valor del campo sea menor a 3.

Al pulsar “Aplicar” y “Aceptar”, siempre que un registro de nuestro formulario incluya los parámetros aplicados aparecerá con el formato indicado.

9.3.6. Lista de campos

En ocasiones necesitaremos agregar al formulario algún campo de la tabla. Para ello usaremos el botón “Agregar campos existentes” del grupo “Herramientas”, en la Pestaña “Diseño del Formulario”.

Access mostrará un panel a la derecha de la pantalla con todos los campos disponibles.

Los campos disponibles aparecerán dispuestos en 3 zonas: Campos de la tabla (o consulta) en la que está basado el formulario, campos de tablas relacionadas y campos del resto de las tablas de la base de datos.

Una vez elegido el campo solo hay que arrastrarlo a la vista Diseño del formulario. De esta forma estaremos agregando controles dependientes al formulario.

9.3.7. Grupo controles

Contiene multitud de opciones para poder incorporar elementos al formulario. Sólo es posible acceder al grupo “Controles” estando en la “Vista Diseño” del formulario. Desde la “Vista Presentación” también es posible acceder al grupo “Controles”, pero con menos opciones.

En este mismo grupo encontramos otros dos comandos:

Insertar Imagen: Con el botón “Insertar imagen” podremos incluir en el formulario cualquier fotografía, logotipo o imagen que necesitemos.

Estaríamos hablando de un control independiente, es decir, no depende de información de la tabla.

Una vez insertada la imagen, al igual que el resto de los controles se le podrá modificar su tamaño entre otras muchas cosas entrando en su “Propiedades”.

El botón “Logotipo” del grupo “Encabezado y pie de página” hace prácticamente lo mismo que el botón “Imagen” pero inserta la imagen en la zona del “Encabezado del formulario”.

Insertar gráfico moderno: Muestra los datos numéricos en un diseño gráfico compacto y visual que revela las relaciones de datos esenciales.

9.3.8. Orden de tabulación

Es el orden en el que se va entrando o se van enfocando los campos de un formulario al usar la tecla tabular.

A menudo el usuario tiene la necesidad de ir rellenando los campos en orden distinto a como están dispuestos en pantalla. Para ello, desde la Vista diseño debes ir a la ficha “Diseño de formulario” y en el grupo “Herramientas” encontrarás el botón “Orden de tabulación”. También puedes hacer clic con botón derecho en cualquier lugar del formulario (en la Vista Diseño).

En el cuadro de diálogo que aparece bastará con arrastrar los campos desde el marcador gris que tiene cada campo en su parte izquierda de ese cuadro de diálogos.

9.3.9. Subformulario

Un subformulario es un formulario dentro de otro que tiene la intención de mostrar todos los registros de una tabla relacionada que le corresponden a un registro de la tabla principal.

Lo más frecuente en Access es la relación de uno a varios, es decir, que un registro de la tabla principal tiene muchos registros relacionados de una tabla relacionada. En nuestro ejemplo podría ser la tabla Préstamos y la tabla Socios las relacionadas ya que un socio puede haberse llevado varios libros.

La mejor manera de ver en pantalla la relación de uno a varios es con un formulario para la tabla principal y un subformulario para la tabla relacionada. El subformulario suele ser tipo tabla para poder ver muchos registros a la vez.

Para crear un subformulario debes estar en la vista diseño del formulario principal (Préstamos) y usar el botón subformulario/subinforme del grupo “Controles” que hemos mencionado en la tabla de controles. De esta forma saltará un asistente que te ayudará a crear el subformulario. Para que el resultado tenga sentido la tabla del formulario y la del subformulario deben estar relacionadas a través de un campo común.

10. Informes

Los informes son los listados en papel de la información que hay almacenada en las tablas y consultas.

Cualquier objeto de Access se puede imprimir, pero los informes están especialmente diseñados para ello.

Un informe permite ordenar, totalizar, agrupar e incluir cualquier objeto gráfico que se desee, cosa que no ocurre al imprimir una tabla, por ejemplo.

El destino de un informe no siempre tiene que ser el papel. Sabemos que las tablas almacenan todos los datos de una base de datos, pero a menudo esa información “en bruto” no permite sacar conclusiones de forma clara y rápida. Con los informes podremos, de un golpe de vista, tener un resumen de los datos y nos permitirá tomar decisiones en base a ello.

Los informes están basados en tablas y consultas, es decir, su origen son las tablas y/o las consultas.

El siguiente Informe, por ejemplo, muestra un listado de los socios ordenados por nombre de la A hasta la Z.

En este otro ejemplo que se muestra en la siguiente página, se ha creado un grupo por el campo “Ejemplares disponibles”, al hacerlo, Access se encarga de totalizar ese grupo ordenándolo de menor a mayor.

10.1. Vistas del informe

Para elegir la vista adecuada dentro de un informe debes usar el botón “Ver” del grupo “Vistas” de la ficha “Inicio”. También puedes cambiar de vista en la parte inferior derecha de la pantalla de Access.

Al igual que con los formularios también puedes hacer clic derecho sobre cualquier lugar del informe para cambiar de vista.

Las diferentes vistas de un informe en Access son: Vista Informes, Vista Preliminar, Vista Presentación y Vista Diseño. La Vista preliminar cambia ligeramente de nombre en los iconos de la barra de estado y en el menú contextual. En ambos casos pasa a recibir el nombre de “Vista previa de impresión”, mientras que en el desplegable del comando Ver, mantiene el nombre de “Vista preliminar”. En cualquier caso, su función es la misma.

• Vista Informe Se ven los datos finales, esta vista está pensada para visualizar en pantalla un Informe en lugar de imprimirlo en papel.

Al irte desplazando hacia abajo por un informe presentado en la “Vista informe” no notarás los cambios de página, será un listado continuo.

• Vista preliminar / Vista previa de impresión La Vista Preliminar muestra la apariencia final del informe tal y como saldrá por la impresora. Es la vista más fiel al papel.
• Vista Presentación La Vista Presentación es una mezcla de las vistas anteriores. Es decir, permite cambiar algunos aspectos del diseño del informe (tamaños, colores, posiciones, ...) a la vez que se visualizan datos reales de la tabla, de esta manera es posible comprobar al instante el resultado de una modificación en el diseño sin tener que cambiar constantemente de vista. Además, veremos los saltos de página y, en caso de tener grupos o algún orden asignado, también lo veremos en la parte de abajo.
• Vista Diseño Desde la Vista Diseño no se accede a los datos. Al igual que la Vista diseño de los formularios, está pensada para cambiar la estructura (tamaños, posiciones, colores, formas, ...) del informe y poder añadir elementos nuevos (etiquetas, controles, totales...).

10.2. Crear Informes

En el grupo Informes de la pestaña Crear, encontraremos cinco opciones para crear informes.

• De forma automática.

Desde el botón Informe del grupo mencionado podemos crear un Informe automático, al igual que hacíamos con los formularios, el informe se basará en la tabla o consulta que tengamos seleccionada en ese momento. Al igual que sucedía con los formularios, al crearse este informe sin pasar por ningún asistente, ni requerir información extra, a menudo será necesario modificar la estructura del informe una vez creado.

• Informe en blanco Desde el comando “Informe en blanco” lo que haremos es crear informes para introducir botones, etiquetas, etc., aunque también se pueden introducir registros si se desea.

La apariencia de un Formulario en blanco es la siguiente:

• Asistente para Informes El asistente es el método más sencillo y usado para crear informes. Al igual que con los formularios el asistente hará una serie de preguntas para el puedas realizar un informe de manera adecuada. Para ello puedes usar el botón “Asistente para informes” del grupo “Informes” de la ficha “Crear”.

El asistente para informes te ofrecerá 5 pasos.

En el primero elegirás las tablas o consultas en las que esté basado el informe y los campos que contenga.

En el segundo paso podemos elegir si vamos a hacer un informe Agrupado o Normal, en este ejemplo lo vamos a agrupar por los Días de retraso en la devolución de los libros prestados. Para agrupar debes seleccionar el campo deseado y pulsar la flecha a la derecha (>). Una vez elegido los campos puedes cambiar su prioridad pulsando la flecha que apunta hacia arriba (). Los campos agrupados aparecen en el panel de la derecha en color azul.

En el tercer paso del asistente se da la posibilidad de ordenar el informe por hasta 4 campos. Una vez terminado el informe Access permitirá ordenar por más campos desde el Diseño del informe (hasta por 10 campos):

En el cuarto paso podrás elegir la estructura o distribución del informe, así como la orientación del papel (horizontal o vertical). Dicha distribución variará en función del segundo paso del asistente, depende de si se decidió en ese paso agrupar o no el informe.

En nuestro ejemplo, al estar agrupado nos ofrece las opciones de distribuirlo “En pasos”, “Bloque” o “Esquema”.

En caso de haber elegido un informe “sin agrupar” las opciones serán “En columnas”, “Tabular” o “Justificado”.

El quinto y último paso nos permite darle un nombre al informe.

10.2.1. Agregar nivel de agrupamiento.

En el segundo paso del asistente se nos da la posibilidad de agrupar un informe por algún campo. Un informe agrupado (a diferencia de un informe normal) muestra los registros en bloques dependiendo de cada valor de un campo. Esto nos permite poder realizar un listado de préstamos agrupados por el campo “Días de retraso”, es decir, todos los préstamos del mismo socio aparecerán agrupadas en función de los días de retraso.

La gran ventaja de un informe agrupado es poder totalizar cada grupo, es decir, hacer subtotales.

Para añadir agrupamientos una vez completado el informe debemos ir a la Vista Diseño que veremos un poco más adelante.

10.2.2. Opciones de resumen

En el paso tres del asistente Access da la posibilidad de crear un cálculo para totalizar cada grupo. Esto se hace gracias al botón “Opciones de resumen”. Para que en el paso tres aparezca dicho botón, previamente, en el paso dos del asistente se ha debido indicar un nivel de agrupamiento. También es necesario que entre los campos elegidos para el informe haya al menos uno numérico. En un listado de nombre, apellidos y teléfonos no hay ningún campo numérico que totalizar con lo que Access no ofrecerá esa posibilidad.

Para cada campo por el que se va a agrupar la información del informe podremos elegir su intervalo de agrupamiento.

• Diseño de informe Desde esta opción puedes crear un Informe desde cero o modificar uno que ya hayas creado. Al igual que en los formularios, esta vista permite modificar la estructura de un informe.

10.3. Partes de un informe

En el diseño de un informe normal aparecen las siguientes secciones:

− Encabezado del Informe: Todo lo que aparezca en esta zona se verá sólo al principio de la primera página del informe. Por ejemplo, el título del listado.

− Encabezado de Página: Todo lo que aparece en esta sección se verá al principio de cada página, por ejemplo, es útil para ubicar ahí las cabeceras de cada campo.

− Detalle: Esta es la sección más importante. En el detalle se muestra la información de los campos de la tabla (o consulta). El detalle se repite tantas veces como registros haya en la tabla. El detalle es realmente el cuerpo del listado.

− Pie de página: Todo lo que aparece en esta zona se verá al final de cada página, por ejemplo, se puede usar para el número de página o cualquier pie que necesitemos que se repita en cada página.

− Pie del Informe: Aparecerá solo al final de la última página del listado. Se suele usar para un comentario final, unos totales del informe.

En el diseño de un informe agrupado además de las secciones anteriores también aparecen:

− Encabezado de grupo: Aparecerá al principio de cada grupo.

− Pie grupo: Para todo aquello que se desea que salga al final de cada grupo, por ejemplo, los totales por grupo.

Ejemplo sin agrupación

Ejemplo sin agrupación

10.4. Ordenar y/o agrupar un informe

Para definir la ordenación de los registros, crear un nuevo nivel de agrupamiento o modificar los niveles que ya tenemos definidos en el informe podemos pulsar desde la ficha “Diseño de informe”, el botón “Agrupar y ordenar”.

Al pulsar este comando se abre en la parte inferior de la pantalla un panel llamado “Agrupación, orden y total”. Desde este panel puedes ver las agrupaciones, en caso de que tengas alguna, crear agrupaciones o modificarlas.

10.5. Controles dependientes e independientes

Cualquier objeto que aparece en el diseño de un informe se llama “Control”. Los “Controles dependientes” son aquellos que muestran información de algún campo de la tabla. Cuando vemos que en un informe se ve el nombre de un socio, por ejemplo, esta información reside en la tabla y la vemos en el informe a través de un control dependiente. Los controles dependientes suelen variar de un registro a otro. Sin embargo, cualquier etiqueta, adorno o decoración que aparece en el son “Controles independientes”.

10.6. Seleccionar varios controles

Para marcar varios objetos o controles se mantiene pulsada la tecla May o la tecla Ctrl mientras se hace clic.

10.7. Formatear controles

Al igual que ocurría con los formularios, para cambiar el aspecto visual de los controles seleccionados se usa la ficha “Formato”. En ella encontramos el grupo “Fuente” con las opciones habituales de tipo de letra, tamaño, estilo, color...

Desde el grupo “Formato de controles” también se pueden modificar las características de las líneas y el relleno de los controles.

10.8. Propiedades de controles

Desde las propiedades de un control se pueden cambiar multitud de opciones o características de este.

Las propiedades aparecen en forma de panel en la parte derecha de la pantalla y están divididas en 5 pestañas (Formato, Datos, Eventos, Otras y Todas) y para acceder a ellas se puede hacer “doble clic en el control” o “Botón derecho del ratón sobre el control” o con el control seleccionado se puede usar el botón “Hoja de propiedades” ubicado en el grupo “Herramientas” de la ficha “Diseño” o por último, también se puede usar la tecla F4.

Las propiedades dependen del tipo de control seleccionado y la naturaleza de este.

10.9. Propiedades del informe

Además de poder modificar opciones individuales de cada objeto es posible cambiar propiedades del informe completo. Para ello es necesario seleccionar el informe, esto se hace haciendo clic en el cuadrado gris que hay a la izquierda de la barra de regla del informe. Una vez que está seleccionado el informe se puede usar cualquiera de los métodos anteriores para entrar en sus propiedades.

10.10. Formato condicional

Ya se ha visto que desde la ficha “Formato” es posible cambiar el aspecto de los controles. Pero con el formato condicional es posible dar un formato u otro en función del valor que tome el campo.

De esta forma podemos hacer que resalte un campo cuando su valor esté por encima o por debajo de un valor determinado, por ejemplo, cada vez que el campo [Días de retraso] esté por encima de la fecha límite para devolver el libro.

Para ello debes marcar el campo o control e ir al botón “Formato Condicional” del grupo “Formato de controles” (Ficha Formato).

En el cuadro de diálogo que se muestra podremos especificar las condiciones que necesitemos.

En nuestro ejemplo hemos puesto como fecha límite 7 días, de manera que todos aquellos campos que muestren más días de retraso se verán con fondo rojo y texto blanco.

10.11. Agregar campos existentes

Para añadir campos en un informe usaremos el botón “Agregar campos existentes” del grupo “Herramientas” de la Pestaña “Diseño de informe”.

Access mostrará un panel a la derecha de la pantalla con todos los campos disponibles.

Los campos disponibles aparecerán dispuestos en 3 zonas: Campos de la tabla (o consulta) en la que está basado el formulario, campos de tablas relacionadas y campos del resto de las tablas de la base de datos.

Una vez elegido el campo solo hay que arrastrarlo a la vista Diseño del informe. De esta forma estaremos agregando controles dependientes al informe.

10.12. Grupo Controles en un Informe

En un informe también existe el grupo Controles, que se encuentra en la pestaña Diseño de Informe. En general funciona todo igual que en los formularios, solo debemos tener en cuenta que algunos de los controles no se utilizan en un informe porque no tienen un uso específico en este tipo de objeto. Recordemos que los informes no se utilizan para introducir o modificar valores, de modo que un cuadro combinado o de lista o un grupo de opciones no tienen sentido dentro de este objeto.

Todo lo demás funciona igual.

10.13. Agrupar y ordenar

Ya vimos que desde el asistente para crear informes es posible ordenar el informe por hasta 4 campos y agruparlo. Pues bien, a menudo es necesario modificar esa ordenación una vez que el informe está realizado.

Para ello estando en la vista diseño dispones del botón “Agrupar y ordenar” del grupo “Agrupación y totales” de la ficha “Diseño de informe”. Desde el panel de "Agrupar y ordenar", Access permitirá una ordenación y/o agrupación por hasta 10 campos.

Al pulsar se abre un panel en la parte inferior que permite añadir o modificar los niveles de agrupación u ordenación.

A la derecha de cada nivel de agrupación u ordenación hay un símbolo en forma de equis para poder eliminar dicho nivel:

10.14. Saltos de página

En el grupo “Controles” del diseño de un informe aparece un botón para crear saltos de página que si bien también aparece en el diseño de los formularios no tenía tanta importancia como en un informe. El botón se llama “Insertar salto de página”.

Si el usuario necesita crear saltos de páginas en ciertos lugares del informe tendrá que usar este comando, por ejemplo, para hacer que cada grupo de un informe agrupado empiece en una página nueva. Para ello, estando en el diseño del informe puedes hacer clic en el botón “Insertar salto de página” y a continuación en el lugar del informe deseado. Aparecerá en la parte izquierda del diseño unos “puntos suspensivos”, esto nos indica que habrá un salto de página en ese lugar.

En la siguiente imagen puedes ver que el salto de página se ha realizado detrás de la agrupación del campo Id Socio.

Sin este salto de página la vista preliminar de un informe realizará un salto de impresión en el lugar apropiado para que nuestro informe quepa en un folio de tamaño A4. En nuestro ejemplo lo “parte” en 4 hojas.

lunes, 3 de febrero de 2025 Al introducir un salto de página en la agrupación Id Socio, la vista previa de impresión mostrará una página para cada socio, en este caso 10 páginas.

lunes, 3 de febrero de 2025

10.15. Informe de etiquetas

A igual que en Word, en Access también se pueden crear e imprimir etiquetas.

En Access el proceso es más sencillo puesto que la información necesaria ya está en las tablas o en las consultas. Bastará con seguir los pasos de un asistente. Al final queda un informe más, donde la información en lugar de estar distribuida como en un listado normal está repartida por las distintas etiquetas.

Para ello debes seleccionar la tabla o consulta del panel de navegación en la que se va a basar el informe y elegir el comando “Etiquetas” del grupo “Informes” de la pestaña “Crear”.

El asistente va a pedir en el primer paso el modelo de etiquetas que estás usando. En el segundo paso del asistente tendrás que indicar el tipo de letra que prefieres.

El tercer paso del asistente posiblemente sea el más importante porque es dónde irás colocando los campos de la forma adecuada en una etiqueta modelo o prototipo:

El cuarto y quinto paso del asistente estará dedicado a que indiques el campo (o los campos) para ordenar el listado de etiquetas y a que le des un nombre al informe respectivamente.

El resultado mostrará todos los registros de la tabla repartidos por las diferentes etiquetas en función del modelo elegido en el primer paso:

11. Exportar, Importar y Vincular en Access

11.1. Exportar en Access

Cualquier objeto de Access no es un archivo independiente, es decir, el único archivo que genera Access es la base de datos completa con todos sus objetos. Pues bien, es posible pasar una tabla, consulta, formulario o informe por ejemplo a un documento de Word, a un archivo PDF e incluso a una hoja de cálculo de Excel para que de esa manera se pueda disponer de un archivo independiente con la información deseada.

Imagina por ejemplo que quieres enviar por correo electrónico el resultado de un informe, primero deberías convertir ese informe en un PDF u otro tipo de archivo y de esa manera adjuntarlo al correo. Para ello basta con seleccionar el objeto e ir a la ficha “Datos externos”. Ahí encontrarás el grupo “Exportar” desde donde podrás elegir el formato al que quieres convertir el objeto de Access.

Otra manera de exportar es haciendo clic con botón derecho en el objeto que quieras del panel de navegación y eligiendo la opción de “Exportar” dentro del menú contextual.

11.2. Importar en Access

Importar es traer datos desde otra aplicación o archivo para incorporarlos a una base de datos de Access.

El origen de datos para importar en Access se puede elegir desde la Pestaña “Datos externos” > grupo “Importar y vincular”.

Si importamos un objeto que no proviene de otra base de datos obtendremos una tabla nueva o datos añadidos a una tabla existente.

Al importar desde un archivo los datos quedan independientes del origen.

• Si el archivo externo cambia, Access no se actualiza automáticamente.
• Se puede importar como:
  • Tabla nueva
  • Añadir a tabla existente (si coinciden los campos)

Si importamos desde otra base de datos obtendremos cualquier objeto de base de datos:

• Tabla.
• Consulta.
• Formulario.
• Informe.
• Macro.
• Módulo.

Si importamos desde servicios en línea el resultado obtenido dependerá de si ese servicio proporciona texto, base de datos plana o base de datos relacional.

Si importamos desde otros orígenes podemos obtener dos resultados:

• Cualquier objeto (ODCB)
• Tablas o datos añadidos (Carpeta de Outlook)

Es probable que al Exportar o importar nos aparezca un mensaje de error. Los errores más frecuentes se producen cuando:

− Tipos de datos incompatibles, genera tabla de errores.

− Campos demasiado largos para el tipo definido.

− Falta de encabezados cuando el asistente los necesita.

− Clave duplicada si se añade a tabla con clave primaria.

11.3. Vincular en Access

A diferencia de la opción de importar vincular no copia los datos, lo que se consigue en este caso es enlazar los datos de un origen externo a nuestra base de datos.

Para vincular debemos usar cualquiera de las opciones de importación y, en el asistente elegir la opción “Vincular al origen de datos creando una tabla vinculada”.

12. Combinar correspondencia

Con esta opción puedes hacer una combinación de correspondencia entre una tabla o consulta de Access y un documento de Word. Para ello basta con seleccionar el objeto (tabla o consulta) en el panel de navegación y elegir el botón “Combinar con Word” ubicado en el grupo “Exportar” de la ficha “Datos externos”. A partir de ahí salta un asistente que te ayuda a realizar todo el proceso.

13. Establecer contraseña

A la hora de poner una contraseña a la base de datos es necesario ir a la ficha “Archivo”, y a la opción “Información”. Entonces podrás “Cifrar con contraseña”. Para poder poner o quitar una contraseña a la base de datos es imprescindible que esté abierta en modo exclusivo.

14. Abrir una base de datos en modo exclusivo

El modo normal (predeterminado) de apertura y utilización de una base de datos de Access es el “modo compartido”. Es decir, a una base de datos, de manera natural, pueden acceder a la vez varios usuarios. Sin embargo, para algunas labores (por ejemplo, poner o quitar una contraseña) es necesario que sólo un usuario la tenga abierta y nadie más pueda hacerlo. Para ello hay que abrir la base de datos en “Modo Exclusivo”. Cuando un usuario abre una base de datos en “Modo exclusivo” Access asegura que nadie más puede abrirla durante esa sesión.

Para abrir una base de datos en modo exclusivo hay que ir al cuadro de diálogo de “Abrir” del menú “Archivo”.

Tras seleccionar el archivo que queremos abrir (la base de datos) se despliega la flecha que tiene el botón abrir y se elige “Abrir en modo exclusivo”.

15. Compactar y reparar

A menudo nuestro archivo de Access ocupará más espacio en disco de lo debido. Esto sucede en parte por la mala gestión de las propiedades de los campos y, en otras ocasiones porque Access guarda recursos no necesarios para evitar pérdida de datos.

También sucede que los pequeños errores que provocan sectores corruptos y la base de datos será más lenta.

Para corregir estos errores podemos usar la herramienta “Compactar y reparar” que se encuentra en la Pestaña Archivo > Información.

16. Power BI

Power BI es una herramienta de análisis y visualización de datos de Microsoft.

Permite crear informes interactivos y paneles, su función principal es la de comprender y analizar conjuntos de datos de forma profunda. Permite transformar datos en gráficos, paneles y cuadros de mando interactivos (dashboard).

Power BI puede utilizar los datos almacenados en Access para generar informes más avanzados. No se integra dentro de Access, sino que se conecta a sus bases de datos.

Puedes usar Power BI online, haciendo uso de sus servidores o en la versión de escritorio, como cualquier otra aplicación.

16.1. Power BI Desktop

Power BI Desktop es una aplicación gratuita de Microsoft que permite conectar datos, analizarlos y crear informes visuales. Es la herramienta principal para diseñar informes en Power BI desde un ordenador.

Para el análisis de datos de una base de Access, desde Power BI usaremos la opción “Obtener datos” > “Access”. Podrás importar datos desde un archivo de Access (.ACCDB o .MDB). Una vez importados, Power BI permite crear informes visuales basados en esas tablas o consultas.

Access actúa como origen de datos y Power BI como herramienta de análisis, no modifica los datos de Access, solo los lee. Una vez conectado a la base de datos, Power BI mostrará las tablas y consultas disponibles en nuestra base de datos.

Al elegir un objeto Power BI lo cargará en su servidor para poder comenzar a trabajar con él. Una vez que pulsemos el botón “Cargar” veremos una pantalla cuya apariencia es ya más parecida al resto de aplicaciones del entorno Office.

Una vez dentro de la aplicación podemos utilizar las distintas herramientas de su cinta de opciones para analizar los datos del objeto elegido, recuerda que, en ningún caso cambiaremos datos de la base de datos original.

Como puedes ver en la imagen anterior, Power BI consta de 6 pestañas particulares y la Pestaña Ayuda.

Archivo: Permite abrir, guardar, exportar, publicar y gestionar las opciones generales del proyecto.

Inicio: Incluye las herramientas principales para cargar datos, actualizar, transformar y gestionar elementos básicos del informe.

Destacaremos que, dentro del Grupo Consultas > “Transformar datos” > “Transformar datos” se encuentra el editor Power Query, herramienta muy útil si queremos ver cómo quedaría nuestra tabla o consulta si la gestionamos de forma distinta, pero sin afectar a la base de datos original.

Desde la pestaña “Transformar” de Power Query, en su grupo “Tabla” puedes:

− Agrupar.

− Usar primera fila como encabezado.

− Transponer.

− Invertir filas.

− Contar filas.

Y desde su grupo “Columna de Texto” podemos:

− Dividir columnas.

− Aplicar formato.

− Combinar columnas.

− Extraer caracteres.

− Analizar texto.

Este grupo también aparece en la pestaña Agregar columna del editor de Power Query.

Insertar: Sirve para añadir visualizaciones, imágenes, botones, formas y otros elementos al lienzo del informe.

Modelo: Permite crear columnas y medidas, definir relaciones, establecer formatos de datos y gestionar el modelo.

Ver: Controla la apariencia del entorno de trabajo y permite activar paneles como filtros, selección o rendimiento.

Optimizar: Incluye herramientas para mejorar el rendimiento del informe, como el modo de rendimiento o la optimización de consultas.

16.2. Acceder desde Access

Durante un tiempo limitado se integró la aplicación dentro de Access y para acceder debíamos situarnos en la Pestaña “Datos externos” > Grupo Exportar > Analizar con Power BI.

Para utilizar la aplicación desde Access debías tener creada una cuenta de Power BI.

Una vez vinculada tu cuenta con Access permitía exportar tablas y consultas.

Analizar con Power BI

Exporta el objeto seleccionado a un archivo de

Power BI

Se pueden importar tablas y consultas a Power BI siempre y cuando estemos conectados a SHAREPOINT o Dataverse, o desde la versión de escritorio como hemos visto antes.

➢ Dataverse es una base de datos en la nube de Microsoft que permite almacenar, gestionar y compartir datos de forma segura para aplicaciones de Power Platform (como Power Apps, Power Automate y Power BI).

La importación desde una nube se aloja en Power BI Service, no en Power BI Desktop.

La importación desde una nube crea un dataset (conjunto de datos) en Power BI Service.

16.3. Tipos de datos que puede importar

• Excel
• Access

• CSV / TXT

• Bases de datos SQL
• Carpetas
• Servicios online (SHAREPOINT, web, etc.)

16.4. Visualizaciones más habituales

Como ya hemos mencionado el objetivo de esta aplicación es poder analizar los datos de un modo más avanzados, para ello además de las herramientas que ya hemos visto podemos visualizar los datos como:

• Gráfico de barras y columnas
• Gráfico de líneas
• Mapas
• Tarjetas (KPIS)
• Matrices y tablas
• Segmentadores (filtros interactivos)

Estas acciones se pueden realizar desde la pestaña Insertar o desde el panel de Visualizaciones que aparece a la derecha del área de trabajo.

16.5. Publicar y compartir

• Desde Power BI Desktop → Pestaña Inicio > grupo Compartir > botón Publicar.

o Para poder utilizar esta opción debes tener una cuenta creada en Power BI, ya que de otro modo no se cargarán en el servidor.

• En Power BI Service se pueden:

o Crear paneles (dashboards).

o Compartir informes con otros usuarios.

o Configurar actualizaciones automáticas.

➢ Los archivos resultantes de Power BI se guardan por defecto con la extensión .pbix.