Tema 21 · Trabajo colaborativo: herramientas y funcionalidades. Microsoft 365: Teams, Sharepoint, OneDrive y Outlook. Videoconferencias.

Tema 21. Trabajo colaborativo: herramientas y funcionalidades. Microsoft 365: Teams, Sharepoint, OneDrive y Outlook. Videoconferencias.

1. TRABAJO COLABORATIVO Y MICROSOFT 365

El trabajo colaborativo es la forma de organización en la que varias personas crean, comparten y editan información de manera conjunta, ya sea en tiempo real o de forma asíncrona. En la Administración, este modelo permite:

• Reducir duplicidades de documentos.
• Facilitar la comunicación entre unidades.
• Acceder a la información desde cualquier dispositivo.
• Mantener versiones actualizadas y trazabilidad.

Microsoft 365 es la plataforma que integra todas las herramientas necesarias para este trabajo colaborativo ya que cuenta con un conjunto de aplicaciones en la nube que combina:

• Productividad (Word, Excel, Access, PowerPoint).
• Comunicación (Outlook, Teams).
• Almacenamiento y gestión documental (OneDrive, SHAREPOINT).
• Seguridad y administración (control de accesos, permisos, auditoría).

Las características clave que determinan el trabajo colaborativo en son:

• Acceso desde cualquier dispositivo.
• Sincronización automática.
• Coautoría en tiempo real.
• Control de versiones.
• Integración entre aplicaciones.

Como ya hemos mencionado, el trabajo colaborativo consiste en que varias personas crean, editan, comparten y organizan información de forma simultánea o asíncrona usando herramientas en la nube. En Microsoft 365 esto se basa en tres pilares:

• Almacenamiento en la nube (OneDrive y SHAREPOINT).
• Comunicación (Outlook, Teams).
• Colaboración en tiempo real (coautoría en documentos Word, Excel, PowerPoint).

2. Colaboración en la nube

Cada vez es más frecuente que las empresas utilicen los servicios en la nube para mantener conectados a sus empleados en una intranet que les permite ser más eficientes a la hora de desarrollar proyectos.

Con este fin se pueden crear proyectos en los que cada persona trabaja de manera individual y después comparte sus resultados o se pueden crear equipos que trabajen desde un mismo lugar con resultados en tiempo real. Dependiendo del caso será necesario utilizar diferentes recursos.

2.1. OneDrive

OneDrive es el espacio de almacenamiento individual del usuario dentro de Microsoft 365.

Funciones principales

• Guardar archivos personales de trabajo.
• Sincronizar carpetas entre ordenador y nube.
• Compartir archivos con permisos (ver / editar).
• Recuperar versiones anteriores.
• Acceso desde web, con cualquier dispositivo.

Una de las grandes ventajas de OneDrive es su integración directa con otras aplicaciones del entrono Microsoft como Word, Excel, PowerPoint, SHAREPOINT y otras aplicaciones de Office, tanto en versión de escritorio como en línea, con opciones precisas para definir los permisos de acceso. EI propietario puede permitir que otras personas vean el archivo, lo editen o incluso colaboren simultáneamente en tiempo real.

Cuando un archivo se guarda en OneDrive puede abrirse simultáneamente por varios usuarios. Todos pueden ver los cambios en tiempo real, el cursor de cada persona se identifica con un color diferente y los comentarios y sugerencias se incorporan sin necesidad de guardar copias separadas.

Todos los cambios se guardan automáticamente y se puede acceder al historial completo de versiones. Dado que la sincronización es automática se eliminan las barreras clásicas del trabajo en equipo como perder información por haber cargado mal el archivo al compartirlo o enviar documentos por partes para su revisión.

Además de compartir archivos de manera individual, OneDrive también ofrece versionado automático, lo que significa que cada vez que un archivo se edita, se guarda una versión anterior que puede restaurarse en cualquier momento. Esto es especialmente útil cuando varias personas colaboran sobre el mismo documento, ya que permite recuperar contenido eliminado accidentalmente o corregir errores sin necesidad de copias manuales.

OneDrive en Outlook

OneDrive también está profundamente integrado con Outlook, especialmente en el uso compartido de archivos. En lugar de adjuntar documentos directamente a los correos electrónicos, Outlook sugiere enviar un enlace a un archivo almacenado en OneDrive.

Esta práctica no solo reduce el tamaño del mensaje, sino que asegura que todos los destinatarios estén accediendo a la versión más reciente del documento.

EI remitente puede establecer si el archivo puede ser visto, editado, descargado o incluso si tiene una caducidad automática. Todo esto sin salir de la interfaz de Outlook.

Esta forma de compartir no solo es más segura, sino que permite colaborar sobre el documento desde el mismo enlace del correo, sin necesidad de descargarlo o reenviarlo.

OneDrive en Teams

Dentro de Microsoft Teams, OneDrive se integra de forma natural como el lugar de almacenamiento de los archivos compartidos en chats privados o grupales. Cuando dos o más personas mantienen una conversación por Teams y comparten un archivo, ese archivo se guarda automáticamente en la carpeta de OneDrive del remitente, con los permisos necesarios para que los destinatarios accedan a él.

Desde la pestaña "Archivos" de cualquier chat, los usuarios pueden visualizar y acceder a todos los documentos compartidos, abrirlos directamente en línea y editarlos de manera colaborativa. Esta integración invisible simplifica enormemente el flujo de trabajo, ya que el usuario no necesita pensar dónde están los archivos: Teams y OneDrive se encargan de organizarlos y mantenerlos accesibles.

OneDrive y SHAREPOINT

Aunque SHAREPOINT y OneDrive comparten funciones similares, como el almacenamiento en la nube y la colaboración en documentos, su enfoque es distinto.

OneDrive está pensado principalmente como un espacio personal, mientras que SHAREPOINT está orientado a sitios de equipo o departamentos completos.

Sin embargo, ambos servicios están conectados. Cuando un usuario trabaja con un archivo alojado en un sitio de SHAREPOINT, puede abrirlo, editarlo o guardarlo en su OneDrive. Incluso puede sincronizar carpetas de SHAREPOINT con su explorador de archivos gracias a la tecnología de OneDrive. De este modo, el usuario puede acceder a documentos del equipo como si estuvieran en su disco local, sin necesidad de abrir el navegador.

Además, si un archivo necesita moverse de un entorno privado a uno compartido, se puede trasladar fácilmente de OneDrive a una biblioteca de SHAREPOINT, garantizando que todo el equipo tenga acceso centralizado a dicho documento.

Permisos

Debido a que OneDrive es una aplicación de uso personal, no suele tener asignados permisos para terceros, aunque siempre podremos compartir nuestros documentos por medio de enlaces y, si procede asignar otros permisos.

Habitualmente los permisos que podemos asignar son:

• Solo lectura: no permite la modificación del documento.
• Edición: permite modificaciones.
• Compartir enlace: acceso mediante URL.

2.2. SHAREPOINT

SHAREPOINT es la plataforma de sitios web corporativos, bibliotecas de documentos y gestión de contenidos. A diferencia de OneDrive se pueden realizar labores colaborativas en equipo.

Su interfaz gráfica de usuario (GUI) es más parecida a la de una página web donde encontraremos además de carpetas y archivos diferentes apartados a los que podemos acceder siempre y cuando tengamos los permisos oportunos.

De forma general SHAREPOINT se utiliza para realizar las siguientes tareas:

• Crear sitios de equipo para departamentos o proyectos.
• Gestionar documentos compartidos.
• Controlar permisos por grupos o niveles.
• Publicar noticias internas.
• Automatizar flujos de trabajo (workflows).
• Crear listas (tareas, inventarios, incidencias...).

Uno de los usos más extendidos de SHAREPOINT es la creación de sitios de equipo. Estos sitios están diseñados para reunir a los miembros de un grupo de trabajo o proyecto, proporcionando un entorno donde centralizar toda la documentación, comunicados, tareas y elementos clave del equipo. A diferencia de Teams, que se enfoca en la comunicación diaria y directa, SHAREPOINT se orienta más a la organización formal y estructurada de la información.

Cada sitio puede incluir múltiples bibliotecas de documentos (repositorios avanzados con control de versiones), historial de cambios (permite ver y restaurar versiones anteriores), metadatos (etiquetas para clasificar documentos), permisos por usuario o carpeta, y funciones de aprobación. Esto es especialmente útil en contextos donde se requiere trazabilidad o cumplimiento normativo. Por ejemplo, en una organización pública, SHAREPOINT puede alojar documentos oficiales, normativas internas o formularios para empleados, garantizando que todos acceden a la versión más actualizada.

SHAREPOINT también permite crear listas personalizadas, que funcionan como bases de datos simples para almacenar información organizada por columnas. Estas listas pueden utilizarse para gestionar inventarios, seguimientos de incidencias, formularios de registro, planificaciones de proyectos o encuestas internas. A diferencia de Excel, las listas de SHAREPOINT están diseñadas para trabajo multiusuario con control de acceso.

Además, SHAREPOINT ofrece la posibilidad de crear páginas de contenido con un diseño visual atractivo y personalizable. Estas páginas pueden contener textos, imágenes, enlaces, vídeos, noticias destacadas, cuadros de datos, formularios incrustados o contenido dinámico. Esta capacidad lo convierte en una excelente opción para construir intranets corporativas, donde se comparte información institucional de manera clara y ordenada.

Otro aspecto destacado es la integración profunda con el resto de Microsoft 365. Los documentos almacenados en SHAREPOINT pueden abrirse y editarse desde Word, Excel o PowerPoint sin necesidad de descargarlos. Las bibliotecas de SHAREPOINT se sincronizan con el equipo mediante OneDrive, y se enlazan automáticamente con los canales de Teams.

Esta interconexión garantiza una experiencia fluida entre herramientas.

Además, SHAREPOINT admite la creación de flujos de trabajo automatizados mediante Power Automate, lo que permite definir procesos como la revisión y aprobación de documentos, el envío de alertas por correo cuando se modifica un archivo, o la creación automática de tareas cuando se añade una entrada a una lista.

es una herramienta de Microsoft que permite automatizar tareas repetitivas y procesos entre aplicaciones y servicios. Es parte del ecosistema de Microsoft 365 y está diseñada para mejorar la productividad y reducir el trabajo manual.

Por ejemplo, cuando recibes un correo con un archivo adjunto, Power Automate puede guardarlo automáticamente en OneDrive y enviar una notificación por Teams.

En cuanto a la administración, SHAREPOINT permite configurar permisos con gran detalle, tanto a nivel de sitio como de biblioteca, carpeta o archivo individual. Esto proporciona un alto nivel de control sobre quién puede ver, editar, eliminar o compartir contenido.

En este caso y, a diferencia de OneDrive, en SHAREPOINT podemos asignar permisos avanzados.

• Lectura: permite la revisión de un archivo sin realizar cambios.
• Edición: permite revisión y cambios.
• Control total: permite administrar por completo un sitio, su contenido y su configuración.

En definitiva, SHAREPOINT es una herramienta clave cuando se necesita organizar de forma formal, jerárquica y controlada los contenidos y procesos de trabajo de un equipo o de toda una organización. Es especialmente útil en entornos con múltiples departamentos, documentación sensible o estructuras organizativas complejas.

3. Colaboración en Reuniones

Hoy en día las reuniones físicas donde un grupo de trabajo debía desplazarse a un lugar y en un horario concreto para realizar un plan de trabajo son cada vez menos frecuentes.

Se utilizan para este fin herramientas informáticas que permiten grandes reuniones en formato online.

3.1. Teams

Teams es la herramienta central de Microsoft 365 para chat, videollamadas, reuniones y trabajo en equipo.

Microsoft Teams se ha convertido en la herramienta central del trabajo colaborativo en Microsoft 365. Su éxito radica en que agrupa en una sola plataforma todas las funcionalidades necesarias para que un equipo trabaje de forma eficiente: mensajería instantánea, videollamadas, reuniones programadas, almacenamiento de archivos, edición colaborativa y conexión con otras aplicaciones de la suite Microsoft.

EI funcionamiento de Teams se organiza en torno a dos estructuras fundamentales: los equipos y los canales.

• Un equipo representa un grupo de trabajo, un departamento, un proyecto o un curso.
• Los canales son secciones internas de ese equipo, creadas para organizar la comunicación por temas. Por ejemplo, dentro del equipo "Departamento de Administración", puede haber canales como "Presupuestos", "Nóminas" o "Contrataciones".

Esta organización por canales permite centralizar la información, evitando que se mezcle y facilitando la búsqueda de contenidos.

En cada canal es posible mantener conversaciones de grupo, compartir archivos, programar reuniones y añadir pestañas con documentos, listas, aplicaciones o vínculos importantes. Las conversaciones dentro de un canal no son como los correos tradicionales: tienen un formato más ágil, similar a un foro o red social interna, y permiten responder directamente a mensajes concretos, mencionar a usuarios (@usuario), usar emojis, adjuntar documentos y establecer hilos temáticos.

A nivel organizativo

Elementos principales

• Equipos: estructura colaborativa que agrupa a usuarios, canales, archivos y aplicaciones para facilitar el trabajo conjunto en torno a un objetivo, proyecto o área de trabajo. Los equipos pueden ser públicos (visibles para toda la organización) o privados (acceso a través de invitación).

Los miembros de un equipo pueden tener distintos roles: Propietarios (administran el equipo), Miembros (participan y colaboran), Invitados (usuarios externos con permisos limitados).

• Canales: Subespacios dentro del equipo para organizar el trabajo por temas o tareas.

Pueden ser Estándar (visibles para todos los miembros), Privados (solo para algunos)

o Compartidos (con personas de otros equipos)

Un Canal incluye Pestañas (zona superior), Publicaciones (zona central) y Archivos.

• Pestañas Elementos situados en la parte superior de un canal que permiten acceder de forma rápida a archivos, aplicaciones o servicios integrados, facilitando el trabajo y la organización del equipo.

Las Pestañas se pueden editar, si eres Propietario, para que tengamos a la vista las opciones más importantes para nuestro equipo.

Entre las diferentes pestañas podemos destacar:

• Biblioteca de documentos: almacenan archivos de forma segura donde los miembros del equipo pueden encontrarlos en cualquier dispositivo.
• Forms: acceso a la aplicación de Office Educación que permite a los profesores y a los estudiantes crear cuestionarios, encuestas y sondeos.
• Planner: acceso a la aplicación de Office Empresas que permite al propietario o los miembros crear planes, asignar tareas, chatear sobre tareas y ver gráficos del progreso de tu equipo. Es habitual elegir esta opción cuando deseamos crear una pestaña de Tareas.
• Power BI: colección de servicios de software, aplicaciones y conectores que funcionan conjuntamente para convertir orígenes de datos sin relación entre sí en información coherente, interactiva y atractiva visualmente. Tus datos podrían ser una hoja de cálculo de Excel o una colección de almacenes de datos híbridos locales y basados en la nube. Power BI permite conectarse con facilidad a los orígenes de datos, visualizar y descubrir qué es importante y compartirlo con cualquiera o con todos los usuarios que desees.
• SHAREPOINT: Plataforma basada en la nube para compartir archivos.
• Sitio web: pestaña que se utiliza para compartir diferentes URL que permitan el acceso a páginas web de interés para la comunidad.

• Publicaciones:

Aparecen en la zona central de la pantalla, se trata de un mensaje compartido dentro de un canal, visible para todos los miembros del equipo, que puede incluir texto, archivos, menciones, reacciones y respuestas, y que sirve para comunicar información, coordinar tareas o iniciar conversaciones colaborativas.

• Archivos:

Espacio personalizable que asigna a cada equipo una biblioteca de SHAREPOINT integrada. Esta biblioteca se encuentra en la pestaña Archivos.

Dónde se guardan los archivos

• Archivos de chat → OneDrive del usuario que los envía.
• Archivos de canales → SHAREPOINT del equipo.

Los canales incluyen tres puntos (más opciones), a la derecha de su nombre, con una serie de comandos avanzados.

• Chat: función de mensajería instantánea que permite la comunicación directa entre usuarios, mediante texto, archivos, llamadas y videollamadas, sin necesidad de pertenecer al mismo equipo o canal.

Los chats pueden ser individuales o grupales.

• Reuniones: la función más destacada de Teams son las videollamadas programadas o instantáneas que reciben el nombre de reunión.

Las videollamadas en Teams pueden iniciarse de varias maneras: desde un canal de equipo, desde una conversación individual o grupal, desde el calendario de Teams o al aceptar una invitación enviada desde Outlook. Las reuniones pueden ser puntuales o programadas de forma periódica, con o sin requerimiento de registro previo de participantes.

Durante la reunión, los usuarios tienen acceso a múltiples funciones avanzadas, dependiendo de su rol:

• Activación o desactivación de cámara y micrófono.
• Fondo virtual o difuminado.
• Salas para grupos que permiten realizar una exposición en distintas fases. El organizador puede crear varias salas (antes o durante la reunión) y asignar a los participantes a cada una o pulsar la opción “Automáticamente” y dejar que Teams los reparta de forma equitativa. Cada sala funciona como una reunión independiente: los asistentes pueden hablar, compartir pantalla, usar chat, etc.
• Compartición de pantalla completa, una ventana específica o una presentación.
• Uso de pizarra digital interactiva (Whiteboard) para explicar conceptos de forma visual.
• Chat integrado para intercambiar mensajes escritos sin interrumpir la exposición oral.
• Funciones de reacciones en tiempo real (manos levantadas, emojis, etc.) para mantener la interacción.
• Grabación de la reunión, que queda guardada en OneDrive o SHAREPOINT para su revisión posterior.
• Activación de subtítulos automáticos en varios idiomas, lo que mejora la accesibilidad.
• Organización de la reunión por secciones gracias a las salas para grupos pequeños (breakout rooms), muy útiles en formación y dinámicas grupales.

Además, Teams ofrece la posibilidad de controlar la entrada y permisos de los participantes, moderar el uso del micrófono, asignar roles y mantener la seguridad del entorno mediante opciones de autenticación y enlaces protegidos.

Los roles dentro de una reunión pueden ser: Organizador (crea la reunión y controla permisos), Presentador (puede compartir pantalla y gestionar participantes) o Asistente (participa sin permisos avanzados)

La gran ventaja de Teams en este ámbito es que la reunión no es un evento aislado:

queda documentada, conectada a los archivos compartidos del canal, y asociada a las tareas y decisiones que surjan. Así, las videollamadas no solo permiten comunicarse, sino también construir y consolidar el trabajo colaborativo. Se graban automáticamente y se guardan en diferentes apartados dependiendo del tipo de reunión:

• Reuniones de canal → SHAREPOINT.
• Reuniones privadas → OneDrive del organizador.

3.1.1. Límites en Teams

Microsoft Teams establece límites técnicos para garantizar la estabilidad del servicio.

Las reuniones admiten hasta 300 participantes, los chats grupales hasta 250 usuarios, y los equipos pueden tener hasta 25.000 miembros. Los archivos compartidos se almacenan en SHAREPOINT u OneDrive según el contexto. Los webinars permiten hasta 1.000 asistentes y los eventos en directo hasta 10.000, dependiendo de la licencia. Estos límites pueden variar según la suscripción de Microsoft 365 utilizada por la organización.

3.1.2. Atajos del teclado

Teams también cuenta con una serie de atajos del teclado que facilitan el uso de la aplicación sin necesidad de ratón.

• Ctrl + Punto (.): Mostrar los métodos abreviados de teclado.
• Ctrl + N: Iniciar un nuevo chat.
• Ctrl + Entrar: Enviar un mensaje.
• Ctrl + Coma (,): Abrir la configuración.
• Esc: Cerrar la aplicación.
• Ctrl + E: Buscar.
• Ctrl + 1/2/3...: Navegar por secciones.
• Ctrl + Shift + M: Micrófono.
• Ctrl + Shift + O: Cámara.
• Ctrl + Shift + E: Compartir pantalla.

3.2. Outlook

Aunque Outlook es ampliamente conocido por su uso como cliente de correo electrónico, su verdadero valor en entornos colaborativos reside en las herramientas que ofrece para planificar, coordinar y compartir información de forma estructurada con otros miembros del equipo. En el marco de Microsoft 365, Outlook actúa como una plataforma de gestión del tiempo, la comunicación y las tareas compartidas, completamente integrada con aplicaciones como Teams, OneDrive y SHAREPOINT.

Una de sus principales funciones colaborativas es la posibilidad de programar reuniones compartidas a través del calendario. Al crear una nueva reunión, el organizador puede invitar a varios participantes, indicar el horario propuesto y añadir un enlace directo a una reunión en Microsoft Teams. Outlook permite comprobar la disponibilidad de los asistentes gracias a la función de asistente para programación, lo que facilita la elección de una hora adecuada para todos. Las invitaciones pueden incluir documentos adjuntos desde OneDrive o SHAREPOINT, de modo que los participantes dispongan de toda la información antes del encuentro.

EI calendario compartido es otra herramienta fundamental. Los usuarios pueden compartir sus calendarios con compañeros de equipo, estableciendo distintos niveles de permisos: solo disponibilidad, detalles de eventos o incluso edición. Esto resulta especialmente útil en departamentos que deben coordinar agendas comunes, como administración, recursos humanos o equipos de proyecto.

Además, Outlook permite la gestión compartida de buzones y carpetas de correo, algo especialmente útil en entornos administrativos o de atención al público. Por ejemplo, un buzón genérico como "recursos@organizacion.com" puede ser accedido por varios usuarios, que comparten la responsabilidad de revisar, clasificar y responder a los correos. Las carpetas compartidas permiten organizar los mensajes por temática o responsable, con etiquetas, categorías y banderas de seguimiento que facilitan el trabajo conjunto.

Otra funcionalidad que fomenta la colaboración es la integración con las tareas y listas de Microsoft To Do. Los correos electrónicos pueden marcarse como tareas, asignarse fechas límite y agruparse en listas que luego se sincronizan con To Do o incluso con Planner si el proyecto está vinculado a un equipo de Teams. Esto convierte a Outlook en un gestor centralizado de tareas personales y grupales.

Outlook, también se integra estrechamente con OneDrive y SHAREPOINT, permitiendo compartir desde enlaces en la nube. Esto permite garantizar la integridad del documento ya que todos los usuarios trabajan con a versión más reciente y los cambios realizados por cualquier participante son visibles en tiempo real.

4. Videoconferencias: comunicación y colaboración

en Microsoft 365 Las videoconferencias se han convertido en una herramienta esencial para la comunicación profesional y educativa, especialmente en entornos donde el trabajo presencial no siempre es posible o eficiente. Ya no son una solución temporal, sino una forma habitual de mantener reuniones, impartir formación, coordinar equipos y realizar presentaciones. Gracias a plataformas como Microsoft Teams, Zoom o Google Meet, es posible mantener encuentros virtuales de alta calidad desde cualquier lugar del mundo, siempre que se cuente con un dispositivo conectado a Internet.

En formación y educación, las videollamadas permiten impartir clases en directo, resolver dudas en tiempo real, evaluar oralmente a los alumnos o realizar presentaciones en grupo. Cuando se combinan con otras herramientas como pizarra colaborativas, encuestas o ejercicios interactivos, las videoconferencias se convierten en un entorno muy rico en participación y dinamismo.

Aplicaciones de las videoconferencias en el trabajo y la formación Las videoconferencias se utilizan en contextos muy diversos, como reuniones de trabajo, entrevistas, tutorías, clases virtuales, sesiones de brainstorming, atención al cliente, soporte técnico y más. Entre sus principales beneficios destacan:

• La eliminación de barreras geográficas, que permite trabajar con personas de distintos lugares sin necesidad de desplazamiento.
• La flexibilidad horaria, ya que muchas plataformas permiten grabar las sesiones y consultarlas posteriormente.
• La optimización del tiempo, al permitir reuniones breves, enfocadas y documentadas.
• La posibilidad de documentar y registrar lo acordado, gracias a grabaciones, actas digitales o notas integradas.

Recomendaciones para un uso eficaz de las videoconferencias:

Para que una videollamada sea realmente efectiva, es conveniente seguir ciertas buenas prácticas:

• Entrar a la reunión unos minutos antes para comprobar audio y vídeo.
• Utilizar auriculares con micrófono para mejorar la calidad del sonido.
• Silenciar el micrófono cuando no se está hablando para evitar ruidos.
• Activar la cámara en contextos formales o de formación, salvo que haya motivos para no hacerlo.
• Tener a mano los documentos o enlaces que se van a presentar.
• Respetar los turnos de palabra y utilizar la función de "levantar la mano" si es necesario.
• Usar el chat para compartir enlaces, tomar notas o resolver dudas sin interrumpir al ponente.

4.1. Microsoft Teams: videoconferencias integradas en el flujo de

trabajo Dentro del ecosistema Microsoft 365, la herramienta principal para realizar videollamadas y reuniones virtuales es Microsoft Teams. Su integración con Outlook y el resto de aplicaciones permite que las reuniones formen parte del flujo natural de trabajo del equipo, sin necesidad de utilizar plataformas externas.

Las videollamadas en Teams pueden iniciarse de varias maneras: desde un canal de equipo, desde una conversación individual o grupal, desde el calendario de Teams o al aceptar una invitación enviada desde Outlook. Las reuniones pueden ser puntuales o programadas de forma periódica, con o sin requerimiento de registro previo de participantes.

La gran ventaja de Teams en este ámbito es que la reunión no es un evento aislado:

queda documentada, conectada a los archivos compartidos del canal, y asociada a las tareas y decisiones que surjan. Así, las videollamadas no solo permiten la comunicación, sino también construir y consolidar el trabajo colaborativo.

Microsoft 365 está diseñado para que todas sus aplicaciones trabajen juntas.

• Archivos de Teams → se guardan en SHAREPOINT.
• Reuniones de Outlook → se realizan en Teams.
• Archivos de OneDrive → se pueden editar desde Teams.
• Documentos de WORD/EXCEL/POWERPOINT → coautoría en tiempo real.
• SHAREPOINT → actúa como repositorio de equipos de Teams.

4.2. Otras plataformas: Zoom y Google Meet

Aunque Microsoft Teams está profundamente integrado con Microsoft 365, existen otras plataformas muy extendidas, especialmente en el ámbito educativo y formativo, como Zoom y Google Meet. Estas herramientas tienen características similares, aunque cada una con su enfoque particular.

Zoom

Zoom se popularizó por su sencillez, calidad de imagen y capacidad para reunir hasta cientos de personas en un mismo encuentro. Es muy utilizada en webinars, congresos, clases en línea o formaciones masivas. Entre sus funcionalidades destacan la posibilidad de compartir pantalla, usar una pizarra blanca, activar fondos virtuales, realizar encuestas dentro de la reunión y dividir al grupo en salas separadas.

Google Meet

Google Meet, por su parte, es la solución de videollamadas integrada en Google Workspace (antes G Suite). Es accesible directamente desde un navegador, sin necesidad de instalar software, y está especialmente integrada con el calendario de Google y otras herramientas como Google Drive o Gmail. Permite grabar reuniones, compartir pantalla y usar subtítulos automáticos.

Tanto Zoom como Google Meet han mejorado notablemente sus funciones de seguridad, control de asistencia y calidad de audio y vídeo en los últimos años, aunque su integración con herramientas de productividad suele ser menos profunda que la de Microsoft Teams dentro del entorno Microsoft 365.

Podemos definir las principales ventajas de cada uno en función de su utilidad:

• Microsoft Teams: perfecto para administraciones públicas que ya usan Outlook, Word, Excel o SHAREPOINT. Permite crear canales por departamento, asignar tareas, compartir archivos y mantener conversaciones persistentes.
• Zoom: ideal para formaciones masivas, congresos o eventos con público externo.

Su interfaz es muy intuitiva y permite dividir grupos, usar pizarras, encuestas y fondos virtuales.

• Google Meet: excelente para sesiones rápidas, clases online o reuniones ágiles. Si tu organización usa Gmail y Drive, la integración es fluida y sin complicaciones.

5. Ventajas del trabajo colaborativo en la

Administración

El trabajo colaborativo no es solo una forma de organizarnos mejor: es una herramienta para ofrecer un servicio público más ágil, más coordinado y cercano a la ciudadanía.

Con las herramientas de Microsoft 365, la colaboración es sencilla, eficaz y se convierte en una oportunidad para mejorar cada proceso.

Dentro de estas ventajas podemos destacar:

• Acceso a la información desde cualquier lugar.
• Reducción de duplicidades.
• Mayor transparencia y trazabilidad.
• Comunicación más rápida.
• Documentos siempre actualizados.
• Facilita el teletrabajo y la movilidad.
• Mejora la coordinación entre unidades.

Dentro de la administración el trabajo colaborativo se ha convertido en herramienta fundamental, no es solo una forma de organizarnos mejor: es una herramienta esencial para ofrecer un servicio más ágil, coordinado y cercano.