Tema 18 · Hojas de cálculo: Excel 365. Principales funciones y utilidades. Libros, hojas y celdas. Configuración. Introducción y edición de datos. Fórmulas y funciones. Gráficos. Gestión de datos. Personalización del entorno de trabajo.

Tema 18. Hojas de cálculo: Excel 365. Principales funciones y utilidades. Libros, hojas y celdas. Configuración. Introducción y edición de datos. Fórmulas y funciones. Gráficos. Gestión de datos. Personalización del entorno de trabajo.

1. Introducción

Una hoja de cálculo es un programa informático que simula una tabla de valores organizada en filas y columnas y que se emplea, entre otras muchas aplicaciones, en tareas de administración financiera y en contabilidad. Excel 365 es la aplicación creada por Microsoft para realizar dichas funciones y forma parte de la Suite Microsoft Office.

1.1. Partes de la ventana

Si en Word teníamos un área de trabajo con formato de página A4, en Excel la interfaz nos muestra una cuadrícula compuesta por filas y columnas.

1.2. Barra de título y caja de búsqueda

La Barra de Título contiene el nombre del libro abierto que se está visualizando, además del nombre del programa.

La caja de búsqueda o caja Tell Me aparece en el centro de la pantalla, en ella podemos realizar búsquedas tanto dentro como fuera del libro de Excel. Si colocamos el cursor sobre la caja de búsqueda nos mostrará la leyenda “Búsqueda de Microsoft” y su atajo (Alt + Q).

1.3. Barra de herramientas de acceso rápido

Contiene, normalmente, las opciones que más frecuentemente se utilizan.

Por defecto son Guardar, Deshacer (para que podamos deshacer la última acción realizada) y Rehacer (para recuperar la acción que hemos deshecho previamente).

Además, en la versión 365 aparece el botón de autoguardado.

Podemos personalizar los botones que aparecen en la barra de acceso rápido para quitar o poner los botones que se quieran. Para ello, usaremos el botón con forma de flecha que aparece a la derecha de la barra; allí pulsamos en Personalizar barra de herramientas de acceso rápido.

1.4. Cinta de opciones

Al igual que en Word, Excel muestra una cinta de opciones que está compuesta por Pestañas (Fichas), grupos (categorías lógicas) y comandos (herramientas).

Pestañas o Fichas

Grupos o categorías lógicas Comandos o Herramientas

1.5. Cuadro de nombres

El cuadro de nombres sirve para identificar la celda donde estamos situados y para desplazarnos dentro de la hoja.

1.6. Barra de fórmulas

Desde la barra de fórmulas se pueden ver, introducir o modificar los datos de una celda, ya sean constantes, variables o fórmulas. El área de la barra de fórmulas se puede ampliar pulsando la flecha que aparece a la derecha.

Ampliar barra de fórmulas

1.7. Área de trabajo

La cuadrícula que aparece en el centro de la ventana es el área de trabajo, esta área está ordenado en filas (identificadas por números) y columnas (identificadas por letras).

A la intersección de una fila y una columna le llamamos celda, las celdas reciben el nombre de la intersección, es decir, si pulsamos en la fila 3, columna D, la celda recibirá el nombre de D3.

Dado este orden en el área de trabajo, en Excel tendremos una barra de desplazamiento vertical y una horizontal.

1.8. Hojas

En la parte inferior del área de trabajo aparecen las hojas del libro, por defecto Excel se abre con una sola hoja.

1.9. Barra de estado.

Aparece en la barra inferior de la ventana mostrando diferentes tipos de información a su izquierda y las vistas y zoom a la derecha.

Al igual que en Word podemos personalizar la barra de estado para que muestre la información más relevante para nuestro trabajo. Para ello haremos clic derecho sobre la propia barra de estado y abriremos el menú contextual.

2. Estructura del área de trabajo

Como ya se ha mencionado el área de trabajo está compuesto por filas y columnas.

Hay 16.384 columnas nombradas alfabéticamente desde la A hasta la Z, después de la Z la siguiente columna sería la AA y así sucesivamente hasta la última columna que tendrá el nombre de XFD.

Hay 1.048.576 filas nombradas con números comenzando desde el 1.

Podemos deducir, por tanto, que la última celda de una hoja de Excel será XFD1.048.576.

Cuando la intersección de una fila y una columna, es decir una celda, está seleccionada la llamaremos celda activa.

El conjunto de celdas que van desde A1 hasta XFD1.048.576 es una Hoja. Un archivo de Excel puede incluir muchas hojas y estas aparecen como pestañas en la parte inferior del área de trabajo, en el caso de que no haya espacio suficiente en pantalla para mostrarlas todas, Excel permite desplazarse entre hojas pulsando los botones de desplazamiento que aparecen al lado de la primera hoja.

Al conjunto de hojas de una archivo de Excel se le llama libro.

3. Extensiones de Excel

Al igual que cualquier otro archivo ofimático, Excel necesita una extensión que identifique el tipo de archivo que estamos abriendo.

Las principales extensiones que debemos conocer en un libro de Excel son:

▪ Libro de Excel: .xlsx ▪ Libro de Excel habilitado para macros: .xlsm ▪ Plantilla de Excel: .xltx ▪ Plantilla de Excel habilitada para macros: .xltm ▪ Libro de Excel (compatibilidad con versiones anteriores a 2007 [97 – 2023]): .xls ▪ Plantilla de Excel (compatibilidad con versiones anteriores a 2007 [97 – 2023]):

.xlt

▪ Libro binario de Excel: .xlsb. → Un libro binario permite reducir hasta en un 50% el peso del archivo ya que lo guarda en lenguaje binario, es decir, traduce todo el contenido a 1 y 0. Este formato ha sido diseñado por Excel para procesar archivos con alto peso acelerando la apertura del mismo y la resolución de cálculos.

4. Vistas del libro

En Excel tenemos tres vistas disponibles: Normal, Diseño de página y Vista previa de salto de página.

La vista Diseño de página, modifica la apariencia de las celdas para mostrar márgenes de página y el área de encabezado y pie de página.

C

A

B

A: Encabezado de columna.

B: Encabezado de fila.

C: Barras de regla.

Para cambiar de vista podemos hacerlo desde la barra de estado o desde la pestaña Vista, grupo Vistas de libro, si lo haces desde este grupo tendrás, además la opción de “Vistas personalizadas”.

En la vista Diseño de página se muestran los márgenes de página. Las reglas lateral y superior ayudan a ajustar los márgenes. Es posible mostrar y ocultar las reglas según convenga (puedes hacer clic en "Regla", en el grupo "Mostrar" de la ficha "Vista").

Con esta nueva vista, no es necesario la vista preliminar para hacer ajustes en la hoja de cálculo antes de imprimirla.

Es fácil agregar encabezados y pies de página en la vista Diseño de página. A medida que escribes en la nueva área de encabezados y pies de página en la parte superior o inferior de la página, se abre la pestaña "Encabezado y pie de página" con todos los comandos que se necesitan para trabajar con los encabezados y los pies de página.

5. Desplazamientos

Para desplazarnos a izquierda-derecha, arriba-abajo, solo tendremos que manipular las barras de desplazamiento.

En la tabla que veremos a continuación se describen los métodos de desplazamiento por las celdas una hoja de cálculo.

5.1. Para ir a una celda

Si lo que necesitamos es ir a una celda en concreto podemos usar el cuadro de nombres. Simplemente podemos escribir el nombre de la celda en el cuadro y al hacer Intro nos desplazaremos hasta esa celda.

También podemos usar el cuadro de diálogo “Ir a” pulsado F5 o desde el comando “Ir a” dentro de la Ficha Inicio, grupo Edición, desplegando el comando “Buscar y seleccionar”.

Si estamos utilizando el ratón podemos cambiar tanto de celda como de hoja con un solo clic.

6. Introducir Información

Cuando se introduce texto sobre una celda, por defecto se alinea a la izquierda, los números por el contrario se alinean a la derecha.

Al introducir información de debe aceptar la información, es decir debe quedar “grabada” en la celda. Para hacerlo basta con hacer Intro y desplazarnos a la celda inferior.

También puedes hacer clic en el botón Introducir que tiene el aspecto de un “check” y aparece a la izquierda de la barra de fórmulas.

Para anular una acción antes de cambiar de celda debo usar la tecla Esc., o el botón Cancelar que se encuentra la izquierda del botón Introducir.

6.1. Autocompletar

Excel tiene la particularidad de “espiarnos” y valorar si los datos que estamos introduciendo en una celda se parece a algo que ya está en la misma columna.

Si encuentra una igualdad nos ofrece una sugerencia para que no tengamos que escribir los mismos datos una y otra vez. A este proceso se le llama Autocompletar.

6.2. Elegir de la lista

Otra forma de seguir introduciendo información ya establecida es ir a la celda siguiente a la última, abrir el menú contextual con clic derecho y usar la opción “Elegir de la lista desplegable”. Al realizar esta acción Excel nos muestra todas las opciones disponibles en orden alfabético, es suficiente con hacer clic en el contenido deseado para agregarlo a la celda.

6.3. Números

Introducir cantidades numéricas es casi igual que introducir texto, solo hay que tener la precaución de acompañar la cantidad de ningún carácter adicional. Por ejemplo, si escribimos 150 gr. Excel interpretará que no puede realizar ningún cálculo por contener esa celda otros caracteres, por lo tanto, lo considerará todo como texto. Al interpretarlo así la alineación del contenido de la celda será izquierda.

Para escribir cifras con decimales debemos pulsar la coma en el teclado alfabético o punto en el teclado numérico.

6.4. Fechas

Las fechas también deben ser interpretadas como tal para que Excel pueda hacer cálculos posteriores con ellas.

Por defecto, si introducimos barras (/) o guiones (-) no es necesario aplicar ningún formato manual porque Excel ya interpretará las cifras introducidas como fechas y quedarán alineadas a la derecha.

En caso de que necesites un formato de fecha específico deberás aplicarlo desde el desplegable “Formato de número”, del grupo Número en la Pestaña Inicio.

6.5. Horas

Excel interpretará datos numéricos como horas cuando los separemos con dos puntos (:) entre horas, minutos y segundos. Quedará alineado a la derecha igual que las fechas y también podremos modificar el formato desde el desplegable “Formato de número”, del grupo Número en la Pestaña Inicio.

Los cálculos se realizan a través de fórmulas y funciones, para comenzar una fórmula debemos introducir en una celda el signo =.

En una hoja de cálculo se puede operar con cifras introducidas dentro de la fórmula o usar los nombres de las celdas para hacer las operaciones, éste último método permite realizar modificaciones posteriores.

Un cálculo también puede comenzar por el signo +, Excel interpretará el modo de compatibilidad con versiones anteriores y le pondrá automáticamente el signo =.

7. Borrar y modificar celdas

El contenido de una celda se puede borrar con la tecla suprimir. Si quieres sustituir el contenido de una celda por otro no hay por qué borrarlo antes, simplemente se escribirá encima y quedará reemplazado al salir de la celda.

Si lo que necesitas es hacer modificaciones en el contenido de una celda, pero no borrarlo lo puedes hacer usando la barra de fórmulas o la tecla F2 o haciendo doble clic en la celda a modificar.

Hay que tener en cuenta que una celda alberga un contenido, pero también un formato.

La tecla suprimir sólo borra el contenido, pero queda el formato de la celda. Esto puede ser beneficioso para futuras entradas en esa celda, pero también puede llegar a ser un problema. Para borrar el formato de una celda o borrar la celda por completo (de formato y contenido) puedes usar el desplegable "Borrar" del grupo "Edición" de la pestaña "Inicio".

8. Más hojas

Como ya habíamos mencionado, un libro de Excel 365 se abre con una sola hoja por defecto, pero esto se puede cambiar desde la Pestaña Archivo > Opciones > en la categoría General.

En la documentación oficial de Microsoft podemos leer en cuanto al número máximo de hojas en un libro de Excel que está limitado a la memoria disponible, es decir, no hay como tal un máximo de hojas para un libro de Excel 365.

8.1. Cambiar el nombre de una hoja

Para cambiar el nombre de una hoja podemos hacer clic derecho sobre la pestaña de la hoja y pulsar “Cambiar nombre”. Se puede hacer doble clic sobre la pestaña de la hoja y cambiar el nombre de forma directa.

Clic derecho

Doble clic

También puedes hacerlo desde el grupo Celdas de la pestaña Inicio y, dentro del desplegable del comando Formato pulsar “Cambiar nombre de la hoja”.

8.2. Color de pestaña

También se pueden identificar las hojas cambiando su color. Para hacerlo, debes hacer clic derecho sobre la pestaña de la hoja y elegir “Color de pestaña” o elegir la misma opción desde el desplegable del comando Formato del grupo celdas en la Pestaña Inicio.

8.3. Mover hoja

Las hojas se pueden mover, siempre y cuando el libro no esté protegido, haciendo clic y arrastrando las pestañas de las hojas. Otra forma sería haciendo clic derecho con el ratón sobre la pestaña de la hoja o desde la Pestaña Inicio, grupo Celdas abriendo el desplegable de formato, y eligiendo “Mover o Copiar”. De esta forma incluso se podría mover a otro libro que esté abierto en ese momento.

8.4. Duplicar hoja

Se puede crear una copia idéntica de una hoja, es decir, un duplicado, arrastrando con el ratón y manteniendo la tecla Ctrl pulsada. También puedes hacer clic derecho con el ratón sobre la etiqueta de la hoja y elegir “Mover o copiar”. En este caso deberías seleccionar la opción “Crear una copia” en el cuadro de diálogo. Desde la Pestaña Inicio, grupo celdas, abriendo el desplegable de Formato, también tenemos el comando “Crear una copia”.

8.5. Insertar hoja

Si necesitas hojas nuevas puedes pulsar sobre el “+” que aparece a la derecha de la hoja activa y aparecerá una hoja a la derecha.

También se puede insertar una hoja desde el desplegable “Insertar” del grupo “Celdas” de la ficha “Inicio”. La hoja aparecerá a la izquierda de la hoja activa.

También puedes hacer clic derecho con el ratón sobre la pestaña de la hoja y elegir “Insertar”. En este último caso habrá que elegir la opción de “Hoja de cálculo” antes de aceptar el cuadro de diálogos. En cualquier caso, la hoja queda insertada a la izquierda de la que había seleccionada.

8.6. Eliminar hoja

Se puede eliminar una hoja desde el desplegable Eliminar, del grupo Celda, en la Pestaña Inicio, eligiendo el comando “Eliminar Hoja”.

También puedes eliminar una hoja haciendo clic derecho sobre la pestaña de la hoja y eligiendo el comando “Eliminar”.

Si la hoja no contiene datos se eliminará automáticamente, si tiene algún tipo de contenido Excel lanzará un aviso para que nos aseguremos de que realmente deseamos eliminar esa hoja.

9. Inmovilizar Paneles

Cuando se trabaja con listados amplios en las hojas de cálculo a menudo ocurre que se pierde la cabecera de la tabla por la parte superior de la pantalla. Igualmente, si la tabla es muy amplia hacía la derecha ocurre que las primeras columnas de la izquierda pueden perderse de vista, perdiendo información significativa.

Para poder fijar filas, columnas o las dos puedes usar el desplegable “Inmovilizar” e ir a “Inmovilizar paneles” del grupo “Ventana” de la “ficha Vista”. Excel fijará desde la celda seleccionada hacia arriba y hacia la izquierda con lo que previamente te debes colocar en una celda que interese pensando en este propósito.

Para volver al estado normal de nuevo puedes entrar en el mismo desplegable y aparecerá “Movilizar paneles.” Si tu intención es solo fijar la primera fila o la primera columna de Excel puedes usar las otras dos opciones dentro del mismo desplegable.

10. Dividir área de trabajo

Es posible que en algún momento necesitemos tener a la vista distintas zonas de la hoja de cálculo que se encuentren distantes. La pantalla de Excel se puede dividir en 2 o 4 zonas para que en cada una de ellas se muestre la información necesaria. Para ello se utiliza el comando “Dividir” del grupo “Ventana” en la Pestaña “Vista”.

Para dividir la pantalla en 2, debemos colocarnos en cualquier celda del margen izquierdo (columna A). Si lo que necesitamos es dividirlo en 4 tienes que elegir en qué celda posicionarte, por ejemplo, si tu celda activa es D7, las marcas de división quedarán a la izquierda y por encima de esa celda dividiendo así la pantalla en cuatro.

Como puedes ver en la imagen, al realizar la división tendremos a la derecha dos barras de desplazamiento verticales y en la parte de abajo dos barras de desplazamiento horizontales, para poder manipular libremente cada una de las partes.

11. Seleccionar celdas

11.1. Celdas adyacentes

Seleccionar celdas adyacentes es tan sencillos como colocar el ratón en el centro de la primera celda a seleccionar y arrastrar hasta la última celda del bloque. También puedes usar las teclas Mayus + flechas de dirección en el teclado.

11.2. No adyacentes

Si las celdas están separadas para seleccionarlas habrá que seleccionar la primera celda o rango y con la tecla Ctrl pulsada ir clicando sobre todas las celdas o rangos que deseamos agregar a la selección.

Clic

11.3. Filas

Se pueden seleccionar filas completas colocando la flecha de selección sobre el número de fila y haciendo un solo clic.

11.4. Columnas

Se seleccionan igual que las filas, solo que tendremos que colocar la flecha de selección sobre la letra de una columna.

11.5. Seleccionar todo

Para seleccionar todo el contenido de una hoja de cálculo hay que hacer clic en la intersección entre filas y columnas, en la parte superior izquierda.

Otro método para seleccionar una hoja de cálculo completa sería haciendo Ctrl + E siempre que te coloques en una celda vacía. En caso de que te ubiques en una celda rellena al hacer Ctrl + E Excel seleccionará todas las celdas que rodeen a la celda seleccionada y al hacer por segunda vez Ctrl + E seleccionará todo. Lo mismo sucede si pulsas Ctrl + Mayus + Barra espaciadora.

12. Plantillas en Excel 365

Para comenzar a realizar una hoja de cálculo puedes partir de cero o basarte en alguna de las plantillas que Excel nos ofrece. Para acceder a ellas debes ir al menú “Archivo” y seleccionar “Nuevo” de entre las opciones. A partir de ahí podrás buscar plantillas seleccionando algunas de las categorías de las “plantillas sugeridas” o hacer una búsqueda directa en un campo de texto. Siempre que tengas conexión a internet en ese momento, dispones cientos de plantillas elaboradas por la comunidad de Microsoft categorizadas de manera que constantemente se están actualizando y añadiendo a la lista.

13. Series de datos

Es posible que necesites escribir una serie de elementos en celdas contiguas que estén relacionados entre sí y que lleven un orden concreto, por ejemplo, los días de la semana o una numeración del 1 al 31. De esta forma nos encontramos con series de texto o series numéricas.

13.1. Series de texto

Para hacer series de texto te basta con escribir un elemento de la serie (por ejemplo, septiembre) en una celda y arrastrar del “controlador de relleno” situado en la esquina inferior derecha de la celda. Se puede arrastrar tanto hacia abajo como hacia la derecha.

Excel trae por defecto 4 series de texto. Los días de la semana enteros y abreviados, y los meses del año enteros y abreviados (lu, ma, mi, lunes, martes, miércoles, ene, feb, mar, enero, febrero, marzo, ...).

Puedes acceder a esas listas personalizadas y añadir listas propias desde Archivo > Opciones > Avanzadas > General > Modificar listas personalizadas.

13.2. Series numéricas

Para que Excel te ayude a crear cualquier tipo de serie numérica (números y fechas)

hay que escribir los datos de las 2 primeras celdas para que Excel evalúe la diferencia que hay entre las 2 y continúe con la serie. Por ejemplo, si quieres una serie de años de 5 en 5, comenzando por 1950 habría que escribir en una celda 1950 y en la siguiente 1955. De esta forma seleccionando las 2 y tirando del controlador de relleno de la segunda Excel continúa la serie de 5 en 5. Igualmente se puede aplicar a fechas.

14. Notas

Las notas en Excel 365 son aclaraciones que podemos insertar en una celda, sería algo así como poner un pósit en nuestra hoja. Al insertarlo aparecerá un pequeño triángulo rojo en la esquina superior derecha de la celda.

Al acercar el cursor, Excel mostrará el contenido de la nota y al retirar el cursor el contenido ya no se verá. Si quieres que el contenido de la nota se vea todo el tiempo puedes hacer clic derecho con el ratón sobre la celda que contiene la nota y pulsar “Mostrar u ocultar nota”. También puedes pulsar “Mostrar todas las notas en el desplegable del comando Notas, en el grupo Notas de la Pestaña Revisar.

Raquel:

14.1. Crear Notas

Para crear una nota en una celda lo puedes hacer con clic derecho del ratón sobre la celda y elegir “Nueva nota”, o también usando el grupo “Notas” de la ficha “Revisar”.

14.2. Modificar Notas

Cuando una nota ya está creada y quieres cambiar su contenido puedes hacer clic derecho con el ratón sobre la celda y eliges “Editar nota”. Igualmente, en el grupo “Notas” Excel ofrece el comando “Editar nota”.

14.3. Eliminar Notas

Para borrar una nota se puede hacer clic derecho en la celda y “Eliminar nota”, desde la opción “Eliminar” del grupo “Comentarios” de la ficha “Revisar” o desde el desplegable del botón “Borrar” del grupo “Edición” de la ficha “Inicio”.

15. Comentarios

Los comentarios en Excel 365 tienen un aspecto diferente con respecto a versiones anteriores. Además, incluyen la funcionalidad de poder iniciar una conversación e ir respondiendo a un tema propuesto.

Al insertar un comentario aparecerá un icono con forma de globo de diálogo de color violeta. Este icono aparece en la esquina superior derecha de la celda sobre la que hemos insertado el comentario.

Al acercar el ratón a la celda que contiene el comentario, Excel nos ofrece la posibilidad de entablar una conversación.

Cuando una hoja de cálculo tiene comentario en algunas de sus celdas se puede acceder a todas las conversaciones a través de un panel que se habilita en la parte derecha de Excel. Ese panel se puede habilitar por medio del botón "Comentarios" que aparece en la parte superior derecha de la cinta de opciones o a través del comando "Mostrar comentarios" del grupo "Comentarios" de la pestaña "Revisar".

La forma de crear, eliminar y modificar los comentarios se puede hacer de tres maneras.

Se puede hacer clic derecho con el ratón sobre una celda que contiene el comentario.

Otra forma sería usando el panel "Comentarios" que aparece a la derecha (ver imagen anterior). La tercera manera de manipular los comentarios sería a través del grupo "Comentarios" de la pestaña "Revisar".

16. Rangos

Un rango en Excel es un grupo o conjunto de celdas contiguas o separadas. Un rango se describe como la primera celda del rango, dos puntos (:) y la última celda del rango.

Normalmente los rangos por sí solos únicamente indican una selección, así que suelen usarse como argumentos de funciones, es decir, para poder hacer una operación a un bloque de celdas.

A3:D3

A1:A7

B2:D5

B2:D5;B7;A9:B9

Un rango también puede estar formado por grupos de celdas que estén separados entre sí. Para poder seleccionar bloques de celdas separados se ha de seleccionar el primer bloque y a continuación con la tecla control pulsada hay que ir seleccionando el resto de los bloques. Para unir varios bloques en el mismo rango se usa el punto y coma (;).

16.1. Nombre de rangos

Cuando tenemos un conjunto de datos muy amplio y necesitamos seleccionarlo el nombre que recibe ese rango se basa en la nomenclatura que acabamos de estudiar, por ejemplo, si seleccionamos desde A1 hasta A155 el nombre de ese rango será “A1:A155”.

Para agilizar acciones y que sea más cómodo identificar el rango podemos ponerle un nombre usando un lenguaje natural, es decir, siguiendo el ejemplo anterior podríamos llamar a ese rango “Resultados”. De esta manera acceder a este rango será mucho más sencillo ya que bastará con escribir en el cuadro de nombres “Resultados” o escribirlo directamente dentro de una fórmula.

Para asignar un nombre a un rango solo tienes que seleccionar el rango y escribir el nombre en el cuadro de nombres.

Cuadro de nombres

17. Fórmulas

Una fórmula es cualquier operación más o menos compleja que se hace con los datos ubicados en las celdas.

17.1. Crear fórmulas

Una fórmula en Excel comienza con el signo igual (=) y a continuación la operación deseada. En las fórmulas intervienen celdas y operadores aritméticos. Los operadores aritméticos que se usan son:

+: sumar.

-: restar.

*: multiplicar.

/: dividir.

^: exponente.

17.2. Modificar fórmulas

Cuando se crea una fórmula y se da a Intro en la celda aparece el resultado de la misma.

Para poder ver o modificar la fórmula habrá que seleccionar la celda e ir a la parte superior, a la “Barra de fórmulas”.

Desde la “Barra de fórmulas” podrás hacer cualquier modificación de la operación y volver a pulsar “Intro” para aceptar el cambio o “Esc” para cancelarlo.

Otra forma de modificar el contenido de la fórmula sería haciendo doble clic en la celda o usando la tecla “F2”.

17.3. Copiar fórmulas

Cuando se trata de hacer varias fórmulas iguales, pero cambiando la fila o la columna no hay por qué hacerlas de una en uno, sino que Excel ofrece la posibilidad de copiarlas.

Se puede usar para ello varios métodos en función de si las celdas están seguidas o separadas.

17.3.1. Adyacentes

Cuando las celdas a las que se desea copiar la fórmula se encuentran seguidas o adyacentes a la fórmula original se puede usar el “Controlador de relleno” para arrastrar la fórmula tal y como aparece en la figura:

17.3.2. No adyacentes

En el caso de que quieras llevar una fórmula a otra celda que no se encuentre a continuación de la original podrás copiar y pegar. Al usar esta técnica Excel adapta la fórmula al nuevo lugar donde se pegue.

Copiar / Pegar (Ctrl + C / Ctrl + V)

17.4. Tipos de pegado

Al pegar una fórmula, Excel de forma predeterminada, no copia el valor de la celda, sino que adapta la operación. En ocasiones será necesario pegar el valor, en vez de pegar la operación, o quizás necesites pegar solo el formato, un vínculo...

Para poder elegir tendrás que copiar la fórmula original y usar el desplegable del comando Pegar, Ficha “Inicio”, grupo “Portapapeles”. De esta forma Excel te ofrecerá varios tipos de pegado.

Si necesitas ver más opciones tendrás que entrar en el cuadro de diálogo de “Pegado especial” eligiendo la opción “Pegado especial” del mismo desplegable anterior.

También se puede acceder al mismo cuadro de diálogo desde el menú contextual, haciendo clic derecho con el ratón sobre la celda donde se va a pegar y eligiendo la opción “Pegado especial” dentro de “Opciones de pegado”.

Por último, también se puede acceder a diferentes opciones de pegado haciendo un pegado normal. Excel ofrece junto a la celda pegada el botón “Opciones de pegado”.

Ese botón se puede desplegar haciendo clic con el ratón o pulsando la tecla Ctrl. De esta manera vuelves a disponer de varias opciones de pegado.

17.5. Tipos de referencias

Como hemos visto, al copiar desde el cursor de arrastre una fórmula, Excel copia la fórmula adaptándola a su nueva posición. Esto sucede porque las referencias a las celdas son relativas por defecto cuando hacemos una fórmula.

Hay ocasiones en las que necesitamos "fijar" la referencia a una celda de manera que permanezca igual aun después de ser copiada. Si queremos impedir que Excel modifique las referencias de una celda al momento de copiar la fórmula, entonces debemos convertir una referencia relativa en absoluta y eso lo podemos hacer anteponiendo el símbolo “$” a la letra de la columna y al número de la fila. A esto le llamaremos referencia absoluta.

También hay ocasiones en las que nuestro cálculo puede requerir que repitamos una serie de operadores ordenados en filas o columnas, para fijar una fila colocaremos el símbolo “$” delante del número de celda y para fijar una columna colocaremos el símbolo “$” delante de la letra del nombre de celda. A estas variaciones se les conoce como referencias mixtas.

Para fijar una celda, fila o columna de forma rápida podemos pulsar la tecla de función 4 (F4) de la siguiente manera:

− 1 pulsación: Referencia absoluta. (Ejemplo: $C$3)

− 2 pulsaciones: Referencia mixta a fila. (Ejemplo: C$3)

− 3 pulsaciones: Referencia mixta a columna. (Ejemplo: $C3)

− 4 pulsaciones: Desactivar referencias.

17.6. Fórmulas de desbordamiento

En versiones anteriores, cuando en una celda se hace cualquier tipo de cálculo, el resultado aparece solo en dicha celda. Excel 365 permite, además, cálculos dónde intervengan rangos o matrices en esos cálculos. Eso provocará que el resultado de la fórmula no solo aparezca en la celda de la fórmula sino también en celdas cercanas.

Esto es lo que se conoce como “desbordamiento”.

Al ejecutar una fórmula de desbordamiento el resultado aparecerá enmarcado con una línea azul.

Para hacer cambios en una fórmula desbordada demos ubicarnos en la primera celda de la matriz desbordada, en la celda que provocó el resto de los resultados.

18. Funciones

Una función es una operación predefinida más o menos compleja que Excel aplica con sólo escribir el nombre de la función. En ocasiones para hacer cálculos más complejos no te hará falta tener conocimiento de dichos cálculos porque Excel lo hará por ti.

Por ejemplo, sabes que para calcular la media de unas cifras bastará con sumarlas todas y dividirlas por el número de elementos. Pues bien, no sería necesario saber esto puesto que Excel dispone de la función PROMEDIO que ya se encarga de hacerlo con solo indicarle cuales son las cifras a las que quieres calcular la media.

18.1. Sintaxis de una función

Excel contiene alrededor de 390 funciones divididas por categoría, unas más complejas que otras, pero todas siguen las mismas normas en cuanto a su sintaxis. Para hacer una función se debe comenzar por el signo =, a continuación, va el nombre de la función y entre paréntesis van una serie de argumentos separados por punto y coma (;). Los argumentos son las variables que la función necesita para devolver un resultado, en el caso de la función PAGO necesita que le des un argumento para el interés, otro argumento con el número de plazos y otro con la cantidad solicitada. Dependiendo de la función requerirá más o menos argumentos, incluso hay funciones que no tienen argumentos. Como dato para tener en cuenta, los nombres de las funciones no llevan espacios ni tildes.

=NOMBRE_FUNCION(ARG1; Arg2; Arg3; ...)

18.2. Crear y modificar funciones básicas

Las funciones que se exponen a continuación se consideran de uso frecuente y suelen tener un solo argumento que es el rango de valores al que se aplica la función.

SUMA

Para sumar un rango de valores se utiliza la función SUMA indicando como único argumento un rango de celdas: =SUMA(RANGO)

Para la función SUMA Excel dispone del comando “Autosuma” ubicado en la ficha “Inicio”, grupo “Edición” desde el que podrás hacer la operación con un clic.

PROMEDIO

Para calcular la media de un rango de valores se utiliza la función PROMEDIO indicando como único argumento un rango de celdas: =PROMEDIO(RANGO). Desde el desplegable del botón “Autosuma” también se puede acceder a dicha función.

MAX

Para calcular el valor mayor de un rango de valores se utiliza la función MAX indicando como único argumento un rango de celdas: =MAX(RANGO). Al igual que el promedio y la suma también hay una opción para la función MAX en el desplegable del botón “Autosuma”.

MIN

Para calcular el valor menor de un rango de valores se utiliza la función MIN indicando como único argumento un rango de celdas: =MIN(RANGO). También hay una opción en el botón “Autosuma”.

CONTAR

Para contar el número de celdas rellenas por valores (no cuenta celdas rellenas de textos ni celdas vacías) de un rango se utiliza la función CONTAR indicando como único argumento un rango de celdas: =CONTAR(RANGO). Igualmente se puede acceder desde el desplegable del botón “Autosuma” (Contar números)

18.3. Lista de funciones

Para acceder a la lista de funciones que tiene Excel tenemos varios opciones.

• El botón “fx” situado a la izquierda de la barra de fórmulas.
• Desde el botón Autosuma, pulsando en “Más funciones”.
• En la Pestaña Fórmulas, grupo Biblioteca de funciones, Excel agrupa todas las funciones por categorías. Desplegando cualquiera de las categorías puedes acceder a todas las funciones que contenga la categoría elegida.
• En ese mismo grupo está el botón “Insertar función” desde el que se accede también a la lista de funciones de Excel.

Como puedes ver en la imagen, también tenemos el botón “Autosuma” que vimos en el punto anterior.

Accedamos desde donde accedamos, se abrirá el cuadro de diálogo Insertar funciones donde aparece un listado de funciones organizadas por categoría. Para localizar una función puedes usar el desplegable desde donde se accede a las diferentes categorías o puedes intentar describir lo que pretendes hacer en el cuadro superior.

Si la función que quieres realizar no la dominas te puede llevar a error intentar escribirla directamente. Para ello sería recomendable buscarla en la lista de funciones de Excel y una vez encontrada pulsar en aceptar. Excel te mostrará un asistente (cuadro de diálogos “Argumentos de función) donde te pedirá uno a uno los argumentos que esa función requiere con una breve explicación de cada uno de ellos:

18.4. Ayuda de las funciones

Si con la breve descripción de cada argumento no tienes suficiente siempre podrás acudir a la opción “Ayuda sobre esta función” que aparece en el cuadro de diálogos de “Insertar función” o en el de “Argumentos de función”:

Al elegir “Ayuda sobre esta función” Excel te mostrará unos apuntes detallados con la sintaxis, argumentos, observaciones y ejemplos de la función.

19. Buscar objetivo

En una hoja de cálculo suele haber dos zonas diferenciadas. Por un lado, están los datos o variables, y por otro lado están los cálculos que operan con esas variables para mostrar un resultado. Normalmente un usuario se dedicará a modificar las celdas que contienen variables y de esa manera Excel muestra los resultados actualizados después de realizar de nuevo los cálculos.

Pues bien, en muchas ocasiones vas a necesitar el proceso contrario. En el ejemplo siguiente lo habitual es escribir el número de horas trabajadas y el precio por hora para que Excel con una simple multiplicación calcule el total a pagar. Es decir, las celdas B1 y B2 son las variables y la B4 es el resultado puesto que contiene una fórmula. Fórmula que no se debe tocar para no estropear el funcionamiento de la hoja de cálculo.

¿Qué ocurriría si quieres hacer el problema al revés?, es decir, ¿y si sabes lo que quieres ganar y quiero que Excel me calcule las horas que necesito trabajar? ¿Y si sé el resultado que quiero obtener y quiero que Excel me calcule una variable? La cuestión es que en la celda B4 no puedo escribir porque hay una fórmula. Para ello se utiliza la herramienta “Buscar Objetivo”.

El objetivo es que la celda B4 valga 700 euros, ¿Cuánto tiene que valer la celda B1?, es decir, si quiero ganar 700 euros, ¿Cuántas horas tengo que echar?

La herramienta “Buscar objetivo” se encuentra en la pestaña “Datos”. En el grupo “Previsión” hay un desplegable llamado “Análisis de hipótesis”, allí encontrarás la opción “Buscar objetivo”.

En el cuadro de diálogos que aparece, si quieres resolver el ejemplo anterior debes rellenar los datos como aparecen en la siguiente imagen:

Al aceptar el cuadro de diálogo Excel muestra una pantalla con el resultado que si se vuelve a aceptar lo mostrará en la hoja de cálculo:

La hoja de cálculo seguirá trabajando con normalidad puesto que en la celda B5 (resultado) sigue funcionando la multiplicación en este caso.

20. Formatos

Como en cualquier otra aplicación ofimática hay que tener en cuenta también el aspecto visual de los datos.

Puedes cambiar el formato tanto de los números, como de los textos, fondos, líneas, etc. En la ficha “Inicio” hay varios grupos dedicado a este fin: Fuente, Alineación y Número.

Si con las opciones que aparecen en estos grupos no fuera suficiente puedes entrar en el cuadro de diálogo de “Formato de celdas” haciendo clic en el iniciador de cuadros de diálogos de cada uno de ellos (Esquina inferior derecha de cada grupo)

Otra forma de abrir el cuadro de diálogo de “Formato de celdas” haciendo clic derecho en la celda y eligiendo “Formato de celdas”.

Igualmente se puede acceder al mismo cuadro de diálogo desplegando el botón “Formato” del grupo “Celdas” de la ficha “Inicio” o con el atajo de teclado “Ctrl+1”.

En cualquiera de los casos Excel mostraría el siguiente cuadro desde donde acceder a las distintas pestañas:

20.1. Números

Puedes cambiar la apariencia de las cantidades indicando el número de decimales que quieres ver, el formato de la moneda, qué aspecto deberá tomar en caso de cantidades negativas, etc.

En el grupo “Número” de la ficha “Inicio” hay varios botones directos que cambiarían el aspecto final de las cantidades.

Podemos encontrar los siguientes comandos directos:

Formato de número de contabilidad

Estilo porcentual (Ctrl + Mayus + %)

Estilo millares

Aumentar decimales o disminuir decimales

Los formatos numéricos más utilizados están disponibles en el desplegable del grupo número:

Si necesitas ver todas las opciones disponibles en cuanto al formato numérico puedes entrar en el cuadro de diálogos de Formato de celdas y hacer clic en la primera pestaña (Número).

Además de todas las posibilidades que ofrece Excel para aplicar formato numérico, el usuario también podrá configurar su propio formato a medida utilizando la categoría “Personalizada”, los códigos disponibles. Los códigos de formato nos ayudan a definir los formatos personalizados. Vemos la siguiente tabla con los códigos que podemos utilizar en dichos formatos:

20.2. Fuente

En la pestaña “Inicio”, grupo “Fuente” hay opciones comunes a Word para cambiar el tipo de letra, tamaño de fuente, Negrita, Cursiva, Subrayado, color de fuente, incluso Bordes y Rellenos:

También están disponibles estas opciones desde el cuadro de diálogo de “Formato de Celdas”, pestaña “Fuente”:

20.3. Alineación

En la ficha “Inicio” grupo “Alineación” hay varias opciones destinadas a ubicar en la posición correcta cualquier información introducida en las celdas.

Dentro de una celda hay 9 alineaciones posibles, 3 horizontales y las 3 verticales.

Desde este grupo también es posible cambiar la dirección del texto desplegando las opciones del comando “Orientación”.

Cuando se necesita que varias celdas formen una sola puedes usar la opción de combinar. En el desplegable del comando “Combinar y centrar” hay disponible varias posibilidades.

Si escribes demasiado texto en una celda el contenido ocupará espacio de la celda de la derecha. Sin embargo, si quieres que el texto se vaya expandiendo hacia abajo haciendo que crezca la altura de la fila (mientras se respeta el ancho de la columna)

puedes elegir la opción de “Ajustar texto”.

Si necesitaras más opciones de las que contiene el grupo “Alineación” puedes ir al cuadro de diálogo de “Formato de celdas”, pestaña “Alineación”.

20.4. Bordes

Las líneas de división son los bordes naturales que trae Excel por defecto. Estos bordes naturales no se imprimen a no ser que se lo indiques desde la ficha “Diseño de página”, grupo “Opciones de la hoja”.

Si quieres crear tus propias bordes y personalizarlos a tu gusto tendrás que indicarlo en el botón de bordes del grupo “Fuente” (ficha Inicio). Al desplegar ese botón se mostrarán algunas opciones de bordes básicas.

Para acceder a todas las opciones debes abrir el cuadro de diálogos de “Formato de celdas” con cualquiera de los métodos descritos anteriormente o desplegar el comando “Bordes”, y accediendo a “Más Bordes” al final del desplegable.

Desde el cuadro de diálogo de Bordes podrás elegir el estilo de línea (gruesas, finas, punteadas, dobles, ...), el color y el lugar.

20.5. Relleno

Los rellenos se usan para dar un fondo de color a las celdas seleccionadas. Se hace a través del botón “Color de relleno” del grupo “Fuente”.

Igualmente se puede acceder al cuadro de diálogo de “Formato de celdas” y ver más opciones en la pestaña “Relleno”.

A su vez, en el cuadro de diálogo hay disponible otros desplegables (Color de Trama y Estilo de Trama) desde donde poder crear un relleno entramado.

20.6. Formato condicional

Con el formato condicional puedes conseguir que una celda tome un formato u otro en función del valor que tenga dicha celda. De esta forma podrás hacer destacar sólo aquellas celdas que decidas y de un vistazo rápido poderlas localizar.

Imaginemos una lista de calificaciones donde quieres destacar aquellas que estén por debajo de 5 de color rojo y aquellas que estén por encima de 8 de color verde. En este caso se aplicarán 2 reglas de formato condicional.

20.6.1. Crear reglas

Lo primero será seleccionar las celdas a las que aplicar el formato, después iremos a la pestaña Inicio, grupo Estilos, comando Formato condicional.

Desde la opción de “Reglas para resaltar celdas” puedes elegir entre distintas opciones.

Además, dentro de este desplegable tendrás otras opciones para aplicar un formato condicional.

20.6.2. Eliminar reglas

Cuando en una hoja de cálculo hay reglas creadas para dar formato condicional podrás borrar dichos formatos. Tendrás la opción de eliminar las reglas solo de las celdas seleccionadas o de toda la hoja de cálculo.

Para ello puedes desplegar el botón de “Formato condicional” y dentro de la opción “Borrar reglas” podrás elegir entre “Borrar reglas de las celdas seleccionadas” o “Borrar reglas de toda la hoja”.

20.6.3. Administrar reglas

Puedes ir creando tantos formatos condicionales como desees. A menudo es fácil perder la pista de cuántos formatos condicionales hay en un rango de celdas. Para tener control sobre las reglas que hay aplicado se puede abrir el cuadro de diálogos de “Administrador de reglas de formato condicional”.

La manera de abrir dicho cuadro de diálogos sería desde el desplegable de “Formato condicional” y eligiendo abajo “Administrar reglas”.

Desde esta pantalla podrás modificar una regla (“Editar regla”), borrar una regla (“Eliminar regla”) así como incluso crear reglas nuevas (“Nueva regla”) o duplicar una regla ("Duplicar regla") en función de los botones superiores del cuadro de diálogo.

21. Impresión en Excel 365

Imprimir en Excel difiere bastante de la impresión en Word. El área de trabajo en Excel está dividida en hojas y no en páginas, esto supone que tenemos un área muy amplia donde realizar la impresión y por lo tanto los ajustes deben ser más detallados.

En el momento de imprimir Excel realiza unas divisiones en formato A4 para repartir la información de la mejor manera posible para la impresión.

Este reparto a menudo deja información “cortada” o en un lugar que no nos interesa, por lo tanto, hay que decirle a Excel exactamente dónde y cómo queremos que aparezcan los datos a imprimir.

Para ello Excel dispone del grupo “Configurar página”, “Ajustar área de impresión” y “Opciones de la hoja” ubicados en la ficha “Disposición de página”.

Si con las opciones que aparecen a la vista en la cinta de opciones no fuera suficiente puedes acceder al cuadro de diálogo de “Configurar página” haciendo clic en el iniciador de cuadro de diálogo de cualquiera de los grupos anteriores.

Desde cualquiera de esos selectores, se accede al cuadro de diálogo desde el que se puede aplicar a las mismas opciones de los grupos anteriores y algunas más. El cuadro de diálogo consta de las pestañas: Página, Márgenes, Encabezado y pie de página y Hoja.

21.1. Márgenes

Para modificar los márgenes puedes usar el desplegable “Márgenes” del grupo “Configurar página” y elegir de entre 3 modelos ofrecidos (Normal, Ancho o Estrecho) o la última opción para configurarlos. Desde la opción “Márgenes personalizados” se abre el cuadro de diálogos de “Configurar página”. En la pestaña “Márgenes” del cuadro de diálogos también puedes configurarlos.

En el cuadro de diálogos de “Configurar página”, pestaña “Márgenes” también dispones de 2 opciones para centrar el contenido en la hoja tanto horizontalmente como verticalmente.

21.2. Orientación

En el mismo grupo de antes (“Configurar página”) puedes cambiar la orientación del papel. Para ello dispones del comando “Orientación” con las posibilidades de “Vertical” y “Horizontal”.

Desde el cuadro de diálogo de “Configurar página”, en la pestaña “Página” también tienes la opción de cambiar la orientación.

21.3. Tamaño de impresión

Cuando decides imprimir te puedes encontrar con que el contenido es demasiado grande o pequeño y necesitarás ajustarlo. En cualquier caso, dispones de la posibilidad de aumentar o disminuir de tamaño dicho contenido usando 2 herramientas.

Por un lado, puedes graduar el tamaño de la impresión usando la opción “Escala”, en el grupo “Ajustar área de impresión”.

Dentro del cuadro de diálogo “Configurar página” también se puede ajustar la escala en la pestaña “Página”.

La otra forma de cambiar el tamaño, sobre todo cuando sea muy grande el contenido y quieras reducirlo, es ajustar el contenido a un número de páginas en concreto. Por ejemplo, si al imprimir te das cuenta de que ocupa 3 páginas a lo ancho y 2 a lo alto (en total 6 páginas) puedes indicar a Excel que lo ajuste a 2 páginas a lo ancho por 1 a lo alto (en total 2 páginas). En este caso Excel reducirá el zoom lo suficiente como para que quepa en las páginas indicadas.

Esta operación la puedes realizar a través de los comandos “Ancho” y “Alto” del grupo “Ajustar área de impresión”. Ahí podrás elegir el número de páginas máximo que quieres que ocupe la impresión tanto a lo ancho como a lo alto.

Igualmente lo puedes hacer en el cuadro de diálogo de “Configurar página”, pestaña “Página”.

21.4. Alineación

Como se ha visto en un punto anterior, en la pestaña márgenes dispones de 2 opciones para poder centrar en la página lo que se vaya a imprimir. Podrás elegir entre centrar horizontalmente y/o verticalmente.

21.5. Encabezados y pies

En el cuadro de diálogo “Configurar página” tienes la pestaña “Encabezado y pie de página”. Desde ahí podrás configurar un encabezado que saldrá en la parte superior de todas las páginas impresas o un pie que se mostrará en la parte inferior de todas las páginas igualmente.

Para ello tendrás que usar los botones de “Personalizar encabezado...” y/o “Personalizar pie de página...” Al entrar en cualquiera de ellos se nos mostrará una pantalla con 3 cuadros blancos:

Sección izquierda, sección central y sección derecha, ya sea del encabezado o del pie.

En esas secciones puedes escribir tanto texto cómo usar cualquiera de los botones para que genere algún campo:

Este método para crear encabezados y pies está disponible en cualquiera de las vistas, pero si activas la vista “Diseño de página” podrás crear encabezados y pies escribiendo directamente en el área destinada para ello. En ese sentido se actuaría de un modo parecido a Word.

En el momento en que coloques el cursor en el área llamada “Agregar encabezado” o “Agregar pie de página” se activa una pestaña nueva (“Encabezado y pie de página”)

desde donde acceder a todos los comandos necesarios para trabajar con encabezados y pies.

Para salir del encabezado o del pie de página bastará con pulsar la tecla “Escape” o hacer clic en cualquier celda de la hoja de cálculo.

Estando en la vista “Normal”, también se puede acceder a estas opciones yendo a la pestaña “Insertar”, grupo “Texto”, comando “Encabezado y pie de página”.

21.6. Hoja

En la pestaña “Hoja” del cuadro de diálogos “Configurar página” puedes cambiar varias opciones. Cabe destacar el orden de las páginas. Al tratarse de una hoja de cálculo la información puede ser muy extensa hacia la derecha o hacia abajo por eso hay que indicarle a Excel alguna de las 2 opciones, que primero imprima hacia abajo y luego a la derecha o al revés. Además, ese será el orden en el que se numeren las páginas.

Por otro lado, puedes indicar que se repita una fila de la hoja de cálculo en la parte superior de cada página (al imprimir). Esto es útil cuando la información es extensa hacia abajo y quieres que se repita la cabecera de cada columna en la parte superior.

Igualmente ocurre si la información es muy extensa hacia la derecha y quieres que alguna columna se repita en la parte izquierda de cada papel.

Esto último se puede indicar también desde la ficha “Disposición de página” en el comando “Imprimir títulos” del grupo “Configurar página”.

Por último, y de nuevo en la pestaña “Hoja”, también puedes indicar que se impriman las “Líneas de división” de Excel y algunas opciones más como indica la siguiente imagen.

21.7. Área de impresión

Si en alguna ocasión no quieres imprimirlo todo y solo necesitas centrarte en algunos rangos Excel tiene una herramienta llamada “Área de impresión”. Para ello puedes seleccionar el rango (o los rangos con Ctrl) y establecer un área de impresión desde el desplegable de “Área de impresión” (dentro del grupo “Configurar página” de la pestaña “Disposición de página” y eligiendo “Establecer área de impresión”. Desde ese momento se aplicará toda la configuración de página (Márgenes, encabezados, escala...) solo a la zona elegida como “área de impresión”. Para dejar la impresión normal, puedes usar la otra opción que aparece en el desplegable (“Borrar área de impresión”).

Si ya tienes un área de impresión establecida y quieres incluir nuevas áreas (sin empezar de nuevo) puedes usar la tercera opción del desplegable que dice “Agregar al área de impresión”.

21.8. Vista previa de salto de página

Excel dispone de una vista desde la que tener una panorámica global de la información.

Esta vista se llama “Vista previa de salto de página”. Puedes acceder a ella desde la barra de estado.

O desde la ficha “Vista”, grupo “Vistas de libro” y usando el comando “Ver salt. Pág.” La información aparece dividida por líneas azules discontinuas e indicando de fondo el número de página que le corresponde a cada parcela. Esas líneas azules se pueden desplazar con nuestro ratón para obligar a que imprima más o menos cantidad de información en cada página.

También podrás hacer clic derecho con el ratón en una celda y elegir la opción de “Insertar salto de página”. Excel creará un salto de página por la izquierda y por encima de la celda seleccionada con lo que es importante tener claro a que celda dar con botón derecho del ratón para elegir esta opción.

21.9. Imprimir

En el menú “Archivo”, puedes seleccionar la opción “Imprimir” del menú lateral. El área central de la página nos mostrará las opciones relacionadas con la impresora y una vista previa del documento. También podemos acceder rápidamente a esta configuración desde cualquier parte de la hoja de cálculo, con la combinación de teclas “Ctrl + P”.

Todas las opciones que aparecen desde donde poder configurar la impresión son iguales a las de Word salvo el comando último de abajo. Este comando ofrece otra manera de ajustar el tamaño de la impresión además de las opciones ya vistas en el punto “Tamaño de impresión” de este capítulo.

Para finalizar solo hay que hacer clic en el botón “Imprimir” situado en la parte superior.

22. Trabajar con varias hojas y libros

Como ya hemos visto Excel se abre con una sola hoja en blanco y se pueden ir añadiendo más. Es posible que los datos de algún libro tengan múltiples hojas con datos relacionados entre sí, por lo tanto, será necesario agruparlas para poder trabajar con todas ellas en conjunto.

22.1. Crear grupos

Las acciones que puedes realizar al crear un grupo de hojas son diversas, entre otras, podemos escribir o eliminar los mismos datos en varias hojas a la vez, podemos crear o eliminar formatos en varias hojas a la vez, etc.

Para crear un grupo de hojas puedes seleccionar las hojas con la tecla Ctrl pulsada, al hacerlo las hojas se quedarán seleccionadas como en la imagen. La primera pestaña de la hoja seleccionada mantendrá la habitual línea verde debajo y el resto de las pestañas de las hojas seleccionadas aparecerán en blanco, con el texto en negrita.

Además, veremos una variación en la barra de título, el archivo ya no aparecerá como “Libro... – Excel” si no como “Libro... - Grupo - Excel”.

Para eliminar la agrupación puedes hacer clic en cualquier hoja que no esté seleccionada. Si has seleccionado todas, puedes hacer clic en cualquier hoja, excepto en la primera seleccionada.

También puedes hacer clic derecho sobre cualquier hoja y elegir del menú contextual la opción “Desagrupar hojas”.

 Es posible que hayas observado que al trabajar con las distintas celdas y hojas la barra de estado, a la izquierda, cambia en función de la acción que estamos realizando.

Hay cuatro opciones disponibles dependiendo de cada acción:

• Listo: Se muestra cuando la celda está activa, tenga contenido o no.
• Modificar: se muestra cuando la celda está abierta y tiene contenido, es decir, cuando estamos cambiando el contenido de esta.
• Introducir: se muestra cuando la celda está abierta pero aún no hemos introducido contenido.
• Señalar: se muestra cuando hacemos una referencia dentro de una fórmula.

22.2. Fórmulas con referencias a otras hojas

Al trabajar con varias hojas, es posible que necesites realizar cálculos entre celdas que no estén en la misma hoja.

Supongamos que, en tu hoja activa, por ejemplo, en la Hoja1, tienes los rangos A2:18 y el rango C2:C18 rellenos con datos y en la Hoja3 los rangos B2:B18 y D2:D18 también rellenos. Si queremos realizar una suma con las celdas A5 y C8 de la Hoja1 la sintaxis será la siguiente:

Pero si lo que necesitamos es sumar la celda A3 de la Hoja1, con la celda B12 de la Hoja2, tenemos que decirle a Excel que debe “cambiar” de hoja para realizar la operación.

Para indicarle este debemos hacer referencia a la primera celda y después escribir el nombre de la siguiente hoja con un signo de cierre de exclamación y, por último, hacer referencia a la celda de la hoja indicada. La sintaxis quedaría así:

Puedes hacer esta operación de forma sencilla pulsando la hoja referenciada después de poner el operador, es decir, pulsaremos =A3+, después pulsamos sobre la Hoja2 y después sobre la celda B12. Excel se encargará de escribir la sintaxis correcta en la barra de fórmulas.

22.3. Fórmulas con referencias a otros libros

Cabe la posibilidad que los datos con los que deseamos realizar operaciones estén en otro libro, en este caso también podemos realizar una referencia a ese otro libro.

Para hacerlo, además de escribir la sintaxis vista en el punto anterior, debemos escribir el nombre del libro entre corchetes y el nombre de la hoja y la referencia a celda como hemos visto anteriormente. La sintaxis quedaría así:

Si el libro está abierto, puedes desplazarte, igual que con la referencia a hoja, hasta el otro libro y pulsar la celda deseada.

22.4. Vínculos

Teniendo en cuenta el ejemplo anterior, podemos deducir que los libros que hemos utilizado han quedado vinculados, es decir, necesitarán buscar información entre ellos y actualizarla.

Para comprobar si un libro tiene algún vínculo, puedes ir a la pestaña Datos, grupo “Consultas &conexiones” y pulsando el comando “Vínculos de libro” se abrirá un panel (Vínculos y conexiones) donde podrás ver, actualizar, eliminar, abrir, copiar y cambiar el origen de los datos vinculados.

En caso de que el libro no contenga ningún vínculo el comando estará deshabilitado, aunque el panel no se cierra cuando eliminamos los vínculos, se muestra de la siguiente manera.

23. Proteger

Es posible que en algunas ocasiones necesitemos proteger los datos contenidos en una o varias hojas, para que el funcionamiento del archivo sea correcto.

Con Excel no puedes proteger sólo algunas celdas, es necesario protegerlo todo, de manera que será necesario indicarle qué celdas deben quedar libres, sin proteger.

23.1. Desbloquear celdas

Teniendo en cuenta lo anterior, antes de proteger una hoja de cálculo y que todas las celdas queden bloqueadas debes marcar sólo aquellas que deseas que queden desbloqueadas, normalmente las variables.

Para ello seleccionas las celdas que quieres poder modificar y entras en el cuadro de diálogo de “Formato de celdas”. En la pestaña “Proteger” hay que desmarcar la casilla “Bloqueada”. Por defecto todas las celdas tienen esa casilla activada y solo se la debes quitar a aquellas que quieras que queden libres.

Si realizas esta acción y después no proteges la hoja no servirá de nada.

23.2. Proteger hoja

Para proteger una hoja de cálculo y que no se pueda tocar en ninguna celda o que se pueda tocar sólo en aquellas que se desmarcó la opción de Bloqueada es necesario ir a la pestaña “Revisar”, grupo “Proteger” y hacer clic en el comando “Proteger Hoja”.

Al pulsar sobre esta opción se abre el cuadro de diálogo “Proteger hoja” donde encontraremos diferentes opciones de protección, como por ejemplo permitir que cambien el formato de nuestra hoja, permitir que inserten filas...

Lo primero que verás es que puedes poner una contraseña para proteger la hoja de manera más efectiva. Puedes dejar este campo en blanco, pero cualquiera podrá desproteger la hoja sin dificultad si lo haces de ese modo.

Cuando has protegido una hoja, el comando “Proteger hoja” pasa a llamarse “Desproteger hoja”. Si no has puesto contraseña, basta con pulsar sobre este comando para desproteger la hoja. Si has puesto contraseña será necesario introducirla para poder quitar la protección.

Si hemos puesto contraseña nos la pedirá al pulsar “Desproteger hoja”

23.3. Proteger Libro

Excel también permite proteger el libro completo, al hacerlo queda bloqueada la estructura del libro, es decir, no se podrá mover las hojas de sitio, así como eliminarlas, cambiarle el nombre o insertar hojas nuevas.

Para proteger un libro debemos ir a la pestaña “Revisar”, grupo “Proteger” y haciendo clic en “Proteger Libro”. En versiones anteriores de Excel también se podía proteger las opciones de la ventana (maximizar, minimizar) pero dejó de estar disponible en las versiones más actuales, curiosamente, sigue apareciendo la opción en el cuadro de diálogo, aunque aparece deshabilitada.

El funcionamiento de la contraseña es igual al sistema que ya hemos explicado para proteger hojas.

24. Gráficos

Excel 365 permite representar datos de forma gráfica extrayendo la información de cualquier rango de datos de tipo numérico. A esto le llamamos crear un Gráfico.

Para realizar ese gráfico, lo principal es seleccionar los datos que vayan a ser parte de él, incluyendo los datos numéricos y las etiquetas de estos, que serán los encabezados de nuestro rango.

Una vez seleccionados los datos correctamente debes ir a la pestaña “Insertar” y del grupo “Gráficos” elegir el modelo que desees. También puedes elegir la opción que ofrece Excel de “Gráficos recomendados”. Esta opción variará en función del rango seleccionado.

Si quieres ver todos los gráficos disponibles en Excel puedes hacer clic en el iniciador de cuadros de diálogo y accederás igual que antes al cuadro de diálogo “Insertar gráfico”, donde verás, además de la pestaña “Gráficos recomendados”, la pestaña “Todos los gráficos” que muestra todos los tipos y subtipos de gráficos.

Casi todos los tipos de gráficos cuentan con subtipos que aparecen a la derecha y permiten elegir el que más se ajuste a nuestras necesidades.

Subtipo

Tipo

Si no estamos seguros de cuál de los tipos de gráfico nos va a servir mejor para representar nuestros datos, podemos elegir un tipo y pulsar sobre la interrogación que aparece en la parte superior derecha del cuadro de diálogo, junto al símbolo de “cerrar”.

Al pulsar sobre ese botón abriremos la ayuda de Microsoft, que nos mostrará una definición del gráfico y algún ejemplo simple eligiendo una opción de entre las listas desplegables.

Una vez que hemos elegido el tipo y subtipo de gráfico Excel mostrará, con ese formato, la representación de los datos seleccionados.

24.1. Partes de un gráfico

Todos los elementos de un gráfico tienen un nombre, para comprobarlo basta con pasar el cursor por encima del elemento.

Eje de valores Título del gráfico (Eje Y)

Título del gráfico 43 Etiquetas de datos 20 20 18 18 10 7 7 6 6 5 2 2022 2023 2024 2025 Madrid Alcalá de Henares Guadalajara Coslada Torrejón de Ardóz Meco Eje de categorías Leyenda (Eje Y)

24.2. Herramientas de gráficos

Al igual que con otros objetos, cuando tenemos seleccionado el gráfico Excel ofrece dos fichas adicionales; “Diseño de gráfico” y “Formato”.

24.2.1. Pestaña Diseño de gráfico

Esta pestaña contiene los grupos “Diseños de gráfico”, “Estilos de diseño”, “Datos”, “Tipo” y “Ubicación”.

En el grupo Diseños de gráfico nos encontramos con el comando “Diseño rápido” encontramos un desplegable que nos muestra diferentes opciones de diseños relacionados con el tipo de gráfico que hayamos elegido. Al seleccionar uno de estos diseños algunos de los elementos de nuestro gráfico se moverán de sitio sin eliminar los valores en ningún caso.

Desde este mismo grupo podemos configurar también, las distintas partes de un gráfico de forma individual. Para hacerlo usaremos el desplegable de Agregar elemento de gráfico.

Desde el grupo Estilos de diseño podemos cambiar la gama de colores que Excel aplica por defecto, lo haremos usando el desplegable de “Cambiar colores”.

Si lo que necesitas el cambiar el estilo del gráfico no es necesario que cambies colores y formas de una en una, puedes elegir un estilo de la galería también desde el grupo Estilos de Diseño.

En el grupo “Ubicación” encontramos el comando “Mover gráfico” que permite ubicar el gráfico en otra hoja.

24.3. Pestaña Formato

La pestaña Formato, en casi cualquier aplicación está dedicada a cambiar los aspectos estéticos de cada uno de los elementos de un objeto, en este caso, del gráfico.

24.4. Opciones avanzadas

Si necesitamos añadir detalles tenemos las opciones avanzadas a las que se pueden acceder de tres formas:

• Haciendo clic derecho sobre el elemento y pulsando el comando “Formato de...”
• Haciendo doble clic sobre el elemento.

Doble clic

• Desde el iniciador de cuadros de diálogo, en la pestaña Formato, grupo Estilos de forma.

En cualquiera de los tres casos, se abrirá un panel a la derecha que os ofrece las opciones avanzadas para cada uno de los elementos.

24.5. Impresión del gráfico

Puedes decidir si imprimes un gráfico junto con los datos o de forma individual.

Para imprimir un gráfico junto con los datos debes seleccionar cualquier celda de la hoja, sin seleccionar el gráfico e imprimir de la misma forma que cualquier otra hoja.

Si lo que quieres es imprimir sólo el gráfico lo que debes seleccionar es el propio gráfico, al dirigirte a las opciones de impresión en la pestaña Archivo, observarás que la vista previa te muestra exclusivamente el gráfico.

25. Tablas dinámicas

Una tabla dinámica es una herramienta de Excel que permite resumir, agrupar y analizar grandes cantidades de datos de forma flexible, reorganizando la información sin modificar los datos originales.

25.1. Crear la tabla dinámica

Ya hemos dicho que para hacer un resumen de un grupo de datos podemos usar filtros o la función Subtotal, pero todavía tendríamos un montón de datos por analizar y sobre todo hacer una preparación previa de ordenación para llegar a un dato real.

Para realizar un resumen que contenga múltiples datos lo ideal es utilizar una tabla dinámica.

Para crear la tabla dinámica debemos situarnos en la Pestaña Insertar, Grupo Tablas, “Tabla” y seguimos los siguientes pasos:

− Colócate dentro de la tabla de dato, es decir, el conjunto de datos que deseas convertir en tabla dinámica. No es necesario seleccionar.

− Vamos a la pestaña Insertar > Tablas > Tabla dinámica, y se inicia el asistente.

− Debemos comprobar que Excel ha sabido recoger correctamente los datos, y elegimos colocarla en una Nueva hoja de cálculo (También podemos elegir colocar la tabla dinámica en la misma hoja, pero el resultado es menos estético). Se abrirá una hoja a la izquierda de la hoja activa que mostrará una tabla dinámica en blanco en el lado izquierdo de la pantalla y una lista de campos a la derecha de la pantalla.

25.2. Agregar campos a la tabla dinámica

Ahora tenemos que decidir qué campos se van a añadir a la tabla dinámica una vez se ha creado. Cada campo es simplemente una cabecera de columna de los datos de origen.

En la lista de campos colocamos una marca de verificación al lado de cada campo que se desea agregar. Los campos seleccionados se agregarán a una de las cuatro áreas que hay por debajo de la Lista de campos.

Si un campo no está en la zona deseada, puedes arrastrarlo a uno diferente.

Podemos observar cómo fácilmente hemos obtenido la información que necesitábamos con unos pocos clics.

La lista de campos, como hemos dicho, tiene cuatro apartados que te ayudan a analizar los datos de forma estructurada y coherente.

• Filas: Agrupan la información verticalmente.
• Columnas: Agrupan horizontalmente.
• Valores: Cálculos (suma, promedio, recuento...)
• Filtros: Segmentación de datos.

Al igual que con otros recursos, al insertar una tabla dinámica también aparecen dos pestañas contextuales:

• Pestaña “Analizar tabla dinámica”: reúne las herramientas necesarias para gestionar, modificar y examinar una tabla dinámica: permite actualizarla, cambiar su origen de datos, controlar sus campos, aplicar filtros, crear cálculos, gráficos dinámicos y acceder a opciones avanzadas de análisis.

Dentro de la pestaña Analizar tabla dinámica, en el grupo “Mostrar”, se encuentran las herramientas más importantes para la gestión principal de la tabla.

• “Lista de campos” permite activar y desactivar el panel “Campos de la tabla dinámica”.
• “Botones” permite mostrar u ocultar los botones de expansión/contracción que aparecen a la izquierda de la tabla. Los botones +/– permiten expandir o contraer niveles de detalle en una tabla dinámica, facilitando el análisis jerárquico sin modificar su estructura.
• “Encabezados de campo” permiten filtrar directamente desde la tabla dinámica;

se ocultan cuando se quiere una presentación más limpia o cuando los filtros se gestionan desde otros elementos.

• “Diseño”: sirve para modificar su apariencia; estilo, distribución y presentación visual.

25.3. Cambiar datos en la tabla dinámica

Una de las ventajas de las tablas dinámicas es que te permiten cambiar los datos para responder a múltiples preguntas e incluso experimentar con los datos.

Podemos hacer esto con solo cambiar las etiquetas de lugar. Para hacerlo, solo tienes que marcar o desmarcar las opciones del panel, arrastrarlas hasta donde la quieras cambiar o usar los comandos oportunos desde el menú desplegable sobre el campo deseado. Tu tabla se irá modificando en función de los cambios realizados.

En la siguiente imagen se han incluido los campos “Meses (Fecha)”, “Producto”, “Días (Fecha)” y “Fecha” a la categoría de filas y “Precio unitario” a la categoría de Valores.

La apariencia de nuestra tabla dinámica será ésta:

Como vemos Excel ha realizado automáticamente, en la categoría “Valores” la suma de los precios unitarios Y, aunque esto es rigurosamente correcto, lo cierto es que, estéticamente, los datos obtenidos no permiten apreciar bien el tipo de consulta que estamos realizando y no tenemos suficientes datos para crear una tabla bien estructurada.

Para cambiar los datos usaremos alguno de los métodos mencionados en párrafos anteriores, por ejemplo, vamos a colocar el campo “Departamento” como Filtro para poder segmentar desde ahí (los filtros se pueden realizar sobre uno o varios elementos), pondremos “Meses (Fecha)” en el área de Columnas, pondremos “Región” y “Empleado” en el área de Filas y en el área de Valores pondremos “Producto” y “Unidades”.

Como verás en la siguiente imagen, nuestra tabla dinámica ahora tiene más sentido y, además, nos permite jugar con los valores del filtro.

25.4. Gráfico dinámico

Es un gráfico interactivo que refleja los resultados de una tabla dinámica y se adapta a cualquier cambio que hagas en ella.

Tenemos dos maneras de elegir los datos de un gráfico dinámico:

1. Desde Insertar > Gráficos > Gráficos dinámicos.

Excel te pedirá: El rango de datos y dónde colocar el gráfico dinámico Se crea un gráfico dinámico + una tabla dinámica asociada en caso de no haberla realizado antes, en caso de estar situado sobre una celda de una tabla existente Excel creará un gráfico con todos los datos.

1. Analizar tabla dinámica > Herramientas > Gráfico Dinámico.

Al insertar el gráfico dinámico veremos una imagen parecida a esta (dependerá de la categoría elegida como con los gráficos normales):

Valores de la tabla dinámica

Columnas de la tabla dinámica Filtros de la tabla dinámica botones de expansión/contracción Filas de la tabla dinámica Como puedes observar en el esquema cada una de las partes de la tabla dinámica se ve reflejada en el gráfico.

Los cambios en la tabla dinámica se reflejan automáticamente en el gráfico dinámico, pero los cambios en el gráfico no modifican la tabla, salvo en acciones de expansión o contracción de jerarquías.

Cuando tenemos seleccionado el gráfico dinámico aparecen tres pestañas contextuales:

• Pestaña Análisis de gráfico dinámico: permite modificar, actualizar y administrar la estructura del gráfico dinámico, incluyendo su origen de datos, su conexión con la tabla dinámica y las opciones de cálculo y actualización.

De esta ficha podemos destacar dos grupos:

o Grupo Filtrar: reúne las herramientas que permiten aplicar filtros interactivos al gráfico dinámico.

▪ Insertar segmentación: Crea segmentaciones (botones visuales) para filtrar el gráfico dinámico por un campo. ▪ Insertar escala de tiempo: Crea un control específico para filtrar por fechas (años, trimestres, meses, días). Solo está disponible si el origen de datos tiene campos de tipo fecha.

o Grupo Mostrar u ocultar: controla qué elementos auxiliares del gráfico dinámico se muestran o se ocultan.

▪ Lista de campos: Muestra u oculta el panel derecho donde se gestionan los campos del gráfico dinámico. ▪ Botones de campo: Muestra u oculta los botones de filtro que aparecen directamente en el gráfico dinámico (Leyenda, Eje, Filtro).

• Pestaña Diseño: sirve para cambiar el aspecto visual y la disposición del gráfico dinámico como; estilos, colores y organización de elementos.
• Pestaña Formato: sirve para aplicar formato detallado a cada elemento del gráfico dinámico como; selección del elemento, colores, bordes, efectos, texto, alineación y tamaño.

26. Ordenación de lista

Como hemos visto es bastante fácil crear listas en Excel, para trabajar con listas o tablas es importante poder realizar un orden que nos facilite el visionado de nuestros datos.

Para ordenar una lista es importante que la misma tenga encabezados y no dejar celdas vacías entre los datos.

Esto no quiere decir que vayamos a ver un error cuando dejamos celdas vacías, pero es posible que Excel no reconozca el orden debidamente.

26.1. Ordenar de forma simple

Desde la pestaña Inicio, grupo Edición, tenemos varias opciones de ordenación simple.

En la pestaña Datos, grupo Ordenar y filtrar tenemos las mismas opciones de ordenación.

Para ordenar por un campo debes seleccionar cualquier celda, no es necesario seleccionar el rango completo, y pulsar “Ordenar de A a Z” u “Ordenar de Z a A”.

26.2. Orden avanzado

Si necesitas ordenar por varios campos no puedes usar los comandos que hemos visto en el punto anterior, necesitaremos abrir el cuadro de diálogo “Ordenar”. Para abrirlo puedes pulsar sobre el comando Ordenar, del grupo Ordenar y filtrar de la pestaña Datos o desde la pestaña Inicio, grupo Edición, comando Ordenar y Filtrar → Orden personalizado.

Otra forma de acceder a este cuadro de diálogo es utilizando el comando “Ordenar” que aparece en el menú contextual al hacer clic derecho sobre una selección.

Si tus datos tienen encabezados verás que la casilla “Mis datos tienen encabezados” aparece marcada al abrir el cuadro de diálogo, en caso de no tenerlos debemos desmarcarla.

Desde el cuadro de diálogo puedes ordenar por campos, en el caso de la imagen por “Localidad”.

Si es necesario ordenar por más de un campo puedes pulsar el botón “Agregar nivel” y elegir otro campo.

Además de la ordenación que Excel nos ofrece por defecto, también tenemos la opción de crear un orden personalizado, para hacerlo debes abrir el desplegable del apartado “Orden” y elegir la opción “.

Dentro del cuadro de diálogo “Listas personalizadas” puedes elegir el orden de ordenación que necesites.

Excel ofrece por defecto cuatro listas, los días de la semana enteros, los días de la semana abreviados, y los meses del año enteros y abreviados. Si necesitas crear una lista propia puedes pulsar “NUEVA LISTA” para crearla.

27. Filtros

Crear filtros (Autofiltros) sirve para mostrar en una tabla solo los registros que cumplen con uno o varios criterios y dejar ocultos el resto de registros.

27.1. Filtrar tabla

Para hacer un filtrado normal te debes colocar en cualquier celda de la tabla y hacer clic en el comando “Filtro” del grupo “Ordenar y filtrar”. Desde ese momento se activan unas pequeñas flechas a la derecha de cada cabecera de la tabla.

Son estas flechas las que te servirán para filtrar.

Al desplegar las flechas verás todas las categorías de los registros ordenadas alfabéticamente y sin repeticiones.

El resultado del filtro mostrará solo los registros que cumplan con la condición indicada.

Puedes comprobar que una tabla está filtrada de varias formas. Para empezar el encabezado de filas aparecen ce color azul y muestra saltos. Además, el icono del filtro, en el campo filtrado cambia de forma y se convierte en un embudo.

Por otra parte, también cambia la barra de estado que nos indicará cuantos registros han quedado visibles tras realizar el filtro.

Para quitar el filtro y tener de nuevo todos los registros disponibles puedes desplegar nuevamente la flecha del campo filtrado, es decir la categoría y elegir “Seleccionar todo” o “Borrar filtro de...” Si hemos realizado un filtro por más de un campo veremos el icono del embudo en cada campo filtrado, en este caso para eliminar todos los filtros de forma rápida podemos usar el comando “Borrar” del grupo Ordenar y filtrar, de esta forma no tendremos que quitarlos de uno en uno.

27.2. Más opciones

Es posible que necesites realizar filtros aún más específicos, por ejemplo, con operadores de comparación.

Para realizar esta acción debes tener en cuenta que si los registros son de tipo texto Excel mostrará “A a Z”; si es de tipo número “De menor a mayor” y si es de tipo fecha mostrará “De más antiguo a más reciente”.

Siguiendo esa estructura, cuando realizamos un filtro personalizado Excel muestra diferentes opciones en función del tipo decampo filtrado.

Mencionaremos, como particularidad de los campos de tipo número, que el desplegable de los Filtros de números nos muestra la opción de los “Diez mejores...”, que permite filtrar un conjunto de cantidades (no es necesario que sean diez) de mayor a menor o menor a mayor.

27.3. Ordenar filtros

Los filtros también permiten ordenar tablas. Cuando despliegas la flecha del filtro aparecen las opciones de ordenación que hemos mencionado anteriormente.

Cuando un campo queda ordenado por un filtro se puede observar que el icono cambia a una flecha hacia abajo o hacia arriba en función del filtro realizado.

27.4. Filtros avanzados

Si los datos que deseas filtrar requieren criterios complejos necesitas utilizar filtros avanzados.

Para abrir el cuadro de diálogo Filtro avanzado, haz clic en Datos > Ordenar y filtrar > Avanzadas.

Lo primero que veremos al abrirse el cuadro de diálogo “Filtro Avanzado” es que nos da la oportunidad de alojar el filtro en el mismo rango o en otro lugar.

Para crear un filtro avanzado la estructura de la hoja debe ser un tanto distinta , debemos crear un rango que nos permita realizar el filtro. No es necesario que aparezcan todos los campos, solo los que vayas a necesitar para tu filtro.

A continuación, debemos escribir los registros por los que deseamos filtrar nuestra tabla.

Es decir, el rango de criterios debe contener los encabezados (campos) y el registro (filas) desde el que deseamos el filtro. Observa el ejemplo.

Una vez que hemos organizado el rango de criterios, puedes seleccionar cualquier celda de la tabla y abrir el cuadro de diálogo “Filtro avanzado”.

En el apartado “Rango de lista” aparecerá el rango de la tabla y en el apartado “Rango de criterios” debes seleccionar el rango de criterios que has creado anteriormente.

El resultado de este ejemplo mostrará todos los registros del Tipo “Fruta”, cuyo vendedor sea “Davolio” y haya tenido unas ventas superiores a 500 €.

En caso de que no quieras que aparezcan duplicados debes marcar la opción “Solo registros únicos” dentro del cuadro de diálogo “Filtro avanzado”.

El resultado mostrará sólo los registros que no tengan duplicados.

Si has optado por colocar el filtro en otro lugar debes seleccionar el rango donde deseas que aparezca el filtro dentro del cuadro de diálogo “Filtro avanzado”.

El resultado se mostrará en el rango especificado.

Como habrás observado, para realizar estos filtros se usan operadores de comparación, en la siguiente tabla puedes ver los operadores de comparación que puedes utilizar en los filtros, que son los mismos que puedes usar dentro de una fórmula.

Como ves en la tabla aparecen los operadores O e Y.

Cuando el operador es “Y” significa que deben coincidir todos los criterios que hayamos especificado. Por ejemplo, en la expresión “Frutas Y Carnes”, solo obtendremos un resultado si Excel encuentra ambos criterios en un rango.

En la expresión “Frutas O Carnes” basta con que Excel encuentre uno de los criterios para obtener un resultado.

El detalle es que no se puede escribir el operador sin más como con el resto de los operadores, en el caso de estos dos, lo que debemos hacer es crear un orden especial en el rango de criterios del filtro.

Observa la imagen para comprender mejor el ejemplo:

En este caso el criterio “Frutas” y el criterio “Davolio” están en la misma fila, para Excel eso significa queremos todos los resultados que incluyan “Frutas” Y “Davolio”.

En la siguiente imagen utilizaremos el operador O.

Para hacerlo, hemos colocado cada criterio en una fila distinta. Para Excel, eso significa que queremos todos los resultados que contengan el criterio “Frutas” O “Carnes”.

Como ves, en este caso nos muestra, además de las “Frutas”, las “Carnes”, ya que le hemos pedido a Excel que coincidan o un criterio o el otro.

28. Subtotales

Cuando tienes una tabla de datos con una gran cantidad de información, los subtotales en Excel nos pueden ayudar a comprender e interpretar mejor la información. Excel permite agregar subtotales de una manera muy sencilla.

Lo primero que debemos hacer es ordenar los datos por la columna sobre la cual se obtendrán los subtotales.

Como puedes ver en la imagen de este ejemplo se a ordenado el rango “Mes” en orden alfabético.

Para realizar la inserción de los subtotales seleccionamos el rango completo, incluyendo los encabezados, en caso de no incluir el encabezado Excel te mostrará un mensaje de aviso ya que lo ideal es que se incluya el rango completo. Una vez seleccionado el rango nos dirigimos a la ficha Datos dentro del grupo Esquema y pulsamos Subtotal.

Excel mostrará el cuadro de diálogo Subtotales.

Como puedes observar Excel ya detecta los campos sobre los que hará los subtotales, en este ejemplo, en el apartado “Para cada cambio en:” nos muestra el campo Mes que es el que teníamos ordenado, por defecto nos realizará una SUMA y en el apartado “Agregar subtotal a:” marca el campo “Ventas” indicando que es sobre los registros de ese campo sobre los que realizará la suma.

Lógicamente, podemos cambiar cualquiera de estas opciones en caso de que lo necesitemos.

El resultado será algo como esto:

28.1. Niveles de esquema

Cuando se crean subtotales Excel esquematiza de forma automática la tabla. Se observa en la parte izquierda de la tabla cómo Excel ha creado unos niveles de esquema para cada grupo:

Si pulsas en cada uno de los signos – (menos) que aparecerán irás comprimiendo cada grupo de forma que sólo se muestren los totales de cada grupo y se oculte el detalle.

Los signos menos se convierten en signos + (más) de forma que al pulsarlos vuelve a desplegar el detalle de cada grupo.

En la parte superior del esquema hay unos números que indican los distintos niveles de esquema. Al hacer clic en los distintos números podrás elegir a qué nivel mostrar la información en pantalla.

28.2. Quitar subtotales

Los subtotales están pensados para resumir información numérica de una lista (tabla).

Se suelen sacar conclusiones con ellos incluso se pueden imprimir, pero de nuevo hay que dejar la tabla original para poder seguir trabajando con ella. Para quitar los subtotales y dejar la tabla como estaba en un principio hay que ir al cuadro de diálogo “Subtotales” y hacer clic en el botón “Quitar todos”.

29. Funciones

Para poder responder a cualquier pregunta sobre funciones debes conocer:

• El nombre de la función.
• Para qué sirve.
• A qué categoría pertenece.
• Cuáles son sus argumentos.
• Cuál es su sintaxis completa.

Funciones Matemáticas y Trigonométricas

SUMA (+)

Devuelve la suma de varios argumentos (Básica)

Sintaxis: =SUMA(NÚMERO1;[NÚMERO2]...)

PRODUCTO (*)

Multiplica los número de varios argumentos o un rango

Sintaxis: =PRODUCTO(RANGO)

COCIENTE (/)

Devuelve el cociente de una división

Sintaxis: =COCIENTE(NÚMERO;NÚMERO divisor)

RESIDUO

Devuelve el resto de una división

Sintaxis: =RESIDUO(NÚMERO;NÚMERO divisor)

POTENCIA (^)

Eleva un número a una potencia.

Sintaxis: =POTENCIA(NÚMERO;POTENCIA)

RAIZ

Calcula la raíz cuadrada de un número.

Sintaxis: =RAIZ(NÚMERO)

ABS

Devuelve el valor absoluto de un número.

Sintaxis: =ABS(VALOR)

SIGNO

Devuelve 1 si el número es positivo, -1 si es negativo y 0 si el número es cero.

Sintaxis: =SIGNO(NÚMERO)

NUMERO.ROMANO

Devuelve el número romano de un valor.

Sintaxis: =NUMERO.ROMANO(NÚMERO;[FORMA])

REDONDEAR

Redondea un número a un número de decimales especificado.

Sintaxis: =REDONDEAR(NÚMERO;NÚM decimales)

REDONDEAR.MAS

Redondea un número hacia arriba, en dirección contraria a cero.

Sintaxis: =REDONDEAR.MAS(NÚMERO;NÚM decimales)

REDONDEAR.MENOS

Redondea un número hacia abajo, en dirección hacia cero.

Sintaxis: =REDONDEAR.MENOS(NÚMERO;NÚM decimales)

REDONDEA.PAR

Redondea un valor al siguiente entero par. Los positivos se redondean hacia arriba y los negativos se redondean hacia abajo (busca el siguiente PAR mayor).

Sintaxis: =REDONDEA.PAR(NÚMERO)

REDONDEA.IMPAR

Redondea un valor al siguiente entero impar. Los positivos se redondean hacia arriba y los negativos se redondean hacia abajo (busca el siguiente IMPAR mayor).

Sintaxis: =REDONDEA.IMPAR(NÚMERO)

TRUNCAR

Corta un número en los decimales indicados, NO redondea.

Sintaxis: =TRUNCAR(VALOR;DECIMALES)

MULTIPLO.SUPERIOR

Redondea hacia arriba, al siguiente múltiplo del argumento "cifra significativa". Valor y cifra significativa deben tener el mismo signo.

Sintaxis: =MULTIPLO.SUPERIOR(VALOR;CIFRA significativa)

MULTIPLO.INFERIOR

Redondea hacia abajo, al anterior múltiplo del argumento "cifra significativa". Valor y cifra significativa deben tener el mismo signo.

Sintaxis: =MULTIPLO.INFERIOR(VALOR;CIFRA significativa)

SUMAR.SI

Suma los valores del ""rango_suma"" que cumplen una condición en el ""rango_criterio"")" Sintaxis: =SUMAR.SI(RANGO;CRITERIO;[RANGO_SUMA])

SUMAPRODUCTO

Devuelve la suma de los productos de los elementos correspondientes de uno o varios rangos o matrices, es decir multiplica elemento por elemento los valores de las matrices dadas y suma todos esos productos para devolver un único resultado.

Sintaxis: =SUMAPRODUCTO(MATRIZ1;[MATRIZ2];[MATRIZ3];...)

➢ Dentro de la función SUMAPRODUCTO o en fórmulas matriciales los operadores “*” y “+” actúan como las funciones “Y” y “O” respectivamente.

➢ Una función matricial es una fórmula que calcula sobre varios valores a la vez, operando con matrices y pudiendo devolver uno o varios resultados mediante desbordamiento.

Funciones Estadísticas

MAX

Devuelve el valor máximo de un conjunto de valores.

Sintaxis: =MAX(NÚMERO1;[NÚMERO2]...)

MAX.SI.CONJUNTO

Devuelve el valor máximo entre celdas especificado por un determinado conjunto de condiciones o criterios.

Sintaxis:

=MAX.SI.CONJUNTO(RANGO_MAX;RANGO_CRIETRIO1;CRITERIO1;[RANGO_CRITERIO2];[CRITERIO2] ...)

MIN

Devuelve el valor mínimo de un conjunto de valores.

Sintaxis: =MIN(NÚMERO1;[NÚMERO2]...)

MIN.SI.CONJUNTO

Devuelve el valor mínimo entre celdas especificado por un determinado conjunto de condiciones o criterios.

Sintaxis:

=MIN.SI.CONJUNTO(RANGO_MAX;RANGO_CRIETRIO1;CRITERIO1;[RANGO_CRITERIO2;CRITERIO2]...)

CONTAR

Cuenta el número de celdas que contienen números.

Sintaxis: =CONTAR(RANGO)

CONTARA

Cuenta el número de celdas rellenas en un rango.

Sintaxis: =CONTARA(RANGO)

CONTAR.BLANCO

Cuenta el número de celdas vacías de un rango.

Sintaxis: =CONTAR.BLANCO(RANGO)

CONTAR.SI

Cuenta el nº de celdas de un rango que cumplen un criterio.

Sintaxis: =CONTAR.SI(RANGO;CRITERIO)

CONTAR.SI.CONJUNTO

Cuenta el nº de celdas de un rango que cumplen varios criterios.

Sintaxis:

=CONTAR.SI.CONJUNTO(RANGO_CRITERIO1;CRITERIO1;[RANGO_CRITERIO2;CRITERIO2]...)

MODA.UNO

Encuentra el número que más se repite en un rango.

Sintaxis: =MODA.UNO(NÚMERO1;[NÚMERO2]...)

K.ESIMO.MAYOR

Devuelve el número que está en la posición k más alto.

Sintaxis: =K.ESIMO.MAYOR(MATRIZ;K)

K.ESIMO.MENOR

Devuelve el número que está en la posición k más bajo.

Sintaxis: =K.ESIMO.MENOR(MATRIZ;K)

PROMEDIO

Devuelve la media aritmética de un rango.

Sintaxis: =PROMEDIO(NÚMERO1;[NÚMERO2]...)

PROMEDIO.SI

Devuelve la media aritmética de un rango que cumpla una condición.

Sintaxis: =PROMEDIO.SI(RANGO;CRITERIO;[RANGO_PROMEDIO])

PROMEDIO.SI.CONJUNTO

Devuelve la media aritmética de un rango que cumpla una condición.

Sintaxis:

=PROMEDIO.SI.CONJUNTO(RANGO_PROMEDIO;RANGO_CRITERIO1;CRITERIO1;[RANGO_CRITERIO 2;criterio2]...)

MEDIANA

Devuelve la cifra que se encuentra en la mitad de un rango.

Sintaxis: =MEDIANA(NÚMERO1;[NÚMERO2]...)

VAR.S

Calcula la varianza de una muestra.

Sintaxis: =VAR.S(NÚMERO1;[NÚMERO2]...)

DESVEST.M

Calcula la desviación estándar de una muestra.

Sintaxis: =DESVEST.M(NÚMERO1;[NÚMERO2]...)

JERARQUIA.EQV

Devuelve la jerarquía de un número en una lista de números.

Sintaxis: =JERARQUIA.EQV(NÚMERO;REFERENCIA;[ORDEN])

MODA.VARIOS

Devuelve las modas de un rango en forma de matriz.

SINTAXIS:=MODA.VARIOS(NÚMERO1;[NÚMERO2]...)

Funciones de Búsqueda y Referencia

COINCIDIR

Devuelve la posición en la que se encuentra un valor dentro de una columna o fila.

Sintaxis: =COINCIDIR(VALOR_BUSCADO;MATRIZ_BUSCADA;[TIPO de coincidencia])

− Los tipos de coincidencia pueden ser: 0 (coincidencia exacta), 1 (menor que) o -1 (mayor que).

COINCIDIRX

Busca un valor dentro de una matriz o rango y devuelve la posición relativa donde se encuentra ese valor.

Sintaxis =COINCIDIRX(VALOR_BUSCADO;MATRIZ_BUSCADA;[SI_NO_ENCONTRADO];[MODO_DE_COINCIDE ncia];[modo_de_búsqueda])

− El campo "si no encontrado" permite elegir un valor personalizado.

− El campo "modo de coincidencia" permite elegir entre: 0, -1, 1, 2 y 3.

o 0 → Coincidencia exacta. Si no encuentra, devuelve error o el valor alternativo.

o -1 → Coincidencia exacta o siguiente menor.

o 1 → Coincidencia exacta o siguiente mayor.

o 2 → Coincidencia con comodines (?, *, ~).

o 3 → Coincidencia de regex. Busca coincidencias basadas en patrones avanzados.

El modo regex es como el de comodines, pero usando patrones avanzados y mucho más potentes.

− El campo “modo de búsqueda” permite elegir entre 1, -1, 2 y -2.

o Busca de arriba hacia abajo o de izquierda a derecha, es la búsqueda por defecto, de este modo se encuentra la primera coincidencia.

o Busca de abajo hacia arriba o de derecha a izquierda, de este modo encuentra la última coincidencia.

o Búsqueda binaria ascendente (sólo si los datos están ordenados de menor a mayor).

o Búsqueda binaria descendente (sólo si los datos están ordenados de mayor a menor).

INDICE

Devuelve el contenido de una celda que se encuentra en una posición dentro de una columna.

Sintaxis: =INDICE(MATRIZ;NÚM_FILA;[NÚM_COLUMNA])

ELEGIR

Devuelve el valor de una lista de argumentos de valores.

Sintaxis: =ELEGIR(NÚM_ÍNDICE;VALOR1;[VALOR2];...[VALOR254])

− La función elegir admite hasta 254 valores.

− La función ELEGIR no admite la selección de rangos.

DESREF

Devuelve una referencia a un rango que es un número especificado de filas y columnas de una referencia dada, en formato matricial.

Sintaxis: =DESREF(REF;FILAS;COLUMNAS;[ALTO];[ANCHO])

No es necesario pulsar Ctrl + Mayus + Intro para ejecutar esta función.

BUSCAR

Busca un valor en una columna o fila (vector de comparación) y devuelve el valor que ocupa la misma posición en el vector de resultado.

Sintaxis: =BUSCAR(VALOR_BUSCADO;VECTOR_COMPARACIÓN;[VECTOR_RESULTADO])

− Para que la función BUSCAR haga la búsqueda correcta los datos deben estar ordenados.

BUSCARV

Busca un valor en una tabla y devuelve otro. Realiza la búsqueda en columna.

Sintaxis: =BUSCARV(VALOR_BUSCADO;MATRIZ_TABLA;INDICADOR_COLUMNAS;[RANGO])

− El campo rango nos ofrece dos opciones Verdadero (coincidencia aproximada)

o Falso (coincidencia exacta).

− El valor de búsqueda debe estar siempre en la primera columna.

BUSCARH

Busca un valor en una tabla y devuelve otro. Realiza la búsqueda en fila.

Sintaxis: =BUSCARH(VALOR_BUSCADO;MATRIZ_TABLA;INDICADOR_FILAS;[ORDENADO])

− El campo ordenado nos ofrece dos opciones Verdadero (coincidencia aproximada) o Falso (coincidencia exacta).

− El valor de búsqueda debe estar siempre en la primera fila.

BUSCARX

Localiza un valor en un rango y devuelve otro valor de la misma fila o columna, permitiendo búsquedas en cualquier dirección y ofreciendo coincidencia exacta o aproximada. Permite asignar un valor personalizado en caso de no encontrar coincidencias.

Sintaxis:

=BUSCARX(VALOR_BUSCADO;MATRIZ_BUSCADA;MATRIZ_DEVUELTA;[SI_NO_SE_ENCUENTRA];[M odo_de_coincidencia];[modo_de_búsqueda])

− El campo "matriz devuelta" permite el desbordamiento.

− El campo "si no se encuentra" permite elegir un valor personalizado.

− El campo "modo de coincidencia" permite elegir entre: 0, -1, 1, 2 y 3.

o 0 → Coincidencia exacta. Si no encuentra, devuelve error o el valor alternativo.

o -1 → Coincidencia exacta o siguiente menor.

o 1 → Coincidencia exacta o siguiente mayor.

o 2 → Coincidencia con comodines (?, *, ~).

o 3 → Coincidencia de regex. Busca coincidencias basadas en patrones avanzados.

El modo regex es como el de comodines, pero usando patrones avanzados y mucho más potentes.

− El campo “modo de búsqueda” permite elegir entre 1, -1, 2 y -2.

o Busca de arriba hacia abajo o de izquierda a derecha, es la búsqueda por defecto, de este modo se encuentra la primera coincidencia.

o Busca de abajo hacia arriba o de derecha a izquierda, de este modo encuentra la última coincidencia.

o Búsqueda binaria ascendente (sólo si los datos están ordenados de menor a mayor).

o Búsqueda binaria descendente (sólo si los datos están ordenados de mayor a menor).

FILTRAR

Filtra un rango y ofrece el resultado en forma de matriz.

Sintaxis: =FILTRAR(MATRIZ;INCLUYE;[SI_VACÍO])

No es necesario pulsar Ctrl + Mayus + Intro para ejecutar esta función.

ORDENAR

Ordena un rango y ofrece el resultado en forma de matriz.

Sintaxis: =ORDENAR(MATRIZ;[ORDENAR_ÍNDICE];[CRITERIO_ORDENACIÓN];[POR col])

No es necesario pulsar Ctrl + Mayus + Intro para ejecutar esta función.

Funciones de Texto

CONCAT (&)

Combina el texto de varios rangos o cadenas. No ofrece delimitadores.

Sintaxis: =CONCAT(ARG1;ARG2;...)

UNIRCADENAS

Combina el texto de varios rangos o cadenas. Ofrece delimitadores.

Sintaxis: =UNIRCADENAS(DELIMITADOR;IGNORAR_VACÍAS;TEXTO1;[TEXTO2];...)

ENCONTRAR

Localiza la posición de un texto dentro de otro. Distingue MAYUS/MINUS.

Sintaxis: =ENCONTRAR(TEXTO_BUSCADO;DENTRO_DEL_TEXTO;[NÚM_INICIAL])

HALLAR

Localiza la posición de un texto dentro de otro. No distingue MAYUS/MINUS.

Sintaxis: =HALLAR(TEXTO_BUSCADO;DENTRO_DEL_TEXTO;[NÚM_INICIAL])

IZQUIERDA

Extrae desde la izquierda un nº determinado de caracteres.

Sintaxis: =IZQUIERDA(TEXTO;[NÚMERO_DE_CARACTERES])

DERECHA

Extrae desde la derecha un nº determinado de caracteres.

Sintaxis: =DERECHA(TEXTO;[NÚMERO_DE_CARACTERES])

EXTRAE

Extrae la parte central de un texto. Comprende espacios.

Sintaxis: =EXTRAE(TEXTO;POSICIÓN_INICIAL;NÚMERO_DE_CARACTERES)

VALOR

Convierte un valor de texto en un valor numérico.

Sintaxis: =VALOR(TEXTO)

SUSTITUIR

Sustituye unos caracteres por otros en todo el contenido de un texto. Distingue MAYUS/MINUS.

Sintaxis: =SUSTITUIR(TEXTO;TEXTO_ORIGINAL;TEXTO_NUEVO;[NÚM_DE_REPETICIONES])

REEMPLAZAR

Sustituye un trozo por otro trozo dentro de un texto.

Sintaxis: =REEMPLAZAR(TEXTO_ORIGINAL;NÚM_INICIAL;NÚM_DE_CARACTERES;TEXTO_NUEVO)

LARGO

Indica el número de caracteres dentro de una celda.

Sintaxis: =LARGO(TEXTO)

MAYUS

Convierte a mayúsculas un texto.

Sintaxis: =MAYUSC(TEXTO)

MINUS

Convierte a minúsculas un texto.

Sintaxis: =MINUSC(TEXTO)

NOMPROPIO

Convierte a mayúsculas la primera letra de cada texto.

Sintaxis: =NOMPROPIO(TEXTO)

REPETIR

Repite un valor un número de veces determinado.

Sintaxis: =REPETIR(TEXTO;NÚM_DE_VECES)

TEXTO

Aplica un determinado formato a un valor.

Sintaxis: =TEXTO(VALOR;FORMATO)

Funciones de Fecha y Hora

HOY

Devuelve la fecha actual. No tiene argumentos.

Sintaxis: =HOY()

AHORA

Devuelve la fecha y la hora actuales. No tiene argumentos.

Sintaxis: =AHORA()

DIA

Devuelve el día del mes de una fecha o un número de serie.

Sintaxis: =DIA(NÚM_DE_SERIE)

DIASEM

Devuelve el día de la semana que corresponde a una fecha como número del 1 al 7. En europa el tipo será 2.

Sintaxis: =DIASEM(NÚM_DE_SERIE;[TIPO])

DIA.LAB

Calcula una fecha final después de sumar a una fecha inicial un nº de días laborables.

Sintaxis: =DIA.LAB(FECHA_INICIAL;DÍAS;[VACACIONES])

DIAS.LAB

Calcula los días laborables entre dos fechas quitando los sábados, domingos y un rango de fechas festivas.

Sintaxis: =DIAS.LAB(FECHA_INICIAL;FECHA_FINAL_[VACACIONES])

DIA.LAB.INTL

Calcula una fecha final después de sumar a una fecha inicial un nº de días laborables.

No cuenta los días que se decidan en el argumento "fin de semana" ni un rango de fechas festivas.

Sintaxis: =DIA.LAB.INTL(FECHA_INICIAL;DÍAS;[FIN_DE_SEMANA];[DÍAS_NO_LABORABLES])

DIAS.LAB.INTL

Calcula los días laborables entre dos fechas quitando los días que se deciden en el argumento "fin de semana" y un rango de fechas festivas.

Sintaxis:

=DIAS.LAB.INTL(FECHA_INICIAL;FECHA_FINAL;[FIN_DE_SEMANA];[DÍAS_NO_LABORABLES])

MES

Devuelve el mes de una fecha.

Sintaxis: =MES(NÚM_DE_SERIE)

AÑO

Devuelve el año de una fecha.

Sintaxis: =AÑO(NÚM_DE_SERIE)

FECHA

Devuelve el número de serie correspondiente a una fecha determinada.

Sintaxis: =FECHA(AÑO;MES;DÍA)

FRAC.AÑO

Devuelve la fracción de año entre dos fechas.

Sintaxis: =FRAC.AÑO(FECHA_INICIAL_FECHA_FINAL;[BASE])

SIFECHA

Calcula el tiempo transcurrido entre dos fechas expresado en la unidad indicada en el argumento formato Sintaxis: =SIFECHA(FECHA inicio;fecha final;"formato")

El argumento "formato" contiene las siguientes opciones:

"Y": años "M": meses "D": días "YM": meses quitando años completos "MD": días quitando meses completos HORA Devuelve la hora de una serie.

Sintaxis: =HORA(NÚM_DE_SERIE)

MINUTO

Devuelve los minutos de una serie.

Sintaxis: =MINUTO(NÚM_DE_SERIE)

SEGUNDO

Devuelve los segundos de una serie.

Sintaxis: =SEGUNDO(NÚM_DE_SERIE)

Funciones lógicas

SI

Condicional que realiza una comparación y devuelve un resultado en caso de ser VERDADERO y otro en caso de ser FALSO.

Sintaxis: =SI(PRUEBA_LÓGICA;[VALOR_SI_VERDADERO];[VALOR_SI_FALSO])

O

Devuelve un valor vardadero o uno falso evaluando las expresiones lógicas y considerando si alguno de los datos coincide con el valor lógico.

Sintaxis: =O(valor_lógico1;[valor_lógico2];...)

Y

Devuelve un valor vardadero o uno falso evaluando las expresiones lógicas y considerando si todos los datos coinciden con el valor lógico.

Sintaxis: =Y(valor_lógico1;[valor_lógico];...)

SI.ERROR

Evalúa si una fórmula contiene un error, si lo contiene devolverá un valor especificado y si no lo contiene el valor de la fórmula.

Sintaxis: =SI.ERROR(VALOR;VALOR_SI_ERROR)

SI.CONJUNTO

Comprueba si se cumplen una o varias condiciones y devuelve un valor que corresponde a la primera condición Sintaxis:

=SI.CONJUNTO(PRUEBA_LÓGICA1;VALOR_SI_VERDADERO1;[PRUEBA_LÓGICA2;VALOR_SI_VERDAD ero2];...)

CAMBIAR

Evalúa un valor (llamado “la expresión") comparándolo con una lista de valores y devuelve el resultado correspondiente al primer valor coincidente. Si no hay ninguna coincidencia, puede devolverse un valor predeterminado opcional.

Sintaxis:

=CAMBIAR(EXPRESIÓN;VALOR1;RESULTADO1[PREDETERMINADO_O_VALOR2;RESULTADO2]...)

SI.ND

Evalúa si una fórmula contiene el error #N/D, si lo contiene devolverá un valor especificado y si no lo contiene el valor de la fórmula.

Sintaxis: =SI.ND(VALOR;VALOR_SI_ND)

Funciones Financieras

PAGO

Calcula la mensualidad de un préstamo.

Sintaxis: =PAGO(TASA;NPER;VA;[VF];[TIPO])

PAGOINT

Calcula la parte de interés de una mensualidad en un periodo determinado.

Sintaxis: =PAGOINT(TASA;PERIODO;NPER;VA;[VF];[TIPO])

PAGOPRIN

Calcula la parte de capital de una mensualidad en un periodo determinado.

Sintaxis: =PAGOPRIN(TASA;PERIODO;NPER;VA;[VF];[TIPO])

Funciones de Información

ESNUMERO

Devuelve Verdadero en caso de que la celda referenciada contenga información de tipo numérico. En caso contrario devolverá Falso.

Sintaxis: =ESNUMERO(VALOR)

ESTEXTO

Devuelve Verdadero en caso de que la celda referenciada contenga información de tipo Texto. En caso contrario devolverá Falso.

Sintaxis: =ESTEXTO(VALOR)

ESNOTEXTO

Devuelve Verdadero en caso de que la celda referenciada no contenga información de tipo Texto. En caso contrario devolverá Falso.

Sintaxis: =ESNOTEXTO(VALOR)

ESBLANCO

Devuelve Verdadero en caso de que la celda referenciada esté vacía. En caso contrario devolverá Falso.

Sintaxis: =ESBLANCO(VALOR)

ESFORMULA

Devuelve Verdadero en caso de que la celda referenciada contenga cualquier tipo de fórmula. En caso contrario devolverá Falso.

Sintaxis: =ESFORMULA(VALOR)

ES.PAR

Devuelve Verdadero en caso de que la celda referenciada par. En caso contrario devolverá Falso.

Sintaxis: =ES.PAR(NÚMERO)

ES.IMPAR

Devuelve Verdadero en caso de que la celda referenciada impar. En caso contrario devolverá Falso.

Sintaxis: =ES.IMPAR(NÚMERO)

ESERROR

Devuelve Verdadero en caso de que la celda referenciada contenga cualquier tipo de error. En caso contrario devolverá Falso.

Sintaxis: =ESERROR(NÚMERO)

ESERR

Devuelve Verdadero en caso de que la celda referenciada contenga cualquier tipo de error excepto #N/A. En caso contrario devolverá Falso.

Sintaxis: =ESERR(NÚMERO)

Funciones de Base de Datos

BDSUMA

Suma las celdas rellenas que haya en una "columna" de los registros que coinciden con las condiciones especificadas en el "rango de criterios".

Sintaxis: =BDSUMA(BASE_DE_DATOS;NOMBRE_DE_CAMPO;CRITERIOS)

BDCONTAR

Cuenta las celdas numéricas que haya en una "columna" de los registros que coinciden con las condiciones especificadas en el "rango de criterios".

Sintaxis: =BDCONTAR(BASE_DE_DATOS;NOMBRE_DE_CAMPO;CRITERIOS)

BDCONTARA

Cuenta las celdas rellenas que haya en una "columna" de los registros que coinciden con las condiciones especificadas en el "rango de criterios".

Sintaxis: =BDCONTARA(BASE_DE_DATOS;NOMBRE_DE_CAMPO;CRITERIOS)

BDMAX

Devuelve la cantidad mayor que haya en una "columna" de los registros que coinciden con las condiciones especificadas en el "rango de criterios".

Sintaxis: =BDMAX(BASE_DE_DATOS;NOMBRE_DE_CAMPO;CRITERIOS)

BDMIN

Devuelve la cantidad menor que haya en una "columna" de los registros que coinciden con las condiciones especificadas en el "rango de criterios".

Sintaxis: =BDMIN(BASE_DE_DATOS;NOMBRE_DE_CAMPO;CRITERIOS)

BDPROMEDIO

Devuelve la media de los valores que haya en una "columna" de los registros que coinciden con las condiciones especificadas en el "rango de criterios".

Sintaxis: =BDPROMEDIO(BASE_DE_DATOS;NOMBRE_DE_CAMPO;CRITERIOS)

BDPRODUCTO

Multiplica los valores que haya en una "columna" de los registros que coinciden con las condiciones especificadas en el "rango de criterios".

Sintaxis: =BDPRODUCTO(BASE_DE_DATOS;NOMBRE_DE_CAMPO;CRITERIOS)

➢ Funciones anidadas Las funciones anidadas son aquellas funciones que están contenidas por completo dentro de una función principal. Dicho de otro modo, una agrupación de una o más funciones en Excel, que se jerarquizan para desarrollar una determinada tarea. Por ejemplo, en la fórmula: =INDICE(A1:A15;COINCIDIR(MAX(C8:C15);C8:C15;0))

INDICE: Es la Función principal, el paréntesis se abre, pero no se cierra.

COINCIDIR: Está dentro de INDICE, se convierte en uno de sus argumentos.

MAX: Está dentro de COINCIDIR, se convierte en su primer argumento, y una vez realizada la operación el paréntesis se cierra.

MAX averigua el argumento que le falta a COINCIDIR y coincidir averigua el argumento que le falta a INDICE, una vez completada la sintaxis se cierran tantos paréntesis como tengamos abiertos.

Sin embargo, en la fórmula: =SUMA(A1:A11)/SUMA(B1:B11) ninguna de las funciones actúa como función principal, es una fórmula constituida por dos funciones.

➢ Notación relativa Excel nos ofrece otras formas de designar las celdas; el llamado sistema F1C1, mediante el cual las filas están representadas con F y las columnas con C. En algunos estamentos este estilo de notación F1C1, se nombra como R1C1 por sus siglas en INGLÉS (ROW:FILA, COLUMN:COLUMNA)

Para cambiar el estilo de notación seguiremos esta ruta: Archivo > Opciones > Fórmulas > Estilo de referencia F1C1.

El estilo de referencia F1C1 es útil para calcular las posiciones de fila y columna en macros. En el estilo F1C1, Excel indica la ubicación de una celda con una "F" seguida de un número de fila y una "C" seguida de un número de columna.

➢ Fórmulas con notación relativa Cuando usamos la notación relativa la fila y la columna en la que radica la celda a la que se apunta se especifica según su posición relativa con respecto a la celda en la que se está escribiendo. Es decir, se indica cuantas filas por encima o por debajo está y cuantas columnas a la izquierda o a la derecha se encuentra.

Los números positivos indican por debajo si se trata de filas y a la derecha si se trata de columnas, entre corchetes.

Los números negativos indican por encima cuando se trata de filas y a la izquierda cuando se trata de columnas, entre corchetes.

F [-]

C [-]

C [+]

F [+]

Al copiar una fórmula con notación relativa, al contrario de lo que sucede con una fórmula de notación normal, las referencias relativas varían ya que dichas referencias dependen de la posición de la celda en la que se encuentra la fórmula.

Se pueden hacer referencias absolutas o mixtas con la notación relativa.

Al pulsar una vez sobre F4 desaparecen los indicadores de posición puesto que estamos indicando que esa referencia no se va a mover.

Absoluta

Si pulsamos dos veces desaparece el indicador de posición de la fila y si pulsamos tres veces desaparecerá el indicador de posición de la columna.

Mixta a Columna

Mixta a Fila

Como siempre al pulsar cuatro veces volvemos a la referencia relativa.

Las referencias a hojas, libros o 3D, son exactamente iguales excepto en el tipo de notación.

=NUEVAHOJA!F[1]C[1] =[NUEVOLIBRO]HOJA1!F[1]C[1] =’HOJA1:HOJA15’!F[1]C[1] Las fórmulas y funciones se utilizan de la misma manera que cuando las hacemos con una notación tradicional, solo debemos acostumbramos a las referencias de la notación.

30. Tipos de errores

Es posible que nos equivoquemos al introducir los valores requeridos de una fórmula o función siendo imposible realizar el cálculo; ante estos casos Excel puede mostrar algunos de los siguientes valores en la celda:

El conocimiento de cada uno de estos errores nos permitirá conocer su origen y solucionarlo.

#¿NOMBRE? − Este error se produce cuando Excel no reconoce el texto de la fórmula introducida en la celda, bien sea porque no está bien escrita la fórmula o porque no existe.

#¡VALOR! − Este tipo de error se produce cuando introducimos en nuestras fórmulas o funciones algún elemento erróneo como espacios, caracteres o texto en fórmulas que requieren números.

#¡NUM! − Este error se produce cuando el cálculo es imposible, sea cual sea la causa, o la cifra del resultado es demasiado alta.

#¡DIV/0! − Este error se produce cuando Excel detecta que se ha realizado un cálculo de un número dividido entre 0 o por una celda que no contiene ningún valor.

#¡REF! − Este error se produce cuando Excel detecta el uso de una función o de un cálculo con referencias de celdas no válidas.

#¡NULO! − Sucede cuando Excel no puede determinar el rango especificado.

Usualmente es porque se utilizó un operador de referencia incorrecto o directamente no está.

#N/D (#N/A) − Valor no disponible. Este error se genera en las hojas de cálculo de Excel cuando se utilizan funciones de búsqueda o coincidencia de datos los cuales no se existen en el rango de búsqueda especificado.

ERRORES EN MATRICES DINÁMICAS Y FUNCIONES AVANZADAS #CALC! −

Indica que Excel ha encontrado un problema interno de cálculo al evaluar una fórmula. Es más habitual con las funciones FILTRAR, REDUCIR O ESCANEAR y en funciones LAMBDA #DESBORDAMIENTO! − Aparece cuando una fórmula que debería desbordar (spill) no puede expandirse porque algo bloquea el rango donde debería caer.

#¡CAMPO! − Aparece cuando intentas acceder a un campo que no existe dentro de un tipo de datos estructurado.

#OBTENIENDO_DATOS − No es un error de fórmula. Es un estado temporal, un mensaje que Excel muestra mientras intenta actualizar datos externos al conectarse por ejemplo a Power Query, tablas vinculadas, etc.., también aparece cuando se está descargando información desde la nube o procesando un libro muy extenso.

Estéticamente parece un error porque se muestra en la celda igual que un error.

• Power Query es una herramienta integrada en Excel que sirve para importar, limpiar, transformar y combinar datos de forma automática.

tareas repetitivas y pesadas: quitar duplicados, cambiar formatos, unir tablas, dividir columnas, conectar con archivos externos, etc. Todo queda automatizado: si cambian los datos de origen, solo pulsas Actualizar y Excel rehace todo el proceso sin que tengas que repetirlo.

Power Query está en Excel 365 dentro de Datos, en el grupo “Obtener y transformar datos”.

#BUSCANDO_DATOS Y #ACTUALIZANDO... Son errores similares al anterior pero aún menos frecuentes.

#¡BLOQUEADO! − Aparece cuando una fórmula no puede calcularse porque depende de otra fórmula que está bloqueada por un problema de desbordamiento. Por ejemplo, cuando tratamos de realizar una operación con una referencia circular o con una celda que previamente ha dado un error #DESBORDAMIENTO!, por lo tanto, este error nunca irá “en solitario”, depende de un error previo.

➢ Una referencia circular es una situación en la que una fórmula se refiere directa o indirectamente a sí misma, impidiendo que Excel pueda calcularla. No es un error de fórmula, sino un aviso.

#¡VINCULO! − Aparece cuando Excel encuentra problemas con datos externos o conexiones rotas.

31. Personalización del entorno de trabajo

Las pestañas de la cinta de opciones pueden estar disponibles o no. La cinta tiene un comportamiento que podríamos definir como “Inteligente”, esto consiste en mostrar determinadas pestañas solo cuando son útiles; de esta manera el usuario no tendrá que soportar una gran cantidad de opciones.

Por ejemplo, cuando hacemos un gráfico estadístico, si hacemos clic en él, se harán visibles las fichas relativas al trabajo con los gráficos.

Disponemos de unas opciones de personalización que nos permiten gestionar las opciones de las pestañas (fichas):

o Añadir opciones a las pestañas ya existentes.

o Activar o desactivar fichas que no usemos.

o Crear una nueva pestaña personalizada.

Estas funciones permiten una mayor comodidad a la hora de trabajar, pero si queremos Ocultar o inhabilitar alguna de ficha de forma manual, podremos hacerlo desde el menú Archivo / Opciones / Personalizar Cinta de opciones.

También podemos hacer clic con el botón derecho sobre una pestaña y elegimos la opción Personalizar la cinta de opciones.

Las listas desplegables que vemos en la parte superior sirven para elegir los Comandos disponibles que podemos incluir en las fichas, y qué fichas queremos modificar.

• Comandos disponibles: podremos elegir entre los más utilizados, los que no están disponibles, etc.
• Personalizar la cinta: nos permite elegir si queremos cambiar ente las fichas principales o las de herramientas.

Al cambiar los valores en los desplegables, los cuadros que muestran la lista de comandos o fichas cambiarán.

Veamos los usos de los botones que aparecen en la ventana.

• Nueva Pestaña. Nos permite crear una ficha personalizada, al mismo nivel que las principales como inicio, insertar, etc.
• Nuevo Grupo. Permite crear una sección dentro de la ficha existente.
• Cambiar Nombre. Modificar el nombre de la ficha o grupo seleccionada.
• Restablecer. Recuperar el aspecto estándar de Microsoft Excel.
• Botones de flechas. Ordenar las pestañas, subiendo o bajándolas.
• Agregar o Quitar. Incluir o eliminar un botón o comando en las fichas.

Adicionalmente podemos configurar el Fondo y el Tema de Office desde la Ficha Archivo > Cuenta.

Si usamos la opción de cambiar el “Fondo de Office” tendremos una lista donde elegir entre varias opciones ya configuradas.

Lo que se modifica al realizar cambios es la apariencia de la parte superior de la ventana.

Si usamos la opción “Tema de Office” tendremos igualmente una serie de opciones entre las que elegir.

En este caso cambiará la gama de colores de fondo, el contraste con los colores del tema, textos, etc.