Tema 14: Almacenamiento, organización y preparación de pedidos

1.1. Almacén y almacenamiento

El almacén es el espacio organizado destinado a recibir, comprobar, conservar, localizar, custodiar y suministrar mercancías. No es un simple lugar de depósito: debe permitir conocer qué productos existen, en qué cantidad, dónde se encuentran, en qué estado están y cuándo deben utilizarse o reponerse.

El almacenamiento es el conjunto de operaciones mediante las que los productos se colocan y conservan de forma ordenada, segura e identificable hasta su salida. Incluye la elección de la ubicación, la protección frente a deterioros, el control de existencias y la separación de productos incompatibles.

1.2. Organización y preparación de pedidos

La organización del almacén comprende la distribución de zonas, pasillos y ubicaciones; la clasificación y codificación de los artículos; la señalización; la aplicación de criterios de rotación; y la asignación de medios humanos y materiales. Una buena organización reduce desplazamientos, errores, accidentes, pérdidas y caducidades.

La preparación de pedidos es el conjunto de operaciones destinadas a reunir los artículos y cantidades solicitados, comprobarlos, acondicionarlos y ponerlos a disposición de la unidad destinataria. En logística se denomina también picking a la recogida de unidades desde sus ubicaciones para formar un pedido.

Principio básico

Cada producto debe tener una ubicación definida y cada ubicación debe estar identificada. Los artículos no se dejarán de forma provisional en pasillos, delante de equipos de emergencia o en lugares no autorizados.

2.1. Criterios generales de clasificación

Clasificar permite decidir dónde y cómo almacenar. Los criterios más útiles son la naturaleza del producto, su estado físico, peligrosidad, condiciones de conservación, fecha de duración, rotación, peso, volumen y fragilidad. Un mismo artículo puede pertenecer simultáneamente a varias categorías.

2.2. Productos de limpieza

En esta familia se incluyen detergentes, desengrasantes, limpiadores, desinfectantes, lejías, ácidos desincrustantes, productos para superficies, jabón, papel, bolsas, útiles y consumibles. Algunos no están clasificados como peligrosos; otros presentan pictogramas y frases de peligro que condicionan su almacenamiento.

• Productos líquidos: riesgo de fuga, derrame y contaminación de otros artículos.

• Productos corrosivos: pueden dañar piel, ojos, envases, estanterías y otros materiales.

• Inflamables o aerosoles: deben mantenerse alejados de calor, chispas y llamas.

• Productos incompatibles: no deben almacenarse juntos cuando una mezcla accidental pueda producir gases, calor o reacciones peligrosas.

• Material absorbente, papel, bayetas y bolsas: se conservarán secos, limpios y separados de líquidos que puedan deteriorarlos.

2.3. Víveres

Los víveres son alimentos y bebidas destinados al consumo. Su organización debe evitar contaminación, deterioro, plagas y uso después de la fecha aplicable. Se agrupan por condiciones de conservación y por familias compatibles.

Separación obligada por su naturaleza

Los productos de limpieza no se almacenarán junto a víveres, envases alimentarios abiertos ni utensilios destinados a alimentos. La separación debe impedir que un derrame, vapor o error de selección contamine un alimento.

3.1. Zonas funcionales

El diseño debe favorecer un flujo ordenado desde la entrada hasta la salida, evitando cruces entre mercancía recibida, pedidos preparados, devoluciones, residuos y productos no conformes. Las zonas se identificarán mediante rótulos, códigos, marcas de suelo o sistemas informáticos.

3.2. Criterios de ubicación

• Colocar los artículos de alta rotación cerca del área de preparación y a alturas accesibles.

• Situar cargas pesadas en niveles bajos y las ligeras en niveles superiores, sin superar la capacidad de la estantería.

• Reservar cubetos o sistemas de retención para líquidos cuando el riesgo lo requiera.

• Mantener separados los productos incompatibles y las familias que puedan confundirse.

• Evitar exposición directa al sol, fuentes de calor, humedad, condensación o heladas cuando puedan alterar el producto.

• Mantener libres pasillos, salidas, extintores, cuadros eléctricos y equipos de emergencia.

• Disponer las existencias de modo que puedan aplicarse FIFO o FEFO sin mover innecesariamente lotes completos.

3.3. Señalización y nomenclatura de ubicaciones

Una ubicación puede codificarse mediante zona, pasillo, módulo, nivel y hueco. Por ejemplo, L-02-B-03 puede identificar la zona de limpieza, pasillo 2, módulo B, nivel 3. El sistema elegido debe ser sencillo, estable y conocido por todas las personas usuarias del almacén.

Regla de seguridad

Las estanterías deben permanecer estables, ancladas cuando proceda, sin golpes o deformaciones y con indicación de carga si está establecida. Nunca se trepará por ellas ni se utilizarán cajas o palés como escalera.

4.1. Preparación de la recepción

Antes de la llegada se despejará la zona, se comprobará la disponibilidad de medios de descarga y se tendrá acceso al pedido, albarán o relación de suministro. Si existen productos peligrosos o mercancía refrigerada se preparará la ubicación adecuada para evitar permanencias innecesarias en recepción.

4.2. Secuencia de recepción

1. Identificar al proveedor, el pedido y la documentación que acompaña al suministro.

2. Comprobar que el vehículo y la carga no presentan suciedad, humedad, olores, plagas, daños o condiciones incompatibles con el producto.

3. Descargar con el medio adecuado, protegiendo personas, envases y mercancía.

4. Contar unidades y comprobar referencia, formato, cantidad y presentación.

5. Revisar integridad de cajas, precintos, tapones, latas, sacos, envases y palés.

6. En víveres, comprobar fechas, lote, etiquetado, aspecto y temperatura cuando sea aplicable.

7. En productos de limpieza, comprobar etiqueta, pictogramas, fugas y correspondencia con el producto solicitado.

8. Separar inmediatamente cualquier unidad dudosa o no conforme, sin incorporarla al stock disponible.

9. Registrar la entrada y asignar lote, ubicación o código interno.

10. Firmar o validar la recepción dejando constancia de reservas o incidencias.

4.3. Causas habituales de rechazo o inmovilización

5.1. Identificación del artículo

Cada referencia debe identificarse por una denominación inequívoca y, cuando exista, código interno o código de barras. La identificación puede incluir formato, unidad, marca, concentración, lote, fecha y condiciones especiales. Dos artículos parecidos no deben compartir una descripción ambigua.

5.2. Lote y trazabilidad

El lote agrupa unidades producidas o envasadas en condiciones similares y permite localizar su origen y destino. La trazabilidad es la capacidad de seguir el movimiento de un producto mediante registros. En víveres es esencial para retirar un lote afectado; en productos de limpieza facilita identificar formulación, proveedor y ficha de seguridad.

5.3. Ubicación física y registro

Una vez aceptada la mercancía, se registrará la entrada y se colocará en su ubicación. Las nuevas unidades no deben bloquear las antiguas: se reorganizará el frente de la estantería para que el lote que deba salir primero quede accesible. La ubicación física y la registrada deben coincidir.

6.1. Estanterías y almacenamiento en suelo

6.2. Estiba y apilado

Estibar es colocar la mercancía de forma ordenada y estable. Las cajas se apoyarán completamente, sin deformar las inferiores ni crear columnas inclinadas. Se respetarán las flechas de orientación, la indicación de frágil, los límites de apilado y la resistencia del embalaje. Las cargas inestables se reembalarán o sujetarán antes de moverlas.

• No colocar cargas pesadas sobre envases frágiles o deformables.

• No almacenar envases líquidos sobre productos alimentarios o materiales absorbentes.

• No dejar objetos sueltos en bordes de estanterías.

• No superar la altura que permita comprobar y retirar la carga con seguridad.

• No utilizar palés rotas, húmedas, contaminadas o con tablas sobresalientes.

• No apoyar mercancía contra puertas, instalaciones, luminarias o sistemas de ventilación.

6.3. Accesibilidad y ergonomía

Los artículos de uso frecuente deben situarse entre alturas que reduzcan flexiones profundas y alcances por encima de los hombros. El diseño del puesto debe evitar giros con carga, recorridos innecesarios y manipulación manual de pesos o volúmenes que puedan resolverse con carros o transpaletas.

7.1. Envase, etiqueta y ficha de datos de seguridad

Los productos se conservarán en su envase original, cerrado y con la etiqueta legible. La etiqueta informa de la identidad, peligros, pictogramas, consejos de prudencia y datos del proveedor. La ficha de datos de seguridad amplía la información sobre manipulación, almacenamiento, incompatibilidades, vertidos, incendios y protección personal.

Prohibición esencial

No se trasvasarán productos a botellas de agua, bebidas, alimentos u otros recipientes que puedan inducir a error. Los recipientes secundarios autorizados deberán ser compatibles y estar correctamente identificados.

7.2. Segregación por compatibilidad

La separación no debe basarse únicamente en la marca o el uso. Se atenderá a la clasificación y a la ficha de seguridad. Como regla práctica, los ácidos se separan de bases y de productos con hipoclorito; los inflamables se alejan de fuentes de ignición y de comburentes; y los productos que reaccionan con agua se mantienen secos y protegidos.

La segregación se decidirá mediante la clasificación, los pictogramas, las indicaciones de peligro y la ficha de datos de seguridad; no debe basarse únicamente en el nombre comercial o el color del envase.

7.3. Contención y disposición

• Mantener los líquidos en niveles bajos y sobre sistemas de retención cuando proceda.

• Colocar tapones y cierres hacia arriba y comprobar que no existen rezumes.

• No almacenar productos encima de alimentos, ropa de trabajo limpia o absorbentes.

• Conservar separados los envases vacíos contaminados hasta su gestión.

• Mantener disponible el material para pequeños derrames previsto en el procedimiento.

• Limitar el stock a las necesidades reales para reducir riesgos y caducidades.

8.1. Requisitos higiénicos generales

Los víveres deben protegerse de contaminación, suciedad, humedad, sustancias químicas, plagas y temperaturas inadecuadas. El almacén se mantendrá limpio y en buen estado, con superficies que permitan la limpieza y con una organización que facilite inspeccionar todos los productos.

• No colocar alimentos directamente en el suelo ni junto a paredes húmedas.

• Mantener envases cerrados y proteger los productos abiertos en recipientes aptos e identificados.

• Separar alimentos crudos, listos para consumo y productos que puedan contaminarse entre sí cuando corresponda.

• No utilizar cajas de cartón sucias o embalajes exteriores dentro de zonas limpias si el procedimiento lo prohíbe.

• Retirar inmediatamente derrames, envases rotos y alimentos deteriorados.

• Evitar almacenar objetos personales, medicamentos, herramientas o productos no alimentarios en la misma zona.

8.2. Almacén seco

El almacén seco debe mantenerse ventilado, protegido frente a condensación y con control de plagas. Las mercancías se agrupan por familias y se ordenan por fecha. Sacos y cajas se protegen de perforaciones y humedad. Las conservas se revisan para detectar abombamientos, fugas, corrosión intensa o golpes que afecten al cierre.

8.3. Refrigerados y congelados

Los productos se conservarán a la temperatura indicada por la normativa aplicable, el fabricante o el procedimiento del centro. La puerta permanecerá abierta el menor tiempo posible; no se sobrecargará el equipo ni se bloqueará la circulación del aire. Los registros de temperatura se cumplimentarán con la frecuencia establecida.

8.4. Fechas e identificación

La fecha de caducidad se relaciona con la seguridad y no debe superarse. La fecha de consumo preferente se refiere principalmente a la calidad; su gestión se realizará conforme a las instrucciones del centro. Los productos abiertos o fraccionados se identificarán con la información requerida y no se conservarán si se desconoce su origen o fecha de apertura.

9.1. FIFO

FIFO significa first in, first out: primero en entrar, primero en salir. Se utiliza cuando la antigüedad de entrada es el criterio principal. Las unidades nuevas se colocan detrás o debajo de las antiguas, de forma que estas queden accesibles para la próxima salida.

9.2. FEFO

FEFO significa first expired, first out: primero en caducar, primero en salir. Es el criterio prioritario para artículos con distintas fechas de caducidad o consumo preferente, porque un producto recibido después puede vencer antes. La preparación del pedido debe comprobar la fecha, no limitarse a coger el paquete situado delante.

Aplicación práctica

Cuando el producto tenga fecha, se aplica FEFO. Si las fechas son iguales o no existen, se aplica FIFO. El sistema solo funciona si las fechas son visibles y la colocación permite acceder al lote correcto.

10.1. Conceptos de stock

10.2. Registro de movimientos

Toda entrada, salida, devolución, ajuste, deterioro o inmovilización debe reflejarse en el sistema utilizado. El registro puede ser una ficha, hoja de cálculo o aplicación de gestión, pero debe permitir relacionar artículo, cantidad, fecha, usuario, unidad destinataria, lote y ubicación cuando corresponda.

10.3. Inventarios

El inventario es la comprobación de las existencias físicas y su comparación con el registro. Puede ser general, periódico o rotativo por familias. Las diferencias se investigan antes de corregir el dato, porque pueden deberse a errores de recepción, salidas sin registrar, ubicaciones incorrectas, pérdidas, roturas o unidades inmovilizadas.

1. Ordenar y cerrar temporalmente los movimientos de la zona que se va a contar.

2. Contar por referencia, lote, estado y ubicación, sin estimar visualmente.

3. Separar stock disponible, reservado, caducado, dañado o pendiente de decisión.

4. Comparar con el registro y repetir el recuento si existe diferencia.

5. Documentar la causa, aplicar el ajuste autorizado y corregir el origen del error.

10.4. Reposición y prevención de excesos

La reposición debe equilibrar continuidad del suministro y capacidad de almacenamiento. Un exceso aumenta caducidades, deterioros y riesgo químico; un nivel insuficiente provoca roturas de stock. Deben considerarse consumo habitual, variaciones estacionales, plazo del proveedor, espacio y vida útil.

11.1. Orden de pedido

La preparación comienza con una solicitud autorizada que identifique unidad destinataria, artículos, cantidades, fecha y observaciones. No se sustituirá una referencia por otra parecida ni se modificará la cantidad sin autorización, especialmente en productos químicos, dietas especiales o formatos con distinta concentración.

11.2. Métodos de preparación

11.3. Secuencia de picking

1. Leer la orden completa y comprobar que está autorizada y legible.

2. Preparar carro, cajas, recipientes y EPI necesarios.

3. Planificar el recorrido para evitar desplazamientos y cruces innecesarios.

4. Localizar la referencia mediante código y ubicación; no confiar solo en el aspecto del envase.

5. Comprobar nombre, formato, concentración, lote, fecha y estado antes de recoger.

6. Aplicar FEFO o FIFO y retirar la cantidad exacta.

7. Mantener separados productos de limpieza y víveres; usar recipientes o carros diferenciados.

8. Registrar la salida en el momento o mediante el sistema establecido.

9. Trasladar las unidades a la zona de comprobación sin dejarlas en pasillos.

10. Realizar una verificación final independiente de la recogida cuando el procedimiento lo requiera.

11.4. Prevención de errores

• Leer la etiqueta completa y comparar código, no solo color o forma del envase.

• No preparar simultáneamente pedidos que puedan mezclarse sin una separación clara.

• No retirar una unidad sin registrar la salida.

• No utilizar productos inmovilizados, abiertos, sin etiqueta o fuera de fecha.

• Mantener la hoja o documento de pedido junto a los productos preparados hasta su entrega, para poder comprobar en todo momento los artículos, las cantidades y el destino.

• Detener la preparación si existe duda sobre equivalencia, cantidad o destino.

12.1. Acondicionamiento

El pedido se colocará en cajas, bandejas, carros o palés adecuados. Los líquidos se mantendrán verticales y protegidos frente a fugas; los envases frágiles se inmovilizarán; los alimentos se separarán de productos químicos; y los refrigerados o congelados se mantendrán fuera del equipo de frío el tiempo mínimo imprescindible.

12.2. Verificación final

12.3. Entrega y devolución

La entrega se acreditará por el sistema establecido. Las devoluciones no se reincorporarán automáticamente: se comprobarán origen, integridad, fecha, condiciones de conservación y motivo. Un producto que haya salido del control del almacén puede requerir inmovilización, especialmente si es alimento refrigerado, envase abierto o producto químico sin cierre seguro.

13.1. Equipos de uso común

13.2. Manipulación manual

Antes de levantar o mover se valorarán peso, volumen, agarres, estabilidad, recorrido y destino. Se utilizarán ayudas mecánicas siempre que sea posible. La carga se mantendrá próxima al cuerpo, se evitarán giros del tronco y se pedirá ayuda cuando el objeto sea voluminoso, inestable o impida la visión.

• No tirar de un carro pesado si puede empujarse con mayor control y visibilidad.

• No introducir pies o manos bajo una carga suspendida o una palé.

• No transportar recipientes abiertos o envases con fuga.

• No sobrecargar carros ni apilar por encima de una altura estable.

• Usar calzado de seguridad y guantes cuando la evaluación lo determine.

• Comprobar ruedas, frenos, horquillas y estructura antes del uso.

13.3. Circulación interna

Los recorridos deben mantenerse despejados, iluminados y libres de derrames. En cruces, puertas y rampas se reducirá la velocidad. Cuando existan vehículos o carretillas, se respetarán rutas, señalización, prioridades y zonas peatonales. La carga no debe impedir la visión; si la impide, se modificará el método de transporte.

14.1. Programa de limpieza

El almacén debe contar con tareas y frecuencias definidas para suelos, estanterías, cámaras, carros, zonas de recepción y derrames. La limpieza se planificará sin contaminar los productos y utilizando útiles diferenciados. No se pulverizarán productos químicos sobre víveres o envases expuestos.

1. Retirar o proteger la mercancía y señalizar la zona.

2. Eliminar residuos y embalajes que puedan ocultar plagas o provocar caídas.

3. Limpiar de arriba abajo y desde el fondo hacia la salida.

4. Usar el producto adecuado y respetar la ficha de uso.

5. Secar y ventilar antes de reponer mercancía.

6. Registrar anomalías: humedad, corrosión, roturas, fugas o indicios de plagas.

14.2. Orden y residuos

Los embalajes se retirarán con regularidad. No se compactarán bolsas o cajas cuando puedan contener vidrio o productos derramados. Los residuos químicos, envases contaminados y alimentos deteriorados se gestionarán por circuitos diferenciados. La zona de residuos no debe convertirse en una extensión del almacén.

14.3. Prevención y control de plagas

• Mantener puertas, burletes, rejillas y huecos en buen estado.

• Eliminar agua, restos de alimentos y refugios como cartón acumulado.

• Inspeccionar excrementos, insectos, roeduras, envases dañados y olores anormales.

• No mover cebos ni trampas instalados por la empresa de control.

• Inmovilizar los productos potencialmente afectados y comunicar el hallazgo.

• Registrar la incidencia y facilitar el acceso a la empresa especializada.

14.4. Mantenimiento básico de instalaciones

El personal de apoyo puede realizar comprobaciones visuales y comunicar daños: estanterías deformadas, anclajes sueltos, suelos deteriorados, cámaras con hielo, puertas que no cierran, iluminación deficiente o carros averiados. Las reparaciones técnicas y revisiones reglamentarias corresponden a personal cualificado.

15.1. Producto no conforme

Es no conforme el producto que no cumple los requisitos de identificación, cantidad, integridad, fecha, temperatura, calidad o seguridad. Debe etiquetarse o señalizarse y trasladarse a una zona separada para impedir su uso accidental. La decisión de devolver, desechar, reclasificar o aceptar corresponde a la persona autorizada.

15.2. Derrame de producto de limpieza

1. Detener la actividad, aislar la zona y avisar.

2. Identificar el producto sin tocarlo ni olerlo directamente y consultar etiqueta y ficha de seguridad.

3. Colocarse los EPI indicados y eliminar fuentes de ignición si procede y puede hacerse con seguridad.

4. Evitar que alcance desagües, alimentos u otros productos incompatibles.

5. Contener y absorber con el material autorizado; no neutralizar ni mezclar por iniciativa propia.

6. Recoger el residuo en recipiente compatible e identificado.

7. Limpiar, ventilar, reponer material y registrar la incidencia.

15.3. Rotura de envases alimentarios

Se aislará la zona, se retirarán los alimentos contaminados y se recogerán fragmentos con útiles, nunca con las manos. Si existe vidrio, se revisará un área suficiente para asegurar que no quedan partículas. Los productos que hayan estado en contacto con el derrame o cuya integridad no pueda garantizarse se inmovilizarán.

15.4. Fallo de frío o interrupción eléctrica

Se mantendrán cerradas las puertas, se comprobarán alarmas y temperaturas y se avisará de inmediato. No se trasladará ni utilizará el producto salvo instrucción. Se registrarán hora, duración, temperaturas y unidades afectadas para que la persona responsable decida su destino.

15.5. Incendio, humo u olor químico

Se activará el procedimiento de emergencia, se dará la alarma y se evacuará o actuará según el plan. No se intentará extinguir un incendio ni acceder a una zona con vapores si no se dispone de formación, medios y condiciones seguras. La información sobre productos almacenados debe estar disponible para los equipos de emergencia.

16.1. Registros habituales

16.2. Responsabilidades del personal de apoyo

• Recibir, contar, comprobar visualmente y colocar mercancía conforme a instrucciones.

• Mantener orden, limpieza, identificación y rotación de las existencias.

• Preparar y entregar pedidos autorizados con exactitud y registro.

• Controlar fechas, lotes, cantidades y temperaturas cuando esté asignado.

• Utilizar correctamente equipos de manutención para los que esté formado.

• Comunicar de inmediato daños, derrames, diferencias, plagas, fallos de frío o riesgos.

16.3. Límites funcionales

El personal no decide por iniciativa propia la aceptación de productos dudosos, la sustitución de referencias, la neutralización de derrames, la mezcla o trasvase de químicos, la reparación de cámaras o estanterías, la conducción de equipos para los que no esté autorizado, ni el destino final de alimentos o productos inmovilizados. Debe asegurar la zona, conservar la identificación y comunicar la incidencia.

Cierre operativo

Un almacén fiable se basa en cinco controles: producto correcto, cantidad correcta, ubicación correcta, estado correcto y registro correcto. La rapidez nunca debe sustituir a la identificación, la higiene o la seguridad.

• Ley 31/1995, de 8 de noviembre, de Prevención de Riesgos Laborales.

• Real Decreto 486/1997, de 14 de abril, por el que se establecen las disposiciones mínimas de seguridad y salud en los lugares de trabajo.

• Real Decreto 487/1997, de 14 de abril, sobre disposiciones mínimas de seguridad y salud relativas a la manipulación manual de cargas que entrañe riesgos, en particular dorsolumbares, para los trabajadores.

• Real Decreto 374/2001, de 6 de abril, sobre la protección de la salud y seguridad de los trabajadores contra los riesgos relacionados con los agentes químicos durante el trabajo.

• Real Decreto 656/2017, de 23 de junio, por el que se aprueba el Reglamento de almacenamiento de productos químicos y sus instrucciones técnicas complementarias.

• Reglamento (CE) n.º 1272/2008 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 16 de diciembre de 2008, sobre clasificación, etiquetado y envasado de sustancias y mezclas.

• Reglamento (CE) n.° 648/2004 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 31 de marzo de 2004, sobre detergentes.

• Reglamento (CE) n.º 852/2004 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 29 de abril de 2004, relativo a la higiene de los productos alimenticios.

• Ley 17/2011, de 5 de julio, de seguridad alimentaria y nutrición.

• Instituto Nacional de Seguridad y Salud en el Trabajo (INSST). Guía técnica para la evaluación y prevención de los riesgos relativos a la manipulación manual de cargas.

• INSST. Documentación técnica sobre almacenamiento de productos químicos y exposición a agentes químicos.