La Subdirección General de los Archivos Estatales (SGAE)

La norma que fija hoy la posición y las funciones de la Subdirección General de los Archivos Estatales es el Real Decreto 323/2024, de 26 de marzo, por el que se desarrolla la estructura orgánica básica del Ministerio de Cultura, y se modifica el Real Decreto 1009/2023, de 5 de diciembre, por el que se establece la estructura orgánica básica de los departamentos ministeriales.

Fuente: RD 323/2024, texto consolidado — https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2024-6087

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1. Posición orgánica

La SGAE depende de la Dirección General de Patrimonio Cultural y Bellas Artes (art. 5.2.e del RD 323/2024), que a su vez es uno de los órganos directivos que dependen de la Secretaría de Estado de Cultura del Ministerio de Cultura (art. 1.2.a).

Texto del art. 5.2.e):

«La Subdirección General de los Archivos Estatales, a la que corresponde la ejecución de las funciones atribuidas a la Dirección General en los párrafos w), x), y), z), aa) y ab) del apartado 1.»

Es decir, la SGAE no tiene en el real decreto una lista de funciones propia: ejecuta las funciones que el art. 5.1 atribuye a la Dirección General de Patrimonio Cultural y Bellas Artes en los párrafos w) a ab), que son los relativos a archivos. Es la técnica habitual de estos reales decretos de estructura: la Dirección General tiene atribuida la función y la subdirección general la ejecuta.

La propia SGAE se presenta como «la unidad responsable de la gestión de los archivos de titularidad y gestión estatal y, por tanto, de conservar y difundir el patrimonio documental español que albergan», y define su misión como «elaborar, dirigir y coordinar todas aquellas actuaciones encaminadas a la custodia, conservación y difusión del patrimonio documental».

Fuente: RD 323/2024, arts. 1.2 y 5.2.e); Ministerio de Cultura, «La Subdirección General de los Archivos Estatales» — https://www.cultura.gob.es/cultura/archivos/informacion-general/presentacion-aaee/sgae.html

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2. Funciones que ejecuta (art. 5.1, párrafos w a ab, del RD 323/2024)

w) La creación, dotación y fomento de archivos de titularidad estatal, así como la gestión de archivos de titularidad y gestión estatal adscritos al departamento, el ejercicio de las actuaciones inherentes a la titularidad de los archivos estatales gestionados por las comunidades autónomas y el asesoramiento respecto de los archivos de titularidad estatal dependientes de otros ministerios.

x) El fomento de la conservación del patrimonio documental, su protección, promoción y difusión nacional e internacional. La coordinación del Sistema Español de Archivos y el impulso de la cooperación con otras administraciones y entidades públicas o privadas en materia de archivos a través del Consejo de Cooperación Archivística, así como la cooperación con otros países y ámbitos culturales, especialmente con los países de la Unión Europea, de Iberoamérica y del Mediterráneo, con el fin de fomentar el conocimiento y la difusión de los documentos que forman parte de una historia común.

y) La gestión y desarrollo del Portal de Archivos Españoles (PARES), con el fin de fomentar el acceso libre y gratuito de los usuarios a los contenidos culturales e informativos que se custodian, y el impulso del Censo-Guía de Archivos, con la finalidad de que los ciudadanos puedan localizar de forma inmediata los centros de archivo, así como los fondos y colecciones que custodian y los servicios que éstos prestan.

z) La coordinación colegiada del Sistema de Archivos de la Administración General del Estado a través de la Comisión de Archivos de la Administración General del Estado.

aa) La gestión de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos y, en general, cuantas competencias corresponden al Ministerio en relación con el estudio y dictamen sobre las cuestiones relativas a la calificación y utilización de los documentos de la Administración General del Estado y de los organismos públicos vinculados o dependientes de ella, así como con su integración en los archivos y el régimen de acceso e inutilidad administrativa de tales documentos.

ab) La coordinación del sistema de gestión documental integral de la Administración General del Estado, haciendo hincapié en la gestión del patrimonio documental electrónico, con el fin de implementar políticas y procedimientos que permitan controlar la creación, la recepción, la transmisión, el mantenimiento y el acceso a la información pública, faciliten la toma de decisiones a los órganos administrativos y sean garantes de los derechos de los ciudadanos.

El programa presupuestario 332A «Archivos»

El programa 332A «Archivos» de los Presupuestos Generales del Estado (ejercicio 2023, elaborado todavía bajo la estructura del RD 509/2020) describe las funciones de la Subdirección en términos equivalentes: «la gestión de las competencias atribuidas al Estado de creación, dotación y fomento de archivos de titularidad estatal; la gestión de archivos de titularidad estatal cuya gestión se ha reservado el Estado; el ejercicio de las actuaciones inherentes a la titularidad de los archivos estatales gestionados por las comunidades autónomas; el fomento de la conservación del patrimonio documental y su promoción y difusión nacional e internacional; la gestión del Portal de Archivos Españoles (PARES); la coordinación del Sistema Español de Archivos y la cooperación con otras administraciones y entidades públicas o privadas en materia de archivos». Añade que la Subdirección «tiene responsabilidades directas en la definición y gestión del archivo electrónico único y en la preservación digital de la documentación generada por la Administración General del Estado, así como también en colaborar y apoyar el desarrollo de la Administración Electrónica en el ámbito de la gestión documental».

Resumen funcional

• Creación, dotación y fomento de archivos de titularidad estatal.

• Gestión directa de los archivos de titularidad y gestión estatal adscritos al Ministerio.

• Actuaciones inherentes a la titularidad de los archivos estatales cuya gestión corresponde a las comunidades autónomas (por ejemplo, los Archivos Históricos Provinciales).

• Asesoramiento sobre los archivos de titularidad estatal dependientes de otros ministerios.

• Conservación, protección, promoción y difusión del patrimonio documental.

• Coordinación del Sistema Español de Archivos, con cooperación a través del Consejo de Cooperación Archivística.

• Gestión y desarrollo del Portal de Archivos Españoles (PARES) e impulso del Censo-Guía de Archivos.

• Coordinación colegiada del Sistema de Archivos de la AGE a través de la Comisión de Archivos de la AGE.

• Gestión de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos (CSCDA).

• Coordinación del sistema de gestión documental integral de la AGE, con atención al patrimonio documental electrónico.

Fuente: RD 323/2024, art. 5.1, párrafos w) a ab); Programa 332A «Archivos», PGE 2023, apartado 1 — https://www.congreso.es/docu/pge2023/pge_2023-web/PGE-ROM/doc/1/3/23/3/2/7/N_23_A_R_31_124_1_2_3_1332A_C_1.PDF

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3. Archivos y centros que gestiona directamente

Según el Ministerio de Cultura, los Archivos Estatales están conformados por una red de nueve archivos de titularidad estatal, dos centros y la sede central, todos gestionados directamente por el Ministerio a través de la SGAE:

Los dos centros son el Centro de Información Documental de Archivos (CIDA) y el Servicio de Reproducción de Documentos (SRD), que el Ministerio denomina también «Servicio de Reproducción Documental». El programa 332A recoge igualmente, entre las actuaciones de la Subdirección, «la gestión de los Archivos Históricos y del Centro Documental de la Memoria Histórica, de titularidad y gestión estatal adscritos al Departamento, así como del Centro de Información Documental de Archivos (CIDA) y el Servicio de Reproducción de Documentos». Ninguno de los dos centros aparece nombrado en el articulado del RD 323/2024.

Centro de Información Documental de Archivos (CIDA)

Es un servicio de asistencia técnica de la SGAE. Su misión fundamental es difundir y dar a conocer el contenido del patrimonio documental que se custodia en los Archivos Estatales y en el resto de los archivos españoles e iberoamericanos. Con tal fin:

• gestiona bases de datos documentales y bibliográficas;

• participa en la normalización de entidades archivísticas en PARES;

• elabora la información estadística anual de los Archivos Estatales;

• ofrece contenidos culturales y educativos, y pone al servicio del ciudadano y de los demás archivos del Sistema su información documental y su biblioteca especializada.

Servicio de Reproducción de Documentos (SRD)

Es el centro de reproducción y preservación de los Archivos Estatales. Sus funciones actuales son:

• diseño, coordinación y ejecución de los planes de digitalización y filmación de seguridad de los Archivos Estatales;

• digitalización de microfilm, fotografía y documentos;

• mantenimiento del laboratorio de filmación;

• tratamiento de las imágenes digitales para su consulta a través de PARES o para el trabajo y consulta en los archivos;

• establecimiento de criterios de reproducción, control de calidad y postproceso técnico;

• asesoramiento en la adquisición e instalación de equipos;

• docencia en las técnicas de imagen y en el trabajo archivístico paralelo;

• difusión de fondos documentales por medio de los sistemas digitales de reproducción;

• archivo de seguridad analógico y digital.

El programa 332A sitúa al SRD en el Plan de Digitalización de los Archivos Estatales: coordina con los responsables de digitalización de cada archivo la vinculación de las imágenes a PARES, y explica que la Subdirección «realiza la reproducción de documentos como base de la política de preservación de los documentos originales y la reproducción en otros soportes digitales. Con carácter general se realiza una copia de éstos en soporte analógico (microfilm) para el archivo de seguridad».

Fuente: Ministerio de Cultura, «Archivos y Centros» — https://www.cultura.gob.es/cultura/archivos/archivos-y-centros.html ; CIDA — https://www.cultura.gob.es/cultura/areas/archivos/mc/centros/cida/portada.html ; SRD, «Funciones» — https://www.cultura.gob.es/cultura/areas/archivos/mc/centros/srd/presentacion/funciones.html ; Programa 332A «Archivos», PGE 2023, apartado 3.1.

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4. Titularidad estatal y gestión transferida

Hay que distinguir dos situaciones:

• Archivos de titularidad y gestión estatal: los nueve de la tabla anterior, gestionados directamente por la SGAE.

• Archivos de titularidad estatal cuya gestión corresponde a las comunidades autónomas, como los Archivos Históricos Provinciales. Sobre ellos la SGAE ejerce «las actuaciones inherentes a la titularidad» (RD 323/2024, art. 5.1.w). El programa 332A lo concreta como «las actuaciones inherentes a la titularidad de los inmuebles y bienes muebles de los archivos estatales gestionados por las comunidades autónomas».

Fuente: RD 323/2024, art. 5.1.w); Programa 332A «Archivos», PGE 2023, apartado 3.1.

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5. Normas y órganos relacionados

• RD 1708/2011, de 18 de noviembre, por el que se establece el Sistema Español de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administración General del Estado y de sus Organismos Públicos y su régimen de acceso: regula los dos sistemas cuya coordinación ejecuta la SGAE.

• Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos (CSCDA): regulada por el RD 1401/2007, de 29 de octubre, por el que se regula su composición, funcionamiento y competencias, modificado por el RD 487/2017, de 12 de mayo (que incorporó a la Comisión un representante del Consejo de Transparencia y Buen Gobierno). Se adscribe a la Comisión de Archivos de la Administración General del Estado como su órgano consultivo superior (art. 13.6 del RD 1708/2011). Su gestión corresponde a la SGAE (párrafo aa).

• PARES (Portal de Archivos Españoles): plataforma informática desarrollada bajo la dirección de la SGAE y con la dirección tecnológica de la División de Tecnologías de la Información del Ministerio.

• Archivo Histórico de los Movimientos Sociales (AHMS): creado por el RD 880/2021, de 11 de octubre, «con el carácter de archivo de titularidad y gestión estatal», dependiente orgánica y funcionalmente de la entonces Dirección General de Bellas Artes del Ministerio de Cultura y Deporte, a través de la Subdirección General de los Archivos Estatales (art. 1.1).

Fuente: RD 1708/2011, art. 13.6 — https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2011-18541 ; RD 1401/2007 (consolidado, con la modificación del RD 487/2017) — https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2007-19248 ; RD 880/2021 — https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2021-16479 ; Programa 332A «Archivos», PGE 2023.