T219 — El Sistema de Archivos de la Administración General del Estado y sus Organismos Públicos

Fuente primaria: Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, por el que se establece el Sistema Español de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administración General del Estado y de sus Organismos Públicos y su régimen de acceso. BOE núm. 284, de 25/11/2011. Referencia: BOE-A-2011-18541.

Texto manejado: versión consolidada de legislación.boe.es (última modificación registrada: 27/03/2024). Se cita el articulado tal cual figura en ese texto vigente (no el texto originario de 2011, que en algunos incisos de composición de la Comisión ha sido objeto de ajustes de denominación ministerial por reorganizaciones posteriores del Gobierno).

Entrada en vigor del RD: 1 de enero de 2012 (Disposición final quinta).

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0. Encaje sistemático del Real Decreto (para no solapar con T218)

El propio índice del RD distingue dos sistemas que NO son lo mismo:

• CAPÍTULO II — "El Sistema Español de Archivos" (arts. 3-5): el sistema MÁS AMPLIO, de base voluntaria/cooperativa, que integra archivos de titularidad pública (estatal, autonómica, local) y privada. Este es el objeto de T218.

• CAPÍTULO III — "Sistema de Archivos de la Administración General del Estado y de sus organismos públicos" (arts. 6-22): el subsistema estatal, de organización jerárquica/obligatoria (no cooperación voluntaria), que es uno de los TRES componentes que integran el Sistema Español de Archivos (art. 3.2.a). Este es el objeto de T219.

FUENTE: art. 3.2 RD 1708/2011 — "Forman parte del Sistema Español de Archivos: a) El Sistema de Archivos de la Administración General del Estado y sus organismos públicos. b) Los sistemas archivísticos autonómicos, provinciales, locales... c) Los archivos de todo tipo de entidades públicas y privadas incorporadas al sistema mediante los correspondientes acuerdos y convenios."

Diferencia de naturaleza jurídica (competencial): la Disposición final segunda precisa que el RD se dicta al amparo del art. 149.1.28ª CE (competencia exclusiva del Estado sobre archivos de titularidad estatal) — que ampara justamente el Capítulo III (Sistema AGE) —, mientras que los Capítulos I y II (que incluyen el Sistema Español de Archivos, de ámbito más amplio y con CC.AA./entidades privadas) se dictan al amparo del art. 149.2 CE (competencia concurrente en materia de cultura). FUENTE: Disposición final segunda.

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1. Objeto (art. 1)

El RD tiene un triple objeto (art. 1); el que aquí interesa es la letra b):

"b) Regular el Sistema de Archivos de la Administración General del Estado como conjunto de todos los archivos de titularidad de la Administración General del Estado, así como de las entidades de Derecho Público vinculadas o dependientes de ella."

FUENTE: art. 1.b) RD 1708/2011.

(Las otras dos letras del art. 1 son: a) establecer el Sistema Español de Archivos —art. 66 Ley 16/1985—; c) establecer el procedimiento común de acceso a los documentos obrantes en el Sistema de Archivos de la AGE.)

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2. Definición legal (art. 6)

"El Sistema de Archivos de la Administración General del Estado es el conjunto de sistemas archivísticos departamentales, órganos, archivos y centros de la Administración General del Estado y de sus organismos públicos, que actúan de manera coordinada con la finalidad de garantizar la correcta gestión de los fondos, colecciones, documentos y otras agrupaciones documentales producidos o reunidos en el ejercicio de sus competencias y facilitar el acceso de los ciudadanos a los mismos."

FUENTE: art. 6 RD 1708/2011 (Sección 1.ª "Disposiciones Generales" del Capítulo III).

Elementos clave de la definición (para examen tipo test):

• Sujeto: AGE y sus organismos públicos (no solo Ministerios).

• Objeto integrado: sistemas archivísticos departamentales + órganos + archivos + centros.

• Nota de funcionamiento: actúan de manera coordinada (no "cooperación voluntaria", que es el término reservado al Sistema Español — art. 3.1 habla de "relaciones de cooperación y coordinación" para el sistema amplio, pero el AGE es intrínsecamente jerárquico/coordinado internamente).

• Doble finalidad: (1) correcta gestión de fondos/documentos y (2) facilitar el acceso de los ciudadanos.

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3. Composición (art. 7)

"Integran el Sistema de Archivos de la Administración General del Estado los archivos, centros, servicios y, en su caso, sistemas archivísticos de los departamentos ministeriales, y de sus organismos públicos existentes y los que en el futuro puedan crearse reglamentariamente.

La Comisión de Archivos de la Administración General del Estado actuará como coordinadora del Sistema."

FUENTE: art. 7 RD 1708/2011.

Puntos para examen:

• La composición es abierta hacia el futuro ("los que en el futuro puedan crearse reglamentariamente") — no es una lista cerrada.

• El artículo 7 mismo designa expresamente a la Comisión de Archivos de la AGE como órgano coordinador del Sistema (esto se desarrolla luego en el art. 13).

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4. Las clases de archivos que integran el Sistema, por ciclo vital (art. 8) — resumen orientado a "integración en el sistema" (detalle de cada uno pertenece a T203, no repetir aquí en profundidad)

"Los Archivos del Sistema de Archivos de la Administración General del Estado, atendiendo al ciclo vital de los documentos, se clasifican en:

a) Archivos de oficina o de gestión.

b) Archivos generales o centrales de los Ministerios y de los organismos públicos dependientes de los mismos.

c) Archivo intermedio.

d) Archivos históricos."

FUENTE: art. 8 RD 1708/2011.

Dato de integración vertical del Sistema (flujo documental entre las 4 clases, arts. 9-12):

• Art. 9 — Archivos de oficina/gestión: existen en TODOS los órganos y unidades administrativas; transfieren al Archivo Central del Departamento respectivo según calendario de conservación.

• Art. 10 — Archivos generales o centrales: existen en Ministerios y organismos públicos; coordinan/controlan los archivos de gestión de su ámbito; realizan las transferencias preceptivas y periódicas al Archivo Intermedio.

• Art. 11 — Archivo intermedio: "El Archivo General de la Administración, es el archivo intermedio de la Administración General del Estado, según la normativa vigente." Recibe transferencias de los Archivos Centrales; adscrito al Ministerio de Cultura; realiza a su vez las transferencias al Archivo Histórico.

• Art. 12 — Archivos históricos: "El Archivo Histórico Nacional ejerce las funciones de archivo histórico de la Administración General del Estado." En el ámbito periférico, desempeñan idénticas funciones (intermedio+histórico) los Archivos Históricos Provinciales.

FUENTE: arts. 9, 10, 11.1-11.2, 12.1-12.2 RD 1708/2011.

Esto confirma que el "Sistema" no es solo un catálogo de tipos de archivo, sino el circuito de transferencias documentales obligatorias entre las cuatro clases, que es precisamente lo que lo convierte en "sistema" (frente a la mera enumeración de clases, que sería objeto de T203).

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5. Coordinación archivística y la Comisión de Archivos de la Administración General del Estado (art. 13)

⚠️ Nota de rótulo: en el índice/consolidado, el artículo 13 se titula "Coordinación archivística" (no "Comisión de Archivos" como epígrafe propio) — la Comisión se regula dentro de este artículo, en sus apartados 3 a 6. Cuidado con exámenes tipo test que citen "art. 13 — Comisión de Archivos": el rótulo oficial es "Coordinación archivística".

5.1. Coordinación a nivel departamental (art. 13.1-13.2)

"1. Cada Departamento Ministerial organizará sus servicios para garantizar la coordinación del funcionamiento de todos los Archivos del Ministerio y de los organismos a él vinculados, según lo previsto en el artículo 65 de la Ley 16/1985, de Patrimonio Histórico Español.

2. A dichos efectos, en cada Departamento podrá constituirse un Grupo de Trabajo para la coordinación de los archivos que se encuentren dentro de su ámbito departamental y sus organismos públicos, adscrita a la Subsecretaría."

FUENTE: art. 13.1-13.2 RD 1708/2011.

Funciones de los Grupos de Trabajo ministeriales (art. 13.2, letras a-e):

a) Impulsar el cumplimiento en sus archivos de las instrucciones y recomendaciones de la Comisión de Archivos de la AGE.

b) Promover los criterios particulares en relación con la accesibilidad de la información obrante en los archivos de su competencia.

c) Impulsar la inclusión en el Censo-Guía de Archivos de España e Iberoamérica de cualquier servicio de archivos dependiente de su Departamento.

d) Promover programas de gestión con objetivos para sus archivos.

e) Realizar estudios de valoración documental y elevar peticiones de dictamen a la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos.

FUENTE: art. 13.2 a)-e).

5.2. La Comisión de Archivos de la Administración General del Estado (art. 13.3-13.6)

Naturaleza y adscripción (art. 13.3):

"La Comisión de Archivos de la Administración General del Estado, órgano interministerial adscrito al Ministerio de Presidencia, elaborará las instrucciones, recomendaciones, manuales y criterios para garantizar el cumplimiento de la normativa en materia de archivos e impulsar la gestión coordinada de los mismos."

FUENTE: art. 13.3, primer párrafo, RD 1708/2011 (texto consolidado).

⚠️ La adscripción ministerial literal del texto consolidado dice "Ministerio de Presidencia" (posible variante/abreviatura de "Ministerio de la Presidencia"); dado que este RD sufre actualizaciones por reorganizaciones gubernamentales (cambios de nombre de ministerios/direcciones generales), verificar en el momento del examen la denominación vigente exacta del departamento de adscripción, porque puede haber cambiado tras la última consolidación registrada (27/03/2024) y antes de la fecha de la prueba.

Funciones (art. 13.3, segundo párrafo, letras a-e): en particular, la Comisión establecerá instrucciones y criterios para homogeneizar, normalizar y armonizar las tareas archivísticas en las distintas etapas del ciclo documental y en los diferentes archivos de su competencia, tales como:

a) La implantación de sistemas de gestión de documentos que faciliten la toma de decisiones a los órganos administrativos y sean garantes de los derechos de los ciudadanos.

b) El desarrollo de propuestas de armonización y homogeneización de los procesos y tareas desarrolladas en los archivos, en aras de la eficacia y la simplificación administrativa.

c) El diseño de planes e indicadores de evaluación de calidad, aplicables a los archivos del Sistema.

d) El fomento de la normalización de los procesos de descripción archivística, aplicando las normas nacionales e internacionales de descripción y el desarrollo de recomendaciones y propuestas para su estudio por la Comisión de Normas Españolas de Descripción Archivística (CNEDA).

e) La utilización en los archivos del sistema, de formatos estándares de uso común, atendiendo a la normativa técnica y demás recomendaciones de Organismos Nacionales e Internacionales.

FUENTE: art. 13.3 a)-e) RD 1708/2011.

Composición (art. 13.4):

"4. La Presidencia de la Comisión de Archivos de la Administración General del Estado corresponde a quien ocupe la Subsecretaría del Ministerio de Presidencia.

La Vicepresidencia corresponderá a la persona titular de la Subsecretaría del Ministerio de Cultura.

Son miembros de la Comisión de Archivos, junto con el Presidente y el vicepresidente:

a) El Presidente de los Grupos de trabajo mencionados en el precedente apartado 2 o un representante designado por el Subsecretario correspondiente.

b) Los Directores Generales del Libro, Archivos y Bibliotecas y para el Impulso de la Administración Electrónica.

c) La persona titular de la dirección del Archivo General de la Administración.

d) Hasta un máximo de cuatro vocales, nombrados por la Comisión a propuesta de su Presidencia, en representación de organismos y entes públicos de la Administración General del Estado afectados por este Real Decreto cuya presencia se estime necesaria en la Comisión por razón de su cometido, uno de ellos elegido entre los Directores de los Archivos Históricos Provinciales."

FUENTE: art. 13.4 a)-d) RD 1708/2011 (texto consolidado).

⚠️ Esta composición (Subsecretaría de Presidencia = Presidencia; Subsecretaría de Cultura = Vicepresidencia; Direcciones Generales del Libro, Archivos y Bibliotecas y para el Impulso de la Administración Electrónica; hasta 4 vocales) es la del texto consolidado vigente, no necesariamente la redacción originaria de 2011 (los nombres de Direcciones Generales cambian con cada reestructuración ministerial). Para un examen, memorizar la ESTRUCTURA (Presidente/Vicepresidente/vocales natos/hasta 4 vocales designados, uno de Archivos Históricos Provinciales) es más fiable que memorizar denominaciones de Direcciones Generales concretas, que pueden haber cambiado de nuevo.

Secretaría (art. 13.5):

"5. La Secretaría de la Comisión corresponderá a un funcionario del Ministerio de Cultura, que asistirá a las reuniones con voz pero sin voto."

FUENTE: art. 13.5 RD 1708/2011.

Órgano consultivo superior adscrito (art. 13.6):

"6. La Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos, regulada por el Real Decreto 1401/2007, de 29 octubre, se adscribe a la Comisión de Archivos de la Administración General del Estado como su órgano consultivo superior."

FUENTE: art. 13.6 RD 1708/2011.

5.3. Antecedente institucional: la Comisión de Archivos sucede a la Junta Superior de Archivos

Disposición adicional primera: "La Comisión de Archivos de la Administración General del Estado y de sus organismos públicos asumirá las funciones de la Junta Superior de Archivos y se constituirá en el plazo máximo de seis meses desde la entrada en vigor de este Real Decreto."

FUENTE: Disposición adicional primera RD 1708/2011.

Coherente con esto, la Disposición derogatoria única deroga expresamente la Orden de 25 de noviembre de 1996, por la que se regula la composición y funciones de la Junta Superior de Archivos (letra c), además del Decreto de 22 de noviembre de 1901 (Reglamento de Archivos del Estado) y el Decreto de 24 de julio de 1947 (ordenación de Archivos y Bibliotecas y del Tesoro Histórico-documental y Bibliográfico).

FUENTE: Disposición derogatoria única, letras a)-c), RD 1708/2011.

Dato transitorio complementario: hasta la constitución efectiva de la Comisión de Archivos de la AGE, la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos seguía funcionando como órgano superior consultivo de la AGE con sus funciones previas, "momento en que se hará efectiva su condición de órgano superior consultivo de éste, con idénticas funciones" (Disposición transitoria segunda).

FUENTE: Disposición transitoria segunda RD 1708/2011.

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6. Ciclo vital de los documentos: funciones transversales del Sistema (art. 14) — nexo con el "sistema" como conjunto operativo

Con carácter general, TODOS los archivos integrados en el Sistema (no solo los de la AGE, pero aplicable directamente a éste por remisión sistemática) desarrollarán, en todas las fases del ciclo vital, las siguientes funciones (art. 14.1, a-g):

a) Garantizar el acceso de los ciudadanos a los documentos públicos.

b) Facilitar a las unidades productoras el acceso a sus documentos.

c) Dar a los documentos el tratamiento técnico archivístico adecuado, según las normas internacionales y nacionales y las instrucciones y recomendaciones emanadas de la Comisión de Archivos de la Administración General del Estado, aplicables en función de la fase en que se encuentren los documentos de archivo.

d) Atender a los calendarios de conservación (plazos de acceso, transferencia y eliminación).

e) Colaborar en programas de digitalización, reproducción, descripción, planes archivísticos y demás actuaciones impulsadas desde los órganos de decisión del Sistema.

f) Emplear las nuevas tecnologías.

g) Garantizar integridad, autenticidad, fiabilidad, disponibilidad, confidencialidad y conservación de documentos y expedientes electrónicos (Ley 11/2007, Esquemas Nacionales de Seguridad e Interoperabilidad).

FUENTE: art. 14.1 a)-g) RD 1708/2011.

Este artículo demuestra el papel de la Comisión de Archivos de la AGE como emisora de instrucciones/recomendaciones vinculantes/orientadoras dentro del ciclo vital (letra c), reforzando su rol de "órgano de coordinación del sistema" ya anunciado en el art. 7.

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7. Base competencial específica del Capítulo III (dato de examen recurrente)

Disposición final segunda: "Este Real Decreto se dicta al amparo de lo dispuesto en la regla 28.ª del apartado primero del artículo 149 de la Constitución, que atribuye al Estado la competencia exclusiva sobre los archivos de titularidad estatal. Se exceptúan de lo anterior los capítulos I y II, que se dictan al amparo de lo dispuesto en el artículo 149.2 de la Constitución..."

FUENTE: Disposición final segunda RD 1708/2011.

Esto significa: el Capítulo III (Sistema de Archivos de la AGE, arts. 6-22) se ampara en el art. 149.1.28ª CE (competencia EXCLUSIVA estatal sobre archivos de titularidad estatal) — coherente con que sea un sistema propio, jerárquico, de la AGE. En cambio, los Capítulos I (disposiciones generales) y II (Sistema Español de Archivos) se amparan en el art. 149.2 CE (competencia concurrente en cultura), precisamente porque el Sistema Español integra también archivos autonómicos/locales/privados.

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8. Cuadro-resumen Sistema AGE vs. Sistema Español (solo para fijar el contraste; detalle de T218 no se repite aquí)

FUENTES: arts. 3, 4, 5, 6, 7, 13; Disposición final segunda RD 1708/2011.

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