El Sistema de Archivos de la Administración General del Estado y sus Organismos Públicos

La norma de referencia es el Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, por el que se establece el Sistema Español de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administración General del Estado y de sus Organismos Públicos y su régimen de acceso (BOE núm. 284, de 25 de noviembre de 2011). Se estudia en su texto consolidado vigente (última actualización publicada el 27/03/2024). Entró en vigor el 1 de enero de 2012 (disposición final quinta).

Fuente: RD 1708/2011, texto consolidado — https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2011-18541

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1. Dos sistemas distintos dentro del mismo Real Decreto

El RD 1708/2011 regula dos sistemas que no deben confundirse:

• Capítulo II — El Sistema Español de Archivos (arts. 3 a 5): el sistema más amplio, basado en relaciones de cooperación y coordinación, que reúne archivos de titularidad pública (estatal, autonómica, provincial, local) y privada.

• Capítulo III — Sistema de Archivos de la Administración General del Estado y de sus organismos públicos (arts. 6 a 22): el sistema propio de la Administración del Estado, que es el objeto de este tema.

El segundo forma parte del primero. Según el art. 3.2, forman parte del Sistema Español de Archivos:

a) El Sistema de Archivos de la Administración General del Estado y sus organismos públicos.

b) Los sistemas archivísticos autonómicos, provinciales, locales, en función de las relaciones de cooperación, basadas en el principio de voluntariedad, que se establezcan, y sin perjuicio de la aplicación de su respectiva normativa.

c) Los archivos de todo tipo de entidades públicas y privadas incorporadas al sistema mediante los correspondientes acuerdos y convenios.

Es decir, el Sistema de Archivos de la AGE es uno de los tres componentes del Sistema Español de Archivos.

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2. Objeto (art. 1)

El art. 1 enumera tres objetos del Real Decreto: a) establecer el Sistema Español de Archivos, previsto en el art. 66 de la Ley 16/1985, del Patrimonio Histórico Español; b) regular el Sistema de Archivos de la AGE; c) establecer el procedimiento común de acceso a los documentos obrantes en ese Sistema. El que corresponde a este tema es la letra b):

b) Regular el Sistema de Archivos de la Administración General del Estado como conjunto de todos los archivos de titularidad de la Administración General del Estado, así como de las entidades de Derecho Público vinculadas o dependientes de ella.

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3. Definición (art. 6)

El Sistema de Archivos de la Administración General del Estado es el conjunto de sistemas archivísticos departamentales, órganos, archivos y centros de la Administración General del Estado y de sus organismos públicos, que actúan de manera coordinada con la finalidad de garantizar la correcta gestión de los fondos, colecciones, documentos y otras agrupaciones documentales producidos o reunidos en el ejercicio de sus competencias y facilitar el acceso de los ciudadanos a los mismos.

Elementos de la definición:

• Ámbito: la AGE y sus organismos públicos, no solo los Ministerios.

• Qué lo integra: sistemas archivísticos departamentales, órganos, archivos y centros.

• Cómo funciona: sus elementos actúan de manera coordinada.

• Doble finalidad: la correcta gestión de los fondos y documentos, y facilitar el acceso de los ciudadanos a ellos.

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4. Composición (art. 7)

Integran el Sistema de Archivos de la Administración General del Estado los archivos, centros, servicios y, en su caso, sistemas archivísticos de los departamentos ministeriales, y de sus organismos públicos existentes y los que en el futuro puedan crearse reglamentariamente.

La Comisión de Archivos de la Administración General del Estado actuará como coordinadora del Sistema.

Dos ideas:

• La composición es abierta: incluye los organismos existentes y los que puedan crearse reglamentariamente en el futuro.

• El propio art. 7 designa a la Comisión de Archivos de la AGE como coordinadora del Sistema (se desarrolla en el art. 13).

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5. Clases de archivos y circuito de transferencias (arts. 8 a 12)

Según el art. 8, atendiendo al ciclo vital de los documentos, los archivos del Sistema se clasifican en:

a) Archivos de oficina o de gestión.

b) Archivos generales o centrales de los Ministerios y de los organismos públicos dependientes de los mismos.

c) Archivo intermedio.

d) Archivos históricos.

Lo que hace de estas clases un sistema es el recorrido de los documentos entre ellas:

• Archivos de oficina o de gestión (art. 9): existen en todos los órganos y unidades administrativas y custodian los documentos en tramitación o de uso continuo. Concluida esa etapa, los transfieren al archivo central del Departamento, según el calendario de conservación.

• Archivos generales o centrales (art. 10): existen en los Ministerios y organismos públicos. Coordinan y controlan los archivos de gestión y realizan las transferencias preceptivas y periódicas al archivo intermedio.

• Archivo intermedio (art. 11): «El Archivo General de la Administración, es el archivo intermedio de la Administración General del Estado». Está adscrito al Ministerio de Cultura, conserva lo que le transfieren los archivos centrales y transfiere a su vez al archivo histórico.

• Archivos históricos (art. 12): «El Archivo Histórico Nacional ejerce las funciones de archivo histórico de la Administración General del Estado», dependiente del Ministerio de Cultura. En los servicios periféricos del Estado, los Archivos Históricos Provinciales desempeñan idénticas funciones a las de los archivos intermedio e histórico.

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6. Coordinación archivística (art. 13)

La rúbrica oficial del art. 13 es «Coordinación archivística». Dentro de él se regulan dos niveles: los grupos de trabajo de cada Departamento (apartados 1 y 2) y la Comisión de Archivos de la AGE (apartados 3 a 6).

6.1. Coordinación en cada Departamento (art. 13.1 y 13.2)

1. Cada Departamento Ministerial organizará sus servicios para garantizar la coordinación del funcionamiento de todos los Archivos del Ministerio y de los organismos a él vinculados, según lo previsto en el artículo 65 de la Ley 16/1985, de Patrimonio Histórico Español.

2. A dichos efectos, en cada Departamento podrá constituirse un Grupo de Trabajo para la coordinación de los archivos que se encuentren dentro de su ámbito departamental y sus organismos públicos, adscrita a la Subsecretaría.

Los grupos de trabajo ministeriales tienen por finalidad (art. 13.2):

a) Impulsar el cumplimiento en sus archivos de las instrucciones y recomendaciones de la Comisión de Archivos de la AGE.

b) Promover los criterios particulares en relación con la accesibilidad de la información obrante en los archivos de su competencia.

c) Impulsar la inclusión en el Censo-Guía de Archivos de España e Iberoamérica de cualquier servicio de archivos dependiente de su Departamento.

d) Promover programas de gestión en los que se establezcan los objetivos que deben cumplir sus archivos.

e) Realizar estudios de valoración documental y elevar peticiones de dictamen a la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos.

6.2. La Comisión de Archivos de la Administración General del Estado (art. 13.3 a 13.6)

Naturaleza y función (art. 13.3):

La Comisión de Archivos de la Administración General del Estado, órgano interministerial adscrito al Ministerio de Presidencia, elaborará las instrucciones, recomendaciones, manuales y criterios para garantizar el cumplimiento de la normativa en materia de archivos e impulsar la gestión coordinada de los mismos.

En particular, establecerá instrucciones y criterios para homogeneizar, normalizar y armonizar las tareas archivísticas en las distintas etapas del ciclo documental, tales como:

a) La implantación de sistemas de gestión de documentos que faciliten la toma de decisiones a los órganos administrativos y sean garantes de los derechos de los ciudadanos.

b) El desarrollo de propuestas de armonización y homogeneización de los procesos y tareas desarrolladas en los archivos, en aras de la eficacia y la simplificación administrativa.

c) El diseño de planes e indicadores de evaluación de calidad, aplicables a los archivos del Sistema.

d) El fomento de la normalización de los procesos de descripción archivística, aplicando las normas nacionales e internacionales de descripción, y el desarrollo de recomendaciones y propuestas para su estudio por la Comisión de Normas Españolas de Descripción Archivística (CNEDA).

e) La utilización en los archivos del sistema de formatos estándares de uso común, atendiendo a la normativa técnica y demás recomendaciones de organismos nacionales e internacionales.

Composición (art. 13.4):

• Presidencia: quien ocupe la Subsecretaría del Ministerio de Presidencia.

• Vicepresidencia: la persona titular de la Subsecretaría del Ministerio de Cultura.

• Miembros, junto con el Presidente y el Vicepresidente:

a) El Presidente de los grupos de trabajo del apartado 2, o un representante designado por el Subsecretario correspondiente.

b) Los Directores Generales del Libro, Archivos y Bibliotecas y para el Impulso de la Administración Electrónica.

c) La persona titular de la dirección del Archivo General de la Administración.

d) Hasta un máximo de cuatro vocales, nombrados por la Comisión a propuesta de su Presidencia, en representación de organismos y entes públicos de la AGE afectados por el Real Decreto, uno de ellos elegido entre los Directores de los Archivos Históricos Provinciales.

Secretaría (art. 13.5): corresponde a un funcionario designado por el Ministerio de Cultura, que asiste a las reuniones con voz pero sin voto.

Órgano consultivo superior (art. 13.6): la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos, regulada por el Real Decreto 1401/2007, de 29 de octubre, se adscribe a la Comisión de Archivos de la AGE como su órgano consultivo superior.

6.3. Antecedente: la Junta Superior de Archivos

Según la disposición adicional primera, la Comisión de Archivos de la AGE y de sus organismos públicos asumirá las funciones de la Junta Superior de Archivos y se constituirá en el plazo máximo de seis meses desde la entrada en vigor del Real Decreto.

En coherencia, la disposición derogatoria única deroga expresamente:

a) El Decreto de 22 de noviembre de 1901, por el que se aprueba el Reglamento de Archivos del Estado.

b) El Decreto de 24 de julio de 1947, sobre ordenación de los Archivos y Bibliotecas y del Tesoro Histórico-documental y Bibliográfico.

c) La Orden de 25 de noviembre de 1996, por la que se regula la composición y funciones de la Junta Superior de Archivos.

Y la disposición transitoria segunda prevé que la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos siga desarrollando sus funciones como órgano superior consultivo de la AGE hasta la constitución de la Comisión de Archivos, «momento en que se hará efectiva su condición de órgano superior consultivo de éste, con idénticas funciones».

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7. Funciones de los archivos del Sistema en todo el ciclo vital (art. 14)

El art. 14.1, dentro del Capítulo III, dispone que los archivos integrados en el Sistema desarrollarán, en todas las fases del ciclo vital de los documentos, las siguientes funciones:

a) Garantizar el acceso de los ciudadanos a los documentos públicos.

b) Facilitar a las unidades productoras el acceso a sus documentos.

c) Dar a los documentos el tratamiento técnico archivístico adecuado, según las normas internacionales y nacionales y las instrucciones y recomendaciones emanadas de la Comisión de Archivos de la AGE, incluyendo la conservación preventiva y activa.

d) Atender a lo dispuesto en los calendarios de conservación en cuanto a plazos de acceso, transferencia y, en su caso, eliminación.

e) Colaborar en los programas de digitalización, reproducción, descripción, planes archivísticos y otras actuaciones impulsadas desde los órganos de decisión del Sistema.

f) Emplear las nuevas tecnologías en el desarrollo de sus funciones.

g) Garantizar la integridad, autenticidad, fiabilidad, disponibilidad, confidencialidad y conservación de los documentos y expedientes electrónicos, según la Ley 11/2007, los Esquemas Nacionales de Seguridad e Interoperabilidad y su normativa de desarrollo.

La letra c) muestra a la Comisión de Archivos de la AGE como fuente de las instrucciones que siguen todos los archivos del Sistema, en coherencia con su papel de coordinadora (art. 7).

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8. Título competencial (disposición final segunda)

Este Real Decreto se dicta al amparo de lo dispuesto en la regla 28.ª del apartado primero del artículo 149 de la Constitución, que atribuye al Estado la competencia exclusiva sobre los archivos de titularidad estatal. Se exceptúan de lo anterior los capítulos I y II, que se dictan al amparo de lo dispuesto en el artículo 149.2 de la Constitución…

Por tanto:

• El Capítulo III (Sistema de Archivos de la AGE) se dicta al amparo del art. 149.1.28.ª CE: competencia exclusiva del Estado sobre los archivos de titularidad estatal.

• Los Capítulos I y II (disposiciones generales y Sistema Español de Archivos) se dictan al amparo del art. 149.2 CE, según el cual el Estado considerará el servicio de la cultura como deber y atribución esencial y facilitará la comunicación cultural entre las Comunidades Autónomas, de acuerdo con ellas. Es lógico, porque el Sistema Español integra también archivos autonómicos, locales y privados.

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9. Cuadro resumen: Sistema de Archivos de la AGE frente a Sistema Español de Archivos