Tema 217 — La Administración española de los Archivos Estatales

1. Marco normativo de base

• Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español (LPHE) (BOE núm. 155, de 29 de junio de 1985). Su Título VII se titula «Del Patrimonio Documental y Bibliográfico y de los Archivos, Bibliotecas y Museos» y tiene dos capítulos:

• Capítulo I, «Del Patrimonio Documental y Bibliográfico» (arts. 48 a 58);

• Capítulo II, «De los Archivos, Bibliotecas y Museos» (arts. 59 a 66).

• Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, por el que se establece el Sistema Español de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administración General del Estado y de sus Organismos Públicos y su régimen de acceso (BOE núm. 284, de 25 de noviembre de 2011). Entró en vigor el 1 de enero de 2012 (disposición final quinta).

• Real Decreto 323/2024, de 26 de marzo, por el que se desarrolla la estructura orgánica básica del Ministerio de Cultura, y se modifica el Real Decreto 1009/2023, de 5 de diciembre, por el que se establece la estructura orgánica básica de los departamentos ministeriales. Es la norma de estructura vigente del Ministerio y la que sitúa a la Subdirección General de los Archivos Estatales (ver §4).

Fuente: Ley 16/1985 (BOE-A-1985-12534); RD 1708/2011 (BOE-A-2011-18541); RD 323/2024 (BOE-A-2024-6087).

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2. Definiciones legales clave (Ley 16/1985)

• Documento (art. 49.1): «toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluso los soportes informáticos. Se excluyen los ejemplares no originales de ediciones.»

• Patrimonio Documental (art. 49.2 a 5). Forman parte de él:

• 49.2: los documentos de cualquier época generados, conservados o reunidos en el ejercicio de su función por cualquier organismo o entidad de carácter público, por las personas jurídicas en cuyo capital participe mayoritariamente el Estado u otras entidades públicas y por las personas privadas, físicas o jurídicas, gestoras de servicios públicos en lo relacionado con la gestión de dichos servicios;

• 49.3: los documentos con una antigüedad superior a cuarenta años generados, conservados o reunidos por las entidades y asociaciones de carácter político, sindical o religioso y por las entidades, fundaciones y asociaciones culturales y educativas de carácter privado;

• 49.4: los documentos con una antigüedad superior a cien años generados, conservados o reunidos por cualesquiera otras entidades particulares o personas físicas;

• 49.5: la Administración del Estado puede declarar constitutivos del Patrimonio Documental documentos que, sin alcanzar esas antigüedades, merezcan dicha consideración.

• Archivo (art. 59.1): «Son Archivos los conjuntos orgánicos de documentos, o la reunión de varios de ellos, reunidos por las personas jurídicas públicas o privadas, en el ejercicio de sus actividades, al servicio de su utilización para la investigación, la cultura, la información y la gestión administrativa. Asimismo, se entienden por Archivos las instituciones culturales donde se reúnen, conservan, ordenan y difunden para los fines anteriormente mencionados dichos conjuntos orgánicos.»

• Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos (art. 58): le corresponde «el estudio y dictamen de las cuestiones relativas a la calificación y utilización de los documentos de la Administración del Estado y del sector público estatal, así como su integración en los Archivos y el régimen de acceso e inutilidad administrativa de tales documentos»; su composición, funcionamiento y competencias se fijan por vía reglamentaria (hoy, RD 1401/2007). El RD 1708/2011 la adscribe a la Comisión de Archivos de la Administración General del Estado como su órgano consultivo superior (art. 13.6).

Fuente: Ley 16/1985, arts. 49, 58 y 59; RD 1708/2011, art. 13.6.

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3. Titularidad estatal y gestión estatal: la distinción clave

Que un archivo sea de titularidad estatal no significa que lo gestione el Estado. Es una distinción constitucional y legal.

• Base constitucional. El art. 149.1.28.ª CE atribuye al Estado la competencia exclusiva sobre los archivos de titularidad estatal, «sin perjuicio de su gestión por parte de las Comunidades Autónomas». El art. 149.2 CE dispone que, sin perjuicio de las competencias que puedan asumir las Comunidades Autónomas, el Estado considerará el servicio de la cultura como deber y atribución esencial (competencia concurrente en materia de cultura).

• Título competencial del RD 1708/2011 (disposición final segunda): se dicta al amparo del art. 149.1.28.ª CE, salvo sus capítulos I y II (disposiciones generales y Sistema Español de Archivos), que se dictan al amparo del art. 149.2 CE.

• LPHE, art. 61:

1. La Administración del Estado puede crear Archivos, Bibliotecas y Museos previa consulta con la Comunidad Autónoma correspondiente.

2. Los de titularidad estatal y carácter nacional se crean mediante Real Decreto.

3. La Administración del Estado promoverá la comunicación y coordinación de todos los de titularidad estatal existentes en España, y puede recabar información, inspeccionar su funcionamiento y tomar medidas para el mejor cumplimiento de sus fines, «en los términos que, en su caso, dispongan los convenios de gestión con las Comunidades Autónomas». Es la base legal de la fórmula «titularidad estatal, gestión autonómica».

• Ejemplo: el Archivo de la Real Chancillería de Granada. Es un archivo de titularidad estatal y gestión de la Junta de Andalucía. El traspaso de funciones del Estado a Andalucía en materia de cultura (Real Decreto 864/1984, de 29 de febrero) dispuso que la gestión de los archivos de titularidad estatal correspondería a la Comunidad Autónoma en los términos de un convenio con el Ministerio de Cultura; ese convenio es de 9 de octubre de 1984, actualizado por otro de 23 de mayo de 1994. Hoy está integrado en el Sistema Archivístico de Andalucía, entre los «archivos de titularidad estatal y gestión de la Junta de Andalucía» (Ley andaluza 7/2011, de 3 de noviembre, de Documentos, Archivos y Patrimonio Documental de Andalucía, arts. 40 y 41).

• Los Archivos Históricos Provinciales son de titularidad estatal (en la estructura periférica del Estado desempeñan funciones idénticas a las de los archivos intermedio e histórico: RD 1708/2011, art. 12). Donde la comunidad autónoma ha asumido su gestión, la gestión es autonómica: en Andalucía, por ejemplo, el Ministerio de Cultura relaciona como archivos de titularidad estatal gestionados por la Comunidad Autónoma la Real Chancillería de Granada y los ocho Archivos Históricos Provinciales (Almería, Cádiz, Córdoba, Granada, Huelva, Jaén, Málaga y Sevilla). Por eso no figuran entre los Archivos Estatales gestionados directamente por la Subdirección General de los Archivos Estatales (§4).

• Archivos históricos en el RD 1708/2011 (art. 12.1): «Los archivos históricos son las instituciones responsables de la custodia, conservación y tratamiento de los fondos pertenecientes al patrimonio histórico documental español que sean reflejo de la trayectoria de la administración estatal a lo largo de la historia o que en todo caso resulten altamente significativos por su valor histórico, su singular importancia o su proyección internacional. Son archivos históricos los de titularidad y gestión estatal adscritos al Ministerio de Cultura.» El art. 12.3 añade que los archivos de carácter histórico gestionados por la AGE a través del Ministerio de Cultura desempeñan esas funciones en sus respectivos ámbitos, de acuerdo con su normativa específica de creación y funcionamiento.

• Disposición adicional sexta del RD 1708/2011: «Régimen de acceso a los Archivos Históricos de titularidad y gestión estatal»: el real decreto se aplica sin perjuicio de las reglas específicas de acceso de esos archivos, por su carácter de archivos abiertos al público, siempre que resulten más favorables al derecho de acceso. La fórmula compuesta «titularidad y gestión estatal» los distingue de los de titularidad estatal con gestión autonómica.

Fuente: RD 1708/2011, arts. 12 y disposiciones adicional sexta y final segunda; Ley 16/1985, art. 61; RD 864/1984 (BOE-A-1984-10188); Ley 7/2011 de Andalucía (BOE-A-2011-18654), preámbulo y arts. 40, 41 y 47; Ministerio de Cultura, «Gestión de los Archivos en las Comunidades Autónomas — Andalucía».

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4. La Subdirección General de los Archivos Estatales y los archivos que gestiona

4.1 Encaje orgánico (RD 323/2024)

Ministerio de Cultura

└── Secretaría de Estado de Cultura

└── Dirección General de Patrimonio Cultural y Bellas Artes

└── Subdirección General de los Archivos Estatales (SGAE)

• La Dirección General de Patrimonio Cultural y Bellas Artes depende de la Secretaría de Estado de Cultura (RD 323/2024, art. 1.2).

• La Subdirección General de los Archivos Estatales forma parte de esa Dirección General y ejerce las funciones de los párrafos w), x), y), z), aa) y ab) del art. 5.1 del RD 323/2024:

• w) la creación, dotación y fomento de archivos de titularidad estatal; la gestión de los archivos de titularidad y gestión estatal adscritos al departamento; las actuaciones inherentes a la titularidad de los archivos estatales gestionados por las comunidades autónomas; y el asesoramiento sobre los archivos de titularidad estatal dependientes de otros ministerios;

• x) el fomento de la conservación, protección, promoción y difusión del patrimonio documental; la coordinación del Sistema Español de Archivos y la cooperación con otras administraciones y entidades a través del Consejo de Cooperación Archivística; la cooperación internacional, especialmente con la Unión Europea, Iberoamérica y el Mediterráneo;

• y) la gestión y desarrollo del Portal de Archivos Españoles (PARES) y el impulso del Censo-Guía de Archivos;

• z) la coordinación colegiada del Sistema de Archivos de la AGE a través de la Comisión de Archivos de la Administración General del Estado;

• aa) la gestión de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos;

• ab) la coordinación del sistema de gestión documental integral de la AGE, con especial atención al patrimonio documental electrónico.

• Su sede está en la Plaza del Rey, 1 (Madrid).

Fuente: RD 323/2024, arts. 1 y 5 (BOE-A-2024-6087, texto consolidado); Ministerio de Cultura, «La Subdirección General de los Archivos Estatales (SGAE)».

4.2 Los nueve Archivos Estatales y los dos centros

La SGAE gestiona directamente 9 archivos de titularidad estatal, además de dos centros y la sede central:

Los dos centros (no son archivos custodios de fondos, sino centros de servicios):

• CIDA — Centro de Información Documental de Archivos (comparte sede con el AGA en Alcalá de Henares).

• SRD — Servicio de Reproducción de Documentos (Madrid).

Datos de algunos de ellos:

• AHN. Ejerce las funciones de archivo histórico de la Administración General del Estado (RD 1708/2011, art. 12.2): conserva los documentos con valor histórico que le transfiere el AGA.

• AGA. Es el archivo intermedio de la Administración General del Estado (RD 1708/2011, art. 11: «El Archivo General de la Administración, como archivo intermedio de la Administración General del Estado y adscrito al Ministerio de Cultura…»). Fue creado por el Decreto 914/1969, de 8 de mayo.

• AHNOB. Nace como institución separada por la disposición adicional tercera del RD 1708/2011: «Mediante Real Decreto y en el plazo de tres meses desde la fecha de la entrada en vigor de este Real Decreto, se aprobarán los órganos rectores del Archivo Histórico de la Nobleza, con sede en Toledo, quedando suprimida la Sección Nobleza del Archivo Histórico Nacional.»

• CDMH. Creado por el Real Decreto 697/2007, de 1 de junio, integró en su seno el Archivo General de la Guerra Civil Española (creado en 1999 por el RD 426/1999 como entidad independiente del AHN).

• AHMS. Creado por el Real Decreto 880/2021, de 11 de octubre, «con el carácter de archivo de titularidad y gestión estatal», como archivo de carácter histórico del Sistema de Archivos de la AGE y con sede en Alcalá de Henares. Reúne el patrimonio documental de organizaciones y movimientos sociales de la España contemporánea y forma parte de la red de Archivos Estatales gestionados de forma directa por el Ministerio de Cultura.

No figuran entre estos nueve los archivos de titularidad estatal cuya gestión está transferida a las comunidades autónomas: por ejemplo, el Archivo de la Real Chancillería de Granada y los Archivos Históricos Provinciales gestionados por las comunidades (§3).

Fuente: Ministerio de Cultura, «Archivos y Centros» y «La Subdirección General de los Archivos Estatales (SGAE)» (cultura.gob.es); páginas oficiales de cada archivo; RD 1708/2011, arts. 11 y 12 y disposición adicional tercera; RD 880/2021 (BOE-A-2021-16479).

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5. El Sistema Español de Archivos (RD 1708/2011)

• Base legal: art. 66 de la LPHE: «Constituyen los Sistemas Españoles de Archivos, de Bibliotecas y de Museos, respectivamente, los Archivos, Bibliotecas y Museos, así como los servicios de carácter técnico o docente directamente relacionados con los mismos, que se incorporen en virtud de lo que se disponga reglamentariamente.» Lo desarrolla el RD 1708/2011 (art. 3.1).

• Composición (art. 3.2 RD 1708/2011):

• a) el Sistema de Archivos de la Administración General del Estado y sus organismos públicos;

• b) los sistemas archivísticos autonómicos, provinciales y locales, en función de las relaciones de cooperación, basadas en el principio de voluntariedad, que se establezcan;

• c) los archivos de todo tipo de entidades públicas y privadas incorporados al sistema mediante los correspondientes acuerdos y convenios.

• El Ministerio de Cultura, órgano coordinador del Sistema (art. 3.4): elabora el Censo-Guía de Archivos; asegura el mantenimiento y la difusión de la información bibliográfica especializada; promueve la formación permanente del personal y el intercambio de archiveros; impulsa la investigación y la innovación; promueve plataformas y proyectos digitales; e impulsa la cooperación internacional, especialmente con la Unión Europea, Iberoamérica y el Mediterráneo.

5.1 Consejo de Cooperación Archivística (art. 5)

• Órgano de cooperación entre las administraciones públicas en materia de archivos, adscrito al Ministerio de Cultura a través de la Secretaría de Estado de Cultura (redacción dada por el RD 323/2024).

• Lo preside la persona titular de la Secretaría de Estado de Cultura.

• Composición: junto al Presidente, seis representantes de la AGE con rango de director general o equivalente (designados por los Ministerios de Asuntos Exteriores y de Cooperación, Defensa, Economía y Hacienda, Presidencia, Política Territorial y Administraciones Públicas, y Cultura), un representante de cada Comunidad Autónoma, tres representantes de las administraciones locales y un representante del Consejo de Universidades.

5.2 El Sistema de Archivos de la Administración General del Estado (arts. 6 a 13)

Clases de archivos según el ciclo vital de los documentos (art. 8):

Comisión de Archivos de la Administración General del Estado (arts. 7 y 13):

• Es la coordinadora del Sistema (art. 7) y un órgano interministerial adscrito al Ministerio de Presidencia (art. 13.3).

• La preside quien ocupe la Subsecretaría del Ministerio de Presidencia; la vicepresidencia corresponde a la persona titular de la Subsecretaría del Ministerio de Cultura (art. 13.4).

• Asume las funciones de la antigua Junta Superior de Archivos (disposición adicional primera).

• Tiene adscrita, como órgano consultivo superior, la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos (art. 13.6).

5.3 Regímenes especiales y derogaciones (disposiciones del RD 1708/2011)

• Disposición adicional cuarta: el Sistema Archivístico de la Defensa se rige por su normativa específica, pero el régimen de acceso a sus documentos es el del RD 1708/2011.

• Disposición adicional quinta: puede crearse un sistema archivístico propio del Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación para la documentación que afecta a las relaciones internacionales de España; también con el régimen de acceso del RD 1708/2011.

• Disposición adicional sexta: régimen de acceso de los Archivos Históricos de titularidad y gestión estatal (reglas específicas más favorables al acceso, ver §3).

• Disposición derogatoria única: deroga, entre otras normas,

• el Decreto de 22 de noviembre de 1901, Reglamento de Archivos del Estado;

• el Decreto de 24 de julio de 1947, sobre ordenación de los Archivos y Bibliotecas y del Tesoro Histórico-documental y Bibliográfico;

• la Orden de 25 de noviembre de 1996, sobre composición y funciones de la Junta Superior de Archivos.

Fuente: Ley 16/1985, art. 66; RD 1708/2011, arts. 3, 5, 7, 8 a 13 y disposiciones adicionales primera, cuarta, quinta y sexta y derogatoria única (texto consolidado, BOE-A-2011-18541).