El Sistema Español de Archivos y el Consejo de Cooperación Archivística

La norma de referencia es el Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, por el que se establece el Sistema Español de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administración General del Estado y de sus Organismos Públicos y su régimen de acceso (BOE núm. 284, de 25 de noviembre de 2011). Se estudia en su texto consolidado vigente, cuya última modificación procede del Real Decreto 323/2024, de 26 de marzo.

Fuente: RD 1708/2011, texto consolidado — https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2011-18541

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1. Estructura de la norma

• Capítulo I — Disposiciones generales: art. 1 (objeto y ámbito de aplicación) y art. 2 (definiciones).

• Capítulo II — El Sistema Español de Archivos: art. 3 (el Sistema Español de Archivos), art. 4 (la cooperación archivística) y art. 5 (el Consejo de Cooperación Archivística). Es el contenido de este tema.

• Capítulo III — Sistema de Archivos de la Administración General del Estado y de sus organismos públicos: arts. 6 a 22, en cuatro secciones (disposiciones generales; tratamiento archivístico; disposiciones específicas sobre archivos históricos y patrimonio documental; documentos electrónicos y preservación digital).

• Capítulo IV — Procedimiento de acceso a documentos y archivos: arts. 23 a 32.

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2. Objeto de la norma (art. 1)

El RD 1708/2011 tiene por objeto:

a) Establecer el Sistema Español de Archivos, previsto en el artículo 66 de la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español, formado por los archivos de la Administración General del Estado y el resto de archivos públicos y privados, vinculados al Sistema mediante los correspondientes instrumentos de cooperación.

b) Regular el Sistema de Archivos de la Administración General del Estado como conjunto de todos los archivos de titularidad de la Administración General del Estado, así como de las entidades de Derecho Público vinculadas o dependientes de ella.

c) Establecer el procedimiento común para el acceso a los documentos obrantes en el Sistema de Archivos de la Administración General del Estado.

Clave para no confundir conceptos: el propio art. 1 distingue dos sistemas distintos:

• el Sistema Español de Archivos (archivos de la AGE y resto de archivos públicos y privados vinculados por instrumentos de cooperación), y

• el Sistema de Archivos de la Administración General del Estado (solo los archivos de titularidad de la AGE y de sus entidades de Derecho Público).

No son sinónimos: el Sistema de Archivos de la AGE forma parte del Sistema Español de Archivos (art. 3.2.a).

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3. El Sistema Español de Archivos (art. 3)

3.1 Definición (art. 3.1)

«El Sistema Español de Archivos previsto en el artículo 66 de la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español, comprende el conjunto de órganos, centros, sistemas y medios que, mediante relaciones de cooperación y coordinación, actúan conjuntamente con la finalidad de desarrollar los servicios archivísticos para facilitar el acceso de los ciudadanos a los archivos públicos en los términos establecidos en la normativa general.»

Elementos que conviene retener:

• Es un conjunto de órganos, centros, sistemas y medios, no un único organismo.

• Actúan mediante relaciones de cooperación y coordinación.

• Finalidad: desarrollar los servicios archivísticos para facilitar el acceso de los ciudadanos a los archivos públicos.

• Su base legal es el art. 66 de la Ley 16/1985, del Patrimonio Histórico Español.

3.2 Integrantes (art. 3.2)

«Forman parte del Sistema Español de Archivos:

a) El Sistema de Archivos de la Administración General del Estado y sus organismos públicos.

b) Los sistemas archivísticos autonómicos, provinciales, locales, en función de las relaciones de cooperación, basadas en el principio de voluntariedad, que se establezcan, y sin perjuicio de la aplicación de su respectiva normativa.

c) Los archivos de todo tipo de entidades públicas y privadas incorporadas al sistema mediante los correspondientes acuerdos y convenios.»

Puntos de examen:

• Tres bloques integrantes: (a) AGE y sus organismos públicos; (b) sistemas autonómicos, provinciales y locales; (c) entidades públicas y privadas incorporadas por acuerdo o convenio.

• La incorporación de los sistemas autonómicos, provinciales y locales se basa en el principio de voluntariedad, sin perjuicio de su respectiva normativa (art. 3.2.b).

• Los archivos de entidades públicas y privadas se incorporan mediante acuerdos y convenios.

3.3 Actuación de cada Administración (art. 3.3)

«En el marco del Sistema Español de Archivos, cada Administración, de acuerdo con sus competencias, promoverá un desarrollo equilibrado, coherente e innovador del conjunto de archivos y sistemas existentes en España y fomentará la igualdad de todos los ciudadanos en el acceso a un servicio público de calidad.»

3.4 El Ministerio de Cultura, órgano coordinador (art. 3.4)

«El Ministerio de Cultura, como órgano coordinador del Sistema, y en cooperación con los responsables de los correspondientes archivos, asegurará la conservación y difusión del patrimonio documental y su defensa frente a la expoliación.»

Con tal fin, el Ministerio de Cultura:

• a) Elaborará el Censo-Guía de Archivos de los bienes integrantes del Patrimonio Documental.

• b) Asegurará el mantenimiento y la difusión selectiva de la información bibliográfica especializada en materia de archivos y otras disciplinas afines.

• c) Promoverá la formación permanente del personal de los archivos y el fomento del intercambio de archiveros mediante programas nacionales e internacionales, en cooperación con las Comunidades Autónomas.

• d) Impulsará la investigación científica y el desarrollo e innovación tecnológica en el ámbito archivístico, en colaboración con las Comunidades Autónomas.

• e) Promoverá la creación de plataformas y proyectos digitales (accesibilidad en línea, digitalización de fondos, preservación y duplicación con fines de difusión).

• f) Impulsará la cooperación con otros países y ámbitos culturales, especialmente con los de la Unión Europea, Iberoamérica y el Mediterráneo.

No confundir: el Ministerio de Cultura es el órgano coordinador del Sistema (art. 3.4); el Consejo de Cooperación Archivística es el órgano de cooperación entre las administraciones públicas en materia de archivos (art. 5.1).

Fuente: RD 1708/2011, art. 3.

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4. La cooperación archivística (art. 4)

4.1 Definición (art. 4.1)

«La cooperación archivística comprende los vínculos que, con carácter voluntario, se establecen entre los archivos y los sistemas archivísticos dependientes de las diferentes administraciones públicas y de todo tipo de entidades o personas físicas para intercambiar información y servicios, conocimientos especializados y medios técnicos, con la finalidad de optimizar los recursos y desarrollar los servicios que prestan los archivos.»

El carácter voluntario de la cooperación, ya presente en el art. 3.2.b, se reitera aquí.

4.2 Relaciones de la AGE con los sistemas autonómicos (art. 4.2)

«Las relaciones de la Administración General del Estado con los sistemas archivísticos autonómicos se regularán por lo establecido en los respectivos convenios de colaboración que, con tal fin, se suscriban con las Comunidades Autónomas.»

4.3 Instrumentos de fomento de la cooperación (art. 4.3)

La Administración General del Estado, en colaboración con el resto de las Administraciones Públicas y todo tipo de entidades privadas, promoverá e impulsará la cooperación archivística mediante:

a) El establecimiento de planes generales y específicos, que deberán ser aprobados por el Consejo de Ministros.

b) La suscripción de convenios y otros instrumentos de cooperación entre las administraciones públicas y con los archivos de titularidad privada.

c) El impulso del funcionamiento de los Patronatos de los Archivos Históricos de carácter nacional y de los órganos colegiados en materia archivística con presencia de la Administración General del Estado.

d) La presencia española en organismos y organizaciones internacionales y la participación en proyectos supranacionales.

Conexión con el art. 5: los planes de cooperación archivística del art. 4.3.a) son los que el Consejo de Cooperación Archivística debe informar, seguir y, eventualmente, proponer actualizar (art. 5.2.d).

Fuente: RD 1708/2011, art. 4.

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5. El Consejo de Cooperación Archivística (art. 5)

5.1 Naturaleza y adscripción (art. 5.1)

«El Consejo de Cooperación Archivística, como órgano adscrito al Ministerio de Cultura a través de la Secretaría de Estado de Cultura, es el órgano de cooperación entre las administraciones públicas en materia de archivos.»

Esta es la redacción vigente, dada por la disposición final segunda del Real Decreto 323/2024, de 26 de marzo, por el que se desarrolla la estructura orgánica básica del Ministerio de Cultura (en vigor desde el 27 de marzo de 2024).

Evolución de la adscripción y de la presidencia (apartados 1 y 3 del art. 5):

Las reformas solo han afectado a los apartados 1 y 3; las funciones (apartado 2), la composición (apartado 4) y la secretaría (apartado 5) conservan la redacción original.

5.2 Funciones (art. 5.2)

Son funciones del Consejo:

a) La promoción de la integración de los sistemas archivísticos de titularidad pública y archivos privados en el Sistema Español de Archivos.

b) La elaboración de criterios uniformes para el desarrollo de los servicios archivísticos.

c) La propuesta y promoción del desarrollo de políticas públicas, directrices y estrategias relativas a la administración de archivos y patrimonio documental, con especial atención a la implantación de las nuevas tecnologías en la gestión de los archivos.

d) Informar los planes de cooperación archivística previstos en el artículo 4.3 letra a) y proceder a su seguimiento y, eventualmente, a la propuesta de su actualización.

e) La promoción y el fomento de la formación profesional y el intercambio en el ámbito archivístico.

f) El impulso de la cooperación internacional.

Son seis funciones, letras a) a f): integración de sistemas → criterios uniformes → políticas, directrices y estrategias (nuevas tecnologías) → informar y seguir los planes de cooperación del art. 4.3.a) → formación e intercambio → cooperación internacional.

5.3 Presidencia (art. 5.3)

«Presidirá el Consejo de Cooperación Archivística la persona titular de la Secretaría de Estado de Cultura.»

5.4 Composición (art. 5.4)

«Componen el Consejo de Cooperación Archivística, junto con su Presidente, seis representantes de la Administración General del Estado, con rango de director general o equivalente, designados por los Ministerios de Asuntos Exteriores y de Cooperación, Defensa, Economía y Hacienda, Presidencia, Política Territorial y Administraciones Públicas y Cultura, un representante de cada Comunidad Autónoma, tres representantes de las administraciones locales, designados por la asociación de entidades locales de ámbito estatal con mayor implantación y un representante del Consejo de Universidades.»

Observaciones:

• El apartado 4 no se ha modificado desde 2011, por lo que conserva las denominaciones ministeriales de entonces.

• El RD no nombra a la asociación de entidades locales: usa la fórmula «la asociación de entidades locales de ámbito estatal con mayor implantación».

5.5 Secretaría (art. 5.5)

«La Secretaría del Consejo corresponderá a un funcionario del Ministerio de Cultura, que actuará en el Pleno con voz pero sin voto.»

Fuente: RD 1708/2011, art. 5 (texto vigente y versiones anteriores en el texto consolidado); RD 323/2024, disposición final segunda.

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6. Diferencia con el Sistema de Archivos de la AGE (art. 6)

El Sistema de Archivos de la AGE se regula en el Capítulo III y se define así:

«El Sistema de Archivos de la Administración General del Estado es el conjunto de sistemas archivísticos departamentales, órganos, archivos y centros de la Administración General del Estado y de sus organismos públicos, que actúan de manera coordinada con la finalidad de garantizar la correcta gestión de los fondos, colecciones, documentos y otras agrupaciones documentales producidos o reunidos en el ejercicio de sus competencias y facilitar el acceso de los ciudadanos a los mismos.»

Fuente: RD 1708/2011, arts. 3, 6 y 13.

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7. Definiciones generales útiles (art. 2)

• El RD 1708/2011 establece el Sistema Español de Archivos previsto en el art. 66 de la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español (arts. 1.a y 3.1).

• Archivo (art. 2.1): a) «el conjunto orgánico de documentos, o la reunión de varios de ellos, producidos o reunidos por las personas físicas o jurídicas, públicas o privadas»; b) «las entidades, que de acuerdo con las normas internacionales de descripción archivística, comprenden instituciones, personas y familias, que reúnen, conservan, organizan, describen y difunden los conjuntos orgánicos y las colecciones de documentos».

• Sistema archivístico (art. 2.2.a): «Conjunto de normas reguladoras, así como de órganos, centros y servicios competentes en la gestión eficaz de los documentos y de los archivos.»

Fuente: RD 1708/2011, arts. 1 a 3.