T216 — La atención de usuarios y el acceso a los archivos

Dossier de hechos verificables (Auxiliar de Archivos del Estado, C2)

Verificado contra boe.es (textos consolidados, fetch en vivo el 13/07/2026) y fuentes oficiales del Ministerio de Cultura. Cada bloque cita fecha de "Última actualización" del texto consolidado en boe.es para trazabilidad.

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1. MARCO JURÍDICO DEL ACCESO

1.1 Constitución Española, art. 105.b)

Artículo 105. La ley regulará: [...] b) El acceso de los ciudadanos a los archivos y registros administrativos, salvo en lo que afecte a la seguridad y defensa del Estado, la averiguación de los delitos y la intimidad de las personas.

• FUENTE: boe.es, texto consolidado CE (BOE-A-1978-31229), "Última actualización publicada el 20/05/2026". Verificado byte a byte vía https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-1978-31229.

• Es la norma matriz de todo el sistema: reconoce el derecho de acceso (no absoluto) y fija los tres límites constitucionales expresos (seguridad/defensa del Estado; averiguación de delitos; intimidad).

• Desarrollado por la Ley 19/2013 (art. 12, ver 1.2) y, en el ámbito documental/archivístico, por la Ley 16/1985 (art. 57) y el RD 1708/2011 (arts. 23-32).

1.2 Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno — arts. 12 a 15

Texto consolidado BOE-A-2013-12887, "Última actualización publicada el 09/07/2022".

Art. 12. Derecho de acceso a la información pública.

Todas las personas tienen derecho a acceder a la información pública, en los términos previstos en el artículo 105.b) de la Constitución Española, desarrollados por esta Ley. Asimismo, y en el ámbito de sus respectivas competencias, será de aplicación la correspondiente normativa autonómica.

Art. 13. Información pública.

Se entiende por información pública los contenidos o documentos, cualquiera que sea su formato o soporte, que obren en poder de alguno de los sujetos incluidos en el ámbito de aplicación de este título y que hayan sido elaborados o adquiridos en el ejercicio de sus funciones.

Art. 14. Límites al derecho de acceso.

1. El derecho de acceso podrá ser limitado cuando acceder a la información suponga un perjuicio para: a) La seguridad nacional. b) La defensa. c) Las relaciones exteriores. d) La seguridad pública. e) La prevención, investigación y sanción de los ilícitos penales, administrativos o disciplinarios. f) La igualdad de las partes en los procesos judiciales y la tutela judicial efectiva. g) Las funciones administrativas de vigilancia, inspección y control. h) Los intereses económicos y comerciales. i) La política económica y monetaria. j) El secreto profesional y la propiedad intelectual e industrial. k) La garantía de la confidencialidad o el secreto requerido en procesos de toma de decisión. l) La protección del medio ambiente.

2. La aplicación de los límites será justificada y proporcionada a su objeto y finalidad de protección y atenderá a las circunstancias del caso concreto, especialmente a la concurrencia de un interés público o privado superior que justifique el acceso.

3. Las resoluciones [...] serán objeto de publicidad previa disociación de los datos de carácter personal [...]

Art. 15. Protección de datos personales.

1. Si la información solicitada contuviera datos personales que revelen la ideología, afiliación sindical, religión o creencias, el acceso únicamente se podrá autorizar en caso de que se contase con el consentimiento expreso y por escrito del afectado [...]. Si la información incluyese datos [...] de origen racial, salud o vida sexual, datos genéticos o biométricos o [...] infracciones penales o administrativas que no conllevasen amonestación pública, el acceso solo se podrá autorizar con consentimiento expreso del afectado o si estuviera amparado por una norma con rango de ley.

2. Con carácter general [...] se concederá el acceso a información que contenga datos meramente identificativos relacionados con la organización, funcionamiento o actividad pública del órgano.

3. Cuando la información no contuviera datos especialmente protegidos, el órgano concederá el acceso previa ponderación razonada entre el interés público en la divulgación y los derechos de los afectados, tomando en consideración: a) El menor perjuicio a los afectados derivado del transcurso de los plazos establecidos en el artículo 57 de la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español; b) la justificación de la petición o la condición de investigador con fines históricos, científicos o estadísticos; c) el menor perjuicio si los datos son meramente identificativos; d) mayor garantía si afectan a intimidad/seguridad o a menores.

4. No será aplicable lo anterior si el acceso se hace previa disociación de datos personales.

5. La normativa de protección de datos será de aplicación al tratamiento posterior.

(Nota del propio BOE: "Se modifica el apartado 1 por la disposición final 11.2 de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre" — LOPDGDD.)

• FUENTE: https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2013-12887. HECHO VERIFICADO Y RELEVANTE PARA T216: el art. 15.3.a) de la Ley 19/2013 remite expresamente al art. 57 de la Ley 16/1985 como criterio de ponderación — confirma el engranaje entre la ley general de transparencia y la ley especial de patrimonio documental.

1.3 Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español — art. 57 (régimen de consulta) y art. 62

Texto consolidado BOE-A-1985-12534, "Última actualización publicada el 27/05/2026". Ley numerada en el articulado con ordinales en letra ("Artículo cincuenta y siete").

Art. 57.

1. La consulta de los documentos constitutivos del Patrimonio Documental Español a que se refiere el artículo 49.2 se atendrá a las siguientes reglas:

a) Con carácter general, tales documentos, concluida su tramitación y depositados y registrados en los Archivos centrales de las correspondientes entidades de Derecho Público [...], serán de libre consulta a no ser que afecten a materias clasificadas de acuerdo con la Ley de Secretos Oficiales o no deban ser públicamente conocidos por disposición expresa de la Ley, o que la difusión de su contenido pueda entrañar riesgos para la seguridad y la defensa del Estado o la averiguación de los delitos.

b) No obstante lo dispuesto en el párrafo anterior, cabrá solicitar autorización administrativa para tener acceso a los documentos excluidos de consulta pública. Dicha autorización podrá ser concedida, en los casos de documentos secretos o reservados, por la Autoridad que hizo la respectiva declaración, y en los demás casos por el Jefe del Departamento encargado de su custodia.

c) Los documentos que contengan datos personales de carácter policial, procesal, clínico o de cualquier otra índole que puedan afectar a la seguridad de las personas, a su honor, a la intimidad de su vida privada y familiar y a su propia imagen, no podrán ser públicamente consultados sin que medie consentimiento expreso de los afectados o hasta que haya transcurrido un plazo de VEINTICINCO AÑOS desde su muerte, si su fecha es conocida o, en otro caso, de CINCUENTA AÑOS, a partir de la fecha de los documentos.

2. Reglamentariamente se establecerán las condiciones para la realización de la consulta de los documentos a que se refiere este artículo, así como para la obtención de reproducciones de los mismos.

• PLAZOS CONFIRMADOS BYTE A BYTE contra el texto consolidado vigente en boe.es (13/07/2026): 25 años desde el fallecimiento (fecha conocida) / 50 años desde la fecha del documento (fecha de fallecimiento desconocida). Sin ⚠️: verificado literalmente, dos veces (texto de la ley en cultura.gob.es PDF y texto consolidado boe.es act.php), coincidentes.

• FUENTE: https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-1985-12534 (bloque "Artículo cincuenta y siete"); cotejado también con PDF oficial Ministerio de Cultura (cultura.gob.es, ley16-1985.pdf).

Art. 62 (acceso institucional, distinto del art. 57 que regula datos personales):

La Administración del Estado garantizará el acceso de todos los ciudadanos españoles a los Archivos, Bibliotecas y Museos de titularidad estatal, sin perjuicio de las restricciones que, por razón de la conservación de los bienes en ellos custodiados o de la función de la propia institución, puedan establecerse.

• Es la base legal que citan las "Normas para el acceso y consulta de documentos en los Archivos Estatales" del Ministerio de Cultura para restringir la consulta de documentos en mal estado o en restauración (ver §2.1).

• Título IX de la Ley 16/1985 regula infracciones y sanciones (citado en las normas de sala junto con arts. 323-324 del Código Penal, LO 10/1995, para la responsabilidad por deterioro de documentos).

1.4 RD 1708/2011, de 18 de noviembre — Sistema Español de Archivos y régimen de acceso, arts. 23-32

⚠️ CORRECCIÓN DE ID: la referencia inicial "BOE-A-2011-19393" es incorrecta; el identificador correcto es BOE-A-2011-18541 (verificado). Texto consolidado, "Última actualización publicada el 27/03/2024".

Capítulo IV ("Del acceso a los documentos") completo, arts. 23-32:

• Art. 23. Derecho de acceso a documentos y archivos. 1. Toda persona tiene derecho a acceder a los documentos conservados en los archivos [...] sin perjuicio de las exclusiones y limitaciones previstas en la Constitución y en las leyes. 2. Regula el procedimiento común para el acceso a documentos de la AGE y entidades de Derecho público vinculadas, salvo archivos de oficina/gestión. 3. El responsable del archivo ofrecerá asistencia, atendiendo a necesidades especiales de algunos colectivos. 4. Garantía del uso de lenguas cooficiales.

• Art. 24. Solicitud de acceso. Se presenta por los medios de la Ley 30/1992 y Ley 11/2007, dirigida al responsable del archivo. Modelo normalizado disponible (también en sede electrónica). No es necesario motivar la solicitud (pero puede exponerse el motivo, que se tendrá en cuenta). El archivo pone a disposición instrumentos de descripción, salvo excepciones legales.

• Art. 25. Autorización de entrada a los archivos y de consulta de documentos originales. 1. La entrada en la zona de depósito está reservada a personal autorizado; quien acredite interés histórico, científico, estadístico o cultural relevante puede solicitar autorización de entrada para examinar la documentación (puede denegarse por necesidades de organización o carácter restringido de fondos). 2. Si existen reproducciones, se da acceso a éstas como norma general; sólo se autoriza el acceso a originales cuando la investigación lo justifique y el estado de conservación lo permita.

• Art. 26. Acceso restringido. 1. Los documentos son de libre acceso salvo limitaciones constitucionales/legales: clasificados (secretos oficiales), riesgo para seguridad/defensa del Estado o para la investigación de delitos o tutela judicial efectiva, declarados reservados por norma con rango de ley, y los que contengan datos personales del art. 28. 2. El responsable tendrá, si es posible, la relación pública de documentos de acceso restringido. 3-4. El acceso restringido requiere autorización previa; cabe restricción cautelar comunicada a la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos.

• Art. 27. Solicitud de consulta de documentos restringidos por seguridad y defensa del Estado. Documentos clasificados (Ley de Secretos Oficiales): excluidos de consulta hasta desclasificación por el órgano competente. Documentos con marca de reserva/confidencialidad: la solicitud se remite al superior jerárquico o al órgano que hizo la declaración.

• Art. 28. Solicitud de consulta de documentos restringidos por datos personales. 1. Acceso a datos referidos exclusivamente al propio solicitante: normativa de protección de datos. 2. Datos que afecten a intimidad/seguridad o especialmente protegidos (incl. expedientes sancionadores): requiere consentimiento expreso y por escrito, salvo que hayan transcurrido 25 años desde el fallecimiento (si no consta, certificación del Registro Civil) o, si no puede conocerse el fallecimiento y el documento tiene más de 50 años de antigüedad, se concede si razonablemente se excluye lesión a intimidad/seguridad, conforme a la normativa de protección de datos. 3. Datos meramente identificativos (sin afectar intimidad/seguridad): acceso si el titular ha fallecido o el solicitante acredita interés legítimo (ejercicio de derechos; investigadores con fin histórico, científico o estadístico). 4. Sin consentimiento si hay disociación de datos. 5. Los datos obtenidos sólo pueden usarse para la finalidad que justificó el acceso.

• Art. 29. Tramitación y resolución. Notificación escrita motivada (si denegatoria), con recursos procedentes. Remisión de oficio si el documento no obra en el órgano. Se desestima si la mera indicación de existencia vulnera límites de acceso. Tramitación preferente si el acceso es necesario para ejercer derechos. Inadmisión de solicitudes abusivas.

• Art. 30. Plazo para resolver y sentido del silencio. Plazo máximo 1 mes desde recepción, ampliable 1 mes más por volumen/dificultad de reproducción. Se interrumpe por subsanación o exigencia de autorización específica. Silencio administrativo POSITIVO (transcurrido el plazo sin resolución expresa, se entiende estimada).

• Art. 31. Obtención de copias. Derecho a copia salvo: documentos no de libre consulta; imposibilidad técnica/coste excesivo; vulneración de propiedad intelectual. Puede sujetarse a tasas/precios públicos.

• Art. 32. Régimen de impugnaciones. Recursos administrativos y contencioso-administrativos conforme a la legislación general.

• FUENTE: https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2011-18541. Confirmado también que el art. 25.2 se cita literalmente en las "Normas para el acceso y consulta" del Ministerio de Cultura (§2.1) — coincidencia exacta de texto.

1.5 Protección de datos: LOPDGDD (LO 3/2018) y RGPD

Texto consolidado LOPDGDD BOE-A-2018-16673, "Última actualización publicada el 27/12/2025".

Art. 26 LOPDGDD. Tratamiento de datos con fines de archivo en interés público por parte de las Administraciones Públicas.

Será lícito el tratamiento por las Administraciones Públicas de datos con fines de archivo en interés público, que se someterá a lo dispuesto en el Reglamento (UE) 2016/679 y en la presente ley orgánica con las especialidades que se derivan de lo previsto en la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español, en el Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre [...], así como la legislación autonómica que resulte de aplicación.

• HECHO CLAVE PARA T216: este artículo es la "bisagra" legal que articula RGPD + LOPDGDD con Ley 16/1985 y RD 1708/2011 — confirma que ambas normas archivísticas actúan como lex specialis dentro del marco general de protección de datos.

Disposición adicional vigésima segunda LOPDGDD. Acceso a los archivos públicos y eclesiásticos.

Las autoridades públicas competentes facilitarán el acceso a los archivos públicos y eclesiásticos en relación con los datos que se soliciten con ocasión de investigaciones policiales o judiciales de personas desaparecidas [...]

• FUENTE: https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2018-16673.

• El propio art. 15.1 de la Ley 19/2013 fue modificado por la disposición final 11.2 de esta LO 3/2018 (nota del BOE, ver §1.2).

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2. ATENCIÓN A LOS USUARIOS

2.1 La sala de consulta / sala de investigadores: normas de sala

FUENTE PRINCIPAL (oficial, Ministerio de Cultura): "Normas para el acceso y consulta de documentos en los Archivos Estatales", PDF publicado en cultura.gob.es (/dam/jcr:80238831-c596-4bc8-a835-442103ed4a52/normas-acceso-sala-nuevo (2).pdf), aplicable a la red de Archivos Estatales del Ministerio de Cultura. Contenido verificado por extracción directa del PDF:

• Alta de usuario: al acceder por primera vez presencialmente a cualquier Archivo Estatal, el Departamento de Referencias da de alta al usuario en el módulo de Gestión Interna; a partir de ahí, "cada usuario tendrá un expediente de investigador único y compartido para todos los Archivos Estatales" (consultas, reservas, reprografía, pagos quedan registrados).

• Acceso libre y gratuito, con acreditación de identidad obligatoria: DNI (españoles), NIE (extranjeros residentes) o pasaporte/documento de identidad comunitario (no residentes/comunitarios). El documento se escanea y se devuelve al momento.

• Protección de datos: tratamiento conforme a la LO 3/2018, responsabilidad de la Dirección General de Bellas Artes; derechos ejercitables conforme a arts. 15 a 22 del RGPD (Reglamento UE 2016/679).

• Objetos permitidos en sala: lápiz/portaminas, cuartillas (salvo documentos del propio archivo), ordenador portátil sin funda. Prohibidos: cuadernos, carpetas, bolsos, móviles (silenciados y en taquilla), abrigos, alimentos/bebidas, cámaras/grabadoras, objetos cortantes, papel calco, etc.

• Trabajo en sala: el personal técnico orienta sobre fondos e instrumentos de descripción; instrumentos de descripción de libre acceso pero excluidos de préstamo/reproducción y protegidos por el RD Legislativo 1/1996 (Ley de Propiedad Intelectual).

• Consulta de documentos: una sola unidad de instalación por usuario simultáneamente; no se comparte una unidad entre varios usuarios; el usuario responde del deterioro/pérdida/mutilación (cita expresamente Ley Orgánica 10/1995, Código Penal arts. 323-324, y Ley 16/1985 Título IX).

• Regla de reproducciones antes que originales: la norma cita literalmente el art. 25.2 del RD 1708/2011 ("cuando en el Archivo existan reproducciones [...] se dará acceso a éstas como norma general [...]").

• Autorización expresa de dirección requerida para: documentación en mal estado/restauración (art. 62 Ley 16/1985), documentos en proceso técnico, fondos especiales (pergaminos, placas de vidrio, mapas/planos grandes), trabajo en grupo.

• Reserva de documentos para sesión siguiente, previa solicitud.

• Normativa de aplicación citada por el propio documento oficial: Ley 39/2015 (PAC), Ley 40/2015 (Régimen Jurídico Sector Público), Ley 19/2013 (transparencia), Ley 16/1985 arts. 48-66, Ley 9/1968 de Secretos Oficiales, RD Legislativo 1/1996 (Propiedad Intelectual), RGPD, LO 3/2018, RD 1708/2011, Orden CUL/1077/2011 (precios públicos).

FUENTE COMPLEMENTARIA (caso concreto, Archivo Histórico Nacional): cultura.gob.es/.../ahn/servicios/consulta-en-sala.html — confirma en la práctica: horario de sala de consulta y sala de investigadores, alta de usuarios en Secretaría de Referencias (presencial o telemática vía formulario + copia de DNI/pasaporte), límite operativo de 10 expedientes/día/usuario para fondos con datos personales sensibles (ej. Expedientes policiales/Boletines de la Brigada Político-Social de la DGS), exigencia de formulario específico de autorización para fondos de acceso restringido.

2.2 Carné/tarjeta de investigador: ⚠️ RÉGIMEN HISTÓRICO DEROGADO — dato relevante para no confundir en examen

• El RD 1969/1999, de 23 de diciembre, regulaba la expedición de la "tarjeta nacional de investigador" (TNI) o autorización temporal, exigible para investigar en archivos de titularidad estatal (art. 2). Verificado texto original en https://www.boe.es/buscar/doc.php?id=BOE-A-2000-647.

• Este RD fue DEROGADO por el RD 1266/2006, de 8 de noviembre (BOE-A-2006-20663), "en lo relativo a los archivos de titularidad estatal dependientes del Ministerio de Cultura" — es decir, derogación parcial (por ámbito subjetivo), no total.

• Motivo (según fuentes secundarias sobre la exposición de motivos del RD 1266/2006): la experiencia aconsejó suprimir la exigencia ineludible de TNI por considerarla poco acorde con el acceso libre constitucional; desde entonces el acceso a los archivos del Ministerio de Cultura se hace mediante simple exhibición del DNI/NIE/pasaporte y alta en el "expediente de investigador único" (ver §2.1), sin necesidad de tarjeta física ni de justificar el motivo de la investigación.

• FUENTE derogación: confirmada en el propio listado de "Normativa de aplicación" del PDF oficial normas-acceso-sala-nuevo (2).pdf del Ministerio de Cultura (cita explícita "Real Decreto 1266/2006 [...] por el que se deroga el Real Decreto 1969/1999 [...] en lo relativo a los archivos de titularidad estatal dependientes del Ministerio de Cultura"), y por búsqueda cruzada (título oficial BOE-A-2006-20663 coincide).

• ⚠️ No se ha podido descargar y verificar byte a byte el texto completo del RD 1266/2006 contra boe.es en esta sesión (fallo de red puntual al reintentar el ID); el título oficial y el hecho de la derogación parcial están confirmados por dos fuentes independientes (Ministerio de Cultura + resultados de búsqueda con el título BOE literal), pero se recomienda una verificación adicional directa de https://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2006-20663 antes de dar el dato por cerrado al 100%.

2.3 Tipos de usuarios — ⚠️ construcción doctrinal/manual, NO una clasificación legal cerrada

No existe en la normativa revisada (RD 1708/2011, Ley 16/1985) una tabla legal explícita "administración productora / ciudadano / investigador". Es una sistematización habitual de manuales de archivística (p. ej. Cruz Mundet) para explicar el "ciclo de vida" del documento y sus consultantes. Lo que SÍ está anclado a norma:

• RD 1708/2011 art. 25.1: distingue implícitamente entre el público general (acceso a reproducciones, sin necesidad de acreditar interés) y quien "acredite un interés histórico, científico, estadístico o cultural relevante", que puede solicitar entrada a la zona de depósito para examinar documentación original.

• RD 1708/2011 art. 28.3: distingue el acceso a datos meramente identificativos según "interés legítimo": "quienes soliciten el acceso para el ejercicio de sus derechos" y "los investigadores que acrediten que el acceso se produce con una finalidad histórica, científica o estadística".

• Ley 19/2013 art. 15.3.b): pondera "la justificación por los solicitantes de su petición en el ejercicio de un derecho o el hecho de que tengan la condición de investigadores y motiven el acceso en fines históricos, científicos o estadísticos".

• La "administración productora" (el propio organismo que generó el documento, que accede a su propio archivo de gestión/central para tramitación) no está regulada en el Capítulo IV del RD 1708/2011 (que expresamente EXCLUYE de su ámbito los archivos de oficina o gestión, art. 23.2) — su acceso se rige por las normas generales de procedimiento administrativo (Ley 39/2015), no por el régimen de acceso "externo" aquí descrito. ⚠️ Distinción importante: el T216 puede estar pidiendo que el aspirante separe el acceso INTERNO (gestión administrativa, Ley 39/2015) del acceso EXTERNO/público (Capítulo IV RD 1708/2011).

2.4 Servicios: consulta, referencia, reproducción/certificaciones

• Consulta: en sala, presencial, con instrumentos de descripción a disposición (RD 1708/2011 art. 24.4; Normas de sala §2.1).

• Referencia: el "Departamento de Referencias" (nombre operativo confirmado en la fuente oficial del Ministerio de Cultura) gestiona altas de usuario, orientación sobre fondos e instrumentos de descripción.

• Reproducción: regulada como derecho derivado de la estimación de la solicitud (RD 1708/2011 art. 31), con excepciones (documentos no de libre consulta, imposibilidad técnica/coste excesivo, vulneración de propiedad intelectual) y sujeta a tasas/precios públicos (Orden CUL/1077/2011 citada en las Normas de sala). El "Servicio de Reprografía" del archivo es el cauce oficial (los usuarios no pueden fotografiar por su cuenta con cámaras/dispositivos, según Normas de sala §2.1).

• Certificaciones: mencionadas junto a copias en el art. 31.3 RD 1708/2011 ("La expedición de certificaciones y copias [...] podrá someterse al previo pago de las exacciones [...] legalmente establecidas").

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3. INSTRUMENTOS: SOLICITUD, LÍMITES, PROCEDIMIENTO (síntesis remitida a §1.4)

• Solicitud de acceso: art. 24 RD 1708/2011 (medios Ley 39/2015 y Ley 11/2007 [ley de acceso electrónico, hoy sustituida en la práctica por la Ley 39/2015 — ⚠️ ver duda infra], modelo normalizado, no motivación obligatoria).

• Límites: arts. 26-28 RD 1708/2011 (clasificados/Secretos Oficiales, riesgo seguridad/defensa/investigación de delitos, datos personales con la regla de 25/50 años) + art. 14 Ley 19/2013 (límites generales de transparencia) + art. 105.b) CE (matriz constitucional).

• Procedimiento: arts. 29-30 RD 1708/2011 — plazo 1 mes (ampliable 1 mes), silencio positivo, resolución motivada si denegatoria, recursos vía art. 32.

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