Tema 214 — El edificio, los depósitos y las instalaciones de archivo

1. El edificio de archivo

1.1 Marco de referencia

• En España no existe una legislación específica para la construcción de edificios de archivo: el edificio debe cumplir la normativa general de edificación (Código Técnico de la Edificación y sus Documentos Básicos), de accesibilidad y de protección contra incendios, y para lo propiamente archivístico se siguen recomendaciones técnicas publicadas por distintas administraciones (por ejemplo, las Recomendaciones para la edificación de archivos de la Subdirección General de los Archivos Estatales, o las Recomendaciones técnicas para la construcción y equipamiento de edificios de archivo de la Comunidad de Madrid).

• En el plano internacional, la norma de referencia es la ISO 11799 (ver §2.6).

Fuente: Comunidad de Madrid, Subdirección General de Archivos y Gestión Documental, Recomendaciones técnicas para la construcción y equipamiento de edificios de archivo, versión 2 (16/04/2024), Introducción.

1.2 Ubicación del edificio

El emplazamiento debe elegirse atendiendo a estos criterios:

• Terreno seco y no inundable, sin riesgo de humedades o filtraciones: hay que comprobar el nivel freático y la proximidad de cursos de agua, tuberías, evacuación de pluviales o alcantarillado.

• Conocer las características del terreno para la cimentación (riesgo de derrumbes o de contracción–hinchamiento de suelos arcillosos).

• Alejado de zonas peligrosas (riesgo de incendio o explosión, posibles objetivos estratégicos en caso de conflicto) y de instalaciones que emitan gases, humos y otros contaminantes.

• Valorar el riesgo de fenómenos naturales extremos (lluvias torrenciales, nevadas, seísmos).

• Fácil acceso y buena comunicación dentro del núcleo urbano, con transporte público; accesible para vehículos y para una rápida intervención de los servicios de emergencia.

• Según la tipología del archivo, puede convenir la proximidad al centro productor de los documentos.

• Debe preverse el crecimiento a corto y medio plazo (volumen documental, personal y usuarios) para permitir futuras ampliaciones.

Fuente: Recomendaciones técnicas de la Comunidad de Madrid (2024), apartados 1.1 y 1.2.

1.3 Construcción y materiales

• Las medidas constructivas tienden al hermetismo de accesos, eliminando orificios y rendijas por donde puedan entrar plagas (roedores, insectos).

• Materiales hidrófugos e ignífugos; suelos, paredes y techos no combustibles, no inflamables, no higroscópicos ni productores de polvo.

• Ventanas preferentemente con rotura de puente térmico y doble cristal aislante, evitando la orientación al sur.

• Aislamiento térmico y acústico del edificio, evitando los puentes térmicos.

• Grupo electrógeno para que un corte de suministro no afecte al funcionamiento del archivo.

• Climatización independiente para cada estancia de las zonas de trabajo y de usuarios, y para la zona de depósitos según el tipo de depósito.

Fuente: Recomendaciones técnicas de la Comunidad de Madrid (2024), apartados 1.3 a 1.5.

1.4 Organización funcional: las zonas del edificio

El edificio de archivo se organiza en tres zonas claramente separadas:

• Estas zonas deben estar diferenciadas según sus distintas condiciones y exigencias, y ser independientes; la distribución interior y los circuitos de circulación de documentos, trabajadores y usuarios se planifican con ese criterio.

• Por seguridad, cada zona debería tener acceso independiente desde el exterior o, al menos, no deben ser comunes los espacios de uso público y los de uso restringido:

• Acceso restringido: depósitos, espacios de trabajo del personal, salas de trabajo con documentos, muelle de carga, talleres, sala de desinsectación, mantenimiento y almacenes, puesto de control.

• Acceso público: recepción, sala de consulta y referencias, espacios expositivos y de difusión.

• Los depósitos reciben un tratamiento claramente diferenciado y singular respecto al resto de espacios.

• Los circuitos de circulación de documentos en ningún caso pueden ser interferidos por los visitantes; el acceso a los espacios donde se custodian los documentos se restringe al personal del archivo, y los visitantes externos solo acceden a zonas restringidas acompañados o con autorización.

• El depósito ha de estar aislado del resto del edificio, combinando su independencia con la proximidad a la zona de consulta de documentos por los usuarios y a la zona de trabajo del personal responsable de los documentos. Por seguridad, no debe tener acceso directo desde la calle.

• Dentro de la zona de trabajo, los espacios de tratamiento documental conviene situarlos cerca de los depósitos y de la recepción de documentos; en cambio, el taller de restauración debe estar cerca de la zona de desinsectación y desinfección y nunca cerca de los depósitos, para no acercarlos a productos potencialmente peligrosos. Los talleres, el taller de mantenimiento y los almacenes presentan mayor riesgo de incendio.

• En la sala de consulta, el acceso de los documentos y el de los usuarios deben ser distintos e independientes.

Fuente: Recomendaciones técnicas de la Comunidad de Madrid (2024), apartados 1.6, 2.1, 3 y 4.

1.5 Protección contra incendios en el edificio

• Los archivos son edificios con alta carga de incendio: deben contar con un sistema de protección que incluya prevención, detección y extinción, conforme al Documento Básico de Seguridad en caso de Incendio (DB SI) del Código Técnico de la Edificación y al Reglamento de instalaciones de protección contra incendios (RD 513/2017).

• Los depósitos de documentos figuran entre los locales y zonas de riesgo especial del DB SI.

• Prevención: el edificio se compartimenta en sectores de incendio; las puertas entre sectores son cortafuegos (las metálicas son las más habituales) y deben mantenerse cerradas o, si han de estar abiertas, sujetas con retenedores electromagnéticos que las liberen en caso de incendio.

• Detección: la alarma puede activarse de forma manual (pulsadores) y/o automática (detectores de humo, de temperatura, de llama o de gases), conectada a una central receptora de alarmas.

• Extinción: sistemas manuales y automáticos; se recomiendan los manuales para todo el edificio (extintores portátiles completados con una red de bocas de incendio equipadas, BIE) y ambos tipos —manuales y automáticos— para la zona de depósitos (ver §2.5.3).

Fuente: Recomendaciones técnicas de la Comunidad de Madrid (2024), apartado 1.7.1.

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2. Los depósitos

2.1 Función

• La zona de depósitos es el espacio o conjunto de espacios destinados a la conservación de los documentos, que debe garantizar su protección, conservación, integridad física y acceso. Por su especial relevancia, tiene un tratamiento claramente diferenciado y singular respecto al resto del edificio.

• Su acceso se restringe al personal del archivo (§1.4).

Fuente: Recomendaciones técnicas de la Comunidad de Madrid (2024), apartado 2.

2.2 Ubicación del depósito

• En las zonas del edificio con mejores condiciones naturales de estabilidad climática.

• Evitar plantas subterráneas y sótanos (humedad, fallos de iluminación, falta de renovación de aire).

• Alejado de focos de calor o incendio (calderas, aire acondicionado), de humedad o inundación (cañerías, desagües, instalaciones sanitarias) y de instalaciones peligrosas (combustibles, cuadros eléctricos).

• Aislado del resto del edificio, pero próximo a la zona de consulta y a la de trabajo. Ascensores y montacargas no deben tener acceso directo al depósito, sino a través de vestíbulos cortafuegos.

• Sin acceso directo desde la calle.

Fuente: Recomendaciones técnicas de la Comunidad de Madrid (2024), apartado 2.1.

2.3 Condiciones constructivas

• Resistencia del forjado: entre 750–900 kg/m² con estantería tradicional y 1.250–1.300 kg/m² con estantería compacta, con los gruesos y refuerzos necesarios para el anclaje de los compactos. En edificios existentes hay que hacer un estudio de cargas y, si procede, reforzar forjados.

• Instalaciones a la vista; reducir al mínimo tuberías y bajantes y no instalar aseos en el depósito. La fontanería solo se admite para la climatización o para la extinción de incendios por agua nebulizada o pulverizada.

• Evitar pilares y vigas que estorben al mobiliario o a la circulación del aire.

• Paredes lisas, ignífugas e hidrófugas; suelos resistentes, antideslizantes, no inflamables, con pocas juntas y fáciles de limpiar.

• Techos a una altura mínima de 3 metros.

• Evitar las ventanas o reducir al máximo los huecos exteriores; si los hay, con vidrio que absorba las radiaciones UV e IR.

• Puertas de al menos 1 metro de ancho, con cierrapuertas automático (compartimentación, protección contra incendios y control climático) y control de accesos (llaves, contraseñas, tarjetas, cámaras).

Fuente: Recomendaciones técnicas de la Comunidad de Madrid (2024), apartado 2.2; las cifras de resistencia del forjado proceden, según ese documento, de las recomendaciones del Ministerio de Cultura de España y del Ministère de la Culture de Francia.

2.4 Tipos y dimensiones de los depósitos

• Se recomienda disponer de tres tipos de depósitos:

1. de formatos normalizados en papel (DIN A4/folio), pergamino, etc.;

2. de formatos especiales (planos, mapas, carteles, fotografías en papel, documentos en formato libro…);

3. de soportes especiales (imagen fija y en movimiento, soportes magnéticos u ópticos, material fotográfico).

• Puede ser recomendable una sala fría (depósito refrigerado) para documentos que requieren temperaturas muy bajas, como nitratos y acetatos de celulosa o negativos y positivos en color, con un espacio previo para atemperar los documentos al entrar y salir.

• Superficie: se calcula según el volumen inicial y el crecimiento anual; sin esos datos, se calcula el doble del volumen existente. Como orientación, en 100 m² caben unos 600 metros lineales con estantería tradicional y unos 870 metros lineales con estantería compacta (unidades de instalación de 0,12 m de ancho).

• Se recomienda compartimentar los depósitos en espacios de 100 a 150 m² como máximo, para facilitar la extinción de incendios y la eficacia de los tratamientos fungicidas e insecticidas.

Fuente: Recomendaciones técnicas de la Comunidad de Madrid (2024), apartados 2.3 y 2.4.

2.5 Condiciones ambientales

2.5.1 Clima: humedad relativa y temperatura

• Primero el control pasivo, después el activo. Antes de recurrir a climatización hay que corregir el aislamiento térmico y la estanqueidad frente a la humedad de cerramientos, puertas y ventanas; solo cuando eso no basta se instalan aparatos o sistemas de control activo. Soluciones constructivas: orientación y ubicación del depósito, muros gruesos o doble pared, aislamiento, reducción de huecos y circulación constante del aire.

• La humedad relativa es el parámetro fundamental: debe mantenerse de forma precisa y prioritaria respecto a la temperatura. Como la humedad relativa depende de la temperatura, los dos factores se contemplan conjuntamente.

• Lo prioritario es la estabilidad: evitar las oscilaciones bruscas.

• Criterios del Instituto del Patrimonio Cultural de España (IPCE) para el funcionamiento de los sistemas de climatización:

• Ciclo diario: oscilación máxima de la humedad relativa de ±5–10 % y de la temperatura de ±2–5 °C.

• Ciclo anual: las oscilaciones de humedad relativa no deben superar el 20 % dentro del rango 30–70 %, y la temperatura no debe bajar de 17 °C ni superar los 27 °C en las salas de exhibición.

• El IPCE señala que estas especificaciones pueden servir para zonas amplias del edificio —salas de exhibición, zonas de depósito, zonas de tránsito—, y que para materiales especialmente vulnerables hace falta un control más restrictivo (vitrinas o subcontenedores).

• Sistemas recomendados: aire–aire, que permiten un control preciso de la humedad relativa; se desaconsejan los agua–aire (fan-coils), que no la regulan adecuadamente. El sistema debe ser independiente del resto del edificio, automatizado y funcionar las 24 horas.

• Cada depósito debe poder mantener de forma independiente las condiciones adecuadas a los soportes que conserva (papel, fotográfico, magnético…), con filtros HEPA en la entrada y salida de aire, y con termohigrógrafos o data loggers que registren humedad y temperatura.

• La humedad relativa alta, con mala ventilación y suciedad, favorece la proliferación de microorganismos e insectos (biodeterioro).

Fuente: IPCE, Normas de conservación preventiva para la implantación de sistemas de control de condiciones ambientales en museos, bibliotecas, archivos, monumentos y edificios históricos (Ministerio de Cultura, 2009); IPCE, Manual de seguimiento y análisis de condiciones ambientales (Plan Nacional de Conservación Preventiva, 2018); Recomendaciones técnicas de la Comunidad de Madrid (2024), apartado 2.5.1.

2.5.2 Iluminación

• En los depósitos debe evitarse toda acción directa de la luz natural o artificial sobre los documentos, con elementos oscurecedores: parasoles, vidrios, películas y barnices filtrantes de la radiación ultravioleta.

• El daño de la luz es acumulativo: depende del nivel de iluminación y del tiempo de exposición. La componente ultravioleta es la de mayor energía y la que más altera los materiales (fotodegradación, amarilleamiento); la infrarroja calienta los materiales y el aire, acelera reacciones químicas y reduce la humedad relativa.

• La luz interior será indirecta, preferiblemente LED fría y libre de radiación ultravioleta, situada en paralelo a las estanterías, con líneas de alimentación independientes y luminarias antideflagrantes.

• La ausencia total de luz, combinada con humedad y falta de ventilación, puede favorecer microorganismos, insectos y roedores.

• Como referencia de visión, el IPCE indica una iluminación mínima de 50 lux para los materiales más sensibles y de 150–200 lux para los de sensibilidad media.

• Medición: el luxómetro mide la iluminancia (en lux); el radiómetro mide la radiación ultravioleta en relación con la luz incidente (µW/lumen).

Fuente: IPCE, Manual de seguimiento y análisis de condiciones ambientales (2018), apartado 2.2 y equipos de medición; Recomendaciones técnicas de la Comunidad de Madrid (2024), apartado 2.5.2.

2.5.3 Protección contra incendios en el depósito

• El depósito es un espacio de especial riesgo de incendio por el material que conserva: además de las medidas generales (§1.5), necesita medidas específicas de zona de riesgo alto.

• Prevención: aislarlo de las áreas de trabajo y de usuarios; antesala o pasillo cortafuegos a la entrada; puertas cortafuegos con cerradura antipánico que abran hacia fuera; instalación eléctrica antideflagrante o protegida; no introducir objetos combustibles o comburentes.

• Detección: manual y/o automática; para los depósitos se recomiendan detectores ópticos de humo de alta sensibilidad.

• Extinción: combinación de sistemas manuales y automáticos. Los extintores portátiles se adecuan a los soportes documentales. El criterio para elegir la extinción automática es sofocar el fuego minimizando el daño a los documentos; los sistemas más recomendados son:

• agua nebulizada y agua pulverizada, con especificaciones técnicas concretas para archivo;

• gases homologados tipo FM‑200 (heptafluoropropano): agentes limpios, que extinguen en un máximo de unos 10 segundos, incoloros, inodoros y no conductores de la electricidad.

• Si se usa agua, se recomienda el sistema de tubería seca: las tuberías están presurizadas con aire o nitrógeno en lugar de agua, y el agua solo fluye hacia los rociadores abiertos cuando se activa el sistema; se evita así tener una red de rociadores convencional permanentemente cargada de agua sobre los documentos.

Fuente: Recomendaciones técnicas de la Comunidad de Madrid (2024), apartado 2.5.3.

2.5.4 Calidad del aire

• Climatización con filtros HEPA, que eviten la entrada de partículas en suspensión y gases contaminantes, y renovación constante del aire (ventilación natural o mecánica) que estabilice el clima y evite la acumulación de polvo y contaminantes.

• El IPCE fija para el filtrado del aire una eficacia mínima del 80 % para la materia particulada, y niveles inferiores a 10 µg/m³ de dióxido de azufre y dióxido de nitrógeno y a 2 µg/m³ de ozono. Son totalmente inadecuados los filtros de precipitación electrostática.

Fuente: IPCE, Normas de conservación preventiva… (2009), apartado 2; Recomendaciones técnicas de la Comunidad de Madrid (2024), apartado 2.5.4.

2.6 La norma ISO 11799

• ISO 11799:2024 — Information and documentation — Document storage requirements for archive and library materials (tercera edición).

• Especifica las características exigidas a los depósitos usados para el almacenamiento a largo plazo de materiales de archivo y biblioteca.

• Cubre el emplazamiento, la construcción y la reforma del local de almacenamiento, así como la instalación y el equipamiento que se usan dentro y alrededor del edificio.

• Se aplica a todos los materiales de archivo y biblioteca conservados en depósitos, donde los soportes mixtos pueden almacenarse junto con el papel; no impide crear dentro de un depósito zonas o compartimentos separados con un ambiente controlado para las necesidades de materiales concretos.

• No especifica directrices de exhibición o exposición: eso queda fuera de su alcance.

• Anula y sustituye a la ISO 11799:2015 (segunda edición); la primera edición fue la ISO 11799:2003, que es la que cita buena parte de la bibliografía.

Fuente: ISO 11799:2024, prólogo y apartado 1 «Scope».

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3. Mobiliario e instalaciones

3.1 Requisitos generales

• El mobiliario de los depósitos debe garantizar la organización, custodia y conservación de los documentos: sólido, estable y adaptado al formato de los documentos.

• Puede combinarse mobiliario de distintos tipos (por ejemplo, planeros horizontales integrados en estanterías móviles).

3.2 Estanterías

• Metálicas, con pintura epoxi-poliéster cocida al horno. Se excluye el acero galvanizado (puede oxidarse) y se desaconsejan los paneles de madera (liberan compuestos volátiles y se deforman).

• Con apoyos aislantes y antivibratorios, desmontables sin herramientas y sin salientes.

• Baldas modulares (preferiblemente de 0,90 m), regulables cada 5 cm; cada balda debe soportar 100 kg/m; la inferior, al menos a 10 cm del suelo, y la superior accesible sin escalera (1,90 m como máximo).

• No deben colocarse pegadas a las paredes; en edificios nuevos y bien aislados se deja una separación de unos 15 cm para la limpieza y la aireación.

• Dos sistemas:

• Estanterías fijas o abiertas (tradicionales).

• Estanterías móviles o compactas: módulos que se deslizan sobre raíles empotrados en el pavimento, de modo que se prescinde de los pasillos fijos entre módulos y solo se abre el pasillo de acceso necesario. Suponen un ahorro de espacio de aproximadamente el 90 % respecto a la estantería tradicional, a cambio de inconvenientes: peor aireación interna, vibraciones al desplazarse, más carga, que exige mayor resistencia del forjado (§2.3), y una instalación que requiere suelo perfectamente horizontal. Es preferible la apertura manual, para evitar riesgos eléctricos.

• Pasillos: según la experiencia del Archivo Regional de la Comunidad de Madrid, 1,25 m como máximo en el pasillo principal y 0,95 m en los secundarios.

3.3 Unidades de instalación y otro mobiliario

• Cajas normalizadas de archivo (0,12 m de ancho) para la documentación de formato estándar.

• Planeros: armarios metálicos para documentos de gran tamaño (planos, mapas, carteles). Pueden ser verticales u horizontales (cajones superpuestos); se recomiendan los horizontales por motivos de conservación, aunque ocupan más espacio. Deben tener sistema antivuelco.

• Armarios con cajones: para documentos pequeños (negativos, diapositivas).

• Armarios climáticos: para documentos fotográficos que necesitan baja temperatura; conviene una zona cercana para aclimatar lo que se extrae de ellos.

• Mesas auxiliares móviles y plegables, para manipular los documentos y aclimatarlos al sacarlos del depósito.

Fuente: Recomendaciones técnicas de la Comunidad de Madrid (2024), apartado 2.6.

3.4 Control de plagas

• Agentes de biodeterioro: bacterias, hongos, algas, insectos, roedores y otros vertebrados. Los materiales orgánicos (la celulosa del papel, las proteínas, las ceras, los adhesivos) les sirven de alimento. En España se consideran los insectos los agentes biológicos con más capacidad potencial de dañar el patrimonio cultural.

• El enfoque recomendado es la gestión integrada (o integral) de plagas (Integrated Pest Management, IPM), que busca racionalizar y minimizar el uso de productos biocidas y prioriza los medios no químicos:

• control climático, porque la humedad alta con mala ventilación y suciedad favorece microorganismos e insectos (§2.5.1);

• eliminación de las fuentes de alimento y limpieza, evitando la acumulación de polvo;

• sellado de los puntos de entrada del edificio (hermetismo de accesos, sin orificios ni rendijas, §1.3);

• frente al uso reactivo de plaguicidas.

• Antes de tratar hay que identificar el agente y el alcance del daño. Si procede tratar, se eligen procesos compatibles con los materiales y de menor riesgo para las personas y el medio ambiente, como las atmósferas inertes (anoxia): ambientes con menos de un 1 % de oxígeno, que el IPCE aplica con nitrógeno generado in situ para el control de insectos en madera, textiles, documentos en papel y fotografías.

• Los documentos afectados se tratan en una sala de desinsectación y desinfección hermética, con climatización independiente para evitar el contagio a otras zonas.

Fuente: IPCE, página «Biodeterioro» (ipce.cultura.gob.es); IPCE, Manual de seguimiento y análisis de condiciones ambientales (2018), apartado 2.1; Recomendaciones técnicas de la Comunidad de Madrid (2024), apartados 1.3 y 3.