Tema 215 — La función social y cultural de los archivos

1. Marco legal

1.1 Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español

El Título VII de la Ley («Del Patrimonio Documental y Bibliográfico y de los Archivos, Bibliotecas y Museos») define el archivo con una doble dimensión: como conjunto de documentos y como institución cultural.

Artículo 59.1:

«Son Archivos los conjuntos orgánicos de documentos, o la reunión de varios de ellos, reunidos por las personas jurídicas públicas o privadas, en el ejercicio de sus actividades, al servicio de su utilización para la investigación, la cultura, la información y la gestión administrativa. Asimismo, se entienden por Archivos las instituciones culturales donde se reúnen, conservan, ordenan y difunden para los fines anteriormente mencionados dichos conjuntos orgánicos.»

• En la propia definición legal aparecen las dos caras del tema:

• función administrativa o de gestión: «la gestión administrativa»;

• función cultural, social e investigadora: «la investigación, la cultura, la información».

• Los verbos de la definición institucional describen lo que hace el archivo: reunir, conservar, ordenar y difundir.

• El mismo artículo define las Bibliotecas (art. 59.2: instituciones culturales donde «se conservan, reúnen, seleccionan, inventarian, catalogan, clasifican y difunden» colecciones de libros y otros materiales) y los Museos (art. 59.3: instituciones permanentes que «adquieren, conservan, investigan, comunican y exhiben» colecciones). Archivos, bibliotecas y museos son las tres instituciones culturales del Título VII.

Artículo 66:

«Constituyen los Sistemas Españoles de Archivos, de Bibliotecas y de Museos, respectivamente, los Archivos, Bibliotecas y Museos, así como los servicios de carácter técnico o docente directamente relacionados con los mismos, que se incorporen en virtud de lo que se disponga reglamentariamente.»

Es la base legal que desarrolla el Real Decreto 1708/2011.

Fuente: Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español (BOE-A-1985-12534), arts. 59 y 66.

1.2 Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre

Título completo: Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, por el que se establece el Sistema Español de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administración General del Estado y de sus Organismos Públicos y su régimen de acceso.

• Objeto (art. 1):

1. establecer el Sistema Español de Archivos, previsto en el art. 66 de la Ley 16/1985, formado por los archivos de la Administración General del Estado y el resto de archivos públicos y privados vinculados al Sistema mediante instrumentos de cooperación;

2. regular el Sistema de Archivos de la Administración General del Estado y de las entidades de Derecho público vinculadas o dependientes de ella;

3. establecer el procedimiento común para el acceso a los documentos de ese Sistema.

• Sistema archivístico (art. 2): «Conjunto de normas reguladoras, así como de órganos, centros y servicios competentes en la gestión eficaz de los documentos y de los archivos.»

• Sistema Español de Archivos (art. 3.1): comprende el conjunto de órganos, centros, sistemas y medios que, mediante relaciones de cooperación y coordinación, actúan conjuntamente con la finalidad de desarrollar los servicios archivísticos para facilitar el acceso de los ciudadanos a los archivos públicos.

• El preámbulo crea el Consejo de Cooperación Archivística, «órgano colegiado específico de composición interadministrativa, encargado de canalizar la cooperación archivística entre las administraciones públicas implicadas» (art. 5: órgano de cooperación entre las administraciones públicas en materia de archivos).

• El preámbulo vincula la norma con el derecho de acceso de los ciudadanos: pretende «facilitar el ejercicio del derecho de acceso de los ciudadanos a los archivos y documentos administrativos», clarificando los criterios de la legislación aplicable e introduciendo «un procedimiento común, muy simplificado, de solicitud de acceso», sin olvidar la protección de los intereses públicos y privados reconocidos en la Constitución y las leyes.

• El mismo preámbulo explica el paso de una cara a otra del archivo: en la fase activa del ciclo de vida de los documentos, la gestión eficaz de la información administrativa es clave para la Administración; finalizada la fase activa, «es la dimensión histórico-patrimonial y cultural de documentos y archivos la que adquiere progresivamente mayor relevancia».

Fuente: Real Decreto 1708/2011 (BOE-A-2011-18541), preámbulo y arts. 1, 2, 3 y 5.

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2. Las funciones del archivo

2.1 La tríada clásica: recoger, conservar y servir

La archivística agrupa tradicionalmente las tareas del archivo en tres funciones básicas:

1. Recoger (reunir): recibir e incorporar los documentos producidos por la persona o institución.

2. Conservar: custodiar los documentos, organizarlos y garantizar su preservación.

3. Servir (difundir): ponerlos a disposición de quien los necesita —la propia Administración, los ciudadanos, los investigadores— y darlos a conocer.

La fórmula aparece literalmente en la legislación archivística: la Ley 3/1990, de 22 de febrero, de Patrimonio Documental y Archivos de Canarias, atribuye al Archivo General de Canarias la competencia para «recoger, conservar y servir toda la documentación de las instituciones propias de la Comunidad Autónoma» (art. 14.1). Y la Ley 16/1985 la expresa con sus propios verbos: archivos donde los documentos «se reúnen, conservan, ordenan y difunden» (art. 59.1). Según el texto, la tríada se enuncia como recoger–conservar–servir o como reunir–conservar–difundir, y a veces se intercala ordenar; el contenido es el mismo.

Fuente: Ley 3/1990, de 22 de febrero, de Patrimonio Documental y Archivos de Canarias (BOE-A-1990-9116), preámbulo y art. 14.1; Ley 16/1985, art. 59.1.

2.2 El Diccionario de Terminología Archivística

El Diccionario de Terminología Archivística del Ministerio de Cultura da tres acepciones de archivo; la segunda es la institucional:

«(2) La institución cultural donde se reúne, conserva, ordena y difunden los conjuntos orgánicos de documentos para la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura.»

Es casi literalmente la segunda frase del art. 59.1 de la Ley 16/1985.

Fuente: Ministerio de Cultura, Diccionario de Terminología Archivística, voz «Archivo» (cultura.gob.es/cultura/areas/archivos/mc/dta/diccionario.html).

2.3 La difusión, función que da sentido social al archivo

• El Diccionario de Terminología Archivística define la difusión como «función archivística fundamental cuya finalidad es por una parte, promover y generalizar la utilización de los fondos documentales de los archivos, y por otra, hacer partícipe a la sociedad del papel que desempeñan los archivos en ella».

• Por eso se dice que la difusión es la función que traduce en utilidad social real a las otras dos: reunir y conservar cobran sentido social cuando los documentos se usan y la sociedad conoce el papel del archivo; un archivo que solo reuniera y conservara guardaría documentos que nadie utiliza.

Fuente: Diccionario de Terminología Archivística, voz «Difusión».

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3. Función administrativa y función cultural: valor primario y valor secundario

• La Ley 16/1985 (art. 59.1) enumera en una sola frase las cuatro finalidades de uso de un archivo —investigación, cultura, información y gestión administrativa—, de modo que ambas caras coexisten en la misma institución.

• Función administrativa o de gestión: en su origen, el documento sirve a la finalidad para la que se produjo; es testimonio de los procedimientos y actividades de la Administración y fuente de derechos y obligaciones.

• Función cultural, social e histórica: con el tiempo, el documento pasa a ser fuente primaria para la historia y testimonio de la memoria colectiva.

• Esta distinción se expresa con dos conceptos del Diccionario de Terminología Archivística:

• El valor secundario se suma al primario, que es el propio del origen del documento; la valoración es la fase del tratamiento archivístico que analiza y determina los valores primarios y secundarios de las series documentales.

• El preámbulo del RD 1708/2011 lo formula así: finalizada la fase activa, la dimensión histórico-patrimonial y cultural de documentos y archivos «adquiere progresivamente mayor relevancia» (§1.2).

• La Declaración Universal sobre los Archivos recoge esta misma dualidad: reconoce «el carácter único de los archivos como fieles testimonios de las actividades administrativas, culturales e intelectuales y como reflejo de la evolución de las sociedades» (§4.2).

Fuente: Diccionario de Terminología Archivística, voces «Valor administrativo», «Valor histórico», «Valor informativo», «Valor primario», «Valor secundario» y «Valoración»; Ley 16/1985, art. 59.1; RD 1708/2011, preámbulo.

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4. La Declaración Universal sobre los Archivos

4.1 Adopción

• La Declaración fue elaborada por el Consejo Internacional de Archivos (ICA). Los delegados del ICA, en su Asamblea General celebrada en Oslo el 17 de septiembre de 2010, decidieron por unanimidad aprobar el texto «como expresión de las exigencias fundamentales de la profesión con independencia de las culturas».

• Después, la UNESCO la adoptó en la 36.ª sesión de su Conferencia General, el 10 de noviembre de 2011. La resolución de la UNESCO felicita al ICA por su labor, invita a los Estados miembros a aprobar la Declaración y a tener en cuenta sus principios en sus estrategias y programas nacionales.

• La Declaración recoge veintiún principios, y el ICA la ha traducido a muchos idiomas.

Fuente: ICA, «La Declaración Universal sobre los Archivos» (ica.org/es/resource/declaracion-universal-de-los-archivos-uda); Ministerio de Cultura, «Semana Internacional de los Archivos» (cultura.gob.es); Archivo Nacional de Chile, texto de la resolución de la UNESCO y de la Declaración (archivonacional.gob.cl).

4.2 Contenido: memoria, transparencia y derechos de los ciudadanos

Preámbulo de la Declaración:

«Los archivos custodian decisiones, actuaciones y memoria. Los archivos conservan un patrimonio único e irremplazable que se transmite de generación en generación. Los documentos son gestionados en los archivos desde su origen para preservar su valor y su significado. Los documentos son fuentes fiables de información que garantizan la seguridad y la transparencia de las actuaciones administrativas. Juegan un papel esencial en el desarrollo de la sociedad contribuyendo a la constitución y salvaguarda de la memoria individual y colectiva. El libre acceso a los archivos enriquece nuestro conocimiento de la sociedad, promueve la democracia, protege los derechos de los ciudadanos y mejora la calidad de vida.»

«Por ello, nosotros reconocemos»:

• «el carácter único de los archivos como fieles testimonios de las actividades administrativas, culturales e intelectuales y como reflejo de la evolución de las sociedades»;

• «el carácter esencial de los archivos para garantizar una gestión eficaz, responsable y transparente, para proteger los derechos de los ciudadanos, asegurar la memoria individual y colectiva y para comprender el pasado, documentar el presente para preparar el futuro»;

• «la diversidad de los archivos para dejar constancia del conjunto de actividades de la humanidad»;

• «la multiplicidad de soportes en los que los documentos son creados y conservados: papel, audiovisual, digital y otros de cualquier naturaleza»;

• «el papel de los archiveros, profesionales cualificados, con formación inicial y continuada, [que] sirven a la sociedad garantizando el proceso de producción de los documentos, su selección y su conservación para facilitar su uso»;

• «la responsabilidad de todos —ciudadanos, gestores y responsables públicos, propietarios y/o custodios de archivos públicos y privados, archiveros y otros profesionales del campo de la información— en la gestión de los archivos».

«Por lo tanto nos comprometemos a trabajar conjuntamente para que»: se adopten políticas y normas legales en materia de archivos; los organismos que producen documentos gestionen eficazmente sus archivos; se doten recursos adecuados, incluidos profesionales cualificados; los archivos se gestionen y conserven en condiciones que aseguren su autenticidad, fiabilidad, integridad y uso; los archivos sean accesibles a todos, respetando las leyes y los derechos de las personas, y sean utilizados para contribuir al desarrollo de la responsabilidad de los ciudadanos.

Según la presentación del ICA, la Declaración destaca el papel de los archivos para garantizar la transparencia administrativa y la responsabilidad democrática, apoya la democracia y los derechos humanos y preserva la memoria social colectiva.

Fuente: Declaración Universal sobre los Archivos (ICA, 2010), texto en español reproducido por el Archivo Nacional de Chile y por el Ministerio de Cultura de España; ICA, página de la Declaración.

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5. El Día y la Semana Internacional de los Archivos

• Fecha: 9 de junio.

• Por qué esa fecha: el 9 de junio de 1948 se estableció el Consejo Internacional de Archivos (ICA) bajo los auspicios de la UNESCO.

• Origen: en el Congreso Internacional de Archivos de Viena (2004), más de 2.000 participantes adoptaron una resolución para pedir a las Naciones Unidas la creación de un Día Internacional de los Archivos. En su Asamblea General de noviembre de 2007, el ICA oficializó el 9 de junio como fecha de la celebración, que se celebra desde 2008.

• Semana Internacional de los Archivos: desde 2019 la celebración se amplió a toda una semana (International Archives Week), en la que instituciones de todo el mundo organizan actividades para difundir el papel que desempeñan los archivos en la sociedad y fomentar el uso del patrimonio documental que conservan.

• Mensajes del Día Internacional: dar a conocer a los sectores públicos y privados la necesidad de conservar los archivos a largo plazo y facilitar el acceso a ellos; mostrar a las autoridades públicas los beneficios de un registro documental eficaz para el buen gobierno; y explicar al público en general que los archivos constituyen la memoria de las naciones y de las sociedades, forman nuestra identidad y son piedra angular de la sociedad de la información.

• Los Archivos Estatales españoles participan en la celebración todos los años.

Fuente: Ministerio de Cultura, «Semana Internacional de los Archivos» (cultura.gob.es/cultura/archivos/difusion/semana-internacional-archivos-general.html).

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6. La difusión: actividades de extensión cultural

• El Diccionario de Terminología Archivística enumera como actividades propias de la función de difusión las exposiciones, conferencias y actos culturales y los gabinetes pedagógicos (actividades didácticas).

• Actividades típicas de difusión y extensión cultural de un archivo:

• Exposiciones de documentos, presenciales y virtuales.

• Publicaciones: boletines, catálogos de exposiciones, directorios y censos de archivos (los llamados instrumentos de difusión).

• Visitas guiadas al archivo.

• Actividades didácticas dirigidas al público escolar y a otros públicos: talleres, gabinetes pedagógicos.

• Conferencias, congresos, actos culturales y efemérides.

• Instrumentos de referencia al servicio de los usuarios y de la investigación: el Diccionario los sitúa en las fases de descripción y difusión (instrumentos de descripción e instrumentos de difusión).

• La Subdirección General de los Archivos Estatales mantiene un espacio de Difusión para dar a conocer «todo tipo de actividades, eventos, talleres, congresos, exposiciones, etc.» de sus centros, «cumpliendo así su misión de divulgar la inmensa información que contienen los documentos»; incluye exposiciones y visitas virtuales, el Boletín de Archivos Estatales, piezas y documentos del mes, efemérides y la Semana Internacional de los Archivos. Archivos estatales como el Archivo General de la Administración ofrecen visitas guiadas y programan actividades y exposiciones.

Fuente: Diccionario de Terminología Archivística, voces «Difusión» e «Instrumento de difusión»; Ministerio de Cultura, «Difusión de Archivos» y «Exposiciones y visitas virtuales de los Archivos» (cultura.gob.es/cultura/archivos/difusion.html); portada del Archivo General de la Administración (cultura.gob.es).