La CNEDA y el Portal de Archivos Españoles (PARES)

1. La CNEDA — Comisión de Normas Españolas de Descripción Archivística

1.1 Creación y naturaleza

• La CNEDA se crea mediante la Orden CUL/1524/2007, de 25 de mayo, «por la que se crea la Comisión de Normas Españolas de Descripción Archivística», publicada en el BOE n.º 131, de 1 de junio de 2007.

• Es un órgano colegiado con carácter de grupo de trabajo (de los previstos en el artículo 40.3 de la Ley 6/1997, de 14 de abril, de Organización y Funcionamiento de la Administración General del Estado), adscrito al Ministerio de Cultura a través de la Dirección General del Libro, Archivos y Bibliotecas (art. 1).

• La sesión de constitución de la CNEDA se celebró en el Ministerio de Cultura el 26 de junio de 2007.

• Su creación responde a la necesidad de reactivar el proceso de normalización de la descripción archivística en España mediante una comisión de trabajo permanente, integrada por expertos, que de manera independiente y con la participación de la comunidad archivística asuma el desarrollo y la actualización de las normas profesionales que forman las NEDA.

Fuente: Orden CUL/1524/2007, de 25 de mayo (BOE-A-2007-10871), art. 1; Proyecto NEDA-I, CNEDA, Ministerio de Cultura, 2007, epígrafe 2.

1.2 Objetivo

La CNEDA tiene como objetivo el asesoramiento al Ministerio de Cultura en el desarrollo y actualización de las Normas Españolas de Descripción Archivística (NEDA), definidas como «la herramienta normativa aplicable en la descripción de documentos de archivo, orientada a la mejora continua del acceso a los recursos archivísticos» (art. 2).

1.3 Funciones

Para cumplir ese objetivo, la Comisión tiene dos funciones (art. 4):

• a) Asesoramiento en la redacción, mantenimiento y revisión de las NEDA.

• b) Asesoramiento sobre las actuaciones necesarias para la difusión y conocimiento de las NEDA.

1.4 Composición

• Según la Orden CUL/1524/2007 (art. 3), la Comisión quedó integrada por nueve miembros: un Presidente, un Vicepresidente y siete Vocales, uno de los cuales actúa como Secretaria.

• Los miembros ejercen sus funciones por un período de dos años, renovable por períodos sucesivos de igual duración.

• En caso de ausencia, vacante o enfermedad, el Presidente es sustituido por el Vicepresidente. Cuando la naturaleza o la importancia de los asuntos lo requiera, el Presidente puede convocar a las reuniones, con voz pero sin voto, a los expertos que estime oportuno.

Fuente: Orden CUL/1524/2007, de 25 de mayo (BOE-A-2007-10871), arts. 2, 3 y 4; Ministerio de Cultura, CNEDA, «Objetivo y funciones».

1.5 Renovaciones y situación actual

La composición de la CNEDA se ha renovado por sucesivas órdenes ministeriales (Orden CUL/2582/2011, Orden ECD/664/2014 y Orden ECD/1392/2016). Desde mayo de 2024, la CNEDA reanuda su actividad tras la renovación de sus miembros establecida en la Orden CLT/438/2024, de 6 de mayo.

Fuente: Ministerio de Cultura, CNEDA, «Evolución de la CNEDA» y página de inicio de la CNEDA.

1.6 NEDA, NEDA-MC y NEDA-Voc

• NEDA (Normas Españolas de Descripción Archivística): el conjunto normativo cuyo desarrollo y actualización asesora la CNEDA.

• NEDA-MC (Modelo conceptual de descripción archivística): modelo de referencia teórico basado en el esquema de modelado entidad-relación, que consolida los fundamentos adoptados por la CNEDA sobre descripción archivística en los documentos aprobados en junio de 2012 y mayo de 2017. Se desarrolló para identificar los requisitos funcionales que deben tenerse en cuenta en el diseño y configuración de los sistemas de descripción archivística, y ofrece un modelo lógico de alto nivel de abstracción que utiliza elementos de modelado de datos que pueden compartir otras disciplinas (entidades, relaciones y sus atributos). Su versión vigente es la adoptada por la CNEDA en mayo de 2017.

• NEDA-Voc (Vocabulario para la descripción archivística): edición oficial adoptada en 2017. Aclara los términos técnicos empleados en los estándares NEDA, proporcionando sus definiciones en el contexto específico de la descripción archivística; incluye un listado alfabético de términos que precisan una o más definiciones aclaratorias y una serie de vínculos entre términos sinónimos o relacionados.

Fuente: Ministerio de Cultura, CNEDA, páginas «NEDA-MC: Modelo conceptual de descripción archivística» y «NEDA-Voc: Vocabulario para la descripción archivística».

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2. PARES — Portal de Archivos Españoles

2.1 Qué es

• El Portal de Archivos Españoles (PARES) es un proyecto del Ministerio de Cultura destinado a la difusión en Internet del Patrimonio Histórico Documental Español conservado en su red de centros, los Archivos Estatales.

• Es un proyecto dinámico y abierto, que incorpora constantemente información procedente de los archivos para su difusión en Internet a todo tipo de usuarios.

• Contiene fichas descriptivas e imágenes digitalizadas de los fondos documentales conservados en los Archivos Estatales. No figura aún en él toda la documentación de esos archivos, por su enorme volumen: los contenidos aumentan a medida que avanzan los trabajos de identificación, descripción y digitalización.

2.2 Quién lo crea y gestiona

• PARES está creado y gestionado por la Subdirección General de los Archivos Estatales (SGAE), del Ministerio de Cultura.

• La SGAE depende de la Dirección General de Patrimonio Cultural y Bellas Artes, que a su vez depende del Ministerio de Cultura.

• El Real Decreto 323/2024, de 26 de marzo, de estructura orgánica básica del Ministerio de Cultura, atribuye a esa Dirección General «la gestión y desarrollo del Portal de Archivos Españoles (PARES), con el fin de fomentar el acceso libre y gratuito de los usuarios a los contenidos culturales e informativos que se custodian» (art. 5.1.y), y encomienda su ejecución a la Subdirección General de los Archivos Estatales (art. 5.2.e).

• Entre las demás funciones que ejecuta la SGAE figuran el impulso del Censo-Guía de Archivos, el fomento de la conservación, protección, promoción y difusión del patrimonio documental, y la coordinación del Sistema Español de Archivos y la cooperación con otras administraciones y entidades a través del Consejo de Cooperación Archivística.

2.3 Acceso

• PARES permite el acceso a bases de datos descriptivas de documentos y a bancos de imágenes digitalizadas de los mismos, superando las barreras tradicionales del acceso a los archivos y facilitando a cualquier persona el acceso remoto a través de Internet, de forma libre y gratuita, las 24 horas del día.

• No requiere darse de alta como usuario: la consulta es libre y gratuita para toda la ciudadanía, tanto de la información descriptiva como de las imágenes asociadas. Solo el espacio personal llamado Agenda, donde cada persona guarda sus búsquedas, documentos o registros de autoridad, requiere usuario y contraseña.

• Ofrece dos modelos de búsqueda: búsqueda de documentos y búsqueda de registros de autoridad.

Fuente: Ministerio de Cultura, «Portal de Archivos Españoles - PARES»; PARES, «Preguntas frecuentes»; Ministerio de Cultura, «La Subdirección General de los Archivos Estatales»; Real Decreto 323/2024, de 26 de marzo (BOE-A-2024-6087), art. 5.

2.4 Evolución: de 2007 a PARES 2.0

• 10 de mayo de 2007: la ministra de Cultura, Carmen Calvo, presentó el proyecto PARES a los medios de comunicación en el Salón de Actos del Ministerio de Cultura.

• 10 de mayo de 2016: se presentó PARES 2.0, la nueva versión del portal, con nuevas herramientas, 33,9 millones de imágenes digitales y 8,6 millones de registros archivísticos. Fue el resultado de cuatro años de trabajo de la Subdirección General de los Archivos Estatales y de la Subdirección General de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones del Ministerio, y mejoró la interoperabilidad con otros sistemas de información cultural nacionales e internacionales (Portal Europeo de Archivos, Europeana), ofreciendo la información archivística mediante datos abiertos enlazados.

• Uso: entre el 6 de junio de 2018 y el 5 de junio de 2019 PARES registró 1.615.036 sesiones y 849.800 usuarios, de los que un 53,97 % (un 54 %) accedía desde fuera de España.

Fuente: Boletín de Archivos Estatales n.º 24 (2007), «PARES. Portal de Archivos Españoles»; Ministerio de Cultura, nota de prensa «Nace PARES 2.0…» (10/05/2016); La Moncloa, notas de prensa de 10/05/2016 y 07/06/2019.

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3. Marco normativo: el Real Decreto 1708/2011

3.1 Qué establece

• El Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, «por el que se establece el Sistema Español de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administración General del Estado y de sus Organismos Públicos y su régimen de acceso», se publicó en el BOE el 25 de noviembre de 2011.

• Su disposición derogatoria única derogó, entre otras normas, el Decreto de 22 de noviembre de 1901, por el que se aprueba el Reglamento de Archivos del Estado, que había estado vigente 110 años.

• Establece el Sistema Español de Archivos, configurado sobre la base de relaciones de cooperación voluntaria, de conformidad con la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español (preámbulo y art. 3). El Ministerio de Cultura actúa como órgano coordinador del Sistema (art. 3.4).

• Crea el Consejo de Cooperación Archivística, órgano de cooperación entre las administraciones públicas en materia de archivos; entre sus funciones está la promoción de la integración de los sistemas archivísticos de titularidad pública y de los archivos privados en el Sistema Español de Archivos (art. 5). En la redacción vigente, tras el Real Decreto 323/2024, el Consejo está adscrito al Ministerio de Cultura a través de la Secretaría de Estado de Cultura, cuya persona titular lo preside (en la redacción original estaba adscrito a la Subsecretaría del Ministerio).

• La disposición adicional primera regula la constitución del Consejo de Cooperación Archivística y de la Comisión de Archivos de la Administración General del Estado.

3.2 El RD 1708/2011 y PARES

El Real Decreto sí menciona expresamente el Portal de Archivos Españoles. Su artículo 19 («Difusión de los documentos de archivo y de otros recursos culturales o informativos del Sistema español de archivos») dispone que el Ministerio de Cultura impulsará programas de difusión a través, entre otros, de:

• a) el desarrollo del Portal de Archivos Españoles, que pone en Internet y al servicio de los ciudadanos las bases de datos descriptivas y las imágenes digitalizadas de los documentos de los centros de archivo del Ministerio de Cultura y de cualquier otro centro de archivo del Sistema Español de Archivos que quiera adherirse a la plataforma, con el fin de fomentar el acceso libre y gratuito de los usuarios a los contenidos culturales e informativos que se custodian;

• b) el impulso, a través del Centro de Información Documental de Archivos, del Censo Guía de Archivos, como guía electrónica y directorio de los archivos de España e Iberoamérica.

La atribución concreta de la gestión de PARES a la Dirección General de Patrimonio Cultural y Bellas Artes y a la SGAE procede, en cambio, de la norma de estructura orgánica del Ministerio (Real Decreto 323/2024, art. 5; ver apartado 2.2).

Fuente: Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre (BOE-A-2011-18541), preámbulo, arts. 3, 5 y 19, disposición adicional primera y disposición derogatoria única (texto consolidado).