T210 — La planificación descriptiva y la descripción multinivel

Dossier de hechos verificados (Auxiliar de Archivos del Estado, C2)

---

1. ISAD(G) — Norma Internacional General de Descripción Archivística

1.1 Qué es

ISAD(G) (International Standard Archival Description — General) es una norma internacional desarrollada y publicada por el Consejo Internacional de Archivos (ICA/CIA). Es una guía general para elaborar descripciones archivísticas normalizadas, aplicable con independencia del tipo documental o soporte físico. Su finalidad es identificar y explicar el contexto y el contenido de los documentos de archivo para hacerlos accesibles a investigadores y público en general.

FUENTE: Norma Internacional General de Descripción Archivística-ISAD(G), Madrid, Ministerio de Educación, Cultura y Deporte — Subdirección de los Archivos Estatales, 2ª edición, 2000 (citado literalmente en Parra Betancourt, M., Norma internacional general de descripción archivística ISAD(G), ADABI, p. 2). PDF: https://file.adabi.org.mx/recursos/publicaciones/articulos_especiales/archivistica/civil/articulos/normaInternacionalGeneral.pdf

FUENTE (confirmación estructura/directriz oficial): Archivo General de la Nación (Argentina), Ministerio del Interior, Directriz para la implementación de la norma ISAD-G, versión junio 2021 — cita: "La Norma Internacional General de Descripción Archivística (International Standard Archival Description) ISAD(G), desarrollada por el Consejo Internacional de Archivos (ICA), es una guía general que permite elaborar descripciones archivísticas de forma normalizada." https://www.argentina.gob.ar/sites/default/files/isad_g_final.pdf

• La 1ª edición fue publicada por el ICA en 1994 (adoptada en Ottawa). La 2ª edición es de 1999/2000 (Estocolmo 1999; edición española Madrid 2000).

• La Norma debe usarse junto con normas nacionales existentes, o como base para desarrollarlas (p.ej. NEDA en España — ver §3).

• No sirve como guía específica para documentos especiales (sellos, sonoros, mapas); para esos existen manuales complementarios.

• Es indispensable, antes de describir, tener los documentos clasificados y ordenados en fondo, sección y serie.

1.2 Estructura: 7 áreas de información, 26 elementos

FUENTE: Parra Betancourt (ADABI), citando directamente la Norma ISAD(G) 2ª ed. 2000: "Las reglas de la ISAD(G) se estructuran en siete áreas de información y establece veintiséis elementos que pueden ser combinados para constituir la descripción de cualquier unidad."

Confirmado independientemente por: Archivo General de la Nación (Argentina), Directriz ISAD-G (2021): "el presente documento, contiene las 7 áreas y los 26 elementos de la norma."

Las 7 áreas y sus elementos (numeración y nombres tal como aparecen en la fuente ADABI, que reproduce la tabla oficial de la Norma):

1. Área de identificación

1. Signatura/código de referencia*

2. Título*

3. Fecha(s)*

4. Nivel de descripción*

5. Volumen y soporte*

2. Área de contexto

6. Nombre del o de los productores (procedencia)*

7. Historia institucional / reseña biográfica

8. Historia archivística

9. Forma de ingreso

3. Área de contenido y estructura

10. Alcance y contenido

11. Valoración, selección y eliminación

12. Nuevos ingresos

13. Organización

4. Área de condiciones de acceso y uso

14. Condiciones de acceso

15. Condiciones de reproducción

16. Lengua/escritura de la documentación

17. Características físicas y requisitos técnicos

18. Instrumentos de descripción (consulta)

5. Área de documentación asociada

19. Existencia y localización de los originales

20. Existencia y localización de copias

21. Unidades de descripción relacionadas

22. Nota de publicaciones

6. Área de notas

23. Notas

7. Área de control de la descripción

24. Nota del archivista

25. Reglas o normas

26. Fecha de la descripción

(* = elemento esencial, ver §1.3)

1.3 Los 6 elementos esenciales para el intercambio internacional

FUENTE: Parra Betancourt (ADABI), p. 8, citando literalmente la Norma: "Como ya se dijo en cualquier nivel de descripción pueden utilizarse los 26 elementos de las reglas, aunque solamente los siguientes seis son esenciales:"

1. Código de referencia

2. Título

3. Productor

4. Fechas

5. Volumen

6. Nivel de descripción

Coincide exactamente con el listado independiente hallado en búsqueda web (fuente secundaria, Infoem/monografías): "Para el intercambio internacional de la información descriptiva se consideran esenciales los elementos: código de referencia, título, productor, fechas, extensión de la unidad de descripción y nivel de descripción."

Nota de coherencia: en el listado del Área de identificación (1.2) el elemento marcado con asterisco nº6 es "Nombre del o de los productores (procedencia)" — el nombre corto "Productor" usado en la lista de 6 esenciales se refiere a ese mismo elemento. "Volumen" (de la lista de 6) corresponde al elemento nº5 "Volumen y soporte".

---

2. Descripción multinivel — las 4 reglas de ISAD(G)

2.1 Concepto

Una característica fundamental de ISAD(G) es la posibilidad de descripción multinivel: partir de lo general a lo particular, desde el fondo, llegando a todas sus partes, incluyendo la información pertinente para cada uno de los niveles, de forma independiente pero relacionada jerárquicamente, respetando los principios de procedencia y de orden original.

FUENTE (texto literal): Archivo General de la Nación (Argentina), Ministerio del Interior, Directriz para la implementación de la norma ISAD-G, versión junio 2021, sección "Introducción" (p. 2): "Una característica fundamental de la norma ISAD(G) es la posibilidad de descripción multinivel partiendo de lo general a lo particular desde el fondo y llegando a todas sus partes, incluyendo la información pertinente para cada uno de los niveles, de forma independiente, pero relacionada de manera jerárquica; respetando los principios de procedencia y orden original."

https://www.argentina.gob.ar/sites/default/files/isad_g_final.pdf

2.2 Las 4 reglas de la descripción multinivel (enunciado exacto)

FUENTE (texto literal, misma fuente que arriba): "Las reglas que propone la norma para la descripción multinivel son:

— Descripción de lo general a lo particular,

— Información pertinente para cada nivel de descripción,

— Vinculación de las descripciones,

— No repetición de la información."

Desarrollo de cada regla (contenido consistente con la definición oficial de ISAD(G), confirmado también de forma indirecta en el propio cuadro de elementos ADABI, donde el elemento 10 "Alcance y contenido" instruye explícitamente: "No repetir aquí información proporcionada ya en otros apartados de la descripción" — aplicación práctica de la regla 4):

1. Descripción de lo general a lo particular: el fondo se describe primero como un todo; las subdivisiones (sección, serie, unidad documental) se describen después, de forma sucesiva.

2. Información pertinente para cada nivel de descripción: solo se registra en cada nivel la información adecuada a ese nivel (p.ej. la historia institucional detallada corresponde al nivel de fondo, no a cada expediente).

3. Vinculación de las descripciones: todas las descripciones de las partes deben vincularse claramente a la descripción del conjunto del que forman parte, indicando el nivel de descripción en el que se sitúan dentro de la jerarquía.

4. No repetición de la información: la información común a varias partes se registra en el nivel más alto que sea adecuado; no se repite en los niveles inferiores la información ya dada en un nivel superior.

⚠️ Nota metodológica: el enunciado de las 4 reglas está confirmado literalmente contra fuente oficial (Archivo General de la Nación, Argentina, citando ISAD-G). No se ha podido verificar el enunciado exacto directamente contra el texto íntegro en español de la Norma editada por el Ministerio de Cultura de España (el PDF oficial cultura.gob.es/dam/jcr:2700ee49.../isad.pdf no pudo descargarse por error de certificado TLS), pero la fuente AGN Argentina es también una traducción/aplicación oficial gubernamental de la misma norma ICA y el enunciado coincide con múltiples fuentes secundarias consultadas. Se recomienda una verificación adicional contra el texto español del Ministerio de Cultura si se dispone de acceso.

2.3 Niveles de descripción habituales

Fondo → subfondo → sección → subsección → serie → subserie → expediente/unidad documental compuesta → unidad documental simple.

FUENTE: cuadro de elemento "4. Nivel de descripción" en Parra Betancourt (ADABI): "Consignar si se está describiendo un fondo, subfondo, sección, subsección, serie, subserie, expediente o unidad documental."

⚠️ Un resultado de búsqueda secundario afirmó que "ISAD(G) establece 5 niveles de descripción" (fondo, subfondo, serie, expediente, unidad documental) — este número de "5 niveles" NO está confirmado contra fuente primaria y es contradictorio con la propia enumeración de 8 posibles denominaciones citada arriba (que incluye sección/subsección). No usar esa cifra sin verificar.

---

3. NEDA — Norma Española de Descripción Archivística

• NEDA es la adaptación de ISAD(G) al ámbito archivístico español, elaborada por la CNEDA (Comisión de Normas Españolas de Descripción Archivística), órgano colegiado adscrito al Ministerio de Cultura a través de la Dirección General del Libro, Archivos y Bibliotecas.

• El Programa NEDA se inició formalmente en mayo de 2007 con la creación de la CNEDA.

• Objetivo de la CNEDA: asesorar en materia de descripción archivística desarrollando y actualizando las NEDA, definidas como herramienta normativa orientada a la mejora continua del acceso a los documentos de archivo.

• Al igual que ISAD(G), NEDA también se estructura en 7 áreas.

• Relación con ISAD(G)/ISAAR(CPF): estas normas internacionales regulan solo a un nivel muy básico la estructura de dos tipos de descripciones (documentos de archivo, e instituciones/personas/familias) y ciertas relaciones; son solo principios básicos que NEDA desarrolla con mayor detalle para el contexto español.

FUENTE: resultados de búsqueda web sobre "La Norma Española de Descripción Archivística (NEDA)", Ministerio de Cultura — https://www.cultura.gob.es/dam/jcr:1334f222-6315-4ecc-9eea-7aea45cb9a29/nedapresentacion.pdf y https://www.cultura.gob.es/dam/jcr:e03331f3-bdbc-4099-9574-09b191ffd29c/proyectoneda-i-170907.pdf

⚠️ No se pudo verificar directamente el contenido de estos PDFs oficiales (fallo de certificado TLS al hacer WebFetch — error "unable to verify the first certificate"). El contenido anterior procede de los fragmentos indexados por el motor de búsqueda sobre esos documentos oficiales del Ministerio de Cultura, no de una lectura directa del PDF completo. Recomendable reintentar el fetch o descargar manualmente para verificación byte a byte antes de dar por definitivo el dato de "7 áreas" en NEDA y la fecha "mayo 2007".

---

4. ISAAR(CPF) — Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de Archivos relativos a Instituciones, Personas y Familias

Fuente primaria consultada y leída íntegramente: ISAAR(CPF): Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de Archivos relativos a Instituciones, Personas y Familias, versión española de M. Elena Cortés Ruiz y Blanca Desantes Fernández, 2ª edición, Madrid, Ministerio de Cultura, 2004 (traducción oficial del ICA). PDF: https://www.cultura.gob.es/dam/jcr:5fa9ff1a-baef-410e-a879-6de7e31efed0/isaar.pdf

4.1 Qué es y ediciones

• La 1ª edición de ISAAR(CPF) fue redactada por la Comisión Ad Hoc del ICA para las Normas de Descripción (CIA/DDS) entre 1993-1995, y publicada por el ICA en 1996.

• La 2ª edición, ampliada y reestructurada, fue adoptada por el Comité de Normas de Descripción del ICA en Canberra (Australia), 27-30 de octubre de 2003, y publicada en Madrid en 2004.

• La 1ª edición (1996) solo contenía tres áreas: Área de Control de Autoridad, Área de Información y Área de Notas. La 2ª edición (2004) las reestructuró en las 4 áreas actuales (§4.2).

• Objetivo (§1.1 de la norma): sirve de guía para elaborar registros de autoridad de archivos que proporcionan descripciones de entidades (instituciones, personas y familias) asociadas a la producción y gestión de archivos.

• Relación explícita con ISAD(G) (§1.4, texto literal): "La norma complementaria a este documento, ISAD(G): Norma Internacional General de Descripción Archivística, permite la integración de esta información contextual en cualquier nivel dentro de la descripción archivística." — es decir, ISAAR(CPF) es la norma complementaria de ISAD(G) para describir el contexto de producción (instituciones/personas/familias), mientras ISAD(G) describe los propios documentos de archivo.

4.2 Estructura: 4 áreas, 27 elementos

FUENTE (texto literal, §4.4 de la norma): "Los elementos de la descripción de un registro de autoridad de archivos están organizados en cuatro áreas de información:

1. Área de identificación (información que identifica unívocamente a la entidad que se está describiendo y que define un punto de acceso normalizado).

2. Área de descripción (información pertinente sobre la naturaleza, contexto y actividades de la entidad que se está describiendo).

3. Área de relaciones (se consignan y describen las relaciones con otras instituciones, personas y/o familias).

4. Área de control (se identifica de forma unívoca el registro de autoridad y se incluye la información necesaria sobre cómo, cuándo y por qué agencia se creó y actualizó)."

Elementos por área (contados directamente del índice de la norma, §5):

• Área de identificación (6 elementos): 5.1.1 Tipo de entidad, 5.1.2 Forma(s) autorizada(s) del nombre, 5.1.3 Formas paralelas del nombre, 5.1.4 Formas normalizadas del nombre según otras reglas, 5.1.5 Otras formas del nombre, 5.1.6 Identificadores para instituciones.

• Área de descripción (8 elementos): 5.2.1 Fechas de existencia, 5.2.2 Historia, 5.2.3 Lugar(es), 5.2.4 Estatuto jurídico, 5.2.5 Funciones, ocupaciones y actividades, 5.2.6 Atribución(es)/Fuente(s) legal(es), 5.2.7 Estructura(s) interna(s)/Genealogía, 5.2.8 Contexto general.

• Área de relaciones (4 elementos): 5.3.1 Nombre(s)/Identificadores de instituciones, personas o familias relacionadas, 5.3.2 Naturaleza de la relación, 5.3.3 Descripción de la relación, 5.3.4 Fechas de la relación.

• Área de control (9 elementos): 5.4.1 Identificador del registro de autoridad, 5.4.2 Identificador(es) de la institución, 5.4.3 Reglas y/o convenciones, 5.4.4 Estado de elaboración, 5.4.5 Nivel de detalle, 5.4.6 Fechas de creación/revisión/eliminación, 5.4.7 Lengua(s) y escritura(s), 5.4.8 Fuentes, 5.4.9 Notas de mantenimiento.

Total: 6 + 8 + 4 + 9 = 27 elementos. (Confirmado por conteo directo del índice de la norma; coincide con fuentes secundarias que citan "27 elementos".)

4.3 Los 4 elementos esenciales

FUENTE (texto literal, §4.7 de la norma): "Todos los elementos cubiertos por estas reglas generales son útiles para elaborar un registro de autoridad, pero sólo se consideran esenciales los cuatro siguientes:

a. Tipo de entidad (elemento 5.1.1);

b. Forma autorizada del nombre (elemento 5.1.2);

c. Fechas de existencia (elemento 5.2.1); y

d. Identificador del registro de autoridad (elemento 5.4.1)."

4.4 Contexto de producción / complementariedad con ISAD(G)

• Los registros de autoridad de archivos sirven para: (a) describir una institución, persona o familia como unidades dentro de un sistema de descripción archivístico; (b) controlar la creación y utilización de puntos de acceso en las descripciones archivísticas; (c) documentar relaciones entre productores de documentos, entidades y los documentos que crean.

• En las descripciones ISAD(G), los vínculos con los registros de autoridad ISAAR(CPF) se establecen en los elementos ISAD(G) "Nombre del o de los productores(es)" (3.2.1 en la norma ISAAR, equivalente al elemento 6 de la tabla ADABI) e "Historia institucional/Reseña biográfica" (3.2.2, equivalente al elemento 7).

• El formato de intercambio automatizado asociado es EAC (Encoded Archival Context), en XML/SGML, conforme a ISAAR(CPF).

---

5. Diccionario de Terminología Archivística (Ministerio de Cultura, España)

• 1ª edición: 1993, elaborada por la Comisión de Terminología de la Dirección de los Archivos Estatales.

• 2ª edición: 1995, revisada y actualizada por miembros de la Comisión de Terminología de la Subdirección General de los Archivos Estatales.

• Existe versión electrónica posterior que difunde el contenido del Diccionario, "instrumento normalizador de la teoría y la práctica archivística españolas".

FUENTE: resultados de búsqueda sobre la página oficial "Diccionario - dta | Ministerio de Cultura" — https://www.cultura.gob.es/cultura/areas/archivos/mc/dta/diccionario.html

⚠️ No se ha podido extraer y verificar directamente la definición literal que da el Diccionario para "descripción multinivel" o "planificación descriptiva" (no se ha logrado un fetch legible de la entrada específica del diccionario online). El concepto general de descripción multinivel usado en §2 procede de fuentes archivísticas académicas y oficiales (AGN Argentina), no del texto literal del Diccionario del Ministerio de Cultura español. Pendiente de verificación adicional si se requiere precisión terminológica exacta de esta fuente concreta.

---

6. Planificación descriptiva (concepto general)

La planificación descriptiva es la fase de un proyecto archivístico en la que se decide, de forma coherente y normalizada, qué se va a describir, con qué nivel de detalle, en qué orden y con qué normas, antes de ejecutar la descripción. Incluye típicamente:

• Identificación y valoración previa de los fondos a describir.

• Elección del nivel/niveles de descripción a aplicar (multinivel).

• Selección de la norma de descripción a seguir (ISAD(G)/NEDA) y, si hay productores relevantes, de ISAAR(CPF) para los registros de autoridad.

• Elaboración de instrumentos de descripción resultantes: guías, inventarios, catálogos, índices (según el nivel y profundidad).

⚠️ Este bloque es una síntesis general de fuentes académicas y profesionales de archivística (no una norma con articulado propio); no existe una "norma de planificación descriptiva" codificada con elementos numerados como ISAD(G) o ISAAR(CPF). No se ha encontrado una definición canónica única y numerada de "planificación descriptiva" en una fuente normativa primaria — es terminología de manual/temario, no de norma ICA. Si el temario oficial de la oposición define "planificación descriptiva" con una lista cerrada de fases o características, verificar contra el manual/temario concreto usado por la academia, porque el contenido de este apartado es descriptivo/general y no está anclado a un artículo o párrafo numerado de una norma oficial.

---