La planificación descriptiva y la descripción multinivel

1. La descripción archivística

El Diccionario de Terminología Archivística del Ministerio de Cultura define la descripción como la «fase del tratamiento archivístico destinada a la elaboración de los instrumentos de consulta para facilitar el conocimiento y consulta de los fondos documentales y colecciones de los archivos».

Según la norma ISAD(G), la finalidad de la descripción archivística es «identificar y explicar el contexto y el contenido de los documentos de archivo con el fin de hacerlos accesibles». Esto se consigue elaborando representaciones precisas y adecuadas, organizadas de acuerdo con unos modelos predeterminados. Los procesos descriptivos pueden comenzar antes de la producción de los documentos o a la vez que ella, y continuar a lo largo de todo su ciclo vital.

Fuente: Diccionario de Terminología Archivística, voz «Descripción»; ISAD(G), 2.ª ed., párrafo I.2.

---

2. La planificación de la descripción

Antes de describir hay que decidir qué se describe, con qué nivel de detalle y con qué normas. Las normas internacionales dan los criterios para esas decisiones:

• Qué niveles se describen. Un fondo puede describirse como un todo en una única descripción, o representarse como un todo y en sus partes en varios niveles de descripción (ISAD(G), I.8). Los niveles se tratan en el apartado 4.

• Cuántos elementos se usan. En cualquier descripción pueden utilizarse los 26 elementos de la ISAD(G), pero solo una parte de ellos es obligatoria; el número de elementos que, además de los esenciales, incluya una descripción dependerá de la naturaleza de la unidad de descripción (ISAD(G), I.12 e I.13).

• Qué normas se aplican. La ISAD(G) debe utilizarse juntamente con las normas nacionales existentes o como base para desarrollarlas (I.1). Para describir a los productores se emplea la ISAAR(CPF), concebida para usarse junto con la ISAD(G) y con las normas nacionales de descripción (ISAAR(CPF), 4.11).

• Qué instrumentos resultan. El resultado de la descripción son los instrumentos de descripción, que el Diccionario de Terminología Archivística define como instrumentos de referencia que, dentro de la fase de descripción, proporcionan información sobre archivos, fondos o series: las guías, los inventarios, los catálogos y los índices. La ISAD(G) no define los formatos de edición ni el modo de presentar sus elementos en inventarios, catálogos o listas (I.6).

Fuente: ISAD(G), 2.ª ed., párrafos I.1, I.6, I.8, I.12 e I.13; ISAAR(CPF), 2.ª ed., 4.11; Diccionario de Terminología Archivística, voz «Instrumento de descripción».

---

3. ISAD(G) — Norma Internacional General de Descripción Archivística

3.1 Qué es

La ISAD(G) (General International Standard Archival Description) es la Norma Internacional General de Descripción Archivística, elaborada y publicada por el Consejo Internacional de Archivos (CIA/ICA). Constituye una guía general para la elaboración de descripciones archivísticas (I.1).

• Contiene reglas generales que pueden aplicarse con independencia del tipo documental o del soporte físico de los documentos de archivo (I.4).

• No sirve de guía para documentos especiales como sellos, registros sonoros o mapas: para ellos existen manuales específicos que pueden utilizarse juntamente con la norma (I.4).

• Sus reglas identifican y definen 26 elementos que pueden combinarse entre sí para constituir la descripción de una entidad archivística (I.6).

3.2 Ediciones

• Primera edición: adoptada en 1993 por la Comisión Ad Hoc de Normas de Descripción del CIA y publicada en 1994 (Ottawa); su versión española la publicó el Ministerio de Cultura en 1995.

• Segunda edición: adoptada por el Comité de Normas de Descripción del CIA en Estocolmo (Suecia), del 19 al 22 de septiembre de 1999, y presentada en el XIV Congreso Internacional de Archivos de Sevilla (septiembre de 2000). Su versión española la publicó el Ministerio de Educación, Cultura y Deporte en 2000.

3.3 Estructura: 7 áreas y 26 elementos

Las reglas se estructuran en 7 áreas de información descriptiva (I.11) que reúnen 26 elementos:

Total: 5 + 4 + 4 + 5 + 4 + 1 + 3 = 26 elementos.

3.4 Los 6 elementos esenciales para el intercambio internacional

En cualquier descripción pueden utilizarse los 26 elementos, aunque solo una parte de ellos debe utilizarse necesariamente. Para el intercambio internacional de la información descriptiva se consideran esenciales tan solo seis (I.12):

1. el código de referencia;

2. el título;

3. el productor;

4. la(s) fecha(s);

5. la extensión de la unidad de descripción (elemento «Volumen y soporte»);

6. el nivel de descripción.

Fuente: ISAD(G): Norma Internacional General de Descripción Archivística, 2.ª ed., Madrid, Ministerio de Educación, Cultura y Deporte, 2000 (prefacio, párrafos I.1-I.12 e índice de contenido); Proyecto NEDA-I, Comisión de Normas Españolas de Descripción Archivística, 2007, epígrafe 2.

---

4. La descripción multinivel

4.1 Concepto

Si se describe el fondo como un todo, este debe representarse en una descripción. Si es necesario describir las partes que lo integran, estas pueden describirse por separado. La suma de todas estas descripciones, jerárquicamente unidas entre sí, representa el fondo y las partes descritas; esta técnica es la descripción multinivel (ISAD(G), 1.1).

La norma recuerda además que el principio de que la descripción archivística procede de lo general a lo particular es una consecuencia práctica del principio de procedencia (I.7).

4.2 Las cuatro reglas de la descripción multinivel

Al establecer una jerarquía de descripciones deben aplicarse cuatro reglas fundamentales (ISAD(G), 2.1 a 2.4):

1. Descripción de lo general a lo particular (2.1)

• Objetivo: representar el contexto y la estructura jerárquica del fondo y de las partes que lo integran.

• Regla: en el nivel de fondo se da información sobre este como un todo; en el nivel siguiente y en los sucesivos, información de las partes que se están describiendo. Es decir, primero se describe el fondo como un todo y después, de forma sucesiva, sus subdivisiones. Las descripciones resultantes se presentan en una relación jerárquica de la parte al todo, procediendo de lo más general, el fondo, a lo más particular.

2. Información pertinente para el nivel de descripción (2.2)

• Objetivo: representar exactamente el contexto y el contenido de la unidad de descripción.

• Regla: proporcionar solo la información adecuada al nivel que se está describiendo. Por ejemplo, no dar información detallada del contenido de los expedientes si la unidad de descripción es un fondo, ni relatar la historia institucional de todo un departamento si el productor de la unidad de descripción es una división o sección del mismo.

3. Vinculación de las descripciones (2.3)

• Objetivo: consignar la posición que ocupa la unidad de descripción dentro de la jerarquía.

• Regla: vincular cada descripción con la unidad de descripción inmediatamente superior, si es posible, e identificar el nivel de descripción. Así, las descripciones de las partes quedan vinculadas a la descripción del conjunto del que forman parte, indicando su nivel dentro de la jerarquía.

4. No repetición de la información (2.4)

• Objetivo: evitar la información redundante en descripciones archivísticas jerárquicamente relacionadas.

• Regla: la información común a las partes se da en el nivel superior que corresponda, y no se repite en el nivel inferior la información ya proporcionada en un nivel superior.

4.3 Los niveles de descripción

El nivel de descripción es la «situación de la unidad de descripción en la jerarquía del fondo» (glosario de la ISAD(G)); el Diccionario de Terminología Archivística lo define como «el lugar que ocupa la unidad de descripción en la jerarquía del fondo». Es el elemento 3.1.4 de la norma, cuyo objetivo es identificar el nivel de organización de la unidad de descripción.

La ISAD(G) pone como ejemplos de niveles:

• Fondo

• Subfondo

• Serie

• Subserie

• Unidad documental compuesta / Expediente

• Unidad documental simple / Documento

El fondo constituye el nivel más amplio de descripción y las partes, los niveles sucesivos. Pueden aparecer niveles intermedios, como subfondos o subseries, y cada nivel puede a su vez subdividirse según la complejidad de la estructura administrativa y de las funciones de la organización que generó los documentos (I.8).

Fuente: ISAD(G), 2.ª ed., párrafos I.7 e I.8, apartados 1 y 2, elemento 3.1.4 y glosario; Diccionario de Terminología Archivística, voz «Nivel de descripción».

---

5. NEDA — Normas Españolas de Descripción Archivística

• Las NEDA son, según la Orden CUL/1524/2007, «la herramienta normativa aplicable en la descripción de documentos de archivo, orientada a la mejora continua del acceso a los recursos archivísticos» (art. 2).

• Su desarrollo y actualización corresponde, como órgano asesor, a la CNEDA (Comisión de Normas Españolas de Descripción Archivística), creada por la Orden CUL/1524/2007, de 25 de mayo (BOE n.º 131, de 1 de junio de 2007), adscrita al Ministerio de Cultura a través de la Dirección General del Libro, Archivos y Bibliotecas como órgano colegiado con carácter de grupo de trabajo (art. 1).

• Relación con las normas internacionales: la ISAD(G) y la ISAAR(CPF) regulan fundamentalmente la estructura de datos de las descripciones de manera general; no regulan de forma detallada la estructura de datos, ni el contenido de los datos, ni su presentación, ni su codificación para el intercambio. Por eso ha sido necesario desarrollar otros estándares, internacionales y nacionales, como las NEDA, que serán compatibles con los principios teóricos de la descripción archivística, las diferentes normas internacionales y la práctica archivística española.

Fuente: Orden CUL/1524/2007, de 25 de mayo (BOE-A-2007-10871), arts. 1 y 2; Proyecto NEDA-I, CNEDA, Ministerio de Cultura, 2007, epígrafes 2 y 3.

---

6. ISAAR(CPF) — Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de Archivos relativos a Instituciones, Personas y Familias

6.1 Qué es y ediciones

• Objeto: sirve de guía para elaborar registros de autoridad de archivos que proporcionan descripciones de entidades (instituciones, personas y familias) asociadas a la producción y a la gestión de archivos (1.1).

• Primera edición: redactada por la Comisión Ad Hoc del CIA para las Normas de Descripción durante los años 1993-1995 y publicada por el CIA en 1996. Solo contenía tres áreas: Área de Control de Autoridad, Área de Información y Área de Notas.

• Segunda edición: aprobada en la reunión plenaria del Comité de Normas de Descripción del CIA celebrada en Canberra (Australia) en octubre de 2003, y presentada en el Congreso del CIA de Viena de 2004. Es una versión ampliada y reestructurada en cuatro áreas. Su versión española la publicó el Ministerio de Cultura en 2004.

6.2 Relación con la ISAD(G)

La ISAAR(CPF) es la norma complementaria de la ISAD(G): «La norma complementaria a este documento, ISAD(G): Norma Internacional General de Descripción Archivística, permite la integración de esta información contextual en cualquier nivel dentro de la descripción archivística» (1.4). Es decir, la ISAD(G) describe los documentos de archivo y la ISAAR(CPF) describe a las instituciones, personas y familias que los producen.

En las descripciones elaboradas conforme a la ISAD(G), los vínculos con los registros de autoridad se pueden establecer en los elementos Nombre del o de los productor(es) (3.2.1) e Historia institucional/Reseña biográfica (3.2.2) (4.11).

Los registros de autoridad de archivos se pueden utilizar para (1.2):

• a) describir una institución, persona o familia como unidades dentro de un sistema de descripción archivístico;

• b) controlar la creación y utilización de los puntos de acceso en las descripciones archivísticas;

• c) documentar las relaciones entre diferentes productores de documentos y entre estas entidades y los documentos creados por ellas.

6.3 Estructura: 4 áreas y 27 elementos

Los elementos se organizan en cuatro áreas de información (4.4):

Total: 6 + 8 + 4 + 9 = 27 elementos.

6.4 Los 4 elementos esenciales

Todos los elementos son útiles para elaborar un registro de autoridad, pero solo se consideran esenciales cuatro (4.7):

1. Tipo de entidad (5.1.1);

2. Forma autorizada del nombre (5.1.2);

3. Fechas de existencia (5.2.1);

4. Identificador del registro de autoridad (5.4.1).

6.5 Formato de intercambio: EAC

El Encoded Archival Context (EAC) es uno de los formatos de comunicación que permite el intercambio de datos de autoridad de archivos a través de Internet conforme a la ISAAR(CPF). Se ha desarrollado como «Definición de Tipo de Documento» (DTD) en XML y SGML (4.13).

Fuente: ISAAR(CPF): Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de Archivos relativos a Instituciones, Personas y Familias, 2.ª ed., traducción española © Ministerio de Cultura (prefacio P1-P5, apartados 1.1-1.4, 4.4, 4.7, 4.11, 4.13 y 5).

---

7. El Diccionario de Terminología Archivística

• Primera edición: 1993, realizada por la Comisión de Terminología de la Dirección de Archivos Estatales.

• Segunda edición: 1995, revisada y actualizada por miembros de la Comisión de Terminología de la Subdirección General de los Archivos Estatales.

• El Ministerio de Cultura difunde una edición electrónica de la edición de 1995. Desde su publicación ha desempeñado un importante papel como instrumento normalizador de la teoría y práctica archivística española.

Fuente: Ministerio de Cultura, Diccionario de Terminología Archivística, página de presentación (cultura.gob.es).