Tema 209 — Agrupaciones, niveles e instrumentos de descripción

1. La descripción archivística

1.1 Definición de ISAD(G)

La Norma Internacional General de Descripción Archivística —ISAD(G), 2.ª edición, Consejo Internacional de Archivos (ICA), 2000— define en su glosario la descripción archivística como:

«Elaboración de una representación exacta de la unidad de descripción y, en su caso, de las partes que la componen mediante la recopilación, análisis, organización y registro de la información que sirve para identificar, gestionar, localizar y explicar los documentos de archivo, así como su contexto y el sistema que los ha producido. El término sirve también para describir los resultados de este proceso.»

Texto original en inglés: «Archival description. The creation of an accurate representation of a unit of description and its component parts, if any, by capturing, analyzing, organizing and recording information that serves to identify, manage, locate and explain archival materials and the context and records systems which produced it. This term also describes the products of the process.»

Fuente: ISAD(G), 2.ª ed., glosario (versión española del Ministerio, p. 16; texto inglés del ICA).

1.2 Definición del Diccionario de Terminología Archivística (DTA)

«DESCRIPCIÓN: Fase del tratamiento archivístico destinada a la elaboración de los instrumentos de consulta para facilitar el conocimiento y consulta de los fondos documentales y colecciones de los archivos.»

Fuente: Diccionario de Terminología Archivística, Ministerio de Cultura.

1.3 Definición de la CNEDA (NEDA-MC)

«Descripción archivística. Elaboración de representaciones de documentos de archivo y, en su caso, de otras entidades archivísticas (agentes, funciones, etc.). Este término también designa los resultados del proceso.»

Fuente: NEDA-MC, Modelo Conceptual de Descripción Archivística: Entidades, Relaciones y Atributos, CNEDA, 2017, glosario.

1.4 Tres enfoques que no se contradicen

• ISAD(G) define la descripción como un proceso de representación (recopilar, analizar, organizar y registrar información) orientado a identificar, gestionar, localizar y explicar los documentos. Es la definición más completa.

• El DTA la define por su lugar y su producto dentro del tratamiento archivístico: la fase destinada a elaborar los instrumentos de consulta.

• La NEDA la extiende a las representaciones de documentos y de otras entidades (agentes, funciones), coherente con su modelo de varias entidades.

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2. Los niveles de descripción

2.1 Qué es un nivel de descripción

• ISAD(G): «Nivel de descripción. Situación de la unidad de descripción en la jerarquía del fondo» (Level of description. The position of the unit of description in the hierarchy of the fonds).

• DTA: «NIVEL DE DESCRIPCIÓN: El lugar que ocupa la unidad de descripción en la jerarquía del fondo.»

2.2 Los niveles en ISAD(G) (elemento 3.1.4)

El elemento 3.1.4 «Nivel de descripción» tiene por objetivo identificar el nivel de organización de la unidad de descripción, y su regla es consignar el nivel de la unidad de descripción. Como ejemplos, la norma enumera seis niveles, de mayor a menor:

La versión española de la norma reproduce exactamente esos seis ejemplos; ni el texto inglés ni el español incluyen «sección» o «subsección» como niveles propios.

Fuente: ISAD(G), 2.ª ed., elemento 3.1.4 (texto inglés del ICA, p. 16; versión española, pp. 24-25).

2.3 La «sección» de la tradición española

En la tradición archivística española, la primera división del fondo se ha llamado sección. Es la misma agrupación que ISAD(G) llama subfondo y la CNEDA división de fondo. Antonia Heredia Herrera (Manual de Archivística Básica, 2013) lo explica así:

«Sección/subfondo/división de fondo: Es la primera división en la jerarquía del fondo. […] En la tradición española se le ha dado el nombre genérico de sección, la Norma ISAD (G) introduce la denominación de subfondo, la CNEDA se queda con división de fondo.»

El DTA, por su parte, define la sección de fondo como «la subdivisión orgánico/funcional del fondo que se refiere a una o varias series que corresponden a subdivisiones administrativas en las oficinas u organismos que los originaron».

Por tanto, cuando un temario habla de «fondo – sección – serie – expediente – documento», la sección ocupa el lugar del subfondo de ISAD(G); no es un nivel añadido a los seis de la norma.

2.4 Las siete áreas y los elementos esenciales de ISAD(G)

El nivel de descripción es uno de los 26 elementos de ISAD(G), que se agrupan en siete áreas:

1. Área de identificación (incluye el 3.1.4, Nivel de descripción)

2. Área de contexto

3. Área de contenido y estructura

4. Área de condiciones de acceso y uso

5. Área de documentación asociada

6. Área de notas

7. Área de control de la descripción

De los 26 elementos, la norma considera esenciales para el intercambio internacional de información descriptiva solo seis: código de referencia, título, productor, fecha(s), volumen de la unidad de descripción y nivel de descripción.

Fuente: ISAD(G), 2.ª ed., Introducción (I.11 y I.12) e índice.

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3. La descripción multinivel (ISAD(G))

Si se describe el fondo como un todo y, además, por separado sus partes, la suma de todas esas descripciones, unidas jerárquicamente entre sí, representa el fondo y las partes descritas. Esta técnica se denomina descripción multinivel. Al establecer la jerarquía de descripciones deben aplicarse cuatro reglas fundamentales (2.1 a 2.4):

Fuente: ISAD(G), 2.ª ed., apartados 1 y 2 (versión española, pp. 19-20).

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4. Los instrumentos de descripción: guía, inventario, catálogo e índice

4.1 Encuadre terminológico del DTA

El DTA define el instrumento de consulta como el documento que relaciona o describe un conjunto de unidades documentales, o los elementos de identificación y valoración de una serie, para establecer su control físico, administrativo y/o intelectual y permitir su localización y recuperación. Según la fase del tratamiento archivístico de la que derivan, distingue:

• Instrumentos de control — se elaboran en las fases de identificación y valoración.

• Instrumentos de referencia — se elaboran en las fases de descripción y difusión. Son de dos clases:

• Instrumentos de descripción: guías, inventarios, catálogos e índices.

• Instrumentos de difusión: catálogos de exposiciones, directorios de archivos, censos de archivos, etc.

«INSTRUMENTO DE DESCRIPCIÓN: Instrumento de referencia que, dentro de la fase de descripción, proporciona información sobre archivo/s, fondo/s o serie/s. Son: las guías, inventarios, catálogos e índices.»

Fuente: DTA, voces «Instrumento de consulta», «Instrumento de control», «Instrumento de referencia», «Instrumento de descripción» e «Instrumento de difusión».

4.2 Guía

«Instrumento de referencia que describe globalmente fondos documentales de uno o varios archivos, indicando las características fundamentales de los mismos: organismos que los originan, series que los forman, fechas extremas que comprenden y volumen de la documentación. Además, recoge la información sobre el archivo, su historia y formación, horarios y servicios a los usuarios.» (DTA)

Es el instrumento que ofrece la visión de conjunto, con el menor grado de detalle. Heredia Herrera (Manual de Instrumentos de Descripción Documental, 1982): «Las guías describen las Secciones con una amplitud de datos variable».

4.3 Inventario

«Instrumento de referencia que describe las series documentales de un fondo, siguiendo su organización y que, por motivos de localización, se encuentran fraccionadas en unidades de instalación. El inventario debe recoger, imprescindiblemente, una introducción histórica explicativa de la evolución del organismo productor de los documentos y el cuadro de clasificación del fondo descrito. Los asientos del inventario recogen la signatura de la unidad de instalación, el nombre de la serie y las fechas que comprende. Debe completarse con los índices correspondientes.» (DTA)

Grado de detalle intermedio: su unidad de descripción es la serie y sigue el cuadro de clasificación. Heredia (1982): «Los inventarios describen brevemente las series documentales existentes, tras su organización, haciendo referencia a las unidades de instalación».

4.4 Catálogo

«Instrumento de referencia en el que, con la finalidad de informar sobre una materia u objeto específico, se describe unidades documentales relacionadas por su autor en razón de una afinidad temática, cronológica, paleográfica o formal o por otro criterio subjetivo establecido de antemano.» (DTA)

Es el de mayor grado de detalle: describe pieza a pieza. Heredia (1982):

«Los catálogos lo hacen de las piezas documentales o de las unidades archivísticas individualizadas, seleccionadas por su tipología o por su temática, previamente ordenadas, y limitadas a un período cronológico.»

La expresión «pieza documental» es de Heredia; el DTA habla de «unidades documentales relacionadas» por una afinidad.

4.5 Índice

«Instrumento de referencia formado por encabezamientos onomásticos, toponímicos, cronológicos y de conceptos contenidos tanto en los propios documentos como en los instrumentos de referencia y descripción.» (DTA)

Es un instrumento auxiliar, que no ocupa un escalón en la escala de detalle. Heredia (1982) dice del índice que «no puede concebirse solo, sino cuya existencia presupone cualquiera de los instrumentos de descripción y a su vez completa la eficacia de aquéllos hasta el punto de que un catálogo pierde su eficacia si carece de índice».

4.6 Cuadro comparativo

Sobre el orden en el tiempo, Heredia (1982): «la Guía precede al Inventario, siendo prácticamente coetáneos en su elaboración. El Catálogo, por el contrario, ha de situarse en la última fase de la tarea descriptiva, mientras el inventario está en la base de dicha tarea».

Fuentes: DTA (definiciones); A. Heredia Herrera, Manual de Instrumentos de Descripción Documental, 1982.

4.7 Inventario y catálogo: ¿cuál es el más importante?

• La tradición consideraba el catálogo la obra maestra del archivero. Heredia lo recoge y lo matiza: «Ha sido hasta ahora creencia general designar al catálogo como obra maestra del archivero. Sin apearlo de su categoría, me atrevo a decir que ha de compartirla con el inventario».

• Heredia reivindica el inventario: lo llama «el instrumento primero y primordial de la tarea archivística que es el inventario» y afirma que «si puede existir un archivo sin guías y sin catálogos no puede haberlo sin inventarios». Sostiene además que la función orientadora del inventario «es superior a la localizadora y de control».

• Pero la diferencia no es de importancia, sino de fase: «La diferencia de valoración entre uno y otro no creo ni por un momento que resida en la mayor o menor importancia, sino en la escala que ocupan cada uno a lo largo del tiempo de la labor archivística. Al principio estará el inventario, después, al final, el catálogo». Y antes: «En cuanto al orden de importancia […] no hay diferencia entre ellos».

4.8 «Instrumentos de información»: variante terminológica

Heredia (1982) recuerda que la labor de servir los documentos «va a quedar plasmada en los instrumentos de información: las guías, los inventarios […] y los catálogos», y recoge las distintas denominaciones: «instrumentos de localización» o «de información» en Francia; «instrumentos de trabajo» o «de información» en España. Ella prefiere «instrumentos de descripción». El DTA no recoge el término «instrumento de información»: usa «instrumento de referencia» e «instrumento de descripción».

«Instrumentos de información» e «instrumentos de descripción» designan, por tanto, el mismo conjunto (guía, inventario, catálogo): es una variante terminológica, no un error.

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5. Instrumentos de control frente a instrumentos de descripción

5.1 Instrumento de control (DTA)

«INSTRUMENTO DE CONTROL: Es aquél que se elabora en las fases de identificación y valoración. Por lo tanto, son instrumentos de control los siguientes: ficheros de organismos, ficheros de tipos documentales, repertorios de series, cuadros de clasificación, registros topográficos, registro gráfico de depósitos; y en la fase de valoración: relaciones, calendarios de conservación, registros generales de entrada y salida, relaciones de eliminación, informes/propuestas de eliminación, relaciones de testigos resultantes de muestreo, etc.»

Clave diferenciadora: el instrumento de control se elabora en identificación y valoración, no en la fase de descripción; su función es controlar las existencias y los movimientos de los documentos, no describir su contenido.

5.2 Registro

«REGISTRO: (1) Documento sobre el que se plasma la acción administrativa y jurídica de control de la expedición, salida, entrada y circulación de los documentos. Es un instrumento de control, normalmente en forma de volumen que contiene la inscripción, generalmente numerada en orden cronológico, de informaciones consideradas de suficiente interés como para ser exacta y formalmente asentadas.» (DTA)

Variantes del DTA:

• Registro general de entrada de fondos y/o documentos: «Instrumento de control que contiene los asientos de los ingresos de fondos que sirven de prueba legal de su entrada en un archivo.»

• Registro general de salida de fondos y/o documentos: «Instrumento de control que contiene los asientos de las bajas temporales o definitivas de fondos que sirve de prueba legal de su salida de un archivo.»

Heredia (2013) define el registro como «un instrumento administrativo en el que están inscritas cronológicamente acciones o transcritos, copiados o resumidos documentos emitidos o recibidos por una organización».

5.3 Relación de entrega (o relación de transferencia)

«RELACIÓN DE ENTREGA: Lista de las fracciones cronológicas de las series documentales que se transfieren y que acompaña a éstas en los traslados reglamentarios.» (DTA; la voz «Relación de transferencia» remite a «Relación de entrega».)

Según el Informe sobre tipologías de ingresos y salidas de documentos y fondos documentales del Consejo de Cooperación Archivística (versión 4, 21 de abril de 2022, apdo. 2.3.2), la relación de entrega, que debe redactarse como mínimo por duplicado, «tiene como objetivo fundamental controlar los documentos que pasan de un archivo a otro y traspasar la responsabilidad de su custodia del archivo remitente al archivo receptor».

5.4 Registro y relación de entrega como base de la descripción

• Heredia (1982): el registro «es un instrumento auxiliar que no presupone la existencia de otro instrumento, pero cuyos datos serán la base del inventario».

• Informe del Consejo de Cooperación Archivística (2022): describir de forma identificable el contenido de las unidades en la relación de entrega «facilitará la realización de los instrumentos de descripción».

Sin ser instrumentos de descripción en sentido estricto, ambos generan datos que preceden y alimentan al inventario.

5.5 Dos formas de clasificar estos instrumentos

• El DTA separa dos grandes categorías dentro de los instrumentos de consulta: instrumentos de control (identificación y valoración; entre ellos, los registros y las relaciones) e instrumentos de referencia (descripción y difusión; entre ellos, guías, inventarios, catálogos e índices).

• Heredia Herrera (1982) no usa «instrumento de control» como categoría paralela. Distingue los instrumentos de descripción propiamente dichos (guías, inventarios, catálogos) y los instrumentos auxiliares (los índices y el registro). Del registro dice que «no alcanza la categoría de instrumento de descripción» y que «su finalidad es fundamentalmente de control».

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6. Agrupaciones documentales y niveles de descripción

6.1 Definiciones del DTA

• Fondo: «Conjunto de series generadas por cada uno de los sujetos productores que conforman la estructura de un organismo en el ejercicio de sus competencias.»

• Sección de fondo: «La subdivisión orgánico/funcional del fondo que se refiere a una o varias series que corresponden a subdivisiones administrativas en las oficinas u organismos que los originaron.»

• Sección de archivo: «Cada una de las divisiones primarias del cuadro de clasificación de un archivo y que puede corresponder a una parte de un fondo, a un fondo o a un conjunto de fondos.»

• Serie: «Conjunto de documentos generados por un sujeto productor en el desarrollo de una misma actividad administrativa y regulado por la misma norma de procedimiento.»

6.2 Agrupación documental no es lo mismo que nivel de descripción

• La agrupación documental es el conjunto de documentos (fondo, sección, serie…) que se describe.

• El nivel de descripción es la posición jerárquica que ocupa la unidad descrita dentro del fondo.

• Son conceptos distintos aunque correlativos: una agrupación documental se describe en un determinado nivel.

6.3 Definición NEDA de agrupación documental

«Agrupación documental. Conjunto de documentos agrupados por cualquier criterio archivístico. Son agrupaciones documentales el fondo, el grupo de fondos, la división de fondo/grupo de fondos, la serie, la subserie, la fracción de serie/subserie, la colección, la división de colección y la unidad documental compuesta.»

Fuente: NEDA-MC, CNEDA, 2017, glosario.

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7. Las NEDA (Normas Españolas de Descripción Archivística)

7.1 La CNEDA y las NEDA

• La CNEDA (Comisión de Normas Españolas de Descripción Archivística) se creó por la Orden CUL/1524/2007, de 25 de mayo (BOE n.º 131, de 1 de junio de 2007). Su sesión de constitución se celebró en Madrid, en la sede del Ministerio de Cultura, el 26 de junio de 2007.

• Su objetivo es el asesoramiento al Ministerio en el desarrollo y actualización de las NEDA, definidas como «la herramienta normativa aplicable en la descripción de documentos de archivo, orientada a la mejora continua del acceso a los recursos archivísticos».

• Desde mayo de 2024, la CNEDA reanuda su actividad tras la renovación de sus miembros (Orden CLT/438/2024, de 6 de mayo).

Fuente: Ministerio de Cultura, CNEDA, «Objetivo y funciones» y «Evolución de la CNEDA»; NEDA-MC, introducción.

7.2 NEDA-MC (Modelo Conceptual)

• NEDA-MC = Modelo Conceptual de Descripción Archivística: Entidades, Relaciones y Atributos. Se adoptó en dos fases: Entidades y Relaciones el 18 de junio de 2012 y Atributos el 5 de mayo de 2017.

• La CNEDA tuvo en cuenta, entre otros, la familia de normas del ICA (ISAD(G)2, ISAAR(CPF)2, ISDF e ISDIAH), EAD y EAC-CPF, las normas ISO 15489 e ISO 23081 y DACS.

• No es un desarrollo de ISAD(G): un modelo conceptual es una «representación de la realidad a un alto nivel de abstracción en el que quedan descritos los tipos de entidad archivísticos, sus relaciones y atributos», y es la primera actividad, antes de desarrollar las normas de estructura y contenido de datos.

• Los estándares NEDA son: NEDA-MC (modelo conceptual), NEDA-Voc (vocabulario, 2017), NEDA-Req (datos básicos, 2018) y la extensión NEDA-Ex1 (documentos de naturaleza musical, borrador de 2018).

Fuente: NEDA-MC (2017); Ministerio de Cultura, CNEDA, «Estándares NEDA».

7.3 NEDA y los «niveles de descripción»

En lugar de niveles jerárquicos, la NEDA-MC define diez subtipos del tipo de entidad «Documentos de archivo»:

1. Grupo de fondos

2. Fondo

3. División de fondo/grupo de fondos

4. Serie

5. Subserie

6. Fracción de serie/subserie

7. Unidad documental (constituida por un documento de archivo —unidad documental simple— o por varios que forman una unidad documental compuesta)

8. Colección

9. División de colección

10. Componente documental

Frente a los ejemplos de ISAD(G), la NEDA incorpora grupo de fondos, colección, división de colección y componente documental. Además, una serie concreta no ocupa una posición fija: puede estar en el nivel 1, 2, 3… de una jerarquía determinada.

La CNEDA establece la equivalencia de sus diez subtipos con el elemento 3.1.4 de ISAD(G), pero rechaza el nombre «nivel de descripción»:

«el nombre de cada uno de los diez subtipos del tipo de entidad documentos de archivo fijados en este documento, puede constituir un valor a incluir en el elemento 3.1.4 de la ISAD(G)2 (actualmente denominado "nivel de descripción"). Pero esto no significa que la CNEDA considere apropiado el nombre "nivel de descripción" para dicho elemento de la ISAD(G)2.» (NEDA-MC, nota 69)

El atributo NEDA equivalente se llama «Tipo específico de entidad» (identificador M1001), compatible con el 3.1.4 de ISAD(G).

7.4 Heredia (2013) restringe también los «niveles de descripción»

En su Manual de Archivística Básica (2013), Heredia Herrera sostiene que expediente y documento no son niveles de descripción:

• Glosario: «Niveles de descripción son el fondo, la división de fondo o sección, la serie, la subserie.»

• Cuerpo del manual: «El expediente no es un nivel de descripción.»

Esto se aparta del esquema simplificado «fondo – sección – serie – expediente – documento» de muchos temarios. ISAD(G), en cambio, sí incluye el expediente (unidad documental compuesta, File) y el documento (unidad documental simple, Item) entre sus ejemplos de niveles. Es una discrepancia entre autora y norma que conviene conocer.

Fuente: A. Heredia Herrera, Manual de Archivística Básica, 2013.