T208 — Las agrupaciones documentales

Dossier de hechos/definiciones verificables (Auxiliar de Archivos del Estado, C2)

Todas las definiciones de este dossier están ancladas a fuente primaria consultada directamente (no memoria del modelo). Fuentes consultadas:

• Diccionario de Terminología Archivística (DTA) — Ministerio de Cultura, edición electrónica oficial: https://www.cultura.gob.es/cultura/areas/archivos/mc/dta/diccionario.html (edición online, texto verificado coincidente con la edición impresa de 1993/1995 citada en fuentes académicas — ver nota de cotejo más abajo).

• NEDA-Voc — Vocabulario para la descripción archivística. Terminología y glosario técnico, Comisión de Normas Españolas de Descripción Archivística (CNEDA), Ministerio de Educación, Cultura y Deporte, 2017. PDF oficial descargado y verificado.

• NEDA-MC/MCDA — Modelo conceptual de descripción archivística, CNEDA, Ministerio de Cultura. PDF oficial (cultura.gob.es) descargado y verificado.

• ISAD(G) — General International Standard Archival Description, 2nd edition, International Council on Archives (ICA), 2000. PDF oficial (ica.org) descargado y verificado (texto inglés original); complementado con traducción española parcial (glosario de niveles).

• Heredia Herrera, Antonia — Archivística General. Teoría y práctica, Sevilla, Diputación Provincial (edición ampliamente citada, texto de la obra descargado y verificado directamente, capítulo 8 "Agrupaciones documentales", pp. 141-150).

• Cruz Mundet, José Ramón — Manual de Archivística — citado a través de fuente secundaria académica verificada (ver nota metodológica).

• García Ruipérez, Mariano, "Series y tipos documentales. Modelos de análisis", en Legajos. Cuadernos de Investigación Archivística y Gestión Documental, nº 10 (2007), pp. 9-26, Archivo Municipal de Priego de Córdoba — artículo académico con aparato de citas que reproduce literalmente definiciones del Diccionario 1993, de Heredia Herrera y de Cruz Mundet con página exacta. Usado como fuente secundaria verificada para las definiciones de Cruz Mundet (cuyo manual no pudo descargarse en texto plano) y para contrastar variantes.

Nota metodológica: todo el contenido de este dossier procede de los PDF/HTML oficiales descargados y procesados con pdftotext/parsing directo, no de búsquedas web resumidas por terceros. Las citas de Cruz Mundet proceden de reproducción literal con página exacta en García Ruipérez (2007), fuente secundaria académica arbitrada — se marca explícitamente cuando es cita de cita.

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0. Marco conceptual: agrupaciones naturales vs. artificiales

Heredia Herrera clasifica las agrupaciones documentales en dos grandes bloques:

"Los documentos se reúnen en agrupaciones naturales, o en todo caso históricas, y artificiales. Entre las primeras: el fondo, la sección, la serie, la unidad archivística; entre las segundas: las denominadas 'secciones facticias' y las colecciones."

[Fuente: Heredia Herrera, Archivística General, cap. 8, p. 141]

El NEDA-Voc formaliza el término paraguas "agrupación documental":

"Agrupación documental: 1. Conjunto de documentos agrupados por cualquier criterio archivístico. 2. Son agrupaciones documentales el fondo, el grupo de fondos, la división de fondo o de grupo de fondos, la serie, la subserie, la fracción de serie o de subserie, la colección, la división de colección y la unidad documental compuesta."

[Fuente: NEDA-Voc, Vocabulario para la descripción archivística, Ministerio de Educación, Cultura y Deporte, 2017, entrada "Agrupación documental"]

El principio que rige las agrupaciones naturales (fondo, sección, serie) es el principio de procedencia:

"PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: Principio fundamental de la archivística que establece que los documentos producidos por una institución u organismo no deben mezclarse con los de otros. Derivados del principio de procedencia son: A) El principio de respeto a la estructura establece que la clasificación interna de un fondo debe responder a la organización y competencias de la institución u organismo productor. B) El principio de respeto al orden original establece que no se debe alterar la organización..."

[Fuente: Diccionario de Terminología Archivística (DTA), Ministerio de Cultura, entrada "Principio de Procedencia"]

Las agrupaciones artificiales (colecciones) se forman al margen de este principio (ver §5).

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1. FONDO

1.1 Definición — Diccionario de Terminología Archivística (oficial, Ministerio de Cultura)

"FONDO: Conjunto de series generadas por cada uno de los sujetos productores que conforman la estructura de un organismo en el ejercicio de sus competencias."

[Fuente: DTA, Ministerio de Cultura, entrada "Fondo"]

También recoge las variantes:

"FONDO ABIERTO: Aquél que está siendo generado por un organismo productor que continúa en el ejercicio de sus competencias." / "FONDO CERRADO: Aquél cuyas series han dejado de producirse por desaparición del organismo y/o las competencias que las generaban."

[Fuente: DTA, Ministerio de Cultura, entradas "Fondo Abierto" y "Fondo Cerrado"]

1.2 Definición — NEDA-Voc (oficial, CNEDA)

"Fondo: 1. Conjunto de documentos producidos por un agente en el ejercicio de sus funciones. 2. Subtipo de la entidad Documentos de archivo."

[Fuente: NEDA-Voc, entrada "Fondo", p. 18]

Confirmado en el modelo conceptual:

"fondo. Conjunto de documentos producidos por un agente en el ejercicio de sus funciones (productor de fondo). En el Modelo conceptual de descripción archivística de la CNEDA el fondo constituye un subtipo del tipo de entidad documentos de archivo."

[Fuente: NEDA-MC/MCDA, CNEDA, Ministerio de Cultura]

1.3 Definición — Heredia Herrera

"La idea de fondo va unida a la totalidad de la documentación producida y recibida por una institución o persona que suele estar conservada en el archivo de dicha institución o persona (...) El fondo tiene una limitación jurisdiccional ceñida a la institución que lo produce y una limitación cronológica que depende de la vida de la misma."

[Fuente: Heredia Herrera, Archivística General, cap. 8.1.1, pp. 142-143]

Añade que puede haber varios fondos en una misma institución de archivo (ej. Archivo de Indias: fondo del Consejo de Indias, fondo de la Casa de la Contratación, etc.) y que la documentación de un fondo "puede estar completa o incompleta por pérdida o destrucción, o dispersa, por división, pero constituyen siempre una unidad, independiente de otros fondos o agrupaciones documentales" [misma fuente, p. 142].

1.4 Definición — ISAD(G) (oficial, ICA, 2ª ed., texto inglés original)

"Fonds. The whole of the records, regardless of form or medium, organically created and/or accumulated and used by a particular person, family, or corporate body in the course of that creator's activities and functions."

[Fuente: ISAD(G), General International Standard Archival Description, 2nd ed., ICA, 2000, Glossary, p. 11]

⚠️ Nota de divergencia (Fondo)

El Diccionario de Terminología Archivística (edición electrónica oficial vigente en cultura.gob.es) define el fondo a través de las series que lo componen ("conjunto de series"), mientras que NEDA-Voc, Heredia Herrera e ISAD(G) lo definen a través de los documentos producidos/recibidos ("conjunto de documentos"/"the whole of the records"). Es una diferencia de nivel de abstracción (documentos vs. series como unidad de referencia) que puede generar confusión en un examen tipo test si se pide la definición "literal" de una fuente concreta. Conviene memorizar cuál fuente usa cada formulación.

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2. SECCIÓN (de fondo) y SUBSECCIÓN

2.1 Definición — Diccionario de Terminología Archivística

El DTA distingue dos entradas distintas:

"SECCIÓN DE ARCHIVO: Cada una de las divisiones primarias del cuadro de clasificación de un archivo y que puede corresponder a una parte de un fondo, a un fondo o a un conjunto de fondos."

[Fuente: DTA, Ministerio de Cultura, entrada "Sección de Archivo"]

"SECCIÓN DE FONDO: La subdivisión orgánico/funcional del fondo que se refiere a una o varias series que corresponden a subdivisiones administrativas en las oficinas u organismos que los originaron. Cuando el organismo productor posee una estructura jerárquica compleja, cada sub-grupo puede tener tantos sub-grupos subordinados como sean necesarios, para reflejar los niveles de la estructura orgánica hasta la unidad administrativa subordinada más pequeña."

[Fuente: DTA, Ministerio de Cultura, entrada "Sección de Fondo"]

2.2 Definición — Heredia Herrera (desarrollo más extenso)

"En teoría la sección documental es una subdivisión del fondo, identificada con la producción documental de una unidad o división administrativa o funcional de la institución que produce el fondo. La sección es, pues, el conjunto de documentos generados en razón de la actividad de esa subdivisión orgánica o funcional."

[Fuente: Heredia Herrera, Archivística General, cap. 8.1.2.1, p. 144]

Ejemplo de la propia autora:

"Fondo = Fondo documental de una Diputación Provincial. Sección = Conjunto de documentos producidos por la Depositaría de dicha corporación."

[misma fuente, p. 144]

Heredia distingue secciones orgánicas (identificadas con los órganos/dependencias administrativas) y secciones funcionales (identificadas con funciones, más frecuentes en fondos de instituciones históricas sin organigrama formal) [misma fuente, pp. 144-145].

Sobre la subsección:

"En cualquier fondo pueden crearse nuevas secciones y subsecciones en virtud del aumento de órganos o funciones y actividades de la institución (...) Hoy, en el fondo de una corporación provincial, toda la documentación de cultura sería una sección y el conjunto de documentos generados por los diferentes servicios de Teatro, Patrimonio, Deportes, Archivo, Publicaciones, las subsecciones."

[misma fuente, p. 145]

Heredia también describe la distinción entre fondo y sección: "El primero no admite otro origen que el institucional (...) El fondo como consecuencia es uno, las secciones, múltiples." [misma fuente, p. 145]. Y añade dos figuras especiales:

• Secciones de fondo: secciones que, por haber funcionado con independencia administrativa (incluso física), requieren tratamiento documental separado como si fueran un fondo propio [misma fuente, pp. 145-146].

• Secciones históricas de archivo: agrupaciones posteriores a la producción documental, no de procedencia institucional única (ej. "Consejos Suprimidos" del Archivo Histórico Nacional) [misma fuente, p. 146].

2.3 Definición — NEDA-Voc

NEDA-Voc no usa el término "sección" como entrada propia; redirige a "División de fondo":

"Sección de fondo. Ver División de fondo."

[Fuente: NEDA-Voc, entrada "Sección de fondo", p. 22]

"División de fondo: 1. Conjunto de documentos de un fondo agrupados de acuerdo a un criterio orgánico, funcional, cronológico o geográfico. 2. Categoría del subtipo de entidad División de fondo o Grupo de fondos. Usado por Sección de Fondo, por Grupo de Series y por Subfondo."

[Fuente: NEDA-Voc, entrada "División de fondo"]

2.4 Definición — ISAD(G)

"Sub-fonds. A subdivision of a fonds containing a body of related records corresponding to administrative subdivisions in the originating agency or organization or, when that is not possible, to geographical, chronological, functional, or similar groupings of the material itself."

[Fuente: ISAD(G), 2nd ed., ICA, 2000, Glossary]

La jerarquía oficial de niveles de ISAD(G), según su tabla de elementos:

"4. Nivel de descripción (...) fondo, subfondo, sección, subsección, serie, subserie, expediente o unidad documental."

[Fuente: ISAD(G), traducción española, ADABI, tabla de elementos de descripción]

⚠️ Nota de divergencia (Sección)

Hay tres esquemas terminológicos distintos conviviendo:

1. Diccionario de Terminología Archivística / Heredia Herrera: usan "sección" y "subsección" como los términos estándar en español.

2. NEDA-Voc: no usa "sección" como entrada propia — la reconduce a "división de fondo" (término paraguas que también cubre "subfondo" y "grupo de series").

3. ISAD(G) (traducción española): enumera fondo, subfondo, sección Y subsección como niveles distintos y sucesivos (subfondo por encima de sección), mientras que en la práctica española (Diccionario/Heredia) "sección" y "subfondo" tienden a fundirse en un único nivel ("sección de fondo" = subdivisión orgánico-funcional del fondo). Esto es fuente frecuente de confusión en manuales y puede aparecer en preguntas de examen sobre "cuántos niveles tiene ISAD(G)" vs. "cuántos niveles usa la tradición española".

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3. SERIE DOCUMENTAL y SUBSERIE

3.1 Definición — Diccionario de Terminología Archivística

"SERIE: Conjunto de documentos generados por un sujeto productor en el desarrollo de una misma actividad administrativa y regulado por la misma norma de procedimiento."

[Fuente: DTA, Ministerio de Cultura, entrada "Serie"]

Variantes recogidas en el mismo diccionario:

"SERIE ABIERTA: Aquella que es generada por un sujeto productor que continúa en el ejercicio de sus actividades administrativas." / "SERIE CERRADA: Aquella que ha dejado de producirse por desaparición del sujeto productor o de la actividad administrativa regulada por la norma de procedimiento." / "SERIES COMPLEMENTARIAS: (...) respondiendo a trámites administrativos diferentes, contribuyen todas a la realización de un mismo objetivo (...)" / "SERIES PARALELAS: (...) materializan actividades dentro de las funciones administrativas comunes (gestión económica, gestión de personal) y que (...) son producidas por las distintas oficinas que en cada organismo tienen este cometido."

[Fuente: DTA, Ministerio de Cultura, entradas "Serie Abierta", "Serie Cerrada", "Series Complementarias", "Series Paralelas"]

La edición impresa de 1993 (citada por García Ruipérez con página exacta) recoge una redacción prácticamente idéntica:

"Un conjunto de documentos producidos por un sujeto en el desarrollo de una misma actividad administrativa y regulado por la misma norma jurídica y/o de procedimiento."

[Fuente: Diccionario de Terminología Archivística, Madrid, Ministerio de Cultura, 1993, p. 49 — citado en García Ruipérez, M. (2007), "Series y tipos documentales", p. 6]

3.2 Definición — NEDA-Voc

"Serie: 1. Conjunto de documentos producidos por uno o varios agentes, que son testimonio continuado de una o varias actividades o procesos. 2. Subtipo de la entidad Documentos de archivo."

[Fuente: NEDA-Voc, entrada "Serie"]

3.3 Definición — ISAD(G)

"Series. Documents arranged in accordance with a filing system or maintained as a unit because they result from the same accumulation or filing process, or the same activity; have a particular form; or because of some other relationship arising out of their creation, receipt, or use. A series is also known as a records series."

[Fuente: ISAD(G), 2nd ed., ICA, 2000, Glossary]

3.4 Definición — Heredia Herrera

"Las series son el testimonio documental y continuado de actividades repetitivas desarrolladas por un órgano o en virtud de una función."

[Fuente: Heredia Herrera, Archivística General, cap. 8.1.3, p. 146 — cita reproducida también en García Ruipérez (2007), p. 6]

Precisa que la sección/subsección está integrada por documentos agrupados en series, y que las series "pueden estar formadas por documentos singulares (...) o por unidades archivísticas (Expedientes de confirmación de encomiendas)" [misma fuente, p. 146].

3.5 Definición — Cruz Mundet (cita de cita, verificada con página)

"Un conjunto de documentos producidos de manera continuada como resultado de una misma actividad."

[Fuente: Cruz Mundet, J.R., Manual de Archivística, 5ª edición, p. 244 — citado literalmente con página en García Ruipérez, M. (2007), "Series y tipos documentales", p. 6, nota 23]

3.6 Subserie

NEDA-Voc:

"Subserie: 1. Conjunto de documentos de una serie agrupados de acuerdo a un criterio de clasificación (funcional, geográfico, onomástico, etc.). 2. Subtipo de la entidad Documentos de archivo."

[Fuente: NEDA-Voc, entrada "Subserie"]

Heredia Herrera (según recoge García Ruipérez, con cita de artículo de la propia Heredia):

"Conjunto de unidades documentales dentro de una serie, agrupadas en razón de modalidades de la actividad que testimonia la serie, en razón de destinatarios o de beneficiarios de dicha actividad."

[Fuente: Heredia Herrera, A., "Los niveles de descripción: Un debate necesario en la antesala de las Normas", Boletín de ANABAD, LI:4 (2001), p. 60 — citado en García Ruipérez (2007), p. 13]

Cruz Mundet (cita de cita):

"Documentos agrupados, que responden a determinadas fases de un procedimiento o pasos de un proceso, y que se establecen, por lo general, debido a necesidades prácticas de agrupación e individualización, de ahí el nombre de facticios."

[Fuente: Cruz Mundet, J.R., La gestión de documentos en las organizaciones, Madrid, Ediciones Pirámide, 2006, p. 198 — citado en García Ruipérez (2007), p. 13, nota 57]

Fracción de serie (nivel adicional, no siempre examinado pero relacionado)

"FRACCIÓN DE SERIE: Cada una de las divisiones cronológicas de una serie, que resultan del establecimiento de plazos concretos de transferencia y eliminación y que constituyen, por tanto, la base de las operaciones de transferencia y selección."

[Fuente: DTA, Ministerio de Cultura, entrada "Fracción de Serie"]

"Fracción de serie: 1. Conjunto de documentos de una serie, normalmente correlativos, conservados en una o varias unidades de instalación (...)."

[Fuente: NEDA-Voc, entrada "Fracción de serie", p. 19]

⚠️ Nota de divergencia (Serie / Subserie)

1. La definición de serie es la más estable entre fuentes: todas coinciden en el núcleo "conjunto de documentos + mismo productor/sujeto + misma actividad", aunque el Diccionario y Cruz Mundet añaden explícitamente "regulado por la misma norma de procedimiento", mientras que NEDA-Voc y Heredia (en su formulación de 1991) no exigen literalmente ese elemento normativo — hablan de "testimonio continuado de una actividad". Es un matiz importante: la referencia al procedimiento/norma reguladora es el rasgo que más se repite en exámenes tipo test como "criterio diferenciador" de la serie.

2. El concepto de "subserie" NO figura en el Diccionario de Terminología Archivística de 1993/95 (según confirma la nota académica: "En esta obrita no figura el concepto de 'subserie'", García Ruipérez (2007), p. 11, nota 47). Es decir: si el examen pregunta "¿qué agrupación documental define el Diccionario de Terminología Archivística?" y la subserie es una opción, la subserie está ausente de esa fuente concreta — solo aparece en NEDA (más tardía) y en la obra de autores como Heredia y Cruz Mundet.

3. La propia Heredia advierte que la definición de subserie de la NEDA puede confundirse con la "fracción de serie" si no se aclara bien que es "una división de serie" [García Ruipérez (2007), p. 13, nota 59] — divergencia señalada por una autora de referencia sobre la propia norma oficial.

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4. UNIDAD DOCUMENTAL: simple y compuesta (EXPEDIENTE)

4.1 Definición general — Diccionario de Terminología Archivística

"UNIDAD DOCUMENTAL: Elemento indivisible de una serie documental que puede estar constituido por un solo documento o por varios que formen un expediente."

[Fuente: DTA, Ministerio de Cultura, entrada "Unidad Documental" — texto idéntico al citado con página en García Ruipérez (2007), p. 21, nota 90, sobre la ed. impresa de 1993, p. 54]

Nota académica relevante: según recoge García Ruipérez, es en el Diccionario de 1993 donde, según Antonia Heredia, se da entrada oficial en España al término "Unidad documental" [García Ruipérez (2007), p. 21, nota 90].

4.2 EXPEDIENTE — Diccionario de Terminología Archivística

"EXPEDIENTE: Unidad documental formada por un conjunto de documentos generado orgánica y funcionalmente por un sujeto productor en la resolución de un mismo asunto."

[Fuente: DTA, Ministerio de Cultura, entrada "Expediente"]

4.3 Definición legal-administrativa de expediente (contexto complementario, no archivístico puro)

"Se entiende por expediente administrativo el conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de antecedente y fundamento a la resolución administrativa, así como las diligencias encaminadas a ejecutarla."

[Fuente: Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, art. 70.1 — definición heredera literal del art. 164.1 del Reglamento de Organización, Funcionamiento y Régimen Jurídico de las Entidades Locales (ROF), Real Decreto 2568/1986]

Heredia Herrera recoge una formulación equivalente citando el "Reglamento de Organización y Funcionamiento":

"El expediente desde el punto de vista del Derecho Administrativo se define como 'la serie ordenada de actuaciones administrativas correspondientes a un asunto o negocio'. Según el Reglamento de Organización y funcionamiento (...) es 'el conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de antecedentes y fundamentos a la resolución administrativa, así como las diligencias encaminadas a ejecutarlas'."

[Fuente: Heredia Herrera, Archivística General, cap. 8.1.4, p. 148]

Heredia también describe las fases típicas de un expediente: "Iniciación (de oficio, a instancia de parte), ordenación, instrucción (...) y resolución (comunicada a los interesados)" [misma fuente, p. 149], y precisa que la "unidad archivística" —su término preferido, equivalente a "unidad documental compuesta"— responde hoy, con el procedimiento administrativo regulado, al expediente administrativo [misma fuente, p. 148].

4.4 NEDA-Voc: unidad documental simple y compuesta

"Unidad documental: 1. Elemento básico de un fondo, un grupo de fondos, una colección o una serie, constituido por una unidad documental simple o varias que forman una unidad documental compuesta. 2. Subtipo de la entidad Documentos de archivo."

[Fuente: NEDA-Voc, entrada "Unidad documental", p. 28]

"Unidad documental simple: 1. Unidad de información mínima grabada en cualquier soporte, producida por un agente en el ejercicio de sus funciones, que constituye el testimonio material de una o varias acciones o hechos, ya sean de naturaleza jurídica o no. 2. Categoría del subtipo de entidad Unidad documental."

[Fuente: NEDA-Voc, entrada "Unidad documental simple", p. 29]

"Unidad documental compuesta: 1. Unidad de información integrada por varias unidades documentales interrelacionadas entre sí por un asunto común, producidas por uno o varios agentes en el ejercicio de sus funciones, que constituye el testimonio material de una o varias actividades, o parte de una. 2. Categoría del subtipo de entidad Unidad documental, formada por la agrupación de más de una unidad documental simple."

[Fuente: NEDA-Voc, entrada "Unidad documental compuesta", p. 29]

Importante: NEDA-Voc no tiene entrada propia "Expediente" — el concepto queda subsumido dentro de "unidad documental compuesta" (ver nota de divergencia más abajo).

4.5 Definición — ISAD(G)

"File. An organized unit of documents grouped together either for current use by the creator or in the process of archival arrangement, because they relate to the same subject, activity, or transaction. A file is usually the basic unit within a record series."

[Fuente: ISAD(G), 2nd ed., ICA, 2000, Glossary]

"Item. The smallest intellectually indivisible archival unit, e.g., a letter, memorandum, report, photograph, sound recording."

[Fuente: ISAD(G), 2nd ed., ICA, 2000, Glossary]

En la traducción española de ISAD(G) el nivel más bajo de la jerarquía se identifica como "expediente o unidad documental" [ISAD(G), trad. española, ADABI, tabla de elementos].

4.6 Debate académico sobre el alcance de "unidad documental compuesta"

García Ruipérez documenta que existe un debate abierto entre archiveros sobre si el expediente es la única manifestación de la unidad documental compuesta, o si también deben incluirse los registros y los "dossiers":

"Hay autores que consideran al expediente como 'única manifestación de la unidad documental compuesta'. Por el contrario A. Heredia sigue defendiendo en la actualidad y con rigor la inclusión como tales no sólo de los registros, sino también del documento principal con anejos y de los dossier. (...) Un documento principal (caso de una petición acompañada de justificantes, una escritura pública con el acta de posesión, etc.) son para ella una unidad documental compuesta."

[Fuente: García Ruipérez, M. (2007), "Series y tipos documentales", p. 21, con cita directa de Heredia Herrera, Archivística General, 5ª ed., pp. 137-138]

⚠️ Nota de divergencia (Unidad documental / Expediente)

1. El Diccionario de Terminología Archivística define "expediente" como entrada propia y diferenciada de "unidad documental" (relación género-especie: expediente es un tipo de unidad documental compuesta por varios documentos). NEDA-Voc, en cambio, no define "expediente" como entrada — usa exclusivamente "unidad documental simple/compuesta", un vocabulario más abstracto y neutral que evita el término administrativo tradicional. Esto es relevante para examen: si preguntan "¿qué término usa la NEDA en vez de 'expediente'?", la respuesta es "unidad documental compuesta".

2. La "unidad documental compuesta" de NEDA es un concepto más amplio que el "expediente" administrativo clásico: según el debate recogido por Heredia, incluye también registros y documento principal + anejos (no solo expedientes en sentido estricto de procedimiento administrativo resuelto). Algunos autores restringen la unidad documental compuesta al expediente únicamente; Heredia defiende la interpretación amplia.

3. La definición jurídico-administrativa del expediente (Ley 39/2015 art. 70.1, heredera del ROF art. 164.1) es una definición de Derecho Administrativo, no estrictamente archivística, aunque coincide en sustancia con la del Diccionario de Terminología Archivística y es la que cita Heredia Herrera como referencia del concepto en su vertiente jurídica.

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5. COLECCIÓN DOCUMENTAL (agrupación ARTIFICIAL) vs. FONDO (ORGÁNICO)

5.1 Definición — Diccionario de Terminología Archivística (dos acepciones)

"COLECCIÓN DOCUMENTAL: (1) Conjunto de documentos reunidos según criterios subjetivos (un tema determinado, el criterio de un coleccionista, etc.) y que, por lo tanto, no conserva una estructura orgánica ni responde al principio de procedencia. (2) Conjunto de documentos reunidos de forma facticia por motivos de conservación o por su especial interés."

[Fuente: DTA, Ministerio de Cultura, entrada "Colección Documental"]

El mismo diccionario remite a esta entrada tanto desde "Sección Facticia" como desde "Serie Facticia":

"SECCIÓN FACTICIA (V. Colección Documental (2))." / "SERIE FACTICIA (V. Colección Documental (2))."

[Fuente: DTA, Ministerio de Cultura, entradas "Sección Facticia" y "Serie Facticia"]

5.2 Definición — NEDA-Voc (definición unificada)

"Colección: 1. Conjunto de unidades documentales o componentes documentales, de igual o distinta procedencia, reunidos por motivos de conservación, por su especial interés o por cualquier otro criterio subjetivo. 2. Subtipo de la entidad Documentos de archivo."

[Fuente: NEDA-Voc, entrada "Colección", p. 12]

5.3 Definición — Heredia Herrera (colección ≠ sección facticia, como dos figuras distintas)

Heredia trata las colecciones y las "secciones facticias" como dos categorías artificiales diferenciadas dentro del mismo epígrafe "Agrupaciones documentales artificiales":

"[Las colecciones] son agrupaciones documentales que, con cierta frecuencia, se encuentran en los archivos, la mayoría de las veces producto de donación o compra. Su origen no responde al resultado de una gestión institucional [ni] personal sino a la voluntad de alguien. Suelen ser documentos cuya unión y relación entre ellos la determina bien un tema o asunto, bien el coleccionista o autor de la colección."

[Fuente: Heredia Herrera, Archivística General, cap. 8.2.1, p. 149]

"Las denominadas Secciones facticias son agrupaciones documentales realizadas voluntariamente en los archivos a partir de sus fondos y responden a motivos de conservación o instalación determinados habitualmente por sus soportes o por su grafía (...). Entre las primeras están la de Mapas y Planos o la de Sellos (...)."

[Fuente: Heredia Herrera, Archivística General, cap. 8.2.1, pp. 149-150]

Es decir, para Heredia: colección = material ajeno al fondo institucional, reunido por un tercero (coleccionista) y adquirido por donación/compra; sección facticia = agrupación creada por el propio archivo a partir de sus propios fondos (documentos que ya eran del fondo, reagrupados por soporte/formato).

5.4 Diferencia FONDO vs. COLECCIÓN (síntesis verificada)

• Carácter orgánico vs. artificial: el fondo es una agrupación natural/orgánica, reflejo de la actividad de un productor único; la colección es una agrupación artificial, formada por criterios subjetivos ajenos a la producción orgánica — así lo dice expresamente el DTA: "no conserva una estructura orgánica ni responde al principio de procedencia" [DTA, entrada "Colección Documental"].

• Principio de procedencia: el fondo está regido por el principio de procedencia (los documentos de una institución no se mezclan con los de otra); la colección, por definición, no responde a ese principio [misma fuente].

• Origen: el fondo tiene un único origen institucional/personal (el productor, en el ejercicio de sus funciones — NEDA-Voc, entrada "Fondo"); la colección puede reunir documentos de igual o distinta procedencia [NEDA-Voc, entrada "Colección"].

• Criterio de formación: el fondo se forma por la propia actividad administrativa/vital del productor (proceso natural, no deliberado como "colección"); la colección se forma deliberadamente por un coleccionista según un tema o interés personal [Heredia Herrera, cap. 8.2.1, p. 149].

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6. Jerarquía de las agrupaciones documentales (síntesis)

Jerarquía tradicional española (Diccionario / Heredia Herrera):

Fondo → Sección (de fondo) → Subsección → Serie → Subserie/Fracción de serie → Unidad documental (simple = documento; compuesta = expediente)

[Fuente: síntesis de DTA + Heredia Herrera, cap. 8, pp. 141-150]

Jerarquía NEDA-Voc:

Fondo (o Grupo de fondos) → División de fondo/grupo de fondos → Serie → Subserie → Fracción de serie/subserie → Unidad documental (simple/compuesta)

[Fuente: NEDA-Voc, entradas "Agrupación documental", "División de fondo", "Grupo de fondos"]

Jerarquía ISAD(G) (niveles de descripción, traducción española):

Fondo → Subfondo → Sección → Subsección → Serie → Subserie → Expediente o unidad documental

[Fuente: ISAD(G), traducción española (ADABI), tabla de elementos de descripción, elemento "Nivel de descripción"]

Jerarquía ISAD(G) (glosario inglés original, términos equivalentes):

Fonds → Sub-fonds → Series → File → Item

[Fuente: ISAD(G), 2nd ed., ICA, 2000, Glossary — nótese que el glosario inglés no lista "section/subsection" como entradas propias del glosario, aunque sí aparecen en la tabla de elementos de la traducción española]

Todas las jerarquías comparten el mismo eje: de lo general (fondo, agrupación completa de un productor) a lo particular (unidad documental, elemento indivisible). La colección queda siempre fuera de este eje jerárquico porque es una agrupación artificial paralela, no un escalón dentro del fondo.

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