Tema 208 — Las agrupaciones documentales
0. Marco conceptual: agrupaciones naturales y artificiales
Antonia Heredia Herrera distingue dos grandes bloques de agrupaciones documentales:
«Los documentos se reúnen en agrupaciones naturales, o en todo caso históricas, y artificiales. Entre las primeras: el fondo, la sección, la serie, la unidad archivística; entre las segundas: las denominadas "secciones facticias" y las colecciones.»
La norma española de descripción NEDA-Voc (Vocabulario para la descripción archivística, CNEDA, 2017) usa el término general «agrupación documental»:
«1. Conjunto de documentos agrupados por cualquier criterio archivístico. 2. Son agrupaciones documentales el fondo, el grupo de fondos, la división de fondo o de grupo de fondos, la serie, la subserie, la fracción de serie o de subserie, la colección, la división de colección y la unidad documental compuesta.»
Las agrupaciones naturales se rigen por el principio de procedencia, que el Diccionario de Terminología Archivística (DTA) del Ministerio de Cultura define así:
«Principio fundamental de la archivística que establece que los documentos producidos por una institución u organismo no deben mezclarse con los de otros. Derivados del principio de procedencia son: A) El principio de respeto a la estructura establece que la clasificación interna de un fondo debe responder a la organización y competencias de la institución u organismo productor. B) El principio de respeto al orden original establece que no se debe alterar la organización dada al fondo por la institución u organismo productor, ya que ésta debe reflejar sus actividades reguladas por la norma de procedimiento.»
Las agrupaciones artificiales (colecciones) se forman al margen de este principio (ver apartado 5).
Fuente: Ministerio de Cultura, Diccionario de Terminología Archivística, voz «Principio de procedencia» (https://www.cultura.gob.es/cultura/areas/archivos/mc/dta/diccionario.html); CNEDA, NEDA-Voc, voz «Agrupación documental»; Heredia Herrera, A., Archivística general. Teoría y práctica, cap. 8.
1. El fondo
1.1 Diccionario de Terminología Archivística
«Fondo: Conjunto de series generadas por cada uno de los sujetos productores que conforman la estructura de un organismo en el ejercicio de sus competencias.»
Variantes:
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Fondo abierto: «Aquél que está siendo generado por un organismo productor que continúa en el ejercicio de sus competencias».
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Fondo cerrado: «Aquél cuyas series han dejado de producirse por desaparición del organismo y/o las competencias que las generaban».
1.2 NEDA (CNEDA)
«Fondo: Conjunto de documentos producidos por un agente en el ejercicio de sus funciones.»
En el Modelo conceptual de descripción archivística de la CNEDA, el fondo constituye un subtipo del tipo de entidad «documentos de archivo».
1.3 Heredia Herrera
«La idea de fondo va unida a la totalidad de la documentación producida y recibida por una institución o persona que suele estar conservada en el archivo de dicha institución o persona (...) El fondo tiene una limitación jurisdiccional ceñida a la institución que lo produce y una limitación cronológica que depende de la vida de la misma.»
En un mismo archivo puede haber varios fondos (por ejemplo, en el Archivo General de Indias, el fondo del Consejo de Indias o el de la Casa de la Contratación). La documentación de un fondo puede estar completa o incompleta, o dispersa, pero constituye siempre una unidad, independiente de otros fondos.
1.4 ISAD(G)
La norma internacional ISAD(G) (Consejo Internacional de Archivos, 2.ª ed., 2000) define el fondo (fonds) como la totalidad de los documentos, sea cual sea su forma o soporte, creados o acumulados de manera orgánica y utilizados por una persona, familia o entidad en el transcurso de las actividades y funciones de ese productor.
1.5 Atención a la formulación
El DTA define el fondo a través de las series («conjunto de series»), mientras que NEDA, Heredia Herrera e ISAD(G) lo definen a través de los documentos («conjunto de documentos», «totalidad de los documentos»). Conviene recordar qué fuente usa cada formulación.
Fuente: Ministerio de Cultura, DTA, voces «Fondo», «Fondo abierto» y «Fondo cerrado»; CNEDA, NEDA-Voc y Modelo conceptual de descripción archivística, voz «Fondo»; ICA, ISAD(G), 2.ª ed., glosario, voz Fonds (https://www.ica.org/resource/isadg-general-international-standard-archival-description-second-edition/).
2. La sección
2.1 Diccionario de Terminología Archivística
El DTA distingue dos voces:
«Sección de archivo: Cada una de las divisiones primarias del cuadro de clasificación de un archivo y que puede corresponder a una parte de un fondo, a un fondo o a un conjunto de fondos.»
«Sección de fondo: La subdivisión orgánico/funcional del fondo que se refiere a una o varias series que corresponden a subdivisiones administrativas en las oficinas u organismos que los originaron. Cuando el organismo productor posee una estructura jerárquica compleja, cada sub-grupo puede tener tantos sub-grupos subordinados como sean necesarios, para reflejar los niveles de la estructura orgánica hasta la unidad administrativa subordinada más pequeña.»
2.2 Heredia Herrera
«En teoría la sección documental es una subdivisión del fondo, identificada con la producción documental de una unidad o división administrativa o funcional de la institución que produce el fondo. La sección es, pues, el conjunto de documentos generados en razón de la actividad de esa subdivisión orgánica o funcional.»
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Ejemplo: fondo = documentación de una Diputación Provincial; sección = documentos producidos por la Depositaría de dicha corporación.
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Distingue secciones orgánicas (identificadas con los órganos o dependencias administrativas) y secciones funcionales (identificadas con funciones, más frecuentes en fondos de instituciones históricas sin organigrama formal).
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Subsecciones: en cualquier fondo pueden crearse nuevas secciones y subsecciones al aumentar los órganos, funciones y actividades de la institución. Ejemplo: en el fondo de una corporación provincial, toda la documentación de cultura sería una sección, y los documentos de los servicios de Teatro, Patrimonio, Deportes, Archivo o Publicaciones, sus subsecciones.
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Fondo y sección: «El primero no admite otro origen que el institucional (...) El fondo como consecuencia es uno, las secciones, múltiples».
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Figuras especiales:
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Secciones de fondo: secciones que, por haber funcionado con independencia administrativa (incluso física), requieren un tratamiento separado como si fueran un fondo propio.
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Secciones históricas de archivo: agrupaciones posteriores a la producción documental, sin procedencia institucional única (por ejemplo, «Consejos Suprimidos» del Archivo Histórico Nacional).
2.3 NEDA: la «división de fondo»
NEDA no utiliza «sección» como término propio: la voz «Sección de fondo» remite a «División de fondo», definida como el conjunto de documentos de un fondo agrupados de acuerdo con un criterio orgánico, funcional, cronológico o geográfico. «Subfondo» remite también a «División de fondo».
2.4 ISAD(G): el subfondo
ISAD(G) define el subfondo (sub-fonds) como una subdivisión del fondo que contiene un conjunto de documentos relacionados que corresponden a las subdivisiones administrativas de la institución u organismo que lo originó o, cuando esto no es posible, a agrupaciones geográficas, cronológicas, funcionales o similares del propio material. Cuando el productor tiene una estructura jerárquica compleja, cada subfondo tiene tantos subfondos subordinados como sean necesarios.
Fuente: Ministerio de Cultura, DTA, voces «Sección de archivo» y «Sección de fondo»; CNEDA, NEDA-Voc y Modelo conceptual, voces «Sección de fondo», «Subfondo» y «División de fondo»; ICA, ISAD(G), 2.ª ed., glosario, voz Sub-fonds; Heredia Herrera, A., Archivística general, cap. 8.
3. La serie documental
3.1 Diccionario de Terminología Archivística
«Serie: Conjunto de documentos generados por un sujeto productor en el desarrollo de una misma actividad administrativa y regulado por la misma norma de procedimiento.»
Variantes:
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Serie abierta: «Aquella que es generada por un sujeto productor que continúa en el ejercicio de sus actividades administrativas».
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Serie cerrada: «Aquella que ha dejado de producirse por desaparición del sujeto productor o de la actividad administrativa regulada por la norma de procedimiento».
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Series complementarias: «Son aquéllas que, respondiendo a trámites administrativos diferentes, contribuyen todas a la realización de un mismo objetivo, resultando así una información complementaria».
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Series paralelas: «Son aquéllas que materializan actividades dentro de las funciones administrativas comunes (gestión económica, gestión de personal, etc.) y que, en consecuencia, son producidas por las distintas oficinas que en cada organismo tienen ese cometido».
3.2 NEDA
«Serie: Conjunto de documentos producidos por uno o varios agentes, que son testimonio continuado de una o varias actividades o procesos.»
3.3 ISAD(G)
ISAD(G) define la serie (series) como documentos ordenados de acuerdo con un sistema de archivo o conservados como una unidad porque son resultado de una misma acumulación, de un mismo proceso de archivo o de una misma actividad; tienen una forma particular; o por cualquier otra relación derivada de su producción, recepción o utilización.
3.4 Heredia Herrera
«Las series son el testimonio documental y continuado de actividades repetitivas desarrolladas por un órgano o en virtud de una función.»
La sección o subsección está integrada por documentos agrupados en series, que pueden estar formadas por documentos singulares o por unidades archivísticas (por ejemplo, expedientes).
3.5 Subserie
NEDA define la subserie como el «conjunto de documentos de una serie agrupados de acuerdo a un criterio de clasificación (funcional, geográfico, onomástico, etc.)». El DTA no tiene voz «subserie».
3.6 Fracción de serie
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DTA: «Cada una de las divisiones cronológicas de una serie, que resultan del establecimiento de plazos concretos de transferencia y eliminación y que constituyen, por tanto, la base de las operaciones de transferencia y selección».
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NEDA: conjunto de documentos de una serie, normalmente correlativos, conservados en una o varias unidades de instalación.
3.7 Rasgo diferenciador
Todas las definiciones coinciden en el núcleo «conjunto de documentos + mismo productor + misma actividad». El DTA añade expresamente que está «regulado por la misma norma de procedimiento», elemento que NEDA y Heredia no recogen literalmente (hablan de «testimonio continuado» de una actividad).
Fuente: Ministerio de Cultura, DTA, voces «Serie», «Serie abierta», «Serie cerrada», «Series complementarias», «Series paralelas» y «Fracción de serie»; CNEDA, NEDA-Voc y Modelo conceptual, voces «Serie», «Subserie» y «Fracción de serie»; ICA, ISAD(G), 2.ª ed., glosario, voz Series; Heredia Herrera, A., Archivística general, cap. 8.
4. La unidad documental y el expediente
4.1 Diccionario de Terminología Archivística
«Unidad documental: Elemento indivisible de una serie documental que puede estar constituido por un solo documento o por varios que formen un expediente.»
«Expediente: Unidad documental formada por un conjunto de documentos generado orgánica y funcionalmente por un sujeto productor en la resolución de un mismo asunto.»
4.2 Definición legal del expediente administrativo
«Se entiende por expediente administrativo el conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de antecedente y fundamento a la resolución administrativa, así como las diligencias encaminadas a ejecutarla.» (Ley 39/2015, de 1 de octubre, art. 70.1)
Reproduce la definición del art. 164.1 del Reglamento de Organización, Funcionamiento y Régimen Jurídico de las Entidades Locales (Real Decreto 2568/1986): «Constituye expediente el conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de antecedente y fundamento a la resolución administrativa, así como las diligencias encaminadas a ejecutarla».
Heredia Herrera recoge esta formulación del Reglamento como referencia del concepto en su vertiente jurídica, y describe las fases de un expediente: iniciación (de oficio o a instancia de parte), ordenación, instrucción y resolución (comunicada a los interesados). Para ella, la unidad archivística se corresponde hoy, con el procedimiento administrativo regulado, con el expediente administrativo.
4.3 NEDA: unidad documental simple y compuesta
«Unidad documental: Elemento básico de un fondo, un grupo de fondos, una colección o una serie, constituido por una unidad documental simple o varias que forman una unidad documental compuesta.»
«Unidad documental simple: Unidad de información mínima grabada en cualquier soporte, producida por un agente en el ejercicio de sus funciones, que constituye el testimonio material de una o varias acciones o hechos, ya sean de naturaleza jurídica o no.»
«Unidad documental compuesta: Unidad de información integrada por varias unidades documentales interrelacionadas entre sí por un asunto común, producidas por uno o varios agentes en el ejercicio de sus funciones, que constituye el testimonio material de una o varias actividades, o parte de una.»
NEDA no tiene voz «expediente»: el concepto queda dentro de la unidad documental compuesta (un expediente que integra varios documentos es un ejemplo de unidad documental compuesta).
4.4 ISAD(G)
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File: unidad organizada de documentos agrupados, bien para el uso corriente de su productor, bien durante la organización archivística, porque se refieren al mismo asunto, actividad o transacción; suele ser la unidad básica dentro de una serie.
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Item: la unidad archivística más pequeña intelectualmente indivisible (por ejemplo, una carta, un memorando, un informe, una fotografía, una grabación sonora).
4.5 Comparación
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El DTA define «expediente» como voz propia, como un tipo de unidad documental formada por varios documentos.
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NEDA usa en su lugar «unidad documental compuesta», un término más abstracto que evita el término administrativo tradicional.
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La definición de la Ley 39/2015 es de Derecho Administrativo, no estrictamente archivística, aunque coincide en lo sustancial con la del DTA.
Fuente: Ministerio de Cultura, DTA, voces «Unidad documental» y «Expediente»; Ley 39/2015, art. 70.1 (https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2015-10565); Real Decreto 2568/1986, art. 164.1 (https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-1986-33252); CNEDA, NEDA-Voc y Modelo conceptual, voces «Unidad documental», «Unidad documental simple» y «Unidad documental compuesta»; ICA, ISAD(G), 2.ª ed., glosario, voces File e Item; Heredia Herrera, A., Archivística general, cap. 8.
5. La colección documental (agrupación artificial) frente al fondo
5.1 Diccionario de Terminología Archivística
«Colección documental: (1) Conjunto de documentos reunidos según criterios subjetivos (un tema determinado, el criterio de un coleccionista, etc.) y que, por lo tanto, no conserva una estructura orgánica ni responde al principio de procedencia. (2) Conjunto de documentos reunidos de forma facticia por motivos de conservación o por su especial interés.»
Las voces «Sección facticia», «Serie facticia» y «Colección facticia» remiten a la segunda acepción de «Colección documental».
5.2 NEDA
«Colección: Conjunto de unidades documentales o componentes documentales, de igual o distinta procedencia, reunidos por motivos de conservación, por su especial interés o por cualquier otro criterio subjetivo.»
5.3 Heredia Herrera: colección y sección facticia
Heredia trata la colección y la sección facticia como dos agrupaciones artificiales distintas:
«[Las colecciones] son agrupaciones documentales que, con cierta frecuencia, se encuentran en los archivos, la mayoría de las veces producto de donación o compra. Su origen no responde al resultado de una gestión institucional [ni] personal sino a la voluntad de alguien. Suelen ser documentos cuya unión y relación entre ellos la determina bien un tema o asunto, bien el coleccionista o autor de la colección.»
«Las denominadas Secciones facticias son agrupaciones documentales realizadas voluntariamente en los archivos a partir de sus fondos y responden a motivos de conservación o instalación determinados habitualmente por sus soportes o por su grafía (...). Entre las primeras están la de Mapas y Planos o la de Sellos (...).»
Es decir:
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Colección: reúne documentos ajenos al fondo, reunidos por un coleccionista y llegados al archivo por donación o compra.
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Sección facticia: se forma en el propio archivo, a partir de sus propios fondos, reagrupando documentos por su soporte o formato.
5.4 Diferencias entre fondo y colección
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Carácter: el fondo es una agrupación natural u orgánica, reflejo de la actividad de su productor; la colección es artificial, formada por criterios subjetivos: «no conserva una estructura orgánica ni responde al principio de procedencia» (DTA).
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Principio de procedencia: rige el fondo; la colección, por definición, no responde a él.
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Origen: el fondo lo produce un agente en el ejercicio de sus funciones; la colección puede reunir documentos «de igual o distinta procedencia» (NEDA).
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Formación: el fondo nace de la propia actividad del productor; la colección se forma deliberadamente, según un tema o el criterio de un coleccionista.
Fuente: Ministerio de Cultura, DTA, voces «Colección documental», «Colección facticia», «Sección facticia» y «Serie facticia»; CNEDA, NEDA-Voc y Modelo conceptual, voz «Colección»; Heredia Herrera, A., Archivística general, cap. 8.2.1.
6. Jerarquía de las agrupaciones documentales
Jerarquía tradicional española (DTA y Heredia Herrera), de lo general a lo particular:
Fondo → Sección (de fondo) → Subsección → Serie → Unidad documental (simple = documento; compuesta = expediente)
Jerarquía NEDA:
Fondo (o grupo de fondos) → División de fondo / de grupo de fondos → Serie → Subserie → Fracción de serie / de subserie → Unidad documental (simple o compuesta)
Niveles de descripción de ISAD(G) (ejemplos de la regla 3.1.4):
Fondo (fonds) → Subfondo (sub-fonds) → Serie (series) → Subserie (sub-series) → File → Item
Todas comparten el mismo eje: de lo general (el fondo, la producción completa de un productor) a lo particular (la unidad documental). La colección queda fuera de este eje porque es una agrupación artificial, no un escalón dentro del fondo.
Fuente: Ministerio de Cultura, DTA; CNEDA, NEDA-Voc, voz «Agrupación documental»; ICA, ISAD(G), 2.ª ed., regla 3.1.4; Heredia Herrera, A., Archivística general, cap. 8.