Tema 207 — La ordenación de documentos

1. Concepto de ordenación

1.1 Definición del Diccionario de Terminología Archivística

El Diccionario de Terminología Archivística del Ministerio de Cultura define la ordenación como:

«Operación archivística realizada dentro del proceso de organización, que consiste en establecer secuencias naturales cronológicas y/o alfabéticas, dentro de las categorías y grupos definidos en la clasificación. Se encuentra, por lo tanto, dentro de la fase del tratamiento archivístico denominada identificación.»

Y distingue la ordenación física:

«Dentro del acondicionamiento, operación que refleja en las unidades documentales y de instalación la secuencia establecida por la ordenación intelectual.»

Es decir, primero se fija la secuencia de forma intelectual (sobre el papel o en la base de datos) y después esa secuencia se traslada físicamente a los documentos y a sus unidades de instalación.

1.2 Definición doctrinal (Heredia Herrera)

La definición clásica de Antonia Heredia Herrera (Archivística general. Teoría y práctica) es:

«Ordenar es la operación de unir los elementos o unidades de un conjunto (una serie), relacionándolos unos con otros de acuerdo con una unidad-orden establecida de antemano.»

1.3 Ideas clave

• La ordenación es una operación posterior a la clasificación.

• Secuencia las unidades dentro de un grupo ya formado por la clasificación (la serie).

• Lo hace según un criterio fijado de antemano (la unidad-orden): la fecha, la letra, el número…

Fuente: Ministerio de Cultura, Diccionario de Terminología Archivística, voces «Ordenación» y «Ordenación física» (https://www.cultura.gob.es/cultura/areas/archivos/mc/dta/diccionario.html); Heredia Herrera, A., Archivística general. Teoría y práctica.

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2. Organización: clasificación y ordenación

Según el Diccionario de Terminología Archivística, la organización es el:

«Proceso que mediante las etapas de clasificación y ordenación, aplica las conclusiones establecidas en la fase de identificación a la estructura de un fondo.»

La organización tiene, por tanto, dos etapas sucesivas: primero la clasificación y después la ordenación.

La clasificación es la:

«Operación archivística que consiste en el establecimiento de las categorías y grupos que reflejan la estructura jerárquica del fondo. Es el primer paso del proceso de organización, dentro de la fase del tratamiento archivístico denominada identificación.»

José Ramón Cruz Mundet la define como «agrupar jerárquicamente los documentos de un fondo mediante agregados o clases».

El resultado de la clasificación se plasma en el cuadro de clasificación, que el Diccionario define como el «instrumento de consulta resultado de la fase de identificación, que refleja la organización de un fondo documental o de la totalidad de los fondos de un archivo y aporta los datos esenciales de su estructura (denominación de secciones y series, fechas extremas, etc.)».

2.1 Diferencias entre clasificación y ordenación

En resumen: clasificar es agrupar en conjuntos; ordenar es disponer los elementos dentro de cada conjunto.

2.2 Principios que sustentan la organización

El Diccionario de Terminología Archivística recoge el principio de procedencia, «principio fundamental de la archivística que establece que los documentos producidos por una institución u organismo no deben mezclarse con los de otros». De él derivan:

• Principio de respeto a la estructura: la clasificación interna de un fondo debe responder a la organización y competencias de la institución u organismo productor.

• Principio de respeto al orden original: no se debe alterar la organización dada al fondo por la institución u organismo productor, ya que esta debe reflejar sus actividades reguladas por la norma de procedimiento.

Fuente: Ministerio de Cultura, Diccionario de Terminología Archivística, voces «Organización», «Clasificación», «Cuadro de clasificación» y «Principio de procedencia»; Cruz Mundet, J. R., Manual de Archivística.

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3. Métodos de ordenación

3.1 Ordenación cronológica

• En qué consiste: los documentos o expedientes se colocan según su fecha —año, mes y día—, siguiendo el orden natural del tiempo, de la más antigua a la más reciente.

• Cuándo se usa: en series homogéneas y repetitivas cuya fecha es clara y relevante para localizarlas, como presupuestos, nóminas o actas de sesiones de órganos colegiados.

3.2 Ordenación alfabética

• En qué consiste: sigue la secuencia de las letras del alfabeto. Es un sistema abierto: admite intercalar nuevas entradas sin romper la secuencia.

• Se aplica a documentos referidos a personas, entidades y lugares.

• Ordenación onomástica (o nominativa): por nombres de personas físicas o jurídicas. Se emplea en series de expedientes que permanecen «abiertos» mucho tiempo: historiales laborales, historias clínicas, expedientes académicos de alumnos, expedientes de personal.

3.3 Ordenación numérica

• En qué consiste: los documentos se ordenan según el número de registro correlativo que se les asigna, normalmente en la oficina productora.

• Es un sistema cerrado (a diferencia del alfabético): no admite intercalaciones, y cada nuevo documento se añade al final de la secuencia según el número correlativo asignado.

3.4 Ordenación alfanumérica

• En qué consiste: combina letras y números: típicamente, letras que identifican la oficina o serie productora seguidas de dígitos correlativos de la serie o subserie. Por ejemplo, «SE-01» para Secretaría Ejecutiva, serie Actas.

• Exige al usuario más formación que un sistema puramente alfabético o puramente numérico.

Fuente: Cruz Mundet, J. R., Manual de Archivística; Heredia Herrera, A., Archivística general. Teoría y práctica.

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4. La signatura y la instalación

4.1 Conceptos del Diccionario de Terminología Archivística

• Signatura topográfica: «Numeración correlativa por la que se localizan todas las unidades de instalación de un depósito».

• Unidad de instalación: «Agrupación de unidades documentales homogéneas destinadas a su colocación en los depósitos (caja, carpeta, legajo, etc.). Debe contar con una signatura unívoca».

• Instalación: «Ubicación de las unidades de conservación en el depósito previa organización del espacio» y, en una segunda acepción, el «conjunto de medios físicos dispuestos para la adecuada conservación de los documentos».

4.2 La signatura de un expediente

Para localizar un expediente concreto, la signatura indica la unidad de instalación que lo contiene y el lugar que ocupa dentro de ella, de modo que identifica su ubicación física de forma inequívoca. Ejemplo clásico: un expediente situado en la caja 97, en tercer lugar de los diez que contiene, recibe la signatura 97,3 (número de la caja seguido de la posición dentro de ella).

4.3 Relación entre ordenación, signatura e instalación

La ordenación intelectual precede y determina la colocación física: la ordenación física refleja en las unidades documentales y de instalación la secuencia fijada intelectualmente, y la signatura traduce esa secuencia en una dirección localizable dentro del depósito.

Fuente: Ministerio de Cultura, Diccionario de Terminología Archivística, voces «Signatura topográfica», «Unidad de instalación», «Instalación» y «Ordenación física»; Cruz Mundet, J. R., Manual de Archivística.

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5. Esquema de repaso

1. Organización = clasificación + ordenación, dos etapas sucesivas: primero se clasifica y después se ordena.

2. Clasificación: establece las categorías y grupos que reflejan la estructura jerárquica del fondo; su resultado es el cuadro de clasificación. Actúa sobre el fondo y las secciones.

3. Ordenación: establece la secuencia de las unidades dentro de cada serie ya clasificada, según una unidad-orden fijada de antemano. Actúa sobre la serie y la unidad documental.

4. Métodos: cronológico · alfabético (onomástico) · numérico (sistema cerrado) · alfanumérico.

5. Ordenación física e instalación: trasladan la secuencia intelectual a las unidades documentales y de instalación en el depósito; la signatura permite localizarlas.