T205 — Identificación y clasificación de fondos (Auxiliar de Archivos del Estado, C2)
Dossier de hechos/definiciones verificables, ancladas a fuente. Cada punto indica la fuente y, cuando la
cita no pudo verificarse verbatim (PDF no extraíble), se marca como "paráfrasis de fuente secundaria que
reproduce/cita la fuente primaria" en vez de darla como cita literal.
1. IDENTIFICACIÓN
1.1 Definición
- Identificación es la fase del tratamiento archivístico que consiste en la investigación y sistematización de las categorías administrativas y archivísticas en que se sustenta la estructura de un fondo.
Fuente: Diccionario de Terminología Archivística, Ministerio de Cultura (ed. electrónica, 2ª ed. revisada de la publicación de 1995 de la Subdirección General de los Archivos Estatales) — https://www.cultura.gob.es/cultura/areas/archivos/mc/dta/diccionario.html (definición localizada vía réplicas del diccionario que citan la fuente oficial, p. ej. https://gestiondearchivos.wordpress.com/2010/08/05/diccionario-de-terminologia-archivistica/). ⚠️ No se pudo abrir el PDF oficial del Ministerio de Cultura por bloqueo de acceso a la herramienta de fetch; la definición se reconstruye a partir de fuentes secundarias que citan literalmente el Diccionario. Recomendado verificar contra el PDF original: https://www.cultura.gob.es/dam/jcr:cde2dda1-2130-403d-b87f-693195689097/libro-terminologia-pdf.pdf
- Formulación equivalente, ampliamente usada en manuales y temarios de oposición: la identificación "tiene como objeto el estudio de la estructura orgánica y de las funciones del órgano o sujeto productor de la documentación, y la determinación de las series documentales que son testimonio de las actuaciones de ese órgano en el ejercicio de sus funciones".
Fuente: síntesis de fuentes especializadas en tratamiento archivístico (Archivo Municipal de Valladolid — tratamiento archivístico; Junta de Castilla y León — glosario de archivos), consistente con la definición del Diccionario de Terminología Archivística. Ver también: https://revista.agn.gob.pe/ojs/index.php/ragn/article/download/143/237/
1.2 Componentes de la identificación
- La identificación es la primera fase intelectual de la metodología archivística: consiste en el estudio del sujeto productor (organismo/persona que genera los documentos: organigrama, competencias, funciones) y del tipo documental / las series que resultan de esas funciones.
Fuente: síntesis convergente de fuentes especializadas en tratamiento archivístico (ver 1.1); alineado con el enfoque metodológico expuesto por Cruz Mundet en su Manual de Archivística (capítulo dedicado a identificación y valoración) — J.R. Cruz Mundet, Manual de Archivística, ed. 29ª (Fundación Germán Sánchez Ruipérez). ⚠️ No se pudo acceder al texto íntegro del manual para cita literal exacta de esta definición; contrastar con edición impresa.
1.3 Resultado de la fase
- El resultado de la identificación es la organización del fondo: el establecimiento del cuadro de clasificación del fondo y la ordenación de sus series documentales.
Fuente: síntesis de fuentes especializadas en tratamiento archivístico coincidente con el esquema de "fases del tratamiento archivístico: identificación → valoración → descripción" (p. ej. Archivo Municipal de Valladolid, Ayuntamiento de Valladolid — https://archivomunicipalvalladolid.es/tratamiento-archivistico/).
1.4 Instrumento resultante (Diccionario de Terminología Archivística)
- De la fase de identificación resulta un instrumento de consulta que refleja la organización de un fondo documental (o de la totalidad de los fondos de un archivo) y que aporta los datos esenciales de su estructura — es decir, el cuadro de clasificación como producto del trabajo de identificación.
Fuente: Diccionario de Terminología Archivística, Ministerio de Cultura (paráfrasis localizada en fuentes secundarias que remiten a la entrada "identificación" del Diccionario). ⚠️ Cita reconstruida por WebSearch, no verificada contra el PDF original palabra por palabra — verificar antes de examen.
2. CLASIFICACIÓN
2.1 Definición (Cruz Mundet)
- Clasificar consiste en agrupar jerárquicamente los documentos de un fondo mediante agregados o clases, desde los más amplios (secciones) a los más específicos (series), de acuerdo con los principios de procedencia y de respeto al orden original.
Fuente: J.R. Cruz Mundet, Manual de Archivística (capítulo "La clasificación"), citado y sintetizado en múltiples fuentes secundarias especializadas (p. ej. apuntes de clasificación archivística de archiveros de diputaciones — https://www.archiverosdiputaciones.com/propuestas-y-trabajos/monografias/barbadillo1.pdf). ⚠️ No se pudo verificar la cita literal exacta contra el PDF del manual (bloqueo técnico de acceso); contrastar con edición impresa/Scribd (https://es.scribd.com/doc/135447396/Manual-de-Archivistica-Cruz-Mundet).
- Definición alternativa, próxima a la del Diccionario de Terminología Archivística: la clasificación es la "operación archivística que consiste en el establecimiento de las categorías y grupos que reflejan la estructura jerárquica del fondo", siendo el primer paso del proceso de organización, dentro de la fase de tratamiento denominada identificación.
Fuente: síntesis de fuentes secundarias que citan el Diccionario de Terminología Archivística y a Cruz Mundet de forma convergente.
2.2 Fundamento de la clasificación
- Toda clasificación archivística se fundamenta en dos principios teóricos: el principio de procedencia y el respeto al orden original (objeto también del T202).
Fuente: J.R. Cruz Mundet, Manual de Archivística — "el cuadro de clasificación es la obra maestra del archivero, se fundamenta en dos principios teóricos: el principio de procedencia y el respeto al orden original" (síntesis/paráfrasis recogida de múltiples fuentes secundarias especializadas, p. ej. http://documentacion-cultura-biblioteca.blogspot.com/2020/07/que-es-el-cuadro-de-clasificacion-de-un.html).
- Principio de procedencia: los documentos de un fondo correspondientes a una institución o persona no deben mezclarse con los de otro fondo; deben mantenerse agrupados los documentos provenientes de una administración, entidad o persona determinada.
Fuente: síntesis de fuentes especializadas en archivística (blog Con-Ciencia Archivística; Wikipedia "Principio de procedencia y orden original"). Concepto acuñado en el s. XIX francés (respect des fonds, 1841, circular Duchâtel) y desarrollado posteriormente en la archivística internacional.
- Respeto al orden original: la estructura y clasificación deben responder al orden en que los documentos fueron generados como resultado de las actividades del productor, no por materias o asuntos — cada documento debe ubicarse en el fondo del que procede y, dentro de este, en su lugar de origen.
Fuente: síntesis de fuentes especializadas en archivística, consistente con la formulación clásica del principio (ver también T202).
2.3 Tipos / sistemas de clasificación
a) Clasificación orgánica
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Definición: agrupa las series en función de las divisiones administrativas o de la estructura orgánica (organigrama) de la institución productora, quedando sujeta a los departamentos con estructura jerárquica.
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Ventaja: fácil elaboración porque se basa directamente en el organigrama de la institución.
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Inconveniente: las organizaciones no son estáticas — cada reforma administrativa obliga a modificar/actualizar el cuadro; no resulta apropiada para archivos administrativos vivos por los cambios constantes de estructura.
Fuente: síntesis convergente de manuales y apuntes de archivística (recogida en Bibliopos — https://www.bibliopos.es/organizacion-archivos-clasificacion-ordenacion-instalacion/ — que sintetiza la doctrina de Cruz Mundet y Heredia Herrera sobre el tema).
b) Clasificación funcional
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Definición: agrupa los documentos bajo conceptos que reflejan las funciones generales y actividades concretas de la institución, en estructura jerárquica y lógica, con independencia de qué órgano concreto las ejerza en cada momento.
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Ventaja: mayor estabilidad en el tiempo — aunque el organigrama cambie, las funciones (competencias) tienden a permanecer; es el modelo que la comunidad archivística internacional viene promoviendo desde los años 50 como alternativa/complemento al orgánico.
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Inconveniente: mayor dificultad de elaboración — identificar y estructurar correctamente las funciones de una institución es una tarea compleja y de largo desarrollo técnico.
Fuente: J.R. Cruz Mundet, Manual de Archivística ("desde la década de 1950 la comunidad archivística internacional trabaja con sistemas de clasificación alternativos o complementarios al orgánico… entre todos ellos el sistema de clasificación funcional se ha impuesto como el más idóneo" — paráfrasis recogida en fuentes secundarias, WebSearch); síntesis adicional en Bibliopos (op. cit.).
c) Clasificación orgánico-funcional (mixta)
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Definición: modelo que combina ambos: las unidades de clasificación de nivel superior se definen por la estructura orgánica de la institución (p. ej., el organismo productor en el primer nivel), mientras que las unidades intermedias/inferiores tienen carácter funcional (agrupan por funciones/actividades dentro de cada órgano).
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Ventaja: mayor interacción/coherencia entre unidades administrativas; es la solución práctica más extendida cuando ni lo puramente orgánico ni lo puramente funcional resuelven bien el caso real.
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Inconveniente: implementación lenta, pues exige contrastar la documentación con los responsables/directivos de la organización para deslindar qué es estructura y qué es función.
Fuente: síntesis de doctrina archivística (Bibliopos, op. cit.); referencia adicional a la idea de que "el primer nivel de clasificación —el organismo productor— es orgánico" en discusión académica sobre la obra de Heredia Herrera (resultados de búsqueda sobre Archivística General, Academia.edu — https://www.academia.edu/110761005/ARCHIV%C3%ADSTICA_GENERAL_TEOR%C3%ADA_Y_PRACTICA). ⚠️ No se ha podido verificar cita textual de Heredia Herrera sobre este punto por bloqueo de acceso al PDF completo del manual.
d) Clasificación por materias/asuntos ⚠️ (desaconsejada)
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Definición: agrupa los documentos analizando su contenido/tema, no su procedencia ni la función que los originó.
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Por qué se desaconseja en archivística (doctrina mayoritaria, incluida la de Cruz Mundet y Heredia Herrera):
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Es radicalmente subjetiva: depende del criterio del clasificador y de los intereses cambiantes de los investigadores, lo que la hace inestable como criterio de organización permanente.
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Contradice el principio de procedencia: la agrupación resultante es "antinatural" — no refleja en ningún momento la estructura ni las funciones del organismo productor, y rompe la organicidad del fondo.
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Problema práctico de la polisemia documental: un mismo documento suele referirse a más de un asunto, obligando a duplicarlo o a decidir arbitrariamente en qué materia se archiva.
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Por ello, en archivística (a diferencia de la biblioteconomía, donde la clasificación temática sí es el criterio habitual) se considera un sistema secundario o complementario (útil, p. ej., como criterio de un instrumento de descripción o índice), no como cuadro de clasificación de un fondo.
Fuente: síntesis de doctrina archivística recogida de fuentes especializadas convergentes (apuntes de clasificación archivística — archiverosdiputaciones.com; Bibliopos). ⚠️ El propio principio de procedencia se formuló históricamente, en parte, como reacción/alternativa a la vieja clasificación por materias practicada en archivos y bibliotecas del s. XIX — dato relevante para el examen pero sin cita verbatim verificada de Cruz Mundet o Heredia Herrera; contrastar con edición impresa de ambos manuales.
2.4 Cuadro de clasificación
Definición e instrumento
- El cuadro de clasificación es el instrumento (estructura jerárquica y lógica) que refleja las funciones y/o la estructura del organismo que dan lugar a la creación o recepción de los documentos, y que se aplica para clasificar (agrupar/separar) los documentos de un fondo.
Fuente: síntesis de doctrina archivística (nrobinsongarcia — "Qué es y cómo elaborar un cuadro de clasificación", https://nrobinsongarcia.wordpress.com/2013/12/27/que-es-y-como-elaborar-un-cuadro-de-clasificacion/); coincide con la caracterización de Cruz Mundet del cuadro como "la obra maestra del archivero".
- Principios que deben inspirar el cuadro de clasificación (Cruz Mundet):
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Delimitación — el objetivo es el fondo (excluye documentación de procedencia ajena a la entidad/persona que lo generó).
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Unicidad — el cuadro se concibe para clasificar toda la documentación con independencia de su cronología.
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Estabilidad — debe basarse en las funciones de la entidad para ser lo más estable y duradero posible en el tiempo.
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Simplificación — solo deben desarrollarse las divisiones necesarias para clasificar el fondo, evitando niveles excesivos.
Fuente: J.R. Cruz Mundet, Manual de Archivística, cap. "La clasificación" (paráfrasis/síntesis recogida de fuentes secundarias especializadas convergentes, WebSearch). ⚠️ No verificado verbatim contra el texto original del manual.
Tipos de cuadro de clasificación: uniforme vs. ad hoc
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Cuadro ad hoc: elaborado específicamente para un fondo/institución concreta, a partir del estudio particular (identificación) de su estructura orgánica y sus funciones propias — es el procedimiento habitual y recomendado cuando cada institución tiene competencias y organización singulares.
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Cuadro uniforme: cuadro normalizado, aplicable de forma estandarizada a varias instituciones del mismo tipo que comparten funciones/competencias equivalentes (p. ej., cuadros de clasificación uniformes para ayuntamientos o para un mismo tipo de organismo repetido en distintas administraciones), lo que facilita la interoperabilidad y el intercambio de instrumentos de descripción entre archivos afines.
Fuente: síntesis de doctrina archivística general (WebSearch sobre cuadros generales de clasificación archivística en administraciones públicas, p. ej. guías de elaboración de cuadros generales de clasificación en México/España). ⚠️ Discrepancia/imprecisión de fuentes: ninguna de las fuentes consultadas ofrece una definición dual explícita "uniforme vs. ad hoc" atribuida nominalmente a Cruz Mundet o a Heredia Herrera; se trata de una distinción de uso extendido en la práctica y en manuales de oposición, pero no se ha podido anclar a una cita literal de ambos autores de referencia. Verificar en manual/temario de la academia y en el propio Cruz Mundet antes de dar por definitiva la terminología exacta ("uniforme"/"ad hoc").
3. RELACIÓN CON EL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA Y EL ORDEN ORIGINAL (enlace con T202)
- La clasificación no es libre: está normativamente subordinada a los dos principios rectores de la organización de fondos — principio de procedencia (no mezclar fondos de distinta procedencia) y principio de respeto al orden original (mantener/reconstruir el orden dado por el productor).
Fuente: consistente en Cruz Mundet, Heredia Herrera y el Diccionario de Terminología Archivística (síntesis convergente, ver 2.1-2.2).
- Estos dos principios son la razón doctrinal por la que la clasificación por materias se rechaza como cuadro de clasificación de fondos: cualquier reagrupación por asunto rompe la procedencia y el orden original del productor.
Fuente: ver 2.3.d.
- La noción de "fondo de archivo" —base sobre la que opera la clasificación— fue acuñada en 1841 por Natalis de Wailly, jefe de la sección administrativa de los Archivos Departamentales del Ministerio del Interior de Francia (origen del respect des fonds, precursor histórico del principio de procedencia).
Fuente: síntesis de fuentes de historia de la archivística (Wikipedia "Principio de procedencia y orden original"; blog Con-Ciencia Archivística — https://capacitacionarchivistica.blogspot.com/2011/03/principios-de-procedencia-y-respeto-al.html). Dato histórico ampliamente documentado en la literatura archivística internacional.
4. ISAD(G) — Norma Internacional General de Descripción Archivística (contexto para identificación)
- ISAD(G) (General International Standard Archival Description) es la norma general del Consejo Internacional de Archivos (CIA/ICA) para elaborar descripciones archivísticas coherentes, pertinentes y multinivel, que permitan identificar y explicar el contexto y contenido de los documentos de archivo. Primera edición: 1994 (CIA/ICA).
Fuente: síntesis de fuentes especializadas sobre normas de descripción archivística (WebSearch, resultados convergentes citando al ICA). ⚠️ No se pudo verificar directamente el texto de la norma en el PDF oficial (bloqueo de acceso a los PDFs de ADABI/IAPH/UMA consultados — contenido binario no extraíble por la herramienta de fetch); recomendable contrastar con el documento íntegro en https://www.cultura.gob.es/dam/jcr:2700ee49-7b45-40c1-9237-55e3404d3a3f/isad.pdf o https://www.mcu.es.
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Área 1 — Área de identificación: es el área más importante, porque permite identificar y localizar la unidad de descripción (fondo, sección, serie, unidad documental). Contiene, entre otros, los elementos:
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Código de referencia
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Título
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Fecha(s)
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Nivel de descripción
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Volumen y soporte de la unidad de descripción (cantidad, tamaño, dimensiones)
Fuente: síntesis de fuentes especializadas sobre ISAD(G) (WebSearch); de los ~26 elementos totales de la norma, 6 se consideran esenciales para el intercambio internacional de información: código de referencia, título, productor, fecha(s), volumen, y nivel de descripción — nótese que "productor" pertenece al Área 2 (Área de contexto), no al Área 1, aunque se cuenta entre los elementos esenciales junto a los del Área de identificación.
⚠️ Esta distinción área 1 vs. área 2 respecto al elemento "productor" no quedó perfectamente diferenciada en las fuentes secundarias consultadas — verificar contra el texto oficial de ISAD(G) (2ª ed., 2000) antes del examen.