Identificación y clasificación de fondos

1. La identificación

1.1 Concepto

La identificación es la fase del tratamiento archivístico que consiste en la investigación y sistematización de las categorías administrativas y archivísticas en que se sustenta la estructura de un fondo.

Es la definición del Diccionario de Terminología Archivística del Ministerio de Cultura, y la misma que recoge con carácter normativo el art. 2.2.g) del Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre.

La identificación es, junto con la valoración y la descripción, una de las fases del tratamiento archivístico, que el Diccionario define como el conjunto de operaciones realizadas en cada una de las fases que componen el proceso de control intelectual y físico de los fondos a lo largo del ciclo vital de los documentos.

Fuente: Diccionario de Terminología Archivística (Ministerio de Cultura), voces «Identificación» y «Tratamiento archivístico»; RD 1708/2011, art. 2.2.g).

1.2 Qué se estudia: el productor y sus series

La identificación tiene dos objetos de estudio:

• El sujeto productor y su evolución. El Diccionario llama estudio institucional al análisis de la institución que ha generado el fondo objeto de estudio, centrándose en la evolución de su estructura orgánica y sus funciones.

• Las series documentales que ese productor genera en el ejercicio de sus funciones. El fondo es, precisamente, el conjunto de series generadas por cada uno de los sujetos productores que conforman la estructura de un organismo en el ejercicio de sus competencias.

Conceptos relacionados del Diccionario:

Fuente: Diccionario de Terminología Archivística, voces «Estudio institucional», «Fondo», «Fondo abierto», «Fondo cerrado», «Organismo productor» y «Sujeto productor».

1.3 Resultado: la organización del fondo

Las conclusiones de la identificación se aplican mediante la organización, que el Diccionario define como el proceso que, mediante las etapas de clasificación y ordenación, aplica las conclusiones establecidas en la fase de identificación a la estructura de un fondo.

• La clasificación establece las categorías y grupos del fondo (ver apartado 2).

• La ordenación es la operación archivística realizada dentro del proceso de organización, que consiste en establecer secuencias naturales cronológicas y/o alfabéticas, dentro de las categorías y grupos definidos en la clasificación.

Tanto la clasificación como la ordenación se encuentran dentro de la fase de identificación.

1.4 El instrumento resultante: el cuadro de clasificación

El cuadro de clasificación es el instrumento de consulta resultado de la fase de identificación, que refleja la organización de un fondo documental o de la totalidad de los fondos de un archivo y aporta los datos esenciales de su estructura (denominación de secciones y series, fechas extremas, etc.).

Fuente: Diccionario de Terminología Archivística, voces «Organización», «Ordenación» y «Cuadro de clasificación».

---

2. La clasificación

2.1 Concepto

Definición del Diccionario de Terminología Archivística: la clasificación es la operación archivística que consiste en el establecimiento de las categorías y grupos que reflejan la estructura jerárquica del fondo. Es el primer paso del proceso de organización, dentro de la fase del tratamiento archivístico denominada identificación.

Definición de J. R. Cruz Mundet (Manual de Archivística): clasificar consiste en agrupar jerárquicamente los documentos de un fondo mediante agregados o clases, desde los más amplios (secciones) a los más específicos (series), de acuerdo con los principios de procedencia y de respeto al orden original.

Fuente: Diccionario de Terminología Archivística, voz «Clasificación»; J. R. Cruz Mundet, Manual de Archivística.

2.2 Fundamento: procedencia y orden original

Según Cruz Mundet, el cuadro de clasificación, «la obra maestra del archivero», se fundamenta en dos principios teóricos: el principio de procedencia y el respeto al orden original. Por eso la clasificación no es libre: está subordinada a ambos principios.

El Diccionario de Terminología Archivística los define así:

• Principio de procedencia: principio fundamental de la archivística que establece que los documentos producidos por una institución u organismo no deben mezclarse con los de otros.

• Derivados de él:

• Principio de respeto a la estructura: la clasificación interna de un fondo debe responder a la organización y competencias de la institución u organismo productor.

• Principio de respeto al orden original: no se debe alterar la organización dada al fondo por la institución u organismo productor, ya que ésta debe reflejar sus actividades reguladas por la norma de procedimiento.

Lo contrario de un fondo organizado según la procedencia es la colección documental: un conjunto de documentos reunidos según criterios subjetivos (un tema determinado, el criterio de un coleccionista, etc.) y que, por lo tanto, no conserva una estructura orgánica ni responde al principio de procedencia.

Fuente: Diccionario de Terminología Archivística, voces «Principio de procedencia» y «Colección documental»; J. R. Cruz Mundet, Manual de Archivística.

2.3 Sistemas de clasificación

a) Clasificación orgánica

• Qué es: agrupa las series según las divisiones administrativas o la estructura orgánica (el organigrama) de la institución productora.

• Ventaja: es fácil de elaborar, porque se basa directamente en el organigrama.

• Inconveniente: las organizaciones no son estáticas: cada reforma administrativa obliga a modificar y actualizar el cuadro. Por eso resulta poco apropiada para los archivos administrativos vivos, sometidos a cambios constantes de estructura.

b) Clasificación funcional

• Qué es: agrupa los documentos bajo conceptos que reflejan las funciones generales y las actividades concretas de la institución, con independencia del órgano que las ejerza en cada momento.

• Ventaja: mayor estabilidad en el tiempo: aunque cambie el organigrama, las funciones de la institución tienden a permanecer.

• Inconveniente: es más difícil de elaborar, porque identificar y estructurar correctamente las funciones de una institución es una tarea compleja.

c) Clasificación orgánico-funcional (mixta)

• Qué es: combina los dos criterios: los niveles superiores del cuadro se definen por la estructura orgánica del productor (por ejemplo, el organismo productor en el primer nivel) y los niveles inferiores tienen carácter funcional, agrupando por funciones y actividades dentro de cada órgano.

d) Clasificación por materias o asuntos (desaconsejada)

• Qué es: agrupa los documentos según su contenido o tema, no según su procedencia ni la función que los originó.

• Por qué la doctrina archivística mayoritaria la desaconseja:

• Es radicalmente subjetiva: depende del criterio de quien clasifica y de los intereses cambiantes de los investigadores.

• Contradice el principio de procedencia: la agrupación resultante no refleja la estructura ni las funciones del productor y rompe la organicidad del fondo.

• Un mismo documento suele referirse a más de un asunto, lo que obliga a duplicarlo o a decidir arbitrariamente dónde se archiva.

• Por eso, a diferencia de la biblioteconomía, en archivística la clasificación temática no sirve como cuadro de clasificación de un fondo; puede tener un papel secundario o complementario (por ejemplo, en un índice de un instrumento de descripción).

2.4 El cuadro de clasificación

El cuadro de clasificación es el instrumento (estructura jerárquica y lógica) que refleja las funciones y/o la estructura del organismo que da lugar a la creación o recepción de los documentos, y que se aplica para clasificar los documentos de un fondo. Cruz Mundet lo caracteriza como «la obra maestra del archivero».

Según el Diccionario de Terminología Archivística, es un instrumento de consulta resultado de la fase de identificación que aporta los datos esenciales de la estructura del fondo (denominación de secciones y series, fechas extremas, etc.).

La sección de fondo es la subdivisión orgánico/funcional del fondo que se refiere a una o varias series que corresponden a subdivisiones administrativas en las oficinas u organismos que los originaron. Cuando el productor tiene una estructura jerárquica compleja, cada subgrupo puede tener tantos subgrupos subordinados como sean necesarios para reflejar los niveles de la estructura orgánica, hasta la unidad administrativa más pequeña.

Fuente: Diccionario de Terminología Archivística, voces «Cuadro de clasificación» y «Sección de fondo»; J. R. Cruz Mundet, Manual de Archivística.

---

3. ISAD(G): el área de identificación en la descripción

La ISAD(G) (General International Standard Archival Description, Norma Internacional General de Descripción Archivística) es la norma del Consejo Internacional de Archivos (CIA/ICA) que proporciona reglas generales para elaborar descripciones archivísticas. Su objetivo es identificar y explicar el contexto y el contenido de los documentos de archivo para hacerlos accesibles, mediante descripciones coherentes, pertinentes y explícitas, organizadas como descripción multinivel (de lo general a lo particular).

• Primera edición: Ottawa, 1994.

• Segunda edición: aprobada por el Comité de Normas de Descripción en Estocolmo (septiembre de 1999) y publicada en 2000.

La norma reúne 26 elementos en siete áreas. La primera es el área de identificación, que recoge la información esencial para identificar la unidad de descripción. Sus elementos son:

1. Código(s) de referencia (3.1.1)

2. Título (3.1.2)

3. Fecha(s) (3.1.3)

4. Nivel de descripción (3.1.4)

5. Volumen y soporte de la unidad de descripción (cantidad, tamaño o dimensiones) (3.1.5)

De los 26 elementos, la norma considera esenciales para el intercambio internacional de información descriptiva solo seis: código de referencia, título, productor, fecha(s), volumen de la unidad de descripción y nivel de descripción.

Ojo: el nombre del productor es esencial, pero no pertenece al área de identificación: es el primer elemento del área de contexto (3.2.1).

Fuente: Consejo Internacional de Archivos, ISAD(G): Norma Internacional General de Descripción Archivística, 2.ª ed. (2000), apartados I.5, I.11, I.12, 3.1 y 3.2.1.