Ingreso, instalación, transferencias y préstamos

1. El ingreso de documentos en el archivo

El Diccionario de Terminología Archivística del Ministerio de Cultura define el ingreso (de fondos) como:

«Entrada de documentos en un archivo para su custodia, control y conservación, por la vía regular de transferencia o la extraordinaria de adquisición, por compra, por pago de impuestos, donación, depósito, etc.»

Hay, por tanto, dos vías de ingreso:

• Vía regular u ordinaria: la transferencia.

• Vía extraordinaria: adquisición por compra, por pago de impuestos, donación, depósito, etc.

1.1 Las vías extraordinarias

• Adquisición: «Procedimiento de ingreso de documentos en un archivo mediante su compra.»

• Donación: «Procedimiento de ingreso de fondos documentales en un archivo mediante el cual el propietario, previa aceptación por parte del Estado, cede la propiedad sobre los mismos. Se convierte en legado cuando media una manda testamentaria.» (La entrada «Legado» remite a «Donación».)

• Depósito:

• Depósito voluntario: «Procedimiento de ingreso de fondos documentales en un archivo mediante una forma jurídica en virtud de la cual el depositario (el archivo) se compromete a guardarlos, sin que ello implique adquisición de uso, y, en su caso, a restituirlos (depósito voluntario). No pueden considerarse como depósito los fondos ingresados por transferencia ya que la propiedad de los mismos es del Estado y no del organismo productor.»

• Depósito necesario: «En determinados supuestos de la Ley de Patrimonio Histórico Español, el depósito puede ser el resultado de la actuación de la Administración competente para garantizar la conservación y/o consulta de determinados fondos o archivos (depósito necesario).»

Fuente: Diccionario de Terminología Archivística (Ministerio de Cultura), entradas «Ingreso (de fondos)», «Adquisición», «Donación», «Legado» y «Depósito».

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2. La transferencia

2.1 Concepto

• Diccionario de Terminología Archivística: «Procedimiento habitual de ingreso de fondos en un archivo mediante traslado de las fracciones de series documentales, una vez que éstas han cumplido el plazo de permanencia fijado por las normas establecidas en la valoración para cada una de las etapas del ciclo vital de los documentos.»

• Heredia Herrera (Archivística General: Teoría y Práctica): «La transferencia, "versamento" para los italianos, es el paso de los documentos del archivo administrativo al archivo histórico y tiene lugar, después de un plazo más o menos largo, una vez concluida la vigencia administrativa y haber sido valorados y seleccionados, en el archivo central o en el intermedio, para conservación permanente y utilidad científica. Son también transferencias las remesas habituales de los archivos de oficina a los centrales.»

2.2 La relación de entrega

• Relación de entrega (Diccionario): «Lista de las fracciones cronológicas de las series documentales que se transfieren y que acompaña a éstas en los traslados reglamentarios.»

• El acta de entrega no tiene definición propia en el Diccionario: remite a «Ingreso de Fondos», «Préstamo de documentos» y «Relación de Entrega».

• Heredia Herrera describe así la recepción material: «Los paquetes o unidades de instalación vendrán acompañados de los tres ejemplares de hojas de remisión. Efectuada la comprobación de la adecuación del contenido de las unidades de instalación con los datos que figuran en las hojas, en el plazo mínimo de 15 días, después de quedar instaladas dichas unidades en las estanterías del depósito y de darles la signatura que tendrán en el futuro, el archivero devolverá al negociado de origen un ejemplar de las hojas…»

2.3 Régimen legal: transferencias preceptivas y periódicas (RD 1708/2011)

• Archivos de oficina o de gestión (art. 9, función 4.ª): «Transferir los documentos al Archivo central, en la forma y tiempo establecidos en el correspondiente calendario de conservación elaborado de manera conjunta con el Archivo Central, una vez agotado su plazo de permanencia en la unidad productora.»

• Archivo Central (art. 10.1, función 6.ª): «Realizar las transferencias preceptivas y periódicas de documentos al archivo intermedio, acompañadas de su correspondiente relación de entrega.»

• Archivo Central (art. 10.1, función 7.ª): «Proporcionar al archivo intermedio las descripciones de las fracciones de serie objeto de cada una de las transferencias.»

• Archivo intermedio (art. 11, función 7.ª): «Llevar a cabo las transferencias preceptivas y periódicas de documentos al Archivo histórico, acompañadas de los correspondientes instrumentos de descripción elaborados.»

2.4 Los plazos de transferencia

El RD 1708/2011 no fija años concretos de permanencia: remite siempre a los calendarios de conservación (arts. 9, 14.1.d y 15.3). Su Disposición transitoria primera dispone:

«Las normas y plazos de transferencias de documentos de los Departamentos ministeriales al Archivo General de la Administración establecidos en el Decreto 914/1969, de 8 de mayo de 1969, por el que se crea el Archivo General de la Administración, serán sustituidos progresivamente por los calendarios de conservación y normas técnicas de transferencia que se aprueben en el marco del Sistema de Archivos de la Administración General del Estado.»

El Decreto 914/1969 establecía, entre otras reglas, la remisión anual de expedientes de las dependencias al Archivo Central de su Ministerio (art. 2), el traslado de la documentación de los Archivos Centrales al Archivo General de la Administración Civil al cumplirse los quince años de su ingreso en ellos (art. 3) y la propuesta de remisión al Archivo Histórico Nacional de la documentación con más de veinticinco años de antigüedad sin validez administrativa y con valor histórico (art. 3).

Por su parte, el Diccionario de Terminología Archivística (1995) recoge que, «en virtud de la normativa vigente, con carácter general y salvo excepciones», los archivos de gestión no pueden custodiar documentos de más de cinco años, los centrales de más de 30 años y los intermedios de más de cincuenta años de antigüedad.

Fuente: Diccionario de Terminología Archivística, entradas «Transferencia», «Relación de entrega», «Acta de entrega», «Archivo de gestión», «Archivo central» y «Archivo intermedio»; A. Heredia Herrera, Archivística General; RD 1708/2011, arts. 9, 10, 11, 14, 15 y disposición transitoria primera; Decreto 914/1969, de 8 de mayo, arts. 2 y 3.

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3. La instalación de los documentos

3.1 Conceptos

• Instalación (Diccionario), dos acepciones:

1. «Ubicación de las unidades de conservación en el depósito previa organización del espacio.»

2. «Conjunto de medios físicos dispuestos para la adecuada conservación de los documentos.»

• Unidad de instalación: «Agrupación de unidades documentales homogéneas destinadas a su colocación en los depósitos (caja, carpeta, legajo, etc.). Debe contar con una signatura unívoca.»

• Caja: «Unidad de instalación, generalmente en formato normalizado, realizada en cartón de Ph neutro o en cualquier otro material que permita la adecuada conservación de los documentos.»

• Legajo: «Unidad de instalación que contiene documentos atados con balduque, a veces protegida por dos tapas de cartón.»

• Signatura topográfica: «Numeración correlativa por la que se localizan todas las unidades de instalación de un depósito.»

• Registro topográfico: «Instrumento de control que relaciona correlativamente el contenido de cada una de las unidades de conservación de un depósito de archivo.»

3.2 Signatura y clasificación: dos datos distintos

Heredia Herrera insiste en mantener una numeración única para los libros y otra para los legajos: «Numeración que ha de reflejar el ingreso y el lugar de ubicación en la estantería, pero que en ningún momento hará relación a una agrupación ni por negociados, ni siquiera por series. De tal manera que en las estanterías junto a un legajo que contiene expedientes personales podrá estar otro de expedientes de Obras y Urbanismo.»

Es decir:

• La signatura topográfica indica dónde está físicamente la unidad (ingreso y ubicación en la estantería).

• La clasificación (serie, sección, negociado) indica de qué parte del fondo procede.

• Son datos independientes y complementarios: no se debe confundir la posición física con la posición lógica dentro del fondo.

En la ficha de registro de entrada que describe Heredia figuran ambos por separado: «en la parte superior, en el ángulo derecho el número de orden o signatura y en el izquierdo la dependencia o procedencia».

3.3 La instalación en el RD 1708/2011

El RD 1708/2011 no regula la instalación material ni la signatura. Sí menciona, entre las medidas con que el Ministerio de Cultura garantiza la conservación del patrimonio documental, «el establecimiento de políticas de prevención del deterioro de los documentos de archivo utilizando sistemas de instalación adecuados y con especial atención sobre los documentos con formatos y soportes más vulnerables» (art. 16.a).

Fuente: Diccionario de Terminología Archivística, entradas citadas; A. Heredia Herrera, Archivística General; RD 1708/2011, art. 16.

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4. Préstamo y consulta

4.1 Conceptos

• Préstamo de documentos (Diccionario): «Acción que implica la salida temporal de documentos de un archivo con fines administrativos o de difusión cultural. La devolución suele quedar consignada en un documento denominado acta de devolución.»

• Devolución de documentos: «Reincorporación de unidades físicas y/o documentales al lugar que les corresponde en el depósito, una vez finalizada su salida temporal (consulta, exposición, préstamo, etc.).»

• Testigo: «Impreso normalizado que sustituye a una unidad documental y/o de instalación desplazada de su colocación habitual, en el cual deben figurar la signatura, el destino y la fecha de salida.»

• Consulta: «Examen directo de la documentación por parte de los usuarios (investigadores, Administración, etc.), sin que ello implique necesariamente la autorización para que éstos reproduzcan y/o divulguen total o parcialmente los datos contenidos en los documentos.»

4.2 Préstamo en el archivo administrativo y consulta en el archivo histórico

Heredia Herrera (Archivística General, «Consulta directa»):

«Esta, en un archivo administrativo, se hace entregando a la dependencia el documento o expediente solicitado, en calidad de préstamo, para su devolución y reintegro posterior. En un archivo histórico la entrega al estudioso de la documentación solicitada se hace en la sala de investigación. En este último caso el servicio se suele hacer de una unidad de instalación completa (libro o legajo) o bien de un documento o expediente suelto… Si los préstamos son habituales en los archivos administrativos, suelen ser excepcionales en los históricos y cuando se realizan son siempre con ocasión de exposiciones nacionales o internacionales que requieren permisos y garantías especiales para la salida del archivo.»

«…los solicitantes han de formalizar su pedido mediante papeletas en las que indiquen datos personales, fecha y signatura del documento o legajo solicitado… El control de estas solicitudes debe llevarlo el archivero por dos vías diferentes: un registro de préstamos que controle la salida y reintegro y un fichero o registro informático de papeletas de pedido.»

4.3 El acceso en el RD 1708/2011

El RD 1708/2011 no emplea el término «préstamo»: regula el acceso y la consulta (Capítulo IV, arts. 23 a 32).

• Art. 23.1: «Toda persona tiene derecho a acceder a los documentos conservados en los archivos incluidos en el ámbito de aplicación de esta norma, en los términos establecidos en el presente capítulo sin perjuicio de las exclusiones y limitaciones previstas en la Constitución y en las leyes.»

• Art. 25.1: «La entrada en la zona de depósito de los archivos estará reservada a personal autorizado. Quienes acrediten un interés histórico, científico, estadístico o cultural relevante podrán solicitar al responsable del archivo autorización de entrada para el examen de la documentación obrante.» La autorización puede denegarse por las necesidades de organización de los servicios o por el carácter restringido de determinados fondos.

• Art. 25.2: «Cuando en el archivo existan reproducciones de los documentos solicitados, se dará acceso a éstas como norma general; en estos casos, sólo cuando la materia o circunstancias de la investigación lo justifiquen y el estado de conservación de los documentos lo permita, se autorizará el acceso a los originales previa presentación de la correspondiente solicitud de autorización.»

• Art. 26: acceso restringido (documentos clasificados conforme a la normativa sobre secretos oficiales, información cuya difusión pudiera entrañar riesgos para la seguridad y la defensa del Estado o interferir en la averiguación de los delitos o la tutela judicial efectiva, documentos declarados reservados por ley y los que contengan los datos personales del art. 28).

• Art. 30: la solicitud de acceso o de consulta se resuelve en el plazo máximo de un mes desde su recepción por el órgano competente (art. 30.1); en la solicitud de acceso a documentos, el plazo puede ampliarse por otro mes cuando el volumen, el emplazamiento o las dificultades de reproducción lo justifiquen (art. 30.2). Transcurrido el plazo sin resolución expresa, la solicitud de acceso se entiende estimada (art. 30.4).

El préstamo administrativo a la oficina productora con testigo es, por tanto, un circuito de la práctica archivística (Diccionario y doctrina), no un procedimiento reglado por el RD 1708/2011, que se ocupa del acceso y la consulta.

Fuente: Diccionario de Terminología Archivística, entradas citadas; A. Heredia Herrera, Archivística General; RD 1708/2011, arts. 23, 25, 26 y 30.

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5. Contexto: ciclo vital y clases de archivo

• Ciclo vital de documentos (RD 1708/2011, art. 2.2.e): «Son las diferentes etapas por las que atraviesan los documentos desde que se producen hasta su eliminación conforme al procedimiento establecido, o en su caso, su conservación permanente.»

• Ciclo vital de los documentos (Diccionario): «Etapas por las que sucesivamente atraviesan los documentos desde que se producen en el archivo de gestión y pasan por el archivo central y/o intermedio, hasta que se eliminan o se conservan en un archivo histórico.»

• Clases de archivos (RD 1708/2011, art. 8): a) archivos de oficina o de gestión; b) archivos generales o centrales de los Ministerios y de los organismos públicos dependientes de los mismos; c) archivo intermedio; d) archivos históricos.

• Archivos de oficina o de gestión (art. 9): «Son aquellos archivos existentes en todos los órganos y unidades administrativas para la custodia de los documentos en fase de tramitación o sometidos a continua utilización y consulta administrativa. Estos documentos, una vez concluida su tramitación o su etapa de utilización y consulta, serán objeto de transferencia al archivo central del Departamento respectivo, de acuerdo con los plazos establecidos durante el proceso de valoración.»

• Archivos generales o centrales (art. 10.1): «Son aquellos archivos existentes en los Ministerios y organismos públicos para la custodia de los documentos, una vez finalizada su tramitación y transcurridos los plazos establecidos por la normativa vigente o en los calendarios de conservación.»

• Archivo intermedio (art. 11): «El archivo intermedio es la institución responsable de la custodia de los documentos generados y reunidos por los diferentes Departamentos ministeriales y sus organismos públicos, una vez finalizada su fase activa conforme a lo establecido en los calendarios de conservación. El Archivo General de la Administración, es el archivo intermedio de la Administración General del Estado, según la normativa vigente.»

Fuente: RD 1708/2011, arts. 2.2.e), 8, 9, 10 y 11; Diccionario de Terminología Archivística, entrada «Ciclo vital de los documentos».