Valoración, selección y eliminación. La Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos

1. La valoración

1.1 Definición normativa

RD 1164/2002, de 8 de noviembre, art. 2.2:

«Se entiende por valoración documental el estudio y análisis de las características históricas, administrativas, jurídicas, fiscales e informativas de la documentación.

El proceso de valoración establecerá los plazos de transferencia, la posible eliminación o expurgo y el régimen de accesibilidad de la documentación.»

RD 1708/2011, de 18 de noviembre, art. 2.2.h): valoración documental es el estudio y análisis de las características administrativas, jurídicas, fiscales, informativas e históricas de los documentos u otras agrupaciones documentales.

1.2 Definición del Diccionario de Terminología Archivística

La valoración es la fase del tratamiento archivístico que consiste en analizar y determinar los valores primarios y secundarios de las series documentales, fijando los plazos de transferencia, acceso, y conservación o eliminación total o parcial.

Su consecuencia para los documentos que tienen valores secundarios es la conservación permanente: situación derivada de la fase de valoración que afecta a los documentos que han desarrollado valores secundarios y que en consecuencia no pueden ser eliminados.

Fuente: RD 1164/2002, art. 2.2; RD 1708/2011, art. 2.2.h); Diccionario de Terminología Archivística (Ministerio de Cultura), voces «Valoración» y «Conservación permanente».

1.3 Valor primario y valor secundario

Distinción clásica de la doctrina archivística (formulada por T. R. Schellenberg y recogida, entre otros, por Heredia Herrera y Cruz Mundet):

El Diccionario de Terminología Archivística los define así:

• Valor primario: aquél que va unido a la finalidad inmediata por la cual el documento se ha producido por la institución, de carácter fiscal, judicial, jurídico-administrativo, etc.

• Valor secundario: aquél que obedece a otras motivaciones que no son la propia finalidad del documento, tales como el valor histórico e informativo.

Fuente: Diccionario de Terminología Archivística, voces «Valor primario» y «Valor secundario».

1.4 El calendario de conservación

RD 1708/2011, art. 2.2.f): el calendario de conservación es el instrumento de trabajo fruto del proceso de valoración documental, en el que se recoge el plazo de permanencia de los documentos de archivo en cada una de las fases del ciclo vital para su selección, eliminación o conservación permanente y, en su caso, el método y procedimiento de selección, eliminación o conservación en otro soporte.

Según el art. 15.3 del RD 1708/2011, los calendarios de conservación determinarán para cada serie o agrupación documental las fases de actividad, semiactividad o inactividad administrativa y delimitarán los períodos de permanencia de los documentos en cada uno de los tipos de archivo definidos según el ciclo vital. Su elaboración se potencia en el seno de los grupos de trabajo de coordinación archivística de cada Departamento.

Fuente: RD 1708/2011, arts. 2.2.f) y 15.3.

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2. La selección

2.1 Concepto

La selección es la operación derivada de la valoración por la que, aplicando los criterios fijados en ella, se determina qué series o documentos se conservan permanentemente y cuáles se eliminan, total o parcialmente.

El Diccionario de Terminología Archivística la define como la operación intelectual y material de localización de las fracciones de serie que han de ser eliminadas o conservadas en virtud de los plazos establecidos en el proceso de valoración. La fracción de serie es cada una de las divisiones cronológicas de una serie, que resultan del establecimiento de plazos concretos de transferencia y eliminación, y constituye la base de las operaciones de transferencia y selección.

Instrumento propio de esta fase es el cuadro de valoración y selección: instrumento resultante de la fase de valoración de un fondo que precisa los documentos que se deben conservar y aquellos otros que se deben eliminar al final de un período determinado, especificando el procedimiento concreto en que ha de realizarse (muestreo, cambio de soporte, etc.).

Fuente: Diccionario de Terminología Archivística, voces «Selección», «Fracción de serie» y «Cuadro de valoración y selección».

2.2 El expurgo

El Diccionario de Terminología Archivística no define el expurgo de forma autónoma: remite a las voces selección y eliminación. La normativa usa también el término: el proceso de valoración establece «la posible eliminación o expurgo» (RD 1164/2002, art. 2.2).

Definición doctrinal clásica de Vicenta Cortés Alonso (Manual de archivos municipales, ANABAD, Madrid, 1982):

«Operación por la que se seleccionan los documentos, a fin de que sólo aquellos que reúnan las mejores condiciones de testimonio e información alcancen la tercera edad, es decir, pasen a los archivos históricos para su conservación perpetua en ellos.»

2.3 El muestreo

El muestreo es, según el Diccionario de Terminología Archivística, la técnica de selección, según criterios sistemáticos (numéricos, alfabéticos, topográficos) o cualitativos, de una cierta proporción de documentos en representación de un conjunto. Permite conservar una parte representativa de una serie que en su conjunto se va a eliminar.

La normativa exige dejar constancia del muestreo: la memoria que acompaña a la propuesta de eliminación indica el tipo de muestreo que se propone (RD 1164/2002, art. 4.4.b), la resolución que autoriza la eliminación indica el tipo de muestreo que se realizará (art. 6.2.a) y el expediente de eliminación incluye la memoria del muestreo de la documentación a expurgar (art. 7.1.c).

Tipos de muestreo (tipología doctrinal; los reales decretos no la desarrollan):

• Muestreo sistemático: se fija de antemano un criterio numérico, cronológico, geográfico o alfabético (por ejemplo, conservar los expedientes cuyo número o letra termine en una cifra o letra concreta, o un año de cada varios). Requiere que la serie sea homogénea.

• Muestreo aleatorio: extracción de una muestra en la que el procedimiento garantiza a cada elemento de la serie la misma probabilidad de ser incluido; la elección se basa en el azar.

• Muestreo selectivo (o cualitativo): se eligen determinados documentos por su especial importancia o significación, según un criterio cualitativo del técnico, ni aleatorio ni sistemático.

Fuente: Diccionario de Terminología Archivística, voces «Expurgo» y «Muestreo»; RD 1164/2002, arts. 2.2, 4.4.b), 6.2.a) y 7.1.c).

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3. La eliminación de documentos

3.1 Concepto

RD 1164/2002, art. 2.1 (y, en términos idénticos, RD 1708/2011, art. 2.2.i): se entiende por eliminación de documentos la destrucción física de unidades o series documentales por el órgano responsable del archivo u oficina pública en que se encuentren, empleando cualquier método que garantice la imposibilidad de reconstrucción de los mismos y su posterior utilización.

La eliminación solo puede llevarse a cabo tras el correspondiente proceso de valoración documental (art. 2.1 RD 1164/2002). Como la destrucción es irreversible, se rodea de garantías: dictamen de un órgano colegiado, publicación en el BOE y un plazo para recurrir antes de ejecutarla.

En el Diccionario de Terminología Archivística, la eliminación es el procedimiento archivístico que consiste en la identificación de los documentos que se van a destruir conforme a los plazos establecidos en la fase de valoración.

3.2 Norma reguladora

La eliminación de documentos de la Administración General del Estado y sus organismos públicos se rige por el Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre, por el que se regula la conservación del patrimonio documental con valor histórico, el control de la eliminación de otros documentos de la Administración General del Estado y sus organismos públicos y la conservación de documentos administrativos en soporte distinto al original.

El RD 1708/2011 (art. 15) dispone que la eliminación, incluida la de documentos y expedientes electrónicos, solo puede hacerse cumpliendo los requisitos y el procedimiento de la normativa vigente, y que en todo lo no previsto en ese artículo se aplica, para la valoración y la eliminación, el RD 1164/2002.

3.3 Límite absoluto: el valor probatorio (RD 1164/2002, art. 3)

«En ningún caso se podrá autorizar la eliminación ni se podrá proceder a la destrucción de documentos de la Administración General del Estado o de sus Organismos públicos en tanto subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas físicas o jurídicas o no hayan transcurrido los plazos que la legislación vigente establezca para su conservación.»

3.4 Procedimiento de eliminación (RD 1164/2002, arts. 4 a 8)

1. Iniciación (art. 4). A iniciativa propia o de los órganos responsables de los documentos, la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos de cada Departamento u Organismo público puede acordar iniciar el procedimiento de eliminación y, en su caso, de conservación del contenido en soporte distinto del original.

• El acuerdo debe establecer fundadamente que los documentos no poseen valor histórico ni utilidad para la gestión administrativa y que carecen de valor probatorio de derechos y obligaciones.

• Va acompañado de un informe del órgano proponente y de una memoria de la documentación.

• Se remite al Presidente de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos, con la propuesta y la petición de dictamen. Si la Comisión Superior necesita más información, la pide a la Comisión que inició el procedimiento o a los Departamentos u organismos afectados, que deben remitirla en un plazo no superior a tres meses (art. 4.5).

2. Dictamen (art. 5). La Comisión Superior Calificadora emite dictamen preceptivo en el plazo máximo de un año desde que dispone de la documentación completa (puede acordar un plazo inferior por urgencia).

• Si el dictamen es contrario a la eliminación, es vinculante.

• Dictaminada desfavorablemente una propuesta, no puede presentarse otra sobre la misma documentación hasta que pasen dos años desde su comunicación, salvo que cambien los criterios archivísticos aplicados.

3. Resolución (art. 6). Con dictamen favorable, resuelve el Subsecretario del Departamento ministerial o el Presidente o Director del Organismo público donde se custodian los documentos. Si autoriza la eliminación, la resolución se publica en el BOE.

• Su eficacia queda demorada hasta transcurridos tres meses desde la publicación en el BOE, y condicionada a que en ese plazo no conste la interposición de recurso. Si se impugna, no puede destruirse nada hasta que la resolución sea firme.

4. Eliminación (art. 7). Una vez ejecutiva la autorización, el órgano responsable de la custodia abre un expediente de eliminación (memoria, dictámenes, memoria del muestreo, resolución y acta de eliminación). Un duplicado del acta se remite a la Comisión Superior Calificadora en los diez días siguientes.

5. Expediente único (art. 8). Todo el procedimiento se documenta en un expediente único por el órgano responsable de la custodia.

Ejemplos de resoluciones de eliminación publicadas en el BOE: Resoluciones de la Presidencia de la Agencia Estatal de Administración Tributaria de 18 de febrero de 2020, 10 de abril de 2023 y 10 de diciembre de 2024, por las que se autoriza la eliminación de documentación administrativa; y Resoluciones de Subsecretaría de 3 de febrero de 2022 y 13 de marzo de 2023 sobre eliminación de series documentales comunes de la Administración General del Estado.

Fuente: RD 1164/2002, arts. 1 a 8 (BOE-A-2002-22192); RD 1708/2011, arts. 2.2.i) y 15; Diccionario de Terminología Archivística, voz «Eliminación»; BOE-A-2020-2707, BOE-A-2022-2297, BOE-A-2023-7469, BOE-A-2023-9607, BOE-A-2024-26573.

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4. La Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos (CSCDA)

4.1 Norma reguladora

• Real Decreto 1401/2007, de 29 de octubre, por el que se regula la composición, funcionamiento y competencias de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos (BOE-A-2007-19248; publicado el 07/11/2007, en vigor desde el 08/11/2007).

• Vigente, con dos modificaciones:

• RD 1708/2011, de 18 de noviembre (disposición final primera): dio nueva redacción al art. 2.1.a), atribuyendo la Presidencia a la persona titular de la Subsecretaría de Cultura.

• RD 487/2017, de 12 de mayo (BOE-A-2017-5689): dio nueva redacción al art. 2 (composición) y al art. 3.3 (Comisión Permanente). Es la redacción vigente, que atribuye la Presidencia al Secretario de Estado de Cultura.

• Su disposición derogatoria derogó el RD 139/2000, de 4 de febrero, que regulaba antes la Comisión, y la disposición adicional primera del RD 1164/2002, que había modificado ese RD 139/2000.

4.2 Fundamento legal: Ley 16/1985, art. 58

«El estudio y dictamen de las cuestiones relativas a la calificación y utilización de los documentos de la Administración del Estado y del sector público estatal, así como su integración en los Archivos y el régimen de acceso e inutilidad administrativa de tales documentos, corresponderá a una Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos, cuya composición, funcionamiento y competencias específicas se establecerán por vía reglamentaria. Asimismo podrán constituirse Comisiones Calificadoras en los Organismos públicos que así se determine.»

Fuente: Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español, art. 58; preámbulo del RD 1401/2007.

4.3 Finalidad, funciones y adscripción (RD 1401/2007, art. 1)

Finalidad (art. 1.1):

«La Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos tiene como finalidad el estudio y dictamen sobre las cuestiones relativas a la calificación y utilización de los documentos de la Administración General del Estado y de los organismos públicos vinculados o dependientes de ella, así como su integración en los archivos y el régimen de acceso e inutilidad administrativa de tales documentos.»

En concreto, le corresponde el estudio y dictamen sobre:

• a) Los plazos de permanencia de los documentos en cada tipo de archivo: de oficina o gestión, central, intermedio e histórico.

• b) Las transferencias entre archivos, una vez cumplidos los plazos de permanencia.

• c) La accesibilidad y utilización de los documentos y series documentales.

• d) Las propuestas de eliminación de documentos o series y, en su caso, de conservación de su contenido en soporte distinto al original.

• e) La correcta aplicación de sus propios dictámenes.

• f) Cualquier otro asunto sobre materia archivística relacionado con las competencias anteriores que le someta su Presidente.

Adscripción (art. 1.2): «La Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos está adscrita al Ministerio de Cultura, a través de la Dirección General del Libro, Archivos y Bibliotecas.»

4.4 Composición (art. 2, redacción del RD 487/2017)

• Presidente: el Secretario de Estado de Cultura, que puede delegar en el Vicepresidente.

• Vicepresidente primero: el Director General de Bellas Artes y Patrimonio Cultural.

• Vicepresidente segundo: el Secretario General de Administración Digital.

• Vocales:

1. El Subdirector General de los Archivos Estatales.

2. El Subdirector General de Protección del Patrimonio Histórico.

3. El Director del Archivo General de la Administración.

4. Un Abogado del Estado, en representación de la Abogacía General del Estado-Dirección del Servicio Jurídico del Estado.

5. Un representante de cada uno de los Departamentos ministeriales, con rango al menos de Subdirector General o equivalente.

6. Un representante de la Agencia Española de Protección de Datos.

7. Un representante de cada Comisión Calificadora del Departamento u Organismo público, Grupo de Trabajo de Coordinación de Archivos o centro directivo competente en materia de archivos sobre cuya documentación se dictamine en la reunión.

8. Un representante del Consejo de Transparencia y Buen Gobierno.

9. Un representante de la Secretaría General de Administración Digital.

10. Un representante de la Secretaría de Estado para las Administraciones Territoriales.

11. Hasta cinco vocales de reconocido prestigio profesional, designados por el Ministro.

• Secretaría: un funcionario de la Subdirección General de los Archivos Estatales, con voz pero sin voto.

El texto del art. 2 conserva las denominaciones ministeriales de 2017 (Ministerio de Educación, Cultura y Deporte; Ministerio de Hacienda y Función Pública), mientras que el art. 1.2 habla del Ministerio de Cultura.

4.5 Funcionamiento (art. 3)

• Funciona en Pleno y en Comisión Permanente.

• El Pleno lo forman todos los miembros y ejerce las funciones del art. 1. A iniciativa del Presidente puede crear subcomisiones, que pueden ser asesoradas por archiveros de archivos de titularidad estatal y por representantes técnicos de los organismos relacionados con la documentación.

• La Comisión Permanente (art. 3.3, redacción del RD 487/2017), creada para agilizar la tramitación de los expedientes de valoración y eliminación:

• La preside el Director General de Bellas Artes y Patrimonio Cultural, que puede delegar en el Vicepresidente.

• Vicepresidente: el Subdirector General de los Archivos Estatales.

• Además la integran el Director del Archivo General de la Administración, el Abogado del Estado, los representantes en el Pleno del Consejo de Transparencia y Buen Gobierno, de la Agencia Española de Protección de Datos, de la Secretaría General de Administración Digital y de la Secretaría de Estado para las Administraciones Territoriales, y hasta dos vocales más designados por el Pleno entre sus miembros.

• Actúa como Secretario el mismo funcionario que es Secretario del Pleno.

• Realiza las funciones que le encomiende o delegue el Pleno y, en todo caso, el análisis y estudio de las propuestas dirigidas a la Comisión Superior, para su elevación al Pleno. Puede constituir grupos de trabajo.

• Supletoriamente, el art. 3.4 remite al capítulo II del título II de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre.

4.6 Secretariado Permanente (art. 4)

Órgano permanente de asistencia y apoyo, adscrito a la Subdirección General de los Archivos Estatales. Recibe toda la documentación de las propuestas dirigidas a la Comisión Superior, la comprueba y la traslada a la Comisión Permanente, antes de que ésta la eleve al Pleno.

4.7 Sesiones (art. 5)

4.8 Relación con las Comisiones Calificadoras departamentales (art. 6)

• Las Comisiones Calificadoras creadas conforme al art. 58 de la Ley 16/1985 elevan sus propuestas a la Comisión Superior a través del Secretariado Permanente, y le informan de las denegaciones de acceso a documentos y series producidas en su ámbito.

• El Secretariado Permanente puede pedir más información, y examina e informa las propuestas para su presentación ante la Comisión Permanente.

• Ejemplo de comisión departamental: la Orden JUS/2935/2009, de 26 de octubre, crea la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos del Ministerio de Justicia y de sus organismos públicos.

Fuente: RD 1401/2007, arts. 1 a 6 y disposición derogatoria (texto consolidado, BOE-A-2007-19248); RD 487/2017 (BOE-A-2017-5689); RD 1708/2011, disposición final primera; Orden JUS/2935/2009 (BOE-A-2009-17428).

4.9 La CSCDA en el Sistema de Archivos de la Administración General del Estado (RD 1708/2011)

• El art. 13 del RD 1708/2011 regula la Comisión de Archivos de la Administración General del Estado, órgano interministerial adscrito al Ministerio de Presidencia, que elabora instrucciones, recomendaciones, manuales y criterios para el cumplimiento de la normativa de archivos y la gestión coordinada de los mismos.

• Presidencia: quien ocupe la Subsecretaría del Ministerio de Presidencia.

• Vicepresidencia: la persona titular de la Subsecretaría del Ministerio de Cultura.

• Art. 13.6: «La Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos, regulada por el Real Decreto 1401/2007, de 29 octubre, se adscribe a la Comisión de Archivos de la Administración General del Estado como su órgano consultivo superior.»

• En cada Departamento puede constituirse un Grupo de Trabajo para la coordinación de sus archivos, adscrito a la Subsecretaría, que entre otras funciones realiza estudios de valoración documental y eleva peticiones de dictamen a la CSCDA (art. 13.2.e).

• Art. 15.1: los grupos de trabajo de coordinación archivística de cada Departamento presentan sus propuestas de eliminación o de conservación permanente para el dictamen preceptivo de la CSCDA.

• Art. 10.2: los órganos competentes de cada Ministerio proponen los calendarios de conservación y acceso de los documentos que custodian y los comunican a la CSCDA.

• Su organización y funcionamiento se desarrollan en la Orden PJC/493/2025, de 14 de mayo, por la que se desarrollan las normas de organización y funcionamiento de la Comisión de Archivos de la Administración General del Estado.

Fuente: RD 1708/2011, arts. 10.2, 13 y 15 (texto consolidado, BOE-A-2011-18541); Orden PJC/493/2025 (BOE-A-2025-9739).

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5. Resumen