Informes, macros y datos externos en Access 365
Este artículo cubre tres pilares fundamentales de Microsoft Access 365 para la preparación de oposiciones administrativas: los informes (presentación y exportación de datos), las macros (automatización de tareas) y la gestión de datos externos (importación, vinculación y exportación).
1. INFORMES EN ACCESS 365
1.1 Concepto de informe
Un informe es un objeto de Access que permite presentar los datos de una tabla o consulta de forma formateada, estructurada y visualmente clara, orientada principalmente a la impresión en papel o a la exportación a otros formatos (PDF, Excel, Word, etc.). A diferencia de los formularios, los informes no permiten la edición de datos: son exclusivamente de lectura y presentación.
Los informes pueden mostrar agrupaciones de datos, totales, promedios, recuentos y otros cálculos estadísticos. Son especialmente útiles para generar facturas, listados de empleados, estadísticas de ventas, inventarios o cualquier documento que deba distribuirse fuera de la base de datos.
1.2 Tipos de informes
Access 365 ofrece distintos tipos de informes según la distribución visual de los datos:
| Tipo de informe | Descripción | Uso típico |
|---|
| En columna | Muestra un único registro por página, con los campos dispuestos verticalmente (etiqueta a la izquierda, valor a la derecha) | Fichas individuales de empleados, contratos |
| Tabular | Muestra varios registros por página, con los campos en columnas y cada registro en una fila | Listados, inventarios, registros múltiples |
| Justificado | Distribuye los campos de forma equilibrada por toda la anchura de la página, rellenando espacio | Directorios, catálogos |
| Etiquetas de correo | Diseñado para imprimir etiquetas adhesivas (formato Avery u otros) | Envíos postales, identificadores |
| Gráfico | Incluye un gráfico generado a partir de los datos de la tabla o consulta subyacente | Informes estadísticos, dashboards |
1.3 Formas de crear un informe
Access 365 ofrece cuatro métodos principales para crear informes, accesibles desde la pestaña Crear de la cinta de opciones:
a) Informe (automático)
- Crea un informe tabular de forma instantánea basándose en la tabla o consulta seleccionada en el panel de navegación.
- Incluye automáticamente todos los campos del origen de datos.
- No permite personalización durante la creación: la modificación se hace posteriormente en Vista diseño o Vista presentación.
b) Diseño de informe (en blanco)
- Abre un lienzo vacío en Vista diseño donde el usuario construye el informe desde cero.
- Es el método más flexible: permite añadir controles, secciones y formato de forma totalmente libre.
- Requiere conocimiento de las secciones y propiedades del informe.
c) Asistente para informes
El asistente guía al usuario mediante una serie de pasos:
- Selección de tabla/consulta: se elige el origen de datos y se seleccionan los campos que se incluirán.
- Niveles de agrupación: se pueden añadir hasta 10 niveles de agrupación de registros (por ejemplo, agrupar empleados por departamento).
- Criterio de ordenación: se especifica el orden de los registros dentro de cada grupo (hasta 4 campos de ordenación), y se pueden añadir funciones de resumen (Suma, Promedio, Mínimo, Máximo).
- Distribución: se elige la distribución visual (escalonado, de bloque, sin esquema) y la orientación de página (vertical u horizontal).
- Título: se asigna un nombre al informe y se decide si se abre en Vista informe o Vista diseño.
d) Etiquetas
- Herramienta especializada para generar etiquetas de correo o identificadoras.
- Permite seleccionar el tamaño de etiqueta (formatos Avery y otros estándar) o definir uno personalizado.
- Se seleccionan los campos que aparecerán en la etiqueta y se organiza su disposición.
- Admite texto literal combinado con campos de datos (por ejemplo:
[Nombre] [Apellidos]).
1.4 Vistas de un informe
Un informe puede visualizarse en cuatro vistas distintas, accesibles desde el botón Ver en la cinta de opciones o haciendo clic derecho sobre el objeto:
| Vista | Descripción |
|---|
| Vista diseño | Permite modificar la estructura del informe: añadir/eliminar secciones y controles, cambiar propiedades, ajustar formato |
| Vista presentación | Muestra datos reales mientras se modifica el diseño; permite ajustes de tamaño y posición con datos visibles |
| Vista informe | Presenta el informe en pantalla tal como se verá al imprimirlo; permite desplazarse por los registros pero no imprimir |
| Vista preliminar | Simula exactamente cómo quedará el informe impreso, con paginación real; desde aquí se imprime o exporta |
1.5 Secciones del informe
La estructura de un informe se organiza en secciones, cada una con un propósito específico. El número de secciones disponibles depende de si se han definido grupos. Las secciones son:
Secciones siempre presentes:
- Encabezado del informe: aparece una sola vez, al inicio del informe (primera página). Se usa para el título principal del informe, logotipos, fecha de generación y datos de encabezado general.
- Encabezado de página: aparece en la parte superior de cada página. Se usa para los títulos de columna (en informes tabulares), el nombre del informe repetido, etc.
- Detalle: es la sección central, que se repite para cada registro del origen de datos. Contiene los controles enlazados a los campos de datos.
- Pie de página: aparece en la parte inferior de cada página. Se usa habitualmente para el número de página (
=[Página]) y la fecha (=Fecha()).
- Pie del informe: aparece una sola vez, al final del informe (última página). Se usa para totales generales (
=Suma([Importe])), recuentos globales y conclusiones.
Secciones de grupo (cuando hay agrupación):
- Encabezado de grupo: aparece antes de cada nuevo grupo de registros. Muestra el valor del campo de agrupación (por ejemplo, el nombre del departamento).
- Pie de grupo: aparece al final de cada grupo de registros. Muestra subtotales, conteos parciales u otras estadísticas del grupo.
Resumen de la secuencia de secciones en un informe con grupos:
Encabezado del informe
Encabezado de página
Encabezado de grupo (nivel 1)
Encabezado de grupo (nivel 2)
Detalle (por cada registro)
Pie de grupo (nivel 2)
Pie de grupo (nivel 1)
Pie de página
Pie del informe
1.6 Ordenar y agrupar registros
La agrupación y ordenación se configura desde el panel Ordenar y agrupar (accesible desde la pestaña Diseño > botón Agrupar y ordenar).
Características clave:
- Se pueden definir hasta 10 niveles de agrupación en un mismo informe.
- Cada nivel puede basarse en un campo de datos o en una expresión calculada (por ejemplo,
=Año([FechaContrato])).
- Para cada nivel de grupo se puede elegir si se muestra encabezado de grupo, pie de grupo o ambos.
Intervalos de agrupación disponibles según el tipo de dato:
| Tipo de campo | Intervalos posibles |
|---|
| Texto | Por valor completo, por primer carácter, por primeros dos caracteres |
| Fecha/Hora | Por valor exacto, por semana, por mes, por trimestre, por año |
| Numérico | Por valor exacto, por intervalos definidos (cada 10, cada 100, etc.) |
| Sí/No | Por valor (Sí / No) |
Opciones adicionales de agrupación:
- Mantener sección unida: evita que un grupo se corte entre dos páginas, forzando un salto de página si no cabe completo.
- Mostrar encabezado de grupo en la misma página que el detalle: garantiza que el encabezado del grupo no quede solo al final de una página.
1.7 Controles calculados en informes
Los informes permiten insertar controles calculados (cuadros de texto con expresiones) para mostrar totales, estadísticas y datos derivados:
| Función | Expresión en el control | Descripción |
|---|
| Suma | =Suma([Precio]) | Suma todos los valores del campo en la sección donde está |
| Contar registros | =Cuenta(*) | Cuenta el número de registros |
| Promedio | =Promedio([Nota]) | Calcula la media de los valores |
| Máximo | =Máx([Fecha]) | Devuelve el valor máximo |
| Mínimo | =Mín([Salario]) | Devuelve el valor mínimo |
| Número de página | =[Página] | Muestra el número de página actual |
| Total de páginas | =[Páginas] | Muestra el total de páginas del informe |
| Página / total | =[Página] & " de " & [Páginas] | Formato "3 de 12" |
| Fecha actual | =Fecha() | Muestra la fecha del sistema |
| Hora actual | =Ahora() | Muestra fecha y hora del sistema |
Nota importante para los exámenes: la colocación del control calculado determina el alcance del cálculo. Un =Suma([Precio]) colocado en el Pie de grupo suma solo los registros de ese grupo; colocado en el Pie del informe suma todos los registros.
1.8 Propiedades de impresión de secciones
Cada sección del informe tiene propiedades que controlan el comportamiento en la impresión:
| Propiedad | Opciones / Descripción |
|---|
| Forzar nueva página | Ninguno (predeterminado) / Antes de la sección / Después de la sección / Antes y después |
| Mantener unido | Sí / No: si es Sí, intenta mantener toda la sección en la misma página |
| Puede ampliar | Sí / No: permite que el control/sección crezca verticalmente si el contenido es largo |
| Puede reducir | Sí / No: permite que el control/sección se contraiga si no hay contenido |
| Visible | Sí / No: controla si la sección se muestra o se oculta |
La propiedad Forzar nueva página es muy habitual en exámenes:
- Antes de la sección: inserta un salto de página justo antes de que comience la sección (útil en encabezados de grupo para que cada grupo comience en página nueva).
- Después de la sección: inserta un salto de página justo después de la sección.
- Antes y después: combina ambos saltos.
1.9 Exportar un informe
Desde Vista preliminar, la pestaña Datos externos o el menú contextual, un informe puede exportarse a múltiples formatos:
| Formato | Extensión | Observaciones |
|---|
| PDF / XPS | .pdf / .xps | Formato más usado; conserva diseño y paginación exactos |
| Excel | .xlsx | Exporta los datos como hoja de cálculo |
| Word | .rtf | Formato de texto enriquecido compatible con Word |
| HTML | .html | Para publicación en intranet/web |
| XML | .xml | Formato estructurado de datos |
| Texto | .txt | Texto plano, sin formato |
2. MACROS EN ACCESS 365
2.1 Concepto de macro
Una macro en Access es una herramienta de automatización que permite ejecutar una secuencia de acciones predefinidas sin necesidad de escribir código de programación (VBA). Cada acción realiza una tarea concreta: abrir un formulario, ejecutar una consulta, mostrar un mensaje, filtrar registros, etc.
Las macros son ideales para:
- Automatizar tareas repetitivas (abrir objetos al pulsar un botón).
- Controlar el flujo de trabajo de una aplicación de Access.
- Validar datos antes de guardar un registro.
- Personalizar el comportamiento de formularios e informes sin programar.
2.2 Tipos de macros según su almacenamiento
| Tipo | Descripción | Cuándo se usa |
|---|
| Macro independiente | Se guarda como un objeto separado en el panel de navegación (bajo la categoría Macros) | Cuando la macro debe ser reutilizable desde múltiples objetos o ejecutarse de forma autónoma |
| Macro incrustada | Se almacena directamente en la propiedad de evento de un formulario, informe o control | Cuando la macro es específica de un único evento de un objeto concreto; no aparece en el panel de navegación |
La diferencia clave para los exámenes: las macros incrustadas no son visibles en el panel de navegación porque forman parte del objeto que las contiene.
2.3 El generador de macros (editor de macros)
El editor de macros de Access 365 presenta una interfaz visual donde se añaden acciones mediante listas desplegables. Cada acción tiene argumentos específicos que la configuran. El editor incluye:
- Catálogo de acciones (panel derecho): lista de todas las acciones disponibles, agrupadas por categoría.
- Panel de acciones (área central): donde se construye la secuencia de acciones.
- Argumentos (parte inferior o en línea): parámetros específicos de cada acción.
- Si / SiNo / Fin Si: bloques condicionales que permiten ejecutar acciones solo si se cumple una condición.
- Para cada registro en: bucle para recorrer registros de una tabla o consulta.
2.4 Acciones de macro más importantes
A continuación se detallan las acciones de macro que con mayor frecuencia aparecen en exámenes de oposiciones:
Acciones para abrir y cerrar objetos
| Acción | Descripción | Argumentos principales |
|---|
| AbrirFormulario | Abre un formulario en la vista especificada | Nombre del formulario; Vista (Formulario, Diseño, Hoja de datos, Tabla dinámica, Gráfico dinámico); Condición Where; Modo de datos (Sólo agregar, Sólo lectura, Editar, Solo lectura con diseño bloqueado); Modo de ventana (Normal, Oculto, Icono, Cuadro de diálogo) |
| AbrirInforme | Abre un informe en la vista especificada | Nombre del informe; Vista (Informe, Diseño, Vista preliminar); Condición Where (filtra los registros del informe) |
| AbrirConsulta | Abre o ejecuta una consulta | Nombre de la consulta; Vista (Hoja de datos, Diseño, Vista preliminar); Modo de datos |
| AbrirTabla | Abre una tabla en la vista especificada | Nombre de la tabla; Vista (Hoja de datos, Diseño, Vista preliminar) |
| CerrarVentana | Cierra el objeto activo o uno especificado | Tipo de objeto; Nombre del objeto; Guardar (Sí, No, Preguntar) |
Nota de examen: el argumento Modo de datos de AbrirFormulario determina si el usuario puede agregar, editar o solo ver los registros. Modo de ventana: Cuadro de diálogo hace que el formulario se abra como un diálogo modal (el usuario no puede interactuar con el resto de la aplicación hasta cerrarlo).
Acciones de navegación entre registros
| Acción | Descripción | Argumentos principales |
|---|
| BuscarRegistro | Busca el primer registro que cumple un criterio en el campo actual | Buscar: valor a buscar; Coincidencia (Cualquier parte del campo, Principio del campo, Todo el campo); Distinguir mayúsculas; Buscar en: campo actual o todos los campos |
| BuscarSiguiente | Repite la última búsqueda de BuscarRegistro, encontrando la siguiente ocurrencia | (sin argumentos) |
| IrAControl | Mueve el foco al control especificado del formulario o informe activo | Nombre del control |
| IrARegistro | Mueve el puntero a un registro concreto | Tipo de objeto; Nombre del objeto; Registro (Primero, Último, Siguiente, Anterior, Nuevo, Ir a) |
Nota de examen: la acción IrARegistro con argumento Registro = Nuevo coloca el cursor en un nuevo registro en blanco (equivalente a pulsar el botón de nuevo registro).
Acciones de modificación de datos y propiedades
| Acción | Descripción | Observaciones |
|---|
| EstablecerValor | Asigna un valor a un campo, control o propiedad | No recomendado para establecer valores directamente en campos de tabla; preferir controles de formulario |
| EstablecerPropiedad | Cambia una propiedad de un control del formulario o informe activo en tiempo de ejecución | Nombre del control; Propiedad (Habilitado, Bloqueado, Visible, Color de fondo, Título, Valor, etc.); Valor |
| AplicarFiltro | Aplica un filtro o criterio a los registros visibles de un formulario o informe | Nombre del filtro (nombre de consulta) o Condición Where |
| QuitarFiltro | Elimina el filtro activo del formulario o informe | (sin argumentos) |
| EjecutarSQL | Ejecuta una instrucción SQL de acción (INSERT, UPDATE, DELETE, CREATE TABLE) | Instrucción SQL |
Nota de examen: EstablecerPropiedad es clave para hacer controles visibles/invisibles, habilitarlos/deshabilitarlos dinámicamente en respuesta a acciones del usuario.
Acciones de control de flujo y utilidad
| Acción | Descripción | Argumentos principales |
|---|
| CuadroDeMensaje | Muestra un cuadro de diálogo con un mensaje informativo | Mensaje (texto a mostrar); Bip (Sí/No); Tipo (ninguno, crítico, advertencia, información, pregunta); Título (título del cuadro) |
| DetenerMacro | Detiene la ejecución de la macro actual | (sin argumentos) |
| DetenerTodasMacros | Detiene la ejecución de todas las macros activas | (sin argumentos) |
| EjecutarMacro | Llama y ejecuta otra macro (independiente) | Nombre de la macro; Número de repeticiones; Condición de repetición |
| GuardarObjeto | Guarda el objeto especificado o el activo | Tipo de objeto; Nombre del objeto |
| Comentario | Añade un comentario descriptivo a la macro (no ejecuta ninguna acción) | Texto del comentario |
2.5 Submacros
Una macro independiente puede contener varias submacros agrupadas bajo un mismo nombre de objeto. Cada submacro tiene su propio nombre y puede ser llamada de forma independiente.
Sintaxis de llamada a una submacro:
NombreMacro.NombreSubmacro
Ejemplo: Si la macro independiente se llama "MacrosNavegacion" y tiene una submacro llamada "IrAlPrimero", se referencia como: MacrosNavegacion.IrAlPrimero
Ventajas de las submacros:
- Permiten agrupar macros relacionadas en un único objeto del panel de navegación, manteniendo la base de datos ordenada.
- Cada submacro puede asignarse a un evento diferente.
2.6 Condiciones en macros
Access 365 permite incluir lógica condicional en las macros mediante bloques Si / SiNo / Fin Si:
Si [Forms]![Formulario1]![CampoEdad] < 18 Entonces
CuadroDeMensaje "El solicitante debe ser mayor de edad"
DetenerMacro
SiNo
AbrirFormulario "frmSolicitud", ...
Fin Si
Las condiciones se escriben usando expresiones de Access y pueden hacer referencia a:
- Valores de controles:
[Forms]![NombreFormulario]![NombreControl]
- Funciones de Access:
EsNulo([Campo]), Longitud([Texto])
- Valores de variables temporales:
[TempVars]![NombreVariable]
2.7 La macro Autoexec
Autoexec es una macro independiente con ese nombre exacto (Autoexec, sin espacios y con esa capitalización exacta) que Access ejecuta automáticamente al abrir la base de datos, antes de que el usuario pueda interactuar con ella.
Usos típicos de Autoexec:
- Abrir el formulario principal de la aplicación.
- Mostrar una pantalla de bienvenida.
- Comprobar condiciones iniciales (permisos, versión, etc.).
- Maximizar la ventana de la aplicación.
Para omitir la ejecución de Autoexec: mantener pulsada la tecla Mayúsculas (Shift) mientras se abre la base de datos.
Nota de examen: Autoexec es una macro independiente, no incrustada. Si no existe ninguna macro con ese nombre, Access no ejecuta nada al inicio.
2.8 Convertir macros a código VBA
Las macros independientes e incrustadas pueden convertirse a código Visual Basic para Aplicaciones (VBA) para una mayor flexibilidad de programación:
- Macro independiente: Seleccionar la macro en el panel de navegación > clic derecho > Convertir a código de Visual Basic.
- Macro incrustada en formulario: En Vista diseño del formulario > seleccionar el formulario > pestaña Diseño > botón Convertir macros de formulario a Visual Basic.
La conversión genera un módulo VBA con subrutinas equivalentes a cada acción de la macro. No todas las acciones se convierten de forma exacta; algunas requieren ajustes manuales.
3. DATOS EXTERNOS EN ACCESS 365
La pestaña Datos externos de la cinta de opciones centraliza todas las operaciones de intercambio de datos entre Access y otras aplicaciones o fuentes de datos.
3.1 Importar datos
Importar significa traer datos de una fuente externa y crear una nueva tabla en la base de datos de Access actual (o añadir los datos a una tabla existente). Los datos importados son una copia: los cambios posteriores en el origen no se reflejan en Access, ni viceversa.
Fuentes de importación disponibles en Access 365:
| Fuente | Detalles del proceso de importación |
|---|
| Excel (.xlsx, .xls) | Asistente en varios pasos: seleccionar hoja o rango con nombre; indicar si la primera fila contiene encabezados de columna; definir tipo de dato e índice por campo; elegir clave principal (generar automática, usar campo existente, sin clave); asignar nombre a la tabla nueva o existente |
| Texto / CSV | Seleccionar delimitador (coma, punto y coma, tabulador, espacio) o anchos fijos; identificar fila de encabezados; definir tipos de datos por campo |
| XML (.xml) | Access interpreta la estructura del XML para crear tablas; puede importar datos, estructura o ambos |
| ODBC | Conectar con cualquier base de datos con controlador ODBC instalado (SQL Server, Oracle, MySQL, etc.) mediante una cadena de conexión DSN |
| HTML (.html, .htm) | Importa datos de tablas HTML de una página web |
| Outlook / Exchange | Importa carpetas de contactos, tareas u otros elementos de Outlook |
| Otra base de datos Access (.accdb, .mdb) | Importa tablas, consultas, formularios, informes, macros o módulos de otra base de datos Access |
| Lista de SharePoint | Importa listas de SharePoint como tablas de Access |
Proceso general del Asistente para importar datos de Excel (muy frecuente en exámenes):
- Seleccionar el archivo de Excel.
- Elegir la hoja de cálculo o el rango con nombre que contiene los datos.
- Indicar si la primera fila contiene encabezados de columna (se usarán como nombres de campo).
- Configurar cada campo: nombre, tipo de datos (Texto, Número, Fecha/Hora, etc.) e índice (Sin duplicados, Con duplicados, Sin índice).
- Definir la clave principal: que Access la genere automáticamente (campo autonumérico), usar un campo existente o no definir clave principal.
- Asignar el nombre de la tabla de destino.
- Opcionalmente, guardar los pasos de importación para repetirlos en el futuro sin asistente.
3.2 Vincular tablas externas
Vincular crea un enlace dinámico a la tabla de datos externa: la tabla permanece físicamente en el archivo de origen, y Access muestra y trabaja con sus datos a través del enlace. Las modificaciones realizadas en Access se guardan directamente en el archivo de origen.
Características de las tablas vinculadas:
- Aparecen en el panel de navegación con un icono de flecha que indica que son externas.
- Se puede leer y modificar el contenido de los registros (si el formato lo permite).
- No se puede modificar la estructura (añadir/eliminar campos, cambiar tipos de datos) desde Access.
- Si el archivo de origen se mueve o elimina, el enlace se rompe y Access muestra un error.
Fuentes que pueden vincularse:
- Libros de Excel (.xlsx, .xls)
- Archivos de texto / CSV
- Bases de datos Access externas (.accdb, .mdb)
- Listas de SharePoint
- Fuentes ODBC (SQL Server, Oracle, etc.)
| Comparativa | Importar | Vincular |
|---|
| Los datos se copian en Access | Sí | No |
| Los cambios en el origen se reflejan en Access | No | Sí |
| Los cambios en Access se guardan en el origen | No | Sí |
| Se puede modificar la estructura desde Access | Sí | No |
| Depende del archivo externo para funcionar | No | Sí |
3.3 Administrador de tablas vinculadas
El Administrador de tablas vinculadas (pestaña Datos externos > grupo Importar y vincular) permite gestionar y actualizar todas las tablas vinculadas de la base de datos:
- Ver todas las tablas vinculadas y sus rutas de archivo de origen.
- Actualizar los enlaces cuando el archivo de origen se ha movido o renombrado.
- Volver a vincular seleccionando manualmente la nueva ubicación del archivo.
- Eliminar el enlace a tablas que ya no existen o no son necesarias.
Es una herramienta fundamental cuando se traslada una base de datos a otro equipo o carpeta diferente.
3.4 Exportar datos desde Access
Exportar envía datos de Access (tablas, consultas, formularios o informes) a un archivo externo. Los datos exportados son una copia en el momento de la exportación; los cambios posteriores en Access no se reflejan en el archivo exportado.
| Destino | Formato | Accesible desde |
|---|
| Excel | .xlsx / .xls | Datos externos > Excel |
| Texto / CSV | .txt / .csv | Datos externos > Archivo de texto |
| XML | .xml | Datos externos > Archivo XML |
| PDF / XPS | .pdf / .xps | Datos externos > PDF o XPS |
| HTML | .html | Datos externos > Más > HTML |
| Word | .rtf | Datos externos > Más > Combinar con Microsoft Word |
| ODBC | Varía | Datos externos > Más > Base de datos ODBC |
| Lista de SharePoint | Lista online | Datos externos > Más > Lista de SharePoint |
| Correo electrónico | Adjunto en Outlook | Datos externos > Más > Correo electrónico |
Guardar pasos de exportación: al igual que con la importación, Access permite guardar la configuración de una exportación para repetirla más tarde con un clic.
3.5 Compactar y reparar la base de datos
Con el uso continuado, los archivos .accdb pueden aumentar de tamaño debido a objetos eliminados, registros borrados y fragmentación interna. La función Compactar y reparar (Archivo > Información > Compactar y reparar base de datos) realiza dos operaciones:
- Compactar: reordena y optimiza el archivo, eliminando el espacio desperdiciado por objetos y registros eliminados. Reduce el tamaño del archivo .accdb.
- Reparar: intenta corregir posibles corrupciones menores en la estructura del archivo.
Nota: es recomendable hacer una copia de seguridad antes de compactar y reparar. Access también puede configurarse para compactar automáticamente al cerrar la base de datos (Archivo > Opciones > Base de datos actual > Compactar al cerrar).
3.6 Copias de seguridad de la base de datos
Access 365 incluye una función integrada de copia de seguridad:
Ruta: Archivo > Guardar como > Copia de seguridad de la base de datos
- Genera una copia del archivo .accdb con la fecha del día añadida al nombre (por ejemplo:
BaseDeDatos_2026-05-15.accdb).
- La copia incluye todos los objetos de la base de datos en su estado actual.
- Es una práctica recomendada antes de realizar cambios estructurales importantes o usar Compactar y reparar.
4. RESUMEN DE CONCEPTOS CLAVE PARA EXÁMENES
Sobre informes:
- Cuándo usar pie de grupo vs. pie de informe: los cálculos en el pie de grupo operan sobre el subconjunto de registros de ese grupo; en el pie de informe operan sobre todos los registros del informe.
- Vista preliminar es la única desde la que se puede imprimir directamente el informe.
- Autoinforme (informe automático) incluye todos los campos sin intervención del usuario.
- El Asistente para informes es el único método que guía paso a paso la selección de campos, grupos, ordenación y diseño.
- La propiedad Forzar nueva página = Antes de la sección en un Encabezado de grupo hace que cada grupo comience en una página nueva.
- El Asistente para informes permite definir hasta 10 niveles de agrupación.
- El Asistente para informes permite ordenar por hasta 4 campos dentro de cada grupo.
Sobre macros:
- Autoexec = se ejecuta al abrir la BD. Para saltarse Autoexec, mantener Mayúsculas (Shift) al abrir.
- AbrirFormulario con Modo de ventana = Cuadro de diálogo = formulario modal que bloquea el resto de la aplicación.
- EstablecerPropiedad modifica propiedades de controles en tiempo de ejecución (visible, habilitado, valor...).
- Submacro se llama como
NombreMacro.NombreSubmacro.
- Las macros incrustadas no aparecen en el panel de navegación.
- Convertir macro a VBA: clic derecho sobre la macro > Convertir a código de Visual Basic.
- CuadroDeMensaje solo muestra información; no devuelve la opción elegida por el usuario (para eso se necesita VBA con MsgBox).
- EjecutarSQL permite lanzar consultas de acción (INSERT, UPDATE, DELETE) directamente desde una macro.
Sobre datos externos:
- Importar = copia los datos en Access. Independiente del origen una vez importado.
- Vincular = enlace dinámico. Los cambios van al origen. No se puede modificar estructura.
- Las tablas vinculadas tienen icono de flecha en el panel de navegación.
- Administrador de tablas vinculadas = actualiza rutas cuando el archivo origen se mueve.
- Compactar y reparar = reduce tamaño del .accdb y corrige corrupciones menores.
- Al importar Excel: el asistente pregunta por hoja/rango, encabezados, tipos de datos, clave principal y nombre de tabla.
- Para omitir el ejecutar Autoexec al abrir: mantener pulsada la tecla Mayúsculas.
5. TABLA COMPARATIVA DE MÉTODOS DE CREACIÓN DE INFORMES
| Método | Control del usuario | Campos incluidos | Agrupación automática | Para qué sirve |
|---|
| Informe (automático) | Ninguno | Todos | No | Vista rápida de todos los datos |
| Diseño de informe | Total | Ninguno (añadir a mano) | No | Informe personalizado desde cero |
| Asistente para informes | Guiado paso a paso | Los que el usuario elige | Sí (hasta 10 niveles) | Informes estructurados con grupos y totales |
| Etiquetas | Guiado | Los que el usuario elige | No | Etiquetas postales o de identificación |
6. TABLA DE SECCIONES DEL INFORME (RESUMEN)
| Sección | Frecuencia de aparición | Contenido habitual |
|---|
| Encabezado del informe | Una vez (inicio) | Título principal, logotipo, fecha del informe |
| Encabezado de página | Cada página | Títulos de columna, número de página |
| Encabezado de grupo | Antes de cada grupo | Nombre/valor del campo de agrupación |
| Detalle | Cada registro | Datos de cada registro (campos enlazados) |
| Pie de grupo | Después de cada grupo | Subtotales, conteos parciales del grupo |
| Pie de página | Cada página | Número de página, fecha |
| Pie del informe | Una vez (final) | Totales generales, recuento total, conclusión |
7. PREGUNTAS TIPO TEST FRECUENTES
P: ¿Qué sección de un informe se imprime una sola vez al final del informe?
R: El Pie del informe.
P: ¿Desde qué vista de un informe se puede imprimir directamente?
R: Desde la Vista preliminar.
P: ¿Cuántos niveles de agrupación máximos permite el Asistente para informes?
R: 10 niveles de agrupación.
P: ¿Qué nombre debe tener una macro para que se ejecute automáticamente al abrir la base de datos?
R: Autoexec.
P: ¿Qué tecla se mantiene pulsada para evitar que se ejecute la macro Autoexec al abrir la BD?
R: La tecla Mayúsculas (Shift).
P: ¿Qué diferencia existe entre importar y vincular una tabla de Excel en Access?
R: Al importar, los datos se copian en Access y son independientes del archivo Excel original. Al vincular, los datos permanecen en Excel y Access accede a ellos de forma dinámica; los cambios en Access se guardan en Excel.
P: ¿Qué icono diferencia una tabla vinculada de una tabla local en el panel de navegación?
R: Las tablas vinculadas muestran un icono de flecha.
P: ¿Qué herramienta permite actualizar las rutas de archivos cuando se han movido las tablas vinculadas?
R: El Administrador de tablas vinculadas.
P: Si se coloca la expresión =Suma([Importe]) en el Pie de grupo, ¿qué calcula?
R: La suma de los valores del campo Importe solo para los registros de ese grupo concreto, no para todos los registros del informe.
P: ¿Qué hace la acción de macro AbrirFormulario con Modo de ventana = Cuadro de diálogo?
R: Abre el formulario como un diálogo modal, impidiendo que el usuario interactúe con el resto de la aplicación hasta que lo cierre.
P: ¿Qué acción de macro permite cambiar en tiempo de ejecución si un control está visible o habilitado?
R: EstablecerPropiedad.
P: ¿Cómo se llama a una submacro llamada "Guardar" dentro de la macro independiente "MacrosPrincipales"?
R: MacrosPrincipales.Guardar.
P: ¿Qué hace la función Compactar y reparar en Access?
R: Reduce el tamaño del archivo .accdb eliminando espacio de objetos/registros eliminados e intenta corregir corrupciones menores.
P: ¿Qué propiedad de sección hace que cada grupo comience en una nueva página del informe?
R: Forzar nueva página = Antes de la sección (configurada en el Encabezado de grupo).
P: ¿Desde qué pestaña de la cinta se accede a importar, vincular y exportar datos?
R: Desde la pestaña Datos externos.
8. CATÁLOGO DE ACCIONES: CATEGORÍAS COMPLETAS
El panel Catálogo de acciones del editor de macros organiza todas las acciones disponibles en categorías. Conocer estas categorías y la acción exacta que pertenece a cada una es un tema recurrente en exámenes de oposiciones.
8.1 Categoría: Flujo de programa
Esta categoría contiene las estructuras de control que determinan el orden de ejecución de la macro:
| Acción | Descripción |
|---|
| Si / SiNo | Bloques condicionales IF/ELSE. Ejecutan acciones solo si se cumple la condición especificada. |
| Grupo | Agrupa un conjunto de acciones bajo un nombre descriptivo (solo organizativo, no afecta a la ejecución). |
| Submacro | Define un bloque de acciones con nombre propio dentro de una macro independiente. Se invoca con la sintaxis NombreMacro.NombreSubmacro. |
| EnCasoDeError | Establece cómo debe reaccionar la macro ante un error: detener la ejecución, continuar con la siguiente acción o ir a una submacro de tratamiento de errores. |
| SalirMacro | Detiene la ejecución de la macro actual. Equivale a DetenerMacro. |
| EjecutarMacro | Llama y ejecuta otra macro independiente. Puede repetirse un número de veces indicado. |
| EjecutarCódigo | Ejecuta una función de Visual Basic para Aplicaciones (VBA) definida en un módulo de la base de datos. |
| CancelarEvento | Cancela el evento (por ejemplo, AntesDe actualizar) que desencadenó la macro incrustada. |
| Detener todos los macros | Detiene la ejecución de todas las macros activas simultáneamente. |
Nota de examen: EnCasoDeError es la única forma de implementar manejo de errores dentro de una macro sin recurrir a VBA. EjecutarCódigo es el puente que permite llamar funciones VBA desde una macro.
8.2 Categoría: Comandos de interfaz de usuario
Contiene las acciones para abrir objetos, navegar y manipular la interfaz:
| Acción | Descripción |
|---|
| AbrirFormulario | Abre un formulario en vista Formulario, Diseño, Hoja de datos o como Cuadro de diálogo. |
| AbrirInforme | Abre un informe en Vista previa o lo imprime directamente. |
| AbrirConsulta | Abre una consulta en Hoja de datos, Diseño o Vista preliminar. |
| AbrirTabla | Abre una tabla en Hoja de datos, Diseño o Vista preliminar. |
| CerrarVentana | Cierra el objeto activo o un objeto especificado. |
| MensajeEmergente | Muestra un cuadro de mensaje no modal con información. No espera respuesta del usuario. |
| IrAControl | Mueve el foco a un control concreto del formulario o informe activo. |
| IrARegistro | Navega a un registro: Primero, Último, Siguiente, Anterior, Nuevo o Ir a (por número). |
| EstablecerValor | Asigna un valor a un campo, control o propiedad de un control. |
| BuscarRegistro | Busca el primer registro que coincide con un criterio en el campo actual. |
| BuscarSiguiente | Continúa la búsqueda anterior iniciada con BuscarRegistro. |
| ActualizarRegistro | Guarda el registro actualmente en edición (equivale a mover el foco fuera del registro). |
| EliminarRegistro | Elimina el registro actualmente seleccionado. |
| Filtrar | Aplica un filtro a los registros visibles usando una condición Where. |
| QuitarFiltro | Elimina cualquier filtro activo del formulario o informe. |
| AplicarFiltro | Aplica un filtro guardado (nombre de consulta) o una condición Where. |
| OrdenarPorEsto | Ordena los registros del objeto activo por el campo y dirección especificados. |
| EjecutarComandoMenudo | Ejecuta un comando del menú o de la cinta de opciones de Access. |
| Minimizar / Maximizar / Restaurar | Cambia el estado de la ventana del objeto activo. |
| Eco | Activa (Eco = Sí) o desactiva (Eco = No) el refresco de pantalla durante la ejecución de la macro, para mejorar la velocidad y evitar parpadeos. |
| RelojDeArena | Muestra u oculta el cursor de reloj de arena (indicador de espera) mientras se ejecuta una operación. |
| SalirDeMicrosoftAccess | Cierra la aplicación Access (con opción de guardar objetos modificados). |
8.3 Categoría: Administración de datos
Contiene las acciones para transferir datos entre Access y otros formatos o fuentes:
| Acción | Descripción |
|---|
| ImportarExportarTexto | Importa o exporta archivos de texto delimitado o de ancho fijo. |
| ImportarExportarHojaDeCalculo | Importa, exporta o vincula hojas de cálculo de Excel o Lotus. |
| TransferirBaseDeDatos | Importa, exporta o vincula objetos desde otra base de datos Access o dBASE. |
| TransferirTexto | Importa o exporta texto usando una especificación de importación/exportación guardada. |
| TransferirHojaDeCalculo | Importa, exporta o vincula una hoja de cálculo mediante una especificación guardada. |
| EjecutarSQL | Ejecuta una instrucción SQL de acción: INSERT INTO, UPDATE, DELETE, CREATE TABLE, DROP TABLE. |
| GuardarRegistro | Guarda el registro actual en la base de datos sin necesidad de mover el foco. |
8.4 Macros de datos (Data Macros)
Introducidas en Access 2010, las macros de datos son macros especiales que se definen directamente en una tabla (desde la Vista Diseño de la tabla o la Hoja de datos, pestaña Tabla > grupo Antes de eventos / Después de eventos).
Características:
- Se ejecutan automáticamente al crear, modificar o eliminar registros en la tabla.
- No aparecen en el panel de navegación como objetos independientes.
- Se dividen en:
- Macros de datos de eventos: se disparan antes o después de Insert, Update o Delete.
- Macros de datos con nombre: macros de datos que pueden ser invocadas explícitamente desde otras macros o macros de datos.
- Utilizan un subconjunto reducido de acciones (principalmente acciones de datos:
BuscarRegistro, EditarRegistro, CrearRegistro, EliminarRegistro, EstablecerCampo, SalirParaElMacroDeDatos).
Nota de examen: las macros de datos permiten implementar lógica de negocio a nivel de tabla, independientemente del formulario que se use para modificar los datos.
9. HERRAMIENTAS DE ANÁLISIS DE LA BASE DE DATOS
Access 365 incluye en la pestaña Herramientas de base de datos > grupo Analizar tres herramientas de diagnóstico y documentación:
9.1 Analizador de tablas
Ruta: Herramientas de base de datos > Analizar > Analizar tabla
El Analizador de tablas detecta redundancias e inconsistencias en tablas no normalizadas y propone una estructura normalizada:
Funcionamiento:
- El asistente muestra las tablas de la base de datos; el usuario selecciona la tabla a analizar.
- Access detecta columnas con datos repetidos (por ejemplo, el nombre de un departamento repetido en miles de filas).
- Propone dividir la tabla en dos o más tablas relacionadas (normalización), eliminando la redundancia.
- El usuario puede aceptar la propuesta automática o reorganizar manualmente los campos entre las nuevas tablas.
- Access crea automáticamente las relaciones necesarias entre las nuevas tablas.
- Ofrece la opción de crear una consulta de compatibilidad con el mismo nombre que la tabla original, para que los formularios e informes existentes sigan funcionando sin cambios.
Cuándo usarlo: cuando una tabla tiene columnas que almacenan el mismo valor repetido en muchas filas (señal de falta de normalización).
9.2 Analizador de rendimiento
Ruta: Herramientas de base de datos > Analizar > Analizar rendimiento
El Analizador de rendimiento examina los objetos seleccionados de la base de datos y genera una lista de sugerencias para mejorar el rendimiento:
Tipos de sugerencias:
| Tipo | Descripción | Acción de Access |
|---|
| Recomendación | Mejora segura que Access puede aplicar automáticamente sin inconvenientes | Access puede aplicarla con un clic |
| Sugerencia | Mejora que Access puede aplicar, pero que puede tener efectos secundarios que el usuario debe valorar | Access puede aplicarla, pero advierte al usuario |
| Idea | Sugerencia que el usuario debe implementar manualmente (Access no puede hacerlo automáticamente) | El usuario debe actuar |
Objetos analizables: tablas, consultas, formularios, informes, macros y módulos. El usuario puede seleccionar qué tipos de objetos analizar antes de ejecutar el análisis.
Ejemplos de sugerencias habituales:
- Crear un índice en un campo usado frecuentemente en criterios de búsqueda (Recomendación).
- Cambiar un tipo de dato Texto a un tamaño menor (Sugerencia).
- Usar una consulta en lugar de un tipo de datos Memo en un campo (Idea).
Nota de examen: el Analizador de rendimiento clasifica sus resultados en exactamente tres categorías: Recomendación, Sugerencia e Idea. Solo las Recomendaciones y Sugerencias pueden ser aplicadas automáticamente por Access.
9.3 Documentador de la base de datos
Ruta: Herramientas de base de datos > Analizar > Documentador de la base de datos
El Documentador genera un informe detallado de la estructura de los objetos seleccionados de la base de datos:
Información que puede incluir:
- Propiedades de tablas (nombre, fecha de creación/modificación).
- Definición de campos (nombre, tipo de dato, tamaño, formato, reglas de validación).
- Índices y sus propiedades.
- Relaciones entre tablas.
- Propiedades de consultas, formularios, informes, módulos y macros.
Uso: el informe generado puede imprimirse o exportarse. Es útil para documentar la estructura de una BD antes de realizar cambios estructurales o para entregar documentación técnica.
10. ESPECIFICACIONES DE IMPORTACIÓN Y EXPORTACIÓN GUARDADAS
10.1 Qué son las especificaciones
Cuando se importa o exporta un archivo de texto (.txt, .csv) o una hoja de cálculo, Access ofrece al final del asistente la opción de guardar los pasos de esa operación con un nombre. Estas configuraciones guardadas se denominan especificaciones de importación/exportación.
Qué guardan:
- Formato del archivo (delimitado, ancho fijo, Excel...).
- Delimitador de campo y calificador de texto (para archivos delimitados).
- Codificación de caracteres.
- Asignación de columnas a campos de la tabla de Access.
- Si la primera fila contiene encabezados.
- Nombre de la tabla o consulta de destino/origen.
10.2 Gestión de especificaciones guardadas
Las especificaciones guardadas son accesibles desde:
- Pestaña Datos externos > grupo Importar y vincular > Importaciones guardadas: para volver a ejecutar importaciones guardadas.
- Pestaña Datos externos > grupo Exportar > Exportaciones guardadas: para volver a ejecutar exportaciones guardadas.
Desde estos paneles se puede:
- Ejecutar una especificación guardada sin pasar por el asistente.
- Editar el nombre o eliminar la especificación.
- Crear una tarea de Outlook asociada para recordar ejecutar la importación/exportación periódicamente.
10.3 Uso en macros
Las especificaciones guardadas se pueden invocar desde una macro usando las acciones:
- TransferirTexto (argumento: Nombre de especificación) — para archivos de texto.
- TransferirHojaDeCalculo — para archivos de Excel.
Esto permite automatizar completamente la importación o exportación periódica de datos sin intervención del usuario.
Nota de examen: guardar una especificación de importación es la forma recomendada de automatizar importaciones recurrentes en Access. La macro TransferirTexto con el nombre de especificación guardada puede ejecutar la importación completa sin mostrar ningún asistente.
11. NOTA SOBRE Alt+F8 EN ACCESS
Aclaración importante: en Microsoft Access, la combinación de teclas Alt+F8 abre el cuadro de diálogo "Lista de campos" (Field List), que permite añadir campos al formulario o informe que está abierto en Vista Diseño o Vista Presentación.
La lista de macros no tiene un atajo de teclado directo equivalente; las macros se gestionan desde el panel de navegación o desde la ficha Herramientas de base de datos > grupo Macros > Ejecutar macro (para ejecutar) o directamente haciendo doble clic sobre la macro en el panel de navegación.
En otras aplicaciones de Office (Word, Excel), Alt+F8 abre el cuadro de diálogo de macros. En Access este comportamiento es diferente: Alt+F8 abre la Lista de campos.
12. PREGUNTAS TIPO TEST ADICIONALES
P: ¿En qué categoría del Catálogo de acciones se encuentra la acción EnCasoDeError?
R: En la categoría Flujo de programa.
P: ¿Qué acción de la categoría Flujo de programa permite llamar a una función de VBA desde una macro?
R: EjecutarCódigo.
P: ¿Qué efecto tiene la acción Eco = No en una macro?
R: Desactiva el refresco de pantalla durante la ejecución de la macro, evitando parpadeos y mejorando la velocidad aparente.
P: ¿Qué herramienta de Access detecta datos redundantes en una tabla y propone dividirla en varias tablas relacionadas?
R: El Analizador de tablas (Herramientas de base de datos > Analizar > Analizar tabla).
P: El Analizador de rendimiento clasifica sus sugerencias en tres tipos. ¿Cuáles son?
R: Recomendación, Sugerencia e Idea.
P: ¿Qué tipo de sugerencia del Analizador de rendimiento NO puede aplicar Access automáticamente?
R: Las Ideas; deben ser implementadas manualmente por el usuario.
P: ¿Qué herramienta de Access genera un informe con la estructura completa de los objetos (tablas, campos, índices, relaciones)?
R: El Documentador de la base de datos (Herramientas de base de datos > Analizar > Documentador de la base de datos).
P: ¿Qué son las macros de datos en Access y dónde se definen?
R: Son macros que se ejecutan automáticamente al insertar, modificar o eliminar registros en una tabla. Se definen directamente en la tabla, desde la Vista Diseño o la Hoja de datos, en la pestaña Tabla.
P: ¿Qué hace la acción TransferirTexto cuando se le indica un nombre de especificación guardada?
R: Ejecuta la importación o exportación de texto usando la configuración guardada en esa especificación, sin mostrar ningún asistente.
P: ¿Desde qué panel de la pestaña Datos externos se pueden volver a ejecutar importaciones guardadas previamente?
R: Desde Importaciones guardadas (Datos externos > grupo Importar y vincular > Importaciones guardadas).
P: ¿Qué abre la combinación de teclas Alt+F8 en Microsoft Access?
R: El cuadro de diálogo Lista de campos, que permite añadir campos al formulario o informe en Vista Diseño.
P: ¿Qué opción ofrece el Asistente para importar cuando finaliza, para no tener que repetir la configuración en el futuro?
R: Ofrece guardar los pasos de importación como una especificación con nombre, accesible desde Importaciones guardadas.
P: ¿Qué ventaja ofrece la acción CancelarEvento en una macro incrustada en el evento Antes de actualizar de un formulario?
R: Cancela la actualización del registro, impidiendo que los datos se guarden si no se cumplen las condiciones de validación definidas en la macro.
P: ¿Cuándo se introdujeron las macros de datos (Data Macros) en Access?
R: En Access 2010.
P: ¿Qué acción de macro permite ejecutar directamente una instrucción SQL de acción (como DELETE o UPDATE) sin necesidad de crear una consulta?
R: EjecutarSQL.
13. FUNCIONES DE TEXTO EN EXPRESIONES DE INFORME
Los controles calculados de un informe pueden usar funciones de texto de Access para manipular cadenas de caracteres. Estas funciones son equivalentes a las de VBA y se usan con la misma sintaxis en el generador de expresiones.
13.1 Funciones de extracción de subcadenas
| Función | Sintaxis | Descripción | Ejemplo |
|---|
| Izq | =Izq([Campo]; n) | Devuelve los n primeros caracteres del campo (por la izquierda) | =Izq([NombreAlumno]; 1) devuelve la inicial del nombre |
| Der | =Der([Campo]; n) | Devuelve los n últimos caracteres del campo (por la derecha) | =Der([CodPostal]; 2) devuelve los dos últimos dígitos |
| Medio | =Medio([Campo]; inicio; longitud) | Devuelve una subcadena desde la posición inicio con la longitud indicada | =Medio([DNI]; 3; 5) extrae 5 caracteres a partir del tercer carácter |
Nota de examen:
Izq = caracteres desde la izquierda (inicio de la cadena).Der = caracteres desde la derecha (final de la cadena).Medio = subcadena desde una posición interior.- Para obtener la inicial de un nombre:
=Izq([NombreAlumno]; 1) (respuesta correcta).
- La numeración de posiciones comienza en 1 (no en 0).
13.2 Otras funciones de texto útiles en informes
| Función | Sintaxis | Descripción |
|---|
| Longitud | =Longitud([Campo]) | Número de caracteres del campo |
| LMayús | =LMayús([Campo]) | Convierte toda la cadena a mayúsculas |
| LMín | =LMín([Campo]) | Convierte toda la cadena a minúsculas |
| Recortar | =Recortar([Campo]) | Elimina espacios al inicio y al final |
| EsNulo | =EsNulo([Campo]) | Devuelve Verdadero si el campo está vacío/nulo |
| Nz | =Nz([Campo]; "valor") | Sustituye el valor nulo por el segundo argumento |
14. FUNCIONES DE FECHA Y HORA EN INFORMES
14.1 Funciones básicas de fecha
| Función | Sintaxis | Resultado |
|---|
| Fecha | =Fecha() | Fecha actual del sistema (sin hora) |
| Ahora | =Ahora() | Fecha y hora actuales del sistema |
| Año | =Año([Campo]) | Componente año del campo de tipo Fecha/Hora |
| Mes | =Mes([Campo]) | Componente mes (número del 1 al 12) |
| Día | =Día([Campo]) | Componente día del mes |
| DiaSem | =DiaSem([Campo]) | Día de la semana como número (1 = domingo, 7 = sábado) |
14.2 Función AgregFecha (añadir intervalo a una fecha)
La función AgregFecha (equivalente a DateAdd en VBA) calcula una nueva fecha sumando o restando un intervalo a una fecha dada. Es la función correcta cuando se necesita calcular una fecha futura o pasada.
Sintaxis:
=AgregFecha(intervalo; número; fecha)
| Argumento | Descripción |
|---|
intervalo | Tipo de intervalo (ver tabla siguiente) |
número | Cantidad de intervalos a añadir (negativo para restar) |
fecha | Fecha de referencia (puede ser un campo, Fecha(), etc.) |
Intervalos disponibles:
| Código | Intervalo |
|---|
"d" | Días |
"m" | Meses |
"yyyy" | Años |
"ww" | Semanas |
"q" | Trimestres |
"h" | Horas |
"n" | Minutos |
"s" | Segundos |
Ejemplo: Para calcular la fecha de un campo más 45 días:
=AgregFecha("d"; 45; [FechaContratacion])
Nota de examen: AgregFecha (no DifFecha, no Fecha, no EsFecha) es la función para añadir un intervalo a una fecha. DifFecha calcula la diferencia entre dos fechas.
14.3 Función DifFecha (diferencia entre fechas)
La función DifFecha calcula la diferencia entre dos fechas expresada en el tipo de intervalo indicado.
Sintaxis en Access (con punto y coma como separador de argumentos):
=DifFecha("intervalo"; fecha_inicio; fecha_fin)
Importante: en Access 365 en español, el separador de argumentos en las expresiones de controles es el punto y coma (;), no la coma. Esta es la sintaxis correcta para el Origen del control de un cuadro de texto.
Ejemplo: Días transcurridos desde la contratación hasta hoy:
=DifFecha("d"; [FechaContratacion]; Fecha())
Resultado: número entero de días entre la fecha de contratación y la fecha actual.
| Código | Diferencia calculada |
|---|
"d" | Días completos |
"m" | Meses completos |
"yyyy" | Años completos |
"ww" | Semanas completas |
14.4 Formatos de fecha aplicables a la función Ahora()
Cuando se inserta =Ahora() en un control de informe, el resultado depende del formato aplicado al control (propiedad Formato de la ficha Formato en el panel de propiedades):
| Formato aplicado | Resultado mostrado (ejemplo) |
|---|
| Fecha larga | miércoles, 7 de mayo de 2025 |
| Fecha media | 07-may-2025 |
| Fecha corta | 07/05/2025 |
| Hora larga | 14:32:05 |
| Hora media | 2:32 PM |
| Hora corta | 14:32 |
| Sin formato | 07/05/2025 14:32:05 |
Nota de examen: =Ahora() con formato Fecha larga muestra el día de la semana escrito, el número del día, el mes en texto y el año (por ejemplo: miércoles, 1 de mayo de 2024). Si solo se quiere la fecha sin hora, se usa =Fecha().
15. FUNCIÓN CONMUTADOR EN EXPRESIONES DE INFORME
La función Conmutador evalúa una lista de expresiones lógicas en orden y devuelve el valor correspondiente a la primera expresión que sea verdadera. Es equivalente a una cadena de Si/SiNo simplificada.
Sintaxis:
=Conmutador(expr1; valor1; expr2; valor2; ...; exprN; valorN)
Los argumentos se disponen en pares: (condición, valor a devolver). Se evalúan de izquierda a derecha y se devuelve el valor del primer par cuya condición sea verdadera.
Ejemplo para mostrar la moneda según el país:
=Conmutador([País]="UK"; "Libra"; [País]="USA"; "Dólar"; [País]="JP"; "Yen")
| Condición | Si es verdadera, devuelve |
|---|
[País]="UK" | "Libra" |
[País]="USA" | "Dólar" |
[País]="JP" | "Yen" |
Nota de examen:
- La función
Conmutador es la correcta para múltiples condiciones con múltiples valores de retorno.
- La sintaxis es siempre:
=Conmutador([Campo]="valor1"; "resultado1"; [Campo]="valor2"; "resultado2").
- Si ninguna condición es verdadera, devuelve
Nulo.
- No confundir con
Elegir, que selecciona por posición numérica (1, 2, 3...), no por condición booleana.
16. GRÁFICOS EN INFORMES DE ACCESS 365
16.1 Insertar un gráfico
En Access 365, se puede insertar un gráfico en un informe (o formulario) desde la pestaña Diseño > grupo Controles > botón Gráfico moderno (en versiones recientes) o mediante el control de gráfico heredado disponible en la cinta.
Origen de datos del gráfico: el gráfico puede basarse en:
- Una tabla de la base de datos.
- Una consulta de la base de datos.
- El propio origen del informe (tabla o consulta que usa el informe).
16.2 Tipos de gráfico disponibles en Access 365
Access 365 (con el control de gráfico moderno) ofrece los siguientes tipos de gráfico:
| Categoría | Tipos disponibles |
|---|
| Columna | Columna agrupada, Columna apilada, Columna 100% apilada |
| Barra | Barra agrupada, Barra apilada, Barra 100% apilada |
| Línea | Línea, Línea apilada, Línea 100% apilada |
| Circular | Circular (Pastel), con sus variantes |
| Área | Área, Área apilada, Área 100% apilada |
| Dispersión | Puntos de dispersión XY |
| Combinado | Mezcla de dos tipos (por ejemplo, columna + línea) |
| Cascada | Para mostrar valores incrementales y decrementales |
Tipos NO disponibles en Access 365:
- Radial (también llamado gráfico de araña o tela de araña): NO está disponible en Access.
- Sectores: este término hace referencia a un subtipo propio de herramientas como Excel; en Access el gráfico de sectores se llama Circular. Por tanto, si en un examen aparece "Sectores" como opción independiente de "Circular", "Sectores" es el que NO corresponde.
Nota de examen:
- Los tipos disponibles son: Columna, Barra, Línea, Circular, Área, Dispersión, Combinado.
- Radial NO está disponible.
- Sectores como nombre propio tampoco figura en la lista de Access (el equivalente es "Circular").
17. EVENTOS DE CONTROLES EN FORMULARIOS E INFORMES
17.1 Concepto de evento
Un evento es una acción reconocida por Access que ocurre en un objeto (formulario, informe o control) y a la que se puede asociar una macro o código VBA para ejecutarse en respuesta.
Los eventos se configuran en la ficha Evento del panel de propiedades del objeto.
17.2 Eventos del botón de comando
El control más habitual para ejecutar acciones en formularios es el Botón de comando. Sus eventos principales son:
| Evento | Nombre interno | Cuándo se dispara |
|---|
| Al hacer clic | onclick | Cuando el usuario hace clic en el botón |
| Al presionar tecla | onkeypress | Cuando se pulsa una tecla con el botón enfocado |
| Al recibir el enfoque | ongotfocus | Cuando el botón recibe el foco del teclado |
| Al perder el enfoque | onlostfocus | Cuando el botón pierde el foco |
El evento más importante: onclick (Al hacer clic). Es el evento estándar para asociar una macro o código VBA que se ejecuta cuando el usuario pulsa el botón.
Nota de examen: si se crea un botón en un formulario para que muestre un informe, la macro o el código VBA que llama a AbrirInforme debe asociarse al evento Al hacer clic (onclick) del botón.
17.3 Eventos de formulario más relevantes
| Evento | Cuándo se dispara | Uso típico |
|---|
| Al cargar | Cuando el formulario se abre y carga los datos | Inicializar controles, establecer valores por defecto |
| Al activar registro | Cuando el foco se mueve a un nuevo registro | Actualizar controles dependientes del registro actual |
| Antes de actualizar | Antes de guardar los cambios del registro en curso | Validar datos; usar CancelarEvento si la validación falla |
| Después de actualizar | Después de guardar los cambios del registro | Actualizar listas, registros relacionados |
| Al eliminar | Cuando el usuario solicita eliminar un registro | Confirmar o cancelar la eliminación |
| Al cerrar | Cuando el formulario se cierra | Limpiar variables, actualizar datos relacionados |
18. MÓDULOS VBA: TIPOS Y DIFERENCIAS
18.1 Concepto de módulo
Un módulo en Access es un objeto que contiene código escrito en Visual Basic para Aplicaciones (VBA). El código se organiza en subrutinas (Sub ... End Sub) y funciones (Function ... End Function).
El editor de VBA se abre con Alt+F11.
18.2 Tipos de módulos
Access dispone de tres tipos de módulos:
| Tipo | Nombre en inglés | Descripción | Visibilidad en el panel de navegación |
|---|
| Módulo estándar | Module | Contiene código de uso general, accesible desde cualquier parte de la base de datos (subrutinas y funciones globales, constantes, variables públicas) | Sí, aparece en la sección Módulos |
| Módulo de clase | Class Module | Define una clase de objeto personalizada con propiedades y métodos propios. Permite la programación orientada a objetos dentro de Access | Sí, aparece en la sección Módulos |
| Módulo de formulario / informe | Form/Report module | Asociado a un formulario o informe concreto; contiene el código de los eventos de ese objeto (procedimientos de evento) | No de forma independiente; se accede desde el diseño del formulario/informe |
18.3 Diferencia clave entre módulo estándar y módulo de clase
| Característica | Módulo estándar | Módulo de clase |
|---|
| Propósito | Funciones y subrutinas reutilizables en toda la BD | Definir tipos de objetos con propiedades y métodos |
| Instanciación | No se instancia (el código se llama directamente) | Se crea una instancia: Dim obj As New NombreClase |
| Uso típico | Utilidades, funciones de validación comunes, constantes globales | Encapsular lógica compleja en un objeto reutilizable |
| Keyword de acceso | Public / Private | Property Get, Property Let, Property Set para propiedades |
Nota de examen: si se necesita añadir un módulo de clase en Access, el lenguaje a usar es VBA (Visual Basic para Aplicaciones). Los módulos de clase NO se pueden crear con el generador visual de macros.
18.4 Ventana Inmediato del editor VBA
La Ventana Inmediato (accesible con Ctrl+G dentro del editor de VBA) permite ejecutar instrucciones VBA de forma interactiva, sin necesidad de crear una subrutina. Es útil para:
- Probar expresiones y funciones rápidamente.
- Depurar código comprobando valores de variables.
- Ejecutar sentencias SQL o llamar a funciones de la BD.
19. CATEGORÍA "COMANDOS DEL SISTEMA" EN EL CATÁLOGO DE ACCIONES
La categoría Comandos del sistema del Catálogo de acciones contiene las acciones relacionadas con operaciones del sistema operativo y del entorno de Access:
| Acción | Descripción |
|---|
| Bip | Emite un pitido de aviso a través del altavoz del equipo. No tiene argumentos. |
| EjecutarAplicación | Ejecuta una aplicación externa de Windows (por ejemplo, abre el Bloc de notas o un programa externo). |
| Shell | Ejecuta un comando del sistema operativo (equivale al comando Shell de la línea de comandos). |
| EnviarTeclas | Envía pulsaciones de teclado a la ventana activa (Access u otra aplicación). |
Nota de examen clave:
- La acción Bip (para emitir un sonido de alerta) se encuentra en la categoría Comandos del sistema, NO en "Comandos de interfaz de usuario" ni en "Flujo de programa".
- La acción CuadroDeMensaje (para mostrar un cuadro de mensaje) se encuentra en Comandos de interfaz de usuario.
- Esta distinción es frecuente en preguntas de examen que preguntan por la categoría correcta de cada acción.
Resumen de ubicación de acciones por categoría (preguntas frecuentes):
| Acción | Categoría en el Catálogo |
|---|
Bip | Comandos del sistema |
CuadroDeMensaje | Comandos de interfaz de usuario |
Si / SiNo / EnCasoDeError | Flujo de programa |
AbrirFormulario / AbrirInforme | Comandos de interfaz de usuario |
EjecutarSQL | Administración de datos |
IrARegistro / BuscarRegistro | Comandos de interfaz de usuario |
EjecutarMacro | Flujo de programa |
EjecutarCódigo | Flujo de programa |
20. DIVISOR DE BASES DE DATOS
20.1 Qué es el Divisor de bases de datos
El Divisor de bases de datos es un asistente de Access que divide una base de datos en dos archivos separados:
- Base de datos back-end (datos): contiene únicamente las tablas con todos los datos. Suele ubicarse en una unidad de red compartida.
- Base de datos front-end (interfaz): contiene los formularios, informes, consultas, macros y módulos. Cada usuario del equipo tiene su copia del front-end. El front-end accede a los datos del back-end mediante tablas vinculadas.
Ruta de acceso: Herramientas de base de datos > grupo Mover datos > Base de datos de Access (Divisor de BD).
20.2 Ventajas del divisor
| Ventaja | Descripción |
|---|
| Multiusuario | Varios usuarios pueden trabajar simultáneamente con los datos del back-end sin conflictos |
| Actualizaciones sencillas | El front-end puede actualizarse (nuevos formularios, informes) sin interrumpir los datos |
| Protección de datos | El archivo de datos (back-end) puede protegerse por separado |
| Rendimiento | El front-end local es más rápido; solo los datos viajan por la red |
20.3 Funcionamiento
Al ejecutar el Divisor:
- Access crea un nuevo archivo .accdb que contiene solo las tablas (back-end).
- Las tablas de la base de datos original se eliminan y se reemplazan por vínculos (tablas enlazadas con icono de flecha) al archivo back-end.
- La base de datos original conserva todos los demás objetos y se convierte en el front-end.
Nota de examen: el Divisor de bases de datos mueve las tablas a un back-end y sustituye las tablas originales por vínculos. NO divide las tablas en dos partes por criterios de contenido (eso no existe en Access).
21. PROPIEDAD AllowBypassKey
21.1 Qué es
La propiedad AllowBypassKey de la base de datos controla si el usuario puede pulsar la tecla Mayúsculas (Shift) al abrir la base de datos para omitir:
- La ejecución de la macro AutoExec.
- La apertura del formulario definido en las Opciones de inicio ("Mostrar formulario").
- Las restricciones de navegación establecidas en las Opciones de inicio.
21.2 Valores y efecto
| Valor | Efecto |
|---|
| True (predeterminado) | El usuario puede pulsar Mayúsculas al abrir para saltarse AutoExec y las opciones de inicio |
| False | La tecla Mayúsculas al abrir queda desactivada; AutoExec y las opciones de inicio se ejecutan siempre |
21.3 Cómo establecerla
No se puede establecer desde la interfaz gráfica de Access directamente. Debe hacerse mediante código VBA desde la Ventana Inmediato o desde un módulo:
Application.SetOption "AllowBypassKey", False
O mediante la creación de una propiedad personalizada en la colección Properties de la base de datos:
Dim db As DAO.Database
Set db = CurrentDb()
db.Properties("AllowBypassKey") = False
21.4 Propósito de seguridad
Establecer AllowBypassKey = False es una medida de seguridad habitual en aplicaciones Access distribuidas, para impedir que usuarios avanzados:
- Accedan al panel de navegación (si está oculto en las opciones de inicio).
- Modifiquen el diseño de los objetos.
- Ejecuten macros o consultas no previstas.
Nota de examen:
- La propiedad que evita que el usuario omita la configuración de inicio y AutoExec es AllowBypassKey establecida a False.
- NO existe una opción visual directa en el menú; se establece por código VBA.
22. OPCIONES DE INICIO DE LA BASE DE DATOS
Access permite configurar un conjunto de opciones que determinan cómo se comporta la base de datos al abrirse, desde Archivo > Opciones > Base de datos actual:
| Opción | Descripción |
|---|
| Título de la aplicación | Texto que aparece en la barra de título de la ventana de Access |
| Icono de la aplicación | Archivo de icono (.ico) que se muestra en la barra de título y en la barra de tareas |
| Mostrar formulario | Formulario que se abre automáticamente al iniciar la base de datos |
| Mostrar barra de estado | Muestra u oculta la barra de estado inferior |
| Mostrar panel de navegación | Si está desactivado, oculta el panel de navegación (el usuario no ve las tablas, formularios, etc.) |
| Compactar al cerrar | Ejecuta Compactar y reparar automáticamente cada vez que se cierra la BD |
| Habilitar acceso completo a menús | Si está desactivado, oculta opciones avanzadas de los menús (especialmente las de diseño) |
| Usar acceso especial a teclas | Controla si están activas teclas como F11 (panel de navegación), Ctrl+G (VBA) y Alt+F11 (editor VBA) |
Relación con AllowBypassKey: incluso con estas opciones configuradas (formulario de inicio, panel oculto, etc.), si AllowBypassKey = True el usuario puede pulsar Mayúsculas al abrir y saltarse toda la configuración. Establecer AllowBypassKey = False garantiza que la configuración de inicio no pueda omitirse.
23. EXPRESIONES DE NUMERACIÓN DE PÁGINA EN INFORMES
23.1 Variables de página disponibles
En los controles calculados de un informe, Access proporciona dos variables especiales para la paginación:
| Variable | Descripción | Equivalente en inglés |
|---|
[Página] | Número de la página actual | [Page] |
[Páginas] | Número total de páginas del informe | [Pages] |
23.2 Expresiones de numeración habituales
| Expresión | Resultado en Vista preliminar |
|---|
=[Página] | 1, 2, 3... (solo el número de página) |
=[Páginas] | Número total de páginas |
="Página " & [Página] & " de " & [Páginas] | Página 1 de 4, Página 2 de 4... |
=[Página] & " de " & [Páginas] | 1 de 4, 2 de 4... |
Nota de examen: la expresión ="Página " & [Page] & " de " & [Pages] (con los nombres en inglés Page y Pages) produce exactamente el mismo resultado que con los nombres en español, porque Access reconoce ambas variantes. El resultado en Vista preliminar es, por ejemplo, Página 1 de 4.
La pregunta del examen (Q85) presenta la expresión ="Página " & [Page] & " de " & [Pages] y pregunta qué se mostrará. La respuesta correcta es Página 1 de 4 (donde 1 es el número de la página actual y 4 el total de páginas del informe).
24. FORMATOS DE EXPORTACIÓN DISPONIBLES DESDE VISTA PRELIMINAR
Desde la Vista preliminar de un informe, la cinta de opciones muestra la pestaña Vista preliminar con el grupo Datos que permite exportar directamente. Los formatos disponibles son:
| Formato | Disponible |
|---|
| PDF o XPS | Sí |
| Excel | Sí |
| Texto | Sí |
| XML | Sí |
| Word (RTF) | Sí |
| Más > HTML | Sí |
| Más > Lista de SharePoint | Sí |
| Visio | No |
| PowerPoint | No de forma directa |
Nota de examen: Visio NO es un formato de exportación disponible desde Access (ni desde Vista preliminar ni desde la pestaña Datos externos). Si en un examen se pregunta qué formato NO está disponible entre PDF, Excel, Word y Visio, la respuesta es Visio.
25. PREGUNTAS TIPO TEST ADICIONALES (SECCIONES 13-24)
P: ¿Qué función de texto devuelve los primeros n caracteres de un campo?
R: Izq([Campo]; n).
P: ¿Qué expresión obtiene la inicial de un campo NombreAlumno?
R: =Izq([NombreAlumno]; 1).
P: ¿Qué función de texto extrae caracteres desde una posición interior de la cadena?
R: Medio([Campo]; posición_inicio; longitud).
P: ¿Qué función permite calcular una fecha futura sumando 45 días a un campo de fecha?
R: =AgregFecha("d"; 45; [FechaContratacion]).
P: ¿Qué función calcula la diferencia en días entre dos fechas?
R: =DifFecha("d"; [FechaInicio]; [FechaFin]).
P: ¿Qué resultado devuelve =Ahora() con el formato Fecha larga aplicado al control?
R: El día de la semana escrito, el número del día, el mes y el año; por ejemplo: miércoles, 1 de mayo de 2024.
P: ¿Qué función evalúa varias condiciones y devuelve el valor correspondiente a la primera verdadera?
R: Conmutador.
P: ¿Cuál es la sintaxis correcta de Conmutador para devolver "Libra" si el país es "UK" y "Dólar" si es "USA"?
R: =Conmutador([País]="UK"; "Libra"; [País]="USA"; "Dólar").
P: ¿Qué tipos de gráfico están disponibles en informes de Access 365?
R: Columna, Barra, Línea, Circular, Área, Dispersión y Combinado. El tipo Radial NO está disponible.
P: ¿Qué evento del botón de comando se usa para ejecutar una macro cuando el usuario pulsa el botón?
R: El evento Al hacer clic (onclick).
P: ¿Qué tipo de módulo VBA define clases de objetos personalizadas con propiedades y métodos?
R: El módulo de clase (Class Module).
P: ¿Qué lenguaje se usa para añadir un módulo de clase en Access?
R: VBA (Visual Basic para Aplicaciones).
P: ¿En qué categoría del Catálogo de acciones se encuentra la acción Bip?
R: En Comandos del sistema.
P: ¿Qué expresión muestra "Página 3 de 10" en un pie de página de informe?
R: ="Página " & [Página] & " de " & [Páginas].
P: ¿Qué formato de exportación NO está disponible en Access desde Vista preliminar: PDF, Excel, Word o Visio?
R: Visio no está disponible como formato de exportación en Access.
P: ¿Qué propiedad de la base de datos debe ponerse a False para que el usuario no pueda omitir AutoExec con la tecla Mayúsculas?
R: La propiedad AllowBypassKey.
P: ¿Qué hace el Divisor de bases de datos en Access?
R: Divide la base de datos en dos archivos: un back-end con las tablas (en red compartida) y un front-end con formularios, informes y consultas (en el equipo local), conectados mediante tablas vinculadas.
P: ¿Cuál es el evento estándar de un botón de comando para ejecutar una acción al pulsarlo?
R: El evento Al hacer clic (onclick).
P: ¿Desde qué categoría del Catálogo de acciones se puede emitir un sonido en una macro de Access?
R: Desde Comandos del sistema, usando la acción Bip.
Orígenes de datos NO compatibles para importación directa en Access 365
Access puede importar desde muchos orígenes, pero hay formatos que no aparecen en el asistente de importación nativo y que el examen pregunta como respuesta incorrecta:
| Origen | ¿Importable nativamente? | Notas |
|---|
| Microsoft Excel (.xlsx, .xls) | Sí | Soporte nativo |
| Texto delimitado / CSV | Sí | Soporte nativo |
| XML | Sí | Soporte nativo |
| HTML (tabla) | Sí | Soporte nativo |
| Otra BD de Access (.accdb, .mdb) | Sí | Soporte nativo |
| ODBC (SQL Server, Oracle...) | Sí | Mediante controlador ODBC |
| LibreOffice Base (.odb) | No | No es un formato reconocido por Access 365 |
| Documentos OpenDocument (.ods, .odt) | No | Access no incluye soporte nativo para OpenDocument |
| PDF | No | Access no puede leer el contenido de un PDF directamente |
| Word (.docx) | No | No es un origen de datos tabular compatible |
Para el examen: LibreOffice Base y los documentos OpenDocument (.ods, .odt) no son compatibles para importación directa en Access 365. Son la respuesta incorrecta cuando aparecen como opción junto a formatos sí compatibles (Excel, CSV, XML, HTML).
Controles calculados en informes — sintaxis exacta con =Sum()
En un informe de Access, los controles calculados se definen en la propiedad Origen del control del cuadro de texto, precediendo siempre la expresión con el signo igual (=):
Funciones de agregado (van en secciones de pie)
| Expresión | Resultado |
|---|
| =Sum([VentasAnuales]) | Suma total del campo VentasAnuales |
| =Avg([VentasAnuales]) | Promedio |
| =Count([VentasAnuales]) | Cuenta de registros con valor no nulo |
| =Max([VentasAnuales]) | Valor máximo |
| =Min([VentasAnuales]) | Valor mínimo |
| =Sum([Cantidad]*[PrecioUnitario]) | Suma de expresión calculada |
Regla importante: Las funciones Sum(), Avg(), Count(), Max(), Min() solo devuelven el resultado correcto cuando el control está en una sección de pie (pie de grupo, pie de página o pie del informe). En la sección Detalle calculan sobre el registro actual únicamente.
Funciones de texto en campos calculados de informe
| Expresión | Resultado |
|---|
| =Izq([NombreAlumno]; 1) | Primera letra del nombre |
| =Der([NombreAlumno]; 3) | Últimos 3 caracteres |
| =Largo([NombreAlumno]) | Número de caracteres del nombre |
| =[Nombre] & " " & [Apellido] | Concatenación de dos campos |
| =Conmutador([Pais]="UK";"Libra";[Pais]="USA";"Dolar";Verdad;"Euro") | Valor condicional según campo |
Nota: El separador de argumentos en Access español es el punto y coma (;). En versiones en inglés se usa la coma (,).