Tema 12: Documentació administrativa

El objeto de la presente Ley es impulsar la gestión y garantizar la preservación de la documentación de Cataluña, tanto pública como privada, de acuerdo con sus valores, para ponerla al servicio de los intereses generales; establecer los derechos y deberes de los que son titulares de los mismos, así como de los ciudadanos en relación a dicha documentación, y regular el Sistema de Archivos de Cataluña.

A efectos de la presente Ley, se entiende por:

a) Documento: Los bienes definidos por el artículo 19.1 de la Ley 9/1993, de 30 de septiembre, del Patrimonio Cultural Catalán.

b) Fondo documental: El conjunto orgánico de documentos reunidos en un proceso natural que han sido generados o recibidos por una persona física o jurídica, pública o privada, a lo largo de su existencia y en el ejercicio de las actividades y las funciones que le son propias.

c) Colección documental: El conjunto no orgánico de documentos que se reúnen y se ordenan en función de criterios subjetivos o de conservación. d) Archivo: El organismo o la institución desde donde se realizan específicamente funciones de organización, de tutela, de gestión, de descripción, de conservación y de difusión de documentos y fondos documentales. También se entiende por archivo el fondo o el conjunto de fondo documentales.

e) Sistema de gestión documental: el conjunto de operaciones y técnicas, integradas en la gestión administrativa general, basadas en el análisis de la producción, tramitación y valor de los documentos, cuya finalidad es controlar de forma eficiente y sistemática la creación, recepción, mantenimiento, uso, conservación y eliminación o transferencia de los documentos.

f) Documentación de Cataluña: Los documentos producidos o recibidos en Cataluña por cualquier persona o entidad, pública o privada.

g) Patrimonio documental: El conjunto integrado por los documentos citados por el artículo 19.2, 3 y 4 de la Ley 9/1993, del Patrimonio Cultural Catalán. Lo son también los documentos de las instituciones catalanas medievales y del antiguo régimen vinculadas a la Corona y los de las administraciones de carácter señorial y jurisdiccional, singularmente los documentos incluidos en los fondos que por los procesos de desamortización son de propiedad pública.

h) Documentación en fase activa: La documentación administrativa que una unidad tramita o utiliza habitualmente en sus actividades.

i) Documentación en fase semiactiva: La documentación administrativa que, una vez concluida la tramitación ordinaria, no es utilizada de forma habitual por la unidad que la ha producido en su actividad.

j) Documentación inactiva o histórica: La documentación administrativa que, una vez concluida la vigencia administrativa inmediata, posee valores primordialmente de carácter cultural o informativo.

1. Forman el ámbito de aplicación de la presente Ley todos los documentos de titularidad pública de Cataluña, los documentos privados que integran o pueden integrar el patrimonio documental catalán, los archivos situados en el ámbito territorial de Cataluña y los órganos administrativos que les prestan apoyo.

2. Los archivos de titularidad estatal, incluidos los integrados en el Sistema de Archivos de Cataluña, se rigen por la legislación estatal.

1. Todas las Administraciones Públicas están obligadas a colaborar en la consecución de los objetivos de la presente Ley.

Los archivos que integran el Sistema de Archivos de Cataluña han de programar sus actuaciones considerando que pertenecen al mismo.

2. El Departamento de Cultura ha de impulsar la coordinación de los archivos integrantes del Sistema de Archivos de Cataluña, mediante todos los recursos que estén a su alcance, y ha de velar por la aplicación de un único sistema de gestión documental en cada una de las Administraciones e instituciones públicas de Cataluña.

3. En la medida de sus posibilidades, los archivos deben facilitarse recíprocamente el uso de medios técnicos, de recursos y de información para conseguir el mayor grado de eficacia y la optimización de los recursos públicos. El Departamento de Cultura ha de velar para que se cumpla esta disposición.

Las administraciones públicas deben promover de forma activa el uso de las tecnologías de la información y la comunicación para dotarse de un sistema de información común e interoperable que garantice que el tratamiento de la documentación, en todos sus aspectos de gestión documental, preservación y difusión de los documentos, cumpla la finalidad de ponerlos al alcance de los usuarios y de los ciudadanos.

1. A efectos de la presente Ley, son documentos públicos los que producen o reciben en el ejercicio de sus funciones:

a) El Presidente, el Gobierno y la Administración de la Generalidad.

b) El Parlamento de Cataluña, el Síndic de Greuges, la Sindicatura de Cuentas y el Consejo Consultivo y todas las demás instituciones de la Generalidad no dependientes de su Administración.

c) Las Administraciones Locales.

d) Los órganos con sede en Cataluña de la Administración General y de los poderes del Estado.

e) Los órganos con sede en Cataluña de la Unión Europea y de instituciones públicas internacionales.

f) Las Entidades de Derecho Público o Privado vinculadas a cualquiera de las administraciones públicas o que dependen de ellas.

g) Las empresas y las instituciones privadas concesionarias de servicios públicos, en lo que se refiere a estas concesiones.

h) Los fedatarios y los registros públicos.

i) Las corporaciones privadas de Derecho Público.

j) Las personas y las entidades privadas que ejercen funciones públicas, en lo que se refiere a estas funciones.

k) Cualquier entidad pública o entidad dependiente de una entidad pública no incluida en las letras precedentes.

2. Se consideran incluidos en la enumeración del apartado 1 los documentos producidos o recibidos por las personas físicas que ocupan cargos políticos en instituciones públicas, siempre que estos documentos tengan relación con las funciones administrativas o políticas propias del cargo.

1. Todas las administraciones y entidades titulares de documentos públicos deben disponer de un único sistema de gestión documental que garantice el correcto tratamiento de los documentos en las fases activa, semiactiva e inactiva y que permita cumplir con las obligaciones de transparencia.

2. Con independencia de las técnicas o los soportes utilizados, todos los documentos públicos han de tener garantizadas la autenticidad y la integridad de los contenidos, así como la conservación y, si es procedente, la confidencialidad.

3. Una vez concluida la fase activa, los documentos públicos deben transferirse al correspondiente archivo. Si se decide su conservación permanente, de acuerdo con lo que dispone el artículo 9, los documentos deben reunirse en el archivo histórico pertinente.

4. Las Administraciones y las entidades titulares de documentos públicos, y específicamente los órganos responsables de custodiarlos, deben hacer posible el acceso a los mismos y entregar una copia o un certificado de los mismos a las personas que en cada caso tengan derecho a ello. En cualquier caso, es preciso garantizar el derecho a la intimidad personal y la reserva de los datos protegidos por la Ley.

5. Las Administraciones y las entidades titulares de documentos públicos han de destinar los recursos necesarios para conseguir el tratamiento de sus documentos en el grado que la Ley exige y que los derechos de los ciudadanos justifican.

6. En caso de incumplimiento de las obligaciones establecidas por los apartados 1, 2 y 3, el Departamento de Cultura puede acordar el ingreso temporal de los documentos en otro archivo público, a cargo de la Administración o la entidad infractora.

La organización, la evaluación y la conservación de los documentos públicos y el acceso a los mismos son responsabilidad directa de los respectivos titulares. En caso de que las administraciones o las entidades titulares de documentos públicos contraten tareas relativas a estas funciones con empresas privadas deben reservarse la definición del sistema de gestión documental y la dirección y la supervisión de la actividad contratada.

Una vez concluidas las fases activa y semiactiva, debe aplicarse a todos los documentos públicos la normativa de evaluación, en base a la cual se determina su conservación, en razón del valor cultural, informativo o jurídico, o bien su eliminación. Ningún documento público puede ser eliminado si no se siguen la normativa y el procedimiento establecidos reglamentariamente.

1. En caso de supresión o traspaso de un Ente u Organismo Público, sus documentos deben incorporarse al archivo de la Administración Pública que asuma sus funciones. Si no hay ninguna Administración que las asuma, los documentos deben incorporarse a un archivo de la Administración Pública de la que dependía el Organismo suprimido o traspasado. Si no se da ninguna de estas circunstancias, los documentos deben pasar al archivo que determine el Departamento de Cultura.

2. El traspaso parcial de funciones de un Ente u Organismo Público a otro conlleva también el traspaso de los correspondientes documentos que tengan vigencia administrativa. El traspaso de documentos debe formalizarse mediante un acta.

3. Los documentos producidos o recibidos por los cargos políticos que, al cesar en sus funciones, no se hallen en el correspondiente archivo deben entregarse a quien les suceda en el cargo o deben ingresarse en el archivo de la Administración o Ente pertinente.

Cuando un Organismo Público o un Ente que dependa del mismo pase a ser de naturaleza privada o pierda la dependencia pública, la documentación anterior al cambio de naturaleza o de dependencia mantiene la titularidad pública. Dicha documentación, si es de conservación permanente, debe transferirse al archivo de la Administración Pública de la que dependía el Organismo o el Ente, o bien al que determine el Departamento de Cultura. Excepcionalmente, la Administración titular, si se garantizan las disposiciones de los artículos 7 y 8, puede acordar que la documentación siga siendo custodiada por el Organismo o Ente que haya sido objeto de privatización.

1. Los documentos públicos no pueden ser alienados ni embargados, y los derechos de quienes son titulares de los mismos no prescriben.

2. Cuando los titulares de documentos públicos tengan conocimiento de la existencia de documentos propios en posesión de terceros deben tomar las medidas legales pertinentes para recuperarlos.

Los titulares de documentos privados que formen parte del patrimonio documental tienen, además de las establecidas por la Ley 9/1993, del Patrimonio Cultural Catalán, las siguientes obligaciones:

a) Tenerlos ordenados e inventariados. Debe entregarse una copia del inventario al Departamento de Cultura.

b) Conservarlos íntegramente y no desmembrar los fondos sin autorización previa del Departamento de Cultura.

c) Permitir el acceso a los mismos a las personas que acrediten documentalmente la condición de investigadoras. Para dar cumplimiento a esta obligación, el titular del documento tiene derecho a depositarlo temporalmente y sin coste en un archivo público del Sistema de Archivos de Cataluña.

d) Comunicar previamente al Departamento de Cultura cualquier cambio en la titularidad o en la posesión de los documentos.

e) No eliminarlos sin autorización previa de la Comisión Nacional de Acceso, Evaluación y Selección Documental, excepto en los supuestos en los que por reglamento se establezca otro procedimiento.

1. Los propietarios de documentos privados pueden depositarlos en un archivo público. Si en el acuerdo de depósito no consta nada en contra, el archivo queda autorizado a:

a) Tratar archivísticamente los documentos, siguiendo los procesos y las técnicas habituales del centro.

b) Facilitar la difusión de los documentos con finalidades culturales.

c) Facilitar el acceso a los documentos en las condiciones generales aplicables a la documentación pública.

2. Las Administraciones Públicas pueden establecer sistemas de compensación por el tratamiento archivístico y el depósito de fondos documentales privados, en especial si el titular del fondo rescinde el depósito.

3. En caso de incumplimiento de las obligaciones establecidas por el artículo 13, el Departamento de Cultura puede acordar el ingreso temporal de documentos privados en un archivo público, a fin de garantizar la preservación de sus valores y asegurar el cumplimiento de su función social. En estos casos el archivo puede realizar, sin necesidad de autorización del titular del fondo, las actuaciones establecidas por el apartado 1.

1. El Departamento de Cultura ha de prestar apoyo técnico a la gestión documental de las entidades sin ánimo de lucro que dispongan de un patrimonio documental de especial relieve.

2. Los preceptos de la presente Ley que regulan los archivos y los documentos privados son aplicables a los archivos y los documentos de la Iglesia Católica. En cualquier caso, en relación a dichos archivos y documentos, debe respetarse lo que establecen los acuerdos entre el Estado español y la Santa Sede. Antes de adoptar cualquier resolución que afecte a los archivos de la Iglesia Católica, la Administración de la Generalidad ha de informar a la Comisión Mixta a la que se refiere el artículo 4.2 de la Ley 9/1993, del Patrimonio Cultural Catalán.