Tema 12: Documentació administrativa

EL PRESIDENTE DE LA GENERALIDAD DE CATALUÑA

Sea notorio a todos los ciudadanos que el Parlamento de Cataluña ha aprobado y yo, en nombre del Rey y de acuerdo con lo que establece el artículo 33.2 del Estatuto de Autonomía de Cataluña, promulgo la siguiente Ley 10/2001, de 13 de julio, de Archivos y Documentos.

PREÁMBULO

En el año 1985 el Parlamento de Cataluña aprobó la Ley 6/1985, de 26 de abril, de Archivos, que desarrollaba las competencias que en materia de patrimonio documental y de archivos reconoce el artículo 9.5 y 6 del Estatuto de Autonomía a la Generalidad de Cataluña. Dicha Ley se proponía conservar, inventariar y difundir el patrimonio documental de Cataluña y hacer compatible, en lo referente a la documentación privada, el derecho de propiedad reconocido por la Constitución con las exigencias del interés general.

Cuando fue aprobada la Ley de Archivos, la situación de los archivos y del patrimonio documental catalán ponía de manifiesto unos déficit crónicos derivados de la actuación insuficiente del Estado en esta materia y de la inexistencia, durante muchos años, de unas instituciones de gobierno catalanas y, por lo tanto, de una política propia en este ámbito.

Es un hecho reconocido fuera de Cataluña que ésta cuenta hoy en día con un buen desarrollo normativo en esta materia y que se ha dotado de un sistema genuino e innovador. En el transcurso de los quince años de vigencia de la Ley 6/1985, de Archivos, el país ha evolucionado institucionalmente y se ha dotado de nuevos organismos y de infraestructuras culturales. En estos años casi se ha multiplicado por diez el número de archivos existentes en Cataluña, fundamentalmente a través de la actuación de la Generalidad y la Administración Local. La Generalidad ha creado los archivos centrales de sus departamentos y organismos, ha recibido el traspaso de los archivos provinciales y ha desplegado por el territorio la Red de Archivos Históricos Comarcales. Al mismo tiempo, las Administraciones Locales han hecho un importante esfuerzo de creación de archivos en los correspondientes ámbitos territoriales y competenciales. El Archivo Nacional de Cataluña, creado en el año 1980, ha pasado a ser la infraestructura archivística principal del país. Aún queda pendiente, sin embargo, la adaptación al marco estatutario del régimen jurídico del denominado Archivo de la Corona de Aragón, que contiene los fondos más importantes para la historia de la Cataluña medieval y moderna. Igualmente, queda todavía pendiente el retorno a Cataluña de fondos documentales extraídos y expoliados después de la guerra de 1936-1939, al amparo de la legislación o la actuación de gobiernos no democráticos y de las instituciones que de ellos dependían.

Otros factores importantes en la transformación del panorama archivístico catalán de los últimos años ha sido la progresiva implantación de una política catalana de patrimonio cultural, la renovación radical de la archivística catalana y la configuración de una Administración Pública transparente y democrática al servicio de los ciudadanos. En este período las Administraciones Públicas han adquirido conciencia plena de la importancia de la gestión documental y de la correcta organización de los archivos como elementos clave de la gestión administrativa, de los servicios que prestan a los ciudadanos y de la conservación y la utilización social del patrimonio documental. Las Administraciones han asumido la existencia de los archivos como un órgano más de su organización y como un resorte básico de los diversos servicios culturales que ofrecen a los ciudadanos. Tampoco puede obviarse, en este mismo período, el desarrollo constante y progresivo de las tecnologías de la información y la comunicación (TIC), que han tenido y seguirán teniendo su influencia en la gestión documental y los archivos.

Las necesidades de la Administración y las demandas provenientes de la sociedad, del mundo de la investigación y de los mismos profesionales de los archivos exigen la aprobación de un nuevo texto legal que, reconociendo las aportaciones principales de la Ley precedente, la enriquezca y cree un marco jurídico adecuado a la realidad actual. Esta necesidad se ha manifestado de forma especial a partir de la promulgación de la Ley 9/1993, de 30 de septiembre, del Patrimonio Cultural Catalán, concebida como marco de referencia de las distintas normas sectoriales de ordenación de cada ámbito específico de la cultura catalana. En este sentido, los archivos no son solamente una de las fuentes primarias y primordiales de información para preservar la memoria histórica de Cataluña, sino que son también la base que debe hacer posible un sistema de gestión de los documentos y de la información de las Administraciones Públicas, sistema que debe servir también como modelo para las instituciones y las empresas privadas. Es preciso tener presente que los documentos que hoy se crean son la información del mañana; por lo tanto, el archivo debe incidir en todos los ámbitos de los procesos que conciernen a los documentos, desde que se han concebido hasta que se eliminan o se decide conservarlos permanentemente.

La presente Ley se propone asegurar que la documentación de Cataluña cumpla las funciones y los objetivos que interesan a la sociedad. Considera los documentos como fuente de información. Muchos de ellos integran, o pasarán a integrar, el patrimonio documental catalán y constituyen, o constituirán, la memoria de la nación. La Ley entiende también que muchos documentos acreditan derechos y deberes de los ciudadanos, de las entidades y de las Administraciones Públicas y que, en este sentido, tienen un papel relevante en sus relaciones. Reconoce que el acceso a los documentos públicos es un derecho que tiene cualquier persona, independientemente de la nacionalidad, de la condición o de la función que tenga, derecho que solamente puede denegarse en aplicación de las limitaciones establecidas legalmente.

Asimismo, la Ley considera que para las Administraciones Públicas la gestión correcta de los documentos es esencial por cuanto se refiere a la seguridad jurídica y a la actuación eficaz y transparente y con apertura a la participación ciudadana.

Los preceptos de la presente Ley relativos al patrimonio documental deben enmarcarse en la regulación general establecida por la Ley 9/1993, del Patrimonio Cultural Catalán. Igualmente, la regulación del derecho de acceso a los documentos se inscribe en el marco general que sobre esta materia establece la Ley del Estado 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.

Los ejes principales de la presente Ley son los siguientes:

a) La contribución al establecimiento del régimen jurídico aplicable a los documentos públicos y a los documentos privados.

b) El reconocimiento de las actuaciones de las Administraciones Catalanas en materia de archivos. Respetando la competencia superior que corresponde a la Administración de la Generalidad, constituye un objetivo fundamental de este nuevo texto legal la incorporación de las distintas Administraciones Públicas para que colaboren en las tareas de protección y difusión del patrimonio documental y se responsabilicen de las mismas.

c) La regulación de los archivos existentes en Cataluña, especialmente de los archivos de las Administraciones Públicas.

d) El establecimiento de una normativa básica común a todos los archivos del país.

e) La regulación del derecho de acceso a los documentos integrantes del patrimonio documental catalán.

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El objeto de la presente Ley es impulsar la gestión y garantizar la preservación de la documentación de Cataluña, tanto pública como privada, de acuerdo con sus valores, para ponerla al servicio de los intereses generales; establecer los derechos y deberes de los que son titulares de los mismos, así como de los ciudadanos en relación a dicha documentación, y regular el Sistema de Archivos de Cataluña.

A efectos de la presente Ley, se entiende por:

a) Documento: Los bienes definidos por el artículo 19.1 de la Ley 9/1993, de 30 de septiembre, del Patrimonio Cultural Catalán.

b) Fondo documental: El conjunto orgánico de documentos reunidos en un proceso natural que han sido generados o recibidos por una persona física o jurídica, pública o privada, a lo largo de su existencia y en el ejercicio de las actividades y las funciones que le son propias.

c) Colección documental: El conjunto no orgánico de documentos que se reúnen y se ordenan en función de criterios subjetivos o de conservación. d) Archivo: El organismo o la institución desde donde se realizan específicamente funciones de organización, de tutela, de gestión, de descripción, de conservación y de difusión de documentos y fondos documentales. También se entiende por archivo el fondo o el conjunto de fondo documentales.

e) Sistema de gestión documental: el conjunto de operaciones y técnicas, integradas en la gestión administrativa general, basadas en el análisis de la producción, tramitación y valor de los documentos, cuya finalidad es controlar de forma eficiente y sistemática la creación, recepción, mantenimiento, uso, conservación y eliminación o transferencia de los documentos.

f) Documentación de Cataluña: Los documentos producidos o recibidos en Cataluña por cualquier persona o entidad, pública o privada.

g) Patrimonio documental: El conjunto integrado por los documentos citados por el artículo 19.2, 3 y 4 de la Ley 9/1993, del Patrimonio Cultural Catalán. Lo son también los documentos de las instituciones catalanas medievales y del antiguo régimen vinculadas a la Corona y los de las administraciones de carácter señorial y jurisdiccional, singularmente los documentos incluidos en los fondos que por los procesos de desamortización son de propiedad pública.

h) Documentación en fase activa: La documentación administrativa que una unidad tramita o utiliza habitualmente en sus actividades.

i) Documentación en fase semiactiva: La documentación administrativa que, una vez concluida la tramitación ordinaria, no es utilizada de forma habitual por la unidad que la ha producido en su actividad.

j) Documentación inactiva o histórica: La documentación administrativa que, una vez concluida la vigencia administrativa inmediata, posee valores primordialmente de carácter cultural o informativo.

1. Forman el ámbito de aplicación de la presente Ley todos los documentos de titularidad pública de Cataluña, los documentos privados que integran o pueden integrar el patrimonio documental catalán, los archivos situados en el ámbito territorial de Cataluña y los órganos administrativos que les prestan apoyo.

2. Los archivos de titularidad estatal, incluidos los integrados en el Sistema de Archivos de Cataluña, se rigen por la legislación estatal.

1. Todas las Administraciones Públicas están obligadas a colaborar en la consecución de los objetivos de la presente Ley.

Los archivos que integran el Sistema de Archivos de Cataluña han de programar sus actuaciones considerando que pertenecen al mismo.

2. El Departamento de Cultura ha de impulsar la coordinación de los archivos integrantes del Sistema de Archivos de Cataluña, mediante todos los recursos que estén a su alcance, y ha de velar por la aplicación de un único sistema de gestión documental en cada una de las Administraciones e instituciones públicas de Cataluña.

3. En la medida de sus posibilidades, los archivos deben facilitarse recíprocamente el uso de medios técnicos, de recursos y de información para conseguir el mayor grado de eficacia y la optimización de los recursos públicos. El Departamento de Cultura ha de velar para que se cumpla esta disposición.

Las administraciones públicas deben promover de forma activa el uso de las tecnologías de la información y la comunicación para dotarse de un sistema de información común e interoperable que garantice que el tratamiento de la documentación, en todos sus aspectos de gestión documental, preservación y difusión de los documentos, cumpla la finalidad de ponerlos al alcance de los usuarios y de los ciudadanos.

1. A efectos de la presente Ley, son documentos públicos los que producen o reciben en el ejercicio de sus funciones:

a) El Presidente, el Gobierno y la Administración de la Generalidad.

b) El Parlamento de Cataluña, el Síndic de Greuges, la Sindicatura de Cuentas y el Consejo Consultivo y todas las demás instituciones de la Generalidad no dependientes de su Administración.

c) Las Administraciones Locales.

d) Los órganos con sede en Cataluña de la Administración General y de los poderes del Estado.

e) Los órganos con sede en Cataluña de la Unión Europea y de instituciones públicas internacionales.

f) Las Entidades de Derecho Público o Privado vinculadas a cualquiera de las administraciones públicas o que dependen de ellas.

g) Las empresas y las instituciones privadas concesionarias de servicios públicos, en lo que se refiere a estas concesiones.

h) Los fedatarios y los registros públicos.

i) Las corporaciones privadas de Derecho Público.

j) Las personas y las entidades privadas que ejercen funciones públicas, en lo que se refiere a estas funciones.

k) Cualquier entidad pública o entidad dependiente de una entidad pública no incluida en las letras precedentes.

2. Se consideran incluidos en la enumeración del apartado 1 los documentos producidos o recibidos por las personas físicas que ocupan cargos políticos en instituciones públicas, siempre que estos documentos tengan relación con las funciones administrativas o políticas propias del cargo.

1. Todas las administraciones y entidades titulares de documentos públicos deben disponer de un único sistema de gestión documental que garantice el correcto tratamiento de los documentos en las fases activa, semiactiva e inactiva y que permita cumplir con las obligaciones de transparencia.

2. Con independencia de las técnicas o los soportes utilizados, todos los documentos públicos han de tener garantizadas la autenticidad y la integridad de los contenidos, así como la conservación y, si es procedente, la confidencialidad.

3. Una vez concluida la fase activa, los documentos públicos deben transferirse al correspondiente archivo. Si se decide su conservación permanente, de acuerdo con lo que dispone el artículo 9, los documentos deben reunirse en el archivo histórico pertinente.

4. Las Administraciones y las entidades titulares de documentos públicos, y específicamente los órganos responsables de custodiarlos, deben hacer posible el acceso a los mismos y entregar una copia o un certificado de los mismos a las personas que en cada caso tengan derecho a ello. En cualquier caso, es preciso garantizar el derecho a la intimidad personal y la reserva de los datos protegidos por la Ley.

5. Las Administraciones y las entidades titulares de documentos públicos han de destinar los recursos necesarios para conseguir el tratamiento de sus documentos en el grado que la Ley exige y que los derechos de los ciudadanos justifican.

6. En caso de incumplimiento de las obligaciones establecidas por los apartados 1, 2 y 3, el Departamento de Cultura puede acordar el ingreso temporal de los documentos en otro archivo público, a cargo de la Administración o la entidad infractora.

La organización, la evaluación y la conservación de los documentos públicos y el acceso a los mismos son responsabilidad directa de los respectivos titulares. En caso de que las administraciones o las entidades titulares de documentos públicos contraten tareas relativas a estas funciones con empresas privadas deben reservarse la definición del sistema de gestión documental y la dirección y la supervisión de la actividad contratada.

Una vez concluidas las fases activa y semiactiva, debe aplicarse a todos los documentos públicos la normativa de evaluación, en base a la cual se determina su conservación, en razón del valor cultural, informativo o jurídico, o bien su eliminación. Ningún documento público puede ser eliminado si no se siguen la normativa y el procedimiento establecidos reglamentariamente.

1. En caso de supresión o traspaso de un Ente u Organismo Público, sus documentos deben incorporarse al archivo de la Administración Pública que asuma sus funciones. Si no hay ninguna Administración que las asuma, los documentos deben incorporarse a un archivo de la Administración Pública de la que dependía el Organismo suprimido o traspasado. Si no se da ninguna de estas circunstancias, los documentos deben pasar al archivo que determine el Departamento de Cultura.

2. El traspaso parcial de funciones de un Ente u Organismo Público a otro conlleva también el traspaso de los correspondientes documentos que tengan vigencia administrativa. El traspaso de documentos debe formalizarse mediante un acta.

3. Los documentos producidos o recibidos por los cargos políticos que, al cesar en sus funciones, no se hallen en el correspondiente archivo deben entregarse a quien les suceda en el cargo o deben ingresarse en el archivo de la Administración o Ente pertinente.

Cuando un Organismo Público o un Ente que dependa del mismo pase a ser de naturaleza privada o pierda la dependencia pública, la documentación anterior al cambio de naturaleza o de dependencia mantiene la titularidad pública. Dicha documentación, si es de conservación permanente, debe transferirse al archivo de la Administración Pública de la que dependía el Organismo o el Ente, o bien al que determine el Departamento de Cultura. Excepcionalmente, la Administración titular, si se garantizan las disposiciones de los artículos 7 y 8, puede acordar que la documentación siga siendo custodiada por el Organismo o Ente que haya sido objeto de privatización.

1. Los documentos públicos no pueden ser alienados ni embargados, y los derechos de quienes son titulares de los mismos no prescriben.

2. Cuando los titulares de documentos públicos tengan conocimiento de la existencia de documentos propios en posesión de terceros deben tomar las medidas legales pertinentes para recuperarlos.

Los titulares de documentos privados que formen parte del patrimonio documental tienen, además de las establecidas por la Ley 9/1993, del Patrimonio Cultural Catalán, las siguientes obligaciones:

a) Tenerlos ordenados e inventariados. Debe entregarse una copia del inventario al Departamento de Cultura.

b) Conservarlos íntegramente y no desmembrar los fondos sin autorización previa del Departamento de Cultura.

c) Permitir el acceso a los mismos a las personas que acrediten documentalmente la condición de investigadoras. Para dar cumplimiento a esta obligación, el titular del documento tiene derecho a depositarlo temporalmente y sin coste en un archivo público del Sistema de Archivos de Cataluña.

d) Comunicar previamente al Departamento de Cultura cualquier cambio en la titularidad o en la posesión de los documentos.

e) No eliminarlos sin autorización previa de la Comisión Nacional de Acceso, Evaluación y Selección Documental, excepto en los supuestos en los que por reglamento se establezca otro procedimiento.

1. Los propietarios de documentos privados pueden depositarlos en un archivo público. Si en el acuerdo de depósito no consta nada en contra, el archivo queda autorizado a:

a) Tratar archivísticamente los documentos, siguiendo los procesos y las técnicas habituales del centro.

b) Facilitar la difusión de los documentos con finalidades culturales.

c) Facilitar el acceso a los documentos en las condiciones generales aplicables a la documentación pública.

2. Las Administraciones Públicas pueden establecer sistemas de compensación por el tratamiento archivístico y el depósito de fondos documentales privados, en especial si el titular del fondo rescinde el depósito.

3. En caso de incumplimiento de las obligaciones establecidas por el artículo 13, el Departamento de Cultura puede acordar el ingreso temporal de documentos privados en un archivo público, a fin de garantizar la preservación de sus valores y asegurar el cumplimiento de su función social. En estos casos el archivo puede realizar, sin necesidad de autorización del titular del fondo, las actuaciones establecidas por el apartado 1.

1. El Departamento de Cultura ha de prestar apoyo técnico a la gestión documental de las entidades sin ánimo de lucro que dispongan de un patrimonio documental de especial relieve.

2. Los preceptos de la presente Ley que regulan los archivos y los documentos privados son aplicables a los archivos y los documentos de la Iglesia Católica. En cualquier caso, en relación a dichos archivos y documentos, debe respetarse lo que establecen los acuerdos entre el Estado español y la Santa Sede. Antes de adoptar cualquier resolución que afecte a los archivos de la Iglesia Católica, la Administración de la Generalidad ha de informar a la Comisión Mixta a la que se refiere el artículo 4.2 de la Ley 9/1993, del Patrimonio Cultural Catalán.

1. El Sistema de Archivos de Cataluña es el conjunto de órganos de la Administración y de archivos que, con normas y procedimientos, garantizan, de acuerdo con sus valores, la gestión, la conservación, la protección y la difusión correctas de la documentación de Cataluña, y el acceso a la misma.

2. Forman parte del Sistema de Archivos de Cataluña:

a) Los archivos a los que se refiere el artículo 20.

b) El órgano del Departamento de Cultura que tenga asignadas las funciones a las que se refiere el artículo 17.

c) El Consejo Nacional de Archivos.

d) La Comisión Nacional de Acceso, Evaluación y Selección Documental.

1. En relación al Sistema de Archivos de Cataluña, el Departamento de Cultura ejerce las siguientes competencias:

a) Coordinar el Sistema de Archivos de Cataluña y elaborar su normativa.

b) Impulsar y coordinar la Red de Archivos Comarcales.

c) Dirigir funcionalmente los Archivos Centrales administrativos de la Generalidad e impulsar y coordinar sus actuaciones.

d) Impulsar la acción del Consejo Nacional de Archivos y de la Comisión Nacional de Acceso, Evaluación y Selección Documental.

e) Establecer programas de actuación archivística y gestión documental.

f) Inspeccionar el cumplimiento de la normativa sobre archivos y gestión documental.

2. En ejercicio de la competencia de inspección de archivos, corresponden al Departamento de Cultura las siguientes funciones:

a) La inspección técnica de los archivos dependientes de la Generalidad.

b) La inspección técnica de los archivos situados en Cataluña dependientes de cualquier otra Administración, Institución o Entidad Pública, excluidos los archivos de titularidad estatal cuya gestión se reserve al Estado.

c) La inspección técnica de los archivos privados que reúnen bienes integrantes del patrimonio documental.

d) La inspección, en el ámbito del patrimonio documental, regulada por el artículo 70 de la Ley 9/1993, del Patrimonio Cultural Catalán, sea cual sea el titular de los documentos.

e) Cualquier otra que se le atribuya por reglamento.

3. El Departamento de Cultura ha de promover:

a) La formación permanente de los profesionales de los archivos del Sistema de Archivos de Cataluña y la información y la documentación especializadas sobre el sector.

b) El estudio y el establecimiento de normas que garanticen el tratamiento y la conservación de los documentos que sólo pueden leerse mediante un hardware, a fin de prever la recuperación de la información que contienen y evitar que la evolución de la tecnología los convierta en inaccesibles.

4. El Departamento de Cultura promueve políticas de preservación destinadas a los archivos integrados en el Sistema de Archivos de Cataluña y les presta, en las condiciones que se establezcan, servicios de restauración y reprografía.

1. El Consejo Nacional de Archivos y Gestión Documental es el órgano consultivo de la Administración de la Generalidad en materia de archivos y gestión documental. Su composición debe establecerse por reglamento, el cual debe disponer que, entre sus miembros, los haya representativos de los profesionales de los archivos, de la Administración de la Generalidad, de las administraciones locales, del ámbito de la investigación y de las entidades sociales y culturales del país.

2. Son funciones del Consejo Nacional de Archivos y Gestión Documental:

a) Proponer actuaciones e iniciativas en materia de archivos y gestión documental.

b) Emitir informe sobre los proyectos de disposiciones generales en materia de archivos y gestión documental.

c) Emitir informe sobre las normas técnicas básicas a las que deben adecuarse los sistemas de gestión documental de los archivos que forman parte del Sistema de Archivos de Cataluña.

d) Emitir informe previo a la incorporación de un archivo al Sistema de Archivos de Cataluña.

e) Emitir informe previo a la inclusión de un documento en el patrimonio documental de Cataluña en aplicación del artículo 19.2.e de la Ley 9/1993, de 30 de septiembre, del patrimonio cultural catalán.

f) Emitir informe previo a la aprobación del Mapa de archivos de Cataluña y de sus variaciones.

g) Emitir informe sobre los programas globales de actuación archivística.

h) Emitir informe sobre la memoria anual que debe elaborar el órgano que tiene asignadas las funciones del departamento competente en materia de cultura con relación al Sistema de Archivos de Cataluña.

i) Hacer el seguimiento de la elaboración del Inventario del patrimonio documental de Cataluña, de acuerdo con lo establecido por el artículo 60 de la Ley 9/1993, de 30 de septiembre, del patrimonio cultural catalán.

j) Emitir informe sobre cualquier asunto relacionado con archivos y gestión documental que el director general competente en esta materia someta a su consideración.

1. La Comisión Nacional de Acceso, Evaluación y Selección Documental es un órgano colegiado de carácter técnico, adscrito a la dirección general competente en materia de archivos y gestión documental. Su composición debe establecerse por reglamento, el cual debe disponer que, entre sus miembros, los haya designados por las entidades representativas de los profesionales de los archivos y de las administraciones locales; una persona representante de la Comisión de Garantía del Derecho de Acceso a la Información Pública, y otra de la Autoridad Catalana de Protección de Datos.

2. La Comisión Nacional de Acceso, Evaluación y Selección Documental ejerce las siguientes funciones:

a) Establecer criterios sobre la aplicación de la normativa que rige el acceso a los documentos públicos, en coordinación con la Comisión de Garantía del Derecho de Acceso a la Información Pública y la Autoridad Catalana de Protección de Datos, de acuerdo con lo establecido por la disposición adicional sexta de la Ley 19/2014.

b) Elaborar las tablas de acceso y evaluación documental, elevarlas a la aprobación del consejero de Cultura y controlar su correcta aplicación.

c) Resolver las solicitudes de evaluación de documentos públicos. La resolución de la Comisión debe hacer constar el régimen general aplicable al acceso a los documentos.

d) Evaluar los documentos privados integrantes del patrimonio documental que no hayan sido declarados de interés nacional ni incluidos en el Catálogo del patrimonio cultural catalán, autorizando su eliminación, en su caso.»

1. El Sistema de Archivos de Cataluña está integrado por los siguientes archivos:

a) El Archivo de la Corona de Aragón.

b) Los archivos de la Generalidad.

c) Los archivos de las Diputaciones Provinciales y los de los municipios de más de diez mil habitantes.

d) Los archivos de las universidades.

e) El Archivo Histórico de Protocolos de Barcelona.

f) Los archivos históricos provinciales.

g) Los archivos diocesanos y capitulares de la Iglesia católica.

h) Los que sean integrados al mismo de acuerdo con lo que establece el apartado 2.

2. Por resolución del Consejero o Consejera de Cultura, una vez comprobado que cumplen los requisitos establecidos por el artículo 21.1 y previo informe del Consejo Nacional de Archivos, pueden integrarse al Sistema de Archivos de Cataluña:

a) Los archivos de municipios de menos de diez mil habitantes y los de otras Entidades Públicas o de entidades dependientes de las Administraciones Públicas no establecidos por el apartado 1.

b) Los archivos de entidades o personas privadas que no sean los establecidos por el apartado 1.

c) Cualquier otro archivo con responsabilidad sobre los documentos a los que se refiere el artículo 6.1.

3. Las Administraciones competentes han de fomentar de forma preferente la incorporación al Sistema de Archivos de Cataluña de los archivos de los municipios de entre cinco mil y diez mil habitantes.

1. Los archivos del Sistema de Archivos de Cataluña han de cumplir los requisitos técnicos que se establezcan por reglamento, en especial los siguientes:

a) Aplicar el sistema de gestión de la documentación que corresponda a los fondos que reúnen, de acuerdo con las normas técnicas básicas fijadas por la Administración de la Generalidad.

b) Disponer del personal suficiente, de acuerdo con lo que establece el artículo 22.

c) Disponer de las instalaciones necesarias para garantizar la preservación de los fondos documentales y tener unas instalaciones y un horario de apertura al público que permitan el acceso a los mismos. El horario de servicio al público debe ser de un mínimo de diez horas semanales.

2. Los archivos integrados en el Sistema de Archivos de Cataluña han de poder:

a) Acceder, en las condiciones que se establezcan, a los servicios a los que se refiere el artículo 17.4.

b) Acceder a los programas anuales o plurianuales de apoyo técnico y económico y a las medidas de fomento que establezca la Administración de la Generalidad.

3. Únicamente los archivos integrados en el Sistema de Archivos de Cataluña pueden recibir en depósito documentos de Administraciones o Entidades Públicas distintas de la titular del archivo.

1. Los archivos integrados en el Sistema de Archivos de Cataluña deben tener personal técnico y cualificado suficiente en número para cubrir las necesidades del archivo y la gestión documental y para alcanzar los objetivos de la presente ley. Deben regularse por reglamento las titulaciones y la formación que debe tener el personal técnico de los archivos y las condiciones que ha de cumplir dicho personal. En todo caso, la dirección de los archivos debe ser ejercida por personas con titulación universitaria superior.

2. Las personas al servicio de la Administración Pública adscritas a archivos integrantes del Sistema de Archivos de Cataluña están obligadas a mantener la confidencialidad de los datos excluidos de consulta pública de los cuales tengan conocimiento en razón de sus cometidos.

1. Los acuerdos entre dos Administraciones o Entidades Públicas por los que se establezca el depósito de la documentación de una de ellas en un archivo de la otra han de notificarse al Departamento de Cultura.

2. Los archivos públicos integrados en el Sistema de Archivos de Cataluña han de colaborar en la salvaguardia del patrimonio documental privado. En el ingreso de documentos privados en archivos públicos ha de procurarse respetar el ámbito territorial de cada archivo.

1. El Inventario regulado por el artículo 60 de la Ley 9/1993, del Patrimonio Cultural Catalán, ha de incluir el censo de los archivos que conservan bienes integrantes del patrimonio documental.

2. El Registro de Archivos, adscrito al Departamento de Cultura, es el repertorio de los archivos que forman parte del Sistema de Archivos de Cataluña.

3. La inclusión de un archivo en el Sistema de Archivos de Cataluña implica necesariamente la inscripción de oficio en el Registro de Archivos.

1. El Mapa de Archivos de Cataluña es el instrumento de planificación y de gestión del Departamento de Cultura para el cumplimiento de las funciones que la presente Ley le asigna en relación al Sistema de Archivos de Cataluña. Tiene por objeto establecer las prioridades para la consecución de los objetivos de la presente Ley en todo el territorio.

2. Corresponde al Gobierno aprobar el Mapa de Archivos de Cataluña y sus modificaciones, previo informe del Consejo Nacional de Archivos y previa consulta a las Entidades representativas de las Administraciones Locales y a las demás Entidades o Instituciones interesadas.

Constituyen los archivos de la Generalidad:

a) El Archivo Nacional de Cataluña.

b) El Archivo del Parlamento de Cataluña, el Archivo del Síndic de Greuges, el Archivo de la Sindicatura de Cuentas, el Archivo del Consejo Consultivo y los archivos de las demás instituciones de la Generalidad no dependientes de su Administración.

c) Los Archivos Centrales Administrativos de los Departamentos de la Generalidad, de las Delegaciones Territoriales del Gobierno, de las empresas, entidades y entes dependientes de la Generalidad y de las Entidades de Derecho Público vinculadas a la Generalidad.

d) La Red de Archivos Comarcales.

e) Todos los archivos que puedan crearse o puedan incorporarse a los mismos en aplicación de la presente Ley.

1. El Archivo Nacional de Cataluña tiene las siguientes funciones:

a) Recibir la documentación en fase semiactiva de uso infrecuente y de conservación permanente, así como la documentación histórica de los órganos centrales de la Administración de la Generalidad y de las entidades y las empresas que dependen de ella, preservarla y tenerla a disposición de la Administración y de los ciudadanos.

b) Ingresar, conservar y difundir los fondos y los documentos privados que por su valor testimonial y referencial conciernan a Cataluña y sean de especial relevancia.

2. El Archivo Nacional de Cataluña promueve las actividades de difusión del patrimonio documental que custodia y puede establecer los acuerdos que sean precisos con otras instituciones para fomentar su tratamiento técnico y difusión.

1. Los archivos centrales administrativos definen, implantan y mantienen, en el ámbito del Organismo o Ente respectivo, el sistema de gestión de la documentación administrativa en fase activa y semiactiva, de acuerdo con la normativa técnica y las directrices del Departamento de Cultura y con las instrucciones del Secretario o Secretaria general o del correspondiente órgano directivo.

2. Los archivos centrales administrativos conservan la documentación en fase semiactiva que utiliza más frecuentemente el correspondiente Organismo o Ente.

1. La Red de Archivos Comarcales se organiza como un conjunto de archivos de ámbito comarcal que actúan de forma coordinada para garantizar el cumplimiento de los objetivos de la presente Ley en todo el territorio y posibilitar la aplicación de los principios de proveniencia y territorialidad en el tratamiento de los documentos y en el acceso a los mismos.

2. La dirección, el impulso y la coordinación de la Red de Archivos Comarcales son competencia del Departamento de Cultura, el cual, con este objeto, puede elaborar programas comunes a los archivos de la Red, establecer directrices sobre su ejecución y controlar su aplicación.

3. El Departamento de Cultura ha de prestar apoyo técnico y organizativo a los archivos que conforman la Red de Archivos Comarcales para que puedan cumplir sus funciones.

1. En los respectivos ámbitos territoriales, corresponde a los archivos comarcales:

a) Colaborar con todas las Administraciones Públicas para conseguir los objetivos de la presente Ley.

b) Coordinar y dirigir los programas específicos sobre el patrimonio documental de la comarca y elaborar el Inventario del Patrimonio Documental, de acuerdo con lo que establece el artículo 60 de la Ley 9/1993, del Patrimonio Cultural Catalán.

c) Ofrecer servicios especializados complementarios y de apoyo a los demás archivos de la comarca, en especial servicios de asistencia a los archivos municipales de los municipios de hasta diez mil habitantes.

d) Ingresar, custodiar y difundir la documentación que establece la presente Ley.

e) Velar por el cumplimiento de la normativa de archivos.

f) Fomentar la organización de actividades de divulgación del patrimonio documental y promover la investigación sobre el mismo.

2. A los archivos comarcales, sin perjuicio de que el Organismo originario conserve en cualquier caso su titularidad, les corresponde recibir la siguiente documentación:

a) La documentación en fase semiactiva e inactiva de los órganos o las entidades dependientes de la Administración de la Generalidad de ámbito local o comarcal.

b) La documentación en fase semiactiva e inactiva del Consejo Comarcal.

c) La documentación en fase semiactiva e inactiva del Ayuntamiento del municipio en el que el archivo comarcal tiene su sede, cuando se haya acordado la gestión conjunta del centro entre el Consejo Comarcal y el Ayuntamiento, de acuerdo con lo que dispone el artículo 33.

d) La documentación histórica de los municipios de hasta diez mil habitantes de su ámbito territorial, previo acuerdo del Ayuntamiento y exceptuando aquellos que tengan un archivo propio integrado en el Sistema de Archivos de Cataluña.

e) Los protocolos notariales de más de cien años, de acuerdo con la normativa que les sea aplicable.

f) La documentación de la Administración de Justicia, de los registros públicos y de los servicios del Estado correspondientes a la comarca, en los términos que se acuerden.

3. Los archivos comarcales pueden recibir también, de acuerdo con el titular del fondo y en las condiciones que se establezcan, la siguiente documentación:

a) La documentación en fase semiactiva de los Ayuntamientos de municipios de hasta diez mil habitantes.

b) La documentación semiactiva e inactiva de los demás Entes y Organismos públicos de su territorio.

c) La documentación de otras personas físicas o jurídicas de interés histórico o cultural del respectivo ámbito territorial.

d) Cualquier otra documentación no reseñada en los apartados anteriores que el Departamento de Cultura o el Consejo Comarcal consideren pertinente destinarles.

1. Los Ayuntamientos de los municipios de más de diez mil habitantes y las Diputaciones Provinciales han de tener un archivo propio que cumpla las condiciones a las que se refiere el artículo 21.1. Los Consejos Comarcales también han de tener un archivo propio, integrado en el archivo comarcal.

2. Todos los Ayuntamientos y las demás Administraciones Locales pueden crear y gestionar su propio archivo, e integrarlo, si cumple los requisitos fijados por la presente Ley, en el Sistema de Archivos de Cataluña.

3. Los municipios de hasta diez mil habitantes que no tengan un archivo propio integrado en el Sistema de Archivos de Cataluña no están exentos de las obligaciones que establece el artículo 7. Si acuerdan el depósito de la documentación en el archivo comarcal, éste asume dichas obligaciones en relación a la documentación depositada.

4. Corresponde a los Consejos Comarcales, a las Diputaciones Provinciales y a cualquier Ente de carácter regional que pueda existir en el futuro prestar asistencia a los municipios y cooperar con ellos para que los archivos municipales cumplan los requerimientos exigidos para la integración en el Sistema de Archivos de Cataluña.

1. Los archivos municipales definen, implantan y mantienen el sistema de gestión de la documentación administrativa en fase activa y semiactiva, y gestionan y conservan la documentación en fase semiactiva y la documentación histórica.

Realizan estas funciones en relación a la documentación de la respectiva Administración, de sus Organismos Autónomos y de sus empresas públicas, de los consorcios en los que tengan participación mayoritaria y de las fundaciones y otras entidades financiadas mayoritariamente por el Ayuntamiento en cuestión.

2. Los archivos municipales tienen las siguientes responsabilidades en cuanto al patrimonio documental de sus respectivos ámbitos territoriales:

a) Velar por su conservación.

b) Colaborar con el archivo comarcal en la elaboración del Inventario del Patrimonio Documental.

c) Potenciar la organización de actividades de divulgación y de fomento de la investigación.

3. Los archivos municipales pueden acoger, si el Ayuntamiento lo acuerda con el titular respectivo, documentación de interés histórico o cultural de otras personas físicas o jurídicas relacionadas con el municipio.

1. La gestión de los archivos comarcales, sin perjuicio de lo que dispone el artículo 29, corresponde a los Consejos Comarcales, que pueden, junto al municipio cabecera de comarca, acordar la gestión conjunta del centro mediante la suscripción del correspondiente convenio. En tal caso, el archivo realiza las funciones de archivo comarcal y de archivo municipal, y el Ayuntamiento debe hacerse cargo de los gastos derivados de la conservación y la gestión de los fondos municipales.

2. En las comarcas en las que razones demográficas o de servicio lo justifiquen, pueden crearse otras sedes del archivo comarcal. Si estas sedes se ubican en un municipio diferente del cabecera de comarca, también pueden establecerse convenios para gestionarlas con los correspondientes Ayuntamientos.

1. Las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos en los términos y con las condiciones que establecen la Ley 19/2014, de 29 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno, y el resto de normativa de aplicación.

2. Las administraciones públicas y los archivos integrantes del Sistema de Archivos de Cataluña han de dotarse de los recursos y medios técnicos necesarios para facilitar a los ciudadanos el ejercicio del derecho de acceso a los documentos.

1. Con el fin de que los usuarios puedan localizar e identificar los documentos y puedan acceder a ellos, los archivos del Sistema de Archivos de Cataluña deben cumplir las siguientes obligaciones de transparencia:

a) Hacer públicos los instrumentos de descripción documental que permiten a investigadores y ciudadanos localizar la documentación de que disponen.

b) Hacer público el registro de eliminación de documentos.

c) Hacer públicas las limitaciones a la consulta de documentos custodiados e informar de la fecha en que dichos documentos son accesibles.

d) Informar a los usuarios de su derecho a reclamar y de los procedimientos a seguir en el supuesto de denegarse su derecho de acceso.

2. La información a que se refiere el apartado 1 debe poder ser consultada en el portal de la transparencia y en la sede electrónica o sitio web del organismo titular del servicio de archivo y gestión documental.

1. De forma general, las exclusiones establecidas legalmente en cuanto a la consulta de documentos públicos quedan sin efecto a los treinta años de la producción del documento, salvo que la legislación específica disponga otra cosa. Si se trata de documentos que contienen datos personales que puedan afectar a la seguridad, el honor, la intimidad o la imagen de las personas, como norma general, y salvo que la legislación específica disponga otra cosa, pueden ser objeto de consulta pública con el consentimiento de los afectados o cuando hayan transcurrido veinticinco años desde su muerte o, si no se conoce la fecha de ésta, cincuenta años desde la producción del documento.

2. Pueden establecerse por reglamento, respecto a clases determinadas de documentos, plazos de vigencia diferentes de los previstos por el apartado 1.

Los investigadores pueden acceder a los documentos privados integrantes del patrimonio documental en los términos establecidos por el artículo 13.c), respetando los límites generales al derecho de acceso establecidos legalmente.

1. Son infracción administrativa las vulneraciones de las prescripciones de la presente Ley, de acuerdo con lo que establecen los apartados 2, 3, 4 y 5.

2. Son infracciones leves:

a) La obstrucción al ejercicio de las funciones de la inspección de archivos, ya sea por la negativa de acceso a los archivos o documentos, ya sea por la obstaculización de las funciones inspectoras.

b) El incumplimiento de cualquiera de las obligaciones establecidas por el artículo 13.a) y c).

c) El incumplimiento de las obligaciones establecidas por el artículo 13.b), cuando el valor del bien que ha sido objeto del incumplimiento no supere los 20.000 euros.

3. Son infracciones graves:

a) El incumplimiento de las obligaciones establecidas por el artículo 8, siempre que no se ponga en peligro inmediato la integridad de los documentos o no se imposibilite su recuperación.

b) El incumplimiento de la obligación establecida por el artículo 13.b), cuando el valor del bien supere los 20.000 euros.

c) La destrucción de documentación que contravenga al artículo 9 o al artículo 13.e), cuando el valor del bien no supere los 60.000 euros.

d) La difusión no autorizada de documentos sometidos a un período de exclusión de consulta.

e) La comisión reiterada de una misma infracción leve.

4. Son infracciones muy graves:

a) El incumplimiento de las obligaciones establecidas por el artículo 8, cuando se ponga en peligro inmediato la integridad de los documentos o se imposibilite su recuperación.

b) La destrucción de documentación que contravenga al artículo 9 o al artículo 13.e), cuando el valor del bien supere los 60.000 euros.

c) La comisión reiterada de una misma infracción grave.

5. La fijación de los valores de los documentos a efectos de lo que establece el presente artículo corresponde a la Junta de Calificación, Valoración y Exportación de Bienes del Patrimonio Cultural de Cataluña.

1. Las infracciones leves se sancionan según una escala que comprende desde la advertencia hasta la multa de 3.000 euros; las graves, con una multa de 3.000,01 a 60.000 euros, y las muy graves, con una multa de 60.000,01 a 300.000 euros.

2. Las cuantías establecidas por el apartado 1 han de incrementarse, si procede, hasta cubrir el beneficio obtenido como consecuencia de la infracción.

1. Corresponde al Director o Directora general competente en materia de archivos la incoación de los expedientes sancionadores por las infracciones tipificadas por la presente Ley.

2. Corresponde al Director o Directora general competente en materia de archivos la imposición de sanciones de hasta 3.000 euros; al Consejero o Consejera de Cultura, la imposición de sanciones desde 3.000,01 hasta 60.000 euros, y al Gobierno de la Generalidad, la imposición de sanciones de más de 60.000 euros.

Las infracciones leves prescriben al año de haberse cometido, las graves prescriben a los cinco años y las muy graves prescriben a los siete años.